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Este documento es el Reglamento de Uso de los Medios Electrónicos en el ámbito de la UPC.

Aprobado por el Consell de Govern en su acuerdo número 16/2013.

Informado favorablemente por la Comissió de Desenvolupament Estatutari el 24/01/2013.

Aprobado por el Consell de Govern el 30/01/2013.

Se regula el uso de medios electrónicos en la Universitat Politècnica de Catalunya, detallando:

El uso de medios electrónicos por órganos colegiados.

Normas para identificación y firma electrónica.

Normas de difusión y acceso a información administrativa.

Normas del procedimiento administrativo general y de contratación.

Normas de organización e incorporación de trámites.

El reglamento aplica a:

La Universitat en sus relaciones internas y externas.

Los miembros de la comunidad universitaria.

Personas físicas y jurídicas relacionadas con la Universitat.

Se basa en los principios generales de la Ley 11/2007 y la Ley 29/2010 sobre acceso electrónico y uso de medios electrónicos en el sector público catalán.

El uso de medios electrónicos no debe discriminar ni perjudicar a nadie en sus relaciones con la Universitat.

Se fomentará la participación electrónica, especialmente para personas con discapacidad y conciliación laboral.

Los órganos de gobierno y representación pueden usar medios electrónicos garantizando la autenticidad, integridad, conservación, disponibilidad y confidencialidad.

Es imprescindible la firma electrónica reconocida para presidentes, secretarios y miembros de los órganos colegiados según el título III del reglamento.

Los reglamentos internos pueden establecer procedimientos electrónicos obligatorios, usando las direcciones institucionales asignadas.

Las comunicaciones electrónicas son válidas con constancia de transmisión, recepción y fechas.

Las convocatorias y sesiones de los órganos colegiados se pueden generar, firmar y enviar electrónicamente.

Incluye convocatorias, orden del día, documentos anexos y actas.

La convocatoria electrónica debe incluir la documentación necesaria o acceso seguro a la misma.

Las sesiones son preferentemente presenciales, pero pueden ser virtuales, a distancia o mixtas, usando la sede electrónica de la universidad y videoconferencias.

El lugar de las sesiones a distancia o mixtas es la sede de la Universitat.

Para la documentación del orden del día se puede usar la dirección electrónica mencionada o un repositorio seguro accesible para el administrador de usuarios o los miembros con firma electrónica.

Las actas y documentos producidos electrónicamente se conservan en el mismo formato o en otro que asegure su reproducción.

Deben tener medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, protección y conservación, incluyendo la identificación de usuarios y control de acceso.

Los documentos electrónicos firmados se guardan con la firma original, un sello de fecha y hora, y la verificación del certificado electrónico.

La expedición de certificados telemáticos se realiza según el capítulo II del título V.

El régimen de notificación y publicación de acuerdos será el de la Normativa de creación y funcionamiento del Registro electrónico de la UPC.

La comunicación de acuerdos entre órganos de la Universitat será válida usando correos institucionales.

Para garantizar la identificación, la Universitat utiliza sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro o equivalente.

La normativa de creación y funcionamiento de la sede electrónica de la UPC detalla las especificaciones.

La seguridad de la sede electrónica se rige por el Esquema Nacional de Seguridad.

La interoperabilidad se rige por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

La Universitat puede usar los siguientes sistemas para la identificación electrónica y autenticación de documentos:

Sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro.

Sistemas de firma electrónica para actuación administrativa automatizada.

Firma electrónica de los miembros de la comunidad universitaria.

Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados.

Los actos de la Universitat pueden ser automatizados cumpliendo los requisitos administrativos y usando:

Sello electrónico del órgano o entidad.

Código seguro de verificación vinculado al órgano.

La identificación se realiza mediante los sistemas de firma electrónica provistos al personal, según la normativa aplicable.

El intercambio de datos en entornos cerrados debe garantizar la integridad y no refutación de los datos.

La Universitat debe dotar a los miembros de la comunidad universitaria sistemas corporativos de firma electrónica.

