Διαχείριση Ενεργών Αρχείων
58 Questions
1 Views

Choose a study mode

Play Quiz
Study Flashcards
Spaced Repetition
Chat to lesson

Podcast

Play an AI-generated podcast conversation about this lesson

Questions and Answers

Ποιός είναι ο κύριος στόχος της διαχείρισης ενεργών αρχείων;

  • Να εξοικειώνει τους υπαλλήλους με τη χρήση τεχνολογίας
  • Να εξασφαλίσει ομαλή λειτουργία του οργανισμού (correct)
  • Να διατηρεί τα έγγραφα σε φυσική μορφή
  • Να καταγράφει ιστορικά γεγονότα

    • Ποιές είναι οι δύο κατηγορίες τεκμηρίων σύμφωνα με την πληροφορία που φέρουν;

  • Ηλεκτρονικό και έντυπο
  • Κείμενο και πολυμεσικά (correct)
  • Κείμενο και ήχος
  • Κείμενο και εικόνα

    • Πως ορίζεται το έγγραφο με βάση το πρότυπο ISO 15489-1:2016;

  • Ως ένα έγγραφο που δημοσιεύτηκε σε δημόσια σελίδα
  • Ως πληροφορία που έχει παραχθεί και διατηρηθεί ως απόδειξη (correct)
  • Ως ένα φυσικό αντικείμενο που περιέχει πληροφορίες
  • Ως ηλεκτρονικό αρχείο που αποθηκεύεται σε υπολογιστή

    • Ποιά είναι τα κύρια μέσα αποτύπωσης των εγγράφων;

    <p>Είτε σε χαρτί είτε σε ηλεκτρονικά μέσα</p> Signup and view all the answers

    Ποιό είναι ένα από τα βασικά στάδια του 'κύκλου ζωής' ενός εγγράφου;

    <p>Δημιουργία</p> Signup and view all the answers

    Ποια είναι τα δύο είδη πληροφοριών που μπορεί να φέρουν τα τεκμήρια;

    <p>Διοικητική και οικονομική</p> Signup and view all the answers

    Ποιό από τα παρακάτω δεν είναι μια κατηγορία σύμφωνα με την κατηγοριοποίηση τεκμηρίων;

    <p>Γραφικά</p> Signup and view all the answers

    Ποιές προκλήσεις σχετίζονται με τη διαχείριση των ενεργών αρχείων;

    <p>Συνεχής πρόσβαση σε πληροφορίες</p> Signup and view all the answers

    Πέρα από τις μορφές κειμένου, ποιες άλλες μορφές πληροφοριών υπάρχουν;

    <p>Εικόνα, ήχος και βίντεο</p> Signup and view all the answers

    Ποιος από τους παρακάτω παράγοντες ΔΕΝ επηρεάζει την επιλογή μεθόδου αρχειοθέτησης;

    <p>Κόστος διαχείρισης δεδομένων</p> Signup and view all the answers

    Ποιο είναι το αποτέλεσμα της κατηγοριοποίησης με βάση το μέσο αποτύπωσης;

    <p>Καλύτερη διαχείριση του αρχειακού υλικού</p> Signup and view all the answers

    Ποια είναι μια βασική πτυχή της πολιτικής αρχειοθέτησης;

    <p>Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας</p> Signup and view all the answers

    Ποιος ρόλος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση προσβάσεων στις αρχειοθετήσεις;

    <p>Διαχειριστής συστήματος</p> Signup and view all the answers

    Ποιο από τα παρακάτω είναι μια μέθοδος για την παρακολούθηση αρχείων;

    <p>Έλεγχος ακεραιότητας αρχείων</p> Signup and view all the answers

    Για ποιον σκοπό είναι απαραίτητη η εκπαίδευση στη διαχείριση αρχείων;

    <p>Για την ενίσχυση της ασφάλειας πρόσβασης</p> Signup and view all the answers

    Ποια από τις παρακάτω στρατηγικές ΔΕΝ σχετίζεται με την υλοποίηση μεθόδων αρχειοθέτησης;

    <p>Ακύρωση πρόσβασης σε παλιές βάσεις</p> Signup and view all the answers

    Ποια οργανωτική αρχή είναι υπεύθυνη για την κατάθεση ιστορικών αρχείων της Επιτροπής;

    <p>Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο της Φλωρεντίας</p> Signup and view all the answers

    Ποιο είναι το κύριο πλεονέκτημα ενός cloud-based αποθηκευτικού μέσου;

    <p>Ευκολία πρόσβασης από οπουδήποτε</p> Signup and view all the answers

    Ποια είναι η σωστή κατηγοριοποίηση των αρχείων σύμφωνα με την ηλικία τους;

