Διαχείριση Ενεργών Αρχείων

<p>Είτε σε χαρτί είτε σε ηλεκτρονικά μέσα (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Δημιουργία (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Διοικητική και οικονομική (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Γραφικά (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Συνεχής πρόσβαση σε πληροφορίες (B)</p> Signup and view all the answers

<p>Εικόνα, ήχος και βίντεο (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Κόστος διαχείρισης δεδομένων (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Καλύτερη διαχείριση του αρχειακού υλικού (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Διαχειριστής συστήματος (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Έλεγχος ακεραιότητας αρχείων (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Για την ενίσχυση της ασφάλειας πρόσβασης (B)</p> Signup and view all the answers

<p>Ακύρωση πρόσβασης σε παλιές βάσεις (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο της Φλωρεντίας (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Ευκολία πρόσβασης από οπουδήποτε (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Τρέχον, Αρχείο, Ιστορικό (B)</p> Signup and view all the answers

<p>ISO 15489-1:2016 (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Οργάνωση και εκπαίδευση (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Η οργάνωση των εγγράφων για εύκολη πρόσβαση (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Για να εξασφαλιστεί η εύρυθμη λειτουργία του (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Η αδυναμία εντοπισμού της πληροφορίας όταν χρειάζεται (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Η πληροφορία που αποτυπώνεται στα έγγραφα (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Η θεματική οργάνωση (B)</p> Signup and view all the answers

<p>Η Δημιουργία, η Χρήση και η Καταστροφή (A)</p> Signup and view all the answers

<p>30 χρόνια (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Καταγραφή και διαχείριση των εγγράφων σε ειδική εφαρμογή. (B)</p> Signup and view all the answers

<p>4 ώρες (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Έλεγχος υγρασίας και θερμοκρασίας του αρχείου. (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Ασφαλής πρόσβαση σε σαρωμένα έγγραφα από οπουδήποτε. (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR). (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Απαιτείται η χρήση ειδικών ραφιών που ανταποκρίνονται σε κανονισμούς. (B)</p> Signup and view all the answers

<p>Απόδοση κειμένου με Adobe Illustrator. (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Ασφαλής μέθοδος καταστροφής των εγγράφων. (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Φυσικές αλλοιώσεις των εγγράφων. (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Ανάκτηση μέσα σε 4 ώρες. (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Προστασία των δεδομένων (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Δημιουργία, Χρήση, Διατήρηση, Διακίνηση, Εκκαθάριση (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Μείωση της γκάφας προβλημάτων (B)</p> Signup and view all the answers

<p>Πρέπει να είναι ακριβής και ολοκληρωμένη. (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Επιταχύνει την πρόσβαση στην πληροφορία. (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Αποτυχία στην προστασία δεδομένων. (B)</p> Signup and view all the answers

<p>Η παραπληροφόρηση των μετόχων. (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Μείωση του χρόνου αναζήτησης πληροφοριών. (B)</p> Signup and view all the answers

<p>Η αξιόπιστη και διαχρονική πληροφορία. (B)</p> Signup and view all the answers

<p>Προσωρινή αποθήκευση αρχείων. (C)</p> Signup and view all the answers

<p>Έγγραφα (C)</p> Signup and view all the answers

<p>3500 πχ - 3100 π.Χ. (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Η διάχυση της πληροφορίας (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Ειδικά δωμάτια αρχείων (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Ψηφιακή αποθήκευση (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Διαχείριση και αξιοποίηση (D)</p> Signup and view all the answers

<p>8000 π.Χ. - 300 π.Χ. (D)</p> Signup and view all the answers

<p>Δυσκολία αντικατάστασης (A)</p> Signup and view all the answers

<p>Αναγραφή ποιημάτων (B)</p> Signup and view all the answers

<p>3100 π.Χ. - 300 π.Χ. (B)</p> Signup and view all the answers

Τα έγγραφα που παράχθηκαν τα τελευταία 5 χρόνια.

Έγγραφα που χρησιμοποιούνται λιγότερο συχνά και έχουν ηλικία μεταξύ 5 και 30 ετών.

Έγγραφα πάνω από 30 ετών, αξίας με ιστορική σημασία.

Συλλογή εγγράφων από άτομο, οικογένεια ή οργανισμό, οργανωμένα θεματικά ή με βάση το είδος του μέσου.

Η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων από την δημιουργία τους μέχρι την εκκαθάρισή τους, συμπεριλαμβανομένων των εργασιών εντοπισμού και διατήρησης της πληροφορίας.

Πρότυπο ISO 15489-1:2016 για τη διαχείριση εγγράφων.

