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Questions and Answers
¿Qué es la clasificación según el Art. 23?
¿Cómo se realizará el ingreso de documentos en el Archivo según el Art. 26?
¿Qué se entiende por serie documental según el Art. 23?
¿Qué se realizará después de que se hayan clasificado los documentos y se hayan identificado las series documentales?
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¿Qué criterios se seguirán para la ordenación de las unidades documentales según el Art. 24?
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¿Qué es el fondo según el Art. 23?
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¿Qué se realizará con los documentos después de que se hayan organizado?
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¿Qué se debe garantizar al instalar los documentos en las unidades de conservación según el Art. 25?
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¿Cuál es el propósito del servicio de reproducción de documentos en el Archivo Universitario?
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¿Qué tipo de documentos no se facilitarán para su reproducción?
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¿Quién es responsable de la integridad del documento prestado durante el préstamo?
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¿Cuál es el requisito para solicitar copias informadas de documentación de conservación permanente?
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¿Qué sucede si una unidad administrativa no devuelve un documento prestado en el tiempo establecido?
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¿Cuál es el propósito del préstamo de documentos originales en el Archivo Universitario?
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¿Qué tipo de copias se facilitan además del servicio de reproducción mediante copias simples?
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¿Qué es necesario para solicitar el préstamo de documentos originales?
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¿Cuál es el requisito para la entrada de documentos en el Archivo Universitario?
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¿Qué sucede si un envío de documentos no cumple con la normativa establecida?
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¿Qué tipo de documentación se puede eliminar?
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¿Qué se levanta en cada eliminación de documentos?
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¿Qué sucede con los documentos que se transfieren al Archivo Universitario?
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¿Qué tipo de transferencia de documentos requiere una resolución del Rector?
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¿Cuál es el propósito del Registro General de entrada de fondos?
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¿Qué sucede con las muestras originales después de una eliminación de documentos?
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¿Cuál es el propósito del servicio de acceso al documento en el Archivo Universitario?
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¿Qué tipo de documentos se proporcionan para su consulta?
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¿Quién es responsable de garantizar el acceso a los documentos en el Archivo Universitario?
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¿Cuál es el fin último de la organización y el tratamiento técnico de la documentación en el Archivo Universitario?
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¿Qué es lo que se promueve en el Archivo Universitario?
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¿Cuál es el papel del Archivo Universitario en la Universidad de Granada?
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¿Cuál es el propósito del Sistema de Archivos de la Universidad de Granada?
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¿Cómo se clasifican los archivos en el Sistema de Archivos de la Universidad de Granada?
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¿Cuál es el propósito principal de la clasificación en el Archivo Universitario?
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¿Qué tipo de fondos procedentes de donación, depósito, herencia, legado, o por cualquier otro sistema de adquisición, son aceptados por el Archivo Universitario?
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¿Cuál es el propósito de la instalación de los documentos en las unidades de conservación adecuadas?
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¿Qué se requiere para la transferencia de documentos al Archivo Universitario?
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¿Qué es el resultado de la ordenación de las unidades documentales?
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¿Qué tipo de documentos se pueden eliminar?
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¿Qué sucede con los documentos que se transfieren al Archivo Universitario?
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¿Qué es el fondo en el Archivo Universitario?
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¿Cuál es el objetivo principal de recopilar y organizar la documentación en el Archivo Universitario?
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¿Qué tipo de expresiones gráficas, sonoras o en imagen se excluyen del documento de archivo?
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¿Quién es responsable de establecer las pautas para la transferencia de documentación en el Archivo Universitario?
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¿Cuál es el objetivo de la elaboración de instrumentos de descripción adecuados en el Archivo Universitario?
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¿Qué es necesario para garantizar el acceso y la consulta a la documentación en el Archivo Universitario?
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¿Qué es el resultado de la implantación de las directrices del Sistema Archivístico de la Universidad?
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¿Cuál es el objetivo de la función de establecer criterios y pautas sobre la transferencia de documentación en el Archivo Universitario?
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¿Qué es el resultado de la correcta ubicación de la documentación en el Archivo Universitario?
