Méthodologies Agiles et Scrum

Introduction au pilotage de projet

• Le sujet est le pilotage de projet pour des étudiants français de l'IUT 2024-2025.

Conseils et Respect

• Couper les téléphones et les emails pour la durée de la formation
• Il n'y a pas de mauvaises questions, poser toutes les questions immédiatement ou à la fin du module
• Prendre des notes

Programme

• Participants: Etudiants de première année IUT
• Pas de prérequis
• Points du cours : Fondamentaux de la gestion de projet, Phases principales pour le plan de management de projet, Constitution du plan de management de projet, Pilotage du projet avec outils Agile, Scrum Board constitution
• Slides 156, 158 données

Organisation pédagogique

• Objectif global du cours : Gérer un projet Situation Apprentissage et d'Evaluation (5SAE au premier semestre), Organisation objective dans le temps, utilisation de la théorie dans vos SAE
• 4TP (2 théoriques, 2 pratiques)
• Evaluation d'un TP et d'un QCM.

Session 1

• Introduction
• Fondamentaux de la gestion de projet
  • Définition d'un projet, Définition du triangle d'or d'un projet : périmètre, qualité, coût, délai.
  • Les protagonistes d'un projet (Chef de projet, MOA, MOE, Clients, Utilisateurs)
  • La gouvernance d'un projet (COPIL, COPRO, Sponsor)

Les fondamentaux de la gestion de Projet

• Introduction : Qu'est-ce que le management de projet ? Les fondamentaux du management de projet, Les phases d'un projet
• Que signifie Management de Projet pour vous ?
• Le Management de Projet, à quoi ça sert ?

1 Projet en 10 Images

• Illustration des différents aspects d'un projet

Les composantes d'un Projet

• Organisation/Management (coordination, hiérarchie, communication-conflits)
• Techniques (Pert, Gantt, MSProject, Gestion des risques, coûts et délais, Trello, Slack, Drive)
• Facteurs humains

Qu'est-ce qu'un Projet ?

• Définition du latin projectum (projiciere) : jeter en avant
• Processus unique composé d'activités coordonnées avec contraintes de coûts, délai, ressources pour un objectif précis
• La définition du PMI issue du PMBOK: effort temporaire pour créer un produit, service, ou résultat unique dans un environnement de management
• Les trois contraintes d'un projet : Coût, Délai, Qualité

C'est quoi un Projet ?

• Définition d'un projet par l'étudiants
• Les 3 contraintes d'un Projet (Coût, Délai, Qualité)
• Cycle de vie d'un projet (Cadrage, Conception, Réalisation, Clôture)

Projets Traditionnel cycle en V

• Modèle de gestion de projet informatique

Effet Tunnel

• Rappel de ce que vous connaissez déjà
• Plusieurs mois d'analyse, plusieurs mois de développement, plusieurs cycles de test/recette, Déploiement du Produit, Tout est contractualisé et figé, Votre Produit livré ne correspond plus aux besoins, Le stress repose uniquement sur le chef de Projet, Le client a peu de visibilité, Très fort mécontentement client

Dans la vie de tous les jours

• Exemples d'activités habituelles (émettre une facture, fabriquer un boulon, renseigner un prospect, corriger un bug, faire la paie, régler une facture EDF, faire les courses...)

L'activité inhabituelle

• Enjeu très important
• Nouveauté
• Contraintes impératives non négociables (date, budget, qualité, lois, réglementation)
• Nombreux acteurs à coordonner
• A coordonner, à informer, à rassurer

L'activité inhabituelle (suite)

• Cette activité inhabituelle nécessite une réflexion en amont et l'adoption d'une méthodologie pour réussir le mode projet

Projet ou Activité ?

