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Documentación Militar

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Study Flashcards

121 Questions

¿Cuál es el lugar correcto para colocar la palabra 'Anexos' en un oficio?

En la parte media del texto del oficio y dentro del margen izquierdo

¿Cuál es la frase de cortesía que se utiliza para dirigirse a quien ocupe la Presidencia de la República?

Muy respetuosamente

¿Cuál es el lugar correcto para asentar el lema en un oficio?

1 interlínea abajo de la frase de cortesía

¿Cuál es el propósito de las copias en un oficio?

Para que el contenido del oficio sea conocido por dos o más personas

¿Cuál es el nombre del rasgo invariable de la abreviatura de la firma de quienes revisan y elaboran el documento?

Rúbrica

¿Qué tipo de papel se utiliza para la elaboración del oficio intersecretarial cuando éste sea firmado por algún funcionario o funcionaria de la Secretaría de la Defensa Nacional?

Papel bond blanco, tamaño carta u oficio

¿Cuántas partes variables tiene un oficio intersecretarial?

16 partes variables

¿Dónde se coloca la leyenda oficial en un oficio intersecretarial?

En la parte superior centrada

¿Qué se asienta 3 interlíneas abajo del número del documento en un oficio intersecretarial?

El lugar y fecha

¿Cuántas interlíneas debajo del lugar y fecha se asentará el destinatario en un oficio intersecretarial?

2 interlíneas

¿Qué tipo de documentación debe tramitarse tan pronto como se recibe?

Extraurgente

¿Porqué se clasifica la documentación como 'reservada' en la Documentación Militar?

Por comprometer la seguridad nacional, pública, o la Defensa Nacional

¿Qué característica identifica a la documentación 'impersonal'?

Es remitida a unidades, dependencias e instalaciones del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos como institución

¿A qué se refiere la documentación militar en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

A los trámites escritos y electrónicos de carácter oficial para asuntos del servicio

¿Cuál es el tipo de papel recomendado para la elaboración de documentos oficiales en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

Papel bond blanco

¿Cuál es la etapa del trámite de la documentación que implica la admisión de documentos en las mesas de correspondencia?

Recepción

¿Qué tipo de letra se debe emplear en los documentos oficiales del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos, según el Manual de Documentación Militar?

Fuente Arial

¿Qué acción se refiere a guardar incidentes en muebles archivadores o discos duros externos para su control y consultas posteriores?

Archivar o digitalizar

¿Cómo deben emplearse las letras en los documentos oficiales del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

Mezcla de mayúsculas y minúsculas

¿Cómo se clasifica la documentación militar según la prioridad de su trámite?

Ordinaria, urgente y extraurgente.

¿Dónde se debe colocar el sello en el oficio, según el Manual de Documentación Militar?

En el margen superior, alineado a la izquierda con la "l" de "Nacional".

¿Qué elementos determinan el margen superior de un documento oficial?

Las partes superiores del sello y del cuadro de referencias.

¿Cuántas partes variables contiene el oficio?

18

¿Qué se debe anotar en el apartado 'Asunto' del oficio?

Un extracto del texto del oficio de manera precisa y concisa

¿En un Oficio cuál es la separación interlineal entre la leyenda oficial y la prioridad del trámite cuando procede?

1 interlínea

¿Cuáles son las partes que componen un oficio intersecretarial?

Introducción, Media y Conclusión

¿Dónde se asienta la frase de despedida en un oficio intersecretarial?

Al final del texto, con una sangría de 5 espacios

¿Cómo se asienta el lema en un oficio intersecretarial,según el Manual de Documentación Militar?

Con características iguales a las del oficio

¿Cuál es el propósito de la distribución en un oficio intersecretarial?

Regular la presentación del oficio

¿Cuál es el tamaño del papel utilizado para la elaboración de un radiograma?

Tamaño carta

¿Cuál es el margen izquierdo del radiograma?

4.5 cms del borde de la hoja

¿Qué se asienta en el margen superior del radiograma?

El sello y el nombre del documento

¿Cuál es el propósito de la antefirma en un oficio intersecretarial?

Asentar el cargo de la persona que firma el documento

¿Dónde se debe colocar el destinatario en un oficio?

3 interlíneas abajo de 'lugar y fecha'

¿Cómo se diferencia un destinatario personal de uno impersonal en un oficio?

El destinatario personal menciona el nombre de la persona, mientras que el impersonal se dirige al cargo o mando.

¿Con cuántos espacios de sangría debe iniciar el texto del oficio?

Cinco espacios

¿Qué partes componen el texto de un oficio?

Introducción, media y conclusión

¿Qué frase debe comenzar un oficio emitido por las dependencias de la Secretaría de la Defensa Nacional?

Por acuerdo de la o el C. General Secretario de la Defensa Nacional

¿Cuál dirección general se refiere a la Universidad del Ejército y Fuerza Aérea?

DN-14

¿Dónde se asienta la frase de cortesía en un radiograma?

Inmediatamente después del texto

¿Cuál es el lugar correcto para asentar la antefirma y firmante en un radiograma?

3 interlíneas hacia abajo y centrado en relación a “el texto”.

¿Cuál es el lugar correcto para asentar el número de salida en un radiograma?

Después de la clave telegráfica

¿Dónde se asienta el lugar de expedición y fecha en un memorándum?

A la altura de la primera letra 'M' del nombre del documento

¿Cuál es el propósito del memorándum?

Es un documento eminentemente interno de las dependencias y de carácter dispositivo, normativo e informativo

¿Cómo se asienta el destinatario o destinataria en un memorándum?

