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Lecciones Básicas de Microsoft Excel BIENVENIDOS Ideas fuerza UNIDAD 1 Introducción Libro Excel Lista Personalizada Ejercicios Conclusión UNIDAD 2 Introducción Funciones de excel Funciones lógicas Gráficos Tabla dinámica Ejercicios Conclusión C IER R E DEL C UR S O Evaluación Lesso...

Lecciones Básicas de Microsoft Excel BIENVENIDOS Ideas fuerza UNIDAD 1 Introducción Libro Excel Lista Personalizada Ejercicios Conclusión UNIDAD 2 Introducción Funciones de excel Funciones lógicas Gráficos Tabla dinámica Ejercicios Conclusión C IER R E DEL C UR S O Evaluación Lesson 1 of 14 Ideas fuerza 1 Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos (letras y números) dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). 2 La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y/o funciones y dibujar distintos tipos de gráficos. 3 Excel ofrece una gran variedad de opciones para la presentación y orden de los datos, las cuales van desde los estilos y tamaños de fuente, hasta la forma en que se desean presentar cada uno de los datos. 4 Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos (letras y números) dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). 5 La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y/o funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. CO N T IN U AR → Lesson 2 of 14 Introducción Bienvenidos al siguiente aprendizaje... – Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar bajo el ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas las características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan bajo este mismo sistema operativo. Todas las hojas electrónicas, en este caso Excel, tienen como finalidad permitir realizar operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida, pero precisa. Se utilizan especialmente para llevar información de tipo contable, financiera o estadística. Todo lo anterior, es debido a que este tipo de programas facilitan el diseño y creación de fórmulas matemáticas dentro de su hoja de trabajo para realizar los cálculos que necesitemos. Es hora de trabajar en el material de estudio. CO N T IN U AR → Lesson 3 of 14 Libro Excel La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está, más bien, en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van numeradas (1, 2, 3, etc.) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.). El lugar donde se unen o interceptan una fila con una columna, se conoce con el nombre de Celda, y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente. Así, por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1). Los libros de trabajo de Excel, están formados básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de acuerdo con las necesidades del usuario. En todas las hojas se encuentra el mismo número de filas y de columnas. 1.1 Ingreso y orden de datos: Los datos se pueden ordenar según el texto (A - Z o Z - A), según los números (de menor a mayor o de mayor a menor), fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) y en una o varias columnas. También se pueden ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas. 1.1.1. Para ordenar un texto se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Seleccionar una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrarse que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos. Paso 2: En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos. Paso 3: Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en (Ordenar de A Z). Paso 4: Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en (Ordenar de Z a A). 1.1.2. También puede realizar una ordenación que distinga mayúsculas de minúsculas, siguiendo los siguientes pasos: Paso 1: En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar. Paso 2: En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones. Paso 3: Aparece el cuadro de diálogo Opciones de ordenación. Paso 4: En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas. Paso 5: Haga clic en Aceptar dos veces. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, hacer clic en una celda dentro del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, hacer clic en Volver a aplicar. Es importante comprobar si todos los datos están almacenados como texto, si la columna que se desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto a todos. Si no se hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, hacer clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto. En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o puede usar la función RECORTAR. 1.1.3. Para ordenar números se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos. Paso 2: En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos: Paso 3: Para ordenar por números de menor a mayor, haga clic en (Ordenar de menor a mayor). Paso 4: Para ordenar por números de mayor a menor, haga clic en (Ordenar de mayor a menor). Si los resultados no son los esperados, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofe inicial (') se almacenan como texto. 