Documentación Militar

Documentación Militar

• La documentación militar se refiere a los trámites que se elaboran en forma escrita y electrónica con carácter oficial y para los asuntos del servicio.
• La documentación se origina principalmente por la recepción de órdenes, directivas, disposiciones, partes, informes, solicitudes, etc.

Tipos de Documentación

• Documentación oficial: se divide en dos ramas:
  • A. Oficial: se genera en las entidades y dependencias de la Administración Pública Federal u organismos militares con motivo de sus funciones.
  • B. Particular: se genera por las o los militares o civiles como personas físicas (cartas, escritos, etc.).

Clasificación de la Documentación

• La clasificación de la documentación militar se efectúa tomando en cuenta:
  • A. Prioridad de su trámite:
    • Ordinaria: sigue un trámite regular sin ninguna preferencia.
    • Urgente: contiene asuntos que deben tramitarse lo más pronto posible (lleva la leyenda respectiva).
    • Extraurgente: debe tramitarse tan pronto como se recibe (lleva la leyenda respectiva).
  • B. Contenido:
    • Rutinaria: se maneja con la discreción natural, sin ningún trato especial.
    • Confidencial: contiene datos personales concernientes a una persona física identificada o identificable.
    • Reservada: compromete la seguridad nacional, seguridad pública o la Defensa Nacional.
    • Secreta: amerita absoluta reserva y solo debe ser conocida por la o el militar a quien se dirige.

Trámite de la Documentación

• El trámite de la documentación militar comprende las siguientes etapas:
  • A. Recepción: admisión de documentos en las mesas de correspondencia de las unidades, dependencias e instalaciones.
  • B. Clasificación: agrupar documentos por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias.
  • C. Registro: lista de los documentos recibidos, en la cual se anotan los datos indispensables para su control.
  • D. Distribución: entrega de documentos a los escalones que correspondan para su trámite.
  • E. Atención del asunto: análisis y estudio del contenido del documento.
  • F. Contestación: comunicación del acuerdo recaído al asunto que trate el documento.
  • G. Archivar o digitalizar: acción de guardar o colocar los incidentes en los muebles archivadores o discos duros externos para su control y consultas posteriores.
  • H. Baja documental: conjunto de métodos mediante los cuales las unidades, dependencias e instalaciones destruyen la información contenida en los diferentes documentos.

Formulación de Documentos

• En la elaboración de documentos militares, se tendrá en cuenta su presentación, contenido y distribución.
• Se dará un sentido estético en su materialización, considerando:
  • A. Conocimiento de Procedimientos Sistemáticos de Operar y directivas.
  • B. Uso de lenguaje inclusivo.
  • C. Reglas de ortografía y gramática.
  • D. Fundamentación legal.

Oficio

• Se utiliza papel bond blanco, tamaño carta u oficio.
• La presentación de los márgenes del oficio es:
  • A. Los márgenes Superior, derecho e inferior del oficio serán a 1.5 cms. de sus bordes.
  • B. El margen Izquierdo del oficio será a 4.5 cm de su borde.
• El oficio contiene 18 partes variables:
  • A. Sello.
  • B. Leyenda oficial.
  • C. Prioridad de su trámite.
  • D. Cuadro de referencias.
  • E. Asunto.
  • F. Lugar y fecha.
  • G. Destinatario o destinataria.
  • H. Antecedente o antecedentes.
  • I. Texto.
  • J. Fundamento Legal.
  • K. Anexos.
  • L. Frase de cortesía.
  • M. Lema.
  • N. Antefirma.
  • Ñ. Firmante.
  • O. Copias.
  • P. Monograma.
  • Q. Rúbrica.

Distribución del Oficio

• La distribución del oficio se da en términos de interlíneas, sangría, espacios y márgenes.

• Se darán 3 interlíneas entre cada parte del oficio, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.### Oficio Intersecretarial

• La Dependencia que materializa el oficio intersecretarial se coloca en la parte superior del documento y limitado por el margen derecho.

• El número del documento se imprime una interlínea abajo del nombre de la Dependencia y al margen derecho del documento.

