Questions and Answers
Els documents amb importància mínima acabaran en la deixalleria de paper.
True
L'arxiu es refereix només al lloc físic on es desa la documentació.
False
Conservar documentació no és una exigència legal per a les empreses.
False
Arxivar documents és una tasca que no té cap importància en una empresa.
Signup and view all the answers
És possible oblidar on es troben els documents si no són arxivats correctament.
Signup and view all the answers
La classificació de documents pot ajudar a complir amb les exigències legals.
Signup and view all the answers
Tots els documents generats per l'empresa són de gran valor.
Signup and view all the answers
Un arxiu com a institució implica més que un simple lloc de desament.
Signup and view all the answers
Els arxius històrics inclouen documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat.
Signup and view all the answers
La documentació d'un arxiu històric sempre ha de superar els cent anys d'antiguitat.
Signup and view all the answers
Els arxius poden ser classificats segons la seva edat o titularitat.
Signup and view all the answers
Els arxius privats estaven regulats per una normativa específica.
Signup and view all the answers
Les empreses grans solen tenir un arxiu centralitzat exclusivament.
Signup and view all the answers
Els arxius descentralitzats permeten una millor especialització dels arxivers.
Signup and view all the answers
La tendència a treballar amb arxius digitals connectats facilita l'arxivament centralitzat.
Signup and view all the answers
Els arxius passius es troben més a prop dels treballadors que els arxius actius.
Signup and view all the answers
Una bona classificació dels documents rebuts és essencial per al seu ús posterior.
Signup and view all the answers
La transferència de documents es realitza quan la seva freqüència d'ús disminueix.
Signup and view all the answers
L'arxiu semiactiu és aquell que conté documents d'ús molt freqüent.
Signup and view all the answers
Els arxius descentralitzats solen estar situats en mobiliari de fàcil accés.
Signup and view all the answers
El valor secundari de la documentació no té utilitat jurídica.
Signup and view all the answers
Un bon arxivament pot contribuir a la reducció de costos en les empreses.
Signup and view all the answers
Els documents d'una empresa són creats només per ser arxivats.
Signup and view all the answers
El número 430001 es pot assignar al client X en un sistema de comptabilitat.
Signup and view all the answers
És recomanable arxivar els documents immediatament després de comptabilitzar-los.
Signup and view all the answers
La classificació de documents pot facilitar l'accés a informació important.
Signup and view all the answers
L'ordenació cronològica col·loca el document més antic a la part davantera.
Signup and view all the answers
Els documents arxivats s'han de deixar sobresortint de les carpetes per ser fàcilment visibles.
Signup and view all the answers
El sistema de classificació alfabètica és poc utilitzat en les empreses.
Signup and view all the answers
Un document pot incloure articles i preposicions a l'hora de classificar-lo.
Signup and view all the answers
La creació d'un sistema d'ordenació ajuda a evitar l'acumulació de documents a les taules de treball.
Signup and view all the answers
La diferència entre classificar i ordenar és la mateixa.
Signup and view all the answers
Si el primer cognom coincideix, s'utilitzarà el segon cognom per establir l'ordre.
Signup and view all the answers
Els documents arxivats han de ser processos i completar tot el tractament d'informació abans de l'arxivament.
Signup and view all the answers
Tots els documents s'han de classificar pel nom del carrer de l'adreça.
Signup and view all the answers
L'ordenació basada en la raó social d'una empresa és una pràctica habitual.
Signup and view all the answers
El sistema alfabètic implica una redistribució constant de tota la documentació.
Signup and view all the answers
L'espai destinat a documents d'una lletra sempre està saturat en un sistema alfabètic.
Signup and view all the answers
Els documents tenen caràcter probatori només en el món de la gestió de l'empresa.
Signup and view all the answers
L'ordenació cronològica pot ser útil en gestions com cobrament o pagaments.
Signup and view all the answers
La normativa obliga els empresaris a conservar la documentació relacionant amb el seu negoci.
Signup and view all the answers
Un inconvenient del sistema cronològic és que mai hi ha intercalació de documents.