1.1.4. Para ordenar fechas y horas se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Seleccionar una columna de fechas u horas en un rango de celdas. Es importante asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas. Paso 2: Seleccionar una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla. Paso 3: En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, seguir uno de estos procedimientos: Paso 4: Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, hacer clic en (Ordenar de más antiguo a más reciente). Paso 5: Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, hacer clic en (Ordenar de más reciente a más antiguo). Paso 6: Para volver a aplicar una ordenación después de cambiar los datos, hacer clic en una celda dentro del rango o tabla y, después, en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, hacer clic en Volver a aplicar. Es importante comprobar que las fechas y horas se almacenan como valores de fecha y hora, si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contenga fechas u horas almacenadas como texto y no como valores de fecha u hora. Para que Excel las ordene correctamente, todos los valores de fecha y hora de una columna tienen que estar almacenados como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que se almacenó como texto. Si se desea ordenar por días de la semana, se debe aplicar el formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si se desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, se debe convertir en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos (números y letras). 1.1.5. Para ordenar por color de celda, color de fuente o ícono se deben seguir los siguientes pasos: Si se ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o fuente, también se puede ordenar por estos colores. Además, se puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante la aplicación de un formato condicional. Para eso se debe seleccionar una columna de datos en un rango de celdas o hay que asegurarse de que la celda activa está en una columna de tabla. Luego en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, hacer clic en Ordenar. En ese momento aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que se desea ordenar. En Ordenar según, se debe seleccionar el tipo de ordenación. Luego se debe seguir uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda. Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente. Para ordenar por un conjunto de íconos, seleccione ícono de celda. Pasos a seguir: Paso 1: En Criterio de ordenación, hacer clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccionar un color de celda, un color de fuente o un ícono de celda. Paso 2: En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Para eso se debe seguir uno de los siguientes procedimientos: Para mover el color de celda, el color de fuente o el ícono a la parte superior o a la izquierda. Seleccionar en la parte superior para una ordenación de columnas y a la izquierda para una ordenación de filas. Para mover el color de celda, el color de fuente o el ícono a la parte inferior o a la derecha. Seleccionar en la parte inferior para una ordenación de columnas y a la derecha para una ordenación de filas. No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de íconos predeterminados. Se debe definir el orden que se desea para cada operación de ordenación. Paso 3: Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o ícono por el que desea ordenar, hacer clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco. Paso 4: hay que asegurarse de seleccionar la misma columna en el cuadro. Paso 5: Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o íconos adicionales que se quieran incluir en la ordenación. Paso 6: Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, hacer clic en una celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic en Volver a aplicar. CO N T IN U AR → Lesson 4 of 14 Lista Personalizada Se puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el usuario. Por ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar, como Alto, Mediano y Bajo. Si fuera a ordenar alfabéticamente, una ordenación “A a Z” pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes que Mediano. Y si ordenara de “Z a A”, Mediano aparecería primero, con Bajo en el medio. Independientemente del orden, siempre desea “Mediano” en el medio. 2.1. Autoformato: Excel proporciona varios estilos de tabla predefinidos que se pueden usar para dar formato a una tabla. Si los estilos de tabla predefinida no satisfacen las necesidades, se puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Aunque solo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, se puede quitar un estilo de tabla predefinidos para que ya no se aplique a una tabla. Se puede ajustar el formato seleccionando opciones de estilos rápidos para los elementos de tabla, como encabezado y filas de totales, primera y última columnas, Filas con bandas y columnas, así como Filtrado automático de la tabla. Para elegir un estilo de tabla se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Seleccionar cualquier celda de la tabla o rango de celdas a las que se desee dar formato como tabla. Paso 2: En la ficha Inicio, hacer clic en dar formato como tabla. Paso 3: Hacer clic en el estilo de tabla que se desea usar. 2.2. Formato de número Al aplicar diferentes formatos de número, se puede cambiar la apariencia de un número sin modificarlo. El formato de número no afecta el valor real de la celda que usa Excel para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas. En la siguiente tabla se muestra un resumen de los formatos de número que están disponibles en el grupo Número de la pestaña Inicio. Para ver todos los formatos de número disponibles, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo situado junto a Número. Formato Descripción General Formato de número predeterminado que Excel aplica cuando se escribe un número. La mayor parte de los números a los que se aplica el formato con la opción General se muestran tal y como se escriben. No obstante, si la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con decimales. El formato General también usa la notación científica (exponencial) para los números grandes (12 o más dígitos). Se usa para la presentación de números en general. Se Número puede especificar el número de posiciones decimales que se va a usar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos. Se usa con los valores monetarios y muestra el símbolo Moneda de moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se va a usar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos. Contabilidad Este formato también se usa para valores monetarios, pero alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de fecha, según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificada. Los Fecha formatos de fecha que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la configuración regional de fecha y hora, que se especifican en el Panel de control. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuración del Panel de control. Hora Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de hora, según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados. Los formatos de hora que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la configuración regional de fecha y hora, que se especifica en el Panel de control. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuración del Panel de control. Multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el Porcentaje resultado con un símbolo de porcentaje (%). Puede especificar el número de posiciones decimales que desea usar. Fracción Muestra un número como fracción, según el tipo de fracción que se especifique. Muestra un número en notación exponencial, en el que se reemplaza parte del número por E+n, donde E (exponente) multiplica el número anterior por 10 elevado a n. Por Científico ejemplo, un formato Científico de 2 decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado a la décima potencia. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea usar. Texto Este formato trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si se escriben números. Especial Personalizado Muestra un número como un código postal, un número de teléfono o un número de seguridad social. Permite modificar una copia de un código de formato de número existente. Este formato se puede usar para crear un formato personalizado que se agregue a la lista de códigos de formato de número. Se pueden agregar entre 200 y 250 formatos de número personalizados, según la versión de idioma de Excel que esté instalada en su equipo. 2.3 Autoincremento Para rellenar una columna con una serie de números se deben seguir los siguientes pasos: PA S O 1 : PA S O 2 : PA S O 3 : PA S O 4 : PA S O 3 : PA S O 4 : PA S O 3 : PA S O 4 : Seleccionar la primera celda del rango que desea rellenar. PA S O 1 : PA S O 2 : Escribir el valor inicial de la serie. PA S O 1 : PA S O 2 : Escribir un valor en la siguiente celda para establecer un modelo. Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5, se debe escribir 1 y 2 en las dos primeras celdas. Si se desea usar la serie 2, 4, 6, 8, escriba 2 y 4. PA S O 1 : PA S O 2 : PA S O 3 : PA S O 4 : Seleccionar las celdas que contienen los valores de inicio. PA S O 1 : PA S O 2 : PA S O 3 : PA S O 4 : Arrastrar el controlador de relleno por el rango que se desea rellenar. A medida que se arrastra el controlador de relleno por cada celda, Excel muestra una vista previa del valor. Si se desea un patrón diferente, se debe arrastrar el controlador de relleno con el botón derecho presionado y elegir un patrón. Para rellenar en orden ascendente, se debe arrastrar el controlador hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, se debe arrastras el controlador hacia arriba o hacia la izquierda. Para usar la función FILA para numerar filas se deben seguir los siguientes pasos: PA S O 1 : PA S O 2 : En