TRAMITACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRA DE MERCADERÍAS PDF

3 TRAMITACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRA DE MERCADERÍAS  Objetivos del tema ▶ Aprender a gestionar toda la documentación que se genera a partir de un acuerdo de compraventa. ▶ Conocer los contratos de suministro, su contenido y las obligaciones que genera para ambas part...

3 TRAMITACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRA DE MERCADERÍAS  Objetivos del tema ▶ Aprender a gestionar toda la documentación que se genera a partir de un acuerdo de compraventa. ▶ Conocer los contratos de suministro, su contenido y las obligaciones que genera para ambas partes. ▶ Comprender las tareas administrativas que ambas empresas deben llevar a cabo para documentar una transacción de compraventa. ▶ Aprender cuáles son los documentos obligatorios que se deben emitir y cuáles son los no obligatorios que se utilizan más habitualmente. ▶ Estudiar la fiscalidad que se aplica a estas transacciones. ▶ Estar al corriente de los medios de pago más habituales entre empresas comerciales. Contrato Compraventa Administración Documentación Gestión administrativa Orden de compra Albarán Carta de portes Factura Tipos de facturas Impuestos legales Archivo de documentos Formas de pago Introducción Una vez que un comprador y un vendedor han llegado a un acuerdo de compraventa, es necesario que los términos del acuerdo sean puestos por escrito en un contrato. Los contratos deben seguir la normativa legal que regula este tipo de transacciones, tanto a nivel estatal como comunitario o local. En este tema estudiaremos toda la documentación que se genera a partir de una transacción de compraventa y cómo la deben gestionar las empresas administrativamente, puesto que hay algunos documen- tos que son legalmente obligatorios y otros que no, pero que son muy habituales en la gestión administrativa de las sociedades comerciales. Finalmente, aprenderemos las cargas impositivas asociadas a este tipo de transacción, las formas de pago que se utilizan más habitualmente entre empresas y los mecanismos de archivo de la documentación. 101  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías 3.1. El contrato de suministro Como estudiamos en el tema anterior, cuando una empresa necesita aprovisionarse de forma periódica de un determinado producto o ser- vicio, alcanza un acuerdo de suministro con el proveedor que mejores condiciones le ofrezca. Una vez se alcanza este acuerdo, se registra el mismo en forma de contrato. El contrato de suministro es un acuerdo entre dos partes mediante el que una de ellas, a la que se denomina suministra- dor o proveedor, se compromete a servir a la otra, denominada suministrado, un bien, con una periodicidad y por una exten- sión de tiempo determinadas en el mismo. Se considera que es una compraventa continuada, que se ejecuta en entregas repartidas o diferidas. La parte suministradora recibirá a cam- bio una prestación económica. Conceptualmente, es distinto de la compraventa, ya que en esta se es- tablece una única obligación y prestación, mientras que en el contrato de suministro existirán varias prestaciones autónomas. Este tipo de contrato establecerá una serie de entregas sucesivas de una mercancía que debe cumplir con los estándares que se fijan en él, así como la periodicidad y la puntualidad de las entregas. 3.1.1. Elementos, contenido y obligaciones de las partes En la legislación española no existe concretamente el contrato de sumi- nistro, pero sí que hay referencias al contrato de compraventa, tanto en el Código Civil de 1889 (81 artículos, comprendidos entre el 1.445 y el 1.525) como en el Código de Comercio de 1885 (artículos 325 al 345). Por lo tanto, al no existir una regulación específica, los contratos de suministro se rigen por lo establecido en las normas generales de las obligaciones y contratos de ambos códigos. Tampoco en el ámbito del derecho privado encontramos la figura del contrato de suministro. En el campo del derecho administrativo existe la figura de los contratos del sector público, que se pueden entender como tal. 102  Gestión de compras Siguiendo la regulación de los contratos de compraventa, hay tres tipos de elementos que deben estar presentes en todo contrato de suministro: Elementos personales Se refiere a la identificación de las partes contratantes, es decir, el suministrador o proveedor y el comprador o suministrado. Las partes que intervienen en un contrato pueden ser: Personas físicas: también llamadas personas naturales, se trata de individuos que tienen derechos y obligaciones ante la ley. Personas jurídicas: son entes colectivos con personalidad pro- pia ante la ley e independiente de las personas físicas que los integran. Pueden ser sociedades, corporaciones, asociaciones, fundaciones, etc. Según la ley, para que el contrato sea válido, las partes contratantes deben tener plena capacidad legal para contratar, como es el caso de toda persona jurídica. En cuanto a las personas físicas, la ley establece que tienen capacidad para contratar: Los mayores de edad, exceptuando aquellos que hubieran sido incapacitados por sentencia legal. Los mayores de dieciséis años que hayan solicitado y obtenido la emancipación legal. Los menores de edad asistidos por su representante legal. 103  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Elementos materiales o reales Estos son los siguientes: El objeto: este es el bien, el servicio o el derecho sobre el que se rige. Es requisito indispensable que, además de legal, sea: – Real o posible: se refiere a que el suministrador no puede com- prometerse a proveer o fabricar aquello para lo que no está cualificado. – Lícito: se debe tratar de un bien que no sea contrario a las leyes; por ejemplo, no se puede validar un contrato para la falsificación de ropa de firma. – Determinado: es decir, algo concreto y reconocible por ambas partes. El precio: el contrato debe establecer el importe que la parte compradora se compromete a pagar por el objeto del contrato. Asimismo, se determinará la forma y los medios de pago, que pueden ser cualquiera admitida en derecho, como estudiaremos más adelante. La entrega: en un contrato de suministro se debe establecer la frecuencia y periodicidad de entrega de los bienes objeto del mismo. Este también puede tener una duración determinada; es decir, el suministrador puede comprometerse a entregar el bien durante, por ejemplo, tres años. Una extensión de este plazo conllevaría a la ampliación o prórroga del contrato, o a la ejecución de uno nuevo, a menos que el propio contrato inicial contemple esta posibilidad. Es posible, asimismo, que se realice un contrato por tiempo indeterminado, en cuyo caso cualquiera de las partes puede solicitar su resolución, notificándose en el plazo de preaviso que se haya establecido en él. 104  Gestión de compras Elementos formales La forma del contrato es el modo en que las partes contratantes mani- fiestan su voluntad de llevarlo a cabo. Si la ley no exige una determinada (como ya hemos visto, el contrato de suministro no está especificado en la legislación española), un contrato puede realizarse de forma oral o escrita. n9.cl/o5mlz La Ley 7/1996, de 15 de enero, de Ordenación del Comercio Mino- rista establece en su artículo 11 que los contratos de compraventa “no estarán