Signup and view all the answers
La classificació geogràfica no proporciona un ordre específic per als documents.
Signup and view all the answers
Desfer-se de documentació innecessària no requereix cap criteri ni norma.
Signup and view all the answers
En un sistema geogràfic, és recomanable basar-se només en la intuïció per classificar documents.
Signup and view all the answers
Tots els documents rebuts per l'empresa són sempre útils en el futur.
Signup and view all the answers
Utilitzar dates d'arribada per classificar documents requereix intercalar documents freqüentment.
Signup and view all the answers
El procés d'arxivat consisteix justament en crear documents nous.
Signup and view all the answers
El registre de documentació és útil per comprovar si hem rebut un document.
Signup and view all the answers
Un sistema d'ordenació addicional pot ser necessari dins de cada carpeta de zona si el volum d'informació és gran.
Signup and view all the answers
La classificació de documents pretén facilitar l'accés a la informació.
Signup and view all the answers
És possible canviar arbitràriament la data utilitzada per a l'ordenació dels documents.
Signup and view all the answers
L'ordenació alfabètica és el sistema més adequat quan els documents són nombrosos i es relacionen amb diverses dates.
Signup and view all the answers
La codificació de documents implica assignar noms descriptius a cada document.
Signup and view all the answers
L'empresa ha de conservar documentació per voluntat pròpia només quan així ho desitgi.
Signup and view all the answers
El sistema cronològic és perfectament adequat quan tota la documentació arriba al mateix temps.
Signup and view all the answers
L'activitat d'arxivament d'un document comença quan arriba a l'empresa.
Signup and view all the answers
La documentació pot ser classificada cronològicament per trimestres.
Signup and view all the answers
Els costos de mantenir documentació innecessària són únicament financers.
Signup and view all the answers
Un avantatge del sistema geogràfic és la seva rigidesa en la definició de zones.
Signup and view all the answers
La utilització d'un sistema d'ordenació addicional dins un sistema geogràfic és sempre innecessària.
Signup and view all the answers
El valor d'un contracte es limita a la seva utilitat com a document legal.
Signup and view all the answers
La persona encarregada de destruir documents ha de seguir un procediment legal.
Signup and view all the answers
El registre de factures no és un component rellevant en la gestió documental.
Signup and view all the answers
La documentació només es conserva per la seva signatura i data.
Signup and view all the answers
El sistema de classificació per matèries pot provocar que alguns documents quedin a la carpeta equivocada.
Signup and view all the answers
La classificació per matèries no requereix temps per ser dissenyada correctament.
Signup and view all the answers
El sistema decimal universal es basa en la divisió dels documents en dotze grups.
Signup and view all the answers
En un sistema de classificació numèrica, la codificació dels documents es fa només amb números.
Signup and view all the answers
Els documents poden incloure tant la informació de la província com la de la població per facilitar la seva classificació.
Signup and view all the answers
La classificació per matèries ofereix l'avantatge de crear noves carpetes sense complicacions.
Signup and view all the answers
Els expedients mèdics es classifiquen únicament de forma alfanumèrica.
Signup and view all the answers
El sistema numèric no proporciona informació addicional sobre els documents emmagatzemats.
Signup and view all the answers
La classificació per matèries és un sistema d'ordenació de documents.
Signup and view all the answers
Un codi és el conjunt de nombres i/o lletres assignat a un document.
Signup and view all the answers
El grup 11 sempre és superior al grup 1 en el sistema de classificació decimal.
Signup and view all the answers
Es pot utilitzar un índex o una base de dades auxiliar per facilitar la cerca de documents en un sistema numèric.
Signup and view all the answers
La classificació de documents s'ha de fer sense tenir en compte les seves característiques.
Signup and view all the answers
Les partícules de documents classificats no han de superar els 320 mm².
Signup and view all the answers
El nivell 6 de classificació de documents està legalment recollit per les normes pertinents.
Signup and view all the answers
La destrucció de documentació ha de ser aleatòria per evitar errors.
Signup and view all the answers
Els documents amb un alt nivell de confidencialitat no es poden reproduir.