la primera celda del rango que se desea numerar, escriba =FILA(A1). La función FILA devuelve el número de la fila a la que se hace referencia. Por ejemplo, =FILA(A1) devuelve el número 1. PA S O 1 : PA S O 2 : Arrastrar el controlador de relleno por el rango que desee rellenar. Estos números se actualizan cuando los ordena con los datos. Se puede interrumpir la secuencia al agregar, mover o eliminar filas. Puede actualizar manualmente la numeración si se seleccionan dos números ubicados en la secuencia correcta y, a continuación, arrastra el controlador de relleno hasta el final del rango numerado. Si se usa la función FILA y se desea que los números se inserten automáticamente a medida que agrega nuevas filas de datos, se debe convertir ese rango de datos en una tabla de Excel. Todas las filas que se agregan al final de la tabla se numeran en secuencia. Para escribir códigos de número secuenciales específicos, como números de orden de compra, se puede usar la función FILA junto a la función TEXTO. Por ejemplo, para iniciar una lista numerada con 000-001, escriba la fórmula =TEXTO(FILA(A1);"000-000") en la primera celda del rango que desea numerar y, a continuación, se debe arrastrar el controlador de relleno hasta el final del rango. 2.4. Formato de celdas El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel se pueden encontrar en tres ubicaciones: 1 En la Cinta de opciones. 2 En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda. 3 En el cuadro de diálogo Formato de celdas. Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, se puede acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También se pueden encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango: Además de la Cinta de opciones y la mini barra, se pueden encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Se puede acceder a este cuadro de diferentes maneras: Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio. Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas. Además, existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones que llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas, abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente: Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora parece funcional, entonces podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl + 1. 2.5 Cambiar la fuente De manera predeterminada, Excel utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Se puede utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio se puede hacer desde tres ubicaciones diferentes: 1 En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales se puede elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente. 2 La mini barra muestra estas mismas listas desplegables. 3 El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente en donde se encuentran las mismas opciones de configuración. Este cuadro de diálogo ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente está el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra: 2.6. Alineación de celdas De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda, pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación. Estos mismos comandos de alineación se pueden encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación. Con estos tres botones se puede alinear el contenido de Alineación vertical: una celda verticalmente, ya sea en la parte superior, inferior o media. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro. Da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico, lo cual es Orientación: de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido. Ajustar texto: Si se tiene un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido. Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda Combinar y centrar: y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas. 2.7. Relleno de una celda Se puede establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Este comando también se puede encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si se quiere establecer como relleno una trama es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno ahí se podrá elegir tanto el estilo de la trama como su color. 2.8. Bordes de una celda La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual, ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada. En cambio, los bordes si son impresos y son de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y se puede seleccionar la configuración deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente: Este comando también está disponible desde la mini barra. Por otro lado, el cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde se pueden hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda. 2.9. Estilos de celda Excel ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación, solamente se debe seleccionar el estilo preferido desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda: Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo se debe hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna razón se desea regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces se debe seleccionar la opción Normal. Se puede notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel. CO N T IN U AR → Lesson 5 of 14 Ejercicios Estimado(a) estudiante: Una vez realizada la lectura comprensiva del materias de estudio, lo(a) invitamos a realizar una serie de ejercicios de aplicación de conocimientos. Question 01/05 La siguiente definición "Es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos (letras y números) dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas)". Corresponde a: Celdas. Hoja de Cálculo. Presentación de PowerPoint. Documento de Word. Question 02/05 ¿Cuál es la unidad básica de información en la hoja de cálculo? Números. Letras. Cálculos. Celda. Question 03/05 ¿Cómo se pueden ingresar y ordenar los datos en la hoja de cálculo? Los datos que se pueden ingresar a la hoja de cálculo sólo son númericos y en orden ascendente. Los datos que pueden ser ingresados a la hoja de cálculo son en letras minúsculas. Los datos se pueden ordenar según el texto, los números, fechas y horas, y en una o varias columnas. También se pueden ordenar por una lista personalizada, o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas. Los datos que se pueden ingresar a la hoja de cálculo sólo pueden ser números enteros y letras máyusculas. Question 04/05 La siguiente descripción: "Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de esta" corresponde a: Ajustar texto. Alineación horizontal. Sangría. Alineación vertical. Question 05/05 Según el documento, ¿Cuál es el estilo y tamaño de fuente preterminada en Excel? Arial 9. Times New Roman 10. Comic Sans 9. Calibri 11. Lesson 6 of 14 Conclusión Para concluir... – Excel es la hoja de cálculo más utilizada alrededor del mundo, miles de compañías sin importar su sector económico o tamaño utilizan este software, debido a su flexibilidad y funcionalidad para el análisis de datos, por esa razón, en la mayoría de los procesos se encuentra involucrada esta herramienta, por ello, tener un conocimiento avanzado sobre este software sugiere una ventaja competitiva sobre otras personas. Por ello, Excel es una de las herramientas mejores creadas para el apoyo del usuario, solo basta el conocimiento matemático y el manejo de una hoja de cálculo para hacer maravillas. Conocer esta herramienta, se convierte en un recurso que es un enorme potencial para cambiar el mundo de una empresa debido a los avances de las nuevas tecnologías de la información. Nos vemos en un próximo aprendizaje, hasta luego. CO N T IN U AR → Lesson 7 of 14 Introducción Dm 7 Bienvenidos al siguiente aprendizaje... – Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar bajo ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas las características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan bajo este mismo sistema operativo. Todas las hojas electrónicas, en este caso Excel, tienen como finalidad permitir realizar operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida pero precisa. Se utilizan especialmente para llevar información de tipo contable, financiera o estadística. Todo lo anterior, es debido a que este tipo de programas facilitan el diseño y creación de fórmulas matemáticas dentro de su hoja de trabajo para realizar los cálculos que necesitemos, y así poder hallar los resultados correctos de nuestras operaciones. Es momento entonces de estudiar. CO N T IN U AR → Lesson 8 of 14 Funciones de excel Dm 7 1.1. Funciones Descripción del principio en que se basan las fórmulas de cálculo Las fórmulas de cálculo efectúan cálculos con los valores contenidos en la hoja. Las fórmulas empiezan con un signo de igual (=). Las fórmulas pueden contener los siguientes elementos: Referencias de celda, Operadores de cálculo: I. Operadores matemáticos: + para la suma - para la resta / para la división * para la multiplicación % para calcular un porcentaje (p. ej.: =5% da como resultado 0,05) ^ para elevar a la potencia (p. ej.: =2^3 da como resultado 8) II. Operadores de comparación: El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO: = igual a (p. ej.: =30=40 da como resultado FALSO) < inferior a (p. ej.: =28<35 da como resultado VERDADERO) <= inferior o igual a > superior a >= superior o igual a <> diferente de III: Operadores de concatenación de texto: & concatena cadenas de caracteres: (p. ej.: ="Oeste"&" y "&"Norte" da como resultado "Oeste y Norte"). IV. Los operadores de referencia permiten combinar rangos de celdas: : (dos puntos). P. ej.: B1:C4 representa el rango de celdas de B1 a C4. ; (punto y coma). P. ej.: B1; C4 representa la celda B1 y la celda C4. Las constantes, es decir, los valores que no se calculan y, por tanto, no cambian (por ejemplo, el número 1210 o el texto "Totales trimestrales" son constantes). 