Questions and Answers
El paper està sent totalment substituït per suports digitals.
False
És important ser selectiu amb el material que s'ha d'arxivar.
True
No cal tenir en compte la confidencialitat de la documentació a l'hora d'arxivar.
False
El registre de la documentació és opcional en el procés d'arxivament.
Signup and view all the answers
Un sistema d'arxiu ha de ser el més eficient possible.
Signup and view all the answers
El primer pas del procés d'arxivament és la purga de documentació obsoleta.
Signup and view all the answers
No poder localitzar un document és com no tenir-lo.
Signup and view all the answers
El procés d'arxivament es pot dur a terme sense cap tipus de mecanisme de destrucció.
Signup and view all the answers
Els documents d'una empresa s'han d'arxivar immediatament després de ser creats.
Signup and view all the answers
El registre d'entrada de correspondència ajuda a verificar si un document ha arribat.
Signup and view all the answers
La codificació d'un document implica assignar-li una clau única.
Signup and view all the answers
Les factures s'han de classificar per oferir un accés àgil als documents.
Signup and view all the answers
El registre de la documentació és un procés desordenat que no ajuda a localitzar documents.
Signup and view all the answers
L'arxivament implica simplement deixar els documents en qualsevol carpeta.
Signup and view all the answers
Hi ha llibres específics per al registre de correspondència que es poden trobar a les organitzacions.
Signup and view all the answers
El prearxivament ajuda a gestionar un gran volum de documentació pendent d'arxivar.
Signup and view all the answers
La classificació i ordenació de documents no és necessària abans d'arxivar la documentació.
Signup and view all the answers
El sistema alfabètic és un dels mètodes de classificació més comuns en les empreses.
Signup and view all the answers
La classificació de documents només és necessària una vegada a l'any.
Signup and view all the answers
En un sistema alfabètic, quan dues entrades comencen amb la mateixa lletra, s'utilitza només la primera lletra per a l'ordenació.
Signup and view all the answers
Els documents han d'estar ben ordenats dins de les carpetes per prevenir danys.
Signup and view all the answers
Els noms o titulacions de la documentació s'han de tenir en compte per a la classificació alfabètica.
Signup and view all the answers
Els arxivadors poden estar sobrecarregats amb massa documents.
Signup and view all the answers
La classificació cronològica pot fer-se en funció d'anys, mesos o altres divisions temporals.
Signup and view all the answers
Un bon sistema d'arxivament no té cap impacte en la gestió d'una empresa.
Signup and view all the answers
Dos documents poden compartir el mateix codi a l'empresa.
Signup and view all the answers
La documentació que arriba a l'empresa no necessita ser registrada.
Signup and view all the answers
Un sistema de classificació pot ser mixt, combinant diferents sistemes d'ordenació.
Signup and view all the answers
El darrer document que entra a l'arxiu s'ha de col·locar a la part davantera de la carpeta.
Signup and view all the answers
La comptabilització de factures és una de les funcions que un document ha de complir abans d'arxivar-lo.
Signup and view all the answers
Les empreses han de mantenir les safates de documentació per evitar que s'acumuli sobre les taules.
Signup and view all the answers
Els sistemes de classificació alfabètica són difícils de comprendre i utilitzar.
Signup and view all the answers
L'ordenació per dates és útil per a agilitar processos com cobraments o pagaments.
Signup and view all the answers
La raó social de l'empresa es pot utilitzar com a base per ordenar documents en un sistema alfabètic.
Signup and view all the answers
Els articles o preposicions presents en noms no són rellevants per a la classificació i ordenació.
Signup and view all the answers
La codificació ajuda a facilitar la recerca de documents digitals.
Signup and view all the answers
Els documents que arriben al departament de comptabilitat sempre són immediatament comptabilitzats.
Signup and view all the answers
El prearxivament és un procés que es realitza només quan hi ha un nombre reduït de documents a processar.
Signup and view all the answers
Es recomana eliminar la documentació no necessària al final de cada any.
Signup and view all the answers
Les carpetes d'arxivament definitiu es col·loquen en llocs accessibles.
Signup and view all the answers
Els documents pendents de ser processats poden estar sobre les taules de les oficines.
