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Questions and Answers
¿Cuál es el lugar correcto para colocar la palabra 'Anexos' en un oficio?
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¿Cuál es la frase de cortesía que se utiliza para dirigirse a quien ocupe la Presidencia de la República?
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¿Cuál es el lugar correcto para asentar el lema en un oficio?
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¿Cuál es el propósito de las copias en un oficio?
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¿Cuál es el nombre del rasgo invariable de la abreviatura de la firma de quienes revisan y elaboran el documento?
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¿Qué tipo de papel se utiliza para la elaboración del oficio intersecretarial cuando éste sea firmado por algún funcionario o funcionaria de la Secretaría de la Defensa Nacional?
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¿Cuántas partes variables tiene un oficio intersecretarial?
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¿Dónde se coloca la leyenda oficial en un oficio intersecretarial?
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¿Qué se asienta 3 interlíneas abajo del número del documento en un oficio intersecretarial?
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¿Cuántas interlíneas debajo del lugar y fecha se asentará el destinatario en un oficio intersecretarial?
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¿Qué tipo de documentación debe tramitarse tan pronto como se recibe?
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¿Porqué se clasifica la documentación como 'reservada' en la Documentación Militar?
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¿Qué característica identifica a la documentación 'impersonal'?
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¿A qué se refiere la documentación militar en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Cuál es el tipo de papel recomendado para la elaboración de documentos oficiales en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Cuál es la etapa del trámite de la documentación que implica la admisión de documentos en las mesas de correspondencia?
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¿Qué tipo de letra se debe emplear en los documentos oficiales del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos, según el Manual de Documentación Militar?
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¿Qué acción se refiere a guardar incidentes en muebles archivadores o discos duros externos para su control y consultas posteriores?
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¿Cómo deben emplearse las letras en los documentos oficiales del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Cómo se clasifica la documentación militar según la prioridad de su trámite?
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¿Dónde se debe colocar el sello en el oficio, según el Manual de Documentación Militar?
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¿Qué elementos determinan el margen superior de un documento oficial?
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¿Cuántas partes variables contiene el oficio?
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¿Qué se debe anotar en el apartado 'Asunto' del oficio?
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¿En un Oficio cuál es la separación interlineal entre la leyenda oficial y la prioridad del trámite cuando procede?
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¿Cuáles son las partes que componen un oficio intersecretarial?
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¿Dónde se asienta la frase de despedida en un oficio intersecretarial?
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¿Cómo se asienta el lema en un oficio intersecretarial,según el Manual de Documentación Militar?
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¿Cuál es el propósito de la distribución en un oficio intersecretarial?
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¿Cuál es el tamaño del papel utilizado para la elaboración de un radiograma?
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¿Cuál es el margen izquierdo del radiograma?
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¿Qué se asienta en el margen superior del radiograma?
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¿Cuál es el propósito de la antefirma en un oficio intersecretarial?
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¿Dónde se debe colocar el destinatario en un oficio?
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¿Cómo se diferencia un destinatario personal de uno impersonal en un oficio?
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¿Con cuántos espacios de sangría debe iniciar el texto del oficio?
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¿Qué partes componen el texto de un oficio?
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¿Qué frase debe comenzar un oficio emitido por las dependencias de la Secretaría de la Defensa Nacional?
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¿Cuál dirección general se refiere a la Universidad del Ejército y Fuerza Aérea?
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¿Dónde se asienta la frase de cortesía en un radiograma?
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¿Cuál es el lugar correcto para asentar la antefirma y firmante en un radiograma?
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¿Cuál es el lugar correcto para asentar el número de salida en un radiograma?
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¿Dónde se asienta el lugar de expedición y fecha en un memorándum?
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¿Cuál es el propósito del memorándum?
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¿Cómo se asienta el destinatario o destinataria en un memorándum?
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¿Cuál es el color del papel que se utiliza para la elaboración de Acuerdos cuando es firmado por el titular de la Secretaría de la Defensa Nacional?
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¿Cuántas partes variables tiene un Acuerdo?
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¿Cuál es el lugar correcto para colocar el número de salida en un Acuerdo?
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¿Cuál es la característica del tipo de papel amarillo en los Acuerdos de la Fuerza Aérea?
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¿Cuántas partes variables tiene el Mensaje C.E.I.?
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¿Cuál es el lugar correcto para colocar el nombre del documento en el Mensaje C.E.I.?
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¿Cuál es el propósito de la leyenda “…El presente documento lo firmo en mi calidad de “cargo” por ausencia temporal del “titular de la unidad, dependencia o instalación”?
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¿Cuál es la función del “Por la firma” en un radiograma?
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¿Dónde se coloca la prioridad del trámite en un 'Mensaje C.E.I.'?
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¿Qué se anota en el cuadro de referencias del 'Mensaje C.E.I.'?
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¿Dónde se asienta el texto en un 'Mensaje C.E.I.'?