• Beaucoup d'inconnues( Réflexion, conception, Enjeu important, Résultat durable, Unique, Temporaire, Transverse, Multiplicité des intervenants, des techniques, Relève des coûts d'investissement)
• Maîtrisé(Des procédures existent, Enjeu limité, Résultat ponctuel, Répétitif)
• Permanent(Acteurs et technologies peu nombreux et ciblés, Relève des coûts de fonctionnement)
• Exemple de projet : un prototype automobile
• Exemple d'activité: la production en série, installation logiciel de paie, La paie mensuelle

En synthèse: les données de départ

• Un enjeu important
• Des contraintes fortes
• Beaucoup d'inconnues au départ
• Des acteurs nombreux à coordonner
• Mode projet

Exemples de projets

• Construire un navire
• Aller sur la lune et revenir

Conclusion

• La démarche projet s’applique à la plupart des domaines (Techniques, Organisationnels , Sociaux , Personnels).
• Points communs: un besoin à satisfaire, Un objectif clair à atteindre (Exemples : Organiser des croisières maritimes, Affirmer la puissance des USA, Faire du business par Internet, Réorganiser l'entreprise ...)

Objectif ou but

• Différence entre objectif et but
• But : Volonté générale (« le but du Président est de développer son entreprise »)
• Objectif : Précis, chiffré et mesurable (« l'objectif est d'augmenter le chiffre d'affaires de 12% en 6 mois »)

Les points communs

• L'objectif est M.A.L.I.N. (Mesurable, Atteignable, Limité, Identifiable, Négociable)
• L'objectif est S.M.A.R.T. (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel)
• Objectif = 3 composantes en équilibre (Coût, Délai, Qualité)

A l'arrivée : un « produit » réalisé

• Exemple de produit réalisé : un bateau, Un débarquement sur la lune, un site web, des individus, des jeunes, des chômeurs, un pavillon, une retraite

Un contexte à prendre en compte

• Dates (Exemple : Queen Mary2: noël 2003 - la lune: « avant la fin de la décennie » - chômeurs: avant la fin des allocations chômage - pavillon : car préavis ancien logement déjà donné)

Des moyens à réunir

• Moyens requis pour le projet Queen Mary2 (bureaux d'étude, grues, acier, peinture, la lune: pas de tir, scaphandre, nourriture en tube)
• Moyens requis pour le projet pavillon (parpaings, tuiles, bétonneuse, papier mural)

Des acteurs à coordonner

• Acteurs à coordonner pour différents projets (Queen Mary2: la compagnie Cunard, Alsthom, ouvriers, la lune: Kennedy, Von Braun, Armstrong, pavillon: propriétaire, l'entreprise de construction.)

Une organisation spécifique

• Structure organisationnelle spécifique au projet

Schéma d'un projet

• Schéma illustrant les différentes composantes liées au projet

Facteurs clés du succès

• Anticipation, rigueur, transparence

Anticipation

• Prévoir à l'avance ce qu'il y aura à faire.
• Lister et décrire les tâches à réaliser, Définir l'ordre d'exécution de ces tâches, les planifier dans le temps, Connaître les ressources (hommes, moyens, temps) nécessaires au projet, Imaginer ce qui peut empêcher le projet de réussir et analyser les risques.

Rigueur

• Vie courante = approximation souvent autorisée, Exemple.
• Démarche projet = exactitude impérative, Exemple.
• Estimations les plus exactes possibles

Transparence

• Transparence = communication pour valider (compréhension entre le responsable et l'équipe, identification des difficultés et des points de blocage, suivi de l'avancement), pour organiser (suivi des tâches, gestion des différents points de blocage...), pour rassurer (sens de sécurité dans l'équipe), motiver (implication de tous les membres), pour capitaliser (documentation et/ou formation).

ART

• Anticipation, rigueur, transparence.

Déroulement d'un projet

• Modèle cyclique d'un projet (phase 0 à 6 , Euphorie, inquiétude, panique, Recherche, Punition, Décoration)

Déroulement préconisé

• Etudier > Mettre en œuvre > Capitaliser (avec Organiser > Piloter > Manager équipe)

Découpage du projet en phases

• Définition d'une phase (ensemble cohérent de tâches pour atteindre un état stable validé autorisant la poursuite du projet.)