A 3 interlíneas hacia abajo del 'nombre del documento' y al margen izquierdo

¿Cuál es el color del papel que se utiliza para la elaboración de Acuerdos cuando es firmado por el titular de la Secretaría de la Defensa Nacional?

Rosa

¿Cuántas partes variables tiene un Acuerdo?

16

¿Cuál es el lugar correcto para colocar el número de salida en un Acuerdo?

Al margen superior y al borde del margen derecho del documento.

¿Cuál es la característica del tipo de papel amarillo en los Acuerdos de la Fuerza Aérea?

Se utiliza para movimientos del personal de generales, jefes, jefas y oficiales.

¿Cuántas partes variables tiene el Mensaje C.E.I.?

15 partes variables.

¿Cuál es el lugar correcto para colocar el nombre del documento en el Mensaje C.E.I.?

En el margen superior con negritas, centrado al texto.

¿Cuál es el propósito de la leyenda “…El presente documento lo firmo en mi calidad de “cargo” por ausencia temporal del “titular de la unidad, dependencia o instalación”?

Identificar la persona que firma el documento en ausencia del titular

¿Cuál es la función del “Por la firma” en un radiograma?

Identificar la persona que firma el documento en ausencia del titular

¿Dónde se coloca la prioridad del trámite en un 'Mensaje C.E.I.'?

A la altura del nombre del documento al margen derecho.

¿Qué se anota en el cuadro de referencias del 'Mensaje C.E.I.'?

El número del documento, la hoja, la fecha y la referencia

¿Dónde se asienta el texto en un 'Mensaje C.E.I.'?

A 3 interlíneas abajo del destinatario

¿Qué se incluye en el texto del 'Mensaje C.E.I.' cuando hay anexos?

La frase '(Se anexa archivo electrónico)'

¿Qué se asienta con negritas en el 'Mensaje C.E.I.'?

El organismo y lugar de origen

¿Cuál es el tipo de fuente que se empleará en el mensaje F.C.A.?

Arial

¿Cuál es el nombre de la primera hoja del mensaje F.C.A.?

Carátula del Mensaje F.C.A.

¿Qué información se escribe en el cuadro de referencias?

Número, hoja, fecha y referencia

¿Cómo se escribe la fecha en el cuadro de referencias en un 'Mensaje F.C.A.'?

2 dígitos para el día, 3 letras para el mes, 4 dígitos para el año en curso.

¿Qué se coloca a una interlínea debajo del destinatario en el mensaje F.C.A.?

Texto

¿Cuál es el propósito de las copias en la carátula del Mensaje F.C.A.?

Dar trámite a los destinatarios

¿Cuál es el lugar correcto para colocar la fecha en la segunda hoja del Mensaje F.C.A.?

En la parte superior y de manera centrada

¿Cuál es la característica del Mensaje F.C.A. en cuanto a la fuente y tamaño?

Se emplea fuente tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario

¿Cuál es la relación entre la primera hoja y la segunda hoja del Mensaje F.C.A.?

La fecha y los monogramas son los únicos elementos vinculatorios

¿Como se manejará el 'Mensaje F.C.A.'?

Se maneja de manera confidencial o secreta

¿Qué parte del radiograma se ubica 3 interlíneas abajo del bautizo?

Destinatario o destinataria

¿Qué clave telegráfica se utiliza para la Dirección General de Ingenieros?

DN-8

¿Cuál es el margen que limita la prioridad del trámite del radiograma?

Margen derecho

¿Cómo se debe escribir el lugar de expedición en el bautizo del radiograma?

Con letras mayúsculas y minúsculas

¿Cuál es el propósito principal de la documentación militar en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

Lograr el enlace material entre los diversos escalones de mando

¿Cuál es el tipo de letra recomendado para la elaboración de documentos oficiales en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

Arial

¿Cómo se clasifica la documentación militar según la prioridad de su trámite?

Ordinaria, urgente y extraurgente

¿A que se refiere la documentación oficial en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

Los trámites que se elaboran en forma escrita y o electrónica con carácter oficial y para los asuntos del servicio.

¿Cuál es el tipo de papel recomendado para la elaboración de documentos oficiales en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

Papel bond blanco

¿Qué se entiende por documentación particular en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

La que generan las o los militares o civiles como personas físicas

¿Cómo se deben emplear las letras en los documentos oficiales del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

En mayúsculas y minúsculas, siguiendo las reglas gramaticales

¿Cuál es la clasificación general de la documentación militar en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?

En documentos oficiales y particulares

¿Qué tipo de documento se considera aquel que debe tramitarse tan pronto como se recibe, aunque no tenga el sello de urgente?

Extraurgente

¿Qué tipo de documentación lleva doble cubierta y en la interior el sello correspondiente?

Confidencial y secreta

¿Cuál es la etapa del trámite documental que implica la entrega de documentos a los escalones correspondientes para su procesamiento?

Distribución

¿Qué tipo de documentación es aquella que compromete la seguridad nacional, seguridad pública o la Defensa Nacional?

Reservada

¿Qué acción se refiere a la destrucción de información contenida en documentos que ya no requieren ser archivados?

Baja documental

¿Cuál es la característica de la documentación clasificada por su destinatario como 'personal'?

Se dirige específicamente a la o el militar, mencionando su nombre.

¿Qué tipo de documentación es la que se maneja dentro de la misma plaza?

Interna local

¿Cuál es la acción de agrupar documentos por sus semejanzas y separarlos por sus diferencias en el trámite documental?