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¿Qué se incluye en el texto del 'Mensaje C.E.I.' cuando hay anexos?
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¿Qué se asienta con negritas en el 'Mensaje C.E.I.'?
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¿Cuál es el tipo de fuente que se empleará en el mensaje F.C.A.?
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¿Cuál es el nombre de la primera hoja del mensaje F.C.A.?
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¿Qué información se escribe en el cuadro de referencias?
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¿Cómo se escribe la fecha en el cuadro de referencias en un 'Mensaje F.C.A.'?
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¿Qué se coloca a una interlínea debajo del destinatario en el mensaje F.C.A.?
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¿Cuál es el propósito de las copias en la carátula del Mensaje F.C.A.?
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¿Cuál es el lugar correcto para colocar la fecha en la segunda hoja del Mensaje F.C.A.?
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¿Cuál es la característica del Mensaje F.C.A. en cuanto a la fuente y tamaño?
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¿Cuál es la relación entre la primera hoja y la segunda hoja del Mensaje F.C.A.?
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¿Como se manejará el 'Mensaje F.C.A.'?
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¿Qué parte del radiograma se ubica 3 interlíneas abajo del bautizo?
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¿Qué clave telegráfica se utiliza para la Dirección General de Ingenieros?
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¿Cuál es el margen que limita la prioridad del trámite del radiograma?
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¿Cómo se debe escribir el lugar de expedición en el bautizo del radiograma?
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¿Cuál es el propósito principal de la documentación militar en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Cuál es el tipo de letra recomendado para la elaboración de documentos oficiales en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Cómo se clasifica la documentación militar según la prioridad de su trámite?
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¿A que se refiere la documentación oficial en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Cuál es el tipo de papel recomendado para la elaboración de documentos oficiales en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Qué se entiende por documentación particular en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Cómo se deben emplear las letras en los documentos oficiales del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Cuál es la clasificación general de la documentación militar en el Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos?
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¿Qué tipo de documento se considera aquel que debe tramitarse tan pronto como se recibe, aunque no tenga el sello de urgente?
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¿Qué tipo de documentación lleva doble cubierta y en la interior el sello correspondiente?
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¿Cuál es la etapa del trámite documental que implica la entrega de documentos a los escalones correspondientes para su procesamiento?
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¿Qué tipo de documentación es aquella que compromete la seguridad nacional, seguridad pública o la Defensa Nacional?
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¿Qué acción se refiere a la destrucción de información contenida en documentos que ya no requieren ser archivados?
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¿Cuál es la característica de la documentación clasificada por su destinatario como 'personal'?
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¿Qué tipo de documentación es la que se maneja dentro de la misma plaza?
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¿Cuál es la acción de agrupar documentos por sus semejanzas y separarlos por sus diferencias en el trámite documental?
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¿Qué tipo de documentación es aquella que amerita absoluta reserva y solo debe ser conocida por la o el militar a quien se dirige?
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¿Cómo deben asentarse los monogramas si el documento es elaborado por personal de tropa?
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¿Qué características debe tener la rúbrica en un oficio?
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¿Cómo deben separarse los monogramas de quienes revisan y redactan el documento?
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¿A qué altura se deben asentar los monogramas del oficio?
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¿Qué criterios pueden ajustar la interlínea, márgenes y tamaño de fuente en un oficio?
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¿Cómo se establece la distribución en un oficio intersecretarial?
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¿Qué se toma en cuenta al establecer la distribución en un oficio intersecretarial?
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¿Cómo se escribirá la fecha en el radiograma?
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¿Qué se asentará 3 interlíneas debajo de la antefirma y firmante en el radiograma?
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¿Cuál es el propósito del 'Por la firma' en el radiograma?
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¿Cuál es el propósito de la sección de 'Copias' en el radiograma?
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¿Qué se asentará al margen izquierdo de la antefirma y firmante en el radiograma?
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¿Cuál es el propósito de la distribución en un radiograma?
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¿Cómo se inicia cada porción de texto en un radiograma?
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¿Cuál es la característica especial del texto de un memorándum en cuanto a su longitud?
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¿Cuántas interlíneas deben colocarse entre cada parte del memorándum?
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¿Cómo debe manejarse el monograma en un memorándum?
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¿Qué aspecto se debe cuidar especialmente en la presentación del memorándum?
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¿Qué característica debe seguir la frase de cortesía en un memorándum?
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¿En qué momento se omite la frase de cortesía en un acuerdo de la Fuerza Aérea?
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¿Dónde se coloca la antefirma en un acuerdo?
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¿Qué formato se utiliza en los acuerdos de la Fuerza Aérea para los movimientos del personal de tropa?
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¿Cuál es la indicación sobre las rúbricas en los acuerdos?
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¿Cómo se indica la jerarquía y especialidad del destinatario en un acuerdo?
