Faciliteitenmanagement en Organisatiestructuur

Faciliteitenmanagement

• Faciliteitenmanagement is een organisatorische functie die mensen, locaties en processen binnen de gebouwde omgeving integreert met als doel de levenskwaliteit van mensen en de productiviteit van de kerntaken te verbeteren.
• De organisatie heeft een strategisch, tactisch en operationeel niveau voor de besluitvorming over faciliteitenmanagement.
• Kernwaarden beschrijven wat van de medewerkers wordt verwacht. Ze dienen vooral als instrument voor de interne communicatie.
• Identiteit is het DNA van een organisatie. Dit komt tot uiting in branding, communicatie, gedrag en prestaties.

Organisatiestructuur

• Organisatiestructuur is de manier waarop taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in een organisatie zijn verdeeld.

Branding

• Branding vertaalt de positionering van een organisatie naar symbolen die het gedachtegoed en identiteit representeren.
• Het logo is het bekendste symbool, maar ook locatie, gebouw, werkplekconcepten, huisstijl, bedrijfskleding en kleurgebruik zijn symbolen die de identiteit van een organisatie kunnen bepalen.

Communicatie

• Communicatie omvat alle doelgroepen, zowel intern als extern.
• Interne communicatie is belangrijk voor de succesvolle verspreiding van de identiteit van de organisatie.

Prestaties

• Prestaties refereren niet alleen aan de manier waarop diensten worden geleverd, maar ook aan het handelen van de organisatie in relatie tot haar omgeving, en over wat de organisatie doet op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Gedrag

• Gedrag heeft betrekking op de houding van medewerkers: toon en stijl van communiceren, snelheid van antwoorden, klantgerichtheid, creatief oplossen zoeken, etc.

Imago

• Imago is het beeld en waardeoordeel dat klanten en andere stakeholders hebben van de organisatie. Met andere woorden, het gaat om de reputatie van de organisatie.

Vastgoed

• Strategische vastgoedkeuzes hebben grote invloed op de financiële positie van een organisatie.
• Huurcontracten: Een huurcontract voor Kantoorgebouwen heeft doorgaans een looptijd van 3 tot 5 jaar.
• Voor een gebouw van 12.500 m² kan de huurprijs gemakkelijk oplopen tot ruim 3 miljoen euro per jaar.

Ontastbaarheid

• Ontastbaarheid: Een dienst is niet tastbaar. Vaak wordt er een tintje tastbaarheid toegevoegd om het product voor de klant aantrekkelijker te maken.

Vergankelijkheid

• Vergankelijkheid: De dienst kan niet worden opgeslagen en is dus vergankelijk. Dit komt omdat een dienst een unieke ervaring en interactie vereist.

Kwalitatief onderzoek

• Gefundeerde theoriebenadering*
• Gefundeerde theoriebenadering is een onderzoeksmethode die veel wordt gebruikt in kwalitatief onderzoek.
• De methode is ontwikkeld door Glaser en Straus.
• Iteratief proces: een proces van voortdurend passen en meten.
• Logboek: alle beslissingen moeten worden vastgelegd in de logboeken.

Onderzoekfasen

1. Dataordening: ordening in informatie-eenheden.
2. Relevantie: bepalen of de data relevant zijn voor het onderzoek, om de beantwoording van de hoofdvraag te bevorderen.
3. Datareductie: herformuleren van de data mbv labeling.

Beveiliging

• Beveiliging is het zorgdragen voor een optimale fysieke en sociale veiligheid van een locatie. Dit is een mix van organisatorische, bouwtechnische en elektronische beveiligingsmaatregelen.
• Organisatorische beveiligingsmaatregelen:
• Risicobeheersing via procedures
• Verhoogd veiligheidsbewustzijn bij medewerkers
• Inzetten van beveiligingsmedewerkers.
• Bouwtechnische beveiligingsmaatregelen:
• Zonering
• Routing door het gebouw
• Compartimentering
• Elektronische beveiligingsmaatregelen:
• Cameratoezicht
• Detectiepoortjes
• Beveiligingsmedewerkers: verantwoordelijk voor handhaving van het toegangsbeleid en voor veiligheid in het gebouw en op bijbehorende terreinen.

Factoren die tevredenheid bepalen

• Toegangsbeleid
• Deskundigheid beveiligers
• Opstelling en uitstraling veiligheidsmedewerkers
• Optimale mix tussen mens en techniek
• Veiligheidsgevoel binnen het pand
• Veiligheidsgevoel buiten het pand

Kritieke succesfactoren van beveiliging

• Preventie onveilige situaties
• Adequaat alarmopvolging
• Deskundigheid en klantgerichtheid van de beveiligsmedewerkers
• Duidelijke procedures en protocollen

Bedrijfscatering

• Bedrijfscatering: Alle activiteiten die te maken hebben met het nuttigen van voedsel, versnaperingen en drank.
• B2B-situaties: beslissingsprocessen worden vaak gekenmerkt door de aanwezigheid van meerdere stakeholders in een zogenaamde Decision Making Unit (DMU).
• DMU:
• Beslisser (vaak budgethouder en initiatiefnemer)
• Beinvloeder (adviseert over de consequenties van de beslissing)
• Gebruiker (die het product of de dienst het meeste gaan gebruiken)
• Poortwachter (aanspreekpunt voor enquêtes en informatieverzoeken)
• Inkoper (onderhandelt over grote beslissingen)

Bedrijfshulpverlening (BHV)

• Taken BHV'ers:
• Verlenen van eerste hulp
• Beperken en bestrijden van beginnende brand
• Ontruiming van het bedrijf bij calamiteiten
• Communicatie (snelle en correcte alarming, oproepen van externe hulpdiensten)
• Afwikkeling na een calamiteit (communiceren naar betrokkenen over verloop, slachtofferhulp, schadeahandeling)

Kritieke succesfactoren van bedrijfshulpverlening (BHV):

• Actueel BHV-plan conform de eisen in de Arbowet
• Deskundigheid van de BHV'ers (training en diploma's)
• Bekendheid met BHV organisatie bij gebruikers
• Rustige en snelle ontruiming waarbij paniek wordt voorkomen
• Communicatie over een duidelijke centrale verzamelplaats bij ontruiming

Dit quiz behandelt de kernaspecten van faciliteitenmanagement, organisatiestructuur en branding. Leer hoe deze elementen elkaar beïnvloeden en bijdragen aan de levenskwaliteit en productiviteit binnen de gebouwde omgeving. Test je kennis over de fundamenten van deze belangrijke organisatorische functies.