Gestion des Dossiers du Personnel

Gestion des Dossiers du Personnel : Obligations et Bonnes Pratiques

• La gestion efficace des dossiers du personnel est essentielle pour toute entreprise, bien que sans obligation légale spécifique.
• Cette pratique permet une gestion optimale des salariés et le respect des obligations légales envers les organismes sociaux.
• Le contenu des dossiers doit inclure des informations relatives à l'embauche (pièces d'identité, CV, lettre de motivation, diplômes, certificats de travail antérieurs, RIB, attestation d'affiliation à la Sécurité sociale), pendant la relation de travail (DPAE, contrat de travail, avenants, fiche d'aptitude médicale, bulletins de paie, adhésion mutuelle, demandes de congés, suivi de formations, entretiens, accidents du travail, sanctions), et après le départ (certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi, documents relatifs à la rupture du contrat).

Protection des Informations Personnelles

• Le respect de la vie privée est crucial, interdisant les données sur la santé, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, les activités politiques, religieuses ou syndicales.
• Les données personnelles doivent être limitées aux informations directement liées à l'emploi et aux compétences professionnelles du salarié.
• Le stockage des données doit être sécurisé, limité aux personnes habilitées, avec authentification, gestion des droits d'accès et sécurisation des données.

Conservation des Documents

• La durée de conservation des documents est soumise aux règles du Code civil et du Code du travail (ex: bulletins de paie à conserver 5 ans après le départ du salarié).
• Les délais de prescription doivent être considérés en cas de contrôles administratifs ou litiges potentiels.
• Le respect du RGPD est primordial concernant les droits et les durées de conservation des données personnelles.

Droits du Salarié

• Droit d'accès : consultation complète des informations le concernant (dans son dossier).
• Droit de rectification : correction d'informations inexactes ou incomplètes.
• Droit d'opposition : possibilité de s'opposer au traitement de certaines données pour motifs légitimes.
• Droit à l'oubli : demande d'effacement des données personnelles (sous conditions).

Règles de Nommage des Fichiers Numériques

• Utiliser des underscores entre les éléments.
• Remplacer les espaces par des tirets.
• Éviter les caractères accentués et spéciaux.
• Bannir les mots vides (le, la, les, de, du...).
• Suivre la structure suivante : Type_Date_Objet_Version
• Type : abréviation du type de document (ex: CDT pour contrat de travail).
• Date : au format AAAAMMJJ.
• Objet : description courte et précise.
• Version : numéro de version si applicable.

Techniques de Cotation et d'Indexation

• Cotation : utilisation d'un code alphanumérique unique pour chaque document (combinant type, numéro d'ordre et date).
• Indexation manuelle : attribution de mots-clés et de propriétés (type, auteur, date, objet) pour une meilleure recherche et classement.
• Indexation automatique : utilisation de systèmes GED avec lecture automatique et reconnaissance automatique des documents.

Établissement d'un Plan de Classement

• Choix de l'ordre : alphabétique, numérique, thématique ou mixte (selon les besoins).
• Définition de la structure : création d'une arborescence logique.
• Mise en place des règles : règles claires pour la mise à jour et l'accessibilité.
• Formation des utilisateurs : sensibilisation aux nouvelles pratiques du classement.

L'ordre de classement

• Différents ordres de classement (alphabétique, numérique, thématique, etc.) sont possibles et doivent être adaptés à chaque situation.
• Il est important de considérer les risques d'homonymie, la correspondance avec les numéros et la confidentialité.

Les supports de classement

• Les supports physiques de classement peuvent inclure des classeurs ou des armoires.
• Les supports numériques facilitent les recherches, aident à la traçabilité et permettent l'archivage.
• La dématérialisation est préférable pour des copies fidèles.

Les règles à respecter

• Efficace et accessible.
• Régulier.
• Épuré.
• Exhaustif.

La Transformation Digitale des RH

• Dématérialisation des documents : réduction des documents papier au profit du numérique.
• Système d'information RH (SIRH) : logiciels interconnectés pour tous les processus RH pour une meilleure traçabilité, gestion des contrats et formation.
• Portails RH en libre-service : accès direct des salariés à leurs informations et démarches via des interfaces conviviales.

Avantages du SIRH

• Optimisation du suivi : gestion améliorée des plannings, alertes automatisées et communications.
• Conformité réglementaire : mises à jour automatiques des dispositions légales.
• Simplification administrative : édition facilitée des documents administratifs.
• Gain de productivité : automatisation des tâches répétitives et réduction des délais.

Les organismes sociaux

• Les différentes institutions (URSSAF, CPAM, Pôle emploi, etc.) ont un rôle important à jouer dans la gestion des dossiers du personnel.
• Leurs procédures et formulaires doivent être respectés.

Relations avec la Médecine du Travail

• L'organisation des visites médicales est essentielle.
• Le suivi des attestations est primordial concernant l'aptitude et le suivi.
• L'application des préconisations est cruciale pour la santé et la sécurité des salariés.
• L'utilisation de PGI permet une gestion optimisée des convocations.

Gestion des Accidents du Travail

• Le signalement de l'accident par le salarié est obligatoire.
• La déclaration par l'employeur doit être immédiate à la CPAM.
• La gestion des contrôles CPAM et les prises en charge (prise de soin, remboursement, indemnités) sont importantes à bien maîtriser.
• Tout cela doit être en accord avec la législation et la loi.

Mots clés à retenir

• RGPD, Plan de classement, Contenu et Conservation des documents, Droits des salariés, Règles de nommage des fichiers, Progiciel de gestion intégré (PGI), Organismes sociaux, Médecine du travail, Délai déclaration accident du travail, Déclaration sociale nominative (DSN), SI RH.

Conclusion: L'avenir de la gestion des dossiers du personnel.

• Intelligence artificielle: intégration de l'IA pour une analyse approfondie des données. La gestion prédictive est une option.
• Blockchain: utilisation de la blockchain pour une sécurisation des documents RH.
• Réalité virtuelle: exploitation de la VR pour des formations immersives et une gestion interactive des dossiers.

Bonnes pratiques : gestion des dossiers

• Sécurité renforcée : mise en place de protocoles de sécurité stricts pour protéger les données sensibles des salariés.
• Mise à jour régulière : actualisation systématique des informations pour garantir leur exactitude et leur pertinence.
• Nettoyage périodique : suppression des documents obsolètes ou redondants.
• Formation continue : sensibilisation régulière du personnel RH aux meilleures pratiques pour une gestion documentaire optimale.