Importància de l'Arxiu en les Empreses
151 Questions
0 Views

Choose a study mode

Play Quiz
Study Flashcards
Spaced Repetition
Chat to lesson

Podcast

Play an AI-generated podcast conversation about this lesson

Questions and Answers

Quina és la funció principal de la classificació de documents en una empresa?

  • Augmentar els costos operatius.
  • Facilitar la localització ràpida de documents. (correct)
  • Reduir la necessitat de digitalització.
  • Eliminar documents obsolets de forma immediata.

    • Quin document es considera com a mercantil per les exigències legals de conservació?

  • Informes de projecte.
  • Llibres comptables. (correct)
  • Fulls de salaris.
  • Declaracions d'impostos.

    • Quina és una característica del concepte d'arxiu com a institució?

  • No inclou normativa legal relacionada.
  • Es limita a l'emmagatzematge físic de documents.
  • Només es refereix a documents digitals.
  • Inclou un ens propi per gestionar la documentació. (correct)

    • Per què pot ser perjudicial no arxivar els documents de manera adequada?

    <p>Pot provocar pèrdues de temps en la recerca de documents.</p> Signup and view all the answers

    Quin podria ser un motiu pel qual els documents no es conserven correctament?

    <p>No existeix un sistema de classificació.</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents afirmacions és incorrecta respecte a l'arxiu d'una empresa?

    <p>L'arxiu només inclou documents impresos.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les dues accepcions del concepte d'arxiu?

    <p>Fa referència tant al contingut com al continent.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una conseqüència de tenir una documentació desordenada?

    <p>Pot provocar pèrdua de temps en la recerca de documents.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus d'arxiu conté documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat?

    <p>Arxiu històric</p> Signup and view all the answers

    Quina característic tenen els arxius públics en comparació amb els privats?

    <p>Estan regulats per normativa</p> Signup and view all the answers

    Quin és un inconvenient dels arxius descentralitzats?

    <p>Menor especialització dels arxivers</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus d'arxiu inclou documentació que no s'ha de consultar sovint?

    <p>Arxiu passiu</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal raó per la qual es transfereixen documents a noves localitzacions?

    <p>Per facilitar la cerca de documents d'ús freqüent</p> Signup and view all the answers

    Quina estructura d'arxiu opta per mantenir documents d'ús freqüent i d'altres menys accessibles?

    <p>Arxiu mixt</p> Signup and view all the answers

    Quin valor es considera primari en la documentació?

    <p>Valor jurídic o probatori</p> Signup and view all the answers

    Quina és la millor ubicació per a documents d'ús freqüent en un arxiu actiu?

    <p>Prop dels treballadors que els utilitzaran</p> Signup and view all the answers

    Quin és un avantatge dels arxius digitals connectats per xarxes informàtiques?

    <p>Facilitació d'accés a documentació centralitzada</p> Signup and view all the answers

    Quin és un inconvenient de tenir només un arxiu central en una gran empresa?

    <p>Requereix més temps per accedir a la informació</p> Signup and view all the answers

    Quins arxius es poden considerar com un bon exemple d'arxiu semiactiu?

    <p>Documentació que es consulta de tant en tant</p> Signup and view all the answers

    Per què és important una classificació i ordenació adequada dels documents?

    <p>Per facilitar l'accés i la utilització efectiva dels documents</p> Signup and view all the answers

    Quin és un aspecte positiu dels arxius descentralitzats en una empresa?

    <p>Milloren la possibilitat d'accés ràpid a documents per departament</p> Signup and view all the answers

    Quina és una característica clau dels arxius actius?

    <p>Continguts d'ús freqüent per part dels treballadors</p> Signup and view all the answers

    Quin és el valor principal que tenen els documents en un acte jurídic?

    <p>Tenen caràcter probatori de les obligacions i drets acordats.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les dues raons bàsiques per les quals una empresa conserva documentació?