1.2 Crear una fórmula de cálculo simple Se trata de elaborar un cálculo que integre las referencias de celdas, los operadores de cálculo y las constantes. Haga clic en la celda donde desea introducir la fórmula y ver el resultado. Escriba un signo de igual =. Elabore la fórmula teniendo en cuenta estas instrucciones: Para integrar el contenido de una celda, haga clic en la celda en cuestión o introduzca su referencia (por ejemplo, C4) Para integrar un operador de cálculo o una constante, introduzca el dato correspondiente (por ejemplo, * para multiplicar) Si utiliza varios operadores, defina, si es preciso, el orden de prioridad para reagrupar valores usando paréntesis. Se observará la evolución de la fórmula en la barra de fórmulas. En este caso se trata de una fórmula que permite calcular el coste total de un artículo, IVA incluido. Confirme la fórmula pulsando la tecla [Intro] o haciendo clic en la herramienta de la barra de fórmulas. Las fórmulas de cálculo, se calculan de nuevo de forma predeterminada al modificar los valores que intervienen en ellas. Para bloquear ese nuevo cálculo automático, se debe activar la opción Manual del botón Opciones para el Cálculo (pestaña Fórmulas - grupo Cálculo). Puede acceder también a las Opciones de Cálculo a través de las Opciones de Excel: pestaña. 1.3. Convertir en absoluta una referencia de celda en una fórmula: Esta técnica permite fijar la referencia de una celda en una fórmula, de forma que no se modifique al copiar la fórmula. Empiece a teclear la fórmula y deténgase cuando se seleccione la celda cuya referencia desea hacer absoluta. Pulse la tecla [F4]. La referencia de la celda muestra el carácter $ delante de la referencia de columna y del número de fila. Al pulsar la tecla [F4], obtendrá una referencia absoluta de celda, si se pulsa [F4] una segunda vez, solo se hará absoluta la referencia de la fila y si se pulsa [F4] una tercera vez, se hará absoluta la referencia de la columna. Pulse la tecla [F4] tantas veces como sea necesario para convertir en absoluto el elemento deseado. Si es preciso, acabe de introducir la fórmula y confirme. En nuestro ejemplo, hemos copiado la celda E4 en las celdas E5 a E10; observe que la referencia absoluta (B1) permanece fija en las diversas fórmulas, contrariamente a las otras celdas. En este ejemplo, únicamente podría haberse fijado la referencia a la fila, ya que hemos copiado hacia abajo. Para ilustrar esta función, mostramos las fórmulas en el lugar de los resultados en las celdas (herramienta Mostrar fórmulas de la pestaña Fórmulas, grupo Auditoría de fórmulas). 1.4. Introducir una fórmula multihoja Esta técnica permite insertar en una hoja fórmulas (llamadas fórmulas 3D) que hacen referencia a celdas de una o varias hojas diferentes. Activar la celda en la que desea que aparezca el resultado. Introducir el signo = Empezar a escribir la fórmula y, cuando parezca oportuno, hacer clic en la ficha de la hoja, seleccionar la celda o celdas que desee y concluir la fórmula. Confirmar. En este caso, la celda E3 de esta hoja suma el contenido de las celdas E3 de las hojas "Semestre 1" y "Semestre 2". También es posible elaborar fórmulas multilibro. Para ello, deberán estar abiertos todos los libros que intervengan en el cálculo. Para desplazarse hasta una celda ubicada en una hoja de otro libro, pulsar el botón Cambiar ventanas de la pestaña Vista (o el ícono del archivo en la barra de tareas) a fin de activar el libro correspondiente. 1.5. Usar las funciones de cálculo Activar la celda en la que desea que aparezca el resultado. Hacer clic en la herramienta Insertar función, situada en la barra de fórmulas, o en la pestaña Fórmulas, o pulsar [Mayús][F3]. En el cuadro de diálogo Insertar función, abrir la lista desplegable O seleccione una categoría si desea ver una categoría concreta de funciones. La categoría Usadas recientemente muestra una lista con las funciones más usadas y habituales. La categoría Todo muestra todas las funciones disponibles. Para buscar una función concreta existen dos posibilidades: introducir en el cuadro Buscar una función el nombre exacto de la función o bien una descripción de lo que desea hacer con ella y luego confirmar la búsqueda pulsando el botón Ir o la tecla [Intro]. Haga clic en la función buscada dentro del cuadro Seleccionar una función para seleccionarla. Al seleccionar una función, su sintaxis y su descripción aparecen en la parte inferior del cuadro. Si es preciso, hacer clic en el vínculo Ayuda sobre esta función para consultar la ayuda de Excel referente a la función seleccionada: Hacer clic en Aceptar para activar el cuadro de diálogo Argumentos de función. Para definir los argumentos de la función: Hacer clic en el cuadro de texto. 