Signup and view all the answers
Els responsables de la custòdia de documents no necessiten saber quina documentació poden destruir.
Signup and view all the answers
Les partícules en documents de nivell 5 han de ser de màxim 10 mm².
Signup and view all the answers
Els protocols de destrucció documental són essencials per minimitzar la selecció arbitrària de documents.
Signup and view all the answers
El procés de destrucció documental s'ha de realitzar sense tenir en compte la legislació sobre residus perillosos.
Signup and view all the answers
Els armaris sobre rails són recomanables per documents molt actius.
Signup and view all the answers
Les caixes d'arxivament definitiu són de plàstic i es munten fàcilment.
Signup and view all the answers
El carro per a carpetes penjants és útil per tenir carpetes a mà.
Signup and view all the answers
Les prestatgeries són útils per guardar carpetes actives.
Signup and view all the answers
Els protocols d'accés permeten que tots els treballadors accedeixin a tota la documentació de l'empresa.
Signup and view all the answers
La figura del responsable de l'arxiu és important en empreses petites.
Signup and view all the answers
Les empreses no necessiten establir normes comunes per a l'arxivament.
Signup and view all the answers
Els documents que contenen dades sensibles han de tractar-se d'acord amb la normativa sobre protecció de dades.
Signup and view all the answers
El mecanisme dels armaris sobre rails permet obrir diversos passadissos alhora.
Signup and view all the answers
Les limitacions d'accés poden ser físiques o tecnològiques.
Signup and view all the answers
Arxivar documents implica només guardar-los sense més.
Signup and view all the answers
El cabal de documentació d'una empresa no inclou informes interns.
Signup and view all the answers
Una norma d'arxivament pot incloure com es fa el registre de documents.
Signup and view all the answers
El fet d'arxivar documents implica que ja no s'utilitzaran més.
Signup and view all the answers
Els protocols d'eliminació de documentació obsoleta han de contenir dades personals o d'empreses.
Signup and view all the answers
El treballador d'una empresa pot accedir a tota la documentació sense restriccions.
Signup and view all the answers
Una empresa pot utilitzar les dades de caràcter personal per a finalitats diferents a les que van justificar la seva recollida.
Signup and view all the answers
La informació estratègica en una empresa és accessible per a tots els treballadors.
Signup and view all the answers
El Reial decret 1720/2007 regula com ha de ser l'accés a les dades d'una empresa.
Signup and view all the answers
Tots els treballadors d'una empresa tenen accés a la seva informació salarial.
Signup and view all the answers
El control d'accés a la informació es pot establir de manera organitzada mitjançant sistemes d'informació.
Signup and view all the answers
Els clients poden accedir a tota la informació relacionada amb una empresa.
Signup and view all the answers
El volum de documentació a destruir és un dels factors que determina si es contracta un servei especialitzat.
Signup and view all the answers
No cal tenir una relació actualitzada d'usuaris i perfils d'usuaris en una empresa.
Signup and view all the answers
La informació d'operacions comercials d'una empresa no es pot compartir amb els clients.
Signup and view all the answers
Les normatives de protecció de dades permeten que qualsevol treballador tingui accés a dades sensibles.
Signup and view all the answers
El mòbil de la informació pot ser arxivada en mobiliari de fàcil accés independentment de la seva importància.
Signup and view all the answers
La documentació pot ser destruïda sense considerar la seva utilitat futura.
Signup and view all the answers
El nivell de seguretat en la destrucció de documents no és rellevant per a la confidencialitat de la informació.
Signup and view all the answers
La transferència de documents al semiactiu es realitza quan la documentació té menys d'un any d'antiguitat.
Signup and view all the answers
La documentació inactiva es pot destruir immediatament després de ser transferida.
Signup and view all the answers
Les màquines destructores de documents són el mètode més ràpid per destruir documents en grans quantitats.
Signup and view all the answers
El cost d'oportunitat és una consideració a tenir en compte abans d'eliminar documentació.
Signup and view all the answers
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades no té cap paper en la responsabilitat de custòdia de la documentació.
Signup and view all the answers
La destrucció de dades personals es regeix per estàndards com la norma DIN 32757.
