Tema VII ERP Implementar, Auditoria y Post Implementacion

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Implementar un software ERP  Implementar un software ERP 01 02 03 ¿Por qué implementar ¿Cuánto tiempo lleva Seis fases de una un ERP enmi negocio? implementar un implementación software de gestión? de software ERP  Implementar un software ERP Implementar un ERP en una empresa es una decisión muy importante que implica una gran inversión. Se trata de una de las resoluciones más significativas en la vida de una compañía, y es por eso que surgen varias dudas: ¿es realmente necesario? ¿En qué me beneficia? ¿Cuánto tiempo lleva? ¿De verdad solucionará mis problemas? ¿Existe un margen de error? Lo principal es saber cuáles son las necesidades de la compañía, qué se desea automatizar, por qué conviene una transformación digital y qué significa simplificar tanto trabajo: ¿aumentar producción?, ¿menos horas de trabajo?, ¿más dinero? Es primordial saber qué es un ERP y qué apoyo representa para la empresa.  Implementar un software ERP ¿Por qué implementar un ERP en mi negocio? Hay al menos cinco razones para implementar un ERP: 1. Integra la información financiera. Cuando un administrador intenta entender el desempeño global de la compañía, puede encontrar muchas versiones diferentes de la verdad. El área financiera tiene su propio conjunto de datos de ingresos, las ventas presentan otro panorama y las diferentes unidades comerciales pueden tener cada una su propia interpretación de cuánto y cómo contribuyeron a las ganancias. Es entonces cuando se presenta la solución: implementar un ERP, ya que crea una sola respuesta que no puede cuestionarse porque todos usan el mismo sistema. 2. Integra la información del cliente. Los sistemas ERP pueden tomar los datos del pedido en la propia oficina del cliente y generar la orden de fabricación, si correspondiera, o despachar la mercadería y enviar la factura. Al tener la información almacenada en un único sistema, en lugar de dispersa entre muchas áreas diferentes que no se pueden comunicar entre sí, las compañías pueden rastrear los movimientos del cliente con mayor facilidad y coordinar la fabricación, los inventarios y el envío a diferentes destinos al mismo tiempo.  Implementar un software ERP ¿Por qué implementar un ERP en mi negocio? 3. Estandariza y acelera los procesos de manufactura. Las empresas de manufactura, en especial aquellas que tienen la intención de realizar fusiones y adquisiciones, a menudo encuentran que las múltiples unidades de negocio emplean los mismos dispositivos para hacer un trabajo particular, pero mediante métodos y sistemas de procesamiento diferentes. El software ERP se integra a los procedimientos estandarizados para automatizar algunos de los pasos del proceso industrial. Al regularizar estos procesos a través de un solo un sistema de gestión, las empresas ahorran tiempo, incrementan la productividad y reducen los inconvenientes.  Implementar un software ERP ¿Por qué implementar un ERP en mi negocio? 4. Simplifica el inventario. El ERP ayuda al proceso industrial a fluir con mayor naturalidad, lo que lleva a reducir los inventarios de productos en proceso y terminados. Además, se obtienen mejoras significativas en el tiempo de entrega a los clientes gracias a la implementación de un software de cadena de suministro (Supply Change Management). 5. Estandariza la información de Recursos Humanos. En organizaciones con unidades de negocio múltiples, el área de Recursos Humanos se maneja mediante procedimientos complejos. Para unificarlos, se requiere un sistema que permita rastrear las carreras de los empleados o conocer su productividad y comunicarse con ellos para informarles beneficios y servicios. La implementación de un ERP resuelve la administración del capital humano.  