Gestion des Dossiers du Personnel : Obligations et Bonnes Pratiques PDF

La Gestion des Dossiers du Personnel : Obligations et Bonnes Pratiques La gestion efficace des dossiers du personnel est cruciale pour toute entreprise, bien qu'il n'existe pas d'obligation légale spécifique. Cette pratique permet non seulement d'assurer une gestion individuelle optimale des salarié...

La Gestion des Dossiers du Personnel : Obligations et Bonnes Pratiques La gestion efficace des dossiers du personnel est cruciale pour toute entreprise, bien qu'il n'existe pas d'obligation légale spécifique. Cette pratique permet non seulement d'assurer une gestion individuelle optimale des salariés, mais aussi de respecter les obligations légales envers les organismes sociaux. Dans cette présentation, nous explorerons les aspects essentiels de la tenue des dossiers du personnel, de leur contenu à leur protection, en passant par les méthodes de classement et les avantages de la digitalisation des ressources humaines. Le Contenu des Dossiers du Personnel Avant l'embauche Pièce d'identité, CV, lettre de motivation, diplômes, certificats de travail antérieurs, RIB, attestation d'affiliation à la Sécurité sociale Pendant la relation de travail DPAE, contrat de travail, avenants, fiche d'aptitude médicale, bulletins de paie, adhésion mutuelle, demandes de congés, suivi formations, entretiens, accidents du travail, sanctions Après le départ Certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi, documents relatifs à la rupture du contrat Protection des Informations Personnelles 1 Respect de la vie privée Interdiction des données sur la santé, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, les activités politiques, religieuses ou syndicales 2 Protection des données personnelles Limitation aux informations en lien direct avec l'emploi et les capacités professionnelles du salarié 3 Stockage sécurisé Accès limité aux personnes habilitées, authentification et gestion des droits d'accès, sécurisation des données Conservation des Documents 1 Durée légale minimale Respect des durées fixées par le Code civil et le Code du travail (ex: bulletins de paie à conserver 5 ans après le départ du salarié) 2 Délais de prescription Prise en compte des délais en cas de contrôles administratifs ou de litiges potentiels 3 Conformité RGPD Respect des droits des salariés et des durées de conservation limitées pour les données personnelles Les Droits du Salarié Droit d'accès Droit de rectification Le salarié peut consulter l'intégralité des Possibilité de faire corriger toute informations le concernant dans son information inexacte ou incomplète dossier Droit d'opposition Droit à l'oubli Le salarié peut s'opposer au traitement de Demande d'effacement des données certaines données pour des motifs personnelles dans certaines conditions légitimes TRAVAIL A FAIRE Règles de Nommage des Fichiers Numériques Structure du nom Bonnes pratiques Type_Date_Objet_Version Utiliser des underscores (_) entre les éléments Type: abréviation du type de Remplacer les espaces par document (ex: CDT pour des tirets contrat de travail) Éviter les caractères Date: format AAAAMMJJ accentués et spéciaux Objet: description courte et précise Bannir les mots vides (le, la, Version: numéro de version si les, de, du...) applicable Techniques de Cotation et d'Indexation 1 Cotation Utilisation d'un code alphanumérique unique pour chaque document, combinant le type, le numéro d'ordre et la date (ex: DFOR12_20190912 pour la 12e demande de formation du 12/09/2019) 2 Indexation manuelle Attribution de mots-clés et de propriétés (type, auteur, date, objet) pour faciliter la recherche et le classement des documents 3 Indexation automatique Utilisation de systèmes de gestion électronique des documents (GED) avec lecture automatique (LAD) et reconnaissance automatique des documents (RAD) TRAVAIL A FAIRE Établissement d'un Plan de Classement 1 Choix de l'ordre Sélection entre classement alphabétique, numérique, thématique ou mixte selon les besoins de l'entreprise 2 Définition de la structure Création d'une arborescence logique avec dossiers et sous-dossiers 3 Mise en place des règles Établissement de règles claires pour maintenir l'efficacité, l'accessibilité et la mise à jour du classement 4 Formation des utilisateurs Sensibilisation et formation du personnel aux nouvelles pratiques de classement L’ordre de classement Les supports de classement Les règles à respecter 1 Efficace et accessible 2 Régulier 3 Epuré 4 Exhaustif TRAVAIL A FAIRE La Transformation Digitale des RH Dématérialisation des Système d'Information RH Portails RH en libre-service documents (SIRH) Accès direct des salariés à leurs Passage progressif du papier au Mise en place de logiciels informations et démarches RH via des numérique pour tous les documents interconnectés couvrant l'ensemble interfaces conviviales RH, offrant une meilleure traçabilité et des processus RH, de la gestion des accessibilité contrats à la formation Avantages du SIRH Optimisation du suivi Gestion améliorée des plannings, alertes automatisées et communications simplifiées Conformité réglementaire Mises à jour automatiques des dispositions légales et réglementaires Simplification administrative Édition facilitée des attestations et déclarations sociales, notamment la DSN Gain de productivité Automatisation des tâches répétitives, réduction des erreurs et des délais de traitement TRAVAIL A FAIRE Relations avec la Médecine du Travail Organisation des visites L'employeur est responsable de la planification et du financement des visites médicales obligatoires Suivi des attestations Collecte et conservation des avis d'aptitude et des attestations de suivi Application des préconisations Mise en œuvre des recommandations du médecin du travail pour la santé et la sécurité des salariés Utilisation du PGI Gestion automatisée des convocations, plannings et alertes pour les visites médicales Gestion des Accidents du Travail 1 Signalement par le salarié Déclaration de l'accident sous 24 heures à l'employeur, consultation médicale pour obtenir un certificat 2 Déclaration par l'employeur Transmission de la déclaration d'accident du travail à la CPAM sous 48 heures, remise de la feuille d'accident au salarié 3 Contrôle par la CPAM Vérification du caractère professionnel de l'accident, enquête éventuelle 4 Prise en charge En cas de validation, remboursement des soins à 100% et versement d'indemnités journalières si arrêt de travail Bonnes Pratiques pour la Gestion des Dossiers du Personnel Sécurité renforcée Mise à jour régulière Mise en place de protocoles de sécurité stricts Actualisation systématique des informations pour protéger les données sensibles des salariés pour garantir leur exactitude et leur pertinence Nettoyage périodique Formation continue Suppression des documents obsolètes ou Sensibilisation régulière du personnel RH aux redondants pour maintenir des dossiers épurés meilleures pratiques de gestion documentaire Conclusion : L'Avenir de la Gestion des Dossiers du Personnel Intelligence artificielle Blockchain Réalité virtuelle Intégration de l'IA pour une gestion Utilisation potentielle de la blockchain Exploitation de la VR pour des prédictive des ressources humaines et pour sécuriser et authentifier les formations immersives et une gestion une analyse approfondie des données documents RH de manière inviolable interactive des dossiers du personnel TRAVAIL A FAIRE  RGPD Contenu et Droits des salaries Règles de nommage des MOTS CLES Conservation des documents fichiers numériques A RETENIR POUR CE Plan de classement Progiciel de gestion intégré (PGI) Organismes sociaux Médecine du travail CHAPITRE Délai declaration Déclaration sociale SI RH accident du travail nominative (DSN) ANNEXES Exemple info salarié RGPD de la CAPEB (les artisans du bâtiment) Exemple info salarié RGPD de la CAPEB (les artisans du bâtiment)