    <p>Per poder recuperar la informació que conté.</p> Signup and view all the answers

    Quina finalitat té l'arxivament dels documents per a una empresa?

    <p>Facilitar el control i seguiment de les tasques de les unitats de l'empresa.</p> Signup and view all the answers

    Què estableix el Codi de Comerç sobre la documentació empresarial?

    <p>És obligatori conservar-la durant un període determinat.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels costos de mantenir més documentació del necessari?

    <p>L'augment de l'espai d'emmagatzematge.</p> Signup and view all the answers

    Quina acció s'ha de dur a terme abans de destruir documentació?

    <p>Definir criteris bàsics per a la seva conservació.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la primera fase del procés d'arxivament?

    <p>Registrar la recepció de la documentació.</p> Signup and view all the answers

    Com es pot garantir que els documents siguin fàcilment accessibles?

    <p>Mitjançant la codificació i classificació de la documentació.</p> Signup and view all the answers

    Quina acció facilita la recuperació de documents dins de l'empresa?

    <p>L'ús de registres de documentació.</p> Signup and view all the answers

    Com es diferencia cada document en el procés d'arxivament?

    <p>A través d'un sistema de codificació que inclou lletres i nombres.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de documentació no es pot destruir de manera arbitrària?

    <p>Documentació que s'ha de conservar per imposició legal.</p> Signup and view all the answers

    Per què és important poder localitzar un document dins d'una empresa?

    <p>Per evitar la pèrdua de recursos i temps.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un exemple de documentació que s'ha d'arxivar correctament?

    <p>Actes de reunions dels departaments.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal funció dels documents d'una empresa?

    <p>Complir funcions específiques dins de l'empresa.</p> Signup and view all the answers

    Quin sistema es recomana per gestionar documents pendents d'arxivar?

    <p>Carpetes classificadores per lletres.</p> Signup and view all the answers

    Com s'hauria d'ordenar la documentació en una carpeta?

    <p>Segons l'ordenació cronològica.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la definició correcta de classificar segons el context proporcionat?

    <p>Distribuir documents en categories similars.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la manera recomanada de col·locar documents dins una carpeta?

    <p>Que no sobresurtin, per evitar danys.</p> Signup and view all the answers

    Quin és l'avantatge d'anotar la data d'eliminació dels documents?

    <p>Ajuda a determinar quan poden ser descartats.</p> Signup and view all the answers

    Quines normes s'han d'aplicar quan es classifiquen documents alfabèticament?

    <p>S'utilitza la raó social o el primer cognom.</p> Signup and view all the answers

    Quant a la classificació, quin dels següents aspectes és correcte?

    <p>Els títols no es prenen en compte a l'ordenació.</p> Signup and view all the answers

    Quina acció es duu a terme abans d'arxivar un document?

    <p>Assegurar-se que ha completat el seu recorregut a l'empresa.</p> Signup and view all the answers

    Quin criteri és útil quan es classifiquen documents amb cognoms similars?

    <p>Passar al segon cognom si coincideixen.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les primeres fases en el procés d'arxivament?

    <p>Classificació i ordenació de documents.</p> Signup and view all the answers

    Què es recomana fer amb la documentació pendent de processar?

    <p>Col·locar-la en safates designades.</p> Signup and view all the answers

    Quin mètode d'ordenació és molt utilitzat per la seva simplicitat?

    <p>Mètode alfabètic.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un desavantatge de la classificació per matèries o assumptes?

    <p>La definició de les matèries és difícil</p> Signup and view all the answers

    Per a quina finalitat es necessita una guia en la classificació dels documents?

    <p>Per classificar per províncies en documents amb poblacions</p> Signup and view all the answers

    Com es caracteritza el sistema de classificació numèrica?

    <p>Agrupa documents atenent al número amb què es codifiquen</p> Signup and view all the answers

    Quina afirmació és veritable sobre els sistemes de classificació alfanumèrics?