Como mínimo, deben ser dotados los que ocupan órganos unipersonales y órganos colegiados.

Se dota a personal académico y administrativo de firma electrónica reconocida por obligación legal.

A los estudiantes y la comunidad universia, en la medida que se habiliten canales electrónicos.

La identificación de personas externas a la comunidad universitaria puede ser por:

Firma electrónica reconocida.

Otros sistemas admitidos por la Universitat que garanticen la identificación e integridad, según el artículo 21 de la Ley 11/2007.

Se permite usar el DNI electrónico.

La Universitat puede suministrar mecanismos de identificación a través de un convenio con la Agència Catalana de Certificació.

Se promueve el uso de medios de identificación electrónica extendidos y acuerdos con entidades de certificación.

Se debe acordar la admisión y uso de certificados que cumplan el artículo 21.1 de la Ley 11/2007 y las condiciones adicionales de la Llei 59/2003.

La Universitat publica la relación de sistemas de firma electrónica admitidos, incluyendo información sobre los elementos de identificación y las características de los certificados admitidos.

El uso de firma electrónica reconocida es suficiente para identificar y acreditar la voluntad en cualquier procedimiento o trámite.

La Universitat puede establecer otros tipos de firma electrónica según:

Las características de los canales electrónicos habilitados.

La proporcionalidad entre el requisito y la trascendencia del trámite.

La exigencia formal de firma en la normativa de procedimiento.

El nivel de seguridad jurídica.

La disponibilidad de la tecnología y recursos de la Universitat.

Las solicitudes y documentos electrónicos deben incorporar el mecanismo de identificación definido.

Se requerirá la subsanación de cualquier defecto formal ocasionado por el incumplimiento de los requisitos de identidad, integridad y autenticidad.

Las personas pueden actuar a través de representantes acreditados electrónicamente con:

Apoderamientos y otros instrumentos de acreditación en soporte electrónico.

Certificados de firma electrónica que incluyan la relación de representación aceptados por la Universitat.

Declaración de autorización y comprobación de la representación en registros de la Universitat o convenios con otras administraciones.

Registro electrónico de representación donde el interesado habilita a un tercero con su firma electrónica para actuaciones concretas.

Cualquier otro sistema que habilite la Universitat en el marco de la legislación administrativa.

Si las personas no disponen de medios electrónicos, un empleado público puede hacer la identificación o acreditación de la voluntad a través del sistema automatizado de la Universitat.

Para ello, el ciudadano debe identificarse y prestar su consentimiento expreso.

La Universitat mantiene un registro actualizado de los empleados públicos habilitados para la identificación.

Se facilita el máximo de información a través de la sede electrónica y otros medios electrónicos, cumpliendo la legislación universitaria.

La información administrativa en Internet se ofrece con:

Fácil acceso y efectividad, con sistemas sencillos que permitan la obtención de información sin muchas búsquedas.

Complitud y exactitud, con documentos completos y fieles al original.

Actualización permanente, con indicación de la fecha de la última actualización.

Identidad, indicando el órgano administrativo proveedor.

Anonimat, sin necesidad de identificación previa.

Los datos personales obtenidos por consultas en Internet no pueden ser objeto de tratamiento ni formar parte de un fichero, salvo que se disocien para efectos estadísticos.

La publicidad oficial de actos y acuerdos se realiza a través del Butlletí Oficial Electrònic de la Universitat, accesible en la sede electrónica.

Esta publicidad también se puede hacer en edición impresa como copia de la edición electrónica.

La Universitat debe adoptar el documento administrativo electrónico como medio ordinario de formalización.

Todos los documentos electrónicos que afecten a terceros o formen parte de un expediente deben incluir un sellado criptográfico de fecha y hora.

En concordancia con los principios de simplicidad administrativa y la interoperabilidad, la Universitat promueve la eliminación de certificados y documentos en papel.