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¿Cuál es el lugar correcto para asentar la referencia en el cuadro de referencias del 'Mensaje C.E.I.'?
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¿Cómo debe ser redactado el texto del 'Mensaje C.E.I.'?
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¿Qué se anota en el apartado de anexos en el 'Mensaje C.E.I.'?
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¿Qué tipo de fuente se utiliza generalmente en el 'Mensaje C.E.I.'?
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¿Dónde se coloca la referencia en el cuadro de referencias del “Mensaje F.C.A.”?
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¿Cómo se escribe el texto en la segunda hoja del “Mensaje F.C.A.”?
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¿Qué se asienta en la parte superior de la segunda hoja del “Mensaje F.C.A.”?
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¿Cómo se asienta el destinatario en el “Mensaje F.C.A.”?
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Study Notes
Documentación Militar
- La documentación militar se refiere a los trámites que se elaboran en forma escrita y electrónica con carácter oficial y para los asuntos del servicio.
- La documentación se origina principalmente por la recepción de órdenes, directivas, disposiciones, partes, informes, solicitudes, etc.
Tipos de Documentación
- Documentación oficial: se divide en dos ramas:
- A. Oficial: se genera en las entidades y dependencias de la Administración Pública Federal u organismos militares con motivo de sus funciones.
- B. Particular: se genera por las o los militares o civiles como personas físicas (cartas, escritos, etc.).
Clasificación de la Documentación
- La clasificación de la documentación militar se efectúa tomando en cuenta:
- A. Prioridad de su trámite:
- Ordinaria: sigue un trámite regular sin ninguna preferencia.
- Urgente: contiene asuntos que deben tramitarse lo más pronto posible (lleva la leyenda respectiva).
- Extraurgente: debe tramitarse tan pronto como se recibe (lleva la leyenda respectiva).
- B. Contenido:
- Rutinaria: se maneja con la discreción natural, sin ningún trato especial.
- Confidencial: contiene datos personales concernientes a una persona física identificada o identificable.
- Reservada: compromete la seguridad nacional, seguridad pública o la Defensa Nacional.
- Secreta: amerita absoluta reserva y solo debe ser conocida por la o el militar a quien se dirige.
- A. Prioridad de su trámite:
Trámite de la Documentación
- El trámite de la documentación militar comprende las siguientes etapas:
- A. Recepción: admisión de documentos en las mesas de correspondencia de las unidades, dependencias e instalaciones.
- B. Clasificación: agrupar documentos por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias.
- C. Registro: lista de los documentos recibidos, en la cual se anotan los datos indispensables para su control.
- D. Distribución: entrega de documentos a los escalones que correspondan para su trámite.
- E. Atención del asunto: análisis y estudio del contenido del documento.
- F. Contestación: comunicación del acuerdo recaído al asunto que trate el documento.
- G. Archivar o digitalizar: acción de guardar o colocar los incidentes en los muebles archivadores o discos duros externos para su control y consultas posteriores.
- H. Baja documental: conjunto de métodos mediante los cuales las unidades, dependencias e instalaciones destruyen la información contenida en los diferentes documentos.
Formulación de Documentos
- En la elaboración de documentos militares, se tendrá en cuenta su presentación, contenido y distribución.
- Se dará un sentido estético en su materialización, considerando:
- A. Conocimiento de Procedimientos Sistemáticos de Operar y directivas.
- B. Uso de lenguaje inclusivo.
- C. Reglas de ortografía y gramática.
- D. Fundamentación legal.
Oficio
- Se utiliza papel bond blanco, tamaño carta u oficio.
- La presentación de los márgenes del oficio es:
- A. Los márgenes Superior, derecho e inferior del oficio serán a 1.5 cms. de sus bordes.
- B. El margen Izquierdo del oficio será a 4.5 cm de su borde.
- El oficio contiene 18 partes variables:
- A. Sello.
- B. Leyenda oficial.
- C. Prioridad de su trámite.
- D. Cuadro de referencias.
- E. Asunto.
- F. Lugar y fecha.
- G. Destinatario o destinataria.
- H. Antecedente o antecedentes.
- I. Texto.
- J. Fundamento Legal.
- K. Anexos.
- L. Frase de cortesía.
- M. Lema.
- N. Antefirma.
- Ñ. Firmante.
- O. Copias.
- P. Monograma.
- Q. Rúbrica.
Distribución del Oficio
-
La distribución del oficio se da en términos de interlíneas, sangría, espacios y márgenes.
-
Se darán 3 interlíneas entre cada parte del oficio, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.### Oficio Intersecretarial
-
La Dependencia que materializa el oficio intersecretarial se coloca en la parte superior del documento y limitado por el margen derecho.
-
El número del documento se imprime una interlínea abajo del nombre de la Dependencia y al margen derecho del documento.
-
El "Lugar y fecha" se asentará 3 interlíneas abajo del "número" y alineado al margen derecho del oficio, indicando el lugar geográfico donde radica quien remite y la fecha de su elaboración.
