Podcast
Questions and Answers
Els documents amb importància mínima acabaran en la deixalleria de paper.
Els documents amb importància mínima acabaran en la deixalleria de paper.
True (A)
L'arxiu es refereix només al lloc físic on es desa la documentació.
L'arxiu es refereix només al lloc físic on es desa la documentació.
False (B)
Conservar documentació no és una exigència legal per a les empreses.
Conservar documentació no és una exigència legal per a les empreses.
False (B)
Arxivar documents és una tasca que no té cap importància en una empresa.
Arxivar documents és una tasca que no té cap importància en una empresa.
És possible oblidar on es troben els documents si no són arxivats correctament.
És possible oblidar on es troben els documents si no són arxivats correctament.
La classificació de documents pot ajudar a complir amb les exigències legals.
La classificació de documents pot ajudar a complir amb les exigències legals.
Tots els documents generats per l'empresa són de gran valor.
Tots els documents generats per l'empresa són de gran valor.
Un arxiu com a institució implica més que un simple lloc de desament.
Un arxiu com a institució implica més que un simple lloc de desament.
Els arxius històrics inclouen documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat.
Els arxius històrics inclouen documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat.
La documentació d'un arxiu històric sempre ha de superar els cent anys d'antiguitat.
La documentació d'un arxiu històric sempre ha de superar els cent anys d'antiguitat.
Els arxius poden ser classificats segons la seva edat o titularitat.
Els arxius poden ser classificats segons la seva edat o titularitat.
Els arxius privats estaven regulats per una normativa específica.
Els arxius privats estaven regulats per una normativa específica.
Les empreses grans solen tenir un arxiu centralitzat exclusivament.
Les empreses grans solen tenir un arxiu centralitzat exclusivament.
Els arxius descentralitzats permeten una millor especialització dels arxivers.
Els arxius descentralitzats permeten una millor especialització dels arxivers.
La tendència a treballar amb arxius digitals connectats facilita l'arxivament centralitzat.
La tendència a treballar amb arxius digitals connectats facilita l'arxivament centralitzat.
Els arxius passius es troben més a prop dels treballadors que els arxius actius.
Els arxius passius es troben més a prop dels treballadors que els arxius actius.
Una bona classificació dels documents rebuts és essencial per al seu ús posterior.
Una bona classificació dels documents rebuts és essencial per al seu ús posterior.
La transferència de documents es realitza quan la seva freqüència d'ús disminueix.
La transferència de documents es realitza quan la seva freqüència d'ús disminueix.
L'arxiu semiactiu és aquell que conté documents d'ús molt freqüent.
L'arxiu semiactiu és aquell que conté documents d'ús molt freqüent.
Els arxius descentralitzats solen estar situats en mobiliari de fàcil accés.
Els arxius descentralitzats solen estar situats en mobiliari de fàcil accés.
El valor secundari de la documentació no té utilitat jurídica.
El valor secundari de la documentació no té utilitat jurídica.
Un bon arxivament pot contribuir a la reducció de costos en les empreses.
Un bon arxivament pot contribuir a la reducció de costos en les empreses.
Els documents d'una empresa són creats només per ser arxivats.
Els documents d'una empresa són creats només per ser arxivats.
El número 430001 es pot assignar al client X en un sistema de comptabilitat.
El número 430001 es pot assignar al client X en un sistema de comptabilitat.
És recomanable arxivar els documents immediatament després de comptabilitzar-los.
És recomanable arxivar els documents immediatament després de comptabilitzar-los.
La classificació de documents pot facilitar l'accés a informació important.
La classificació de documents pot facilitar l'accés a informació important.
L'ordenació cronològica col·loca el document més antic a la part davantera.
L'ordenació cronològica col·loca el document més antic a la part davantera.
Els documents arxivats s'han de deixar sobresortint de les carpetes per ser fàcilment visibles.
Els documents arxivats s'han de deixar sobresortint de les carpetes per ser fàcilment visibles.
El sistema de classificació alfabètica és poc utilitzat en les empreses.
El sistema de classificació alfabètica és poc utilitzat en les empreses.