Se rige por este reglamento la expedición, tratamiento y efectos de certificados electrónicos y datos, con sujeción estricta a la normativa de protección de datos y al procedimiento administrativo aplicable.

La Universitat facilita acceso a datos de otras administraciones públicas, estableciendo garantías de seguridad, integridad y disponibilidad, limitándose a los datos requeridos y a la normativa reguladora.

Se promueve la colaboración con entidades públicas y privadas emisoras y receptoras de certificados.

Las normas vigentes de actos administrativos se pueden realizar atreves de certificados elecrtonicos

Los certificados en paper con certificados digitales deben de tener el conocimiento del dueño de dichos datios personales, y la transmision debe de tener el consentimiento del interesado.

Es necesario que los elementos de los datos personales sean tratados y tengan el elemento de firma electrónica con el organo admnistrativo

Se puede realizar la elaboracion de certificados eletronicos los cualessuran los misnos efectos que un documento expedio en papel, y tendrá los mimsmos atributos de firma en cado caso.

Es posible solicitar tramites eletronicos o validados por otro organos.

Se garantiza el hecho de obtener copias electornica respetando a los interesados.

En dado caso copiar elementos del soporte papel y transformartlos un archivo seguro, agregando elemtno electronico del organo adminitrativo, y se debera garantizar los elementos electornico para llevar la valides.

La copia eletronica es considera autentica a los efectos del articuloe 46 de la ley 30 de 1992 en la reglasjuridica y el procedimeinto adminitrativo comun.

No es imepediativo la copia elec tronic para iniciar tramites electornicos.

Los documents se deberan resguardar fisicamente con garantia para aquellos que tengan derechosa intereres particulaes.

Expediene electornico con codigos siglados, con recuperacion facil y permite la integrdidad el docuemento eletroncio.

Las remesion de xpedinet eletronico, y se tiene derecho a cpias.

El archivo eletronico de docuemtos de manera que cumplan con la ley 30 y al LA lei de archivos10/2001.

Se deberna gaarnitza relos procemientos electronicos

Debe dararchivos de gestiuion y conservacion, los mediios de trasnportacion deben gartantiza accesios facil.

La notificacion electronica, y con el cocentimiento se puede utiliar.

En los procedimientos se puede requerir elemtnoes por los cuales todos acepten

Se harca la obligacion de los miembros y la noticficiacion elecrtornica para los temas del rector . la persona manifiesta su voluntad, la persna debe disponer una dire eletronci correcta.

SE deben de hacer llegar direccion electronicas personales.

La notificacion entendera los efecctos legales en ele mmento de acceso lelgales a la lelrtoncia correecta

La accees eletronico garantizara los efectos propios de la noticacion siempre quedes constancia

Los elementos el taulé de anunciios se contara elementos necesarios para los elemtnoas.

los mecanismos haran de constar.

La inia del pcroedimiento adminstrativodebe realizacion para los tramites que reunan los requisistos de las autoridades . . - No cal datos que esten en poder por conevnios

Los requisitos son el compromios para todo lo que permita .

La valides con toda el procedimeinto

Se debe de garantizar

Debe garntiza

Los medios electronicos garantiza la identificación de los usuarios competentes.

Que sea el que da fin al procedimeinto

Todo cambio o movicacion

La seu elctornicatiene una función mas .

S eleectronica donde se publicar los dato elecrtornios con informacion elecronicos que se publici en l eleciones . La universdiad debe de la a doptifación electronca en base a las neccesidades

En dado caso corresponden al consejol d gobierno.

La producción y la racionalización Coordinación y los trámites electrónico

El redactor o miembro del equipo de tramitación los procedimientos.

El recotrs de la junta de gobierno podrán aprobar .

El elector de la universidad , en dado caso.

SE aprueban las herramientas de los modelo .

Se hace los cambios autorizados

Todos tramites electrónicos con in información ciudadana .

Todas las informaciones de la web

En todo esto se hara el uso de los dispositivos en lo medios electrónico

Todos entrará en Vigor una vez publicado en la gacetilla