Implementar un software ERP ¿Cuánto tiempo lleva implementar un software de gestión? Las empresas que deciden implementar un ERP no siempre disponen de mucho tiempo para hacerlo, pero es importante entender que es un proceso esencial que no debe apurarse. Muchas veces los proveedores de ERP afirman que el tiempo de implementación tiene un promedio de tres a seis meses. No obstante, tenemos que tomar eso como un promedio y no como la única verdad. A veces, los cortos períodos de implementación presentan imprevistos. Si bien no hay una serie de reglas estrictas que nos aseguren una implementación exitosa, se recomienda seguir ciertas etapas. En los últimos años, sin embargo, los cambios impulsados por Internet han reducido el tiempo que se necesita para entregar módulos del ERP. Estas implementaciones más rápidas son el resultado de mejoras intensivas en los procesos y de una nueva categoría de entrega de software ERP conocida como a demanda o SaaS. Por lo general, las aplicaciones a demanda y el ERP SaaS están a cargo de un tercero, y los clientes acceden a ellas a través de una conexión a Internet. Debido a que no es requisito implementar el software de la forma tradicional, conocida como on premise, los tiempos y recursos necesarios disminuyen de manera considerable.  Implementar un software ERP Seis fases de una implementación de software ERP. Las principales fases de una implementación de un software ERP, a nivel general, son: 1) Organización: Planificación del proyecto. Esta etapa tendrá como objetivo determinar los recursos para el proyecto, tanto técnicos como humanos, y definir los acuerdos de planificación de proyecto en cuanto a tiempos y horarios de trabajo. El equipo a cargo deberá quedar definido, con roles y responsabilidades claras. Se recomienda además dejar instalado el software en esta etapa para garantizar desde un principio su correcto funcionamiento en el ambiente propio de la empresa. El siguiente cuadro muestra un ejemplo.  Implementar un software ERP Seis fases de una implementación de software ERP. 1) Organización: Planificación del proyecto.  Implementar un software ERP Seis fases de una implementación de software ERP. 2) Modelamiento: Entendimiento del negocio El objetivo de esta etapa será llegar a un entendimiento común entre el equipo especialista del sistema y los expertos de la empresa en cuanto a cuáles son los procesos de la compañía y cuáles son las expectativas con respecto a la implementación del ERP. 3) Parametrización: Configuración y desarrollo En esta etapa se deberá configurar la herramienta de acuerdo con los parámetros definidos en la fase anterior. De ser necesario, se deberá cumplir también con los desarrollos o configuraciones especiales que haya requerido el cliente. Asimismo, deberán llevarse a cabo pruebas de lo configurado y testeos de cualquier desarrollo o integración con otros sistemas que se haya solicitado.  Implementar un software ERP Seis fases de una implementación de software ERP. 4) Preparación Final El objetivo de esta etapa será cubrir todos los requerimientos previos a la salida en vivo. Para ello se deberá llevar a cabo la capacitación de los usuarios finales, así como la del administrador del sistema ERP. Adicionalmente, se deberá cumplir con pruebas finales del sistema, ajustes de último momento y preparación de saldos iniciales para la salida en vivo. 5) Puesta en producción o go live Finalmente, esta etapa está orientada a la puesta en marcha del nuevo sistema. Su principal objetivo es salir del ambiente de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de producción. Incluye también el soporte que se requiera durante las primeras semanas de trabajo, así como los ajustes de mejora de desempeño. Ahora bien, es necesario tener en mente que queda mucho por recorrer después de implementar un ERP.  Implementar un software ERP Seis fases de una implementación de software ERP. 6) Control de proyecto Esta es una etapa independiente de las fases previas y debería cumplirse durante toda la implementación. Su objetivo es supervisar el proyecto con respecto al cumplimiento de la planificación, los retrasos o pendientes, el análisis y mitigación de riesgos y toda actividad que apoye a un control de calidad de la implementación. ¿Qué es la auditoría del ERP? ¿Cuál es la función de ¿Por qué es la auditoría del ERP? importante contar con una auditoría del ERP? Tipos de auditoría del Objetivos globales de la ERP auditoría del ERP  ¿Qué es la auditoría del ERP? Una auditoría es la revisión de procedimientos contables, administrativos, laborales, entre otros, de una empresa cuyo objetivo es comprobar que se cumplan los criterios establecidos previamente. En el caso de una auditoría ERP, se comprobará si la implementación fue correcta. ¿Cuál es la función de la auditoría del ERP?. La función de la auditoría es promover la adecuación, revisión y evaluación del ERP con el objetivo de extraer recomendaciones para el perfeccionamiento de los controles internos en los sistemas de información de las empresas. Estas son solo algunas actividades que pueden existir en una auditoría, pero deseamos subrayar su importancia en la mejora de los sistemas de empresas.  ¿Qué es la auditoría del ERP? ¿Por qué es importante contar con una auditoría del ERP? Debido a la alta complejidad de algunos sistemas, los analistas pueden no estar preparados para hacerse cargo de la auditoría del ERP. Su capacidad depende de los conocimientos que tengan del sistema y de la auditoría. El riesgo de que las empresas sean auditadas es alto, principalmente las que tienen que rendir cuentas a accionistas, inversores y holdings. Para este tipo de compañías, conforme al enfoque de la auditoría, el sistema más objetivo es el ERP (Enterprise Resource Planning), pues en él están presentes los principales controles de registros de procesos y fuente de datos. La auditoría del ERP comprende los siguientes puntos: 1. captación y entrada de datos; 2. transmisión de datos; 3. procesamiento de datos; 4. almacenamiento; 5. presentación de la información; 6. difusión de la información.  ¿Qué es la auditoría del ERP? ¿Por qué es importante contar con una auditoría del ERP?. Los problemas principales que pueden perjudicar las operaciones de una empresa se relacionan con los datos y la información contenidos en un sistema ERP, dado que pueden ser incorrectos, incompletos, inoportunos, inseguros o inauditables. Tipos de auditoría del ERP. La auditoría del ERP puede dividirse en dos tipos: externa o interna. ✓ La auditoría externa se caracteriza por tener un grado de independencia amplio y una orientación del trabajo hacia los intereses de terceros, teniendo que seguir normas y directrices establecidas por inversores y organizaciones internacionales. ✓ La auditoría interna es una actividad de evaluación ordenada dentro de una organización e incluye, entre otras funciones, examinar, evaluar y monitorear la adecuación y eficacia de los sistemas.  ¿Qué es la auditoría del ERP? Objetivos globales de la auditoría del ERP. La auditoría del ERP tiene algunos objetivos globales: evaluar los riesgos de confidencialidad, la integridad, la privacidad, la agudeza, la disponibilidad, la auditabilidad, la versatilidad y el mantenimiento de los sistemas. Además, el auditor puede sacar conclusiones respecto del sistema de aplicación y sus respectivas funciones. A continuación, explicaremos en mayor profundidad cada uno de los objetivos globales. Integridad Para evaluar la integridad del ERP, el auditor analiza si las transacciones son confiables al procesarse. Así puede verificar si el sistema evidencia con claridad la completa y correcta visualización de los datos sin que los usuarios tengan que preocuparse por su veracidad.  ¿Qué es la auditoría del ERP? Objetivos globales de la auditoría del ERP. Confidencialidad La confidencialidad de un sistema se mide por la existencia de mecanismos para impedir el acceso de personas no autorizadas a información restringida, ya sea de forma accidental o intencional. El auditor puede basarse en cómo la empresa se preocupa por la organización de la información dentro del sistema. Otra comprobación que se puede realizar para medir la confidencialidad de un sistema ERP es a través de cuestionarios, elaborados por el equipo de TI, que abarquen las diversas formas de eludir posible información falsa. El equipo, además, puede denunciar si los usuarios tienen acceso indebido a información que no se ajusta a sus funciones.  ¿Qué es la auditoría del ERP? Objetivos globales de la auditoría del ERP. Privacidad El auditor debe asegurarse de que los datos del sistema están seguros mediante algún tipo de control que tenga como objetivo permitir o impedir a los usuarios el acceso a determinados programas, pantallas o rutinas del sistema ERP. Así se garantiza que cada usuario utilice las herramientas que realmente sean necesarias para desempeñar sus funciones en la empresa. Como parte de este proceso, el auditor debe investigar la política de usuarios del sistema ERP, si existe algún control para las contraseñas y cuál es la periodicidad de cambio. Precisión El sistema ERP debe poseer procedimientos internos de control de entrada de datos que imposibiliten la inserción de datos que invaliden la información resultante en los informes emitidos. Es decir que debe garantizar que no haya pérdidas, errores, modificaciones no autorizadas o mal uso de información en aplicaciones. Para ello, el sistema debe poseer, de la misma forma que existe en el objetivo global de integridad, algunos medios de validación, a saber: validación de datos de entrada; control del procesamiento interno; integridad de los mensajes; validación de datos de salida.  ¿Qué es la auditoría del ERP? Objetivos globales de la auditoría del ERP. Disponibilidad De alguna manera, la auditoría del ERP debe verificar que el sistema de gestión se encuentre en línea la mayor parte del tiempo para no comprometer las transacciones. En la empresa debe existir algún método para medir la disponibilidad del sistema, de modo que los usuarios puedan prever la pérdida de transacción y el propio equipo de infraestructura de TI pueda tener documentado todo lo que sucede dentro del sistema en un repositorio en común, así como analistas de sistemas y de negocios. Auditabilidad Para medir esta variante, el auditor comprueba la existencia de registros referentes al sistema. El costo del almacenamiento de registros puede ser bastante alto de acuerdo con el tamaño del sistema ERP que se va a comprobar y el número de transacciones diarias.  ¿Qué es la auditoría del ERP? Objetivos globales de la auditoría del ERP. Auditabilidad El control de aplicación y de auditoría del ERP es responsable de diversos mecanismos, tales como: mecanismos de autorización; integridad de la información; control de accesos al sistema; esquemas de seguimiento de las auditorías. La auditabilidad se evalúa para evitar violaciones en el sistema relacionadas con delitos que afecten a los estatutos reglamentarios o a las obligaciones. Algunos de los subíndices de este elemento que se aplican a los sistemas ERP en producción son: ✓ Protección de datos y privacidad de la información personal; en este caso del sistema y del usuario. ✓ Prevención de mal uso de recursos de procesamiento de la información. Los usuarios deben ser conscientes de que el uso inadecuado de los datos extraídos del sistema puede acarrear problemas serios.  ¿Qué es la auditoría del ERP? Objetivos globales de la auditoría del ERP. Auditabilidad El control de aplicación y de auditoría del ERP es responsable de diversos mecanismos, tales como: mecanismos de autorización; integridad de la información; control de accesos al sistema; esquemas de seguimiento de las auditorías. La auditabilidad se evalúa para evitar violaciones en el sistema relacionadas con delitos que afecten a los estatutos reglamentarios o a las obligaciones. Algunos de los subíndices de este elemento que se aplican a los sistemas ERP en producción son: ✓ Protección de datos y privacidad de la información personal; en este caso del sistema y del usuario. ✓ Prevención de mal uso de recursos de procesamiento de la información. Los usuarios deben ser conscientes de que el uso inadecuado de los datos extraídos del sistema puede acarrear problemas serios.  ¿Qué es la auditoría del ERP? Objetivos globales de la auditoría del ERP. Auditabilidad Para que un sistema sea considerado auditable, existe cierta complejidad debido a que los auditores deben contar con un alto nivel de conocimientos y experiencia en la adecuación de herramientas que releven evidencias capaces de relacionar puntos de auditoría, además de poder tratarlos posteriormente. Versatilidad La versatilidad está ligada a la usabilidad del sistema. Se debe poner atención a los componentes del sistema para que los usuarios puedan utilizar fácilmente. Además, se debe realizar un análisis que dé cuenta de si los nuevos flujos de trabajo de las operaciones de negocio de la empresa pueden adaptarse al software ERP. Otro punto importante que debe ser observado es la sincronización de aplicaciones independientes, en particular si es fácil de efectuar con el sistema ERP.  ¿Qué es la auditoría del ERP? Objetivos globales de la auditoría del ERP. Mantenimiento Para poder realizar la auditoría del ERP, es importante contar con documentación que describa los pasos a seguir para actualizar el sistema. Debe incluir quiénes son los responsables de las actualizaciones, las pruebas que se deben efectuar para certificar la actualización, cómo llevar a cabo el análisis de módulos impactados, formas de restauración de datos en caso de que ocurriera algo inesperado y un medio de divulgación para las áreas interesadas.  ¿Qué es la auditoría del ERP? La forma de la auditoría del ERP depende de su extensión, profundidad y sincronización. A continuación, presentamos un resumen de cada una de ellas. De acuerdo con la extensión. General Cuando se trata de toda la organización. Suele responder al interés de accionistas e inversores en el cumplimiento de las normas legales que regulan el mercado accionario. Parcial Cuando cubre determinadas unidades operativas. Tiene como objetivos principales detectar desvíos, errores y fraudes, investigar la existencia y prosperidad de bienes económicos, evaluar costos y analizar la solvencia. Por muestreo Cuando, a partir de un análisis del control interno en el que se identifican áreas de riesgo, se centran los exámenes sobre esas áreas.  ¿Qué es la auditoría del ERP? De acuerdo con la profundidad. Integral Comprende el examen minucioso de documentos (origen, autenticidad, exactitud), registros, sistema de control interno (en cuanto a la eficiencia y adherencia) e información final generada por el sistema. Por revisión analítica Administra el riesgo mediante una metodología que opera como una auditoría pero más cortas para obtener una seguridad razonable en cuanto a la fiabilidad de la información. Vale la pena destacar la pista de auditoría usada en la evaluación de riesgos, en la que el sistema ERP ofrece registros para emitir una conclusión.  ¿Qué es la auditoría del ERP? De acuerdo a la sincronización. Permanente Se realiza de manera habitual, ya sea constante o estacional, en todos los ejercicios fiscales. Este proceso ofrece ventajas a la empresa auditada y a los auditores, como la reducción de costos gracias a la planificación de la auditoría, dado que facilita la familiarización de los auditores con la empresa auditada. Las áreas de riesgo se detectan en la primera planificación, y el seguimiento efectuado por los auditores detecta luego las ya eliminadas y las nuevas que puedan haber surgido. Eventual Sin carácter habitual. En este caso, la auditoría del ERP requiere planificación y una familiarización completa de los auditores con la empresa a auditar. La auditoría eventual suele aplicarse en el marco de un programa de auditoría del ERP.  ¿Qué es la auditoría del ERP? De acuerdo a la sincronización. Eventual Puede constituir una ayuda en el momento de planificación del programa de auditoría, en la definición de equipos internos y en la estructuración de tareas debido a la forma de tratar la ambientación de los auditores con la empresa, que en este caso son los propios funcionarios. Tanto la empresa a ser auditada como los responsables de la auditoría deben seleccionar y preparar la forma ideal de programa de auditoría a aplicar. Post Implementación del ERP 1 2 ¿Qué es la post Consejos para implementación? una post implementación satisfactoria  Post Implementación del ERP Los beneficios de un sistema ERP son muchos, pero alcanzarlos no siempre es sencillo. Los ejecutivos y miembros del equipo del proyecto llegan al final de la implementación del sistema dispuestos a arrojar la toalla y acabar con el dolor, el riesgo y la perturbación creada por el despliegue. No es extraño que la última cosa que pase por sus mentes sea trabajar para determinar los resultados reales después de la implementación. Sin embargo, la post implementación es la mejor manera de asegurar un buen trabajo. Si esta situación te suena familiar, es probable que no te sorprenda enterarte de que los proyectos de implementación de ERP a menudo no solo requieren más tiempo y dinero de lo planeado, sino que, para colmo de males, no se obtienen los beneficios que se esperaban de la iniciativa. Una razón clave de esta deficiencia es el escenario mencionado con anterioridad, que hace bastante difícil alcanzar el éxito durante la implementación, y mucho más entregar un sistema ERP que se traduzca en resultados de negocio medibles de forma inmediata.  