Citrofrut Purchasing Policy PDF

POLÍTICA DE COMPRAS POL-CIT-GLO-PUR-01 Fecha de Emisión: Octubre, 2019 Versión: 3 Fecha de Actualización: Diciembre, 2022 1 OBJETIVO 1.1 Establecer los lineamientos para la adecuada ejecución y gestión del proceso de compras en todas las operaciones de CITROFRUT. 2 ALCANCE 2.1 La presente políti...

POLÍTICA DE COMPRAS POL-CIT-GLO-PUR-01 Fecha de Emisión: Octubre, 2019 Versión: 3 Fecha de Actualización: Diciembre, 2022 1 OBJETIVO 1.1 Establecer los lineamientos para la adecuada ejecución y gestión del proceso de compras en todas las operaciones de CITROFRUT. 2 ALCANCE 2.1 La presente política tiene alcance en todas las operaciones de Citrofrut, SAPI de CV, Zano, SA de CV y subsidiarias de la Plataforma de Agronegocios (que de ahora en adelante se denominará como CITROFRUT) haciendo sujetos a todos quienes participan en un proceso de adquisición de bienes o servicios de observar su cumplimiento. 3 LINEAMIENTOS Procesamiento de Requisición 3.1 Toda solicitud para adquirir un bien o servicio debe ser iniciada mediante la elaboración de una requisición de compra en los sistemas habilitados para tal efecto. 3.2 Una requisición debe ser procesada existiendo presupuesto suficiente en el periodo, en el centro de costos correspondiente al departamento requisitor y una vez que se cumplan las condiciones definidas en el flujo de proceso de compras. En caso de no contar con presupuesto en el centro de costos y/o en el periodo de la compra, el requisitor debe solicitar la asignación o revisión del presupuesto. 3.3 Una requisición puede ser realizada por cualquier colaborador que tenga un acceso habilitado y debidamente autorizado en los sistemas de compra. En caso de no estar habilitado y requerirlo, el requisitor debe realizar la solicitud de alta que debe ser autorizada por el dueño del centro de costos y ejecutado por el área de IT correspondiente. 3.4 Una requisición debe ser aprobada conforme a la jerarquía establecida, siendo en todos los casos el Responsable del centro de costos el primer aprobador. (Ver jerarquías de aprobación en Anexo A y Anexo B). 3.5 Toda requisición debe ser procesada por el responsable de compras correspondiente a la ubicación y/o categoría, cumpliendo con las características que corresponden al proceso estándar de compra y dejando como evidencia las cotizaciones correspondientes: Proceso de Compra • Proceso Estándar • Características Debe contar con un proceso de licitación con al menos 3 cotizaciones para la selección del proveedor. Debe justificar por escrito el criterio final de decisión con base en a) calidad, b) tiempo de entrega y/o c) precio. 1) Excepciones a las tres cotizaciones I) El monto de compra no supera los 5K MXN antes de IVA o 3,000.00USD para compras CAPEX antes de IVA Autorizado por: Co. Citrofrut Página 1 de 6 Área: Compras Información de uso interno POL-CIT-GLO-PUR-01 Fecha de Emisión: Octubre, 2019 Versión: 3 Fecha de POLÍTICA DE COMPRAS Actualización: Diciembre, 2022 II) El monto de compra no supera los 5K MXN antes de IVA o 1,000.00USD para compras Mantenimiento & Servicios III) Exista un contrato negociado. IV) Proveedor se encuentre dentro de lista de proveedores de asignación directa. V) Compra urgente autorizada. 2) Una cotización puede tener una vigencia máxima de 60 días y esta puede ser utilizada como referencia para futuros requerimientos. Proceso por Asignación Directa y Proceso por Urgencias 3.6 Existe un listado de proveedores de asignación directa, el cual cuenta con las aprobaciones del Co. de Compras CITROFRUT, el Co. de Administración y Finanzas de Zano y el Co. de UEN, el cual debe revisarse anualmente para actualización y cualquier cambio debe llevar las mismas aprobaciones. Un proceso de compra por asignación directa debe adherirse a la definición brindada en este documento y ser realizado solamente para proveedores previamente autorizados en el listado de asignación directa. 