Projektmanagement und Controlling

Die Projektplanung kann den tatsächlichen Projektverlauf nur theoretisch vorwegnehmen. Projektsteuerung ist die konsequente Fortführung der Projektplanung in der Realisierungsphase, die alle Aktivitäten umfasst, um das Projekt gemäß Planungsvorgaben abzuwickeln.

Projektsteuerung umfasst alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um das Projekt im Rahmen der Planungswerte abzuwickeln, die Projektplanung ständig weiter zu verbessern und dem Projektziel sukzessive näher zu kommen.

Die Projektsteuerung ist eine kontinuierliche Aufgabe während der gesamten Projektlaufzeit. Es wird permanent überwacht, ob die vorgegebenen Ergebnisse erreicht, die kalkulierten Kosten eingehalten und die geforderten Fertigstellungstermine nicht überschritten werden.

Der gesamte Leistungsumfang kann gesteuert werden, z.B. durch Anpassung der Projektziele, Streichung von Teilaufgaben oder Änderung des Projekts.

Ressourcen, wie Personal oder Finanzen, können gesteuert werden. So lassen sich beispielsweise Einsparungen vornehmen, zusätzliche Mittel akquirieren oder die Mitarbeiterkapazität erhöhen.

Das Zeitbudget kann gesteuert werden, z.B. durch Verlängerung der Projektdauer, Verdichtung von Arbeitspaketen oder Anpassung des Zeitplans

Change Management ist ein Prozess, der die Akzeptanz von Veränderungen durch rollengerechte Beteiligung und fachliche Qualität ermöglicht.

Change Management ist eine Prozessgestaltung, die durch rollengerechtes Beteiligungsmanagement Akzeptanz und fachliche Qualität ermöglicht.

Change Management befasst sich mit den Veränderungen, die durch Projekte initiiert werden. Es berücksichtigt auch Interessenkonflikte, die zu Widerständen führen können.

Change Management dient dazu, die Realisierung der Projektplanung und die Erfüllbarkeit der Meilensteine im Hinblick auf das Projektziel zu überprüfen.

Wesentliche Probleme im Change Management sind beispielsweise schleichende Projektausweitungen, Änderungen der Projektziele, -inhalte oder -bedingungen.

Alle Änderungen im Projektverlauf müssen vertraglich fixiert und an die Planung angepasst werden.

Controlling beschäftigt sich mit dem "Steuern und Lenken" von Projekten. Dabei geht es darum, die zukünftige Entwicklung zu vorherzusagen und Schwierigkeiten zu antizipieren.

Das Projektcontrolling ist gut vorbereitet und geplant. Es wird genau festgelegt, wie und wann eine Überwachung und Überprüfung des Projektfortschritts, der Termine und der Kosten stattfinden soll.

Es ist genau festgelegt, wie und wann die Überwachung und Überprüfung des Projektfortschritts, der Termine und der Kosten stattfinden soll. Es sollten genaue Angaben über die Durchführung des Reporting vereinbart worden sein.

Der Umfang des Projektcontrollings umfasst Fragen wie: Sollen Termine und Kosten überwacht werden? - Für jeden Projektmitarbeiter muss festgelegt werden, welche Aufgaben er im Rahmen des Projektcontrollings übernimmt.

Der Projektleiter erfasst in der Regel die IST-Werte des aktuellen Projektstandes (Prinzip der Hol-Schuld). Alternativ liefert der Projektmitarbeiter die entsprechenden Informationen (Prinzip der Bring-Schuld).

Das Verfahren zur Erfassung der IST-Werte muss festgelegt und einheitlich durchgeführt werden. Alle Projektmitarbeiter haben sich an diese Vereinbarungen zu halten.

Im Lastenheft werden alle Anforderungen des Auftraggebers definiert. Es beinhaltet Liefer- und Leistungsumfang, Anforderungen aus Anwendersicht und prüfbare Rahmenbedingungen.

Das Lastenheft muss die grundsätzlichen Spezifikationen des zu erstellenden Produktes, die Anforderungen an das Produkt bei seiner späteren Verwendung, technische Rahmenbedingungen, vertragliche Rahmenbedingungen, Anforderungen an den Auftragnehmer und Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers enthalten.

Im Pflichtenheft wird definiert, wie und womit die Anforderungen zu realisieren sind. Das Pflichtenheft beinhaltet das Lastenheft und wird ebenfalls vom Auftraggeber erstellt.

Das Pflichtenheft beinhaltet das Lastenheft. Es enthält die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben. Es beschreibt die „Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenheftes

Die Definition des Leistungsumfangs sollte Muss-, Wunsch-, Kann- und Negativ-Kriterien umfassen.

Sobald der Detaillierungsgrad der Planung ausreichend ist, geht das Projekt in die Realisierung.

Die Realisierung wird häufig durch Meilensteine in mehrere Durchführungsphasen unterteilt. Wenn Aufgabe 1 erledigt ist, folgt Aufgabe 2....