sujetos a formalidad alguna con excepción de los supuestos expresamente señalados en los Códigos Civil y de Comercio”. Sin em- bargo, también especifica que “el comprador podrá exigir la entrega de un documento en el que, al menos, conste el objeto, el precio y la fecha del contrato”. Todo contrato establece un fuero legal, es decir, que, en caso de conflic- to entre las partes, se determina cuáles serán los juzgados o tribunales a los que acudir para dirimir las diferencias. Obligaciones de las partes Las partes contratantes deben cumplir con las obligaciones que les impone el contrato de suministro mientras dure su vigencia. Si alguna de ellas no lo hace, se tomarán en cuenta ciertos criterios para determi- nar si corresponde pedir la resolución del contrato y, en consecuencia, exigir una indemnización por daños y perjuicios. Para que pueda pedirse dicha resolución, deben darse las siguientes características: Tratarse de un contrato bilateral, donde exista reciprocidad en las prestaciones entre las partes, y que se encuentre vigente. Afectar a una obligación exigible. Ser una obligación principal del acuerdo, y no una accesoria. Esto se produciría, por ejemplo, si el suministrador deja de entregar la mercancía o la entrega de manera defectuosa, o si el comprador no está pagando el precio completo que se ha acordado. En ambos casos se trata de un incumplimiento de contrato por una de las partes. Otro ejemplo habitual en este tipo de contratos es el incumplimiento de un número de pedidos mínimos que se había acordado y que ga- rantiza para la parte proveedora un volumen de negocio determinado. Si el comprador no solicita los pedidos mínimos acordados estará vulnerando una obligación principal de acuerdo. 105  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías 3.2. Pliego de condiciones de aprovisionamiento En todo tipo de contrato, se denomina pliego de condiciones a la parte donde se establecen, de forma exhaustiva, las cláusulas que regulan el propio contrato, es decir, las particularidades que lo reglamentan y que se establecen por un acuerdo común entre las partes. Como ya hemos visto, puesto que en España no hay una legislación específica acerca de los contratos de suministro, se pueden tomar en consideración tanto la legislación específica para los contratos de com- praventa como la de los del sector público. En este último supuesto, se llama pliego de condiciones a un documen- to contractual, de carácter exhaustivo y obligatorio, que se presenta para la contratación de obras o servicios, una concesión administrativa, una subasta, etc. ​Los pliegos de condiciones de la Administración pública son docu- mentos fundamentales en procesos de licitación, contratación o adjudicación de proyectos. En ellos se establecen las especificaciones, los requisitos técnicos y las condiciones legales que deben cumplirse por parte de los participantes. Estos documentos garantizan la trans- parencia, igualdad de oportunidades y competencia justa entre los interesados. Es España, tanto desde el Estado como desde las comunidades autó- nomas y las Administraciones locales, dichos pliegos se presentan de forma pública a través de los medios de comunicación específicos de cada Administración. 106  Gestión de compras Para + info Puedes ver algunos ejemplos de pliegos de condiciones de aprovisionamiento de la adminis- tración pública en los siguientes enlaces: 1. Contrato de suministro eléctrico 2020-2022, Puerto de Melilla. Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana. 2. Condiciones generales para la contratación de suministros de prensa, suscripciones y publicaciones en centros de CRTVE en Madrid, RTVE. 3. Contrato de suministro de materiales de obra, Ayuntamiento de Linares, Jaén. 4. Modelos de pliegos de condiciones, Comunidad de Madrid. 1 n9.cl/fukoar 2 n9.cl/ni315 3 n9.cl/lnvn3 4 n9.cl/56cjx En los contratos de aprovisionamiento, las cláusulas más habituales son las que especifican con detalle los elementos del contrato. Estas son algunas de ellas: Objeto y cantidad: se debe identificar con claridad el bien o los bienes objeto del contrato, así como las características técnicas y la cantidad que será intercambiada. Si en un mismo contrato se acuerda el suministro de distintos artículos, se ha de describir cada uno de ellos de forma clara. Pago: se ha de fijar el precio del bien o los bienes objeto del con- trato, así como la forma y plazos de pago. En cuanto a los gastos e impuestos ocasionados por la transacción, se debe establecer cuál de las partes se hará cargo de solventarlos (generalmente, el comprador). También es habitual que se establezca un plazo de vi- gencia de los precios dispuestos. Entrega: se especificará en todo contrato de compraventa una fecha determinada para la entrega de los bienes por parte del su- ministrador o proveedor, o en su defecto, un plazo límite a contar desde la fecha en que se efectúe el contrato. En los contratos de suministro, ya que se trata de una compraven- ta continuada, se establece un calendario fijo o una periodicidad aproximada de entregas. También se determina el lugar físico don- de el suministrador entregará los bienes al comprador, así como cuál de las partes correrá con los gastos de transporte generados (habitualmente, el suministrador). 107  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Garantía, penalización y cancelación: se establecen las medi- das que se han de tomar en caso de mercancía no entregada o entregada en mal estado y los plazos de reclamación que tiene el comprador en caso del mal funcionamiento de alguno de los bienes objeto del contrato. Las medidas pueden variar, desde la penalización económica hasta la rescisión del contrato. Fuero legal: es habitual incluir una cláusula que determina el ám- bito legal (es decir, los juzgados o tribunales) donde se dirimirán los conflictos que pudieran surgir ante el incumplimiento por una de las partes de sus obligaciones contractuales. 3.3. Técnicas de comunicación en la tramitación de las compras En términos generales, podemos establecer que las personas nos co- municamos permanentemente. Podemos hacerlo de forma escrita, verbal (es decir, a través del habla) o no verbal (mediante gestos, mira- das, expresión corporal, etc.). Por definición, la comunicación consta de tres elementos fundamentales: El acto comunicativo se completa con otros elementos igual de impor- tantes, como son los siguientes: Codificación: la forma que utiliza el emisor para formular su men- saje, que puede ser escrita, verbal o no verbal. Medio: el instrumento físico o canal a través del cual el mensaje fluye. Puede ser el aire, si se trata de dos personas hablando cara a cara, o puede tratarse de medios de comunicación más sofis- ticados, como una carta escrita en papel, una transmisión radial, telefónica, televisiva, o a través de internet. Descodificación: la interpretación que hace el receptor del mensa- je. Si es uno escrito, esta se hace a través de su lectura; si es oral, a través de la escucha. Una correcta descodificación puede requerir elementos complementarios, como, por ejemplo, una traducción. 