Signup and view all the answers
Es poden eliminar les dades privades d'un document sense necessitat de destruir-lo completament.
Signup and view all the answers
Els documents generals s'han de destruir en trossets grans per garantir la seva irreconeixibilitat.
Signup and view all the answers
Els arxius actius contenen documentació que rarament supera l'any d'antiguitat.
Signup and view all the answers
Els documents amb informació confidencial requereixen un nivell de destrucció superior al dels documents generals.
Signup and view all the answers
Els serveis d'empreses especialitzades en destrucció de documentació es poden contractar en cas de volum elevat de documents.
Signup and view all the answers
És acceptable deixar documents confidencials als contenidors d'escombraries sense destruir-los.
Signup and view all the answers
L'espai al magatzem no és un factor a considerar en el control de documentació.
Signup and view all the answers
El sistema decimal permet formar grups de quantitats il·limitades.
Signup and view all the answers
Els documents d'un client s'ordenaran primerament per matèries.
Signup and view all the answers
És important dedicar temps a l'organització prèvia d'un arxiu abans d'arxivar.
Signup and view all the answers
El volum d'informació a classificar no afecta la selecció del mobiliari.
Signup and view all the answers
Els documents més prescindibles són els que es mantenen en arxius inactius.
Signup and view all the answers
Les carpetes penjants s'utilitzen principalment per emmagatzemar documents de gran volum.
Signup and view all the answers
Les carpetes classificadores no tenen compartiments per organitzar documents.
Signup and view all the answers
Les carpetes amb fundes són útils per a documentació que ha d'estar protegida.
Signup and view all the answers
L'espai disponible a l'oficina no és un factor important en la selecció d'un arxiu.
Signup and view all the answers
El mobiliari més proper als usuaris ha de contenir documentació d'ús freqüent.
Signup and view all the answers
Les carpetes simples són útils per incloure documents relacionats amb un tema.
Signup and view all the answers
Les carpetes az no permeten afegir documents una vegada estan tancades.
Signup and view all the answers
Els sistemes mixtos de classificació utilitzen sempre només un criteri.
Signup and view all the answers
Cada tipus de mobiliari té la mateixa capacitat per a tota la documentació.
Signup and view all the answers
Els drets ARCO atorguen als ciutadans control sobre les seves dades personals.
Signup and view all the answers
La Llei Orgànica 15/1999 regula exclusivament l'ús de les dades perquè siguin segurament falses.
Signup and view all the answers
Una vegada cancel·lades les dades personals, es poden conservar indefinidament.
Signup and view all the answers
Hi ha tres nivells de seguretat per als arxius de dades, que són bàsic, mitjà i alt.
Signup and view all the answers
Els fitxers que contenen dades d'ideologia i salut poden tenir mesures de seguretat de nivell mitjà sempre.
Signup and view all the answers
El document de seguretat no necessita especificar qui té accés a les dades arxivades.
Signup and view all the answers
Les còpies de documents originals es recomanen sempre que l'usuari sigui extern a l'empresa.
Signup and view all the answers
Un arxiu ben organitzat no té cap importància si les persones poden accedir lliurement a la documentació.
Signup and view all the answers
La documentació d'arxivament no ha de ser sotmesa a cap control o seguiment.
Signup and view all the answers
El poder adquisitiu no és considerat una dada personal en el context de la protecció de dades.
Signup and view all the answers
La prohibició de prestar documentació original és habitual dins de les empreses.
Signup and view all the answers
Les dades que continguin detalls de la personalitat dels ciutadans requereixen un tractament especial.
Signup and view all the answers
El dret d'accés permet a una persona saber com es tracten les seves dades.
Signup and view all the answers
Study Notes
Importància de l'arxiu en les empreses
- Les empreses gestionen documents diàriament, amb variades importàncies que determinen el seu arxivament o destrucció.
- Una classificació adequada dels documents permet complir amb els requisits legals de conservació, especialment per documents mercantils.
Concepte d'arxiu
- L'arxiu inclou documents rebuts o generats per una entitat, mantenint-los per a una futura utilització.