Clasificación

¿Qué tipo de documentación es aquella que amerita absoluta reserva y solo debe ser conocida por la o el militar a quien se dirige?

Secreta

¿Cómo deben asentarse los monogramas si el documento es elaborado por personal de tropa?

En minúsculas y al margen del texto

¿Qué características debe tener la rúbrica en un oficio?

Un rasgo invariable de la abreviatura de la firma de quienes revisan y elaboran el documento

¿Cómo deben separarse los monogramas de quienes revisan y redactan el documento?

Con un guion

¿A qué altura se deben asentar los monogramas del oficio?

A la altura del margen del texto

¿Qué criterios pueden ajustar la interlínea, márgenes y tamaño de fuente en un oficio?

La extensión del texto y el sentido estético

¿Cómo se establece la distribución en un oficio intersecretarial?

Con 3 interlíneas entre cada parte

¿Qué se toma en cuenta al establecer la distribución en un oficio intersecretarial?

Todas las opciones anteriores

¿Cómo se escribirá la fecha en el radiograma?

Con números arábigos, día, las primeras 3 letras del mes y el año a cuatro dígitos

¿Qué se asentará 3 interlíneas debajo de la antefirma y firmante en el radiograma?

El 'Por la firma'

¿Cuál es el propósito del 'Por la firma' en el radiograma?

Firmar el documento en ausencia del titular

¿Cuál es el propósito de la sección de 'Copias' en el radiograma?

Enviar copias del documento a otros destinatarios

¿Qué se asentará al margen izquierdo de la antefirma y firmante en el radiograma?

La leyenda oficial

¿Cuál es el propósito de la distribución en un radiograma?

Distribuir las partes del radiograma en relación con interlíneas, espacios y márgenes

¿Cómo se inicia cada porción de texto en un radiograma?

A la altura de la letra 'R' del nombre del documento

¿Cuál es la característica especial del texto de un memorándum en cuanto a su longitud?

Puede tener cualquier longitud según su contenido

¿Cuántas interlíneas deben colocarse entre cada parte del memorándum?

3 interlíneas

¿Cómo debe manejarse el monograma en un memorándum?

Debe seguir las indicaciones establecidas para los oficios

¿Qué aspecto se debe cuidar especialmente en la presentación del memorándum?

El sentido estético general del documento

¿Qué característica debe seguir la frase de cortesía en un memorándum?

Debe ser centrada y en letras mayúsculas y minúsculas

¿En qué momento se omite la frase de cortesía en un acuerdo de la Fuerza Aérea?

Siempre

¿Dónde se coloca la antefirma en un acuerdo?

A 3 interlíneas abajo del texto y centrada

¿Qué formato se utiliza en los acuerdos de la Fuerza Aérea para los movimientos del personal de tropa?

Blanco firmado por el titular de la Comandancia de la F.A.M.

¿Cuál es la indicación sobre las rúbricas en los acuerdos?

Seguir lo dispuesto para el oficio

¿Cómo se indica la jerarquía y especialidad del destinatario en un acuerdo?

Se escribe a 3 interlíneas debajo del nombre del documento

¿Cuál es el lugar correcto para asentar la referencia en el cuadro de referencias del 'Mensaje C.E.I.'?

Una interlínea debajo de la 'Fecha'

¿Cómo debe ser redactado el texto del 'Mensaje C.E.I.'?

De manera clara y concisa

¿Qué se anota en el apartado de anexos en el 'Mensaje C.E.I.'?

Entre paréntesis, se anota '(Se anexa archivo electrónico)', '(Se anexa 1 foja)', '(Se anexa 1 legajo)' según sea el caso

¿Qué tipo de fuente se utiliza generalmente en el 'Mensaje C.E.I.'?

Arial tamaño 11

¿Dónde se coloca la referencia en el cuadro de referencias del “Mensaje F.C.A.”?

una interlínea debajo de la fecha

¿Cómo se escribe el texto en la segunda hoja del “Mensaje F.C.A.”?

En forma clara y concisa, con el fin de plasmar un texto que sea entendible para el destinatario

¿Qué se asienta en la parte superior de la segunda hoja del “Mensaje F.C.A.”?

La fecha

¿Cómo se asienta el destinatario en el “Mensaje F.C.A.”?

A tres interlíneas abajo del remitente

Study Notes

Documentación Militar

  • La documentación militar se refiere a los trámites que se elaboran en forma escrita y electrónica con carácter oficial y para los asuntos del servicio.
  • La documentación se origina principalmente por la recepción de órdenes, directivas, disposiciones, partes, informes, solicitudes, etc.

Tipos de Documentación

  • Documentación oficial: se divide en dos ramas:
    • A. Oficial: se genera en las entidades y dependencias de la Administración Pública Federal u organismos militares con motivo de sus funciones.
    • B. Particular: se genera por las o los militares o civiles como personas físicas (cartas, escritos, etc.).

Clasificación de la Documentación

  • La clasificación de la documentación militar se efectúa tomando en cuenta:
    • A. Prioridad de su trámite:
      • Ordinaria: sigue un trámite regular sin ninguna preferencia.
      • Urgente: contiene asuntos que deben tramitarse lo más pronto posible (lleva la leyenda respectiva).
      • Extraurgente: debe tramitarse tan pronto como se recibe (lleva la leyenda respectiva).
    • B. Contenido:
      • Rutinaria: se maneja con la discreción natural, sin ningún trato especial.
      • Confidencial: contiene datos personales concernientes a una persona física identificada o identificable.
      • Reservada: compromete la seguridad nacional, seguridad pública o la Defensa Nacional.
      • Secreta: amerita absoluta reserva y solo debe ser conocida por la o el militar a quien se dirige.