108  Gestión de compras Respuesta: la reacción del receptor al mensaje. Feedback o retroalimentación: la evaluación que hace el emisor de la respuesta del receptor. Este proceso de la comunicación se puede establecer entre dos personas físicas, es decir, un emisor y un receptor, o entre grupos de personas. En el caso de las empresas, podemos distinguir entre dos tipos de co- municación: Interna: es la que se desarrolla entre los distintos miembros de una misma empresa. Se utiliza para diferentes fines, como informar a los integrantes de los objetivos de la compañía, impartir órdenes siguiendo la cadena de mandos, intercambiar información entre los distintos departamentos, informar sobre el funcionamiento de cada uno de ellos o controlar las actividades empresariales. Externa: se trata de la que se produce entre miembros de una em- presa y personas ajenas a ella. Sirve para dar a conocer la sociedad, sus objetivos, los bienes, productos o servicios que comercializa, etc. También para contactar con clientes y proveedores, recabar in- formación, cerrar acuerdos y realizar transacciones. 3.3.1. Comunicación escrita, verbal y no verbal A continuación estudiaremos las formas de la comunicación empre- sarial, específicamente referidas a la tramitación de las compras, y veremos en profundidad algunos de los documentos más comunes de cada tipo y sus características. Comunicación escrita Uno de los medios más habituales de comunicación entre empresas es la carta comercial. Las empresas la utilizan para comunicarse con sus clientes, actuales o potenciales, proveedores, empresas competidoras del sector, etc. 109  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Como es un medio de comunicación formal, donde una empresa, ade- más de emitir un mensaje concreto, está definiendo su imagen, es habitual que las cartas comerciales sigan unas pautas determinadas: Presentación: – Debe estar impresa en papel por una sola cara. – Se utilizará tinta negra, a excepción de los colores que se utili- cen para el logo de la empresa emisora. – Se empleará un tipo de letra sobria y legible. – Se pondrá el texto justificado y se dejará suficiente espacio entre líneas, así como en los márgenes. – Se distribuirá la información adecuada y equilibradamente entre los párrafos. Estructura: – Membrete: es la identificación de la empresa emisora, y se ubica en la parte superior, generalmente a la izquierda, aun- que esto puede variar. Incluirá el logotipo y la información que se considere relevante: dirección, teléfono, correo elec- trónico, etc. – Destinatario: se identificarán el nombre de la empresa, los da- tos de contacto y el nombre de la persona o el departamento a quien va dirigido el mensaje. Se utiliza la abreviatura “A/A” (a la atención de). – Asunto: posteriormente, es habitual especificar la cuestión de la carta, que consiste en un resumen muy breve del tema a tra- tar. Por ejemplo, “Asunto: Pedido de información”. Si este refiere a una transacción documentada, se utiliza dicha referencia: “Ref. Factura N.º 22/149”. – Fecha y lugar: en este punto, antes de entrar en el texto de la carta, se determina el lugar desde donde ha sido escrita y la fecha, por ejemplo, “Madrid, 22 de febrero de 2022”. – Saludo inicial: debe ser formal, y generalmente sigue la fórmula “Estimado Señor” o “Estimada Señora”. – Introducción: constituye el primer párrafo del texto, en el que se explica de manera concreta y directa el motivo de la carta. Si esta refiere a algún documento comercial anterior, debe constar la referencia al mismo. Por ejemplo, “Con respecto a su pedido n.º xxxx realizado con fecha xx/xx/xx”. 110  Gestión de compras – Cuerpo: abarca los párrafos siguientes, y en ellos se debe detallar toda la información relevante. Es habitual también escribir un párrafo de conclusión, donde se solicita una pronta respuesta o se requiere encontrar una solución, si se trata de un conflicto. – Despedida: también es formal, siguiendo habitualmente la fórmula “Le saluda atentamente”. – Firma: se trata del cierre de la carta, que incluye la firma de la persona responsable de la comunicación con su nombre y apellidos, así como su cargo en la empresa. CLEANSERVE S.L. Paseo de los Tilos, s/n 28943 Coslada MADRID Tlf. 91 397 9482 [email protected] DEVON LOGÍSTICA Calle Cipreses, 24 28879 San Fernando de Henares MADRID A/A Sr. José Gallardo Cibrián Departamento de Mantenimiento Asunto: Servicios de limpieza industrial Madrid, 29 de marzo de 2024 Estimado Sr. Gallardo, Me complace presentarle nuestra empresa, CLEANSERVE SL, que se especializa en la limpieza integral de maquinaria e instalaciones industriales. Hemos estado en el negocio durante más de veinte años y hemos desarrollado una sólida reputación por nuestra calidad, servicio al cliente y precios competitivos. Nuestro objetivo es proporcionar a nuestros clientes la mejor experiencia posible. Creemos que la atención al detalle y el compromiso con la satisfacción del cliente nos distingue de nuestra competencia. Estamos muy interesados en tener la oportunidad de trabajar con su empresa y esperamos que considere CLEANSERVE SL para sus necesidades de limpieza de instalaciones. Por favor, no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta o si desea obtener más información. Le saluda atentamente, Mateo Serra Plana Director Comercial Modelo de carta comercial. 111  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Los motivos para escribir una carta comercial son muchos y variados. Dentro del asunto específico de la tramitación de compras, podemos distinguir los tres tipos de cartas más comunes, según su finalidad: De información: – Solicitud de información: se precisa con exactitud qué datos se requieren de la otra empresa, así como la finalidad para los que serán utilizados. – Envío de información: en respuesta a una solicitud de infor- mación, se responde detalladamente a las cuestiones que la otra empresa plantea. De pedido: – Realizar un pedido: se da en caso de que el cliente solicite el envío de mercancía por parte del proveedor. Si se trata de una relación ya establecida, se proporcionan todos los detalles oportunos acerca de la misma: su precio, los detalles de la en- trega, etc. Si se trata de un primer contacto, se informa de la que se pretende adquirir para que el proveedor responda con la información detallada. – Aceptación de pedido: se redacta cuando el proveedor res- ponde a una solicitud de pedido con su conformidad o sus observaciones respecto a la mercancía solicitada. Si se trata de una relación ya establecida, es posible que no responda con una aceptación, sino que envíe la mercancía directamente. Ge- neralmente, solo se responde si es necesario modificar algún detalle de la carta de pedido del cliente, por ejemplo, si no hu- biera stock de alguno de los productos. 