Destinatario o Destinataria
- El destinatario o destinataria se asentará 2 interlíneas abajo del "lugar y fecha", y al margen izquierdo se escribirá el grado académico del funcionario o funcionaria a quien se dirige.
- El destinatario o destinataria puede ser personal o impersonal.
Frase de Cortesía
- La frase de cortesía es "Distinguida Señora Secretaria" o "Distinguido Señor Secretario".
Texto
- El texto se asentará 2 interlíneas debajo de la persona destinataria y con sangría de 5 espacios.
- El texto consta de Introducción, Media y Conclusión.
- Los oficios intersecretariales pueden ser firmados por orden de la o el C.General Secretario de la Defensa Nacional.
Fundamento Legal
- Cuando el oficio intersecretarial es firmado por la o el titular de esta Secretaría, el texto iniciará con los fundamentos legales correspondientes.
Despedida
- La frase de despedida es "Sin otro particular, aprovecho la ocasión para reiterarle las seguridades de mi atenta y distinguida consideración".
Lema y Antefirma
- El lema se asentará con iguales características al oficio.
- La antefirma se asentará 1 interlínea abajo del lema, centrada con el texto.
Firmante
- El "Firmante" se asentará 3 interlíneas hacia debajo de la antefirma y centrado al texto, escribiendo el grado, empleo y el nombre completo de quien firma el documento.
Distribución
- La distribución se da a las partes del oficio intersecretarial respecto a interlíneas, sangría, espacios y márgenes.
- La distribución se dará a 3 interlíneas entre cada parte, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.
Radiograma
- El radiograma se elabora en papel bond blanco tamaño carta.
- Los márgenes del radiograma son: superior, derecho e inferior a 1.5 cms del borde de la hoja, y margen izquierdo a 4.5 cms de su borde.
- El margen superior del radiograma lo forma la parte superior del sello y el nombre del documento.
Estructura del Radiograma
- El radiograma consta de 16 partes variables
- A.(1) Sello: igual características que en el oficio
- B.(2) Nombre del documento: anotado en la parte superior y al margen izquierdo, con la palabra "Radiograma" en negritas
- C.(3) Leyenda oficial: igual características que en el oficio
- D.(4) Prioridad de su trámite: igual características que en el oficio
- E.(5) Bautizo: 3 interlíneas abajo del nombre del radiograma, con letras mayúsculas y minúsculas
- F.(6) Destinatario: 3 interlíneas abajo del bautizo, con cargo, lugar de residencia y abreviaturas según sea necesario
- G.(7) Remitente: 3 interlíneas abajo del destinatario, con clave telegráfica y abreviaturas del cargo
- H.(8) Número de salida: al lado de la clave telegráfica del remitente
- I.(9) Fecha: al lado del número de salida, con números arábigos y siglas para el mes
- J.(10) Texto: 3 interlíneas abajo de la fecha, sin artículos, pronombres y preposiciones
- K.(11) Frase de cortesía: al final del texto, con abreviaturas y siglas
- L.(12) Antefirma y firmante: 3 interlíneas abajo del texto, con abreviaturas y siglas
- M.(13) Por la firma: 3 interlíneas abajo de la antefirma y firmante, con leyenda y abreviaturas
- N.(14) Copias: 3 interlíneas abajo de la firma, con abreviaturas y siglas
- Ñ.(15) Monograma: igual características que en el oficio
- O.(16) Rúbrica: igual características que en el oficio
Distribución del Radiograma
- La distribución del radiograma se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
- No hay sangrías en el radiograma, cada porción inicia en la altura de la letra "R" del nombre del documento
- Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario
El Memorándum
- El memorándum consta de 15 partes variables
- A.(1) Sello: igual características que en el oficio
- B.(2) Nombre del documento: en la parte superior y al centro de la hoja, con la palabra "Memorándum" en negritas
- ...
- La distribución del memorándum se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
- Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario
El Acuerdo
- El acuerdo consta de 16 partes variables
- A.(1) Sello con el Escudo Nacional
- B.(2) Encabezado: en la parte superior y al centro de la hoja, con la leyenda "Secretaría de la Defensa Nacional" en negritas
- ...
- La distribución del acuerdo se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
- Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario
El Mensaje C.E.I.
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El Mensaje C.E.I. consta de 15 partes variables
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A.(1) Sello: igual características que en el oficio
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B.(2) Nombre del documento: en la parte superior y al centro de la hoja, con la palabra "Mensaje C.E.I." en negritas
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La distribución del Mensaje C.E.I. se basa en interlíneas, sangrías y márgenes
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Se pueden disminuir o aumentar el interlineado, los márgenes o la fuente según sea necesario### Mensaje C.E.I.
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El Mensaje C.E.I. debe ser redactado de manera clara y concisa para que sea entendible para el destinatario.
