11. Digitalizacion

Los acuerdos del consejo de administración de una sociedad anónima pueden tomarse por escrito, sin sesión, o por cualquier medio que garantice la autenticidad, siempre y cuando ningún administrador se oponga.

Durante el período COVID se permitió que los acuerdos del órgano de administración de una sociedad mercantil no cotizada se adoptaran por escrito, incluso sin estar previsto en los estatutos.

La Ley RRM permite que las Sociedades Mercantiles Personalistas adopten acuerdos "sin sesión", lo que significa que no es necesario que se reúnan formalmente para tomar decisiones.

Las sociedades mercantiles de capitales pueden usar medios de comunicación a distancia para que los socios ejerzan sus derechos, como el derecho a la información, a votar, a delegar, a asistir a la junta, o a ser representados.

La digitalización permite que los socios de una sociedad mercantiles ejerzan sus derechos de forma rápida, interactiva, accesible, económicamente eficiente, y con transparencia, protección y reactivación de sus derechos.

El derecho de información es uno de los derechos clave que los socios pueden ejercer a través de medios electrónicos, siempre y cuando la sociedad y el socio lo acuerden.

Las comunicaciones entre la sociedad y los socios pueden realizarse por medios electrónicos, siempre y cuando el socio lo acepte, facilitando la transmisión de documentos, solicitudes e información.

Las herramientas digitales, como las plataformas online, permiten a los socios a distancia participar en la junta general y ejercer sus derechos de voto, lo que aumenta la eficiencia en el proceso.

Los administradores son responsables ante socios, acreedores, trabajadores y terceros por interrupciones en la página web de la sociedad, a menos que se deba a un caso fortuito o de fuerza mayor. Si la interrupción dura más de 2 días consecutivos o 4 alternos, la junta general convocada para ese tema no podrá celebrarse.

Si una sociedad no tiene página web, la convocatoria para la junta general se debe publicar en el BOE y en un diario de mayor circulación en la provincia del domicilio social.

Los estatutos de una sociedad pueden establecer mecanismos de publicidad adicionales para la convocatoria de la junta general, incluso la gestión telemática de un sistema de alerta para los socios.

La Ley 5/2021 permite la asistencia telemática a las juntas generales para las SRL, además de las SA. La convocatoria debe incluir información sobre plazos, formas y modos de ejercicio de los derechos de los socios asistentes telemáticos.

Los administradores pueden decidir enviar las intervenciones y propuestas de los socios telemáticos a la junta general con anticipación, pero esto no debe generar discriminación.

Antes de la Ley 5/2021, las respuestas a los asistentes telemáticos debían ser por escrito y enviarse 7 días después de la junta general. A partir de la ley, la respuesta puede ser durante la reunión o por escrito en los 7 días siguientes a la finalización de la junta.

La sociedad puede utilizar su página web para comunicarse con sus socios, incluyendo la posibilidad de enviar mensajes electrónicos y garantizar la fecha y el contenido de la comunicación, de acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y el Anteproyecto de Código Mercantil.

Es la capacidad de la sociedad para autorizar a sus socios a votar en su nombre en las juntas generales mediante diferentes métodos, ya sea por escrito o por medios electrónicos.

La sociedad puede utilizar medios de comunicación a distancia para que sus accionistas (socios) puedan enviar sus votos en las juntas generales. Estos métodos incluyen correo, correo electrónico, y otros medios que garanticen la identidad del accionista.

Este artículo de la LSC regula la publicación de documentos en la página web de la sociedad.

La sociedad tiene la responsabilidad de probar que los documentos publicados en su página web se colocaron en la fecha indicada. La sociedad debe mantener la información publicada durante el tiempo que lo exija la ley, de acuerdo con la declaración de los administradores.

Los administradores de la sociedad tienen la responsabilidad de asegurar que la información publicada en la página web de la empresa se mantiene durante el tiempo establecido por la ley.

La ley no especifica cómo se acreditaría la publicación de la convocatoria de la junta general en la página web, dejando la posibilidad de que un certificado notarial o la manifestación de los administradores sea suficiente.

La ley no especifica qué sucede si se produce una interrupción temporal en el acceso a la página web, dejando abierta la posibilidad de que la asamblea no se pueda celebrar.

La junta general se considera celebrada en el domicilio social, independientemente de la ubicación física del presidente.

El secretario de la junta debe verificar la identidad de los asistentes que participan a distancia.

La modificación de los estatutos para permitir juntas telemáticas requiere una mayoría cualificada del 2/3 del capital social presente o representado.

La junta virtual debe garantizar la seguridad de la identidad y legitimidad de los socios o sus representantes.

Todos los asistentes telemáticos deben participar efectivamente en la reunión a través de medios de comunicación apropiados.

La ley exige la verificación de la identidad de los asistentes telemáticos, dejando constancia en el acta de la junta.

La normativa reconoce la posibilidad de celebrar juntas generales por videoconferencia o conferencia telefónica múltiple si los socios no tienen los medios necesarios para asistir presencialmente.

Si una empresa no puede celebrar una junta general por limitaciones a la movilidad y por la falta de medios necesarios, la ley no especifica la posibilidad de que la sociedad sea resarcida por los daños ocasionados.

Si un accionista solicita información durante una junta general, los administradores deben proporcionarla por escrito dentro de los 7 días siguientes a la finalización de la junta si la información no está disponible inmediatamente.

Las sociedades no cotizadas que deseen celebrar una junta general de forma virtual deben garantizar que los socios o sus representantes tengan acceso a los medios técnicos necesarios para la asistencia a distancia.

Las juntas generales de las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada (S.A y SRL) se celebrarán en el término municipal donde la sociedad tenga su domicilio, salvo disposición contraria de los estatutos.

Se permite que las juntas generales de las sociedades cotizadas y no cotizadas se celebren por video o por conferencia telefónica múltiple, incluso si los estatutos no lo permiten.

Los administradores pueden ofrecer a los accionistas tres opciones para participar en una junta general de forma remota, asegurándose la identidad del socio a través de métodos de comunicación a distancia.

Para la asistencia a distancia en una junta virtual, los socios o sus representantes deben tener acceso a los medios técnicos necesarios.

Se considera que los socios o sus representantes "disponen de los medios [técnicos actuales] necesarios" para la asistencia a distancia.

Surge la duda de cómo el órgano de administración puede verificar si los socios tienen acceso a los medios técnicos necesarios para la asistencia remota.

Las empresas deben implementar medidas para que los socios participen y se les siga "en tiempo real" en las juntas virtuales. Estas medidas deben considerar el estado de la tecnología y la cantidad de socios.

Las empresas deben informar a los socios cómo registrarse y participar en las juntas virtuales. Esto incluye los procedimientos para ejercer los derechos de los socios y cómo se registra la actividad de la junta.

Los socios pueden solicitar información durante una junta virtual. La empresa tiene 7 días para responder por escrito a las solicitudes.

Los socios pueden delegar su voto o votar anticipadamente en una junta general telemática. Se pueden usar medios de comunicación a distancia, como el correo electrónico o la correspondencia postal.

La telepresencia o teleasistencia permite a los socios participar en juntas virtuales como si estuvieran presentes.

Los socios pueden usar medios digitales para participar en todos los aspectos de la junta virtual, desde la convocatoria hasta la documentación del acta.

Las juntas virtuales son más accesibles y eficientes que las juntas presenciales tradicionales. Se puede ahorrar tiempo y dinero.

Las juntas virtuales pueden presentar riesgos de abuso o fraude, y falta de control. Los socios que participan a distancia pueden perder influencia en la toma de decisiones.