Einkaufsrichtlinie PDF

**Einkaufsrichtlinie** 1. 1. Diese Einkaufsrichtlinie legt fest, wie Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen beschafft werden. Die Vergabe von Aufträgen an externe Unternehmen und Personen muss dabei besondere Anforderungen erfüllen. Dies betrifft die Einhaltung der Vorgaben zur...

**Einkaufsrichtlinie** 1. 1. Diese Einkaufsrichtlinie legt fest, wie Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen beschafft werden. Die Vergabe von Aufträgen an externe Unternehmen und Personen muss dabei besondere Anforderungen erfüllen. Dies betrifft die Einhaltung der Vorgaben zur Gemeinnützigkeit, der Bestimmungen institutioneller Fördermittel, der von\ DEM UNTERNEHMEN erhaltenen Drittmittel zur Finanzierung sowie unternehmensinterner Regelungen. 2. DAS UNTERNEHMEN ist öffentliche Auftraggeberin und daher bei der Auftragsvergabe den Regelungen des Vergaberechts unterworfen. 3. Mit dieser Richtlinie soll ein rechtssicherer Beschaffungsprozess sichergestellt werden, der den Vorgaben an eine wirtschaftliche Haushaltsführung entspricht. 2. Die Einkaufsrichtlinie gilt für alle Beschäftigten DES UNTERNEHMENS und alle Beschaffungsgebiete. 3. 1. Der Einkauf ist grundsätzlich zuständig für die Beschaffung von Bedarfen. 2. Der Einkauf ist zuständig für den Abschluss von Rahmenverträgen. 3. Der Einkauf ist im Rahmen des Beschaffungsprozesses dafür verantwortlich, dass die jeweils maßgeblichen Vorschriften eingehalten werden. 4. 1. Das Bestellanforderungssystem ist eine grafische Benutzeroberfläche, mit der die Bestellanforderung digital und automatisch durch die zuständigen Instanzen überprüft und freigegeben wird. 2. Anforderer ist jede Person, die einen Bedarf hat. Bedarfe sind Waren, Dienst- oder Bauleistungen, Mietsachen und Nutzungsrechte (z.B. Lizenzen). 3. BANFer sind Personen, die den Bedarf mittels Bestellanforderungssystem digitalisieren. 4. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit besagt, dass Ressourcen effizient eingesetzt werden, damit die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln erreicht wird. 5. Der Grundsatz der Sparsamkeit bestimmt, dass das gewollte Ergebnis mit möglichst geringem Mitteleinsatz erzielt werden soll. 6. Ein unvorhersehbarer Bedarf ist insbesondere dann gegeben, wenn der Bedarf mittels Einsatzes des Bestellanforderungssystems nicht pünktlich gedeckt werden kann und/oder nicht zielführend ist und nicht planbar war. **\ ** 5. 1. Beschaffungen von Waren und Leistungen folgen dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gemäß § 4 Abs. 4. 2. DAS UNTERNEHMEN ist öffentliche Auftraggeberin, hält sich als solche an die jeweils geltenden (insbesondere vergaberechtlichen) Vorgaben und muss zur Gewährleistung der Wirtschaftlichkeit einen funktionierenden Wettbewerb auf ihren Beschaffungsmärkten sicherstellen. 3. DAS UNTERNEHMEN handelt nachhaltig. Es berücksichtigt bei der Auswahl ihrer Produkte und Lieferanten/Geschäftspartner Umweltverträglichkeit und Fairness. 4. DAS UNTERNEHMEN stellt bei der Ausführung aller Arbeiten durch beauftragte Unternehmen hohe Anforderungen an die Sicherheit, den Gesundheitsschutz und den Umweltschutz. 5. DAS UNTERNEHMEN arbeitet mit leistungsfähigen Unternehmen zusammen. Maßstäbe sind dabei Preis, Qualität, Liefer- und Tariftreue, Termineinhaltung und Service. 6. Alle Abteilungen DES UNTERNEHMENS, die in einen Beschaffungsvorgang involviert sind, wirken partnerschaftlich auf die Zielerreichung der Beschaffung hin. 6. 