Ο σχεδιασμός, ο έλεγχος, η καθοδήγηση, η οργάνωση, η εκπαίδευση και η προώθηση των εγγράφων, καθώς και άλλες διαχειριστικές εργασίες που σχετίζονται με τον κύκλο ζωής των εγγράφων.

Η οργάνωση των εγγράφων που παράγονται στην καθημερινή δραστηριότητα ενός οργανισμού (δημόσιου ή ιδιωτικού).

Συστηματική μέθοδος οργάνωσης εγγράφων για εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στην πληροφορία.

Η πληροφορία που είναι αποθηκευμένη στα έγγραφα ενός οργανισμού είναι ένα από τα πιο σημαντικά περιουσιακά του στοιχεία.

Η αποθήκευση, οργάνωση και διαχείριση των εγγράφων ενός οργανισμού με σκοπό τη διατήρηση της ιστορίας του και την εύκολη πρόσβαση σε πληροφορίες.

Η ενημέρωση, η χρήση και η διαχείριση των εγγράφων ενός οργανισμού σε συνηθισμένες εργασίες και λειτουργίες.

Ό,τι μπορεί να γράφεται, αναπαράγεται ή καταγράφεται, όπως κείμενα, βίντεο, ήχος, εικόνες, και υλικά αντικείμενα.

Η οργανωμένη συλλογή τεκμηρίων που δημιουργούνται από έναν οργανισμό κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων του.

Πληροφορίες που δημιουργούνται, λαμβάνονται ή διατηρούνται από έναν οργανισμό ως απόδειξη για νομικά υποχρεωτικά ή επιχειρηματικά γεγονότα.

Η διαδικασία διαχείρισης των εγγράφων, η οποία περιλαμβάνει τη δημιουργία, την αποθήκευση, την ανάκτηση, τη χρήση και την καταστροφή, ώστε να διασφαλίζεται η διαθεσιμότητα της πληροφορίας.

Οι αστάθμητες παράμετροι και οι προκλήσεις που αντιμετωπίζει ένα οργανισμός κατά τη διαχείριση ενεργών αρχείων, όπως τεχνολογικές αλλαγές, νομικές προκλήσεις, και η ανάγκη για στήριξη της ομαλής, σωστής και αποτελεσματικής λειτουργίας ενός οργανισμού.

Μέθοδοι και εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση εγγράφων ενός οργανισμού, όπως λογισμικά διαχείρισης εγγράφων, διαδικασίες οργάνωσης, σύστηανα αποθήκευσης και ανάκτησης.

Συνοπτική παρουσίαση της ιστορίας των εγγράφων ενός οργανισμού, από την δημιουργία έως την συντήρησή τους.

Η διαχείριση ενεργών αρχείων είναι σημαντική για την προστασία της κουλτούρας του οργανισμού, την ελαχιστοποίηση κόστους, την αποφυγή απώλειας δεδομένων και τη βελτίωση των επιχειρησιακών λειτουργιών.

Ο κύκλος ζωής ενός εγγράφου περιλαμβάνει τα στάδια της δημιουργίας, διακίνησης, χρήσης, διατήρησης και εκκαθάρισης.

Η διαχείριση ενεργών αρχείων συμβάλλει στην παροχή αξιόπιστης, διαχρονικής και ολοκληρωμένης πληροφορίας για αποδοτικές αποφάσεις.

Η διαχείριση ενεργών αρχείων εξασφαλίζει την αποτελεσματική επεξεργασία πληροφορίας με τον πιο αποδοτικό τρόπο.

Η διαχείριση ενεργών αρχείων παρέχει πληροφορία με το λιγότερο δυνατό κόστος.

Η διαχείριση ενεργών αρχείων εξασφαλίζει την παροχή υπηρεσιών στους χρήστες.

Η διαχείριση ενεργών αρχείων περιλαμβάνει την εκκαθάριση εγγράφων που δεν χρειάζονται πλέον.

Η επιλογή του κατάλληλου τρόπου αποθήκευσης εξαρτάται από τον όγκο των δεδομένων που θέλουμε να αποθηκεύσουμε. Για μικρό όγκο, μια τοπική αποθήκευση είναι επαρκής, ενώ για μεγάλο όγκο, η cloud αποθήκευση είναι προτιμότερη.

Η συχνότητα πρόσβασης στα αρχεία επηρεάζει την επιλογή μεθόδου αρχειοθέτησης. Για συχνή πρόσβαση, μια τοπική αποθήκευση με εύκολη πρόσβαση είναι καλύτερη. Για σπάνια πρόσβαση, μια cloud αποθήκευση είναι πιο οικονομική.

Η πολιτική αρχειοθέτησης ορίζει ποια δεδομένα θα αποθηκευτούν, πώς θα αποθηκευτούν και ποιοι θα έχουν πρόσβαση. Είναι απαραίτητη για την οργάνωση και ασφάλεια των αρχείων.