Trámite de la Documentación

  • El trámite de la documentación militar comprende las siguientes etapas:
    • A. Recepción: admisión de documentos en las mesas de correspondencia de las unidades, dependencias e instalaciones.
    • B. Clasificación: agrupar documentos por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias.
    • C. Registro: lista de los documentos recibidos, en la cual se anotan los datos indispensables para su control.
    • D. Distribución: entrega de documentos a los escalones que correspondan para su trámite.
    • E. Atención del asunto: análisis y estudio del contenido del documento.
    • F. Contestación: comunicación del acuerdo recaído al asunto que trate el documento.
    • G. Archivar o digitalizar: acción de guardar o colocar los incidentes en los muebles archivadores o discos duros externos para su control y consultas posteriores.
    • H. Baja documental: conjunto de métodos mediante los cuales las unidades, dependencias e instalaciones destruyen la información contenida en los diferentes documentos.

Formulación de Documentos

  • En la elaboración de documentos militares, se tendrá en cuenta su presentación, contenido y distribución.
  • Se dará un sentido estético en su materialización, considerando:
    • A. Conocimiento de Procedimientos Sistemáticos de Operar y directivas.
    • B. Uso de lenguaje inclusivo.
    • C. Reglas de ortografía y gramática.
    • D. Fundamentación legal.

Oficio

  • Se utiliza papel bond blanco, tamaño carta u oficio.
  • La presentación de los márgenes del oficio es:
    • A. Los márgenes Superior, derecho e inferior del oficio serán a 1.5 cms. de sus bordes.
    • B. El margen Izquierdo del oficio será a 4.5 cm de su borde.
  • El oficio contiene 18 partes variables:
    • A. Sello.
    • B. Leyenda oficial.
    • C. Prioridad de su trámite.
    • D. Cuadro de referencias.
    • E. Asunto.
    • F. Lugar y fecha.
    • G. Destinatario o destinataria.
    • H. Antecedente o antecedentes.
    • I. Texto.
    • J. Fundamento Legal.
    • K. Anexos.
    • L. Frase de cortesía.
    • M. Lema.
    • N. Antefirma.
    • Ñ. Firmante.
    • O. Copias.
    • P. Monograma.
    • Q. Rúbrica.

Distribución del Oficio

  • La distribución del oficio se da en términos de interlíneas, sangría, espacios y márgenes.

  • Se darán 3 interlíneas entre cada parte del oficio, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.### Oficio Intersecretarial

  • La Dependencia que materializa el oficio intersecretarial se coloca en la parte superior del documento y limitado por el margen derecho.

  • El número del documento se imprime una interlínea abajo del nombre de la Dependencia y al margen derecho del documento.

  • El "Lugar y fecha" se asentará 3 interlíneas abajo del "número" y alineado al margen derecho del oficio, indicando el lugar geográfico donde radica quien remite y la fecha de su elaboración.

Destinatario o Destinataria

  • El destinatario o destinataria se asentará 2 interlíneas abajo del "lugar y fecha", y al margen izquierdo se escribirá el grado académico del funcionario o funcionaria a quien se dirige.
  • El destinatario o destinataria puede ser personal o impersonal.

Frase de Cortesía

  • La frase de cortesía es "Distinguida Señora Secretaria" o "Distinguido Señor Secretario".

Texto

  • El texto se asentará 2 interlíneas debajo de la persona destinataria y con sangría de 5 espacios.
  • El texto consta de Introducción, Media y Conclusión.
  • Los oficios intersecretariales pueden ser firmados por orden de la o el C.General Secretario de la Defensa Nacional.

Fundamento Legal

  • Cuando el oficio intersecretarial es firmado por la o el titular de esta Secretaría, el texto iniciará con los fundamentos legales correspondientes.

Despedida

  • La frase de despedida es "Sin otro particular, aprovecho la ocasión para reiterarle las seguridades de mi atenta y distinguida consideración".

Lema y Antefirma

  • El lema se asentará con iguales características al oficio.
  • La antefirma se asentará 1 interlínea abajo del lema, centrada con el texto.

Firmante

  • El "Firmante" se asentará 3 interlíneas hacia debajo de la antefirma y centrado al texto, escribiendo el grado, empleo y el nombre completo de quien firma el documento.

Distribución

  • La distribución se da a las partes del oficio intersecretarial respecto a interlíneas, sangría, espacios y márgenes.
  • La distribución se dará a 3 interlíneas entre cada parte, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.

Radiograma

  • El radiograma se elabora en papel bond blanco tamaño carta.
  • Los márgenes del radiograma son: superior, derecho e inferior a 1.5 cms del borde de la hoja, y margen izquierdo a 4.5 cms de su borde.
  • El margen superior del radiograma lo forma la parte superior del sello y el nombre del documento.

