Gesloten en open Groepsreis Organisatie

Podcast

Play an AI-generated podcast conversation about this lesson

Questions and Answers

Wat is het eerste wat er gedaan wordt bij het organiseren van een groepreis?

Bestelbon ondertekenen

Inschrijvingen verzamelen

Klantengesprek (correct)

Offerte opstellen

Een groepreis vereist geen voorschot bij de reserveringen.

False

Wat moet er gebeuren nadat de offerte naar de klant is gestuurd?

Neem contact op met de klant voor akkoord.

De _____ van een optie moet bevestigd of geannuleerd worden voordat de deadline verstrijkt.

leverancier Signup and view all the answers

Koppel de onderdelen van de groepreis aan hun functies:

Hotel = Accommodatie voor de groep Vlucht = Vervoer naar de bestemming Restaurant = Eten en drinken voor de groep Museum = Bezienswaardigheid om te bezoeken Signup and view all the answers

Waarom is het belangrijk om alle onderdelen van de reis in optie te reserveren?

Om zeker te zijn van beschikbaarheid Signup and view all the answers

Het programma voor de groepreis wordt altijd zonder input van de klant opgesteld.

False Signup and view all the answers

Wat is de vroegste vervaldatum die als basis wordt genomen voor optiedeadlines?

De optie met de vroegste vervaldatum. Signup and view all the answers

Wat gebeurt er als er onvoldoende inschrijvingen zijn voor de reis?

De reis wordt geannuleerd en de opties vervallen. Signup and view all the answers

De klant krijgt altijd het volledige bedrag terug, ongeacht de annulatiekosten.

False Signup and view all the answers

Wat moet er minimaal bevestigd worden bij voldoende deelnemers?

Aantal kamers Signup and view all the answers

Bij een groep van 30-50 deelnemers kunnen op de deadline _____ kamers bevestigd worden, als er minimaal 30 deelnemers zijn.

15 Signup and view all the answers

Koppel de taken aan de fase waarop ze plaatsvinden:

Kamerlijsten doorgeven = Afhandeling Reisdocumenten opmaken = Afhandeling Vouchers maken = Afhandeling Reisleider briefen = Afhandeling Signup and view all the answers

Wat is de eerste stap in het proces van een groepsreis?

Brainstorm starten Signup and view all the answers

Het aantal inschrijvingen moet volgens de vaste regels minimaal een maand voor vertrek opgevraagd worden.

True Signup and view all the answers

Hoeveel procent van de reissom wordt als voorschot gevraagd?

30 Signup and view all the answers

De _____ van elke leverancier heeft een aparte deadline.

optie Signup and view all the answers

Welke van de volgende taken valt NIET onder praktische en administratieve afhandeling?

Publicatie van de reis Signup and view all the answers

De klant ontvangt altijd een bevestiging van hun inschrijving.

True Signup and view all the answers

Wat moet er gedaan worden na de bevestiging van de reis?

Praktische en administratieve afhandeling starten Signup and view all the answers

De reis wordt geannuleerd als er te weinig _____ zijn.

deelnemers Signup and view all the answers

Study Notes

Gesloten Groepsreis Tijdlijn

Stapsgewijze aanpak voor het organiseren van een gesloten groepsreis.
Fase 1: Klantengesprek (Hoe starten we?)
Communicatie met klant (TO, reiskantoor, autocarondernemer)
Uitgebreide vragen over wensen: bestemming, doelgroep, budget, periode, reisinhoud.
Doel: volledig inzicht in klantenvragen tijdens eerste gesprek.
Fase 2: Programma en Prijs
Gebruik klantgegevens om reisroute, accommodaties, vervoer, bezoeken, stops en bezienswaardigheden te bepalen.
Ontvang prijsoffertes van diverse leveranciers.
Programma samenstellen en prijs berekenen.
Fase 3: Offerte
Programma en prijs in een overtuigende offerte presenteren.
Offerte naar klant sturen voor goedkeuring.
Indien nodig, wijzigingen in programma/prijs afstemmen tot klant akkoord is.
Fase 4: Opties & Bestelbon
Voor reservatie van accommodatie, restaurants, musea, vervoer etc.
Klant kan verzekerd zijn van beschikbaarheid voordat inschrijvingen opengaan.
Opties worden gereserveerd tot reis beëindigd.
Een bestelbon voor de hele groep.
Verantwoordelijke van de groep tekent de bon en betaalt voorschot (ca. 30%). Voorschot gebaseerd op verwachte aantal deelnemers.
Fase 5: Inschrijvingen
Klanten registreren zich voor de reis.
Regelmatige updates over inschrijvingen tot ongeveer 1 maand voor vertrek.
Verzamelen van inschrijvingen van alle groepsleden.
Klant betaal één voorschot voor de gehele groep.
Fase 6: Deadlines & Optiebevestigingen
Elke leverancier heeft een eigen deadline voor bevestiging/annulering. Vroegst mogelijke deadline is belangrijk.
Beoordeling aantal inschrijvingen enkele dagen voor deadline.
Voldoende inschrijvingen = reis gaat door, alles wordt bevestigd.
Onvoldoende inschrijvingen = reis annuleren of inschrijftekort aanvullen. bespreken met de klant.
Bespreking moet vóór eerste deadline gebeuren.
Fase 7: Optiebeheerder
Genoeg deelnemers: Leveranciers worden per e-mail gecontacteerd voor bevestiging van de afgesproken aandeelnemer(s).
Resterende opties worden vastgehouden voor toekomstige inschrijvingen (contingent).
Onvoldoende deelnemers: Reis wordt geannuleerd: opties vervallen, leveranciers krijgen hun opties terug, klanten krijgen hun betaalde bedrag terug behalve annulatiekosten.
Fase 8: Afhandeling
Praktische en administratieve afhandeling (kamerlijsten, reisdocumenten, brieven aan reisleiders, vouchers) begint zodra de reis definitief doorgaat.