Τα μεταδεδομένα είναι πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία, όπως η ημερομηνία δημιουργίας, ο δημιουργός, η περιγραφή. Η επιλογή του σωστού σχήματος μεταδεδομένων βοηθά στην ταξινόμηση και εύρεση των αρχείων.

Η κατηγοριοποίηση των αρχείων σας βοηθά να τα οργανώσετε και να τα βρείτε εύκολα. Η σωστή μέθοδος κατηγοριοποίησης εξαρτάται από τις ανάγκες σας.

Η διαχείριση των αρχείων περιλαμβάνει τον έλεγχο της ακεραιότητας και προσβασιμότητας των δεδομένων. Είναι σημαντικό να διατηρείτε τα λογισμικά και συστήματα ενημερωμένα.

Η τήρηση αντιγράφων ασφαλείας είναι κρίσιμη για να προστατέψετε τα αρχεία σας σε περίπτωση ζημιάς. Σας εξασφαλίζει εναλλακτική πρόσβαση σε περίπτωση απώλειας στο πρωτότυπο αρχείο.

Η κατάλληλη εκπαίδευση στα μέλη του οργανισμού σας βοηθά να χρησιμοποιούν τις μεθόδους αρχειοθέτησης με σοφία και ασφάλεια.

Η διαδικασία ταξινόμησης και αποθήκευσης εγγράφων σε ειδικά κουτιά, με στόχο την προστασία τους και την εύκολη πρόσβαση.

Η μετατροπή χαρτιού σε ψηφιακή μορφή για εύκολη πρόσβαση και αποθήκευση.

Η εύκολη πρόσβαση σε σαρωμένα έγγραφα μέσω διαδικτύου.

Η παροχή συμβουλών για τη διαχείριση των εγγράφων μιας εταιρείας, όπως η οργάνωση του χώρου φύλαξης των αρχείων.

Η διαδικασία κατά την οποία ένα αρχείο σφραγίζεται και τοποθετείται σε ένα ασφαλές κουτί.

Η διαδικασία μετατροπής χαρτιού σε ψηφιακή μορφή με τη χρήση λογισμικού OCR.

Ειδικές προδιαγραφές για τα ράφια αποθήκευσης, ώστε να αντέχουν σε πλημμύρες και σεισμούς.

Η διαδικασία ανάκτησης έργων από το άρχειο, είτε ηλεκτρονικά, είτε φυσικά, με συγκεκριμένους χρόνους ανάκλησης.

Η προφύλαξη των εγγράφων από τον χρόνο, τη σκόνη και άλλους εξωτερικούς παράγοντες.

Η διαδικασία χρήσης πήλινων κομματιών για την καταγραφή πληροφοριών, η οποία εξελίχθηκε σε quatre مراحل διαφορετικά σταδιακά μέσα σε χιλιάδες χρόνια.

Η χρήση πήλινων κομματιών για την καταγραφή πληροφοριών άρχισε πριν από 18.000 χρόνια και συνεχίστηκε για χιλιάδες χρόνια. Βασιζόταν στην άμεση καταγραφή πληροφοριών για συναλλαγές και άλλες χρήσεις.

Αυτή η περίοδος αναδεικνύει την εξέλιξη της μορφής των πηλίνων pieces, με την εισαγωγή αυγοειδούς φακέλου για να προστατεύεται η πληροφορία.

Αυτή η περίοδος characterizes την εμφάνιση αφηρημένων μορφών και τετραγωνισμένων πήλινων pieces, προάγοντας μια μικρή εξέλιξη.

Η περίοδος αυτή είναι σημαντική για την εμφάνιση των πηλίνων πινακίδων, που είναι μια σημαντική εξέλιξη στην συλλογή και διαχείριση της πληροφορίας.

Η εξέλιξη των πηλίνων κομματιών ως μέσο καταγραφής οδήγησε στην ανάπτυξη ειδικών τεχνικών διαχείρισης της πληροφορίας.

Στα αρχαία χρόνια, η πληροφορία καταγραφόταν σε πήλινα κομμάτια και εξυπηρετούσε συγκεκριμένους στόχους, όπως η διατήρηση της πληροφορίας και η αποφυγή συγχυσης.

Η πληροφορία θεωρείται σημαντικός πλούτος για κάθε οργανισμό και πρέπει να διαχειρίζεται και να αξιοποιείται οπoς όλα τα άλλα στοιχεία του.

Η πληροφορία ενός οργανισμού είναι μοναδική και μη αντικαταστατή σε περίπτωση απώλειας.

Τα έγγραφα είναι οι φορείς της πληροφορίας, χωρίς τα οποία δεν μπορεί να λειτουργήσει ένας οργανισμός.