    <p>Τρέχον, Αρχείο, Ιστορικό</p> Signup and view all the answers

    Ποιο πρότυπο ορίζει τη Διαχείριση Εγγράφων;

    <p>ISO 15489-1:2016</p> Signup and view all the answers

    Ποιες είναι οι διαδικασίες που περιλαμβάνει η Διαχείριση Εγγράφων σύμφωνα με το πρότυπο DoD;

    <p>Οργάνωση και εκπαίδευση</p> Signup and view all the answers

    Ποιος είναι ο ρόλος της Διαχείρισης Ενεργών Αρχείων;

    <p>Η οργάνωση των εγγράφων για εύκολη πρόσβαση</p> Signup and view all the answers

    Γιατί είναι σημαντική η οργάνωση των εγγράφων στον Οργανισμό;

    <p>Για να εξασφαλιστεί η εύρυθμη λειτουργία του</p> Signup and view all the answers

    Ποια είναι η συνέπεια μιας ελλιπούς οργάνωσης των εγγράφων;

    <p>Η αδυναμία εντοπισμού της πληροφορίας όταν χρειάζεται</p> Signup and view all the answers

    Ποιες πληροφορίες θεωρούνται βασικά περιουσιακά στοιχεία ενός Οργανισμού;

    <p>Η πληροφορία που αποτυπώνεται στα έγγραφα</p> Signup and view all the answers

    Ποια μορφή οργάνωσης των αρχείων προτείνεται για την αρχαιοθέτηση;

    <p>Η θεματική οργάνωση</p> Signup and view all the answers

    Ποιες διαδικασίες εμπλέκονται στη Διαχείριση Εγγράφων;

    <p>Η Δημιουργία, η Χρήση και η Καταστροφή</p> Signup and view all the answers

    Ποια είναι η διάρκεια φύλαξης των Ιστορικών αρχείων;

    <p>30 χρόνια</p> Signup and view all the answers

    Ποιες ενέργειες περιλαμβάνει η διαδικασία διαχείρισης και αποθήκευσης αρχείου;

    <p>Καταγραφή και διαχείριση των εγγράφων σε ειδική εφαρμογή.</p> Signup and view all the answers

    Ποια είναι η χρονική περίοδος παραδοχής των αρχείων όταν ζητηθούν ηλεκτρονικά;

    <p>4 ώρες</p> Signup and view all the answers

    Ποιες υπηρεσίες περιλαμβάνονται υπό τις συμβουλευτικές υπηρεσίες;

    <p>Έλεγχος υγρασίας και θερμοκρασίας του αρχείου.</p> Signup and view all the answers

    Ποιο είναι το κύριο πλεονέκτημα της διαδικτυακής φιλοξενίας αρχείων;

    <p>Ασφαλής πρόσβαση σε σαρωμένα έγγραφα από οπουδήποτε.</p> Signup and view all the answers

    Ποια είναι η μέθοδος που χρησιμοποιείται για την απόδοση κειμένου από σαρωμένα έγγραφα;

    <p>Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR).</p> Signup and view all the answers

    Ποιες είναι οι προδιαγραφές αποθήκευσης των κουτιών αρχείων;

    <p>Απαιτείται η χρήση ειδικών ραφιών που ανταποκρίνονται σε κανονισμούς.</p> Signup and view all the answers

    Ποιο από τα παρακάτω δεν είναι μέρος της διαδικασίας σάρωσης και ψηφιοποίησης;

    <p>Απόδοση κειμένου με Adobe Illustrator.</p> Signup and view all the answers

    Ποιες είναι οι προτεραιότητες κατά την καταστροφή εγγράφων;

    <p>Ασφαλής μέθοδος καταστροφής των εγγράφων.</p> Signup and view all the answers

    Ποιες είναι οι κύριες ασθένειες που στοχεύει η συμβουλευτική υπηρεσία;

    <p>Φυσικές αλλοιώσεις των εγγράφων.</p> Signup and view all the answers

    Ποιο στοιχείο υποδεικνύει τη χρονική διάρκεια που απαιτείται για την ανάκτηση των εγγράφων;

    <p>Ανάκτηση μέσα σε 4 ώρες.</p> Signup and view all the answers

    Ποιος είναι ένας από τους κύριους σκοπούς της διαχείρισης ενεργών αρχείων;

    <p>Προστασία των δεδομένων</p> Signup and view all the answers

    Ποια είναι η σωστή σειρά του κύκλου ζωής των εγγράφων;

    <p>Δημιουργία, Χρήση, Διατήρηση, Διακίνηση, Εκκαθάριση</p> Signup and view all the answers