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Study Notes
Restricciones y Copias
- No se facilitarán reproducciones de documentos cuyo estado de conservación no permita su realización sin perjuicio para los mismos.
- El Archivo Universitario facilitará copias informadas de documentación de conservación permanente cuyo valor administrativo haya prescrito.
- La solicitud de copias deberá formularse por escrito y dirigirse al Archivo Universitario.
Préstamo de Documentos
- El Archivo Universitario realiza préstamo de documentos originales a las unidades administrativas y servicios de la Universidad.
- La unidad solicitante es responsable de la integridad del documento prestado durante el tiempo que dure el préstamo.
- La solicitud de préstamo debe ser realizada por escrito por el responsable de la unidad.
Clasificación y Ordenación
- La clasificación es la labor intelectual que identifica y establece las series documentales que componen cada fondo.
- La ordenación se realizará según criterios cronológicos, alfabéticos, numéricos o otros que se estimen conveniente aplicar.
- El fondo es el conjunto de series con una misma procedencia.
Ingreso de Documentación
- El ingreso de documentos en el Archivo se realizará por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas, servicios y centros de la Universidad.
- También se realizará por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donación, depósito, herencia, legado, o por cualquier otro sistema de adquisición.
Registro y Eliminación de Documentos
- El Archivo Universitario contará con un Registro General de entrada de fondos.
- Queda prohibida cualquier eliminación, total o parcial, de documentación que no esté acordada por la Comisión Calificadora de Documentos.
- De toda eliminación se levantará acta, en la que consten los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destrucción.
Clasificación y Ordenación
- La clasificación es la labor intelectual que identifica y establece las series documentales que componen cada fondo.
- Una serie documental es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, generadas por un mismo órgano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones específicas.
- El fondo es el conjunto de series con una misma procedencia.
Ordenación
- La ordenación se realiza después de la clasificación, identificando las series documentales y ordenando las unidades documentales que las componen.
- Se pueden seguir criterios cronológicos, alfabéticos, numéricos o los que se estimen convenientes, en función del principio de estructura interna.
Instalación
- La instalación se refiere a la organización de los documentos en unidades de conservación adecuadas, que garanticen su adecuada conservación y sean identificables por la signatura que les corresponda.
Ingreso de la Documentación
- El ingreso de documentos en el Archivo se realiza por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas, servicios y centros de la Universidad.
- También se puede realizar por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donación, depósito, herencia, legado, o por cualquier otro sistema de adquisición, siempre que sean aceptadas, aprobadas u ordenadas por el Consejo de Gobierno de la Universidad.
Documentos de Archivo
- El documento de archivo es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.
Funciones del Archivo Universitario
- Recoger, organizar, conservar y hacer accesible la documentación depositada.
- Elaborar instrumentos de descripción adecuados para el acceso y gestión administrativa de la documentación.
- Implantar las directrices del Sistema Archivístico de la Universidad.
- Establecer criterios y pautas sobre transferencias de documentación, selección y eliminación de documentos, gestión documental y seguridad.
- Asesorar a la administración universitaria en la organización y tratamiento técnico de la documentación.
- Realizar estudios de identificación y valoración de series documentales.
- Elaborar y proponer el Reglamento del Archivo Universitario.
- Promover actividades para difundir el patrimonio documental de la Universidad de Granada y apoyar la docencia.
- Ofrecer servicios de acceso al documento, como consulta, préstamo y reproducciones.
Sistema Archivístico de la Universidad de Granada
- El Sistema de Archivos de la Universidad de Granada está constituido por todos los Archivos de Gestión, el Archivo Intermedio, y el Archivo Histórico.
- Cada uno de ellos tiene funciones específicas y se corresponden a las etapas del ciclo vital de los documentos.
Archivos de Gestión o de Oficinas
- Son aquellos en los que se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta por parte de la unidad productora.
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Conoce los procesos y restricciones para acceder a documentos en la Universidad de Granada. Aprende sobre la solicitud de reproducciones y el estado de conservación de los archivos.
