Solicitud de Fondos - PDF

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.15 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 1 / 2 SOLICITUD DE FONDOS V 1.1 23/09/2024 1. Objetivo: Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias y/o parámetros bajo los cuales se debe realizar la solicitud de fondos en el sistema Odoo, asegurando un proceso eficiente, transparente y conforme a los procedimientos internos de la empresa. Esto incluye la correcta generación de solicitudes, adjunta de la documentación necesaria, aprobación por los responsables y el procesamiento final del pago. 2. Alcance: Este proceso aplica a todas las solicitudes de fondos realizadas por colaboradores de la empresa a través del sistema Odoo incluyendo solicitudes de viáticos mantenimiento de vehículos, compra de suministros, y reembolsos de combustible. El proceso abarca desde la generación de la solicitud hasta el procesamiento del pago, involucrando la revisión y aprobación de las solicitudes por parte de los responsables designados en las áreas correspondientes. Asegura la correcta asignación de recursos y cumplimiento de las políticas financieras de la empresa. 3. Responsables: Departamento de Administración y Finanzas, Solicitante 4. Descripción: 1. Generación de solicitud de fondos en el sistema: Responsable: Solicitante Toda solicitud de fondos se hace única y exclusivamente por medio del sistema, en el módulo de Aprobaciones | Solicitud de fondos. Al generar una nueva solicitud, es importante llenar todos los campos requeridos: Asunto de la aprobación: Tipo de solicitud de fondos (formato oficial). Fecha de la solicitud. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Leví Lagos Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Gerente de Administración y Finanzas Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.15 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 2 / 2 SOLICITUD DE FONDOS V 1.1 23/09/2024 Contacto: Nombre completo del solicitante Tipo de solicitud de fondos. o Viáticos. o Proveedores o Suministros o Mercadeo o Mantenimiento de vehículo Importe: monto total del cálculo. Moneda: HNL Se debe incluir una descripción breve del motivo de la solicitud. En caso de emergencia, se debe recalcar que es un viaje inmediato y mencionar a quien está autorizando. 2. Adjuntar documentación y detalles financieros: Responsable: Solicitante Debe adjuntar documentación de respaldo como cotizaciones u otro tipo de información que considere importante para que se realice el desembolso. 3. Aprobación de la solicitud: Responsable: Sub-Gerente General, Gerente Administrativo La solicitud de fondos notifica directamente a la Gerencia administrativa y a la Sub-Gerencia General para su revisión y posterior autorización o rechazo. En el último caso, se debe poner una nota con los motivos por los cuales fue rechazada la solicitud. 4. Procesamiento del pago: Responsable: Departamento de Administración y Finanzas Una vez revisado, aprobado y depositado, el Auxiliar Contable tiene que adjuntar el comprobante de pago en la misma solicitud para respaldarlo y taguear al solicitante para que esté enterado. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Leví Lagos Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Gerente de Administración y Finanzas Sub-Gerente General