112  Gestión de compras De reclamación: – Realizar una reclamación: si el cliente observa alguna inciden- cia en una transacción, solicita a través de este tipo de carta que sea rectificada. Se debe hacer constar claramente cuál es dicha incidencia y la forma en que desea que el proveedor subsane el error. Por ejemplo, si no se recibió un pedido o si la mercancía no estaba en buenas condiciones. – Respuesta a una reclamación: si el proveedor considera que el cliente tiene razón, debe pedir disculpas y subsanar el error. Si considera que no es así, deberá explicar por qué y mostrarse disponible para aclarar la confusión. Para enviar una carta comercial de manera física, se utiliza el servicio de Correos. Existen diferentes tipos de envío, cada uno con carac- terísticas específicas, que conviene conocer por su distinta validez legal: Correo certificado: no se entrega en buzón, si no en mano del destinatario, que debe firmar su recepción. De esta forma, se ga- rantiza que el envío fue recibido. Certificado administrativo: es igual que el anterior, pero especí- fico para comunicarse con la Administración. Es muy útil cuando deben presentarse escritos dentro de un plazo determinado, ya que su entrega en la oficina de Correos sirve como prueba de pre- sentación en ese espacio de tiempo. Burofax: es usual para el envío de documentos vía fax o internet, desde la oficina de Correos del remitente hasta el terminal de Co- rreos más cercano al domicilio del destinatario. El documento se entrega, como máximo, a la mañana siguiente del día del envío. Tiene validez legal, pues permite justificar la comunicación de un hecho en una fecha determinada. Acuse de recibo: al enviar un certificado o burofax, el remitente podrá solicitar que la oficina de Correos le entregue un acuse de recibo firmado por el destinatario una vez que este haya recibido el envío. Telegrama: se emplea para comunicaciones muy urgentes, ya que la entrega se produce en el mismo día en el domicilio del destina- tario. Tiene validez legal ante jueces y tribunales para probar que la comunicación se ha efectuado. Se utiliza mucho para co- municar impagos. 113  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Comunicación verbal La comunicación verbal es aquella que utiliza como codificación la palabra, de tal forma que puede ser escrita, como ya hemos visto, u oral. La comunicación oral es aquella cuya herramienta principal de comu- nicación es la voz humana. Puede ser de dos tipos: Presencial: cuando las personas que se comunican están física- mente en el mismo lugar. No presencial: cuando las personas que se comunican están en distintos lugares, por lo que la comunicación se realiza mediante algún medio telemático. Las principales ventajas de la comunicación oral frente a la escrita son: Hay dos factores cruciales que definen a la comunicación oral: Las palabras empleadas El tono de la voz Cuando la comunicación oral se lleva a cabo dentro del ámbito de la empresa, se deben cuidar mucho los detalles, sobre todo si se trata de una negociación de compraventa. Una frase errónea o fuera de tono puede suponer la ruptura de un acuerdo comercial. Estos son los aspectos fundamentales que hay que cuidar para que nuestro mensaje llegue al destinatario de manera clara y sin ambigüedades que pudieran inducir a una mala interpretación: Lenguaje claro: utilizar frases claras y directas. Lenguaje adecuado al entorno: evitar un lenguaje técnico don- de no corresponda. Debemos saber quién es nuestro interlocutor y cuál es su nivel de conocimiento de los asuntos que vamos a tratar, para adaptarnos a ello. Discurso estructurado: es importante centrarse en el mensaje que queremos transmitir y exponerlo en un orden coherente de ideas. 114  Gestión de compras Brevedad: sin dejar de lado los detalles importantes, hay que re- ducir la información a la estrictamente necesaria y comunicarla de forma concisa. Resumen: al finalizar, es conveniente resumir las ideas principales buscando el feedback del interlocutor, con el fin de comprobar que el mensaje ha llegado claro y sin equívocos. Finalmente, hay que tener en cuenta que, cuando utilizamos la comuni- cación oral, lo que se produce es una conversación. Esto significa que, en determinados momentos, nosotros seremos el emisor del mensaje, y en otros, el receptor. Saber escuchar el mensaje del interlocutor es tan importante como ser claro a la hora de emitir el nuestro. La escucha activa es el esfuerzo que debe realizar el receptor para entender qué quiere decir el emisor. No solo debemos asegurarnos de que nuestro interlocutor haya entendido la información que queremos emitir, sino que también es importante que nosotros entendamos la que nos quiere transmitir él. Comunicación no verbal Las personas no solamente se comunican a través de la palabra. Con nuestros gestos, nuestros movimientos, las miradas, nuestra manera de vestir, también estamos emitiendo un mensaje. A todo esto se lo conoce como comunicación no verbal, es decir, aquella que no utiliza palabras. Las palabras nos sirven para comunicar contenidos, datos, conocimien- tos y hechos concretos. Nuestra gestualidad comunica otras cosas más intangibles, como pueden ser las emociones y los sentimientos. Saber comunicarlos e interpretarlos es tan importante como conocer el len- guaje de nuestro interlocutor. 115  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Además, es importante tener presente que, así como cuando dos interlocutores hablan distintos idiomas es necesario descodificar el mensaje a través de una traducción, la comunicación no verbal tam- bién presenta diferencias en las distintas culturas. No significa lo mismo un gesto de nuestras manos en España que en Japón. Es fun- damental tenerlo en cuenta si nuestro interlocutor proviene de una cultura diferente a la nuestra. Para + info Como curiosidad, puedes ver el siguiente vídeo donde se enumeran los distintos significados de gestos muy comunes en las diferentes culturas: n9.cl/2uyqn Las siguientes son las principales características de la comunicación no verbal: No tiene reglas específicas: no tiene una sintaxis, es decir, un orden específico en que se deban secuenciar los gestos, como sí ocurre con las palabras. Se utilizan elementos no lingüísticos: como sonidos, ruidos, si- lencios, imágenes, gestos, movimientos y posturas, entre otros. Es más contextual: es decir, que el significado del mensaje suele depender del contexto. Se puede dar de manera voluntaria o involuntaria: por ejem- plo, si una persona señala hacia una dirección para indicar dónde está un objeto, es un gesto intencional; sin embargo, muchos gestos con las manos que acompañan el habla oral suelen ser no intencionados. Pueden producirse interpretaciones erróneas: al no exis- tir un código común o universal que lo interprete, la correcta interpretación del lenguaje no verbal depende de la capacidad del interlocutor. En este tipo de comunicación tienen mayor predominancia aspectos no lógicos de nuestra mente, como la emocionalidad y la empatía. 116  Gestión de compras Existen tres tipos de comunicación no verbal definidos: Paralingüística: se conoce así al conjunto de sonidos que comple- mentan al lenguaje verbal. Este tipo de lenguaje puede reforzar, modificar o incluso contradecir lo que se dice oralmente. Algunos elementos de esta comunicación son: – Tono de la voz: las diferentes tonalidades pueden manifestar los sentimientos o pensamientos del hablante respecto al mensaje que emite, como seguridad, probabilidad, ironía o interrogación. – Volumen de la voz: un volumen elevado puede destacar un elemento del mensaje, mientras que uno muy bajo puede dar a entender que se trata de una confidencia. – Pausas y silencios: se puede hacer una pausa para reforzar la importancia de lo que se acaba de decir o para dar a entender que el mensaje ha finalizado; también puede expresar duda o timidez. Kinésica: es aquella que se produce mediante movimientos, ya sea de las extremidades, del torso o de la cara. Sirve como com- plemento o, incluso, puede ser sustitutivo del lenguaje verbal. Algunas de las manifestaciones de esta comunicación son: – Gestualidad: se produce mediante movimientos con las ma- nos, las extremidades o la cabeza. Varían en complejidad y, como ya hemos visto, pueden cambiar su significado en las distintas culturas. – Expresiones faciales: son los movimientos musculares de la cara, y pueden expresar toda una gama de emociones. El ser humano las realiza desde las primeras etapas de su desarrollo. – Postura corporal: se transmite a través del posicionamiento del cuerpo. Este tipo de lenguaje es utilizado por muchas espe- cies animales. 