Sistemas de Archivo PDF

SISTEMA ALFABÈTICO Permite localizar con rapidez los documentos. Se basa en el alfabeto. Es directo. Es flexible (se puede hacer cualquier número de divisiones). Se compone de guías principales, secundarias, guía especial y expedientes individuales y misceláneos....

SISTEMA ALFABÈTICO Permite localizar con rapidez los documentos. Se basa en el alfabeto. Es directo. Es flexible (se puede hacer cualquier número de divisiones). Se compone de guías principales, secundarias, guía especial y expedientes individuales y misceláneos. GUÍAS PRINCIPALES Dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Están al comienzo de las secciones. Sus pestañas se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o escalonadas de izquierda a derecha. Debe tener al menos 5 expedientes, pero no más de 20. GUÍAS SECUNDARIAS O AUXILIARES Sirven para auxiliar la guía principal y facilitar la localización de los documentos. GUÍAS ESPECIALES AUXILIARES Se forman hasta que se reciben 5 documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro del expediente están ordenados cronológicamente con la última fecha al frente. EXPEDIENTE MISCELÁNEO Hay dos opciones dependiendo de las necesidades de la oficina: 1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente misceláneo con el título de la guía de esa sección y se emplea para corresponsales cuyos documentos aún no necesitan un expediente individual. Se ordenan alfabéticamente y si hay más de un documento del mismo corresponsal se ordena por fecha (más reciente adelante). 2. Se coloca al final de la gaveta y leva un encabezamiento doble que indica de qué letra a qué letra hay documentos. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR 1. Preparación: Los documentos se llevan a la gaveta. Si se utiliza una bandeja, ésta se fija al costado. 2. Colocación de la guía: Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante. 3. Localización del expediente individual: Las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examinan. Si hay un expediente individual para el documento, se coloca en éste. 4. Localización del expediente misceláneo: Si no hay expediente individual para el documento, se corren hacia delante los demás y se coloca en el misceláneo. Los expedientes relacionados pueden engraparse.  SISTEMA NUMÉRICO Consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con número de código asignado por el empleado del documento o puede formar parte del documento. Es indirecto (requiere un catálogo auxiliar). VENTAJAS Permite una rápida identificación en secuencia de los documentos. Permite una expansión conveniente. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer referencias necesarias. ORGANIZACIÓN ARCHIVO NUMÉRICO PRINCIPAL Guías numéricas: a) Posición escalonada de izquierda a derecha. b) Posiciones 1ra y 2da y todos los membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posición. c) Solo en el centro, y los membretes de los expedientes en dos posiciones a la izquierda o dos a la derecha. Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Forma de subdividir un documento ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELÁNEO Contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Proporciona un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales. Cada documento que se coloca en un expediente de este archivo lleva una “M” en el extremo superior derecho. Cuando se acumulan 5 documentos de un mismo corresponsal se le asigna un número y se guarda en el archivo principal. CATÁLOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS Se orden alfabéticamente. Contiene tarjetas con el nombre del corresponsal y una “M” si aún permanece en el archivo misceláneo, si se reúnen los 5 documentos, se cambia la “M” por un número.  SISTEMA POR ASUNTOS Es la clasificación de documentos por el tema que tratan. Los archivos se establecen con guías y expedientes o con guías y tarjetas (catálogo auxiliar). CUÁNDO SE UTILIZA 1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o empresa. 2. Cuando es probable que los documentos sean solicitados por el asunto. 3. Cuando es probable que todos los documentos relacionados con un producto o actividad se necesiten al mismo tiempo. DIFERENCIAS EN LOS SISTEMAS POR ASUNTOS Por asunto combinado Contiene encabezamientos por materias y encabezamientos de nombres de individuos o compañías que deberán respetar el orden alfabético. Alfabético por asuntos 1. Enciclopédico: Tiene títulos importantes ordenados alfabéticamente, los cuales tienen divisiones y subdivisiones ordenadas en la misma secuencia. Es necesario crear un índice de tarjetas de todos los encabezamientos (tabla de clasificación o índice relativo). 