Open Groepsreis Tijdlijn

Stapsgewijze aanpak voor het organiseren van een open groepsreis.
Fase 1: Brainstorm
Ontwikkelen van nieuwe groepsreizen (TO, reiskantoor, autocarbedrijf): Brainstorm, idealiter enkele maanden voor het nieuwe reis seizoen.. start bijvoorbeeld in juni voor het zomer seizoen.
Belangrijke factoren onderzoeken: bestemming, doelgroep, budget, periode en reis ingrediënten.
Fase 2: Programma en prijs
Gebruik brainstorm-uitkomsten: Vind juiste routes, accommodaties, vervoer, bezoeken, stops en attracties.
Vraag prijsoffertes bij diverse leveranciers op.
Maak het programma en bereken de prijs.
Fase 3: Opties nemen
Het reserveren van opties voor hotels, restaurants, musea, autocar, vluchten is belangrijk om beschikbaarheid te garanderen. Dit betreft alle elementen uit het reisprogramma.
Pas dan kan de reis aangeboden worden.
Fase 4: Publicatie
Teksten schrijven om de reis aantrekkelijk te maken.
Foto's en ander visueel materiaal verzamelen.
Belangrijke informatie verzamelen: algemene en speciale voorwaarden, wettelijke verplichtingen, reisdocumenten, gezondheidsvoorschriften, reisverzekeringen.
Publiceer de reis op de website en of in brochures.
Verkoop door verschillende verkooppunten (TO via open distributie)
Fase 5: Inschrijvingen en bevestigingen
Inschrijvingen komen binnen vanaf publicatie tot 1 maand voor vertrek. Dit proces kan meer dan 6 maanden duren.
Direct seller distributie sturen bestelbon per klant.
TO via open distributie(reisagenten) sturen een reisbevestiging per inschrijving die naar de klant verstuurd wordt.
Voorschot van ca. 30% van de reissom per klant (direckt of via reisagent)
Fase 6: Deadlines en opties
Elke leverancier heeft een deadline. Start definitieve beslissing bij de vroegste deadline.
Kijk even na aantal inschrijvingen voor eventuele actie enkele dagen voor de deadline.
Voldoende inschrijvingen = reis gaat door.
Klein tekort aan inschrijvingen= reis gaat door (mogelijk nog extra inschrijvingen binnenhalen).
Fase 7: Optiebeheer
Genoeg deelnemers: Leveranciers ontvangen email voor bevestiging voor het voorgestelde aantal deelnemers.
Resterende opties kunnen vaak langer vastgehouden worden (contingent).
Onvoldoende deelnemers: Reis annuleren, opties teruggeven, betaalde reissommen terugbetalen binnen wettelijke termijn.
Fase 8: Afhandeling
Praktische en administratieve taken (kamerlijsten, reisdocumenten, brieven aan reisleiders, vouchers) zodra de reis definitief doorgaat.

Studying That Suits You

Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

Description

Test je kennis over het organiseren van een gesloten groepsreis. Dit quiz behandelt alle belangrijke fasen van de planning, van het eerste klantengesprek tot het indienen van de offerte. Ontdek hoe je effectief kunt communiceren en een overtuigend programma kunt samenstellen.