Les jalons (Phase 0 à 6)

• Définition d'un jalon (repère dans la vie du projet)
• Deux grandes catégories : les jalons de fin de phase et les événements clés

Les jalons de validation de phase

• Jalon de fin de phase (Terminer une phase donnée, Conclure une revue / validation, Autoriser la poursuite du projet.) (Phases 0 à 6)

Les autres jalons

• Événements clés (ex: signature du contrat, cahier des charges , solution validée, choix du fournisseur, validation d'une fourniture clé, formation utilisateurs terminée, site pilote validé, démarrage opérationnel)

Les 10 livrables clés

• Avant-Projet, Initialisation, Etude, Organisation, Construction, Livraison, Clôture (1 à 6.) , Bilan, PV service régulier, PV recette, Produit qualifié par le projet, Plan Management Projet, Spécifications techniques, Spécifications Fonctionnelles, Lettre de mission, Note de cadrage

Les protagonistes d'un Projet

• Chef de projet, MOA, MOE, Clients, Utilisateurs

Identifier les protagonistes

• Client, Équipe du projet, Chef de projet, Equipe projet, Autres extérieurs, fournissuers, sous traitants

Les rôles importants dans le projet

• Description des rôles dans l'équipe de projet (Client, Chef,Équipe, Autres, Fournisseurs, Sous-traitants et leurs rôles).

Maîtrise d'Ouvrage / Maîtrise d'Œuvre

• Description et comparaison des rôles et responsabilités de la Maîtrise d'Ouvrage et de la Maîtrise d'Œuvre dans le cadre d'un projet

Notion de maîtrise d'ouvrage

• La description du travail dans un projet et les différents acteurs impliqués (Construction de deux épis expérimentaux : Maître d'Œuvre, Maître d'Ouvrage, Financement-Préfecture de la Gironde, Conseil Régional Aquitain, Conseil Général, Mairie de Lége Cap Ferret).

MOA / MOE

• Description des rôles, responsabilités entre MOA et MOE lors d'un projet

Les hommes clés du projet

• Description des rôles importants dans une équipe de projet (Commanditaire, sponsors, référent métier, assistant MOA, directeur de l'entité, MOE, PMO, équipe, donneur d'ordre, etc).

La fonction de PMO

• Description du rôle et des responsabilités du Project Management Officer

Gouvernance d'un projet: le COPIL

• Description des objectifs du comité de pilotage (suivre le budget, assurer la cohérence du planning des équipes, écrire des rapports sur l'avancée du projet, ...)

Gouvernance d'un projet: le COPRO

• Rôle du comité de projet pour assurer le bon déroulement du travail, remonter les problèmes potentiels et trouver des solutions, impliquer les opérationnels

Gouvernance d'un projet: le Sponsor

• Rôle hiérarchique important pour le projet (champion du projet, responsable du business case et du budget, engagé quant à l'approche adoptée)

Récapitulatif de la session 1

• Rappel des principaux points de la session 1 (avec les fondamentaux de la gestion de projet, Définition d'un projet, Protagonistes du projet, La gouvernance d'un projet.)

Questions / réponses

• Questions-réponses (présentées en format de questions et réponses dans le document)

Exercices Pratiques: QCM : Session 1

• QCM sur la première session (avec leurs réponses)

Session 2

• Introduction
• Fondamentaux de la gestion de projet : Décomposition du projet par métiers, par phases, PBS, Différents modèles du cycle de vie du projet (modèle en cascade (waterfall model), cycle en V...).

Décomposition d'un projet par métier par phase

• Illustration de la décomposition d'un projet en phases et par métier.

Phase 0 : L'avant-projet

• Définition de la phase 0 (l'avant-projet).
• Processus pour le recueil du besoin, étude d'opportunité, et l'engagement du projet.
• Notion de fiche de besoin (pour exprimer clairement le besoin ressenti), des contraintes avant le départ du projet, étude de faisabilité (si le projet est réalisable et opportun) et la fiche opportunité

L'étape 0: l'avant-projet // Le recueil du besoin

• Pourquoi utiliser une fiche de besoin
• Importance du besoin ressenti par la personne qui décrira les besoins du projet

L'avant projet (suite) // L'étude d'opportunité // Cas du grand-père, 1 mois après //

• Etude de cas

L'avant-projet // L'étude d'opportunité

• L'étude d'opportunité et la faisabilité du projet
  • Définir les contraintes.