Un document pot incloure articles i preposicions a l'hora de classificar-lo.
Un document pot incloure articles i preposicions a l'hora de classificar-lo.
La creació d'un sistema d'ordenació ajuda a evitar l'acumulació de documents a les taules de treball.
La creació d'un sistema d'ordenació ajuda a evitar l'acumulació de documents a les taules de treball.
La diferència entre classificar i ordenar és la mateixa.
La diferència entre classificar i ordenar és la mateixa.
Si el primer cognom coincideix, s'utilitzarà el segon cognom per establir l'ordre.
Si el primer cognom coincideix, s'utilitzarà el segon cognom per establir l'ordre.
Els documents arxivats han de ser processos i completar tot el tractament d'informació abans de l'arxivament.
Els documents arxivats han de ser processos i completar tot el tractament d'informació abans de l'arxivament.
Tots els documents s'han de classificar pel nom del carrer de l'adreça.
Tots els documents s'han de classificar pel nom del carrer de l'adreça.
L'ordenació basada en la raó social d'una empresa és una pràctica habitual.
L'ordenació basada en la raó social d'una empresa és una pràctica habitual.
El sistema alfabètic implica una redistribució constant de tota la documentació.
El sistema alfabètic implica una redistribució constant de tota la documentació.
L'espai destinat a documents d'una lletra sempre està saturat en un sistema alfabètic.
L'espai destinat a documents d'una lletra sempre està saturat en un sistema alfabètic.
Els documents tenen caràcter probatori només en el món de la gestió de l'empresa.
Els documents tenen caràcter probatori només en el món de la gestió de l'empresa.
L'ordenació cronològica pot ser útil en gestions com cobrament o pagaments.
L'ordenació cronològica pot ser útil en gestions com cobrament o pagaments.
La normativa obliga els empresaris a conservar la documentació relacionant amb el seu negoci.
La normativa obliga els empresaris a conservar la documentació relacionant amb el seu negoci.
Un inconvenient del sistema cronològic és que mai hi ha intercalació de documents.
Un inconvenient del sistema cronològic és que mai hi ha intercalació de documents.
La classificació geogràfica no proporciona un ordre específic per als documents.
La classificació geogràfica no proporciona un ordre específic per als documents.
Desfer-se de documentació innecessària no requereix cap criteri ni norma.
Desfer-se de documentació innecessària no requereix cap criteri ni norma.
En un sistema geogràfic, és recomanable basar-se només en la intuïció per classificar documents.
En un sistema geogràfic, és recomanable basar-se només en la intuïció per classificar documents.
Tots els documents rebuts per l'empresa són sempre útils en el futur.
Tots els documents rebuts per l'empresa són sempre útils en el futur.
Utilitzar dates d'arribada per classificar documents requereix intercalar documents freqüentment.
Utilitzar dates d'arribada per classificar documents requereix intercalar documents freqüentment.
El procés d'arxivat consisteix justament en crear documents nous.
El procés d'arxivat consisteix justament en crear documents nous.
El registre de documentació és útil per comprovar si hem rebut un document.
El registre de documentació és útil per comprovar si hem rebut un document.
Un sistema d'ordenació addicional pot ser necessari dins de cada carpeta de zona si el volum d'informació és gran.
Un sistema d'ordenació addicional pot ser necessari dins de cada carpeta de zona si el volum d'informació és gran.
La classificació de documents pretén facilitar l'accés a la informació.
La classificació de documents pretén facilitar l'accés a la informació.
És possible canviar arbitràriament la data utilitzada per a l'ordenació dels documents.
És possible canviar arbitràriament la data utilitzada per a l'ordenació dels documents.
L'ordenació alfabètica és el sistema més adequat quan els documents són nombrosos i es relacionen amb diverses dates.
L'ordenació alfabètica és el sistema més adequat quan els documents són nombrosos i es relacionen amb diverses dates.
La codificació de documents implica assignar noms descriptius a cada document.
La codificació de documents implica assignar noms descriptius a cada document.