3.7 Para proveedores que no están dentro del Listado de Asignación Directa y que por necesidades, ya sea de estandarización o cumplimiento a especificaciones, pueden asignarse de forma directa aplicando las Cartas de Asignación Directa (CAD), la cual será asignada por el Comprador de CAPEX para las necesidades de compra de Proyectos de Inversión (CAPEX) o por el Comprador de Mantenimiento y Servicios para las necesidades de compra de Mantenimiento y Servicios y bajo la autorización del Coordinador de Compras. En el proceso de revisión anual del Listado de Proveedores de Asignación Directa, se validarán los proveedores con CAD recurrentes para evaluar integración a la Lista de Proveedores por Asignación Directa 3.8 Un proceso de compra por urgencia debe adherirse a la definición brindada en este documento y debe identificarse como urgente al elaborar la requisición en el sistema, justificando el motivo de la urgencia. Una urgencia debe ser previamente autorizada por el Co. de Procesamiento u Operaciones según sea el caso, para continuar su proceso de compra. Procesamiento de Orden de Compra 3.9 Toda orden de compra debe ser procesada a partir de una requisición con excepción de los procesos automáticos. 3.10 La colocación de órdenes de compra de materiales y servicios indirectos, así como compras de inversión de proyectos (CAPEX) deben realizarse por personal autorizado. 3.11 Toda orden de compra debe heredar los atributos autorizados (descripción, cantidad, unidad de medida, monto) de la solicitud/requisición de compra. En caso de alguna modificación de los atributos aquí mencionados, se debe cancelar la orden de compra y se debe generar nueva solicitud/requisición de compra. En el caso de las órdenes de compra aprobadas, el área de compras debe comunicar al proveedor sobre el compromiso de compra. Autorizado por: Co. Citrofrut Página 2 de 6 Área: Compras Información de uso interno POLÍTICA DE COMPRAS POL-CIT-GLO-PUR-01 Fecha de Emisión: Octubre, 2019 Versión: 3 Fecha de Actualización: Diciembre, 2022 Selección y Evaluación de Proveedores 3.12 La selección de proveedores para compra debe ser realizada por personal distinto al que realiza altas, modificaciones y bajas de proveedores en los sistemas. La selección debe ser realizada exclusivamente por personal del área de compras tomando en cuenta la normatividad sobre conflictos de interés y con el Código de Conducta Proeza, así como el cumplimiento a los diferentes programas o certificaciones que requiere CITROFRUT. (ver Política de Conflicto de Interés y Código de Conducta Proeza). 3.13 El responsable de la negociación con los proveedores debe incluir en sus acuerdos con el proveedor los términos de pago en cumplimiento con lo estipulado en la política de cuentas por pagar. 3.14 Los proveedores seleccionados deben ser personas físicas o morales debidamente constituidas ante las autoridades. El personal de compras debe evaluar la experiencia, referencias, características económicas y capacidad técnica de los proveedores previo a la selección, apegándose a lo establecido en el procedimiento de compras tanto para proveedores en general como críticos. 3.15 El área de Compras debe contar con un listado de proveedores para efectos de administración. Dicho listado debe incluir, entre otras cosas, la categoría de los servicios prestados y la identificación de si el proveedor es considerado crítico. 