Destrezas Digitales en Archivos y Documentos

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Questions and Answers

¿Cuál de los siguientes materiales no se menciona en la lista de materiales para archivar?

Sistema de archivo digital (correct)

Pestañas

Fundas

Marbetes

¿Qué tipo de archivo administra la documentación de los organismos del Estado?

Archivos corporativos

Archivos privados

Archivos particulares

Archivos públicos (correct)

¿Qué función tiene un gancho o espigón en el archivado?

Sujetar facturas mientras se perfora (correct)

Cortar papel

Sujetar carpetas de madera

Clasificar documentos

¿Cuál es una característica de los archivos privados?

Gestionan documentación de organizaciones privadas Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor el archivador vertical?

Parece un gavetero Signup and view all the answers

¿Qué importancia tienen los archivos para la administración de una empresa?

Funcionan como fuentes primarias para la investigación Signup and view all the answers

¿Qué equipo se menciona como útil para reproducir documentos?

Escáner Signup and view all the answers

¿Qué tipo de archivo es administrado por un individuo o familia?

Archivos particulares Signup and view all the answers

¿Cuál es la duración típica de los archivos de gestión?

1 a 5 años Signup and view all the answers

¿Qué tipo de archivo tiene una duración entre 6 y 30 años?

Archivo central Signup and view all the answers

¿Qué tipo de ordenación se utiliza para agrupar documentos por su fecha de creación?

Ordenación cronológica Signup and view all the answers

¿Cuál es la etapa que implica la clasificación física de los documentos?

Etapa física Signup and view all the answers

¿Qué tipo de archivo se considera final o histórico?

Archivos de 30 años o más Signup and view all the answers

¿Qué método de ordenación no es recomendado en instituciones educativas?

Ordenación por asunto Signup and view all the answers

¿Qué estructura permite categorizar documentos mediante la relación de un conjunto de elementos?

ORFUAS Signup and view all the answers

¿Qué opción describe mejor la ordenación toponímica?

Ordenación alfabética según nombres de lugares Signup and view all the answers

¿Cuál es la definición de archivo?

Conjunto de documentos sin importar fecha, forma o material. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documento se considera textual?

Informes escritos. Signup and view all the answers

¿Qué etapa del ciclo de vida del documento corresponde a la conservación y protección?

Archivo y protección. Signup and view all the answers

¿Qué se debe hacer con los documentos que no se utilizan en el futuro?

Transferir a un archivo de documentos inactivos. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor la documentación gráfica?

Información representada por formas y colores. Signup and view all the answers

¿Qué equipo es fundamental para la conservación de documentos electrónicos?

Dispositivos de almacenamiento y computadoras. Signup and view all the answers

En la administración de documentos, ¿qué acción se realiza durante la etapa de eliminación?

Eliminar documentos que no son útiles. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre los tipos documentales es correcta?

Se identifican según las actividades de la institución. Signup and view all the answers

Study Notes

Destrezas Digitales para el Archivo de la Información

Explicar la administración de documentos de gestión en cualquier soporte, incluyendo: organización, clasificación, protección, seguridad y ciclo de vida de documentos, siguiendo la legislación vigente.
Definición de Archivo: Conjunto de documentos sin importar fecha, forma, material o lugar de origen.
Tipos Documentales: Identificación de documentos según las actividades de la institución (cartas, memorandos, circulares, actas, informes, etc.).
Tipos de Clases Documentales

Ciclo de Vida del Documento

Creación y recibo: Producción y recepción de documentos por las empresas.
Archivo y protección: Conservación y protección de documentos durante su vida útil.
Utilización: Conservar documentos necesarios, para consultas futuras.
Remisión o transferencia: Trasladar documentos inactivos a archivos de documentos inactivos.
Eliminación: Eliminar documentos inútiles según etapas y edades.

Materiales de Archivo

Carpetas, carpetas colgantes, pestañas, marbetes.
Guías (principales y secundarias) para dividir y subdividir secciones.
Discos, casetes, llaves mayas para organización de documentos.
Fundas y prensas para protección de documentos.
Mobiliario: Gancho o espigón (para sujetar facturas), Nido de Paloma, acordeón, Tabla Shannon, archivador vertical y horizontal, estantes convencionales y estantería compacta o móvil.

Equipo para Archivo

Cámaras, escáner, fotocopiadora, computadoras y fax.

Clasificación y Etapas de Archivos

Importancia de los archivos: Fuentes primarias para la investigación, toma de decisiones de la administración y reflejan transparencia.
Tipos de Archivos: Públicos (organismos del Estado), Privados (organizaciones privadas), Particulares (individuos o familias).
Etapas de Archivos: Gestión (1-5 años), Central (6-30 años), Histórico (más de 30 años).

Métodos Generales y de Clasificación

Ordenación Cronológica: Ordenar documentos según la fecha de elaboración.
Ordenación Numérica: Asignar números a los documentos para ordenarlos en secuencia numérica.
Ordenación por Asunto: Priorizar el tema tratado en cada documento.
Ordenación Toponímica: Ordenar documentos alfabéticamente por lugares (provincia, cantón, distrito).

Etapas de la Clasificación de Documentos

Intelectual o diagnóstica
Física, operacional o material

Otros

ORFUAS: Elementos en interrelación con estructura y función específica.
Archivos Intermedios (15-30 años), documentos en espera de traslado al archivo final.
Archivo Final o Histórico: documentos de 30 años o más, para investigaciones científicas.
Aplicación de procedimientos para recepción, distribución, envío, seguimiento, control y transferencia de documentos en soporte físico o electrónico, siguiendo legislación vigente.
Provincias (ejemplos): Alajuela, Cartago, Heredia, Guanacaste, Limón, Puntarenas.

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Description

Este cuestionario aborda las destrezas digitales necesarias para la administración efectiva de archivos de información. Se exploran conceptos como la organización, clasificación y ciclo de vida de documentos, así como la legislación pertinente. Ideal para quienes quieren profundizar en la gestión documental en instituciones.