Während der Projektdurchführung sind kontinuierlich folgende PM-Aufgaben durchzuführen: Information, Kommunikation, Kontrolle und Dokumentation.

Parallel zur Projektdurchführung ist die Planung immer wieder zu überarbeiten und zu aktualisieren!

Der Projektabschluss ist gekennzeichnet durch den Übergang des Projektes in den laufenden Betrieb, über die Erfüllung der vereinbarten Projektziele oder über Ablauf der vereinbarten Projektdauer.

Es folgt eine systematische Auswertung der Projekterfahrungen. In dieser Phase können über bestimmte Anknüpfungspunkte neue Projektideen generiert werden. Als Abschluss folgt immer ein Projektbericht, der den Verlauf des Projektes dokumentiert.

Zentrale Bestandteile des Projektabschlusses sind: Finalisierung der Projektdokumentation und Einrichtung der Regelbetriebsprozesse, Überführung des Projektes in die Betriebsphase, Etablierung der Betriebsprozesse, Sicherstellung des Know-how-Transfers an die Auftraggeber, Sicherstellung aller relevanten Abnahmen/Projektabschlussschreiben, Durchführung einer Projektabschlussveranstaltung (intern)/Projektabschlusssitzung, Durchführung einer Projektabschlussveranstaltung (extern) und Finaler Projektabschlussbericht/Rechenschaftsbericht zum Projektbudget.

Die Evaluierung soll insbesondere den Projekterfolg messen. Sie sollte mindestens folgende Fragen beantworten: War das Projekt "on scope - on budget - on time"? - Sprich wurden die inhaltlichen Leistungsziele, die Kostenziele und die Terminziele eingehalten? Unternehmensnutzen, Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit.

Der Projektverlauf sollte mit möglichst allen Beteiligten reflektiert werden. Was lief gut? Was lief schlecht? Was können wir beim nächsten Mal anders machen?

Nützliche Instrumente im Change Management sind z.B. die Stakeholder-Analyse, das Beteiligungsmanagement und die Kulturcheck.

Nützliche Instrumente für die Projektüberwachung sind: Projektauftrag, Teambesetzung, Arbeitsverteilung, Kostenplan, Kapazitätsplan, Terminplan und Projektstart/Kick-off-Meeting.

Wesentliche Probleme sind z.B. eine schleichende Projektausweitung und eine Änderung der Projektziele und -inhalte z.B. aufgrund von veränderten Ausgangsbedingungen.

Instrumente im Change Management können die Stakeholder-Analyse, Beteiligungsmanagement, Kulturcheck und Projektgestaltung sein.

Muss-Kriterien sind unabdingbar für das zu erstellende Produkt oder die Dienstleistung. Sie beschreiben Leistungen oder Eigenschaften, die unbedingt erfüllt werden müssen.

Wunsch-Kriterien sind Leistungen oder Eigenschaften, die der Auftraggeber gerne hätte, aber nicht zwingend erforderlich sind.

Kann-Kriterien sind Leistungen oder Eigenschaften, die optional sind. Der Auftraggeber steht diesen neutral gegenüber.

Negativ-Kriterien beschreiben Leistungen oder Eigenschaften, die auf keinen Fall im Produkt oder der Dienstleistung enthalten sein dürfen.

Sobald die Planung ausreichend detailliert ist, beginnt die Realisierungsphase des Projekts. In dieser Phase wird das Produkt oder die Dienstleistung tatsächlich erstellt.

Die Projektrealisierung wird häufig in mehrere Durchführungsphasen unterteilt. Meilensteine markieren den Abschluss jeder Phase und den Beginn der nächsten.

Das Projektcontrolling umfasst alle Massnahmen, um den Fortschritt, die Termine und die Kosten des Projekts zu überwachen und zu überprüfen.

Es muss festgelegt werden, wann und wie die Überwachung und Kontrolle des Projektfortschritts, der Termine und der Kosten stattfinden. Es sollten genaue Angaben über die Durchführung des Reportings gemacht werden.

Es muss klar sein, welche Aufgaben jeder Projektmitarbeiter im Rahmen des Projektcontrollings übernimmt. Ebenso müssen die Berichtswege und -formate definiert sein.

Der Projektleiter erfasst üblicherweise die Ist-Werte des aktuellen Projektstandes (Prinzip der Hol-Schuld). Alternativ kann der Projektmitarbeiter die entsprechenden Informationen liefern (Prinzip der Bring-Schuld).

Das Verfahren zur Erfassung der Ist-Werte muss festgelegt und einheitlich durchgeführt werden. Alle Projektmitarbeiter müssen sich an diese Vereinbarungen halten.

Im Lastenheft werden alle Anforderungen des Auftraggebers definiert. Dazu gehören der Liefer- und Leistungsumfang, die Anforderungen aus Anwendersicht und prüfbare Rahmenbedingungen.