117  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías – Háptica: define las percepciones a través del tacto, y se refiere al contacto físico que se tiene con otras personas. Puede servir como refuerzo de un mensaje verbal o para comunicar algo sin tener que decirlo. – Proxémica: se refiere al manejo del espacio entre el emisor y el receptor. El respeto o la transgresión de esta distancia puede sugerir confianza, agresividad, intimidad, etc. Por ejemplo, si estamos con una persona de nuestro entorno más cercano, podemos pegar nuestros cuerpos para decirle algo al oído. Por el contrario, si nos acercamos a una persona desconocida por la calle para preguntarle algo, mantenemos al menos un metro de distancia. Estos tipos de comunicación son siempre complementarios. La codi- ficación y el medio son los elementos que dispone el emisor para hacer llegar su mensaje al receptor. Lo importante es que se utilicen de ma- nera correcta y adecuada. 3.3.2. Correcta utilización del lenguaje y del vocabulario técnico especializado El tipo de lenguaje que utilizamos en cada momento depende del contexto y la situación. Un lenguaje coloquial, por ejemplo, no es incorrecto, pero es posible que no sea el más adecuado en las comuni- caciones entre empresas. Si dos o más personas que representan a distintas empresas se reúnen para tratar algún tema de negocios, es posible que, dependiendo del nivel de conocimiento mutuo previo que les una, inicien la conver- sación con un tono informal. Pero cuando la conversación derive al asunto empresarial que les ha motivado reunirse, el lenguaje pasará a ser más formal. 118  Gestión de compras Lenguaje técnico Se conoce como lenguaje, jerga, vocabulario o terminología téc- nicos al que comparten quienes se dedican a una profesión, oficio o actividad específica. Este lenguaje suele ser oscuro o críptico para las personas ajenas a dicha actividad. Dicho de otro modo, se trata de la manera especializada de hablar de ciertos sectores. Se caracteriza por un vocabulario propio que puede resultar difícil de entender para una persona que no haya adquirido una adecuada formación en el área. Cuando se produce un acto de comunicación entre profesionales del mismo sector, el uso de este lenguaje es fundamental, porque evita perder tiempo definiendo conceptos que todos los presentes deberían conocer. Por el contrario, si se celebra una reunión empresarial interdepartamen- tal, es decir, en la que participen personas de distintos departamentos de las empresas involucradas, el uso de uno demasiado específico para un sector puede resultar confuso para las personas que desarrollan su actividad en uno diferente. Por esto es importante que todas las personas de una empresa reci- ban una formación acerca de sus actividades, más allá de cuáles sean sus funciones específicas. Por ejemplo, una persona que se dedica a la contabilidad y trabaja gestionando los aspectos administrativos de una empresa deberá tener algún conocimiento de las actividades pro- ductivas de la misma; si se trata de una fábrica de muebles, tendrá que conocer sobre los tipos de materiales utilizados, etc. 119  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Las características del lenguaje técnico son las siguientes: Emplea un léxico propio y particular, con palabras que resultan extrañas para los no iniciados. Suele originar neologismos, tecnicismos y giros puntuales que difieren de los ordinarios. Es muy habitual el translingüismo, es decir, el uso de terminolo- gía de lenguas diferentes a la propia. Por ejemplo, en español ya es común utilizar términos como “marketing”, “stock” o “feedback”. Es accesible solo para personas iniciadas, esto es, aquellas que tienen una formación académica específica o han adquirido expe- riencia en el área. Se diferencian entre sí, es decir, el lenguaje técnico de un ámbito profesional y de otro pueden ser completamente diferentes, como si se tratara de distintos idiomas. Es habitual encontrar diccionarios y glosarios especializados para cada tipo de lenguaje técnico. Ponte a prueba ¿En qué se diferencia un contrato de suministro de uno de compraventa? a) El contrato de suministro se refiere al suministro de agua y electricidad de la empresa. b) Un contrato de suministro es una compraventa continuada que se ejecuta en varias entregas diferidas. c) No tienen diferencias, son lo mismo. ¿Qué es el objeto de un contrato? a) El artículo que se vende. b) El motivo por el que se realiza el contrato. c) Los bienes, servicios o derechos sobre los que rige el contrato. ¿Cuál de las siguientes opciones no es una característica del lenguaje técnico? a) Emplear un léxico propio y particular. b) Originar neologismos, tecnicismos y giros puntuales. c) Utilizar elementos no lingüísticos. 120  Gestión de compras 3.4. Gestión administrativa de pedidos La gestión de pedidos es el proceso interno que desarrolla una em- presa comercial cuando recibe un pedido de compra por parte de un cliente. La correcta gestión de cada pedido permitirá mantener una fluidez en las actividades comerciales de la empresa, ya que su fin no es solamente cumplir con la entrega del pedido en tiempo, sino que también debe tener en cuenta la gestión de stocks. Dicha gestión se inicia cuando se recibe un pedido de un cliente y termina cuando este recibe su paquete o servicio. La empresa que lo gestiona debe coordinar todo el proceso de tramitación, desde la recepción de pedidos, el control de inventario y la visibilidad de la en- trega hasta la disponibilidad de servicios. El flujo de trabajo puede ser diferente según las necesidades propias de cada empresa, pero un proceso de gestión de pedidos típico incluye tres pasos: 1. Asignación: se recibe un pedido por parte de un cliente a través de los canales habituales, y un miembro del equipo de ventas com- prueba los detalles y lo confirma. 2. Cumplimiento: se envía el pedido al almacén, donde un emplea- do ratifica el envío, genera una factura y lo completa, es decir, lo recoge, embala y envía. 3. Gestión del inventario: se actualizan los niveles de inventario para mantener una correcta gestión de stocks. 