Estructura del Radiograma

  • El radiograma consta de 16 partes variables
  • A.(1) Sello: igual características que en el oficio
  • B.(2) Nombre del documento: anotado en la parte superior y al margen izquierdo, con la palabra "Radiograma" en negritas
  • C.(3) Leyenda oficial: igual características que en el oficio
  • D.(4) Prioridad de su trámite: igual características que en el oficio
  • E.(5) Bautizo: 3 interlíneas abajo del nombre del radiograma, con letras mayúsculas y minúsculas
  • F.(6) Destinatario: 3 interlíneas abajo del bautizo, con cargo, lugar de residencia y abreviaturas según sea necesario
  • G.(7) Remitente: 3 interlíneas abajo del destinatario, con clave telegráfica y abreviaturas del cargo
  • H.(8) Número de salida: al lado de la clave telegráfica del remitente
  • I.(9) Fecha: al lado del número de salida, con números arábigos y siglas para el mes
  • J.(10) Texto: 3 interlíneas abajo de la fecha, sin artículos, pronombres y preposiciones
  • K.(11) Frase de cortesía: al final del texto, con abreviaturas y siglas
  • L.(12) Antefirma y firmante: 3 interlíneas abajo del texto, con abreviaturas y siglas
  • M.(13) Por la firma: 3 interlíneas abajo de la antefirma y firmante, con leyenda y abreviaturas
  • N.(14) Copias: 3 interlíneas abajo de la firma, con abreviaturas y siglas
  • Ñ.(15) Monograma: igual características que en el oficio
  • O.(16) Rúbrica: igual características que en el oficio

Distribución del Radiograma

  • La distribución del radiograma se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
  • No hay sangrías en el radiograma, cada porción inicia en la altura de la letra "R" del nombre del documento
  • Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario

El Memorándum

  • El memorándum consta de 15 partes variables
  • A.(1) Sello: igual características que en el oficio
  • B.(2) Nombre del documento: en la parte superior y al centro de la hoja, con la palabra "Memorándum" en negritas
  • ...
  • La distribución del memorándum se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
  • Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario

El Acuerdo

  • El acuerdo consta de 16 partes variables
  • A.(1) Sello con el Escudo Nacional
  • B.(2) Encabezado: en la parte superior y al centro de la hoja, con la leyenda "Secretaría de la Defensa Nacional" en negritas
  • ...
  • La distribución del acuerdo se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
  • Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario

El Mensaje C.E.I.

  • El Mensaje C.E.I. consta de 15 partes variables

  • A.(1) Sello: igual características que en el oficio

  • B.(2) Nombre del documento: en la parte superior y al centro de la hoja, con la palabra "Mensaje C.E.I." en negritas

  • ...

  • La distribución del Mensaje C.E.I. se basa en interlíneas, sangrías y márgenes

  • Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario### Mensaje C.E.I.

  • El Mensaje C.E.I. debe ser redactado de manera clara y concisa para que sea entendible para el destinatario.

  • Debe finalizar con una frase de cortesía justificada.

  • Si existen anexos, se incluirán en el texto con la indicación "(Se anexa archivo electrónico)", "(Se anexa 1 foja)" o "(Se anexa 1 legajo)" según sea el caso.

  • La frase de cortesía se escribirá con iguales características al Radiograma (con negritas).

  • La antefirma y firmante se asentarán con idénticas características al Radiograma y con negritas.

Distribución del Mensaje C.E.I.

  • La distribución del Mensaje C.E.I. se refiere a la disposición de los elementos en la página, incluyendo interlíneas, espacios y márgenes.
  • No existen sangrías en el Mensaje C.E.I.
  • Los anexos se mencionarán en el texto si existen.

Mensaje F.C.A.

Presentación

  • La presentación del Mensaje F.C.A. es idéntica a la del oficio en cuanto a márgenes.

Contenido del Mensaje F.C.A.

  • El Mensaje F.C.A. consta de dos partes fundamentales: la primera hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.) y la segunda hoja (Documento Interno).
  • La Carátula del Mensaje F.C.A. consta de 14 partes variables, incluyendo sello, nombre del documento, leyenda oficial, prioridad de su trámite, cuadro de referencias, remitente, destinatario, texto, frase de cortesía, antefirma y firmante, por la firma, copias, monograma y rúbrica.
  • El Documento Interno consta de 5 partes variables, incluyendo fecha, texto, copias, monograma y rúbrica.

Distribución del Mensaje F.C.A.

  • La distribución del Mensaje F.C.A. se refiere a la disposición de los elementos en la página, incluyendo interlíneas, espacios y márgenes.
  • El Mensaje F.C.A. no contiene sangrías y cuando existan antecedentes y anexos se mencionarán en el texto de la segunda hoja (Documento Interno).
  • Se empleará fuente tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario; el tamaño de la fuente, interlineado y márgenes podrán reducirse o aumentarse para darle mejor presentación.

Documentación Militar

  • La documentación militar se refiere a los trámites que se elaboran en forma escrita y electrónica con carácter oficial y para los asuntos del servicio.
  • La documentación se origina principalmente por la recepción de órdenes, directivas, disposiciones, partes, informes, solicitudes, etc.

Características de la Documentación Oficial

  • Se utilizará papel bond blanco, tamaño carta u oficio según corresponda.
  • La tipografía será fuente arial y de tamaño acorde a su contenido y estética.
  • Se emplearán letras mayúsculas y minúsculas en todos los documentos oficiales, siguiendo las reglas gramaticales y de ortografía.

Clasificación de la Documentación

  • La documentación se divide en dos ramas: Oficial (generada en entidades y dependencias de la Administración Pública Federal) y Particular (generada por militares o civiles como personas físicas).
  • La clasificación se efectúa tomando en cuenta la prioridad de su trámite, contenido y destinatario.

Prioridad de Trámite

  • Ordinaria: trámite regular sin preferencia.
  • Urgente: asuntos que deben tramitarse lo más pronto posible (lleva la leyenda respectiva).
  • Extraurgente: trámite inmediato (lleva la leyenda respectiva).