L'étape 0 // L'étude d'opportunité (suite) //

• Scénarios envisageables pour un projet, budget nécessaire.

L'avant-projet // L'engagement du projet

• Description/processus d'engagement du projet.
• Revue d’engagement, fiche de cadrage (intitulé du projet, description, objectifs, budget, performances, identification du client, identification de l’entité. )

Phase 0: l'avant-projet // Synthèse

• Résumé synthétique de la phase 0.

Phase 1: Initialisation

• Définition de la phase 1 (Phase d'initialisation)
• Processus pour l'Officialisation et le nommer du projet, la définition des protagonistes (clients, équipes, Fournisseurs, etc.) des objectifs et du périmètre.
• Importance de la lettre de mission (intitulé du projet, description, objectifs, budget, performances, délais, identification du client, commanditaire.

Phase 1 : // Officialiser et nommer

• Officialiser le projet.
• Désigner le responsable (décisions à prendre, éviter la surcharge, coordination des tâches.)
• Identifier les protagonistes (fournisseurs/client/autres).
• Fixer les objectifs et le périmètre du projet (déterminer les limites du projet, les fonctionnalitées a exclure.)
• Formaliser les objectifs et les chiffrer (de façon claire et précise).

Phase 1 : // Fixer les objectifs et le périmètre

• Fixer des objectifs (Quantitatifs, Qualitatifs)
• Déterminer le périmètre du projet.

Phase 2: Etude

• Définition de la phase 2
• Utiliser le contexte du projet.
  • Découper et comprendre l’environnement du projet.
• Décrire les étapes lors de la phase d’étude du projet

Phase 2: Etude // Revue de démarrage // QQOQCP

• L'étude du projet comme découverte, QQOQCP (Qui?, Quoi?, Où?, Quand?, Comment?, Pourquoi?)
• Mettre en place la méthodologie pour se donner un cadre dans la phase d'étude du projet

Etude du contexte

• Etude de l’environnement du projet (les facteurs internes et externes, les acteurs clefs).
• Importance de recenser les acteurs et les points de blocage, afin d'avoir un aperçu global et précis de l'ensemble du projet.

Phase 2: Etude // Analyse fonctionnelle

• Définition de l'analyse fonctionnelle (recherche des fonctions élémentaires nécessaires, description indépendante de tout aspect technique)
• Intérêt de l'analyse fonctionnelle.
• Orientation « finalité » (qu'est-ce qu'on veut obtenir avec le produit ?).
• Établir spécifications fonctionnelles (lister toutes les fonctions, classement en catégories, attribution, les regrouper dans un organigramme fonctionnelle).
• Regroupement en grandes catégories fonctions de bases, fonctions complémentaires, fonctions de contraintes, fonctionne d’estimations, fonctions techniques)
• Attribuer des priorités aux fonctions (catégories: A, B, C).
• L'organigramme fonctionnel.

Phase 2: Etude // Analyse fonctionnelle (Suite)

• La décomposition et les différentes spécifications (fonctionnelles et techniques): création d'un organigramme fonctionnel et les spécifications.

Phase 3: Organisation

• Définition des phases dans l'organisation du projet (découpage du projet, définition des tâche, ordonnancement des tâches, affectation des ressources, estimation charge / délas, planification, valorisation, analyse des risques et lancement du projet).

Phase 3: Organisation //Lotissement

• Mettre en place/découpage des taches pour faciliter la gestion du projet.

Phase 3: Organisation // Définition des tâches

• Définition d’une tâche et son caractère élémentaire, la façon de l’exprimer (avec un verbe).

Phase 3: Organisation // Ordonnancement

• Processus qui permet de classer les tâches dans un projet et d’organiser/structurer l’enchaînement des différentes étapes du projet.

Phase 3: Organisation // Affectation des ressources // Types de ressources

• Affectation des ressources
• Différents types de ressources (personnel, matériels, équipements, sous-traitants, frais divers.)

Phase 3: Organisation // Estimation charge et délais

• Calcul des temps nécessaires à la réalisation des tâches.