• El "Lugar y fecha" se asentará 3 interlíneas abajo del "número" y alineado al margen derecho del oficio, indicando el lugar geográfico donde radica quien remite y la fecha de su elaboración.

Destinatario o Destinataria

• El destinatario o destinataria se asentará 2 interlíneas abajo del "lugar y fecha", y al margen izquierdo se escribirá el grado académico del funcionario o funcionaria a quien se dirige.
• El destinatario o destinataria puede ser personal o impersonal.

Frase de Cortesía

• La frase de cortesía es "Distinguida Señora Secretaria" o "Distinguido Señor Secretario".

Texto

• El texto se asentará 2 interlíneas debajo de la persona destinataria y con sangría de 5 espacios.
• El texto consta de Introducción, Media y Conclusión.
• Los oficios intersecretariales pueden ser firmados por orden de la o el C.General Secretario de la Defensa Nacional.

Fundamento Legal

• Cuando el oficio intersecretarial es firmado por la o el titular de esta Secretaría, el texto iniciará con los fundamentos legales correspondientes.

Despedida

• La frase de despedida es "Sin otro particular, aprovecho la ocasión para reiterarle las seguridades de mi atenta y distinguida consideración".

Lema y Antefirma

• El lema se asentará con iguales características al oficio.
• La antefirma se asentará 1 interlínea abajo del lema, centrada con el texto.

Firmante

• El "Firmante" se asentará 3 interlíneas hacia debajo de la antefirma y centrado al texto, escribiendo el grado, empleo y el nombre completo de quien firma el documento.

Distribución

• La distribución se da a las partes del oficio intersecretarial respecto a interlíneas, sangría, espacios y márgenes.
• La distribución se dará a 3 interlíneas entre cada parte, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.

Radiograma

• El radiograma se elabora en papel bond blanco tamaño carta.
• Los márgenes del radiograma son: superior, derecho e inferior a 1.5 cms del borde de la hoja, y margen izquierdo a 4.5 cms de su borde.
• El margen superior del radiograma lo forma la parte superior del sello y el nombre del documento.

Estructura del Radiograma

• El radiograma consta de 16 partes variables
• A.(1) Sello: igual características que en el oficio
• B.(2) Nombre del documento: anotado en la parte superior y al margen izquierdo, con la palabra "Radiograma" en negritas
• C.(3) Leyenda oficial: igual características que en el oficio
• D.(4) Prioridad de su trámite: igual características que en el oficio
• E.(5) Bautizo: 3 interlíneas abajo del nombre del radiograma, con letras mayúsculas y minúsculas
• F.(6) Destinatario: 3 interlíneas abajo del bautizo, con cargo, lugar de residencia y abreviaturas según sea necesario
• G.(7) Remitente: 3 interlíneas abajo del destinatario, con clave telegráfica y abreviaturas del cargo
• H.(8) Número de salida: al lado de la clave telegráfica del remitente
• I.(9) Fecha: al lado del número de salida, con números arábigos y siglas para el mes
• J.(10) Texto: 3 interlíneas abajo de la fecha, sin artículos, pronombres y preposiciones
• K.(11) Frase de cortesía: al final del texto, con abreviaturas y siglas
• L.(12) Antefirma y firmante: 3 interlíneas abajo del texto, con abreviaturas y siglas
• M.(13) Por la firma: 3 interlíneas abajo de la antefirma y firmante, con leyenda y abreviaturas
• N.(14) Copias: 3 interlíneas abajo de la firma, con abreviaturas y siglas
• Ñ.(15) Monograma: igual características que en el oficio
• O.(16) Rúbrica: igual características que en el oficio

Distribución del Radiograma

• La distribución del radiograma se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
• No hay sangrías en el radiograma, cada porción inicia en la altura de la letra "R" del nombre del documento
• Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario

El Memorándum

• El memorándum consta de 15 partes variables
• A.(1) Sello: igual características que en el oficio
• B.(2) Nombre del documento: en la parte superior y al centro de la hoja, con la palabra "Memorándum" en negritas
• ...
• La distribución del memorándum se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
• Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario

El Acuerdo

• El acuerdo consta de 16 partes variables
• A.(1) Sello con el Escudo Nacional
• B.(2) Encabezado: en la parte superior y al centro de la hoja, con la leyenda "Secretaría de la Defensa Nacional" en negritas
• ...
• La distribución del acuerdo se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
• Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario

El Mensaje C.E.I.