Contenido

  • Rutinaria: trámite con discreción natural.
  • Confidencial: contiene datos personales concernientes a una persona física.
  • Reservada: compromete la seguridad nacional, seguridad pública o la Defensa Nacional.
  • Secreta: amerita absoluta reserva y solo debe ser conocida por la o el militar a quien se dirige.

Destinatario

  • Personal: dirigido a la o el militar específicamente.
  • Impersonal: dirigido a unidades, dependencias e instalaciones del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos.

Destino

  • Externa: se recibe o envía a personas o instituciones ajenas al Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos.
  • Interna: se recibe o remite a personal militar, unidades, dependencias e instalaciones del instituto armado.

Trámite de la Documentación

  • El trámite comprende las siguientes etapas: Recepción, Clasificación, Registro, Distribución, Atención del asunto, Contestación, Archivar o digitalizar y Baja documental.

Formulación de Documentos

  • Se tendrá en cuenta la presentación, contenido y distribución de los documentos.
  • Se dará un sentido estético en su materialización, considerando aspectos como Conocimiento de Procedimientos Sistemáticos de Operar, Uso de lenguaje inclusivo, Reglas de ortografía y gramática y Fundamentación legal.
  • Los documentos de uso más común en la administración militar son: Oficio, Oficio Intersecretarial, Radiograma, Memorándum, Acuerdo, Mensajes C.E.I. y F.C.A.

El Oficio

  • Se utiliza papel bond blanco, tamaño carta u oficio.
  • La presentación de los márgenes del oficio es:
    • Superior, derecho e inferior: 1.5 cm de sus bordes.
    • Izquierdo: 4.5 cm de su borde.

Presentación

  • Margen superior: partes superiores del sello y del cuadro de referencias.
  • Margen izquierdo: a partir de la letra “l” (ele) de la palabra “Nacional” en el sello.
  • Margen derecho: a partir del vértice inferior exterior del cuadro de referencias.

Contenido

  • Un oficio contiene 18 partes variables:
    • Sello: Escudo Nacional y leyenda “Secretaría de la Defensa Nacional” con abreviaturas de la dirección, comandancia, jefatura y sección que genera el oficio.
    • Leyenda oficial: decreto que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben insertar al inicio de las comunicaciones oficiales.
    • Prioridad de su trámite: “Urgente” o “Extraurgente” si procede.
    • Cuadro de referencias: contiene unidad, dependencia o instalación que emite el oficio, sección, responsable de la elaboración del documento, número del oficio y expediente.
    • Asunto: extracto del texto del oficio en términos precisos y concisos.
    • Lugar y fecha: lugar geográfico y fecha de elaboración del oficio.
    • Destinatario o destinataria: grado o título, arma o servicio y nombre o cargo en la unidad, dependencia o instalación militar y lugar de residencia.

...

Material para la Elaboración del Oficio Intersecretarial

  • El papel bond blanco, tamaño carta u oficio, se utiliza para la elaboración del oficio intersecretarial cuando es firmado por algún funcionario o funcionaria de la Secretaría de la Defensa Nacional.
  • El papel opalina de color blanco se utiliza para la elaboración del oficio intersecretarial en caso de que sea firmado por quien funja como titular de esta Secretaría.
  • El oficio intersecretarial debe ser impreso a color, excepto cuando se ordene lo contrario.

Presentación del Oficio Intersecretarial

  • La presentación de los márgenes del oficio intersecretarial es idéntica a la del oficio.
  • El margen superior se forma con las partes superiores del sello oficial de esta Secretaría.
  • El margen izquierdo inicia a partir del borde del escudo del sello oficial de esta Secretaría.
  • El margen derecho inicia a partir de la última letra del nombre de la dependencia que elabora el documento.

Contenido del Oficio Intersecretarial

  • El oficio intersecretarial contiene 16 partes variables.
  • El sello oficial se coloca en la parte superior del margen izquierdo.
  • La leyenda oficial se utiliza con las características establecidas en el Manual de Identidad Gráfica del año correspondiente.
  • La dependencia que lo materializa se coloca en la parte superior del oficio intersecretarial y limitado por el margen derecho.
  • El número del documento se imprime una interlínea abajo del nombre de la dependencia y al margen derecho del documento.
  • El lugar y fecha se asentará 3 interlíneas abajo del número y alineado al margen derecho del oficio.
  • El destinatario o destinataria se asentará 2 interlíneas abajo del lugar y fecha, y al margen izquierdo se escribe el grado académico del funcionario o funcionaria a quien se dirige.
  • La frase de cortesía se asentará en el oficio intersecretarial.
  • El texto se asentará 2 interlíneas debajo de la persona destinataria y con sangría de 5 espacios.
  • El texto consta de las siguientes partes: Introducción, Media y Conclusión.
  • El fundamento legal se asentará cuando el oficio intersecretarial sea firmado por la o el titular de esta Secretaría.
  • La despedida se asentará al final del texto con sangría de 5 espacios.
  • El lema se asentará con iguales características al oficio.
  • La antefirma se asentará 1 interlínea abajo del lema, centrada con el texto.
  • El firmante se asentará 3 interlíneas hacia debajo de la antefirma y centrado al texto.
  • Las copias emplearán los lineamientos mencionados en el oficio.
  • El monograma usarán los mismos lineamientos establecidos para el oficio.
  • La rúbrica seguirá los lineamientos citados para el oficio.