    <p>Combinen lletres i números en la codificació</p> Signup and view all the answers

    Quin avantatge proporciona la classificació per matèries o assumptes?

    <p>Facilitació per afegir noves carpetes</p> Signup and view all the answers

    Quina és una limitació del sistema de classificació numèrica?

    <p>No aporta informació addicional sense un sistema complementari</p> Signup and view all the answers

    Què indica un error comú en la classificació per matèries?

    <p>És possible que els grups necessitin ajustar-se</p> Signup and view all the answers

    Quina és la funció d'un índex en el sistema de classificació numèrica?

    <p>Localitzar documentació</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels grups en què es classifiquen els comptes en comptabilitat?

    <p>Del 0 al 9</p> Signup and view all the answers

    Com s'estructura el sistema decimal universal?

    <p>Dividit en deu grans grups</p> Signup and view all the answers

    Quin element és necessari per a l'ordenació dels documents en un sistema de classificació?

    <p>Un sistema de classificació addicional</p> Signup and view all the answers

    Per què és complicat el canvi de grups en la classificació de documents?

    <p>Pot requerir una reclassificació total dels documents</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de documentació es pot classificar fàcilment amb un sistema de classificació per matèries?

    <p>Documents per línies de producte o servei</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal diferència entre el sistema decimal i el sistema decimal universal?

    <p>El decimal universal es basa en deu grans categories</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels inconvenients del sistema alfabètic?

    <p>Requereix una redistribució constant dels documents.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les característiques del sistema cronològic?

    <p>Permet una gestió més efectiva dels efectes a cobrar.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un avantatge del sistema de classificació geogràfic?

    <p>Permet una adaptabilitat segons les necessitats de l'empresa.</p> Signup and view all the answers

    Quina norma és essencial per a la classificació cronològica?

    <p>No barregiar documents amb diferents dates d'ordenació.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les limitacions del sistema cronològic?

    <p>Pot resultar en una saturació de documents sota una mateixa data.</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents opcions no és un requisit per a la classificació geogràfica?

    <p>Classificar els documents en format alfabètic.</p> Signup and view all the answers

    Quin avantatge té el sistema cronològic en comparació amb el sistema alfabètic?

    <p>Redueix la necessitat de redistribució constant.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un inconvenient del sistema de classificació geogràfic?

    <p>Els documents no estan necessàriament ordenats.</p> Signup and view all the answers

    Quina norma és fonamental per evitar errors de classificació geogràfica?

    <p>Confirmar que cada document pertany a la zona correcta.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les maneres per classificar documents cronològicament?

    <p>Per data d'arribada.</p> Signup and view all the answers

    Quan s'ha de modificar el criteri de classificació geogràfica?

    <p>Quan les zones es redefinixien o s'uneixen.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les característiques del sistema alfabètic?

    <p>Pot tornar-se costós en termes de temps d'ordenament.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un exemple de classificació cronològica?

    <p>Ordenar efectes comercials per data de venciment.</p> Signup and view all the answers

    Quin sistema d'ordenació és més adequat per a una empresa amb una gran quantitat de delegacions?

    <p>Classificació geogràfica.</p> Signup and view all the answers

    Quin dels següents drets no forma part dels drets ARCO?

    <p>Dret de sol·licitud</p> Signup and view all the answers

    Quines són les condicions per a l'aplicació de mesures de seguretat de nivell bàsic en dades sensibles?

    <p>Dades relatives a la discapacitat</p> Signup and view all the answers

    Quin és l'objectiu principal de la Llei Orgànica 15/1999?

    <p>Protecció de dades de caràcter personal</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents afirmacions sobre la cancel·lació de dades és certa?

    <p>Pot ser sol·licitada en qualsevol moment</p> Signup and view all the answers

    Quins documents s'han d'arxivar amb mesures de seguretat de nivell alt?

    <p>Documents amb dades de tràfic</p> Signup and view all the answers

    Quina és una possible conseqüència de no controlar correctament la documentació d'un arxiu?