• El Mensaje C.E.I. consta de 15 partes variables

• A.(1) Sello: igual características que en el oficio

• B.(2) Nombre del documento: en la parte superior y al centro de la hoja, con la palabra "Mensaje C.E.I." en negritas

• ...

• La distribución del Mensaje C.E.I. se basa en interlíneas, sangrías y márgenes

• Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario### Mensaje C.E.I.

• El Mensaje C.E.I. debe ser redactado de manera clara y concisa para que sea entendible para el destinatario.

• Debe finalizar con una frase de cortesía justificada.

• Si existen anexos, se incluirán en el texto con la indicación "(Se anexa archivo electrónico)", "(Se anexa 1 foja)" o "(Se anexa 1 legajo)" según sea el caso.

• La frase de cortesía se escribirá con iguales características al Radiograma (con negritas).

• La antefirma y firmante se asentarán con idénticas características al Radiograma y con negritas.

Distribución del Mensaje C.E.I.

• La distribución del Mensaje C.E.I. se refiere a la disposición de los elementos en la página, incluyendo interlíneas, espacios y márgenes.
• No existen sangrías en el Mensaje C.E.I.
• Los anexos se mencionarán en el texto si existen.

Mensaje F.C.A.

Presentación

• La presentación del Mensaje F.C.A. es idéntica a la del oficio en cuanto a márgenes.

Contenido del Mensaje F.C.A.

• El Mensaje F.C.A. consta de dos partes fundamentales: la primera hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.) y la segunda hoja (Documento Interno).
• La Carátula del Mensaje F.C.A. consta de 14 partes variables, incluyendo sello, nombre del documento, leyenda oficial, prioridad de su trámite, cuadro de referencias, remitente, destinatario, texto, frase de cortesía, antefirma y firmante, por la firma, copias, monograma y rúbrica.
• El Documento Interno consta de 5 partes variables, incluyendo fecha, texto, copias, monograma y rúbrica.

Distribución del Mensaje F.C.A.

• La distribución del Mensaje F.C.A. se refiere a la disposición de los elementos en la página, incluyendo interlíneas, espacios y márgenes.
• El Mensaje F.C.A. no contiene sangrías y cuando existan antecedentes y anexos se mencionarán en el texto de la segunda hoja (Documento Interno).
• Se empleará fuente tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario; el tamaño de la fuente, interlineado y márgenes podrán reducirse o aumentarse para darle mejor presentación.

Documentación Militar

• La documentación militar se refiere a los trámites que se elaboran en forma escrita y electrónica con carácter oficial y para los asuntos del servicio.
• La documentación se origina principalmente por la recepción de órdenes, directivas, disposiciones, partes, informes, solicitudes, etc.

Características de la Documentación Oficial

• Se utilizará papel bond blanco, tamaño carta u oficio según corresponda.
• La tipografía será fuente arial y de tamaño acorde a su contenido y estética.
• Se emplearán letras mayúsculas y minúsculas en todos los documentos oficiales, siguiendo las reglas gramaticales y de ortografía.

Clasificación de la Documentación

• La documentación se divide en dos ramas: Oficial (generada en entidades y dependencias de la Administración Pública Federal) y Particular (generada por militares o civiles como personas físicas).
• La clasificación se efectúa tomando en cuenta la prioridad de su trámite, contenido y destinatario.

Prioridad de Trámite

• Ordinaria: trámite regular sin preferencia.
• Urgente: asuntos que deben tramitarse lo más pronto posible (lleva la leyenda respectiva).
• Extraurgente: trámite inmediato (lleva la leyenda respectiva).

