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Questions and Answers
¿Cuál es el propósito principal de clasificar documentos?
¿Qué característica debe tener un sistema de clasificación?
¿Cuál es el sistema de clasificación que utiliza el orden alfabético del nombre de la persona o razón social de la empresa?
¿Qué sistema de clasificación se basa en una combinación de números y letras?
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¿Cuál es el sistema de clasificación que utiliza un orden numérico consecutivo?
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¿Qué sistema de clasificación se utiliza cuando se quiere agrupar y ordenar documentos por fechas?
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¿Qué debe permitir cualquier sistema de clasificación?
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¿Qué debe ser considerado al establecer una clasificación alfabética?
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Study Notes
Sistemas de Clasificación de Documentos
- Antes de guardar un documento, es necesario clasificarlo utilizando un sistema que se adapte a las características de la empresa y que sea comprensible para todo el personal que maneja los documentos.
Características de un Buen Sistema de Clasificación
- Debe ser sencillo de aplicar para reducir la posibilidad de mala interpretación y mal archivo.
- Debe ser comprensible para cualquier persona que no esté familiarizada con el sistema.
- Debe dar una solución de archivo a cualquier clasificación y ordenación de documentos.
- Debe permitir futuras ampliaciones por la entrada de muchos documentos nuevos.
Sistemas de Clasificación
Alfabético
- Consiste en ordenar, clasificar y archivar los documentos según el orden alfabético del nombre de la persona o razón social de la empresa.
Numérico
- La documentación se clasifica según un orden numérico consecutivo.
- La numeración utilizada puede ser la que figura en el propio documento o cualquier otra asignada por la empresa.
Alfanumérico
- Se basa en una combinación de los sistemas alfabético y numérico.
- Utiliza números y letras para formar claves o códigos que ordenan los documentos.
Cronológico
- Los documentos se agrupan y ordenan por fechas de expedición, de recepción, etc.
- Se sigue un criterio de ordenación, normalmente año, mes y día, ya sea de forma ascendente o descendente.
Geográfico
- Consiste en clasificar la documentación por zonas geográficas.
- En cada zona, se sigue la ordenación alfabética, primero por país, y después por comunidad autónoma o región, provincia, localidad y, finalmente, por la denominación social de la empresa.
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Description
La clasificación de documentos es crucial para una empresa. Aprende a identificar y agrupar documentos según sus características para facilitar su localización y evitar su pérdida.