Signup and view all the answers
Una correcta classificació de documents no té cap impacte en l'eficiència del procés d'arxivament.
Signup and view all the answers
Legalment, és necessari mantenir disponibles els documents per a possibles inspeccions tributàries.
Signup and view all the answers
El sistema cronològic és útil perquè permet classificar documents segons la data d'arribada.
Signup and view all the answers
És recomanable combinar criteris de classificació diferents, com la data de venciment i la data de lliurament, per evitar confusions.
Signup and view all the answers
Un dels inconvenients del sistema cronològic és que pot requerir un sistema de registre complementari quan hi ha molta documentació.
Signup and view all the answers
El sistema de classificació geogràfica estableix un ordre fix en què s'han de classificar els documents.
Signup and view all the answers
La classificació d'un gran volum de documentació per zones no necessita sistemes d'ordenació addicionals.
Signup and view all the answers
Classificar per províncies és un exemple de classificació geogràfica.
Signup and view all the answers
Els documents classificats per matèries o assumptes no necessiten canvis durant la seva vida a l'empresa.
Signup and view all the answers
El sistema d'ordenació alfabètica sol ser el més efectiu per a un gran volum de documents.
Signup and view all the answers
És possible que la classificació geogràfica requereixi guies addicionals per identificar a quina zona pertanyen els documents.
Signup and view all the answers
La classificació per tipologia de documents és igual d'eficaç que la classificació per zones.
Signup and view all the answers
Quan una empresa canvia la seva estructura de zones, és millor unir dues zones en una sola per evitar errors.
Signup and view all the answers
La data d'arribada i la data de venciment són exemples de criteris que no es poden combinar.
Signup and view all the answers
Els documents poden ser classificats simultàniament en dues carpetes diferents.
Signup and view all the answers
La saturació d'espai en arxius sol ser un problema habitual quan s'utilitza la classificació geogràfica.
Signup and view all the answers
Un dels avantatges de la classificació geogràfica és la seva inflexibilitat.
Signup and view all the answers
El sistema de classificació i ordenació per matèries és fàcil d'aplicar.
Signup and view all the answers
Els documents classificats per matèries no necessiten un sistema addicional per ordenar-se.
Signup and view all the answers
El sistema de classificació alfanumèrica només inclou números.
Signup and view all the answers
Un exemple de classificació i ordenació numèrica són els expedients mèdics.
Signup and view all the answers
La classificació no aporta informació addicional si no es complementa amb criteris addicionals.
Signup and view all the answers
El sistema decimal universal classifica el coneixement en deu grans grups.
Signup and view all the answers
El sistema decimal limita el número de grups que es poden formar a més de 10.
Signup and view all the answers
És difícil relacionar el nom d'un document amb el seu grup de documents.
Signup and view all the answers
La codificació de la documentació pot ser realitzada només després del registre.
Signup and view all the answers
Cada expedient en un sistema numèric pot incloure lletres i números en el seu codi.
Signup and view all the answers
Els expedients de clients es poden classificar basant-se només en el seu número d'emissió.
Signup and view all the answers
Els sistemes mixtos de classificació combinen diferents criteris per classificar documents.
Signup and view all the answers
La codificació simple s'aplica als registres d'entrada sense tenir en compte l'ordre d'arribada.
Signup and view all the answers
Per a una gran empresa, és probable que molts documents coincideixin en la mateixa data d'entrada.
Signup and view all the answers
Study Notes
Importància del Paper i la Digitalització
- El paper ha estat tradicionalment el suport principal per a les comunicacions escrites, però està sent substituït per formats digitals.
- Malgrat la digitalització, el volum de documentació en format paper a les oficines continua sent considerable.
Necessitat d'un Sistema d'Arxiu Eficient
- Cal dissenyar sistemes accessibles per a la documentació que els treballadors necessiten.
- És essencial crear un registre per a la documentació, ser selectiu amb el material a arxivar i instaurar mecanismes per a la destrucció de documents obsolets.
Control d'Accés a la Documentació
- Delimitar graus d'accés basats en el nivell de confidencialitat de la documentació és fonamental.
Fases del Procés d'Arxivament
- Registre de la Documentació: Inicia en el moment que arriba la documentació. Permet verificar la seva recepció i facilitar la cerca posterior.