Contenido

• Rutinaria: trámite con discreción natural.
• Confidencial: contiene datos personales concernientes a una persona física.
• Reservada: compromete la seguridad nacional, seguridad pública o la Defensa Nacional.
• Secreta: amerita absoluta reserva y solo debe ser conocida por la o el militar a quien se dirige.

Destinatario

• Personal: dirigido a la o el militar específicamente.
• Impersonal: dirigido a unidades, dependencias e instalaciones del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos.

Destino

• Externa: se recibe o envía a personas o instituciones ajenas al Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos.
• Interna: se recibe o remite a personal militar, unidades, dependencias e instalaciones del instituto armado.

Trámite de la Documentación

• El trámite comprende las siguientes etapas: Recepción, Clasificación, Registro, Distribución, Atención del asunto, Contestación, Archivar o digitalizar y Baja documental.

Formulación de Documentos

• Se tendrá en cuenta la presentación, contenido y distribución de los documentos.
• Se dará un sentido estético en su materialización, considerando aspectos como Conocimiento de Procedimientos Sistemáticos de Operar, Uso de lenguaje inclusivo, Reglas de ortografía y gramática y Fundamentación legal.
• Los documentos de uso más común en la administración militar son: Oficio, Oficio Intersecretarial, Radiograma, Memorándum, Acuerdo, Mensajes C.E.I. y F.C.A.

El Oficio

• Se utiliza papel bond blanco, tamaño carta u oficio.
• La presentación de los márgenes del oficio es:
  • Superior, derecho e inferior: 1.5 cm de sus bordes.
  • Izquierdo: 4.5 cm de su borde.

Presentación

• Margen superior: partes superiores del sello y del cuadro de referencias.
• Margen izquierdo: a partir de la letra “l” (ele) de la palabra “Nacional” en el sello.
• Margen derecho: a partir del vértice inferior exterior del cuadro de referencias.

Contenido

• Un oficio contiene 18 partes variables:
  • Sello: Escudo Nacional y leyenda “Secretaría de la Defensa Nacional” con abreviaturas de la dirección, comandancia, jefatura y sección que genera el oficio.
  • Leyenda oficial: decreto que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben insertar al inicio de las comunicaciones oficiales.
  • Prioridad de su trámite: “Urgente” o “Extraurgente” si procede.
  • Cuadro de referencias: contiene unidad, dependencia o instalación que emite el oficio, sección, responsable de la elaboración del documento, número del oficio y expediente.
  • Asunto: extracto del texto del oficio en términos precisos y concisos.
  • Lugar y fecha: lugar geográfico y fecha de elaboración del oficio.
  • Destinatario o destinataria: grado o título, arma o servicio y nombre o cargo en la unidad, dependencia o instalación militar y lugar de residencia.

...

Material para la Elaboración del Oficio Intersecretarial

• El papel bond blanco, tamaño carta u oficio, se utiliza para la elaboración del oficio intersecretarial cuando es firmado por algún funcionario o funcionaria de la Secretaría de la Defensa Nacional.
• El papel opalina de color blanco se utiliza para la elaboración del oficio intersecretarial en caso de que sea firmado por quien funja como titular de esta Secretaría.
• El oficio intersecretarial debe ser impreso a color, excepto cuando se ordene lo contrario.

Presentación del Oficio Intersecretarial

• La presentación de los márgenes del oficio intersecretarial es idéntica a la del oficio.
• El margen superior se forma con las partes superiores del sello oficial de esta Secretaría.
• El margen izquierdo inicia a partir del borde del escudo del sello oficial de esta Secretaría.
• El margen derecho inicia a partir de la última letra del nombre de la dependencia que elabora el documento.