3.16 De forma anual el área de compras debe realizar una evaluación a los proveedores críticos. La evaluación debe identificar si el proveedor continúa teniendo las capacidades necesarias para cumplir adecuadamente los intereses de CITROFRUT como lo establece el procedimiento de compras. Gestión de Compras de Proyectos de Inversión (CAPEX) y Compras de Mantenimiento & Servicios 3.17 Toda gestión de compras de proyectos de inversión deberá ser realizada por el Comprador CAPEX de cada localidad. 3.18 Toda gestión de compras de Mantenimiento & Servicios deberá ser realizada por el Comprador de Mantenimiento & Servicios de cada localidad 3.19 Toda adquisición de proyectos de inversión (CAPEX) o de una póliza de servicios de mantenimiento que exceda el valor de 50,000USD antes de IVA debe ser acompañada de un contrato revisado y liberado por el área legal 3.20 El Comprador de las categorías mencionadas debe gestionar las fianzas y seguros correspondientes de acuerdo con el Procedimiento de Compras (CAPEX) y Compras de Mantenimiento & Servicios. 3.21 El Facilitador de Compras Central llevará un control mensual de contratos elaborados, validando la vigencia de los mismos y solicitando la actualización de los contratos de ser necesario a cada responsable de compra. Otros lineamientos de control 3.22 El personal de la empresa no deberá recibir ningún bien o servicio sin que estos estén debidamente soportados mediante una orden de compra. 3.23 Los niveles de autorización de requisiciones y órdenes de compra pueden ser modificados a solicitud del Co. de Compras de CITROFRUT y deben ser autorizadas por el Co. de Administración y Finanzas CITROFRUT. Autorizado por: Co. Citrofrut Página 3 de 6 Área: Compras Información de uso interno POL-CIT-GLO-PUR-01 Fecha de Emisión: Octubre, 2019 Versión: 3 Fecha de POLÍTICA DE COMPRAS Actualización: Diciembre, 2022 3.24 Las órdenes de compra no deben permanecer abiertas por más de 90 días sin ser surtidas. En este caso se debe investigar el motivo y de no haber alguna justificación cerrar las órdenes comunicando la cancelación al requisitor y al proveedor por el área de compras. 3.25 En el caso de compra de servicios deben implementarse los controles necesarios para asegurar que los mismos fueron recibidos de acuerdo al Procedimiento de Recibo de Materiales y Refacciones 3.26 Se debe delimitar la autoridad para que ninguna persona tenga más de uno de los siguientes roles para una compra en particular: a) registro de alta de proveedor, b) aprobación de alta de proveedor, c) aprobación de requisición, d) realización de la compra, e) recepción de la compra, f) aprobación del pago de la factura. 3.27 Para el caso de compra con pago directo de acuerdo al Anexo B (Listado de Proveedor Pago Directo), que pueden exentar el proceso de generación de orden de compra, estos se deberán identificar en un listado, el cual deberá ser autorizado por el Co. de Procesos Centrales. INFORMACIÓN DE CONTACTO Para cualquier duda sobre esta política deberá contactarse al área de Compras. 4 REVISION Y APROBACIÓN Versión Fecha de Revisión Creado por Revisado por Control Interno Autorizado por 3 Diciembre 2022 Manuel Ortiz Co. Compras Citrofrut Rubén de la Garza Garza Co. Administración y Finanzas Zano Juan Carlos Carrizales Control Interno Luis Lázaro Co. Zano Firmas 5 DOCUMENTOS RELACIONADOS 5.1 Procedimiento de Compras 5.2 Política de Contratos. 