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Questions and Answers
¿Cuál de los siguientes materiales no se menciona en la lista de materiales para archivar?
¿Cuál de los siguientes materiales no se menciona en la lista de materiales para archivar?
- Sistema de archivo digital (correct)
- Pestañas
- Fundas
- Marbetes
¿Qué tipo de archivo administra la documentación de los organismos del Estado?
¿Qué tipo de archivo administra la documentación de los organismos del Estado?
- Archivos corporativos
- Archivos privados
- Archivos particulares
- Archivos públicos (correct)
¿Qué función tiene un gancho o espigón en el archivado?
¿Qué función tiene un gancho o espigón en el archivado?
- Sujetar facturas mientras se perfora (correct)
- Cortar papel
- Sujetar carpetas de madera
- Clasificar documentos
¿Cuál es una característica de los archivos privados?
¿Cuál es una característica de los archivos privados?
¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor el archivador vertical?
¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor el archivador vertical?
¿Qué importancia tienen los archivos para la administración de una empresa?
¿Qué importancia tienen los archivos para la administración de una empresa?
¿Qué equipo se menciona como útil para reproducir documentos?
¿Qué equipo se menciona como útil para reproducir documentos?
¿Qué tipo de archivo es administrado por un individuo o familia?
¿Qué tipo de archivo es administrado por un individuo o familia?
¿Cuál es la duración típica de los archivos de gestión?
¿Cuál es la duración típica de los archivos de gestión?
¿Qué tipo de archivo tiene una duración entre 6 y 30 años?
¿Qué tipo de archivo tiene una duración entre 6 y 30 años?
¿Qué tipo de ordenación se utiliza para agrupar documentos por su fecha de creación?
¿Qué tipo de ordenación se utiliza para agrupar documentos por su fecha de creación?
¿Cuál es la etapa que implica la clasificación física de los documentos?
¿Cuál es la etapa que implica la clasificación física de los documentos?
¿Qué tipo de archivo se considera final o histórico?
¿Qué tipo de archivo se considera final o histórico?
¿Qué método de ordenación no es recomendado en instituciones educativas?
¿Qué método de ordenación no es recomendado en instituciones educativas?
¿Qué estructura permite categorizar documentos mediante la relación de un conjunto de elementos?
¿Qué estructura permite categorizar documentos mediante la relación de un conjunto de elementos?
¿Qué opción describe mejor la ordenación toponímica?
¿Qué opción describe mejor la ordenación toponímica?
¿Cuál es la definición de archivo?
¿Cuál es la definición de archivo?
¿Qué tipo de documento se considera textual?
¿Qué tipo de documento se considera textual?
¿Qué etapa del ciclo de vida del documento corresponde a la conservación y protección?
¿Qué etapa del ciclo de vida del documento corresponde a la conservación y protección?
¿Qué se debe hacer con los documentos que no se utilizan en el futuro?
¿Qué se debe hacer con los documentos que no se utilizan en el futuro?
¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor la documentación gráfica?
¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor la documentación gráfica?
¿Qué equipo es fundamental para la conservación de documentos electrónicos?
¿Qué equipo es fundamental para la conservación de documentos electrónicos?
En la administración de documentos, ¿qué acción se realiza durante la etapa de eliminación?
En la administración de documentos, ¿qué acción se realiza durante la etapa de eliminación?
¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre los tipos documentales es correcta?
¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre los tipos documentales es correcta?
Flashcards
Archivo
Archivo
Conjunto de documentos, sin importar la fecha, forma, material o el lugar de origen.
Tipos Documentales
Tipos Documentales
Clasificación de documentos según su formato o contenido (textual, gráfico, audiovisual, legible por máquina).
Clase Documental (Ejemplo)
Clase Documental (Ejemplo)
Identificación de un documento según la actividad de la institución (cartas, memorandos, actas, etc.).
Ciclo de Vida del Documento
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Materiales de archivo
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Creación/Recibo de Documentos
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Archivo y Protección
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Carpetas
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Carpetas colgantes
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Utilización del Documento
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Remisión/Transferencia
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Pestañas
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Marbetes
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Eliminación de Documentos
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Guías
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Archivador vertical
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Archivo público
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Archivo privado
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Archivo particular
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Etapas de los archivos
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Archivos de Gestión
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Archivo Central
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Archivos Intermedios
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Archivo Final/Histórico
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Ordenación Cronológica
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Ordenación Numérica
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Ordenación por Asunto
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Ordenación Toponímica
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Ordenación Jerárquica
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ORFUAS
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Etapas de la Clasificación de Documentos
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Study Notes
Destrezas Digitales para el Archivo de la Información
- Explicar la administración de documentos de gestión en cualquier soporte, incluyendo: organización, clasificación, protección, seguridad y ciclo de vida de documentos, siguiendo la legislación vigente.
- Definición de Archivo: Conjunto de documentos sin importar fecha, forma, material o lugar de origen.
- Tipos Documentales: Identificación de documentos según las actividades de la institución (cartas, memorandos, circulares, actas, informes, etc.).
- Tipos de Clases Documentales
Ciclo de Vida del Documento
- Creación y recibo: Producción y recepción de documentos por las empresas.
- Archivo y protección: Conservación y protección de documentos durante su vida útil.
- Utilización: Conservar documentos necesarios, para consultas futuras.
- Remisión o transferencia: Trasladar documentos inactivos a archivos de documentos inactivos.
- Eliminación: Eliminar documentos inútiles según etapas y edades.
Materiales de Archivo
- Carpetas, carpetas colgantes, pestañas, marbetes.
- Guías (principales y secundarias) para dividir y subdividir secciones.
- Discos, casetes, llaves mayas para organización de documentos.
- Fundas y prensas para protección de documentos.
- Mobiliario: Gancho o espigón (para sujetar facturas), Nido de Paloma, acordeón, Tabla Shannon, archivador vertical y horizontal, estantes convencionales y estantería compacta o móvil.
Equipo para Archivo
- Cámaras, escáner, fotocopiadora, computadoras y fax.
Clasificación y Etapas de Archivos
- Importancia de los archivos: Fuentes primarias para la investigación, toma de decisiones de la administración y reflejan transparencia.
- Tipos de Archivos: Públicos (organismos del Estado), Privados (organizaciones privadas), Particulares (individuos o familias).
- Etapas de Archivos: Gestión (1-5 años), Central (6-30 años), Histórico (más de 30 años).
Métodos Generales y de Clasificación
- Ordenación Cronológica: Ordenar documentos según la fecha de elaboración.
- Ordenación Numérica: Asignar números a los documentos para ordenarlos en secuencia numérica.
- Ordenación por Asunto: Priorizar el tema tratado en cada documento.
- Ordenación Toponímica: Ordenar documentos alfabéticamente por lugares (provincia, cantón, distrito).
Etapas de la Clasificación de Documentos
- Intelectual o diagnóstica
- Física, operacional o material
Otros
- ORFUAS: Elementos en interrelación con estructura y función específica.
- Archivos Intermedios (15-30 años), documentos en espera de traslado al archivo final.
- Archivo Final o Histórico: documentos de 30 años o más, para investigaciones científicas.
- Aplicación de procedimientos para recepción, distribución, envío, seguimiento, control y transferencia de documentos en soporte físico o electrónico, siguiendo legislación vigente.
- Provincias (ejemplos): Alajuela, Cartago, Heredia, Guanacaste, Limón, Puntarenas.
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