Contenido del Oficio Intersecretarial

• El oficio intersecretarial contiene 16 partes variables.
• El sello oficial se coloca en la parte superior del margen izquierdo.
• La leyenda oficial se utiliza con las características establecidas en el Manual de Identidad Gráfica del año correspondiente.
• La dependencia que lo materializa se coloca en la parte superior del oficio intersecretarial y limitado por el margen derecho.
• El número del documento se imprime una interlínea abajo del nombre de la dependencia y al margen derecho del documento.
• El lugar y fecha se asentará 3 interlíneas abajo del número y alineado al margen derecho del oficio.
• El destinatario o destinataria se asentará 2 interlíneas abajo del lugar y fecha, y al margen izquierdo se escribe el grado académico del funcionario o funcionaria a quien se dirige.
• La frase de cortesía se asentará en el oficio intersecretarial.
• El texto se asentará 2 interlíneas debajo de la persona destinataria y con sangría de 5 espacios.
• El texto consta de las siguientes partes: Introducción, Media y Conclusión.
• El fundamento legal se asentará cuando el oficio intersecretarial sea firmado por la o el titular de esta Secretaría.
• La despedida se asentará al final del texto con sangría de 5 espacios.
• El lema se asentará con iguales características al oficio.
• La antefirma se asentará 1 interlínea abajo del lema, centrada con el texto.
• El firmante se asentará 3 interlíneas hacia debajo de la antefirma y centrado al texto.
• Las copias emplearán los lineamientos mencionados en el oficio.
• El monograma usarán los mismos lineamientos establecidos para el oficio.
• La rúbrica seguirá los lineamientos citados para el oficio.

Distribución del Oficio Intersecretarial

• La distribución se da a las partes del oficio intersecretarial respecto a interlíneas, sangría, espacios y márgenes.
• La distribución se dará a 3 interlíneas entre cada parte, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.

El Radiograma

• El radiograma se elabora en papel bond blanco, tamaño carta.

Presentación

• Los márgenes del radiograma son: superior, derecho e inferior a 1.5 cm del borde de la hoja, e izquierdo a 4.5 cm del borde.
• El margen superior se forma con la parte superior del sello y el nombre del documento.
• El margen izquierdo se forma a partir de la "R" de la palabra "Radiograma".

Contenido

• El radiograma tiene 16 partes variables.
• Parte 1: Sello, con características iguales a las del oficio.
• Parte 2: Nombre del documento, con la palabra "Radiograma" en negritas.
• Parte 3: Leyenda oficial, con características similares al oficio.
• Parte 4: Prioridad de trámite, con características similares al oficio.
• Parte 5: Bautizo, con lugar de expedición en letras mayúsculas y minúsculas.
• Parte 6: Destinatario o destinataria, con cargo abreviado y lugar de residencia.
• Parte 7: No mencionada.
• Parte 8: Número de salida, con clave telegráfica de la Unidad, Dependencia o Instalación remitente.
• Parte 9: Fecha, con día, mes y año en números arábigos.
• Parte 10: Texto, sin artículos, pronombres y preposiciones, con unión de pronombres y verbos.
• Parte 11: Frase de cortesía, abreviada según el caso.
• Parte 12: Antefirma y firmante, con abreviatura del cargo y apellidos completos.
• Parte 13: Por la firma, con datos de la persona que suceda en el mando.
• Parte 14: Copias, con términos en negritas y subrayado según el caso.
• Parte 15: Monograma, con indicaciones marcadas para el oficio.
• Parte 16: Rúbrica, con características iguales al oficio.

Distribución en Radiogramas

• La distribución en un radiograma se refiere a la organización de las partes del texto en relación con las interlíneas, espacios y márgenes.
• No existen sangrías en un radiograma, por lo que cada porción de texto comienza a la altura de la letra "R" del nombre del documento.
• Los antecedentes se mencionan en el texto del documento, sin sangrías.
• La distribución se puede adaptar según la longitud del texto, disminuyendo o aumentando el interlineado, los márgenes o la fuente, para lograr una mejor presentación.

El Memorándum

• Se utiliza papel bond tamaño carta y su presentación en márgenes es idéntica a la de un oficio.
• El memorándum consta de 15 partes variables.