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Debe finalizar con una frase de cortesía justificada.
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Si existen anexos, se incluirán en el texto con la indicación "(Se anexa archivo electrónico)", "(Se anexa 1 foja)" o "(Se anexa 1 legajo)" según sea el caso.
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La frase de cortesía se escribirá con iguales características al Radiograma (con negritas).
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La antefirma y firmante se asentarán con idénticas características al Radiograma y con negritas.
Distribución del Mensaje C.E.I.
- La distribución del Mensaje C.E.I. se refiere a la disposición de los elementos en la página, incluyendo interlíneas, espacios y márgenes.
- No existen sangrías en el Mensaje C.E.I.
- Los anexos se mencionarán en el texto si existen.
Mensaje F.C.A.
Presentación
- La presentación del Mensaje F.C.A. es idéntica a la del oficio en cuanto a márgenes.
Contenido del Mensaje F.C.A.
- El Mensaje F.C.A. consta de dos partes fundamentales: la primera hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.) y la segunda hoja (Documento Interno).
- La Carátula del Mensaje F.C.A. consta de 14 partes variables, incluyendo sello, nombre del documento, leyenda oficial, prioridad de su trámite, cuadro de referencias, remitente, destinatario, texto, frase de cortesía, antefirma y firmante, por la firma, copias, monograma y rúbrica.
- El Documento Interno consta de 5 partes variables, incluyendo fecha, texto, copias, monograma y rúbrica.
Distribución del Mensaje F.C.A.
- La distribución del Mensaje F.C.A. se refiere a la disposición de los elementos en la página, incluyendo interlíneas, espacios y márgenes.
- El Mensaje F.C.A. no contiene sangrías y cuando existan antecedentes y anexos se mencionarán en el texto de la segunda hoja (Documento Interno).
- Se empleará fuente tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario; el tamaño de la fuente, interlineado y márgenes podrán reducirse o aumentarse para darle mejor presentación.
Documentación Militar
- La documentación militar se refiere a los trámites que se elaboran en forma escrita y electrónica con carácter oficial y para los asuntos del servicio.
- La documentación se origina principalmente por la recepción de órdenes, directivas, disposiciones, partes, informes, solicitudes, etc.
Características de la Documentación Oficial
- Se utilizará papel bond blanco, tamaño carta u oficio según corresponda.
- La tipografía será fuente arial y de tamaño acorde a su contenido y estética.
- Se emplearán letras mayúsculas y minúsculas en todos los documentos oficiales, siguiendo las reglas gramaticales y de ortografía.
Clasificación de la Documentación
- La documentación se divide en dos ramas: Oficial (generada en entidades y dependencias de la Administración Pública Federal) y Particular (generada por militares o civiles como personas físicas).
- La clasificación se efectúa tomando en cuenta la prioridad de su trámite, contenido y destinatario.
Prioridad de Trámite
- Ordinaria: trámite regular sin preferencia.
- Urgente: asuntos que deben tramitarse lo más pronto posible (lleva la leyenda respectiva).
- Extraurgente: trámite inmediato (lleva la leyenda respectiva).
Contenido
- Rutinaria: trámite con discreción natural.
- Confidencial: contiene datos personales concernientes a una persona física.
- Reservada: compromete la seguridad nacional, seguridad pública o la Defensa Nacional.
- Secreta: amerita absoluta reserva y solo debe ser conocida por la o el militar a quien se dirige.
Destinatario
- Personal: dirigido a la o el militar específicamente.
- Impersonal: dirigido a unidades, dependencias e instalaciones del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos.
Destino
- Externa: se recibe o envía a personas o instituciones ajenas al Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos.
- Interna: se recibe o remite a personal militar, unidades, dependencias e instalaciones del instituto armado.
Trámite de la Documentación
- El trámite comprende las siguientes etapas: Recepción, Clasificación, Registro, Distribución, Atención del asunto, Contestación, Archivar o digitalizar y Baja documental.
Formulación de Documentos
- Se tendrá en cuenta la presentación, contenido y distribución de los documentos.
- Se dará un sentido estético en su materialización, considerando aspectos como Conocimiento de Procedimientos Sistemáticos de Operar, Uso de lenguaje inclusivo, Reglas de ortografía y gramática y Fundamentación legal.
- Los documentos de uso más común en la administración militar son: Oficio, Oficio Intersecretarial, Radiograma, Memorándum, Acuerdo, Mensajes C.E.I. y F.C.A.
El Oficio
- Se utiliza papel bond blanco, tamaño carta u oficio.
- La presentación de los márgenes del oficio es:
- Superior, derecho e inferior: 1.5 cm de sus bordes.
- Izquierdo: 4.5 cm de su borde.
Presentación
- Margen superior: partes superiores del sello y del cuadro de referencias.
- Margen izquierdo: a partir de la letra “l” (ele) de la palabra “Nacional” en el sello.