2. De diccionario: No tiene división de temas. Debido a que están ordenados en secuencia alfabética no necesita un índice. Por asunto numérico Sólo se anota un número y no un encabezado largo por tema en el expediente. 1. Numérico simple por asuntos: Tiene encabezados de tres dígitos. Los títulos principales son centenas y las divisiones de cada título son centenas y decenas. Finalmente, las subdivisiones de cada división reciben centenas, decenas y unidades. Los números y encabezamientos se colocan en las guías y en los expedientes solamente los números. 2. Numérico decimal por asuntos: Permite más subdivisiones. Hasta la primera subdivisión los números de código son los mismos. Después de la primera subdivisión se añade un dígito a la derecha del punto decimal. EL CATÁLOGO Son tarjeteros que nos ayudan a localizar los documentos o libros y se ordenan alfabéticamente. En una biblioteca a cada libro le hacen tres tarjetas: Por autor Por título Por materia PASOS PARA ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA 1. Inspección: Para cerciorarse de que hay autorización para archivarla. 2. Clasificación y codificación: Leer el contenido para clasificarla subrayando el asunto principal y codificar el documento anotándole en la parte superior derecha el asunto o número. 3. Distribución: Se separa en grupos de acuerdo con el título principal y estos grupos se clasifican con base en las divisiones y subdivisiones. 4. Archivo: Se guardan en su respectivo expediente por orden cronológico. En este sistema por asuntos también se pueden realizar referencias cruzadas. Consiste en colocar una hoja en uno o dos expedientes, con los datos necesarios para saber bajo qué título se encuentra archivado y poderlo localizar.  SISTEMA GEOGRÁFICO Ordenamiento alfabético de los documentos de acuerdo con la división geográfica (lugar de procedencia o destino). ORGANIZACIÓN SIMPLE Se utilizan guías principales con los encabezamientos de nombres de estados o países; guías secundarias con nombres de ciudades, pueblos, entidades, colonias o calles. Todo archivo geográfico consta de un archivo principal y un catálogo auxiliar o índice de tarjetas. ALFABÉTICO Se utilizan guías principales con las letras del alfabeto y guías secundarias con los nombres de ciudades, respetando el orden alfabético, En ambos sistemas hay expedientes misceláneos, cuando el número de documentos no amerite un expediente individual. ARREGLO DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LOS EXPEDINETES Expedientes individuales: los documentos se ordenan cronológicamente, y se colocan encima del documento que tenga la fecha más reciente.  Expedientes misceláneos para ciudad o pueblo: los documentos se ordenan alfabéticamente, iniciando con los nombres de los corresponsales y luego cronológicamente para cada corresponsal. Expedientes misceláneos para estados: los documentos de ordenan primero alfabéticamente por el nombre de la ciudad, luego alfabéticamente por el nombre del corresponsal, y por último, de manera cronológica para cada corresponsal. PROCESO DE ARCHIVO 1. Inspección: Para cerciorarse de que está aprobada para archivarse. 2. Clasificación: Se determina el nombre y la localidad para archivarla. 3. Codificación: Se subraya el nombre y se encierra la localidad de donde proviene y si hay referencias cruzadas, se clasifican anotando una X. 4. Distribución: La correspondencia se distribuye de acuerdo con las principales divisiones geográficas. Luego, se distribuyen en subdivisiones geográficas. 5. Archivo: Se utilizan las guías principales para ubicar la carpeta. Se busca el orden alfabético del expediente respectivo con el nombre codificado. Si no existe, se archiva en el expediente misceláneo. ÍNDICE DE TARJETAS Se debe anotar: Nombre del corresponsal. Nombre de la ciudad. La expresión VÉASE: Nombre del estado.  SISTEMA CRONOLÓGICO La base de ordenación es la fecha del documento de acuerdo con el año, mes y día. Se deben utilizar: Guías centrales con los meses del año. Guías escalonadas con los días del mes. Marbete de acuerdo con la necesidad. Se establece: Un archivo principal cronológico y un catálogo auxiliar alfabético. Es un sistema indirecto porque se debe llevar un catálogo de tarjetas porque la documentación casi siempre es solicitada por el nombre del corresponsal y no por la fecha. En el marbete de cada gaveta la rotulación debe llevar un orden determinado: