Sistema Alfabético de Archivo

Created by

@HeroicMoscovium

Study Notes

Permite localizar documentos rápidamente, basado en el alfabeto.
Es directo y flexible, permitiendo un número variable de divisiones.
Se estructura con guías principales, secundarias, especiales y expedientes individuales y misceláneos.
Guías principales: dividen el archivo en secciones alfabéticas, ubicadas al inicio, con pestañas a la izquierda o escalonadas. Deben tener mínimo 5 expedientes, máximo 20.
Guías secundarias: ayudan a la guía principal para facilitar la localización de documentos.
Guías especiales: se crean al acumular 5 documentos de un mismo corresponsal o tema, ordenadas alfabéticamente. Los documentos dentro del expediente se ordenan cronológicamente, con la fecha más reciente al frente.
Expediente misceláneo:
- Opción 1: al final de cada grupo de expedientes individuales, contiene documentos de corresponsales sin expediente individual. Ordenación alfabética, y por fecha si hay más de un documento del mismo corresponsal.
- Opción 2: al final de la gaveta, con un encabezado que indica el rango de letras de los documentos.

Los documentos se ordenan según un número de código asignado por el empleado.
Es indirecto, requiriendo un catálogo auxiliar.
Ventajas:
- Identificación rápida y secuencial de documentos.
- Permite una expansión conveniente.
- Posibilita la referencia de documentos.

Guías numéricas:
- Posición escalonada de izquierda a derecha.
- 1ra y 2da posición para guías, membretes en la 3ra/4ta posición.
- Guías en el centro, membretes en 2 posiciones a la izquierda o derecha.
Al llenarse, se divide el expediente, manteniendo el mismo encabezamiento y añadiendo un número auxiliar.

Contiene guías y expedientes con encabezamientos alfabéticos.
Almacena correspondencia que no requiere expediente individual.
Cada documento en este archivo lleva una "M" en la esquina superior derecha.
Al acumular 5 documentos de un mismo corresponsal, se le asigna un número y se guarda en el archivo principal.

Ordenado alfabéticamente.
Contiene tarjetas con el nombre del corresponsal y una "M" si se encuentra en el archivo misceláneo.
Se cambia la "M" por un número al completar los 5 documentos.

Documentos que no se refieren a un nombre específico.
Documentos con alta probabilidad de ser consultados por su asunto.
Se necesitan al mismo tiempo todos los documentos relacionados con un producto o actividad.

Por asunto combinado:
- Combina encabezamientos por materias y nombres de individuos o empresas, manteniendo orden alfabético.
Alfabético por asuntos:
- Enciclopédico: Títulos principales ordenados alfabéticamente, con divisiones y subdivisiones en la misma secuencia. Requiere un índice de tarjetas para todos los encabezamientos (tabla de clasificación o índice relativo).
- De diccionario: Cada asunto tiene un índice de referencias cruzadas.
- Numérico: Los títulos principales se numeran con un código que se aplica a las divisiones y subdivisiones.