شناسنامه شاخص در مدیریت عملکرد

شناسنامه شاخص های مندرج در سند تحول و تعالی دانشگاه آزاد اسلامی

• این سند شامل شاخص هایی برای ارزیابی عملکرد دانشگاه آزاد اسلامی است.
• این شناسنامه، به هر شاخص هویتی منحصر به فرد می دهد تا درک و بررسی آن آسان باشد.
• فاکتورهای مورد استفاده در این شناسنامه، شامل تعاریف، محورها، بسته های کاری، اهداف، نوع شاخص، فرمول شاخص، جهت شاخص، ورودی ها، خروجی ها، متولیان، مجریان، دامنه نوسان، وزن شاخص، مخاطبان، نحوه پایش و شاخص های مرتبط است.
• دانشگاه در این سند، به عنوان دانشگاه آزاد اسلامی تلقی می شود.
• واحدهای دانشگاهی، کلیه واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی در سراسر کشور هستند.
• واحدهای سازمانی شامل معاونتها، مراکز، ادارات کل تابعه، مراکز و مدیریتهای مستقل سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی هستند.

محورهای راهبردی

• ویژگی های آرمانی دانشگاه در افق برنامه هستند.
• به منظور انسجام ساختار محتوایی و همگرایی ذهنی در سطوح مختلف برنامه ریزی طراحی شده اند.
• ارکان جهت دهنده شامل ماموریت، چشم انداز و الزامات راهبردی دانشگاه برای ارتقای علمی، گسترش فضای انقلابی و حفظ کیان دانشگاه هستند.

بسته های کاری

• اهداف کلان و راهبردی دانشگاه در طول برنامه هستند.
• این اهداف، اثرات و پیامدهای دستیابی به اهداف زیر مجموعه را تعیین می کنند.
• تحقق این اهداف به تحقق اهداف ذیل و پروژه هایی که در این راستا تعریف می شوند وابسته است.
• معمولا با شاخص های کلان و کلیدی عملکردی دانشگاه سنجیده می شوند.

توضیحات مرتبط با شاخص

• توضیح مختصر در مورد شاخص برای درک کلی از آن داده شده است.
• در تعریفش، هدف از اندازه گیری و عملکرد شاخص توصیف شده است.
• سایر اطلاعات لازم جهت سنجش شاخص در این بخش شرح داده شده است.

هدف شاخص

• نوع ارتباط و چرایی اهمیت شاخص را در شناسنامه مشخص می کند.
• اهداف عینی که سازمان باید به آنها برسد.
• پیامد مستقیم دستیابی به خروجی های پروژه ها در راستای مقصودها.
• شامل متغیرهای وابسته و عواملی که تغییر رفتار را نشان می دهند.
• سازوکار تأثیرگذاری بر آنها از طریق متغیرهای قابل کنترل (پروژه ها و فعالیت ها) مشخص شده است.

نوع شاخص

• نوع شاخص را در سه نوع شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، شاخص کلیدی نتیجه ای (KRI) و شاخص کلیدی رفتار (KBI) تعیین می کند.
• این شاخص ها، خصوصیات کیفی را به صورت کمی بیان کرده و آنها را قابل بررسی و ارزیابی می کنند.
• تغییرات وقایع و وضعیت ها را به صورت مستقیم یا غیر مستقیم اندازه گیری می کنند.
• افزایش اثر بخشی برنامه و فراهم ساختن پشتیبانی مناسب برای آن.
• درک میزان عملکرد سازمان و ارکان انسانی و سیستمی آن نسبت به اهداف کمی و کیفی.

فرمول شاخص

• روش محاسبه شاخص به صورت واضح شرح داده شده است.
• ورودی ها و خروجی ها به طور دقیق توصیف شده اند.

جهت شاخص

• جهت بهینه سازی شاخص را نشان می دهد.
• می تواند رو به بالا یا رو به پایین باشد (مثلاً جهت شاخص هزینه رو به پایین و جهت شاخص درآمد رو به بالا است).

ورودی ها

• پارامترهایی که برای بدست آوردن خروجی طبق فرمول ارائه شده لازم است.
• روش جمع آوری داده ها برای هر شاخص توضیح داده شده است (میدانی، مشاهده‌ای، مصاحبه، پرسشنامه، داده های بایگانی شده).
• نحوه اعتباردهی به داده ها و ابزارهای آن.
• منبع جمع آوری داده ها.

سیستم مورد استفاده

• ابزار و تکنیک برای پردازش اطلاعات (مثلاً اکسل، SPSS).

متولیان

• واحدهای سازمانی در سازمان مرکزی هستند که با ستاد راهبری تعامل مستقیم دارند.
• مسئول نظارت بر پیاده سازی سند.
• نقشه راه مناسب را برای مجریان ارائه می دهند.
• مسئول رصد، نظارت و کنترل نتایج اقدامات سند.
• مسئول تسهیم اهداف کمی استان و واحدها.
• هدف گذاری کمی به تفکیک سال های برنامه برای کل دانشگاه.

مجریان

• واحدهای سازمانی یا دانشگاهی که نقشه راه تعیین شده توسط متولیان را اجرا می کنند.
• پاسخگوی میزان پیشرفت اقدامات و دستیابی به اهداف.
• در صورت ذکر سازمان مرکزی، مسئولیت اجرا و گزارش دهی در مورد اقدامات را بر عهده دارند.

خروجی ها

• متغیر (مفهوم با بیش از دو ارزش).
• نوع متغیر (گسسته یا پیوسته).
• واحد اندازه گیری (مثلاً درصد، تعداد، سرانه).
• دامنه نوسان شاخص.
• وزن شاخص (درجه اهمیت شاخص در تابع هدف).

مخاطب شاخص

• ذینفعان اصلی شاخص از نظر دریافت و دسترسی به آن.

نحوه تکرار پایش

• دوره ای که پایش باید تکرار شود (مثلاً ماهانه، سه ماهه، سالانه).

شاخص های مرتبط

• عوامل تأثیرگذار در برخی شاخص ها.
• بررسی شاخص های مرتبط با شاخص مورد نظر.

تحلیل

• اقدامات تحلیلی توسط تیم کنترل، پیاده سازی سند و کمیته های تخصصی و ذینفعان مرتبط، بر اساس روال ها، فرایندها و روش های تصمیم گیری.
• هدف از تحلیل، فهم و افزایش دانش درباره یک موضوع است.
• مبتنی بر نتایج آن، تصمیمات مهم گرفته می شوند.

راه کنش ها

• استراتژی (راهبرد) و تاکتیک (راهکنش) جهت دستیابی به اهداف.
• استراتژی، جهت گیری کلی سازمان در دستیابی به هدفها.
• راهکنش ها، ابزارهای تحقق راهبرد در بستر پروژه ها و اقدامات عملیاتی.

سوابق بازنگری

• تاریخ بازنگری شاخص ها و مستندات سوابق و گزارش های مرتبط.
• درج تاریخ انقضا یا تاریخ تجدید نظر برای اطمینان از مرتبط بودن و مفید ماندن شاخص ها.

این پرسش‌نامه به بررسی اهمیت و مزایای طراحی شناسنامه شاخص در سیستم مدیریت عملکرد می‌پردازد. سوالات شامل اهداف طراحی، مزایا و دلایل اهمیت آن در طول زمان است. این محتوا به مدیران و علاقه‌مندان به بهبود عملکرد سازمان‌ها کمک می‌کند.