Gesloten en open Groepsreis Organisatie

Gesloten Groepsreis Tijdlijn

• Stapsgewijze aanpak voor het organiseren van een gesloten groepsreis.

• Fase 1: Klantengesprek (Hoe starten we?)

• Communicatie met klant (TO, reiskantoor, autocarondernemer)

• Uitgebreide vragen over wensen: bestemming, doelgroep, budget, periode, reisinhoud.

• Doel: volledig inzicht in klantenvragen tijdens eerste gesprek.

• Fase 2: Programma en Prijs

• Gebruik klantgegevens om reisroute, accommodaties, vervoer, bezoeken, stops en bezienswaardigheden te bepalen.

• Ontvang prijsoffertes van diverse leveranciers.

• Programma samenstellen en prijs berekenen.

• Fase 3: Offerte

• Programma en prijs in een overtuigende offerte presenteren.

• Offerte naar klant sturen voor goedkeuring.

• Indien nodig, wijzigingen in programma/prijs afstemmen tot klant akkoord is.

• Fase 4: Opties & Bestelbon

• Voor reservatie van accommodatie, restaurants, musea, vervoer etc.

• Klant kan verzekerd zijn van beschikbaarheid voordat inschrijvingen opengaan.

• Opties worden gereserveerd tot reis beëindigd.

• Een bestelbon voor de hele groep.

• Verantwoordelijke van de groep tekent de bon en betaalt voorschot (ca. 30%). Voorschot gebaseerd op verwachte aantal deelnemers.

• Fase 5: Inschrijvingen

• Klanten registreren zich voor de reis.

• Regelmatige updates over inschrijvingen tot ongeveer 1 maand voor vertrek.

• Verzamelen van inschrijvingen van alle groepsleden.

• Klant betaal één voorschot voor de gehele groep.

• Fase 6: Deadlines & Optiebevestigingen

• Elke leverancier heeft een eigen deadline voor bevestiging/annulering. Vroegst mogelijke deadline is belangrijk.

• Beoordeling aantal inschrijvingen enkele dagen voor deadline.

• Voldoende inschrijvingen = reis gaat door, alles wordt bevestigd.

• Onvoldoende inschrijvingen = reis annuleren of inschrijftekort aanvullen. bespreken met de klant.

• Bespreking moet vóór eerste deadline gebeuren.

• Fase 7: Optiebeheerder

• Genoeg deelnemers: Leveranciers worden per e-mail gecontacteerd voor bevestiging van de afgesproken aandeelnemer(s).

• Resterende opties worden vastgehouden voor toekomstige inschrijvingen (contingent).

• Onvoldoende deelnemers: Reis wordt geannuleerd: opties vervallen, leveranciers krijgen hun opties terug, klanten krijgen hun betaalde bedrag terug behalve annulatiekosten.

• Fase 8: Afhandeling

• Praktische en administratieve afhandeling (kamerlijsten, reisdocumenten, brieven aan reisleiders, vouchers) begint zodra de reis definitief doorgaat.

Open Groepsreis Tijdlijn

• Stapsgewijze aanpak voor het organiseren van een open groepsreis.

• Fase 1: Brainstorm

• Ontwikkelen van nieuwe groepsreizen (TO, reiskantoor, autocarbedrijf): Brainstorm, idealiter enkele maanden voor het nieuwe reis seizoen.. start bijvoorbeeld in juni voor het zomer seizoen.

• Belangrijke factoren onderzoeken: bestemming, doelgroep, budget, periode en reis ingrediënten.

• Fase 2: Programma en prijs

• Gebruik brainstorm-uitkomsten: Vind juiste routes, accommodaties, vervoer, bezoeken, stops en attracties.

• Vraag prijsoffertes bij diverse leveranciers op.

• Maak het programma en bereken de prijs.

• Fase 3: Opties nemen

• Het reserveren van opties voor hotels, restaurants, musea, autocar, vluchten is belangrijk om beschikbaarheid te garanderen. Dit betreft alle elementen uit het reisprogramma.

• Pas dan kan de reis aangeboden worden.

• Fase 4: Publicatie

• Teksten schrijven om de reis aantrekkelijk te maken.

• Foto's en ander visueel materiaal verzamelen.

• Belangrijke informatie verzamelen: algemene en speciale voorwaarden, wettelijke verplichtingen, reisdocumenten, gezondheidsvoorschriften, reisverzekeringen.

• Publiceer de reis op de website en of in brochures.

• Verkoop door verschillende verkooppunten (TO via open distributie)

• Fase 5: Inschrijvingen en bevestigingen

• Inschrijvingen komen binnen vanaf publicatie tot 1 maand voor vertrek. Dit proces kan meer dan 6 maanden duren.

• Direct seller distributie sturen bestelbon per klant.

• TO via open distributie(reisagenten) sturen een reisbevestiging per inschrijving die naar de klant verstuurd wordt.

• Voorschot van ca. 30% van de reissom per klant (direckt of via reisagent)

• Fase 6: Deadlines en opties

• Elke leverancier heeft een deadline. Start definitieve beslissing bij de vroegste deadline.

• Kijk even na aantal inschrijvingen voor eventuele actie enkele dagen voor de deadline.

• Voldoende inschrijvingen = reis gaat door.

• Klein tekort aan inschrijvingen= reis gaat door (mogelijk nog extra inschrijvingen binnenhalen).

• Fase 7: Optiebeheer

• Genoeg deelnemers: Leveranciers ontvangen email voor bevestiging voor het voorgestelde aantal deelnemers.

• Resterende opties kunnen vaak langer vastgehouden worden (contingent).

• Onvoldoende deelnemers: Reis annuleren, opties teruggeven, betaalde reissommen terugbetalen binnen wettelijke termijn.

• Fase 8: Afhandeling

• Praktische en administratieve taken (kamerlijsten, reisdocumenten, brieven aan reisleiders, vouchers) zodra de reis definitief doorgaat.

Test je kennis over het organiseren van een gesloten groepsreis. Dit quiz behandelt alle belangrijke fasen van de planning, van het eerste klantengesprek tot het indienen van de offerte. Ontdek hoe je effectief kunt communiceren en een overtuigend programma kunt samenstellen.