- Margen derecho: a partir del vértice inferior exterior del cuadro de referencias.
Contenido
- Un oficio contiene 18 partes variables:
- Sello: Escudo Nacional y leyenda “Secretaría de la Defensa Nacional” con abreviaturas de la dirección, comandancia, jefatura y sección que genera el oficio.
- Leyenda oficial: decreto que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben insertar al inicio de las comunicaciones oficiales.
- Prioridad de su trámite: “Urgente” o “Extraurgente” si procede.
- Cuadro de referencias: contiene unidad, dependencia o instalación que emite el oficio, sección, responsable de la elaboración del documento, número del oficio y expediente.
- Asunto: extracto del texto del oficio en términos precisos y concisos.
- Lugar y fecha: lugar geográfico y fecha de elaboración del oficio.
- Destinatario o destinataria: grado o título, arma o servicio y nombre o cargo en la unidad, dependencia o instalación militar y lugar de residencia.
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Material para la Elaboración del Oficio Intersecretarial
- El papel bond blanco, tamaño carta u oficio, se utiliza para la elaboración del oficio intersecretarial cuando es firmado por algún funcionario o funcionaria de la Secretaría de la Defensa Nacional.
- El papel opalina de color blanco se utiliza para la elaboración del oficio intersecretarial en caso de que sea firmado por quien funja como titular de esta Secretaría.
- El oficio intersecretarial debe ser impreso a color, excepto cuando se ordene lo contrario.
Presentación del Oficio Intersecretarial
- La presentación de los márgenes del oficio intersecretarial es idéntica a la del oficio.
- El margen superior se forma con las partes superiores del sello oficial de esta Secretaría.
- El margen izquierdo inicia a partir del borde del escudo del sello oficial de esta Secretaría.
- El margen derecho inicia a partir de la última letra del nombre de la dependencia que elabora el documento.
Contenido del Oficio Intersecretarial
- El oficio intersecretarial contiene 16 partes variables.
- El sello oficial se coloca en la parte superior del margen izquierdo.
- La leyenda oficial se utiliza con las características establecidas en el Manual de Identidad Gráfica del año correspondiente.
- La dependencia que lo materializa se coloca en la parte superior del oficio intersecretarial y limitado por el margen derecho.
- El número del documento se imprime una interlínea abajo del nombre de la dependencia y al margen derecho del documento.
- El lugar y fecha se asentará 3 interlíneas abajo del número y alineado al margen derecho del oficio.
- El destinatario o destinataria se asentará 2 interlíneas abajo del lugar y fecha, y al margen izquierdo se escribe el grado académico del funcionario o funcionaria a quien se dirige.
- La frase de cortesía se asentará en el oficio intersecretarial.
- El texto se asentará 2 interlíneas debajo de la persona destinataria y con sangría de 5 espacios.
- El texto consta de las siguientes partes: Introducción, Media y Conclusión.
- El fundamento legal se asentará cuando el oficio intersecretarial sea firmado por la o el titular de esta Secretaría.
- La despedida se asentará al final del texto con sangría de 5 espacios.
- El lema se asentará con iguales características al oficio.
- La antefirma se asentará 1 interlínea abajo del lema, centrada con el texto.
- El firmante se asentará 3 interlíneas hacia debajo de la antefirma y centrado al texto.
- Las copias emplearán los lineamientos mencionados en el oficio.
- El monograma usarán los mismos lineamientos establecidos para el oficio.
- La rúbrica seguirá los lineamientos citados para el oficio.
Distribución del Oficio Intersecretarial
- La distribución se da a las partes del oficio intersecretarial respecto a interlíneas, sangría, espacios y márgenes.
- La distribución se dará a 3 interlíneas entre cada parte, tomando en consideración la extensión del texto y el sentido estético que se requiera.
El Radiograma
- El radiograma se elabora en papel bond blanco, tamaño carta.
Presentación
- Los márgenes del radiograma son: superior, derecho e inferior a 1.5 cm del borde de la hoja, e izquierdo a 4.5 cm del borde.
- El margen superior se forma con la parte superior del sello y el nombre del documento.
- El margen izquierdo se forma a partir de la "R" de la palabra "Radiograma".
Contenido
- El radiograma tiene 16 partes variables.
- Parte 1: Sello, con características iguales a las del oficio.
- Parte 2: Nombre del documento, con la palabra "Radiograma" en negritas.
- Parte 3: Leyenda oficial, con características similares al oficio.
- Parte 4: Prioridad de trámite, con características similares al oficio.
- Parte 5: Bautizo, con lugar de expedición en letras mayúsculas y minúsculas.
- Parte 6: Destinatario o destinataria, con cargo abreviado y lugar de residencia.
- Parte 7: No mencionada.
- Parte 8: Número de salida, con clave telegráfica de la Unidad, Dependencia o Instalación remitente.