Phase 3: Organisation // Planification

• Définir les jalons du projet.
• Utiliser les outils de la planification et l'exemple de Microsoft Project.

Phase 3: Organisation // Valorisation

• Les grands types de coûts (les achats, les coûts de personnels, les frais divers).
• Coût par tâche dans un projet.

Phase 3: Organisation // Analyse des risques

• Définir les risques et identifier la manière d'éviter les situations négatives (les problèmes dans le projet) et/ou les remèdes/solutions pour y remédier.
• Mettre en place les différentes étapes de l'analyse des risques (réunion de brainstorming, participant(s).
• Importance de l'analyse des risques pour le projet.

Phase 3: Organisation // Lancement du Projet

• Le dossier de projet, le Plan de management de projet, la revue/évaluation de lancement, le contrat de projet.

Phase 3: Organisation // Le Plan de Management de Projet

• Le plan de management du projet.

Comparaison Scrum / méthode Traditionnelle

• Comparaison entre Scrum et une méthode traditionnelle (vue sous forme d'images)

Module 1: Historique de l'agilité

• Historique du mouvement Agile
• Le framework Scrum
• Autres méthodes agiles(Lean Management, Kanban, eXtreme Programming)

Les Valeurs du Manifeste Agile

• Les différentes valeurs du Manifeste Agile
• Favoriser les interactions entre les individus, avec le client et les développeurs pour faire du travail de qualité.
• Les 12 principes à respecter.

Les 12 Principes du Manifeste Agile

• Les 12 principes à respecter et/ou appliquer durant le projet

Vue d'ensemble : Lean Management

• Vue d'ensemble sur la méthodologie Lean Management créée par Toyota.

Vue d'ensemble : Kanban

• Description/vue sur la méthodologie Kanban.

Vue d'ensemble : eXtreme Programming

• Vue d'ensemble sur la méthodologie eXtreme Programming

Scrum, mixe des méthodes

• Description des outils scrum et qui sont mélangés aux autres méthodes agiles lean/kanban.

Module 1: Introduction à la méthode Agile Scrum

• Résumée du module 1

Exercices Pratiques: QCM: Module 1

• QCM/questions-réponses sur le module 1

Module 2: l'approche itérative et incrémentale

• Approche itérative et incrémentale.

Module 2 : Les Trois Piliers de Scrum

• Transparence, Inspection, Adaptation (en rapport/lié au module 2)

Module 2: Le cycle de développement Scrum

• Le cycle de développement Scrum (avec les différentes étapes : Release, Stakeholder requirements, Update Product Backlog, Sprint Retrospective, Potentially deliverable Product, Sprint Review Session, Daily Sprint Meeting, Sprint Planning Session).

Module 2: Le Sprint

• Les étapes ou les éléments du Sprint
• Durée d’un sprint (3-4 semaines, 1 mois), tâches à faire dans le sprint, la notion de l’inspection, la communication à l’équipe, processus de Planning Poker

Module : 2 Sprint Planning

• Étapes pour démarrer un planning poker

Module : 2 Sprint Planning (Suite)

• Les étapes complètes du planning poker

Module 2: Daily Scrum meeting

• Comment faire pour un Daily Scrum Meeting.

Module 2: Sprint Review

• Présentation générale du Sprint Review ; revue des éléments à suivre pour réaliser une présentation réussie d'un projet.

Module 2: Rétrospective de Sprint

• Rétrospective de sprint : analyse des éléments à améliorer.

Avantages de la méthode

• Les avantages de la méthodologie scrum et/ou l'approche itérative et incrémentale

Module 2: l'approche itérative et incrémentale (Suite)

• Les éléments ou les étapes importantes à retenir lors du module 2

Exercices Pratiques: QCM : Module 2

• QCM/questions-réponses sur le module 2

Module 3 : Les Rôles Principaux de l'équipe Scrum

• Introduction du module 3 ; description du rôle de chef de projet et des rôles dans l'équipe Scrum

Module 3 : Rôles équipe Scrum

• Description du rôle des 3 rôles principaux : Product Owner, Scrum Master, Equipe de développeur.

Scrum Board

• Création du scrum board et la façon de le mettre en place.