    <p>Pèrdua de documents importants</p> Signup and view all the answers

    Quina obligació tenen les entitats en relació amb la recollida de dades personals?

    <p>Informar prèviament sobre les dades recollides</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents afirmacions sobre l'accés a les dades personals és correcta?

    <p>Permet obtenir informació sobre el tractament de les dades</p> Signup and view all the answers

    Quin és un exemple de dada que requereix mesures de seguretat mitjanes?

    <p>Dades financeres generals</p> Signup and view all the answers

    Quina és la millor opció per a preservar la documentació quan circula fora de l'arxiu?

    <p>Fer còpies i marcar-les com a tal</p> Signup and view all the answers

    Quin article de la Carta Magna limita l'ús de la informàtica per protegir la intimitat?

    <p>Article 18</p> Signup and view all the answers

    Quina és la finalitat dels drets ARCO?

    <p>Proporcionar control a les persones sobre les seves dades</p> Signup and view all the answers

    Què s'ha de fer amb les dades després del termini de prescripció?

    <p>Eliminar-les completament</p> Signup and view all the answers

    Quina informació s'ha d'anotar per controlar els documents que surten de l'arxiu?

    <p>Anotació sobre la devolució</p> Signup and view all the answers

    Quin és el propòsit de transferir documents de l'arxiu actiu al semiactiu?

    <p>Alleugerir l'arxiu actiu de documents innecessaris</p> Signup and view all the answers

    Quines preguntes s'han de formular abans de destruir un document?

    <p>Serà útil el document en el futur?</p> Signup and view all the answers

    Quin és el nivell de seguretat més adequat per a documents amb informació confidencial segons la norma DIN 32757?

    <p>Nivell 3</p> Signup and view all the answers

    Quines són les conseqüències d'abandonar documentació sense destruir-la adequadament?

    <p>Genera alarma social i problemes legals</p> Signup and view all the answers

    Quin és un exemple d'un document que ha de ser tractat amb un nivell de seguretat alt?

    <p>Contracts laborals actius</p> Signup and view all the answers

    Per què és important destruir les dades privades abans de llençar documentació?

    <p>Per garantir la confidencialitat respecte a tercers</p> Signup and view all the answers

    Quin és l'objectiu principal de mantenir arxius actius amb documentació actualitzada?

    <p>Facilitar l'accés a documents clau</p> Signup and view all the answers

    Quina afirmació és correcta pel que fa a la custòdia de la documentació empresarial?

    <p>L'empresa ha de garantir la confidencialitat de la documentació.</p> Signup and view all the answers

    Com afectar l'ús de màquines destructores de documentació al tractament de dades a les empreses?

    <p>Redueix els casos d'abandonament de documents sensibles</p> Signup and view all the answers

    Quina mida s'ha de seguir per a documents generals segons la norma DIN 32757?

    <p>No superar 2.000 mm² en tires de 10,5 mm</p> Signup and view all the answers

    Quin factor pot influir en la freqüència de transferència de documentació entre arxius?

    <p>La grandària de l'empresa</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de documents es transferixen habitualment a l'arxiu inactiu?

    <p>Documents de més d'un any d'antiguitat</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents descripcions correspon a les prestatgeries?

    <p>Són dissenyades per guardar carpetes i caixes d'arxivament definitiu.</p> Signup and view all the answers

    Quin és l'ús principal dels armaris sobre rails?

    <p>Emmagatzemar documents poc actius de manera eficient.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les principals preocupacions d'una empresa amb relació a la informació que custodia?

    <p>Garantir la confidencialitat de la informació sensible.</p> Signup and view all the answers

    Com es poden imposar limitacions d'accés a la documentació?

    <p>Mitjançant avisos sobre la confidencialitat.</p> Signup and view all the answers

    Quina funció té una capsa d'arxivament definitiu?

    <p>Guardar documents inactius de forma ordenada.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la millor manera d'assegurar-se que un arxiu funcioni correctament?

