22.1

Restricciones y Copias

• No se facilitarán reproducciones de documentos cuyo estado de conservación no permita su realización sin perjuicio para los mismos.
• El Archivo Universitario facilitará copias informadas de documentación de conservación permanente cuyo valor administrativo haya prescrito.
• La solicitud de copias deberá formularse por escrito y dirigirse al Archivo Universitario.

Préstamo de Documentos

• El Archivo Universitario realiza préstamo de documentos originales a las unidades administrativas y servicios de la Universidad.
• La unidad solicitante es responsable de la integridad del documento prestado durante el tiempo que dure el préstamo.
• La solicitud de préstamo debe ser realizada por escrito por el responsable de la unidad.

Clasificación y Ordenación

• La clasificación es la labor intelectual que identifica y establece las series documentales que componen cada fondo.
• La ordenación se realizará según criterios cronológicos, alfabéticos, numéricos o otros que se estimen conveniente aplicar.
• El fondo es el conjunto de series con una misma procedencia.

Ingreso de Documentación

• El ingreso de documentos en el Archivo se realizará por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas, servicios y centros de la Universidad.
• También se realizará por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donación, depósito, herencia, legado, o por cualquier otro sistema de adquisición.

Registro y Eliminación de Documentos

• El Archivo Universitario contará con un Registro General de entrada de fondos.
• Queda prohibida cualquier eliminación, total o parcial, de documentación que no esté acordada por la Comisión Calificadora de Documentos.
• De toda eliminación se levantará acta, en la que consten los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destrucción.

Clasificación y Ordenación

• La clasificación es la labor intelectual que identifica y establece las series documentales que componen cada fondo.
• Una serie documental es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, generadas por un mismo órgano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones específicas.
• El fondo es el conjunto de series con una misma procedencia.

Ordenación

• La ordenación se realiza después de la clasificación, identificando las series documentales y ordenando las unidades documentales que las componen.
• Se pueden seguir criterios cronológicos, alfabéticos, numéricos o los que se estimen convenientes, en función del principio de estructura interna.

Instalación

• La instalación se refiere a la organización de los documentos en unidades de conservación adecuadas, que garanticen su adecuada conservación y sean identificables por la signatura que les corresponda.

Ingreso de la Documentación

• El ingreso de documentos en el Archivo se realiza por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas, servicios y centros de la Universidad.
• También se puede realizar por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donación, depósito, herencia, legado, o por cualquier otro sistema de adquisición, siempre que sean aceptadas, aprobadas u ordenadas por el Consejo de Gobierno de la Universidad.

Documentos de Archivo

• El documento de archivo es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.

Funciones del Archivo Universitario

• Recoger, organizar, conservar y hacer accesible la documentación depositada.
• Elaborar instrumentos de descripción adecuados para el acceso y gestión administrativa de la documentación.
• Implantar las directrices del Sistema Archivístico de la Universidad.
• Establecer criterios y pautas sobre transferencias de documentación, selección y eliminación de documentos, gestión documental y seguridad.
• Asesorar a la administración universitaria en la organización y tratamiento técnico de la documentación.
• Realizar estudios de identificación y valoración de series documentales.
• Elaborar y proponer el Reglamento del Archivo Universitario.
• Promover actividades para difundir el patrimonio documental de la Universidad de Granada y apoyar la docencia.
• Ofrecer servicios de acceso al documento, como consulta, préstamo y reproducciones.

Sistema Archivístico de la Universidad de Granada

• El Sistema de Archivos de la Universidad de Granada está constituido por todos los Archivos de Gestión, el Archivo Intermedio, y el Archivo Histórico.
• Cada uno de ellos tiene funciones específicas y se corresponden a las etapas del ciclo vital de los documentos.

Archivos de Gestión o de Oficinas

• Son aquellos en los que se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta por parte de la unidad productora.