    Ποιος από τους παρακάτω λόγους δεν σχετίζεται με τη διαχείριση ενεργών αρχείων;

    <p>Μείωση της γκάφας προβλημάτων</p> Signup and view all the answers

    Ποια από τις παρακάτω δηλώσεις σχετίζεται με την επεξεργασία της πληροφορίας;

    <p>Πρέπει να είναι ακριβής και ολοκληρωμένη.</p> Signup and view all the answers

    Ποιες είναι οι συνέπειες της εκκαθάρισης εγγράφων που δεν χρειάζονται;

    <p>Επιταχύνει την πρόσβαση στην πληροφορία.</p> Signup and view all the answers

    Ποιες είναι οι συνέπειες της κακής διαχείρισης ενεργών αρχείων;

    <p>Αποτυχία στην προστασία δεδομένων.</p> Signup and view all the answers

    Ποιος δεν είναι αποδεκτός σκοπός της διαχείρισης εγγράφων;

    <p>Η παραπληροφόρηση των μετόχων.</p> Signup and view all the answers

    Ποιο στοιχείο αναφέρεται ως πλεονέκτημα της διαχείρισης αρχείων;

    <p>Μείωση του χρόνου αναζήτησης πληροφοριών.</p> Signup and view all the answers

    Ποιος είναι ο πρώτος κύριος σκοπός της διαχείρισης ενεργών αρχείων;

    <p>Η αξιόπιστη και διαχρονική πληροφορία.</p> Signup and view all the answers

    Ποιό από τα παρακάτω δεν απαιτείται για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων;

    <p>Προσωρινή αποθήκευση αρχείων.</p> Signup and view all the answers

    Ποιο είναι το κύριο αποδεικτικό στοιχείο της πληροφορίας ως περιουσιακό στοιχείο ενός οργανισμού;

    <p>Έγγραφα</p> Signup and view all the answers

    Ποιό στάδιο περιλαμβάνει την αποτύπωση αφηρημένων μορφών σε τετράγωνα πήλινα κομμάτια;

    <p>3500 πχ - 3100 π.Χ.</p> Signup and view all the answers

    Ποιος ήταν ο στόχος της αποτύπωσης της πληροφορίας σε πήλινα κομμάτια;

    <p>Η διάχυση της πληροφορίας</p> Signup and view all the answers

    Ποιοι είναι οι χώροι που σχετίζονται με την αποθήκευση και την πρόσβαση στην πληροφορία σύμφωνα με την ιστορική αναδρομή;

    <p>Ειδικά δωμάτια αρχείων</p> Signup and view all the answers

    Ποια από τις παρακάτω καινοτομίες δεν σχετίζεται με τα πήλινα έγγραφα;

    <p>Ψηφιακή αποθήκευση</p> Signup and view all the answers

    Ποιός είναι ο ρόλος της πληροφορίας ως περιουσιακού στοιχείου ενός οργανισμού;

    <p>Διαχείριση και αξιοποίηση</p> Signup and view all the answers

    Ποιες χρονικές περίοδοι αναφέρονται στην εξελικτική διαδικασία των πήλινων εγγράφων;

    <p>8000 π.Χ. - 300 π.Χ.</p> Signup and view all the answers

    Ποιά είναι η συνέπεια της απώλειας πληροφορίας σε έναν οργανισμό;

    <p>Δυσκολία αντικατάστασης</p> Signup and view all the answers

    Ποιό από τα παρακάτω χαρακτηριστικά δεν αποτελούσε μέρος των πήλινων εγγράφων;

    <p>Αναγραφή ποιημάτων</p> Signup and view all the answers

    Ποιο είναι το στάδιο που εισάγει τις ειδικές πήλινες πινακίδες;

    <p>3100 π.Χ. - 300 π.Χ.</p> Signup and view all the answers

    Study Notes

    ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΕΡΓΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ

    • Η διαχείριση ενεργών αρχείων (ΔΕΑ) αφορά την οργάνωση των εγγράφων/τεκμηρίων ενός οργανισμού.
    • Είναι σημαντικό για την ομαλή λειτουργία του οργανισμού.
    • Στόχος είναι η εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες.
    • ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ενέργων αρχείων (ΔΕΑ) στο πλαίσιο ενός οργανισμού.
    • Η αναγκαιότητα της ΔΕΑ για την ομαλή λειτουργία των οργανισμών.
    • τα στάδια του «κύκλου ζωής» ενός εγγράφου.
    • Μέθοδοι και εργαλεία ΔΕΑ ενός οργανισμού.
    • Προκλήσεις σχετικά με την διαχείριση των ηλεκτρονικών εγγράφων
    • Το Records Management θεωρείται τρόπος ζωής για έναν οργανισμό.

    ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

    • Στόχοι μαθήματος
    • Ορισμοί
    • Ιστορική αναδρομή
    • Πληροφορία ως περιουσιακό στοιχείο οργανισμού
    • Είδη εγγράφων

    ΣΤΟΧΟΙ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ

    • Εξοικείωση με την διαχείριση των ενεργών αρχείων (Σύγχρονων) διαφοροποιώντας από το Ιστορικό.
    • Κατανόηση της ΔΕΑ σε ένα οργανισμό.
    • Κατανόηση των σταδίων κυκλου ζωής του εγγράφου.
    • Εντοπισμός μεθόδων και εργαλείων ΔΕΑ.
    • Εντοπισμός προβλημάτων και λύσεων σε ηλεκτρονικά αρχεία.

    ΟΡΙΣΜΟΙ

    • Τεκμήριο (ΙΤΕΜ): Ο φορέας της πληροφορίας.
    • Έγγραφο (Records): Το μέσο αποθήκευσης της πληροφορίας που παράγεται στον οργανισμό με διοικητική μορφή και αξία.
    • Αρχείο (ARCHIVE): Κύριες κατηγορίες αρχείων (τρεχον, ενδιάμεσο, ιστορικό).

    ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ

    • Η εξέλιξη των εγγράφων από την χρήση πηλού (18.000-3700 π.Χ.) μέχρι τις σύγχρονες τεχνολογίες.
    • Οργάνωση πηλίνων αρχείων και ανάπτυξη μεθόδων για γρήγορη εύρεση πληροφοριών, ειδικοί χώροι, ταξινόμηση.

    ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΩΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

    • Πληροφορία ως περιουσιακό στοιχείο ενός οργανισμού.
    • Η αξία της πληροφορίας για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία ενός οργανισμού
    • Ο τρόπος με τον οποίο η πληροφορία μπορεί να αποτελέσει τροχοπέδη σε περίπτωση απώλειας.

    ΕΙΔΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

    • Είδη εγγράφων με βάση τη χρήση
    • Είδη εγγράφων με βάση τον τόπο χρήσης
    • Είδη εγγράφων με βάση την αξία
    • Είδη εγγράφων με βάση το μέσο αποθήκευσης (Εντυπα, Ηλεκτρονικά, Μεικτά)
    • Είδη εγγράφων με βάση τον φορέα παραγωγής (Δημόσια, Ιδιωτικά)

    ΨΗΦΙΑΚΑ ΑΡΧΕΙΑ

    • Ψηφιακή Αρχειονομία: διαχείριση και οργάνωση ψηφιακών πληροφοριών
    • Οφέλη: Διατήρηση, ακεραιότητα, αναζήτηση, ανάκτηση δεδομένων
    • Βασικά στοιχεία: Αποθετήρια, λογισμικό, μεταδεδομένα, συστήματα ταξινόμησης, πρόσβαση, ασφάλεια.
    • Τύποι Ψηφιακών Αρχείων: Ιδρυματικά, emails, ψηφιακά μέσα (ήχος, βίντεο, εικόνες), ιστότοποι.
    • Βήματα για ΨΗΦΙΑΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ

    ΑΠΟΦΑΣΗ (ΕΕ) 2021/2121

    • Η παρούσα απόφαση θεσπίζει κανόνες για τη διαχείριση αρχείων.
    • Η απόφαση αναφέρεται σε τυπικούς κανόνες διαχείρισης αρχείων, συμπεριλαμβανομένων της διαχείρισης ιστορικών αρχείων

    ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

    • Διάγραμμα του Κύκλου Ζωής
    • Στάδια Δημιουργία, Διακίνηση, Διατήρηση, Εκκαθάριση

    ΟΡΙΣΜΟΙ

    • Ορίζονται όροι και έννοιες σχετικά με την διαχείριση αρχείων.

    Studying That Suits You

    Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

    Quiz Team

    Related Documents

    Ενεργά Αρχεία και Διαχείριση Αρχείων PDF

    Description

    Αυτό το κουίζ εξετάζει την έννοια και τη σημασία της διαχείρισης ενεργών αρχείων σε έναν οργανισμό. Αναλύει τις διαδικασίες, τα στάδια του κύκλου ζωής των εγγράφων και τις προκλήσεις που σχετίζονται με την ηλεκτρονική διαχείριση. Σε κάθε ερώτηση, θα δοθεί έμφαση στη σημασία της ΔΕΑ για την ομαλή λειτουργία των οργανισμών.

    More Like This

    Use Quizgecko on...
    Browser
    Open
    Browser
    Browser