1. Vor jeder Bestellanforderung ist eine **Bedarfsermittlung** durchzuführen. 2. Bei der Bedarfsermittlung ist stets der **Grundsatz der Sparsamkeit gemäß § 4 Abs. 5** zu berücksichtigen. 3. Bedarfe müssen grundsätzlich als Bestellanforderung über das bei DEM UNTERNEHMEN eingesetzte **Anforderungssystem** abgebildet werden. 4. Grundsätzlich sind im Rahmen der Bestellanforderung die zur Verfügung stehenden **Rahmenverträge** zu nutzen. 5. Soweit für den konkreten Bedarf kein Rahmenvertrag besteht, sind die Anfordernden für die **Bereitstellung aller notwendigen Informationen** zuständig, die der Beschreibung der benötigten Waren oder Leistungen sowie der Unterstützung des Beschaffungsprozesses dienlich sind. 6. Der Anforderer muss alle relevanten Informationen **rechtzeitig** bereitstellen, damit die Bedarfsanforderung fristgerecht erfolgen kann und der Bedarf pünktlich gedeckt wird. Die Rechtzeitigkeit bestimmt sich ganz wesentlich nach dem konkreten Bedarf und der einschlägigen *Vergabeart*. 7. **Ausnahmen von der Nutzung des Bestellanforderungssystems\ nach § 6 Abs. 3** 1. Bei unvorhersehbaren Bedarfen kann -- in Abstimmung mit dem Einkauf -- vom Bestellanforderungssystem abgewichen werden. 2. Bei Vorliegen entsprechender Bestellportale in bestehenden Vertragsbeziehungen sind diese anstelle des Bestellanforderungssystems zu nutzen. 3. Bei Seminaren, Schulungen, Tagungen und vergleichbaren Veranstaltungen, die Mitarbeitende nach ihren individuellen Bedürfnissen auswählen, erfolgt die Buchung individuell über den dafür vorgesehenen Workflow Reisen/Seminare, soweit diese extern von Unternehmen oder Organisationen (in Präsenz oder online) durchgeführt werden. 8. 1. Jede Lieferung ist bei Eingang äußerlich in Augenschein zu nehmen sowie auf Vollständigkeit und offene Mängel zu prüfen. 2. Ein offener Mangel ist ein Mangel, der auch ohne Untersuchung offensichtlich ist. 3. Liegt ein offener Mangel vor, ist die Lieferung nur unter Vorbehalt anzunehmen. Dies ist dem Lieferanten mitzuteilen und zu dokumentieren. 4. Verweigert der Lieferant die Dokumentation, ist die Annahme zu verweigern. 9. **Gewährleistung** 1. Der Anforderer gleicht Lieferung bzw. Leistung mit der Bestellanforderung ab, prüft diese unverzüglich auf offene Mängel sowie Vollständigkeit und dokumentiert das Prüfergebnis. 2. Mängel sind in geeigneter Form zu dokumentieren und unverzüglich dem Einkauf zu melden, um die Inanspruchnahme von Gewährleistungsansprüchen zu ermöglichen. 3. Die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen/ Garantie erfolgt grundsätzlich über den Einkauf. 10. **Umsetzung und Durchsetzung** 1. Alle Beschäftigten DES UNTERNEHMENS haben die Richtlinien einzuhalten, die Führungskräfte haben sie umzusetzen. 2. Die Zuständigkeit und Verantwortlichkeit für die Durchsetzung dieser Richtlinie obliegt dem Einkauf. 11. **Überprüfung und Aktualisierung\ ** 1. **Diese Richtlinie ist bei** gesetzlichen und organisatorischen Veränderungen **anzupassen.** 2. Die Einhaltung der Richtlinie und der entsprechenden Prozesse ist regelmäßig zu überprüfen, wobei diese Überprüfung jeweils bis zum Ende eines Halbjahres abgeschlossen sein muss. Sie wird gemeinsam von den Abteilungen Einkauf, Qualitätsmanagement sowie Recht und Compliance durchgeführt. 12. **Inkrafttreten\ ** Diese Richtlinie tritt am 01.01.2025 in Kraft und ersetzt alle vorherigen Versionen oder Entwürfe. Alle Beschäftigten sind aufgefordert, sich mit dem Inhalt der Richtlinie vertraut zu machen und diese entsprechend umzusetzen.