5.3 Procedimiento de Recibo de Materiales y Refacciones Autorizado por: Co. Citrofrut Página 4 de 6 Área: Compras Información de uso interno POL-CIT-GLO-PUR-01 Fecha de Emisión: Octubre, 2019 POLÍTICA DE COMPRAS Versión: 4 Fecha de Actualización: julio 2023 6 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Fecha Octubre 2019 Noviembre 2020 Diciembre 2022 Julio 2023 1 2 3 4 Descripción de cambios Nuevo documento. Se agregan lineamientos de Contratos y Compras de Proyectos de Inversión (CAPEX) Actualización a definición de contratos y servicios, gestión de proyectos y nonmeclatura. Actualización de anexos (jerarquías, puestos, tipos de compras) 7 ANEXOS 7.1 Anexo A Jerarquía Requisiciones Gasto MXP 0 - 20K 20K - 300K 300K - 3M 3M - 5M 5M - 20M Co. Planeación Financiera y Costos a a a a a Responsable CC a a a a a Co. Áreas Co. Plantas a a a a Co. Industrial Co. Adm y Fzs Jugos a a a a a a Co. Citrofrut - Co. Administración y Finanzas Zano a a Co. Zano a 7.2 Anexo B MXP 0 - 20K 20K - 300K 300K - 6M 6M - 20M >20 Responsable Proyectos Procesados a a a a a Jerarquía Requisiciones Proyectos (Proy. Plantas) Co. Co. Co. Planta Co. Industrial Administrador y Co. Citrofrut Administración y Finanzas Jugos Finanzas Zano a a a a a a a a a a a a a Jerarquía Requisiciones Proyectos (Proy. Estratégicos) Co. Co. Co. Proyectos y Co. Industrial Administrador y Co. Citrofrut Administración y tecnología Finanzas Jugos Finanzas Zano MXP Responsable Proyectos Procesados 0 - 20K 20K - 300K a a a 300K - 6M 6M - 20M >20 a a a a a a Autorizado por: Co. Citrofrut Página 5 de 6 a a a a a a a a a Co. Zano a Co. Zano a Área: Compras Información de uso interno 7.3 Anexo C MXP 0 - 500K 500K - 1.5M >1.5M Jerarquía Requisiciones Inventariables Co. Áreas Co. Administrador y Co. Administración y Finanzas Co. Plantas Finanzas Jugos Zano / Co. Citrofrut a a a a a a 7.4 Anexo D MXP Co. Compras 0 - 3M 3M - 6M 6M - 20M a a a Jerarquía Requisiciones para OC Abiertas (Staff) Co. Procesos de Co. Adm y Fzs Zano Responsable CC Negocios / Co. DH a a a a a a a a Co. Zano a Jerarquía Requisiciones para OC Abiertas (Planta) MXP Co. Compras Co. Plantas Co. Administrador y Finanzas Jugos Co. Industrial Co. Citrofrut Co. Administración y Finanzas Zano 0 - 3M 3M - 6M 6M - 20M a a a a a a a a a a a a a a a a Co. Zano a Jerarquía Requisiciones para OC Abiertas (Agrícola y Fruta Fresca) Coordinador Coordinador MXP Co. Compras Administracion Co. Zano Agricola Finanzas Agricola 0 - 3M a a 3M - 6M a a a 6M - 20M a a a a Autorizado por: Co. Citrofrut Página 6 de 6 Área: Compras Información de uso interno Registro del consentimiento Sellos de tiempo Control Interno Proeza ([email protected]) creó el documento con dirección IP 189.183.242.78 Dec 23, 2022, 16:06:57 CST Solicitud de firma enviada a Manuel Ortiz ([email protected]) Dec 23, 2022, 16:16:45 CST Solicitud de firma enviada a Ruben de la Garza Garza ([email protected]) Dec 23, 2022, 16:16:45 CST Solicitud de firma enviada a Juan Carlos Carrizales ([email protected]) Dec 23, 2022, 16:16:45 CST Solicitud de firma enviada a Luis Lazaro ([email protected]) Dec 23, 2022, 16:16:45 CST Juan Carlos Carrizales ([email protected]) firmó el documento con dirección IP 200.68.141.23 Dec 23, 2022, 16:31:21 CST Ruben de la Garza Garza ([email protected]) firmó el documento - con dirección IP 189.159.33.54 Dec 23, 2022, 19:33:31 CST Luis Lazaro ([email protected]) firmó el documento - con dirección IP 187.161.242.9 Dec 23, 2022, 20:00:57 CST Manuel Ortiz ([email protected]) firmó el documento - con dirección IP 189.219.221.104 Dec 23, 2022, 20:27:48 CST Documento certificado por Advantage Security, S de RL de CV como Prestador de Servicios de Certificación autorizado por la Secretaría de Economía en cumplimiento a la NOM 151 Dec 23, 2022, 20:27:49 CST Documento encriptado e integrado a Blockchain privada para integridad de documento garantizada en: https://app.weetrust.mx/validation Dec 23, 2022, 20:27:49 CST ID DOCUMENTO: NjNhNjI2ODEwZjRlYWUwMDM2ZjA1OWRh