Solicitud de Fondos en Odoo

Study Notes

Objetivo: Establecer un proceso eficiente, transparente y conforme a los procedimientos internos de la empresa para la solicitud de fondos en el sistema Odoo.
Alcance: Aplicable a todos los colaboradores de la empresa, incluyendo solicitudes de viáticos, mantenimiento de vehículos, compra de suministros y reembolsos de combustible.
Responsables: Departamento de Administración y Finanzas, Solicitante.

Generación de Solicitud:
- Se realiza únicamente a través del sistema Odoo, en el módulo de Aprobaciones | Solicitud de fondos.
- Campos obligatorios:
  - Asunto de la aprobación (formato oficial)
  - Fecha de la solicitud
  - Contacto (nombre completo del solicitante)
  - Tipo de solicitud (Viáticos, Proveedores, Suministros, Mercadeo, Mantenimiento de vehículo)
  - Importe total (moneda HNL)
  - Descripción breve del motivo de la solicitud.
  - En caso de emergencia, se debe mencionar el viaje inmediato y la persona que lo autoriza.
Documentación de Respaldo:
- El solicitante debe adjuntar la documentación necesaria, como cotizaciones u otra información relevante para el desembolso.
Aprobación:
- Notifica automáticamente a la Gerencia Administrativa y a la Sub-Gerencia General para su revisión y autorización.
- En caso de rechazo, se debe incluir una nota con los motivos.
Procesamiento del Pago:
- El Auxiliar Contable realiza el pago y adjunta el comprobante en la solicitud.
- Se taguea al solicitante para informarle del pago realizado.