121  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías La gestión administrativa del pedido consiste en hacer un seguimien- to de control del pedido, enfocado tanto al cliente como a la propia empresa: Con respecto al cliente, se deben controlar su historial de pedidos, así como el volumen de los mismos, su morosidad o capacidad de pago, el correcto intercambio de documentación que se genere, etc. Con respecto a la propia empresa, cada pedido que se sirva debe generar un movimiento de inventario que debe ser controlado para poder tener constantemente los stocks actualizados. Este control implicará también la eventual necesidad de aprovisionamiento, ya sea a través de la producción o compra de mercancía. Por esto, la gestión de pedidos es un elemento necesario e integrador dentro de la cadena de suministro, no solamente un proceso de ventas independiente. Una correcta gestión administrativa de pedidos implica una visión global del desarrollo de la empresa: previsión permanente de la demanda, gestión de compras, planificación de la producción, etc. Los elementos clave en la gestión de pedidos son: Automatización de la gestión: agiliza tanto la comunicación con el cliente como la comunicación interna entre los distinto departa- mentos implicados en la gestión de pedidos y posibilita un control de inventarios más eficiente. Diseño de un modelo de gestión: ha de tener en cuenta los factores y las variables que puedan afectar al normal desarrollo del proceso de pedidos: riesgo del cliente, complejidad del proceso, medidas de reducción del riesgo, hoja de ruta, control de posibles errores humanos, etc. Para + info Análisis y evaluación de la gestión de pedidos: se ha de tener en cuenta que el modelo diseñado debe incluir un paso de análisis y En el mercado existen evaluación para corregir los posibles errores. muchas herramientas OMS. Para conocer Creación de una cadena de trabajo: debe asignar tareas algunas de ellas y las específicas a cada trabajador para que cada equipo desarrolle sus funcionalidades que tareas de forma correcta y segura. ofrecen, puedes leer el siguiente artículo: Con respecto al primer punto, en la actualidad la mayoría de las em- n9.cl/0fx4b presas gestionan sus pedidos con herramientas digitales como los softwares OMS (por sus siglas en inglés, Order Management Sys- tem). Estas agilizan la gestión de todos los pasos del pedido, desde la recepción hasta la actualización de stocks. Además, al centralizar toda la información, permite realizar análisis y evaluaciones con facilidad. 122  Gestión de compras 3.5. Catálogo de productos El catálogo de productos es una herramienta de marketing que reúne en uno o varios documentos un listado de los artículos que produce o comercializa una empresa. Puede ser un simple listado que enumere los artículos y sus caracterís- ticas esenciales (descripción, precio, embalaje, disponibilidad, etc.), o puede utilizar medios visuales que busquen estimular su venta. Asimismo, el catálogo puede tener un formato físico, impreso en papel con forma de libro o revista, o digital, como es más habitual en la actualidad. Las ventajas del formato digital son numerosas: Sin embargo, muchas empresas no han eliminado el formato físico, que se utiliza mucho en ferias comerciales o para enviárselo por correo físico a clientes actuales o potenciales. Sea cual sea el formato elegido, a continuación analizaremos las razones por las que un catálogo puede ser considerado una herramienta útil: Reúne, organiza y categoriza los productos de una manera clara y eficiente, tanto para los potenciales clientes como para el propio equipo de ventas. Es una herramienta informativa vital para enviar a los clientes; si el catálogo está bien hecho, seguramente responderá las preguntas más habituales. Comunica eficientemente la imagen de la empresa, a través de un diseño atractivo. 123  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Ofrece una visión de la producción de la empresa que ayuda a la planificación de estrategias futuras, tanto al departamento de marketing como a la junta directiva. Facilita las tareas de venta a los agentes comerciales. Ayuda a la formación de nuevos empleados de la empresa, ya que reúne toda la producción en un documento. En cuanto a la información de producto que debe incluir un catálogo, podemos separarla en dos tipos: Básica Complementaria Nombre comercial Foto Breve descripción Disponibilidad Características Instrucciones de manteni- Dimensiones miento Material de fabricación Precauciones de seguridad Cantidades de embalaje Certificaciones de calidad disponibles reconocidas Precios (incluyendo des- Reseñas o comentarios de cuentos), promociones y clientes ofertas 3.5.1. Ofertas Como hemos definido, un catálogo es una herramienta de marketing que sirve para comunicar el surtido de productos que una empresa co- mercializa y para categorizar el listado de artículos. En este sentido, es habitual que las empresas destaquen en ellos los productos que se incorporan al surtido en la categoría de novedades, mientras que la categoría de ofertas suele incluir aquellos artículos que no han cumplido con la estimación de demanda y, por lo tanto, la compañía posee un remanente de stock. Si se trabaja con un catálogo físico, es habitual que se decida editar e imprimir una versión reducida del mismo que liste solamente las ofertas, mientras que si el catálogo se realiza en formato digital, se editará un documento aparte que reúna la información de los produc- tos en oferta. 124  Gestión de compras Tanto en empresas comerciales B2B como B2C, el objetivo de las ofertas es reducir el stock de artículos que no han cumplido con las previsiones de demanda, con el fin de habilitar el espacio de almacén para la entrada de nuevos productos. La oferta consiste en ofrecer esos artículos en condiciones especia- les, que generalmente suele ser la reducción del precio original. La empresa puede elegir comunicarla masivamente a toda su clientela o de forma privada a sus clientes principales, es decir, aquellos con un mayor volumen de compras. Esta estrategia tendría como finalidad adicional la de fortalecer la relación con esos clientes. Respecto a sus principales ventajas e inconvenientes, son muy claros: Ventajas Inconvenientes Incremento rápido de las Reducción de los márgenes ventas de beneficios Gestión del espacio de al- Transmisión de la imagen macenamiento de una mala gestión de Satisfacción del cliente compras 3.6. Órdenes de compra y pedido La orden de compra o nota de pedido es un documento de compraventa a través del cual la parte compradora solicita una cantidad detallada de mercancías a la parte vendedora. Si bien no es un documento obligatorio por ley, como las facturas, es útil para la gestión administrativa de pedidos y tiene validez legal, es decir, sirve como justificante en caso de conflicto entre las partes. En la práctica, cumple la función de un contrato preliminar que es- tablece las expectativas entre las partes involucradas. Ayuda a evitar malentendidos y conflictos durante la ejecución del acuerdo comercial. 125  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Al no ser obligatorio, no existe un formato determinado, pero lo habi- tual es que incluya la siguiente información: Datos de contacto y dirección del comprador. Datos de contacto y dirección del proveedor. Fecha y lugar de emisión del pedido. Nombre, descripción, cantidad y precio de los productos que se piden. Términos de pago y de entrega del pedido. Coste total del pedido, incluyendo cargas legales y costes de envío. Modelo de orden de compra. Existen los siguientes tipos de orden de compra: Estándar: es el más utilizado, y se utiliza cuando se adquieren bie- nes o servicios de manera regular en un negocio. Incluye detalles como el precio, la cantidad, la fecha de solicitud y las condiciones de pago. Planificada: se emplea cuando no se conoce con exactitud la fe- cha de entrega, pero se prevé la necesidad de adquirir un bien o servicio en el futuro. Se puede realizar de forma periódica, ajus- tando eventualmente dicha fecha. 