L'empresa ha de conservar documentació per voluntat pròpia només quan així ho desitgi.
L'empresa ha de conservar documentació per voluntat pròpia només quan així ho desitgi.
El sistema cronològic és perfectament adequat quan tota la documentació arriba al mateix temps.
El sistema cronològic és perfectament adequat quan tota la documentació arriba al mateix temps.
L'activitat d'arxivament d'un document comença quan arriba a l'empresa.
L'activitat d'arxivament d'un document comença quan arriba a l'empresa.
La documentació pot ser classificada cronològicament per trimestres.
La documentació pot ser classificada cronològicament per trimestres.
Els costos de mantenir documentació innecessària són únicament financers.
Els costos de mantenir documentació innecessària són únicament financers.
Un avantatge del sistema geogràfic és la seva rigidesa en la definició de zones.
Un avantatge del sistema geogràfic és la seva rigidesa en la definició de zones.
La utilització d'un sistema d'ordenació addicional dins un sistema geogràfic és sempre innecessària.
La utilització d'un sistema d'ordenació addicional dins un sistema geogràfic és sempre innecessària.
El valor d'un contracte es limita a la seva utilitat com a document legal.
El valor d'un contracte es limita a la seva utilitat com a document legal.
La persona encarregada de destruir documents ha de seguir un procediment legal.
La persona encarregada de destruir documents ha de seguir un procediment legal.
El registre de factures no és un component rellevant en la gestió documental.
El registre de factures no és un component rellevant en la gestió documental.
La documentació només es conserva per la seva signatura i data.
La documentació només es conserva per la seva signatura i data.
El sistema de classificació per matèries pot provocar que alguns documents quedin a la carpeta equivocada.
El sistema de classificació per matèries pot provocar que alguns documents quedin a la carpeta equivocada.
La classificació per matèries no requereix temps per ser dissenyada correctament.
La classificació per matèries no requereix temps per ser dissenyada correctament.
El sistema decimal universal es basa en la divisió dels documents en dotze grups.
El sistema decimal universal es basa en la divisió dels documents en dotze grups.
En un sistema de classificació numèrica, la codificació dels documents es fa només amb números.
En un sistema de classificació numèrica, la codificació dels documents es fa només amb números.
Els documents poden incloure tant la informació de la província com la de la població per facilitar la seva classificació.
Els documents poden incloure tant la informació de la província com la de la població per facilitar la seva classificació.
La classificació per matèries ofereix l'avantatge de crear noves carpetes sense complicacions.
La classificació per matèries ofereix l'avantatge de crear noves carpetes sense complicacions.
Els expedients mèdics es classifiquen únicament de forma alfanumèrica.
Els expedients mèdics es classifiquen únicament de forma alfanumèrica.
El sistema numèric no proporciona informació addicional sobre els documents emmagatzemats.
El sistema numèric no proporciona informació addicional sobre els documents emmagatzemats.
La classificació per matèries és un sistema d'ordenació de documents.
La classificació per matèries és un sistema d'ordenació de documents.
Un codi és el conjunt de nombres i/o lletres assignat a un document.
Un codi és el conjunt de nombres i/o lletres assignat a un document.
El grup 11 sempre és superior al grup 1 en el sistema de classificació decimal.
El grup 11 sempre és superior al grup 1 en el sistema de classificació decimal.
Es pot utilitzar un índex o una base de dades auxiliar per facilitar la cerca de documents en un sistema numèric.
Es pot utilitzar un índex o una base de dades auxiliar per facilitar la cerca de documents en un sistema numèric.
La classificació de documents s'ha de fer sense tenir en compte les seves característiques.
La classificació de documents s'ha de fer sense tenir en compte les seves característiques.
Les partícules de documents classificats no han de superar els 320 mm².
Les partícules de documents classificats no han de superar els 320 mm².
El nivell 6 de classificació de documents està legalment recollit per les normes pertinents.
El nivell 6 de classificació de documents està legalment recollit per les normes pertinents.
La destrucció de documentació ha de ser aleatòria per evitar errors.
La destrucció de documentació ha de ser aleatòria per evitar errors.
