Pengelolaan Dokumen dan Prosedur

Study Notes

Petunjuk Pengelolaan Dokumen

Jumlah Soal: 10 soal pilihan ganda untuk setiap materi dikelompokkan
Prosedur Pemrosesan Dokumen: Langkah pertama dalam memproses dokumen adalah memastikan kelengkapan dokumen.
Dokumen Tidak Valid: Dokumen dengan tanda tangan palsu tidak valid. Dokumen resmi juga harus memiliki tanggal dan nomor arsip.
Tujuan Pemrosesan Dokumen: Salah satu tujuan pemrosesan dokumen yang benar adalah mempercepat penyelesaian pekerjaan dan meningkatkan keakuratan data.
Dokumen Selesai Diproses: Dokumen yang telah selesai diproses harus disimpan dalam format digital dan fisik.
Pengelolaan Dokumen Rusak: Jika ditemukan dokumen yang rusak, maka harus diperbaiki atau disalin.
Tujuan Tertib Administrasi: Tertib administrasi dalam memproses dokumen bertujuan untuk memudahkan penemuan dokumen dan mengurangi biaya operasional.
Dokumen Tidak Sesuai Prosedur: Dokumen yang tidak sesuai prosedur, harus dihancurkan atau dikembalikan kepada pembuatnya.
Pemilahan Dokumen Sesuai Jenisnya: Membagi dokumen berdasarkan kategori adalah langkah pertama dalam memilah dokumen.
Pengelompokan Dokumen Berdasarkan Urgensi: Dokumen dikelompokkan berdasarkan urgensi untuk mempermudah pencarian.
Jenis Dokumen: Ada beberapa kategori dokumen yang sering digunakan seperti dokumen internal, eksternal, arsip, dan aktif.
Dokumen Rahasia: Dokumen rahasia harus dikelompokkan tersendiri dengan akses terbatas.
Langkah Ketika Kesalahan Terjadi: Langkah terbaik ketika kesalahan dalam pemrosesan dokumen adalah melakukan koreksi sesegera mungkin.
Format Dokumen Digital: Faktor penting dalam sistem pengelompokan dokumen digital adalah format file dan pengkodean nama file.
Kategori Dokumen Kontrak Kerja: Dokumen kontrak kerja biasanya dikelompokkan dalam kategori dokumen hukum.
Kesalahan Pengelompokan Dokumen: Salah satu kesalahan dalam mengelompokkan dokumen adalah menggabungkan dokumen lama dan baru.
Konsistensi Sistem Pengelompokan: Sistem pengelompokan dokumen yang tidak konsisten dapat menyebabkan kesulitan dalam pencarian dokumen.
Langkah Terakhir Dalam Pengelolaan Dokumen Fisik: Langkah terakhir dalam sistem pengelompokan dokumen fisik adalah menyusun dokumen berdasarkan kategori.
Distribusi Dokumen Internal: Distribusi dokumen internal biasanya mencakup surat undangan rapat, proposal proyek, dan surat perjanjian.
Distribusi Dokumen Eksternal: Metode yang aman untuk distribusi dokumen digital eksternal adalah melalui email terenkripsi.
Langkah Ketika Distribusi Dokumen Salah: Bila dokumen didistribusikan ke pihak yang salah, maka dokumen harus diambil kembali dan penerima yang benar harus diinformasikan.
Distribusi Dokumen Berdasarkan Kebutuhan Penerima: Distribusi dokumen harus sesuai dengan kebutuhan penerima, dan mempertimbangkan jenis dokumen serta tanggal dokumen diterima.
Cara Penanganan Dokumen yang Tidak Sesuai: Jika dokumen yang di distribusikan tidak sesuai dengan kebutuhan, perlu dibuat dokumen baru sesuai permintaan.

Pemilahan Dokumen Sesuai Jenisnya

Langkah Pertama: Membagi dokumen berdasarkan kategori.
Tujuan: mempermudah pencarian dokumen

Mengelompokkan Dokumen Sesuai Jenisnya

Langkah Awal: Meisahkan dokumen aktif dan pasif.
Petunjuk pengelompokan dokumen: dokumen dikelompokan berdasarkan sifatnya (internal/eksternal, rahasia/publik, sementara/permanen).
Dokumen operasional harian dikelompokkan sebagai dokumen aktif.
Pengaturan sistem abjad atau nomor atau sistem warna untuk kategori sering digunakan.