Post Implementación del ERP ¿Qué es la post implementación?. La revisión o auditoría post implementación es el seguimiento del sistema ERP tomado como una ocasión para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades. Los resultados de este proceso pueden ser detallados en un plan de mejora continua de la empresa. Consejos para una post implementación satisfactoria. La post implementación ayuda a las organizaciones a conocer la “fuga de beneficios” que se origina en la implementación de ERP, así como los pasos que siguen para aumentar el retorno de la inversión o ROI (Return Of Investment). Aquí incluimos algunos consejos para implementar el ERP de manera más rápida y eficaz.  Post Implementación del ERP Consejos para una post implementación satisfactoria. Planifica tu post implementación Puede sonar elemental, pero planificar más allá de la salida a producción o go-live es algo que no comprenden la mayoría de los ejecutivos y miembros del equipo del proyecto, en especial cuando quedan atrapados entre la maleza de una implementación. Sin embargo, ninguna organización alcanzará los beneficios empresariales esperados sin una planificación ERP a largo plazo. La experiencia y la investigación indican que las implementaciones de ERP exitosas son aquellas que asignan una alta prioridad a las actividades de post implementación. El siguiente gráfico ilustra cómo solo el 28 % de las organizaciones definen de manera adecuada la meta final de sus implementaciones de ERP en el sentido de obtener beneficios comerciales medibles.  Post Implementación del ERP Consejos para una post implementación satisfactoria. Planifica tu post implementación  Post Implementación del ERP Consejos para una post implementación satisfactoria. Haz foco en resultados tangibles Si no puedes medir, no lograrás alcanzar tus objetivos. El equipo del proyecto debe definir los indicadores clave de rendimiento o KPI (Key Performance Indicators) que impulsarán los beneficios empresariales esperados por el equipo ejecutivo. Es necesario convertir los KPIs en indicadores individuales y departamentales y sumarlos a los objetivos de niveles de rendimiento que serán utilizados como base para la auditoría posterior a la implementación. Incluso los beneficios de un software, que son difíciles de cuantificar, deben ser traducidos a resultados tangibles siempre que sea posible. Además, se debe priorizar las actividades de reingeniería de procesos para centrarse en aquellos negocios que entregarán los resultados operacionales más tangibles rápidamente.  Post Implementación del ERP Consejos para una post implementación satisfactoria. Integra los KPIs con las actividades de cambio organizacional Una de las herramientas más poderosas de implementación de ERP es la integración exitosa de las métricas hard o duras con las actividades de gestión de cambios organizacionales o soft. El equilibrio de estas dos vertientes asegura que la cara soft de la gestión del cambio se centre en la obtención de resultados tangibles y medibles. Todo plan de gestión del cambio organizacional debe ser diseñado para ofrecer resultados mensurables, ya sea que se relacione con el usuario final, con su capacitación, con el diseño de la organización o con otras actividades críticas. De lo contrario, es muy difícil justificar la gestión del cambio organizacional y otras actividades de post implementación, que podrían ser percibidas como gastos opcionales en una implementación de ERP.  Post Implementación del ERP Consejos para una post implementación satisfactoria. Utiliza la post implementación para anticipar resultados Las auditorías post implementación pueden ayudar a guiar la toma de decisiones, especialmente porque ayudan a centrar la atención del equipo del proyecto sobre temas que contribuyan al aumento de los beneficios empresariales. Por ejemplo, si un miembro del equipo del proyecto decide que la organización debe invertir en personalizaciones del software costosas o riesgosas, la visión de estado final de los beneficios empresariales esperados ayudará a determinar si la inversión se justifica o no. Si es necesario hacerlo para llegar al ROI esperado, entonces puede tener sentido tomar esa decisión durante la implementación. Se puede efectuar la elección correcta con solo una visión cuantitativa de cómo la organización ejecutará su estrategia después de que el software de ERP se encuentre implementado y en estado de producción. Si se mantiene en mente el resultado final a través de auditorías de post implementación planificadas, los equipos y ejecutivos del proyecto ERP estarán en una posición mucho más firme para alcanzar los beneficios empresariales esperados.