Els documents amb un alt nivell de confidencialitat no es poden reproduir.
Els documents amb un alt nivell de confidencialitat no es poden reproduir.
Els responsables de la custòdia de documents no necessiten saber quina documentació poden destruir.
Els responsables de la custòdia de documents no necessiten saber quina documentació poden destruir.
Les partícules en documents de nivell 5 han de ser de màxim 10 mm².
Les partícules en documents de nivell 5 han de ser de màxim 10 mm².
Els protocols de destrucció documental són essencials per minimitzar la selecció arbitrària de documents.
Els protocols de destrucció documental són essencials per minimitzar la selecció arbitrària de documents.
El procés de destrucció documental s'ha de realitzar sense tenir en compte la legislació sobre residus perillosos.
El procés de destrucció documental s'ha de realitzar sense tenir en compte la legislació sobre residus perillosos.
Els armaris sobre rails són recomanables per documents molt actius.
Els armaris sobre rails són recomanables per documents molt actius.
Les caixes d'arxivament definitiu són de plàstic i es munten fàcilment.
Les caixes d'arxivament definitiu són de plàstic i es munten fàcilment.
El carro per a carpetes penjants és útil per tenir carpetes a mà.
El carro per a carpetes penjants és útil per tenir carpetes a mà.
Les prestatgeries són útils per guardar carpetes actives.
Les prestatgeries són útils per guardar carpetes actives.
Els protocols d'accés permeten que tots els treballadors accedeixin a tota la documentació de l'empresa.
Els protocols d'accés permeten que tots els treballadors accedeixin a tota la documentació de l'empresa.
La figura del responsable de l'arxiu és important en empreses petites.
La figura del responsable de l'arxiu és important en empreses petites.
Les empreses no necessiten establir normes comunes per a l'arxivament.
Les empreses no necessiten establir normes comunes per a l'arxivament.
Els documents que contenen dades sensibles han de tractar-se d'acord amb la normativa sobre protecció de dades.
Els documents que contenen dades sensibles han de tractar-se d'acord amb la normativa sobre protecció de dades.
El mecanisme dels armaris sobre rails permet obrir diversos passadissos alhora.
El mecanisme dels armaris sobre rails permet obrir diversos passadissos alhora.
Les limitacions d'accés poden ser físiques o tecnològiques.
Les limitacions d'accés poden ser físiques o tecnològiques.
Arxivar documents implica només guardar-los sense més.
Arxivar documents implica només guardar-los sense més.
El cabal de documentació d'una empresa no inclou informes interns.
El cabal de documentació d'una empresa no inclou informes interns.
Una norma d'arxivament pot incloure com es fa el registre de documents.
Una norma d'arxivament pot incloure com es fa el registre de documents.
El fet d'arxivar documents implica que ja no s'utilitzaran més.
El fet d'arxivar documents implica que ja no s'utilitzaran més.
Els protocols d'eliminació de documentació obsoleta han de contenir dades personals o d'empreses.
Els protocols d'eliminació de documentació obsoleta han de contenir dades personals o d'empreses.
El treballador d'una empresa pot accedir a tota la documentació sense restriccions.
El treballador d'una empresa pot accedir a tota la documentació sense restriccions.
Una empresa pot utilitzar les dades de caràcter personal per a finalitats diferents a les que van justificar la seva recollida.
Una empresa pot utilitzar les dades de caràcter personal per a finalitats diferents a les que van justificar la seva recollida.
La informació estratègica en una empresa és accessible per a tots els treballadors.
La informació estratègica en una empresa és accessible per a tots els treballadors.
El Reial decret 1720/2007 regula com ha de ser l'accés a les dades d'una empresa.
El Reial decret 1720/2007 regula com ha de ser l'accés a les dades d'una empresa.
Tots els treballadors d'una empresa tenen accés a la seva informació salarial.
Tots els treballadors d'una empresa tenen accés a la seva informació salarial.
El control d'accés a la informació es pot establir de manera organitzada mitjançant sistemes d'informació.
El control d'accés a la informació es pot establir de manera organitzada mitjançant sistemes d'informació.