    <p>Establir normes comuns per a tots els treballadors amb accés.</p> Signup and view all the answers

    Quina estructura és útil per tenir a mà les carpetes necessàries per treballar?

    <p>Un carro per a carpetes penjants.</p> Signup and view all the answers

    Quin mecanisme utilitzen els armaris sobre rails per facilitar l'accés?

    <p>Un volant al lateral per moure els armaris.</p> Signup and view all the answers

    Quina tasca pot realitzar el responsable de l'arxiu en una gran empresa?

    <p>Centralitzar informació sobre la seva organització.</p> Signup and view all the answers

    Per què és convenient vetllar pel compliment de les normes d'arxivament?

    <p>Per unificar la manera d'arxivar i facilitar la seva localització.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un inconvenient d'utilitzar armaris sobre rails en una empresa?

    <p>Dificulten l'accés simultani a documents en armaris diferents.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de material es fa servir per a les caixes d'arxivament definitiu?

    <p>Cartró.</p> Signup and view all the answers

    Quina actitud ha de tenir el cap de recursos humans respecte a la informació que gestiona?

    <p>Tenir accés restringit només a les nòmines dels seus treballadors.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus d'arxiu és recomanable per arxivar documents poc actius?

    <p>Arxius sobre rails.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la mida màxima permes per a partícules en documents classificats?

    <p>0,9 × 30-50 mm</p> Signup and view all the answers

    Quina normativa s'aplica en el procés de destrucció documental?

    <p>Llei de protecció de dades de caràcter personal</p> Signup and view all the answers

    Quin és l'objectiu principal dels protocols d'assignació de responsabilitats en la destrucció documental?

    <p>Minimitzar l'arbitrarietat en la selecció de documents</p> Signup and view all the answers

    Fins a quina mida s'estandarditza el nivell 6 en les partícules de documents?

    <p>0,8 × 5 mm</p> Signup and view all the answers

    Quina és la relació entre els nivells de seguretat bàsic i l'alt?

    <p>Els nivells s'agrupen segons la confidencialitat</p> Signup and view all the answers

    Quina acció es recomana per evitar la destrucció accidental de documents?

    <p>Establir protocols i categories de documents</p> Signup and view all the answers

    Quina és l'exigència de seguretat més alta en el nivell 5 per a documents?

    <p>Documents sense reproducció possible</p> Signup and view all the answers

    Quin element és essencial que cada responsable de custòdia de documentació sàpiga?

    <p>Quina és la documentació de la qual n'és responsable</p> Signup and view all the answers

    Quina és la finalitat principal dels protocols d'eliminació de documentació?

    <p>Destruir documentació obsoleta que conté dades personals o d'empreses.</p> Signup and view all the answers

    Quina mesura s'ha de prendre per evitar que els treballadors accedeixin a informació restringida?

    <p>Establir mecanismes de control d'accés i autorització.</p> Signup and view all the answers

    Quin nivell d'informació pot conèixer un treballador però no un client?

    <p>Costos de producció i marges de comercialització.</p> Signup and view all the answers

    Quina condició és essencial per a l'accés a les dades personals en una empresa?

    <p>L'accés està limitat a les dades necessàries per a les seves funcions.</p> Signup and view all the answers

    On es pot emmagatzemar informació restringida, segons les bones pràctiques?

    <p>En una caixa forta o amb pany, si és necessari.</p> Signup and view all the answers

    Quin exemple representa el nivell d'informació més confidencial en una empresa?

    <p>Plans estratègics a llarg termini.</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents opcions descriu millor la restricció en l'ús de dades personals?

    <p>Només es poden utilitzar per a finalitats similars a les que van justificar la seva recollida.</p> Signup and view all the answers

    Quin paper té el responsable del fitxer sobre les dades personals?