Distribución del Oficio Intersecretarial

  • La distribución se da a las partes del oficio intersecretarial respecto a interlíneas, sangría, espacios y márgenes.
  • La distribución se dará a 3 interlíneas entre cada parte, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.

El Radiograma

  • El radiograma se elabora en papel bond blanco, tamaño carta.

Presentación

  • Los márgenes del radiograma son: superior, derecho e inferior a 1.5 cm del borde de la hoja, e izquierdo a 4.5 cm del borde.
  • El margen superior se forma con la parte superior del sello y el nombre del documento.
  • El margen izquierdo se forma a partir de la "R" de la palabra "Radiograma".

Contenido

  • El radiograma tiene 16 partes variables.
  • Parte 1: Sello, con características iguales a las del oficio.
  • Parte 2: Nombre del documento, con la palabra "Radiograma" en negritas.
  • Parte 3: Leyenda oficial, con características similares al oficio.
  • Parte 4: Prioridad de trámite, con características similares al oficio.
  • Parte 5: Bautizo, con lugar de expedición en letras mayúsculas y minúsculas.
  • Parte 6: Destinatario o destinataria, con cargo abreviado y lugar de residencia.
  • Parte 7: No mencionada.
  • Parte 8: Número de salida, con clave telegráfica de la Unidad, Dependencia o Instalación remitente.
  • Parte 9: Fecha, con día, mes y año en números arábigos.
  • Parte 10: Texto, sin artículos, pronombres y preposiciones, con unión de pronombres y verbos.
  • Parte 11: Frase de cortesía, abreviada según el caso.
  • Parte 12: Antefirma y firmante, con abreviatura del cargo y apellidos completos.
  • Parte 13: Por la firma, con datos de la persona que suceda en el mando.
  • Parte 14: Copias, con términos en negritas y subrayado según el caso.
  • Parte 15: Monograma, con indicaciones marcadas para el oficio.
  • Parte 16: Rúbrica, con características iguales al oficio.

Distribución en Radiogramas

  • La distribución en un radiograma se refiere a la organización de las partes del texto en relación con las interlíneas, espacios y márgenes.
  • No existen sangrías en un radiograma, por lo que cada porción de texto comienza a la altura de la letra "R" del nombre del documento.
  • Los antecedentes se mencionan en el texto del documento, sin sangrías.
  • La distribución se puede adaptar según la longitud del texto, disminuyendo o aumentando el interlineado, los márgenes o la fuente, para lograr una mejor presentación.

El Memorándum

  • Se utiliza papel bond tamaño carta y su presentación en márgenes es idéntica a la de un oficio.
  • El memorándum consta de 15 partes variables.

Contenido del Memorándum

  • El sello debe tener características similares a las del oficio, incluyendo la Sección, Subsección, Grupo y mesa que lo elabora.
  • El nombre del documento es "Memorándum" con negritas, en la parte superior y centro de la hoja.
  • La leyenda oficial se asentará con iguales características del oficio.
  • La prioridad del trámite se asentará en la parte superior del número del documento, limitándose con el margen derecho.
  • El número de salida se colocará alineado a la derecha y debajo de la prioridad.
  • El destinatario o destinataria se colocará a 3 interlíneas abajo del nombre del documento, con el grado, arma o servicio y especialidad si la tuviere.
  • El lugar de expedición y fecha se asentará a 3 interlíneas hacia abajo y a la altura de la primera letra "M" (eme) del nombre del documento.
  • El texto se escribirá 3 interlíneas hacia abajo del lugar y fecha, con sangría de 5 espacios.
  • Los anexos se asentarán con iguales características a las del oficio.
  • La frase de cortesía se asentará a 3 interlíneas hacia abajo y centrada en relación con el texto, con letras mayúsculas y minúsculas.
  • La antefirma y el firmante se asentarán con características idénticas del oficio.
  • Las copias se asentarán siguiendo los lineamientos establecidos en el oficio.
  • El monograma se asentará siguiendo las indicaciones para el oficio.
  • Las rúbricas se escribirán siguiendo lo dispuesto para el oficio.

Distribución del Memorándum

  • La distribución se refiere a la disposición de las partes del memorándum en términos de interlíneas, sangría y márgenes.
  • En general, se darán 3 interlíneas entre cada parte del memorándum.
  • El memorándum es un documento interno de carácter dispositivo, normativo e informativo.
  • El texto del memorándum puede ser extenso o corto, y se permite disminuir o aumentar los márgenes, la fuente y interlíneas entre cada parte.

Presentación del Acuerdo

  • Se utilizan hojas de diferentes colores (rosa, azul, blanco y amarillo) según el funcionario que lo firma.

Contenido del Acuerdo

  • El acuerdo consta de 16 partes variables:
    • Sello con el Escudo Nacional.
    • Encabezado: "Secretaría de la Defensa Nacional" con negritas.
    • Número de salida.
    • Nombre del organismo que lo expide.
    • Nombre del documento: "Acuerdo" con negritas y subrayado.
    • Leyenda oficial.
    • Tipo de documento (Original, Copia o Minuta).
    • Destinatario o destinataria con grado, arma o servicio y especialidad.
    • Lugar de expedición y fecha.
    • Texto con sangría de 5 espacios y justificado.
    • Anexos con idénticas características del oficio.
    • Antefirma.
    • Firmante con nombre y apellidos, matrícula entre paréntesis.
    • Copias con los mismos lineamientos que para el oficio.
    • Monograma siguiendo las indicaciones emitidas para el oficio.
    • Rúbrica según lo dispuesto para el oficio.