Els clients poden accedir a tota la informació relacionada amb una empresa.
Els clients poden accedir a tota la informació relacionada amb una empresa.
El volum de documentació a destruir és un dels factors que determina si es contracta un servei especialitzat.
El volum de documentació a destruir és un dels factors que determina si es contracta un servei especialitzat.
No cal tenir una relació actualitzada d'usuaris i perfils d'usuaris en una empresa.
No cal tenir una relació actualitzada d'usuaris i perfils d'usuaris en una empresa.
La informació d'operacions comercials d'una empresa no es pot compartir amb els clients.
La informació d'operacions comercials d'una empresa no es pot compartir amb els clients.
Les normatives de protecció de dades permeten que qualsevol treballador tingui accés a dades sensibles.
Les normatives de protecció de dades permeten que qualsevol treballador tingui accés a dades sensibles.
El mòbil de la informació pot ser arxivada en mobiliari de fàcil accés independentment de la seva importància.
El mòbil de la informació pot ser arxivada en mobiliari de fàcil accés independentment de la seva importància.
La documentació pot ser destruïda sense considerar la seva utilitat futura.
La documentació pot ser destruïda sense considerar la seva utilitat futura.
El nivell de seguretat en la destrucció de documents no és rellevant per a la confidencialitat de la informació.
El nivell de seguretat en la destrucció de documents no és rellevant per a la confidencialitat de la informació.
La transferència de documents al semiactiu es realitza quan la documentació té menys d'un any d'antiguitat.
La transferència de documents al semiactiu es realitza quan la documentació té menys d'un any d'antiguitat.
La documentació inactiva es pot destruir immediatament després de ser transferida.
La documentació inactiva es pot destruir immediatament després de ser transferida.
Les màquines destructores de documents són el mètode més ràpid per destruir documents en grans quantitats.
Les màquines destructores de documents són el mètode més ràpid per destruir documents en grans quantitats.
El cost d'oportunitat és una consideració a tenir en compte abans d'eliminar documentació.
El cost d'oportunitat és una consideració a tenir en compte abans d'eliminar documentació.
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades no té cap paper en la responsabilitat de custòdia de la documentació.
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades no té cap paper en la responsabilitat de custòdia de la documentació.
La destrucció de dades personals es regeix per estàndards com la norma DIN 32757.
La destrucció de dades personals es regeix per estàndards com la norma DIN 32757.
Es poden eliminar les dades privades d'un document sense necessitat de destruir-lo completament.
Es poden eliminar les dades privades d'un document sense necessitat de destruir-lo completament.
Els documents generals s'han de destruir en trossets grans per garantir la seva irreconeixibilitat.
Els documents generals s'han de destruir en trossets grans per garantir la seva irreconeixibilitat.
Els arxius actius contenen documentació que rarament supera l'any d'antiguitat.
Els arxius actius contenen documentació que rarament supera l'any d'antiguitat.
Els documents amb informació confidencial requereixen un nivell de destrucció superior al dels documents generals.
Els documents amb informació confidencial requereixen un nivell de destrucció superior al dels documents generals.
Els serveis d'empreses especialitzades en destrucció de documentació es poden contractar en cas de volum elevat de documents.
Els serveis d'empreses especialitzades en destrucció de documentació es poden contractar en cas de volum elevat de documents.
És acceptable deixar documents confidencials als contenidors d'escombraries sense destruir-los.
És acceptable deixar documents confidencials als contenidors d'escombraries sense destruir-los.
L'espai al magatzem no és un factor a considerar en el control de documentació.
L'espai al magatzem no és un factor a considerar en el control de documentació.
El sistema decimal permet formar grups de quantitats il·limitades.
El sistema decimal permet formar grups de quantitats il·limitades.
Els documents d'un client s'ordenaran primerament per matèries.
Els documents d'un client s'ordenaran primerament per matèries.
És important dedicar temps a l'organització prèvia d'un arxiu abans d'arxivar.
És important dedicar temps a l'organització prèvia d'un arxiu abans d'arxivar.
