Proyecto de Gestión: Fases de Evaluación

Fase de Concepción del Ciclo de Vida de un Proyecto

• La fase de concepción se descompone en cuatro subfases: descubrimiento, selección o primer alineamiento, proposición o segundo alineamiento e iniciación.

Subfase de Descubrimiento

• La subfase de descubrimiento es la observación de la necesidad de un proyecto, perteneciente a la Gestión Estratégica o Dirección Empresarial o Nivel Cero.

Subfase de Selección

• La subfase de selección es la selección del proyecto que mejor se adapta a la estrategia corporativa, competencia de la Gestión Estratégica y concretamente del “Portfolio Management” o gestión de carteras o Nivel Uno.

Subfase de Proposición

• La subfase de proposición es la determinación de la manera de gestionar el proyecto, competencia de la Gestión de Proyectos o Dirección de Proyectos o Nivel Dos.

Subfase de Iniciación

• La subfase de iniciación es la confirmación del acuerdo entre la Gestión Estratégica Empresarial y la Dirección de Proyectos con respecto a las tareas realizadas en subfases anteriores.

Roles y Responsabilidades

• El Consejo de Proyecto plantea los posibles proyectos a emprender y realiza un estudio de viabilidad preliminar para cada uno de ellos determinando cuál se alinea mejor con la estrategia empresarial.
• El Equipo de Proyecto realiza un estudio exhaustivo del proyecto seleccionado y su forma de gobierno en base a la dirección estratégica adoptada.
• La proposición de proyecto será verificada por el Consejo de Proyecto con el fin de confirmar el alineamiento del proyecto en la estrategia corporativa.

Fases del Proyecto

• La fase de concepción comienza cuando el Consejo de Administración ejecuta la subfase de descubrimiento, determinando la necesidad de un proyecto para avanzar en la dirección estratégica adoptada.
• Las fases planificación, ejecución y control, y cierre, son responsabilidad de la Dirección de Proyectos y competencia de la Gestión Estratégica Empresarial.

Introducción a la herramienta de medición de alineamiento

• La comprensión de las descripciones alfabéticas requiere familiaridad con tecnicismos en teoría de Dirección de Proyectos y teoría de Gestión Empresarial.
• La comprensión numérica de matrices requiere familiaridad con tecnicismos empleados en la herramienta y gráficos.

Alineamiento Global

• El alineamiento global proporciona una orientación preliminar de lo alineado que está el proyecto con respecto a la estrategia empresarial, representado en un único número.
• El máximo valor del alineamiento global es 1000.
• GRad es el valor del alineamiento global admisible desde una perspectiva rígida.
• GRde es el valor del alineamiento global detectado por el proyecto.

Alineamiento Glocal

• El alineamiento glocal determina el alineamiento que se produce en cada una de las cuatro especificaciones o líneas de actuación.
• Las especificaciones son:
  • Tareas de continuidad
  • Ciclos de vida de la estrategia y del proyecto
  • Estrategias corporativa y de proyecto
  • Dirección de Proyectos y actores
• El alineamiento global flexible se define como GF = GFde – GFid.
• El alineamiento global flexible es satisfactorio si GFid ≤ GFde, es decir, GF > 0.

Matriz de Alineamiento

• La herramienta de alineamiento utiliza una matriz de orden seis por cuatro.
• Los indicadores se agrupan en cuatro especificaciones o líneas de actuación.
• Cada columna representa una especificación.
• Los coeficientes de sensibilidad presentan dos visiones diferentes: el del Nivel Cero o coeficiente de sensibilidad rígido y el del Nivel Dos o coeficiente de sensibilidad flexible.

Tipos de Alineamiento

• Se definen tres tipos de grado de alineamiento: global, glocal y local.
• El alineamiento global rígido, GR, es el alineamiento mínimo que el Nivel Cero exige a un proyecto para que éste se pueda abordar o ser clasificado como satisfactorio.
• El alineamiento global flexible, GF, es el alineamiento que el Director de Proyecto cree que puede alcanzar bajo su dirección.
• GF ≥ GR.

Niveles de Gestión en una Organización

• La gestión se clasifica en cuatro niveles: Gestión Estratégica, Gestión Táctica, Gestión Operativa y Producción y Servicios.

Gestión Estratégica

• Implica decisiones que afectan la supervivencia de la organización.
• Son las decisiones más complejas, requieren un alto grado de madurez en la visión.
• Estas decisiones son externas al proyecto y al Director del Proyecto y desencadenan un cúmulo de acciones tácticas y operativas.
• Decisiones que se toman en este nivel: determinar la estrategia en la organización, elección de clientes, área tecnológica, alianzas con otras organizaciones, alcance del proyecto, etc.

Gestión Táctica

• Involucra decisiones de corto plazo que afectan el devenir de los proyectos.
• Es un nivel intermedio entre la Gestión Empresarial y la Dirección de Proyecto.
• Planifica los recursos humanos y interviene en la corrección de desviaciones detectadas en un proyecto.
• Decisiones que se toman en este nivel: convocatorias de reuniones con clientes, reasignación de tareas, decisiones acerca de cómo realizar el trabajo, verificación de la compatibilidad del proyecto con el negocio, etc.

Gestión Operativa

• Involucra la definición de la forma de dirigir el proyecto.
• Es el nivel que gestiona la Dirección de Proyectos.
• Decisiones que se toman en este nivel: determinar la estrategia de proyecto, controlar en los hitos del proyecto el cumplimiento de los objetivos, gestión de agentes de interés relacionados en el proyecto, etc.

Producción y Servicios

• Es el nivel más bajo de los diferentes tipos de gestión que se componen una organización.
• La importancia de las decisiones en este nivel es la menos trascendente.
• Su alcance es temporal y a muy corto plazo.
• Decisiones que se toman en este nivel: redactar la planificación del proyecto, la ejecución de las tareas del proyecto, etc.

Comunicación en la Organización

• La comunicación entre los diferentes niveles es determinante para garantizar un correcto alineamiento.
• Una cadena de sucesivas decisiones incorrectas es equivalente a la inexistencia de comunicación, es decir, es una trasmisión desvirtuada de la estrategia empresarial.

Aprendizaje Continuo

• La cultura empresarial es característica de cada organización y determina los procesos y canales de comunicación, tanto en el flujo de información descendente como en el ascendente.
• La herramienta Strategic Project Leadership es una herramienta que ayuda a definir qué proyecto elegir a partir de la estrategia corporativa.
• La metodología GOAL se sustenta en tres pilares o pares: el par acción y logro, el par estrategia corporativa y acciones operativas, y el par organización y beneficiarios.