    <p>Establir mecanismes de seguretat i controlar accés.</p> Signup and view all the answers

    En relació amb la informació sobre clients, quin criteri ha de seguir una empresa per evitar accés no autoritzat?

    <p>Utilitzar un sistema d'accés restringit per nivell.</p> Signup and view all the answers

    Quants grups bàsics es poden formar en el sistema decimal?

    <p>10</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus d'informació es considera d'accés públic en una empresa?

    <p>Llista de productes comercialitzats.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la finalitat de l'organització prèvia de l'arxiu?

    <p>Facilitar l'accés a la documentació</p> Signup and view all the answers

    Quina norma regula l'accés als recursos en una empresa segons el Reial decret 1720/2007?

    <p>L'accés ha d'estar restringit només als recursos necessaris.</p> Signup and view all the answers

    Com s'organitzen habitualment els documents de clients?

    <p>Per criteri geogràfic</p> Signup and view all the answers

    Quin es considera un avantatge de l'informatitzat en xarxa per gestionar la informació d'una empresa?

    <p>Permet un control més rigorós dels drets d'accés.</p> Signup and view all the answers

    Quina característica tenen les carpetes penjants?

    <p>Són de plàstic i es poden penjar per accessibilitat</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les funcions de la normativa de protecció de dades de caràcter personal?

    <p>Protegir les dades dels usuaris i establir condicions d'accés.</p> Signup and view all the answers

    Quina forma de classificació es recomana per a documentació petita?

    <p>Carpetes classificadores o tipus acordió</p> Signup and view all the answers

    Quina és la funció principal de les anelles de les carpetes arxivadores de palanca?

    <p>Arxivar la documentació de manera compacta</p> Signup and view all the answers

    Quin criteri s'ha de tenir en compte a l'hora de seleccionar el mobiliari d'arxivament?

    <p>Proximitat a les persones usuàries</p> Signup and view all the answers

    Quina solució es recomana si l'espai d'arxiu està limitat?

    <p>Centralitzar l'arxiu en un únic lloc</p> Signup and view all the answers

    Quins elements s'inclouen en els tres grans grups de materials per arxivar?

    <p>Carpetes, mobiliari i altres elements</p> Signup and view all the answers

    Per a què es recomana utilitzar carpetes amb fundes?

    <p>Protegir documentació original fora de l'arxiu</p> Signup and view all the answers

    Quina és la característica principal de les carpetes arxivadores de palanca?

    <p>Incorporen un mecanisme metàl·lic</p> Signup and view all the answers

    Quina classificació és la més habitual per agrupar la informació?

    <p>Per carpetes</p> Signup and view all the answers

    On haurien de ser col·locades les carpetes que contenen documentació de treball freqüent?

    <p>A prop de l'usuari i amb facilitat d'accés</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de carpetes es fan servir per mantenir l'ordenació en la transferència d'arxius?

    <p>Carpetes classificadores</p> Signup and view all the answers

    Study Notes

    Importància de l'arxiu en les empreses

    • Les empreses gestionen documents diàriament, amb variades importàncies que determinen el seu arxivament o destrucció.
    • Una classificació adequada dels documents permet complir amb els requisits legals de conservació, especialment per documents mercantils.

    Concepte d'arxiu

    • L'arxiu inclou documents rebuts o generats per una entitat, mantenint-los per a una futura utilització.
    • Es distingeixen dues accepcions d'arxiu: relatiu al continent (lloc físic) i al contingut (tipus de documentació).
    • La tasca d'arxivar és essencial per accedir ràpidament a la informació necessària.

    Tipus d'arxius

    • Arxius històrics: Documentació de més de 25 anys, amb valor investigatiu, però no empresarial.
    • Arxius de gestió: Documents d'ús freqüent dins de l'empresa.
    • Classificació segons titularitat: Arxius públics (amb regulació legal) i privats (regulats per l'entitat que els gestiona).