Das Lastenheft sollte die grundsätzlichen Spezifikationen des Produkts, die Anforderungen an die Verwendung, technische Rahmenbedingungen, vertragliche Rahmenbedingungen, Anforderungen an den Auftragnehmer und Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers beinhalten.

Das Lastenheft wird üblicherweise vom Auftraggeber erstellt. Es sollte aber auch in Absprache mit dem Projektteam bzw. dem Projektleiter entstehen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen realistisch und umsetzbar sind.

Diese Phase beinhaltet die Bewertung und Reflexion des Projekts, um den Projekterfolg zu messen. Dabei geht es darum, Fragen zur Einhaltung des Leistungsumfangs, des Budgets und der Termine zu beantworten.

Die Kundenzufriedenheit ist ein wichtiger Indikator für den Projekterfolg. Es wird bewertet, ob der Kunde mit dem Ergebnis des Projekts zufrieden ist.

Die Stimmung im Projektteam ist ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg. Es wird hierbei bewertet, ob die Teammitglieder zufrieden mit dem Projektverlauf und den Arbeitsbedingungen waren.

Ein Projektbericht fasst die Ergebnisse der Evaluierung und Reflexion zusammen. Er dient dazu, die Projekterfahrungen zu dokumentieren und als Grundlage für zukünftige Projekte zu nutzen.

Der Projektabschlussbericht beinhaltet eine Beschreibung des Projekts, der Planung, der Realisierung und der Ergebnisse. Außerdem enthält er Vorschläge für zukünftiges Vorgehen und Learnings aus dem Projekt.

Die Sammlung aller Projektabschlussberichte an zentraler Stelle ermöglicht den Zugriff auf wertvolle Learnings und Erfahrungsberichte aus vergangenen Projekten.

Fehler passieren in jedem Projekt. Es ist wichtig, diese Fehler zu analysieren und daraus zu lernen, um sie in Zukunft zu vermeiden.

Die Reflexion des Projekts sollte in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten erfolgen. Es sollten nicht nur die positiven Aspekte, sondern auch die negativen Punkte analysiert werden, um aus ihnen zu lernen.

Die Projektsteuerung zielt darauf ab, das Projekt gemäß den vorgegebenen Planungswerten abzuwickeln, die Planung zu optimieren und das Projektziel schrittweise zu erreichen.

Projektsteuerung beinhaltet die Überwachung von Ergebnissen, Kosten und Terminen, um sicherzustellen, dass die geplanten Werte eingehalten werden.

Der Leistungsumfang umfasst alle Aufgaben, die im Projekt erledigt werden müssen. Die Steuerung des Leistungsumfangs beinhaltet Maßnahmen wie Anpassung der Projektziele, Streichung von Teilaufgaben oder Neuausrichtung des Projekts.

Ressourcen umfassen alle Mittel, die für das Projekt benötigt werden, wie z.B. Personal, Finanzen und Materialien. Die Steuerung der Ressourcen beinhaltet Maßnahmen wie Einsparungen, Mittelbeschaffung, Erhöhung der Mitarbeiterkapazität oder Anpassungen der Ressourcenallokation.

Das Zeitbudget ist der Zeitplan für die Projektdurchführung. Die Steuerung des Zeitbudgets beinhaltet Maßnahmen wie Verlängerung der Projektdauer, Konzentration von Arbeitspaketen oder Anpassung des Zeitplans.

Die Realisierung eines Projekts wird häufig in mehrere Phasen unterteilt, die durch feste Termine, sogenannte Meilensteine, gekennzeichnet sind. Diese Meilensteine markieren Zeitpunkte, zu denen bestimmte Aufgaben abgeschlossen sein müssen. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, folgt die nächste Aufgabe im Plan.

Während der Durchführung eines Projekts sind kontinuierliche Aufgaben im Bereich Projektsteuerung wichtig. Zu diesen Aufgaben gehören:

• Information: Sicherstellen, dass alle Beteiligten über den aktuellen Stand des Projekts informiert sind.
• Kommunikation: Effektive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und Stakeholdern.
• Kontrolle: Regelmäßige Überprüfung des Fortschritts, der Kosten und der Termine.
• Dokumentation: Aufzeichnung aller wichtigen Entscheidungen, Änderungen und Ergebnisse.

Der Projektplan muss während der gesamten Projektdurchführung regelmäßig überarbeitet und aktualisiert werden. Die Planung muss an den tatsächlichen Projektfortschritt angepasst werden.

Für Veranstaltungen ist ein detaillierter Ablaufplan notwendig. Dieser Plan sollte die Uhrzeit, Inhalte, Verantwortlichkeiten und benötigte Helfer festlegen. So wird sichergestellt, dass alle Vorgänge reibungslos und koordiniert ablaufen.

Ein Praxisbeispiel für einen Ablaufplan ist der Neujahrsball. Der Ablaufplan sollte die Uhrzeit, die Inhalte und die Verantwortlichkeiten für jede Aktivität festlegen. Beispielsweise die Anlieferung der Getränke, des Orchesters und der Technik.