- Parte 9: Fecha, con día, mes y año en números arábigos.
- Parte 10: Texto, sin artículos, pronombres y preposiciones, con unión de pronombres y verbos.
- Parte 11: Frase de cortesía, abreviada según el caso.
- Parte 12: Antefirma y firmante, con abreviatura del cargo y apellidos completos.
- Parte 13: Por la firma, con datos de la persona que suceda en el mando.
- Parte 14: Copias, con términos en negritas y subrayado según el caso.
- Parte 15: Monograma, con indicaciones marcadas para el oficio.
- Parte 16: Rúbrica, con características iguales al oficio.
Distribución en Radiogramas
- La distribución en un radiograma se refiere a la organización de las partes del texto en relación con las interlíneas, espacios y márgenes.
- No existen sangrías en un radiograma, por lo que cada porción de texto comienza a la altura de la letra "R" del nombre del documento.
- Los antecedentes se mencionan en el texto del documento, sin sangrías.
- La distribución se puede adaptar según la longitud del texto, disminuyendo o aumentando el interlineado, los márgenes o la fuente, para lograr una mejor presentación.
El Memorándum
- Se utiliza papel bond tamaño carta y su presentación en márgenes es idéntica a la de un oficio.
- El memorándum consta de 15 partes variables.
Contenido del Memorándum
- El sello debe tener características similares a las del oficio, incluyendo la Sección, Subsección, Grupo y mesa que lo elabora.
- El nombre del documento es "Memorándum" con negritas, en la parte superior y centro de la hoja.
- La leyenda oficial se asentará con iguales características del oficio.
- La prioridad del trámite se asentará en la parte superior del número del documento, limitándose con el margen derecho.
- El número de salida se colocará alineado a la derecha y debajo de la prioridad.
- El destinatario o destinataria se colocará a 3 interlíneas abajo del nombre del documento, con el grado, arma o servicio y especialidad si la tuviere.
- El lugar de expedición y fecha se asentará a 3 interlíneas hacia abajo y a la altura de la primera letra "M" (eme) del nombre del documento.
- El texto se escribirá 3 interlíneas hacia abajo del lugar y fecha, con sangría de 5 espacios.
- Los anexos se asentarán con iguales características a las del oficio.
- La frase de cortesía se asentará a 3 interlíneas hacia abajo y centrada en relación con el texto, con letras mayúsculas y minúsculas.
- La antefirma y el firmante se asentarán con características idénticas del oficio.
- Las copias se asentarán siguiendo los lineamientos establecidos en el oficio.
- El monograma se asentará siguiendo las indicaciones para el oficio.
- Las rúbricas se escribirán siguiendo lo dispuesto para el oficio.
Distribución del Memorándum
- La distribución se refiere a la disposición de las partes del memorándum en términos de interlíneas, sangría y márgenes.
- En general, se darán 3 interlíneas entre cada parte del memorándum.
- El memorándum es un documento interno de carácter dispositivo, normativo e informativo.
- El texto del memorándum puede ser extenso o corto, y se permite disminuir o aumentar los márgenes, la fuente y interlíneas entre cada parte.
Presentación del Acuerdo
- Se utilizan hojas de diferentes colores (rosa, azul, blanco y amarillo) según el funcionario que lo firma.
Contenido del Acuerdo
- El acuerdo consta de 16 partes variables:
- Sello con el Escudo Nacional.
- Encabezado: "Secretaría de la Defensa Nacional" con negritas.
- Número de salida.
- Nombre del organismo que lo expide.
- Nombre del documento: "Acuerdo" con negritas y subrayado.
- Leyenda oficial.
- Tipo de documento (Original, Copia o Minuta).
- Destinatario o destinataria con grado, arma o servicio y especialidad.
- Lugar de expedición y fecha.
- Texto con sangría de 5 espacios y justificado.
- Anexos con idénticas características del oficio.
- Antefirma.
- Firmante con nombre y apellidos, matrícula entre paréntesis.
- Copias con los mismos lineamientos que para el oficio.
- Monograma siguiendo las indicaciones emitidas para el oficio.
- Rúbrica según lo dispuesto para el oficio.
Acuerdos en la Fuerza Aérea Mexicana
- Se utilizan 3 tipos de formatos:
- Amarillo: dirigido a la persona titular de la Comandancia de la Fuerza Aérea Mexicana para movimientos del personal de generales, jefes, jefas y oficiales D.E.M.A.
- Amarillo sin destinatario: para movimientos del personal de generales, jefes, jefas y oficiales de Fuerza Aérea D.E.M.A. y para quienes tengan las jerarquías mencionadas que no sean Diplomados de Estado Mayor Aéreo.
- Blanco: para movimientos del personal de tropa de la Fuerza Aérea Mexicana.
Presentación del Mensaje C.E.I.
- El Mensaje C.E.I. tiene la misma presentación que el oficio en cuanto a márgenes.