- Es distingeixen dues accepcions d'arxiu: relatiu al continent (lloc físic) i al contingut (tipus de documentació).
- La tasca d'arxivar és essencial per accedir ràpidament a la informació necessària.
Tipus d'arxius
- Arxius històrics: Documentació de més de 25 anys, amb valor investigatiu, però no empresarial.
- Arxius de gestió: Documents d'ús freqüent dins de l'empresa.
- Classificació segons titularitat: Arxius públics (amb regulació legal) i privats (regulats per l'entitat que els gestiona).
Avantatges i inconvenients dels arxius descentralitzats
- Avantatges: Accés ràpid per cada departament, recursos propers a les necessitats.
- Inconvenients: Augment del cost per més espai d'emmagatzematge i risc de duplicitat en la informació.
Classificació dels arxius
- Classificació segons el cicle de vida: Actius (molt consultats), semiactius (consultació moderada) i passius (poc consultats).
- Les empreses solen tenir un sistema híbrid d'arxivament per maximitzar l'eficiència.
Tecnologies de la informació
- L'ús d'arxius digitals facilita l'accés a la documentació i permet un sistema més flexible i ràpid d'arxivament.
Valor dels documents
- Documents amb valor primari (necessaris per l'operativa) i valor secundari (documentació històrica, investigativa).
- Els documents es conserven per recuperar informació útil per a la gestió o per requeriments legals.
Procés d'arxivament
- Comença amb la recepció i registre dels documents, seguit de la classificació i ordenació per facilitar la consulta futura.
- La codificació es realitza per dotar cada document d'una clau única que permeti identificar-lo fàcilment.
Classificació i ordenació
- S'implementen criteris de classificació simplificats i sistemes d'ordenació alfabètica per facilitar l'accés.
- El sistema alfabètic utilitzat consisteix en classificar documents per raó social o cognom, amb normes per resoldre coincidències.
Avantatges i inconvenients del sistema alfabètic
- Avantatges: Simplicitat i facilitat d'ús.
- Inconvenients: Redistribució constant dels documents a mesura que es van intercalant nous, complicant l'ordenació.
Consideracions finals
- El criteri a l'hora de destruir documentació ha de ser clar i basat en normatives legals i necessitats operatives, per evitar la sobrecàrrega documental a l'empresa.### Classificació i Ordenació de Documents
- L'espai d'emmagatzematge pot ser infrautilitzat o saturat depenent de l'ús de les lletres assignades.
- La classificació cronològica ajuda a optimitzar gestions com cobraments, ordenant documents per data de venciment o d'emissió.
- Normes per a la classificació cronològica: utilitzar dates aparegudes al document o registrar altres dates rellevants.
- Evitar barrejar documents amb diferents criteris d'ordenació per mantenir la coherència.
- Avantatges del sistema cronològic inclouen menys intercalacions de documents i facilitat en la gestió de cobraments.
- Inconvenients del sistema cronològic: saturació de documentació quan arriba gran quantitat en poc temps.
Classificació Geogràfica
- Classificació segons la ubicació: països, comunitats autònomes, províncies, etc.
- Només utilitzar intuïció pot provocar errors en la classificació geogràfica.
- Avantatge: adaptabilitat a les necessitats de l'empresa.
- Inconvenient: no proporciona un ordre específic entre documents dins de la mateixa zona.
Classificació per Matèries o Assumptes
- Documentació agrupada per tipologia, com factures o carpetes de clients.
- Normes per a la classificació per matèries: especificar el moment del canvi entre grups.
- Avantatges: facilitar la generació de noves carpetes segons les necessitats.
- Inconvenients: definició i disseny de grups és difícil, requereix temps i pot necessitar reclassificació.
Classificació Numèrica i Alfanumèrica
- Classificació segons números o combinació de lletres i números per documentar expedients.
- Normes: requeriment d'un índex o base de dades per localitzar documents.
- Sistema decimal universal per a la classificació del coneixement, facilitant l'ordenació i agrupació.