    Avantatges i inconvenients dels arxius descentralitzats

    • Avantatges: Accés ràpid per cada departament, recursos propers a les necessitats.
    • Inconvenients: Augment del cost per més espai d'emmagatzematge i risc de duplicitat en la informació.

    Classificació dels arxius

    • Classificació segons el cicle de vida: Actius (molt consultats), semiactius (consultació moderada) i passius (poc consultats).
    • Les empreses solen tenir un sistema híbrid d'arxivament per maximitzar l'eficiència.

    Tecnologies de la informació

    • L'ús d'arxius digitals facilita l'accés a la documentació i permet un sistema més flexible i ràpid d'arxivament.

    Valor dels documents

    • Documents amb valor primari (necessaris per l'operativa) i valor secundari (documentació històrica, investigativa).
    • Els documents es conserven per recuperar informació útil per a la gestió o per requeriments legals.

    Procés d'arxivament

    • Comença amb la recepció i registre dels documents, seguit de la classificació i ordenació per facilitar la consulta futura.
    • La codificació es realitza per dotar cada document d'una clau única que permeti identificar-lo fàcilment.

    Classificació i ordenació

    • S'implementen criteris de classificació simplificats i sistemes d'ordenació alfabètica per facilitar l'accés.
    • El sistema alfabètic utilitzat consisteix en classificar documents per raó social o cognom, amb normes per resoldre coincidències.

    Avantatges i inconvenients del sistema alfabètic

    • Avantatges: Simplicitat i facilitat d'ús.
    • Inconvenients: Redistribució constant dels documents a mesura que es van intercalant nous, complicant l'ordenació.

    Consideracions finals

    • El criteri a l'hora de destruir documentació ha de ser clar i basat en normatives legals i necessitats operatives, per evitar la sobrecàrrega documental a l'empresa.### Classificació i Ordenació de Documents
    • L'espai d'emmagatzematge pot ser infrautilitzat o saturat depenent de l'ús de les lletres assignades.
    • La classificació cronològica ajuda a optimitzar gestions com cobraments, ordenant documents per data de venciment o d'emissió.
    • Normes per a la classificació cronològica: utilitzar dates aparegudes al document o registrar altres dates rellevants.
    • Evitar barrejar documents amb diferents criteris d'ordenació per mantenir la coherència.
    • Avantatges del sistema cronològic inclouen menys intercalacions de documents i facilitat en la gestió de cobraments.
    • Inconvenients del sistema cronològic: saturació de documentació quan arriba gran quantitat en poc temps.

    Classificació Geogràfica

    • Classificació segons la ubicació: països, comunitats autònomes, províncies, etc.
    • Només utilitzar intuïció pot provocar errors en la classificació geogràfica.
    • Avantatge: adaptabilitat a les necessitats de l'empresa.
    • Inconvenient: no proporciona un ordre específic entre documents dins de la mateixa zona.

    Classificació per Matèries o Assumptes

    • Documentació agrupada per tipologia, com factures o carpetes de clients.
    • Normes per a la classificació per matèries: especificar el moment del canvi entre grups.
    • Avantatges: facilitar la generació de noves carpetes segons les necessitats.
    • Inconvenients: definició i disseny de grups és difícil, requereix temps i pot necessitar reclassificació.

    Classificació Numèrica i Alfanumèrica

    • Classificació segons números o combinació de lletres i números per documentar expedients.
    • Normes: requeriment d'un índex o base de dades per localitzar documents.
    • Sistema decimal universal per a la classificació del coneixement, facilitant l'ordenació i agrupació.

    Sistemes Mixtos de Classificació

    • Utilització de diversos criteris en la classificació, combinant per matèries i sistemes alfabètics i cronològics.
    • Organització eficient de l'arxiu abans d'iniciar l'arxivament per facilitar l'accés i reduir recorreguts.

    Mobilitat i Mobiliari

    • Selecció del mobiliari per a l'arxiu és clau: espai disponible, proximitat a qui necessitarà l'accés, volum d'informació a classificar.
    • Tipus comuns de mobiliari: armari per a carpetes penjants, prestatgeries, armaris sobre rails.
    • Altres elements d'arxivament inclouen caixes d'arxivament definitiu per documentació inactiva.

