Sistema Alfabético de Archivo
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Questions and Answers

¿Cuál es una característica del sistema alfabético?

  • No permite localizar documentos
  • Es rígido y no permite divisiones
  • Es directo y flexible (correct)
  • No se basa en el alfabeto
  • ¿Qué dividen las guías principales?

    Secciones alfabéticas importantes

    Las guías secundarias sirven para ayudar a la guía principal.

    True

    ¿Cuántos documentos se requieren para formar una guía especial auxiliar?

    <p>5 documentos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué se debe hacer si no hay expediente individual para un documento?

    <p>Se coloca en el expediente misceláneo</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tipo de archivo permite la organización de documentos según un número de código?

    <p>Archivo numérico</p> Signup and view all the answers

    El archivo alfabético misceláneo no requiere encabezamientos alfabéticos.

    <p>False</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuándo se utiliza el sistema por asuntos?

    <p>Cuando los documentos no se refieren a una persona o empresa.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué se necesita cuando se acumulan 5 documentos de un mismo corresponsal en el archivo misceláneo?

    <p>Se asigna un número</p> Signup and view all the answers

    El sistema _________ se basa en el alfabeto.

    <p>alfabético</p> Signup and view all the answers

    Study Notes

    Sistema Alfabético

    • Permite localizar documentos rápidamente, basado en el alfabeto.
    • Es directo y flexible, permitiendo un número variable de divisiones.
    • Se estructura con guías principales, secundarias, especiales y expedientes individuales y misceláneos.
    • Guías principales: dividen el archivo en secciones alfabéticas, ubicadas al inicio, con pestañas a la izquierda o escalonadas. Deben tener mínimo 5 expedientes, máximo 20.
    • Guías secundarias: ayudan a la guía principal para facilitar la localización de documentos.
    • Guías especiales: se crean al acumular 5 documentos de un mismo corresponsal o tema, ordenadas alfabéticamente. Los documentos dentro del expediente se ordenan cronológicamente, con la fecha más reciente al frente.
    • Expediente misceláneo:
      • Opción 1: al final de cada grupo de expedientes individuales, contiene documentos de corresponsales sin expediente individual. Ordenación alfabética, y por fecha si hay más de un documento del mismo corresponsal.
      • Opción 2: al final de la gaveta, con un encabezado que indica el rango de letras de los documentos.

    Sistema Numérico

    • Los documentos se ordenan según un número de código asignado por el empleado.
    • Es indirecto, requiriendo un catálogo auxiliar.
    • Ventajas:
      • Identificación rápida y secuencial de documentos.
      • Permite una expansión conveniente.
      • Posibilita la referencia de documentos.

    Organización del Archivo Numérico Principal

    • Guías numéricas:
      • Posición escalonada de izquierda a derecha.
      • 1ra y 2da posición para guías, membretes en la 3ra/4ta posición.
      • Guías en el centro, membretes en 2 posiciones a la izquierda o derecha.
    • Al llenarse, se divide el expediente, manteniendo el mismo encabezamiento y añadiendo un número auxiliar.

    Archivo Alfabético Misceláneo

    • Contiene guías y expedientes con encabezamientos alfabéticos.
    • Almacena correspondencia que no requiere expediente individual.
    • Cada documento en este archivo lleva una "M" en la esquina superior derecha.
    • Al acumular 5 documentos de un mismo corresponsal, se le asigna un número y se guarda en el archivo principal.

    Catálogo Auxiliar o Índice de Tarjetas

    • Ordenado alfabéticamente.
    • Contiene tarjetas con el nombre del corresponsal y una "M" si se encuentra en el archivo misceláneo.
    • Se cambia la "M" por un número al completar los 5 documentos.

    Sistema por Asuntos

    • Clasifica documentos por el tema que tratan.
    • Usa guías y expedientes o guías y tarjetas (catálogo auxiliar).

    Cuando se Utiliza el Sistema por Asuntos

    • Documentos que no se refieren a un nombre específico.
    • Documentos con alta probabilidad de ser consultados por su asunto.
    • Se necesitan al mismo tiempo todos los documentos relacionados con un producto o actividad.

    Diferencias en los Sistemas por Asuntos

    • Por asunto combinado:
      • Combina encabezamientos por materias y nombres de individuos o empresas, manteniendo orden alfabético.
    • Alfabético por asuntos:
      • Enciclopédico: Títulos principales ordenados alfabéticamente, con divisiones y subdivisiones en la misma secuencia. Requiere un índice de tarjetas para todos los encabezamientos (tabla de clasificación o índice relativo).
      • De diccionario: Cada asunto tiene un índice de referencias cruzadas.
      • Numérico: Los títulos principales se numeran con un código que se aplica a las divisiones y subdivisiones.

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    Description

    Este cuestionario se centra en el sistema alfabético de archivo, que permite la rápida localización de documentos. Se discutirán las guías principales, secundarias, especiales y los expedientes misceláneos, así como su estructura y ordenación. Ideal para quienes buscan entender los métodos de clasificación documental.

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