126  Gestión de compras Abierta: se usa cuando se desconocen ciertos detalles de la soli- citud, por lo que se establecen un plazo específico y una cantidad máxima de bienes. El comprador puede pedir al vendedor una cantidad determinada de productos en un periodo determinado de tiempo, acordando algunos límites. Por contrato: se realiza un contrato específico por los bienes o servicios que se van a intercambiar. Es una transacción acordada entre el comprador y el vendedor, cuyos precios quedan fijados por el convenio establecido entre las partes. 3.6.1. Registro y archivo Uno de los objetivos de la orden de compra es agilizar la gestión de pedidos. Para tal fin, es importante registrar la entrada de dicha orden en el sistema de gestión de pedidos, ya que ayuda a cumplir varias de sus funciones: Ayuda al control de stocks. Agiliza la gestión cuando existe un contrato de suministro periódi- co entre comprador y vendedor. Facilita la emisión de albaranes y facturas. Establece un control de calidad. Visita las páginas Con respecto a este último punto, el registro y archivo de las órdenes de compra ayuda a analizar algunos de las ratios de control de calidad Para recordar cómo se de la empresa: calculan los indicadores de calidad total, acude Pedidos servidos sin errores al apartado 1.4. La aplicación de criterios de Pedidos servidos en plazo calidad en las compras. Correcta gestión de la documentación A pesar de que la gestión de pedidos se realiza cada vez más por medios telemáticos, el archivo de las órdenes de compra, así como casi toda documentación relacionada con la gestión de pedidos, sigue siendo habitual que se realice en papel. Como hemos estudiado, a excepción de las facturas, ninguno de estos documentos es obligatorio por ley, por lo tanto, no existe ninguna regulación respecto a su archivo, solamente de las facturas, como ve- remos más adelante. Sin embargo, es habitual que las empresas tengan una reglamenta- ción interna respecto a la forma de archivar esta documentación, así como de los plazos en los que debe quedar archivada. 127  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Un procedimiento común es que, más allá del asignado por el cliente al emitir la orden de compra, la empresa le asigne un número interno diferente para archivarlo y darle entrada en el sistema informático de gestión de pedidos. En cuanto al archivo físico, los documentos se suelen reunir por fechas, generalmente en carpetas mensuales o trimestrales. En caso de que haya clientes que realicen varios pedidos en el periodo de un mes, es una buena opción reunir todas sus órdenes de compra para localizarlas más fácilmente. A pesar de esto, en definitiva, no existe un método concreto de organi- zación, por lo que cada empresa elegirá el que le resulte más adecuado, dependiendo de su volumen de ventas. 3.7. Notas de gastos Una nota de gastos es un documento físico o digital en el cual un trabajador detalla los gastos realizados en relación con sus tareas de representación de la empresa, tales como dietas, comidas, viajes de empresa, gastos de traslado, alojamiento o regalos a clientes, entre otros. Si el empleado ha cubierto los gastos de su propio bolsillo, la nota de gastos, además de informar, implica una solicitud de reembolso a la empresa. Si, por el contrario, esta le provee de una forma de pago para sus gastos de representación, dicha nota será solamente un registro informativo para control de la empresa. En cualquiera de los dos casos, todo movimiento registrado en la nota de gastos debe estar documentado debidamente, generalmente con una factura de compra o un ticket de caja, dependiendo del tipo de gasto que sea. 128  Gestión de compras Una vez más, al no tratarse de un documento regulado, no existe un modelo oficial. No obstante, normalmente, en el encabezamiento se dejará un espacio para identificar al empleado que presenta los gastos, así como su cargo en la empresa. Posteriormente, el listado de gastos presentados tendrá un formato de columnas, donde hay al menos tres datos fundamentales que deben estar presentes: Fecha Motivo Importe En el resto de estas se pueden añadir datos complementarios que ayuden a la clasificación o documentación del gasto, por ejemplo: Datos de referencia que justifiquen el gasto. Si el empleado contara con un medio de pago suministrado por la empresa, especificación de si se trata de un gasto pagado por la empresa o por el propio empleado. Forma de pago utilizada. En el caso de los agentes comerciales que utilicen vehículo propio o de la empresa para sus desplazamientos de trabajo (visitas a clientes o proveedores, asistencia a ferias del sector, etc.), es común que estos realicen una nota de gastos específica para reportar el kilometraje consumido en estos trayectos, así como los gastos de gasolina. Dado que las empresas pueden recuperar el IVA de sus gastos opera- tivos y necesarios para el desarrollo de su actividad, muchos de los de sus empleados pueden entrar en esta categoría. Por lo tanto, también se puede incluir en el formulario de la nota de gastos una columna que informe del importe del IVA junto con el gasto, para facilitar su contabilidad. Por otra parte, si bien en la práctica es habitual que el reembolso de gastos se realice en un plazo de un mes, la ley establece un plazo máxi- mo de cinco años para su reembolso. Por este mismo motivo, ya que las empresas solicitarán a Hacienda la recuperación del IVA a partir de los gastos de sus empleados, los documentos justificantes de los mismos deben ser archivados durante al menos cinco años, ya que durante ese periodo puede solicitarlos una auditoría fiscal. El archivo de estos documentos se puede hacer en formato físico o digital. 129  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías [ NOMBRE DE LA EMPRESA ] INFORME DE GASTOS ID DE EMPLEADO NOMBRE DEL EMPLEADO DEPARTAM ENTO GERENTE 1234 Ventas PERÍODO DE PAGO OBJETIVO N.º DE ESTADO DESDE HASTA Objeti vo del i nforme de gastos 13 MM/DD/AA MM/DD/AA AÉREOS Y COMBUSTIBLE/ COMIDAS Y FECHA DESCRIPCIÓN ALOJAMIENTO TELÉFONO ENTRETENIMIENTO FORMA DE PAGO TOTAL TRANSPORTE KILOMETRAJE PROPINAS DD/MM/AA Reunión del trimestre 1 400,00 € 150,00 € 40,00 € 0,00 € 80,00 € 0,00 € TARJETA 670,00 € DD/MM/AA Mesa redonda con el cliente 375,00 € 180,00 € 30,00 € 0,00 € 60,00 € 0,00 € TARJETA 645,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 775,00 € 330,00 € 70,00 € 0,00 € 140,00 € 0,00 € Subtotal 1.315,00 € INFORMACIÓN DOCUMENTAL Anticipos Referencia de documentos presentados Reembolso total 1.315,00 € FECHA Nº DOCUMENTO MONTO AUTORIZADO POR FECHA DD/MM/AA 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Solo para uso en la oficina 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Modelo de nota de gastos. Ponte a prueba ¿Cuál es el primer paso en la gestión de ¿Qué es un documento físico o digital en pedidos? el cual un trabajador detalla los gastos a) Que una persona del equipo de ventas realizados en relación con sus tareas de compruebe y confirme el pedido. representación de la empresa? b) Enviar el pedido a almacén para su prepa- a) Factura. ración. b) Nota de gastos. c) Comprobar si se dispone de stocks sufi- c) Orden de compra. cientes para cumplirlo. ¿Por qué los justificantes de gastos deben ¿Cuál de las siguientes opciones no es una ser archivados al menos durante cinco ventaja de un catálogo en formato digital? años? a) Tiene una extensión ilimitada. a) Por si surgiera una reclamación por impago b) Su coste es inferior. por parte del empleado. c) Se puede enviar por correo físico. b) Porque, al ser declarados por la empresa para recuperar el IVA, están sujetos a una auditoría fiscal. c) Porque los gastos se reembolsan a los cinco años. 130  Gestión de compras 3.8. Carta de portes La carta de portes es un documento que se emite cuando, en una transacción de compraventa, la empresa vendedora no cuenta con medios de transporte propios para realizar la entrega al comprador, y por lo tanto debe contratar un servicio de transporte externo. La empresa de transportes emite esta carta por triplicado, ya que documenta una transacción en la que intervienen tres partes: Remitente o expedidor: se trata de la empresa que contrata y en- trega la mercancía al transportista. Si el envío es a portes pagados, abona el transporte. Destinatario o consignatario: se refiere a la persona o empresa que recibe la mercancía. Si se trata de un envío a portes debidos, paga el transporte. Transportista: es la empresa que efectúa el envío y entrega la mercancía en el lugar y plazo convenidos. Es decir, que de las tres copias emitidas, la primera se le entrega al remitente como prueba de la recogida de la mercancía; la segunda la recibe el consignatario junto con la mercancía, y la tercera la retiene el transportista, firmada por el consignatario, ya que servirá como com- probante ante el remitente de que ha entregado la mercancía. 131  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías Modelo de carta de portes por triplicado. Si bien es un documento jurídico que tiene validez de contrato y puede ser utilizado en el ámbito legal en caso de conflicto, no es obligatorio. Por lo tanto, no existe un modelo oficial, pero habitualmente incluye la siguiente información: Lugar y fecha de emisión. Nombre y dirección del cargador y del expedidor. Nombre y dirección del porteador que gestiona el envío. Lugar y fecha de la recepción del envío por el porteador. Lugar y fecha prevista de entrega del envío en destino. Nombre y dirección del destinatario, así como un teléfono o al- guna forma de comunicación telemática donde este pueda recibir notificaciones. 132  Gestión de compras Naturaleza de las mercancías que integran el envío, el número de bultos y sus signos y señales de identificación. Identificación, si corresponde, del carácter peligroso de la mer- cancía enviada, así como de la denominación prevista en la legislación sobre transporte de mercancías peligrosas. Cantidad de mercancías enviadas, determinada por su peso, me- didas o expresada de otra manera. Clase de embalaje utilizado para acondicionar el envío (por ejem- plo, cantidad de palets). Precio convenido del transporte e importe de los gastos previsi- bles relacionados. Indicación del pagador del servicio, si es el expedidor o el destinatario. Declaración de valor de las mercancías o de interés especial en la entrega. Instrucciones para el cumplimiento de formalidades y trámi- tes administrativos con relación a las mercancías que integran el envío. La carta de portes cumple varias funciones, siendo estas las princi- pales: Determina la cantidad y el estado de las mercancías a su sali- da: con la carta de portes firmada por el transportista, el vendedor puede demostrar que entregó la mercancía en buen estado y en el plazo acordado, por lo que cualquier incidencia en la fecha de re- cepción por parte del comprador o en el estado de la mercancía a su recepción será responsabilidad del transportista. Demuestra que existe un contrato de transporte: este contra- to limita la responsabilidad del vendedor a entregar la mercancía en la fecha y lugar acordados y en perfectas condiciones al trans- portista, así que cualquier incidencia posterior es responsabilidad del transportista y no exime al comprador de su responsabilidad de pago. Acuse de recibo y estado de las mercancías a su llegada: el con- trato de transporte se extingue en el momento de entrega de las mercancías, al tiempo que se libera de responsabilidad al trans- portista si el comprador firma en la carta de portes que las ha recibido en perfectas condiciones y en el plazo acordado. 133  Tema 3: Tramitación de la documentación de compra de mercaderías 3.9. Avisos de envío y recepción En logística, sobre todo en el transporte de grandes cantidades de mer- cancías, la buena comunicación entre las partes es muy importante. Es por esto por lo que las empresas de transporte utilizan los avisos de envío y de recepción para informar de las fechas previstas de entrega o recogida de mercancía con uno o dos días de antelación. Estos documentos generalmente se emiten y envían por medios elec- trónicos, y son del tipo conocido como EDI (por sus siglas en inglés, electronic data interchange). Se trata de una notificación previa, que en ningún modo reemplaza los documentos implicados en el transporte de mercancías (cartas de portes o albaranes). Este tipo de avisos, también llamados ASN (por sus siglas en inglés, advanced shipping notice), suele contener información detallada sobre los productos que se envían, como la cantidad, la descripción, el peso, las dimensiones y la fecha y la hora de envío, así como los detalles del transportista y del proveedor. Para + info El ASN es una herramienta muy útil en la logística moderna, ya que facilita una recepción eficiente, una gestión precisa del inventario y una visibilidad mejorada de la cadena de suministro. Un aviso de envío y recepción cumple varias funciones en la cadena logística: Planificación de recepción: el receptor puede preparar sus insta- laciones y recursos para recibir la carga de manera eficiente. Si es un particular, esto puede no parecer muy relevante, pero en empre- sas que gestionan un gran movimiento de stocks es fundamental. Gestión de inventario: el ASN logístico contiene detalles precisos sobre los productos que se están enviando, incluida la cantidad, la descripción y, a menudo, los números de serie o lotes, lo que ayuda al receptor a actualizar su inventario de manera oportuna y precisa. Visibilidad de la cadena de suministro: las partes interesadas pueden monitorear el progreso de los envíos y anticipar cualquier posible retraso o problema. Cumplimiento de pedidos: el receptor puede corroborar la exacti- tud de los productos recibidos con respecto a los pedidos realizados. 134  Gestión de compras 3.10. Albaranes de entrega El albarán o nota de entrega es un documento comercial emitido por el vendedor en el que se enumeran las mercancías suministradas al comprador. Si el transporte y la entrega de las mercancías lo hace el propio vendedor, el albarán suele ser el único documento que entrega el transportista. Cuando se contrata una empresa externa para que ejecute el transporte, el transportista lo lleva junto a la carta de portes. En el primer caso, es decir, si el transporte lo lleva a cabo el propio vendedor, el comprador firma una copia que puede ser utilizada como prueba documental de que la mercancía se ha entregado al cliente. En el segundo caso, la empresa de transportes externa ya cuenta con la carta de portes para este fin, por lo que lo habitual es que entregue el albarán al