    Tipus de Carpetes

    • Carpetes penjants, classificadores, arxivadores de palanca i carpetes amb fundes, cadascuna amb característiques específiques per a funcions particulars.
    • La selecció de carpetes adequades pot millorar considerablement la gestió documental dins l'empresa.### Organització de la Documentació
    • L'arxiu és un sistema per organitzar i facilitar la localització de documentació, no indica que deixarà de ser utilitzada.
    • Accés a l'arxiu pot ser compartit entre diverses persones, però no tots tenen accés a tota la documentació.
    • Elaborar normes comunes per a l'arxivament és essencial per facilitar la localització futura dels documents.

    Normatives d'Arxiu

    • Unificar normes d'accés és crucial per a la funcionalitat de l'arxiu.
    • Un responsable de l'arxiu és recomanable en empreses grans per gestionar expedients, controlar sol·licituds i fer seguiments.
    • Confidencialitat és una preocupació destacada per protegir la informació sensible.

    Protocols d'Accés i Manipulació

    • Protocols d'accés limiten la informació accessible, assegurant que només els treballadors rellevants tinguin accés a la informació necessària.
    • Limitacions físiques i tècniques s'utilitzen per resguardar la documentació.
    • És habitual establir protocols de manipulació per control de documents, com la traçabilitat i el registre de qui manipula la informació.

    Destrucció de Documentació

    • Documentació amb dades personals no pot ser abandonada, ha de ser destruïda adequadament amb destructores o serveis especialitzats.
    • Destrucció inadequate pot comportar repercussions legals i afectar la confidencialitat empresarial.

    Nivells d'Accés a la Informació

    • Accés a la informació es distribueix en diversos nivells: superficial, de treballadors però no clients, informació confidencial entre treballadors, i informació restringida a un grup reduït.
    • Les organitzacions han de gestionar els drets d'accés per assegurar que les dades sensibles no estiguin a l'abast de qui no hauria d'accedir.

    Normativa de Protecció de Dades

    • Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament d'informació personal.
    • Drets ARCO (Accés, Cancel·lació, Rectificació, Oposició) protegeixen les dades personals dels ciutadans.
    • Informar els afectats sobre l'ús de les seves dades és essencial i han de tenir possibilitats d'exercir els seus drets.

    Cicle de Vida de la Documentació

    • Documentació s'organitza en arxius actius, semiactius i inactius, amb transferències programades entre ells.
    • Necessitat d'alleugerir arxius actius per garantir una gestió eficient de l'espai i mantenir només la documentació que val la pena conservar.

    Control de Documentació

    • Registre dels documents que surten de l'arxiu per saber qui n’és responsable durant el temps fora.
    • Utilització de còpies de documents originals per evitar pèrdues i facilitar l'accés.

    Destrucció i Confidencialitat

    • Destrucció de documentació ha de ser planificada per assegurar que no s'abandoni informació sensible.
    • Sancions han ocorregut per abandonament de documents confidencials, fent evident la necessitat de prendre mesures adequades.

    Millores en la Gestió Documental

    • L'ús de sistemes informàtics i mecanitzats per a l'arxiu ha millorat la seguretat i l'eficiència.
    • La responsabilitat sobre la confidencialitat de la informació és primordal per a la imatge i l'operativitat de l'empresa.

    Studying That Suits You

    Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

    Quiz Team

    Description

    Descobreix la importància de l'arxiu en la gestió documental dins de les empreses. Aquesta prova explora els tipus d'arxius, la seva classificació i els avantatges d'un sistema d'arxiu adequat. Combina coneixements sobre la legislació i la pràctica de l'arxivament per garantir una organització efectiva.

    More Like This

    Use Quizgecko on...
    Browser
    Open
    Browser
    Browser