El volum d'informació a classificar no afecta la selecció del mobiliari.
El volum d'informació a classificar no afecta la selecció del mobiliari.
Els documents més prescindibles són els que es mantenen en arxius inactius.
Els documents més prescindibles són els que es mantenen en arxius inactius.
Les carpetes penjants s'utilitzen principalment per emmagatzemar documents de gran volum.
Les carpetes penjants s'utilitzen principalment per emmagatzemar documents de gran volum.
Les carpetes classificadores no tenen compartiments per organitzar documents.
Les carpetes classificadores no tenen compartiments per organitzar documents.
Les carpetes amb fundes són útils per a documentació que ha d'estar protegida.
Les carpetes amb fundes són útils per a documentació que ha d'estar protegida.
L'espai disponible a l'oficina no és un factor important en la selecció d'un arxiu.
L'espai disponible a l'oficina no és un factor important en la selecció d'un arxiu.
El mobiliari més proper als usuaris ha de contenir documentació d'ús freqüent.
El mobiliari més proper als usuaris ha de contenir documentació d'ús freqüent.
Les carpetes simples són útils per incloure documents relacionats amb un tema.
Les carpetes simples són útils per incloure documents relacionats amb un tema.
Les carpetes az no permeten afegir documents una vegada estan tancades.
Les carpetes az no permeten afegir documents una vegada estan tancades.
Els sistemes mixtos de classificació utilitzen sempre només un criteri.
Els sistemes mixtos de classificació utilitzen sempre només un criteri.
Cada tipus de mobiliari té la mateixa capacitat per a tota la documentació.
Cada tipus de mobiliari té la mateixa capacitat per a tota la documentació.
Els drets ARCO atorguen als ciutadans control sobre les seves dades personals.
Els drets ARCO atorguen als ciutadans control sobre les seves dades personals.
La Llei Orgànica 15/1999 regula exclusivament l'ús de les dades perquè siguin segurament falses.
La Llei Orgànica 15/1999 regula exclusivament l'ús de les dades perquè siguin segurament falses.
Una vegada cancel·lades les dades personals, es poden conservar indefinidament.
Una vegada cancel·lades les dades personals, es poden conservar indefinidament.
Hi ha tres nivells de seguretat per als arxius de dades, que són bàsic, mitjà i alt.
Hi ha tres nivells de seguretat per als arxius de dades, que són bàsic, mitjà i alt.
Els fitxers que contenen dades d'ideologia i salut poden tenir mesures de seguretat de nivell mitjà sempre.
Els fitxers que contenen dades d'ideologia i salut poden tenir mesures de seguretat de nivell mitjà sempre.
El document de seguretat no necessita especificar qui té accés a les dades arxivades.
El document de seguretat no necessita especificar qui té accés a les dades arxivades.
Les còpies de documents originals es recomanen sempre que l'usuari sigui extern a l'empresa.
Les còpies de documents originals es recomanen sempre que l'usuari sigui extern a l'empresa.
Un arxiu ben organitzat no té cap importància si les persones poden accedir lliurement a la documentació.
Un arxiu ben organitzat no té cap importància si les persones poden accedir lliurement a la documentació.
La documentació d'arxivament no ha de ser sotmesa a cap control o seguiment.
La documentació d'arxivament no ha de ser sotmesa a cap control o seguiment.
El poder adquisitiu no és considerat una dada personal en el context de la protecció de dades.
El poder adquisitiu no és considerat una dada personal en el context de la protecció de dades.
La prohibició de prestar documentació original és habitual dins de les empreses.
La prohibició de prestar documentació original és habitual dins de les empreses.
Les dades que continguin detalls de la personalitat dels ciutadans requereixen un tractament especial.
Les dades que continguin detalls de la personalitat dels ciutadans requereixen un tractament especial.
El dret d'accés permet a una persona saber com es tracten les seves dades.
El dret d'accés permet a una persona saber com es tracten les seves dades.
Flashcards are hidden until you start studying
Study Notes
Importància de l'arxiu en les empreses
- Les empreses gestionen documents diàriament, amb variades importàncies que determinen el seu arxivament o destrucció.