Sistemes Mixtos de Classificació
- Utilització de diversos criteris en la classificació, combinant per matèries i sistemes alfabètics i cronològics.
- Organització eficient de l'arxiu abans d'iniciar l'arxivament per facilitar l'accés i reduir recorreguts.
Mobilitat i Mobiliari
- Selecció del mobiliari per a l'arxiu és clau: espai disponible, proximitat a qui necessitarà l'accés, volum d'informació a classificar.
- Tipus comuns de mobiliari: armari per a carpetes penjants, prestatgeries, armaris sobre rails.
- Altres elements d'arxivament inclouen caixes d'arxivament definitiu per documentació inactiva.
Tipus de Carpetes
- Carpetes penjants, classificadores, arxivadores de palanca i carpetes amb fundes, cadascuna amb característiques específiques per a funcions particulars.
- La selecció de carpetes adequades pot millorar considerablement la gestió documental dins l'empresa.### Organització de la Documentació
- L'arxiu és un sistema per organitzar i facilitar la localització de documentació, no indica que deixarà de ser utilitzada.
- Accés a l'arxiu pot ser compartit entre diverses persones, però no tots tenen accés a tota la documentació.
- Elaborar normes comunes per a l'arxivament és essencial per facilitar la localització futura dels documents.
Normatives d'Arxiu
- Unificar normes d'accés és crucial per a la funcionalitat de l'arxiu.
- Un responsable de l'arxiu és recomanable en empreses grans per gestionar expedients, controlar sol·licituds i fer seguiments.
- Confidencialitat és una preocupació destacada per protegir la informació sensible.
Protocols d'Accés i Manipulació
- Protocols d'accés limiten la informació accessible, assegurant que només els treballadors rellevants tinguin accés a la informació necessària.
- Limitacions físiques i tècniques s'utilitzen per resguardar la documentació.
- És habitual establir protocols de manipulació per control de documents, com la traçabilitat i el registre de qui manipula la informació.
Destrucció de Documentació
- Documentació amb dades personals no pot ser abandonada, ha de ser destruïda adequadament amb destructores o serveis especialitzats.
- Destrucció inadequate pot comportar repercussions legals i afectar la confidencialitat empresarial.
Nivells d'Accés a la Informació
- Accés a la informació es distribueix en diversos nivells: superficial, de treballadors però no clients, informació confidencial entre treballadors, i informació restringida a un grup reduït.
- Les organitzacions han de gestionar els drets d'accés per assegurar que les dades sensibles no estiguin a l'abast de qui no hauria d'accedir.
Normativa de Protecció de Dades
- Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament d'informació personal.
- Drets ARCO (Accés, Cancel·lació, Rectificació, Oposició) protegeixen les dades personals dels ciutadans.
- Informar els afectats sobre l'ús de les seves dades és essencial i han de tenir possibilitats d'exercir els seus drets.
Cicle de Vida de la Documentació
- Documentació s'organitza en arxius actius, semiactius i inactius, amb transferències programades entre ells.
- Necessitat d'alleugerir arxius actius per garantir una gestió eficient de l'espai i mantenir només la documentació que val la pena conservar.
Control de Documentació
- Registre dels documents que surten de l'arxiu per saber qui n’és responsable durant el temps fora.
- Utilització de còpies de documents originals per evitar pèrdues i facilitar l'accés.
Destrucció i Confidencialitat
- Destrucció de documentació ha de ser planificada per assegurar que no s'abandoni informació sensible.
- Sancions han ocorregut per abandonament de documents confidencials, fent evident la necessitat de prendre mesures adequades.
Millores en la Gestió Documental
- L'ús de sistemes informàtics i mecanitzats per a l'arxiu ha millorat la seguretat i l'eficiència.
- La responsabilitat sobre la confidencialitat de la informació és primordal per a la imatge i l'operativitat de l'empresa.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Aquesta prova explora la rellevància de la gestió d'arxius en les empreses i la seva importància legal. Descobreix els diferents tipus d'arxius i com una classificació adequada pot millorar l'eficiència dins de l'organització. Endinsa't en els avantatges i inconvenients dels arxius descentralitzats.