Contenido del Memorándum

• El sello debe tener características similares a las del oficio, incluyendo la Sección, Subsección, Grupo y mesa que lo elabora.
• El nombre del documento es "Memorándum" con negritas, en la parte superior y centro de la hoja.
• La leyenda oficial se asentará con iguales características del oficio.
• La prioridad del trámite se asentará en la parte superior del número del documento, limitándose con el margen derecho.
• El número de salida se colocará alineado a la derecha y debajo de la prioridad.
• El destinatario o destinataria se colocará a 3 interlíneas abajo del nombre del documento, con el grado, arma o servicio y especialidad si la tuviere.
• El lugar de expedición y fecha se asentará a 3 interlíneas hacia abajo y a la altura de la primera letra "M" (eme) del nombre del documento.
• El texto se escribirá 3 interlíneas hacia abajo del lugar y fecha, con sangría de 5 espacios.
• Los anexos se asentarán con iguales características a las del oficio.
• La frase de cortesía se asentará a 3 interlíneas hacia abajo y centrada en relación con el texto, con letras mayúsculas y minúsculas.
• La antefirma y el firmante se asentarán con características idénticas del oficio.
• Las copias se asentarán siguiendo los lineamientos establecidos en el oficio.
• El monograma se asentará siguiendo las indicaciones para el oficio.
• Las rúbricas se escribirán siguiendo lo dispuesto para el oficio.

Distribución del Memorándum

• La distribución se refiere a la disposición de las partes del memorándum en términos de interlíneas, sangría y márgenes.
• En general, se darán 3 interlíneas entre cada parte del memorándum.
• El memorándum es un documento interno de carácter dispositivo, normativo e informativo.
• El texto del memorándum puede ser extenso o corto, y se permite disminuir o aumentar los márgenes, la fuente y interlíneas entre cada parte.

Presentación del Acuerdo

• Se utilizan hojas de diferentes colores (rosa, azul, blanco y amarillo) según el funcionario que lo firma.

Contenido del Acuerdo

• El acuerdo consta de 16 partes variables:
  • Sello con el Escudo Nacional.
  • Encabezado: "Secretaría de la Defensa Nacional" con negritas.
  • Número de salida.
  • Nombre del organismo que lo expide.
  • Nombre del documento: "Acuerdo" con negritas y subrayado.
  • Leyenda oficial.
  • Tipo de documento (Original, Copia o Minuta).
  • Destinatario o destinataria con grado, arma o servicio y especialidad.
  • Lugar de expedición y fecha.
  • Texto con sangría de 5 espacios y justificado.
  • Anexos con idénticas características del oficio.
  • Antefirma.
  • Firmante con nombre y apellidos, matrícula entre paréntesis.
  • Copias con los mismos lineamientos que para el oficio.
  • Monograma siguiendo las indicaciones emitidas para el oficio.
  • Rúbrica según lo dispuesto para el oficio.

Acuerdos en la Fuerza Aérea Mexicana

• Se utilizan 3 tipos de formatos:
  • Amarillo: dirigido a la persona titular de la Comandancia de la Fuerza Aérea Mexicana para movimientos del personal de generales, jefes, jefas y oficiales D.E.M.A.
  • Amarillo sin destinatario: para movimientos del personal de generales, jefes, jefas y oficiales de Fuerza Aérea D.E.M.A. y para quienes tengan las jerarquías mencionadas que no sean Diplomados de Estado Mayor Aéreo.
  • Blanco: para movimientos del personal de tropa de la Fuerza Aérea Mexicana.

Presentación del Mensaje C.E.I.

• El Mensaje C.E.I. tiene la misma presentación que el oficio en cuanto a márgenes.

Contenido del Mensaje C.E.I.

• El Mensaje C.E.I. consta de 15 partes variables.
• El Sello se asentará con iguales características a las del oficio.
• El nombre del documento se anotará al margen superior con negritas, centrado al texto.
• La leyenda oficial se asentará con iguales características a las del memorándum.
• La prioridad del trámite se colocará a la altura del nombre del documento al margen derecho.
• El cuadro de referencias se coloca a una interlínea debajo de la prioridad del trámite, sin bordes.