- Una classificació adequada dels documents permet complir amb els requisits legals de conservació, especialment per documents mercantils.
Concepte d'arxiu
- L'arxiu inclou documents rebuts o generats per una entitat, mantenint-los per a una futura utilització.
- Es distingeixen dues accepcions d'arxiu: relatiu al continent (lloc físic) i al contingut (tipus de documentació).
- La tasca d'arxivar és essencial per accedir ràpidament a la informació necessària.
Tipus d'arxius
- Arxius històrics: Documentació de més de 25 anys, amb valor investigatiu, però no empresarial.
- Arxius de gestió: Documents d'ús freqüent dins de l'empresa.
- Classificació segons titularitat: Arxius públics (amb regulació legal) i privats (regulats per l'entitat que els gestiona).
Avantatges i inconvenients dels arxius descentralitzats
- Avantatges: Accés ràpid per cada departament, recursos propers a les necessitats.
- Inconvenients: Augment del cost per més espai d'emmagatzematge i risc de duplicitat en la informació.
Classificació dels arxius
- Classificació segons el cicle de vida: Actius (molt consultats), semiactius (consultació moderada) i passius (poc consultats).
- Les empreses solen tenir un sistema híbrid d'arxivament per maximitzar l'eficiència.
Tecnologies de la informació
- L'ús d'arxius digitals facilita l'accés a la documentació i permet un sistema més flexible i ràpid d'arxivament.
Valor dels documents
- Documents amb valor primari (necessaris per l'operativa) i valor secundari (documentació històrica, investigativa).
- Els documents es conserven per recuperar informació útil per a la gestió o per requeriments legals.
Procés d'arxivament
- Comença amb la recepció i registre dels documents, seguit de la classificació i ordenació per facilitar la consulta futura.
- La codificació es realitza per dotar cada document d'una clau única que permeti identificar-lo fàcilment.
Classificació i ordenació
- S'implementen criteris de classificació simplificats i sistemes d'ordenació alfabètica per facilitar l'accés.
- El sistema alfabètic utilitzat consisteix en classificar documents per raó social o cognom, amb normes per resoldre coincidències.
Avantatges i inconvenients del sistema alfabètic
- Avantatges: Simplicitat i facilitat d'ús.
- Inconvenients: Redistribució constant dels documents a mesura que es van intercalant nous, complicant l'ordenació.
Consideracions finals
- El criteri a l'hora de destruir documentació ha de ser clar i basat en normatives legals i necessitats operatives, per evitar la sobrecàrrega documental a l'empresa.### Classificació i Ordenació de Documents
- L'espai d'emmagatzematge pot ser infrautilitzat o saturat depenent de l'ús de les lletres assignades.
- La classificació cronològica ajuda a optimitzar gestions com cobraments, ordenant documents per data de venciment o d'emissió.
- Normes per a la classificació cronològica: utilitzar dates aparegudes al document o registrar altres dates rellevants.
- Evitar barrejar documents amb diferents criteris d'ordenació per mantenir la coherència.
- Avantatges del sistema cronològic inclouen menys intercalacions de documents i facilitat en la gestió de cobraments.
- Inconvenients del sistema cronològic: saturació de documentació quan arriba gran quantitat en poc temps.
Classificació Geogràfica
- Classificació segons la ubicació: països, comunitats autònomes, províncies, etc.
- Només utilitzar intuïció pot provocar errors en la classificació geogràfica.
- Avantatge: adaptabilitat a les necessitats de l'empresa.
- Inconvenient: no proporciona un ordre específic entre documents dins de la mateixa zona.
Classificació per Matèries o Assumptes
- Documentació agrupada per tipologia, com factures o carpetes de clients.
- Normes per a la classificació per matèries: especificar el moment del canvi entre grups.
- Avantatges: facilitar la generació de noves carpetes segons les necessitats.
- Inconvenients: definició i disseny de grups és difícil, requereix temps i pot necessitar reclassificació.
Classificació Numèrica i Alfanumèrica
- Classificació segons números o combinació de lletres i números per documentar expedients.