Contenido del Mensaje C.E.I.
- El Mensaje C.E.I. consta de 15 partes variables.
- El Sello se asentará con iguales características a las del oficio.
- El nombre del documento se anotará al margen superior con negritas, centrado al texto.
- La leyenda oficial se asentará con iguales características a las del memorándum.
- La prioridad del trámite se colocará a la altura del nombre del documento al margen derecho.
- El cuadro de referencias se coloca a una interlínea debajo de la prioridad del trámite, sin bordes.
Cuadro de Referencias
- El cuadro de referencias contiene:
- Número: con la abreviatura “Núm.” y el número asignado al mensaje.
- Hoja: con la palabra “Hoja” y el número de hoja del mensaje y el total de hojas.
- Fecha: con la palabra “Fecha” y la fecha en que se elabora el documento.
- Referencia: con la abreviatura “Ref.” y el asunto principal del mensaje.
Remitente y Destinatario
- El remitente se asentará a tres interlíneas abajo del cuadro de referencias y al margen izquierdo.
- El destinatario se anota la abreviatura de la o el ciudadano, cargo u organismo y ubicación, a quien se le envía el documento.
Texto y Anexos
- El texto se asentará a 3 interlíneas debajo de la o el destinatario y al margen izquierdo.
- El texto debe ser redactado en forma clara y concisa.
- Los anexos se incluirán en el texto, anotándose entre paréntesis.
Frase de Cortesía y Firma
- La frase de cortesía se asentará con idénticas características al Radiograma (con negritas).
- La antefirma y firmante se asentará con idénticas características al Radiograma y con negritas.
Distribución
- La distribución del Mensaje C.E.I. se refiere a la disposición de las partes del mensaje en cuanto a interlíneas, espacios y márgenes.
- No existen sangrías en el Mensaje C.E.I.
- Se empleará la fuente de tipo “arial” tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario.
El Mensaje F.C.A.
- El Mensaje F.C.A. se compone de 2 partes fundamentales: la primera hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.) y la segunda hoja (Documento Interno).
Primera Hoja (Carátula del Mensaje F.C.A.)
- La primera hoja consta de 14 partes variables.
- El sello en el "Mensaje F.C.A." se asentará con iguales características a las del oficio.
- El nombre del documento se anotará al margen superior con negritas, centrado al texto.
- La leyenda oficial se asentará con idénticas características del memorándum.
- La prioridad del trámite se colocará a la altura del nombre del documento al margen derecho.
Cuadro de Referencias
- El cuadro de referencias se coloca a una interlínea debajo de la prioridad del trámite, sin bordes.
- El cuadro de referencias contiene:
- Número (número de mensaje con abreviatura "Núm.")
- Hoja (con dos números separados por una diagonal, siempre siendo una sola página)
- Fecha (con el formato día-mes-año a cuatro dígitos)
- Referencia (con abreviatura "Ref." y palabra "Teleconferencia")
Resto de la Primera Hoja
- El remitente se asentará tres interlíneas abajo del cuadro de referencias y al margen izquierdo.
- El destinatario se asentará al margen izquierdo, a 3 interlíneas abajo del remitente.
- El texto del mensaje se asentará a 3 interlíneas abajo del destinatario y al margen izquierdo.
- La figura de cortesía se escribirá con iguales características al Radiograma.
- La antefirma y firmante se escribirán con idénticas características al Radiograma.
- El por la firma se seguirán los lineamientos que se mencionan en el Radiograma.
- Las copias se escribirán con iguales características del Radiograma.
- El monograma deberá asentarse siguiendo las indicaciones marcadas para los documentos anteriores.
- La rúbrica deberá asentarse con iguales características a los documentos anteriores.
Segunda Hoja (Documento Interno)
- La segunda hoja consta de 5 partes variables.
- La fecha se escribirá en la parte superior y de manera centrada, de manera manuscrita.
- El texto se asentará a 3 interlíneas abajo al margen izquierdo, se escribe el texto de manera clara y concisa.
- Las copias se asentarán con iguales características del Radiograma.
- El monograma deberá asentarse siguiendo las indicaciones marcadas para los documentos anteriores.
- La rúbrica se escribirá con iguales características a los documentos anteriores.
Distribución y Otros
- La distribución en el "Mensaje F.C.A." se refiere a la estructura de la primera y segunda hoja.
- El mensaje F.C.A. no contiene sangrías y cuando existan antecedentes y anexos se mencionarán en el texto de la segunda hoja.
- Generalmente se empleará fuente tamaño 11, a menos que se ordene lo contrario.
- El Mensaje F.C.A. se maneja de manera confidencial o secreta; la fecha y los monogramas son los únicos elementos vinculatorios entre la primera y segunda hoja.
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Description
Aprende sobre los trámites oficiales y electrónicos en el servicio militar, incluyendo órdenes, directivas, partes y más.