Acuerdos en la Fuerza Aérea Mexicana

  • Se utilizan 3 tipos de formatos:
    • Amarillo: dirigido a la persona titular de la Comandancia de la Fuerza Aérea Mexicana para movimientos del personal de generales, jefes, jefas y oficiales D.E.M.A.
    • Amarillo sin destinatario: para movimientos del personal de generales, jefes, jefas y oficiales de Fuerza Aérea D.E.M.A. y para quienes tengan las jerarquías mencionadas que no sean Diplomados de Estado Mayor Aéreo.
    • Blanco: para movimientos del personal de tropa de la Fuerza Aérea Mexicana.

Presentación del Mensaje C.E.I.

  • El Mensaje C.E.I. tiene la misma presentación que el oficio en cuanto a márgenes.

Contenido del Mensaje C.E.I.

  • El Mensaje C.E.I. consta de 15 partes variables.
  • El Sello se asentará con iguales características a las del oficio.
  • El nombre del documento se anotará al margen superior con negritas, centrado al texto.
  • La leyenda oficial se asentará con iguales características a las del memorándum.
  • La prioridad del trámite se colocará a la altura del nombre del documento al margen derecho.
  • El cuadro de referencias se coloca a una interlínea debajo de la prioridad del trámite, sin bordes.

Cuadro de Referencias

  • El cuadro de referencias contiene:
    • Número: con la abreviatura “Núm.” y el número asignado al mensaje.
    • Hoja: con la palabra “Hoja” y el número de hoja del mensaje y el total de hojas.
    • Fecha: con la palabra “Fecha” y la fecha en que se elabora el documento.
    • Referencia: con la abreviatura “Ref.” y el asunto principal del mensaje.

Remitente y Destinatario

  • El remitente se asentará a tres interlíneas abajo del cuadro de referencias y al margen izquierdo.
  • El destinatario se anota la abreviatura de la o el ciudadano, cargo u organismo y ubicación, a quien se le envía el documento.

Texto y Anexos

  • El texto se asentará a 3 interlíneas debajo de la o el destinatario y al margen izquierdo.
  • El texto debe ser redactado en forma clara y concisa.
  • Los anexos se incluirán en el texto, anotándose entre paréntesis.

Frase de Cortesía y Firma

  • La frase de cortesía se asentará con idénticas características al Radiograma (con negritas).
  • La antefirma y firmante se asentará con idénticas características al Radiograma y con negritas.

Distribución

  • La distribución del Mensaje C.E.I. se refiere a la disposición de las partes del mensaje en cuanto a interlíneas, espacios y márgenes.
  • No existen sangrías en el Mensaje C.E.I.
  • Se empleará la fuente de tipo “arial” tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario.

El Mensaje F.C.A.

  • El Mensaje F.C.A. se compone de 2 partes fundamentales: la primera hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.) y la segunda hoja (Documento Interno).

Primera Hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.)

  • La primera hoja consta de 14 partes variables.
  • El sello en el "Mensaje F.C.A." se asentará con iguales características a las del oficio.
  • El nombre del documento se anotará al margen superior con negritas, centrado al texto.
  • La leyenda oficial se asentará con idénticas características del memorándum.
  • La prioridad del trámite se colocará a la altura del nombre del documento al margen derecho.

Cuadro de Referencias

  • El cuadro de referencias se coloca a una interlínea debajo de la prioridad del trámite, sin bordes.
  • El cuadro de referencias contiene:
    • Número (número de mensaje con abreviatura "Núm.")
    • Hoja (con dos números separados por una diagonal, siempre siendo una sola página)
    • Fecha (con el formato día-mes-año a cuatro dígitos)
    • Referencia (con abreviatura "Ref." y palabra "Teleconferencia")

Resto de la Primera Hoja

  • El remitente se asentará tres interlíneas abajo del cuadro de referencias y al margen izquierdo.
  • El destinatario se asentará al margen izquierdo, a 3 interlíneas abajo del remitente.
  • El texto del mensaje se asentará a 3 interlíneas abajo del destinatario y al margen izquierdo.
  • La figura de cortesía se escribirá con iguales características al Radiograma.
  • La antefirma y firmante se escribirán con idénticas características al Radiograma.
  • El por la firma se seguirán los lineamientos que se mencionan en el Radiograma.
  • Las copias se escribirán con iguales características del Radiograma.
  • El monograma deberá asentarse siguiendo las indicaciones marcadas para los documentos anteriores.
  • La rúbrica deberá asentarse con iguales características a los documentos anteriores.

Segunda Hoja (Documento Interno)

  • La segunda hoja consta de 5 partes variables.
  • La fecha se escribirá en la parte superior y de manera centrada, de manera manuscrita.
  • El texto se asentará a 3 interlíneas abajo al margen izquierdo, se escribe el texto de manera clara y concisa.
  • Las copias se asentarán con iguales características del Radiograma.
  • El monograma deberá asentarse siguiendo las indicaciones marcadas para los documentos anteriores.
  • La rúbrica se escribirá con iguales características a los documentos anteriores.

Distribución y Otros

  • La distribución en el "Mensaje F.C.A." se refiere a la estructura de la primera y segunda hoja.
  • El mensaje F.C.A. no contiene sangrías y cuando existan antecedentes y anexos se mencionarán en el texto de la segunda hoja.
  • Generalmente se empleará fuente tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario.
  • El Mensaje F.C.A. se maneja de manera confidencial o secreta; la fecha y los monogramas son los únicos elementos vinculatorios entre la primera y segunda hoja.

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