- Normes: requeriment d'un índex o base de dades per localitzar documents.
- Sistema decimal universal per a la classificació del coneixement, facilitant l'ordenació i agrupació.
Sistemes Mixtos de Classificació
- Utilització de diversos criteris en la classificació, combinant per matèries i sistemes alfabètics i cronològics.
- Organització eficient de l'arxiu abans d'iniciar l'arxivament per facilitar l'accés i reduir recorreguts.
Mobilitat i Mobiliari
- Selecció del mobiliari per a l'arxiu és clau: espai disponible, proximitat a qui necessitarà l'accés, volum d'informació a classificar.
- Tipus comuns de mobiliari: armari per a carpetes penjants, prestatgeries, armaris sobre rails.
- Altres elements d'arxivament inclouen caixes d'arxivament definitiu per documentació inactiva.
Tipus de Carpetes
- Carpetes penjants, classificadores, arxivadores de palanca i carpetes amb fundes, cadascuna amb característiques específiques per a funcions particulars.
- La selecció de carpetes adequades pot millorar considerablement la gestió documental dins l'empresa.### Organització de la Documentació
- L'arxiu és un sistema per organitzar i facilitar la localització de documentació, no indica que deixarà de ser utilitzada.
- Accés a l'arxiu pot ser compartit entre diverses persones, però no tots tenen accés a tota la documentació.
- Elaborar normes comunes per a l'arxivament és essencial per facilitar la localització futura dels documents.
Normatives d'Arxiu
- Unificar normes d'accés és crucial per a la funcionalitat de l'arxiu.
- Un responsable de l'arxiu és recomanable en empreses grans per gestionar expedients, controlar sol·licituds i fer seguiments.
- Confidencialitat és una preocupació destacada per protegir la informació sensible.
Protocols d'Accés i Manipulació
- Protocols d'accés limiten la informació accessible, assegurant que només els treballadors rellevants tinguin accés a la informació necessària.
- Limitacions físiques i tècniques s'utilitzen per resguardar la documentació.
- És habitual establir protocols de manipulació per control de documents, com la traçabilitat i el registre de qui manipula la informació.
Destrucció de Documentació
- Documentació amb dades personals no pot ser abandonada, ha de ser destruïda adequadament amb destructores o serveis especialitzats.
- Destrucció inadequate pot comportar repercussions legals i afectar la confidencialitat empresarial.
Nivells d'Accés a la Informació
- Accés a la informació es distribueix en diversos nivells: superficial, de treballadors però no clients, informació confidencial entre treballadors, i informació restringida a un grup reduït.
- Les organitzacions han de gestionar els drets d'accés per assegurar que les dades sensibles no estiguin a l'abast de qui no hauria d'accedir.
Normativa de Protecció de Dades
- Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament d'informació personal.
- Drets ARCO (Accés, Cancel·lació, Rectificació, Oposició) protegeixen les dades personals dels ciutadans.
- Informar els afectats sobre l'ús de les seves dades és essencial i han de tenir possibilitats d'exercir els seus drets.
Cicle de Vida de la Documentació
- Documentació s'organitza en arxius actius, semiactius i inactius, amb transferències programades entre ells.
- Necessitat d'alleugerir arxius actius per garantir una gestió eficient de l'espai i mantenir només la documentació que val la pena conservar.
Control de Documentació
- Registre dels documents que surten de l'arxiu per saber qui n’és responsable durant el temps fora.
- Utilització de còpies de documents originals per evitar pèrdues i facilitar l'accés.
Destrucció i Confidencialitat
- Destrucció de documentació ha de ser planificada per assegurar que no s'abandoni informació sensible.
- Sancions han ocorregut per abandonament de documents confidencials, fent evident la necessitat de prendre mesures adequades.
Millores en la Gestió Documental
- L'ús de sistemes informàtics i mecanitzats per a l'arxiu ha millorat la seguretat i l'eficiència.
- La responsabilitat sobre la confidencialitat de la informació és primordal per a la imatge i l'operativitat de l'empresa.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