Cuadro de Referencias

• El cuadro de referencias contiene:
  • Número: con la abreviatura “Núm.” y el número asignado al mensaje.
  • Hoja: con la palabra “Hoja” y el número de hoja del mensaje y el total de hojas.
  • Fecha: con la palabra “Fecha” y la fecha en que se elabora el documento.
  • Referencia: con la abreviatura “Ref.” y el asunto principal del mensaje.

Remitente y Destinatario

• El remitente se asentará a tres interlíneas abajo del cuadro de referencias y al margen izquierdo.
• El destinatario se anota la abreviatura de la o el ciudadano, cargo u organismo y ubicación, a quien se le envía el documento.

Texto y Anexos

• El texto se asentará a 3 interlíneas debajo de la o el destinatario y al margen izquierdo.
• El texto debe ser redactado en forma clara y concisa.
• Los anexos se incluirán en el texto, anotándose entre paréntesis.

Frase de Cortesía y Firma

• La frase de cortesía se asentará con idénticas características al Radiograma (con negritas).
• La antefirma y firmante se asentará con idénticas características al Radiograma y con negritas.

Distribución

• La distribución del Mensaje C.E.I. se refiere a la disposición de las partes del mensaje en cuanto a interlíneas, espacios y márgenes.
• No existen sangrías en el Mensaje C.E.I.
• Se empleará la fuente de tipo “arial” tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario.

El Mensaje F.C.A.

• El Mensaje F.C.A. se compone de 2 partes fundamentales: la primera hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.) y la segunda hoja (Documento Interno).

Primera Hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.)

• La primera hoja consta de 14 partes variables.
• El sello en el "Mensaje F.C.A." se asentará con iguales características a las del oficio.
• El nombre del documento se anotará al margen superior con negritas, centrado al texto.
• La leyenda oficial se asentará con idénticas características del memorándum.
• La prioridad del trámite se colocará a la altura del nombre del documento al margen derecho.

Cuadro de Referencias

• El cuadro de referencias se coloca a una interlínea debajo de la prioridad del trámite, sin bordes.
• El cuadro de referencias contiene:
  • Número (número de mensaje con abreviatura "Núm.")
  • Hoja (con dos números separados por una diagonal, siempre siendo una sola página)
  • Fecha (con el formato día-mes-año a cuatro dígitos)
  • Referencia (con abreviatura "Ref." y palabra "Teleconferencia")

Resto de la Primera Hoja

• El remitente se asentará tres interlíneas abajo del cuadro de referencias y al margen izquierdo.
• El destinatario se asentará al margen izquierdo, a 3 interlíneas abajo del remitente.
• El texto del mensaje se asentará a 3 interlíneas abajo del destinatario y al margen izquierdo.
• La figura de cortesía se escribirá con iguales características al Radiograma.
• La antefirma y firmante se escribirán con idénticas características al Radiograma.
• El por la firma se seguirán los lineamientos que se mencionan en el Radiograma.
• Las copias se escribirán con iguales características del Radiograma.
• El monograma deberá asentarse siguiendo las indicaciones marcadas para los documentos anteriores.
• La rúbrica deberá asentarse con iguales características a los documentos anteriores.

Segunda Hoja (Documento Interno)

• La segunda hoja consta de 5 partes variables.
• La fecha se escribirá en la parte superior y de manera centrada, de manera manuscrita.
• El texto se asentará a 3 interlíneas abajo al margen izquierdo, se escribe el texto de manera clara y concisa.
• Las copias se asentarán con iguales características del Radiograma.
• El monograma deberá asentarse siguiendo las indicaciones marcadas para los documentos anteriores.
• La rúbrica se escribirá con iguales características a los documentos anteriores.

Distribución y Otros

• La distribución en el "Mensaje F.C.A." se refiere a la estructura de la primera y segunda hoja.
• El mensaje F.C.A. no contiene sangrías y cuando existan antecedentes y anexos se mencionarán en el texto de la segunda hoja.
• Generalmente se empleará fuente tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario.
• El Mensaje F.C.A. se maneja de manera confidencial o secreta; la fecha y los monogramas son los únicos elementos vinculatorios entre la primera y segunda hoja.