- Classificació i Ordenació: Organització de documents rebuts segons departaments o tipus, millorant l'accés a la informació.
- Codificació: Assignació d'un codi únic a cada document per a la seva identificació i diferenciació.
- Prearxivament: Agrupació de documents pendents d'arxivar per facilitar la seva posterior classificació.
- Arxivament: Col·locació dels documents en carpetes adequades dins del sistema d'arxivament preestablert.
Importància del Registre
- Un registre ordenat ajuda a localitzar documents de manera eficient.
- Exemples de llibres de registre: registre general d'entrada, registre de factures.
Sistemes de Classificació
- Classificació alfabètica: Basada en raons socials o cognoms, senzilla i coneguda.
- Classificació cronològica: Organització per dates, com ara d'emissió o venciment. Facilita la gestió de cobraments.
- Classificació geogràfica: Agrupació per ubicació territorial. Adaptable a les necessitats de l'empresa, però requereix un criteri d'ordenació addicional.
- Classificació per matèries o assumptes: Separació de documents pel seu tipus o finalitat, útil per a la seva gestió interna.
Avantatges i Inconvenients dels Sistemes de Classificació
- Alfabètica: Avantatges en simplicitat. Inconvenients derivats de la redistribució constant.
- Cronològica: Facilita gestions de cobrament. Pot generar acumulació de documents amb la mateixa data.
- Geogràfica: Adaptabilitat a l'empresa. Requereix sistemes d'ordenació addicionals si hi ha molts documents per zona.
Recomanacions per a la Gestió Documental
- Establir criteris comuns de classificació i ordenació per facilitar el treball col·lectiu.
- Utilitzar un sistema que permeti l'accés ràpid i eficient a la documentació, reduint el temps de recerca.### Organització de Documents
- Criteris de classificació de documents són essencials, per exemple, les factures es mouen a la carpeta de clients un cop cobrades.
- Classificació per matèries permet crear carpetes noves fàcilment, com per noves línies de productes o serveis.
- Definir matèries és complicat i exigeix temps; una mala elecció pot requerir reclassificació.
Sistemes de Classificació
- Classificació numèrica agrupa documents per números assignats, com el número d'emissió de factures.
- Classificació alfanumèrica integra lletres i números, útil per a expedients que requereixen identificació addicional.
- Necessiti un índex o base de dades auxiliar per localitzar documents amb sistemes numèrics.
Sistemes Decimal i Universal
- Sistema decimal separa elements en deu grups (0-9) i permet subdivisions infinites, com en comptabilitat.
- Sistema decimal universal classifica coneixements en deu grans grups utilitzats en biblioteques.
- Limitacions del sistema decimal inclouen la restricció a 10 grups principals.
Sistemes Mixtos
- Sistemas mixtos combinen classificació per matèries i criteris geogràfics, per exemple, clients per zones geogràfiques i alfabèticament.
- Documents dins de carpetes de clients es classifiquen cronològicament per data d'emissió.
Codificació de Documentació
- Codificació ajuda a identificar documents i relacionar-los amb grups, solament és útil amb veus addicionals per evitar confusions.
- Còdigs simples basats en numeració correlativa faciliten l'organització dels documents entrants.
- Codificació es pot realitzar simultàniament o prèviament a la creació del document.
Arxivament i Processament
- Documents poden estar processats o pendents, amb safates que indiquen documents que necessiten atenció.
- Prearxivament facilita la classificació inicial abans de l'arxivament final, essencial quan hi ha un gran volum de documents.
- Aquest procés d'agrupació redueix el temps d'arxivament posterior.
Conservació de Documents
- Al finalitzar l'any, es realitza un trasllat a caixes d'arxiu definitiu, eliminant documents innecessaris.
- Espai d'emmagatzematge és un factor a considerar; documents importants s'han de conservar per inspeccions tributàries.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Descobreix com ha evolucionat el paper com a mitjà de comunicació escrit i com els suports digitals el substitueixen darrerament. Aprèn sobre la importància d'implementar sistemes eficients per gestionar la informació en documentació física i digital a les institucions. Aquesta prova examina el coneixement sobre les pràctiques de gestió documental.