1.6. Usar la opción Autocompletar para introducir funciones Esta operación permite introducir una función sin necesidad de pasar por el Asistente para funciones, pero contando con la ayuda de Excel para limitar los errores de sintaxis y de tecleo. Activar la celda en la que desea introducir la fórmula y ver el resultado. Introducir el signo = (igual) y las primeras letras de la función. Al introducir la primera letra, Excel muestra la lista de funciones que empiezan por esa letra en concreto. Continuar introduciendo el nombre de la función o hacer doble clic en el nombre que aparece en la lista e indicar los argumentos. A medida que se vaya tecleando aparecerán una serie de etiquetas que guiarán la elaboración de la fórmula. No olvidar concluir la fórmula introduciendo el signo ) y confirmar pulsando la tecla [Intro]. 1.7. Sumar un conjunto de celdas Activar la celda en la que desea que aparezca el resultado. Hacer clic en la herramienta Suma del grupo Edición (pestaña Inicio) o utilizar el método abreviado [Alt] =. Este botón se encuentra también en la pestaña Fórmulas - grupo Biblioteca de funciones. Excel muestra una función integrada llamada SUMA () y propone sumar por defecto el grupo de celdas situadas encima o a la izquierda de la celda de resultado (en este caso, E3 a E11). Si la selección de celdas no resulta conveniente, modifíquese haciendo clic y arrastrando hasta que la selección incluya las celdas deseadas. Confirmar pulsando [Intro] o haciendo clic en la herramienta Introducir. Al seleccionar rangos de celdas con valores numéricos, Excel muestra, de forma predeterminada, la suma de dichos valores en la barra de estado. 1.8. Usar funciones estadísticas simples Activar la celda en la que desea que aparezca el resultado. Abrir la lista de la herramienta del grupo Edición (pestaña Inicio) o del botón Autosuma del grupo Biblioteca de funciones (pestaña Fórmulas). Hacer clic en la función deseada: Promedio Calcula el promedio de un conjunto de celdas con valores numéricos. Contar números Calcula el número de celdas con valores numéricos de un conjunto de celdas. Máx. Extrae el valor máximo de un conjunto de celdas con valores numéricos. Mín. Extrae el valor mínimo de un conjunto de celdas con valores numéricos. Excel muestra la función correspondiente a la elección efectuada y selecciona un grupo de celdas. Si la selección de celdas no resulta conveniente, modifíquese haciendo clic en una celda para seleccionarla o haciendo clic y arrastrando para seleccionar un rango de celdas. Pulsar la tecla [Intro] o hacer clic en la herramienta para confirmar la fórmula de cálculo. Al seleccionar rangos de celdas con valores numéricos, además de su suma correspondiente, se verá en la barra de estado el promedio de los valores. En una selección cualquiera verá también el número. CO N T IN U AR → Lesson 9 of 14 Funciones lógicas Dm 7 2.1. Crear una fórmula condicional simple Este tipo de fórmula permite mostrar un valor o efectuar un cálculo según una o varias condiciones. Activar la celda en la que desea introducir la fórmula y ver el resultado. Utilizar la función SI para efectuar una prueba lógica (VERDADERO o FALSO) sobre el valor de una celda o en el resultado de otra fórmula. En función del resultado de la prueba, la función SI lleva a cabo una acción si el resultado es verdadero, u otra, si el resultado es falso. La sintaxis de la función SI es la siguiente: =SI (prueba lógica;[valor_si_verdadero];[valor_si_falso]) La fórmula introducida en I4 se ha copiado en I5, I6, I7 e I8. En este ejemplo, probamos el valor de la celda Stock final (H4): =SI(H4<=1000;"Hacer pedido"; "En espera"). Si el contenido de la celda H4 es inferior o igual a 1000, el texto "Hacer pedido" se mostrará en la celda de resultado, en caso contrario, lo hará el texto "En espera". Si invertimos la prueba, el resultado es el mismo siempre que se invierta también el valor si FALSO y el valor si VERDADERO: =SI(H4>1000;"En espera";"Hacer pedido") Para mostrar un resultado solo si la condición es VERDADERA, puede no especificar el argumento FALSO, por ejemplo: =SI(H4<1000;"Hacer pedido"); en este caso, si la condición no se verifica. 2.2. Crear una fórmula condicional anidada Cuando un resultado de condición de prueba implica más de dos posibilidades, se pueden anidar fórmulas condicionales. En este caso, la fórmula se escribe así: =SI(prueba_lógica1;valor si VERDADERO; SI(prueba_lógica2;valor si VERDADERO;valor si FALSO)). La fórmula condicional número 2 se halla anidada en la primera. Usando este método, es posible anidar varias condiciones unas en otras. En este ejemplo, se han anidado dos condiciones en una tercera: si el Stock final (H4) es inferior a 100, se muestra el texto "Pedido urgente"; si el Stock final está comprendido entre 100 y 500, se muestra el texto "Hacer pedido"; si está comprendido entre 500 y 1000, se muestra el texto "Stock comprendido entre 500 y 1000"; si no se cumple ninguna de estas condiciones, se muestra el texto "Stock > 1000". Observe que al final de la fórmula hay un paréntesis para cerrar cada condición. Para facilitar la escritura de la fórmula, se pueden separar los argumentos insertando saltos de línea mediante las teclas [Alt][Intro]. La inserción de saltos de línea en una fórmula no tiene ninguna incidencia en el resultado. Para imbricar varias condiciones, también es posible utilizar la nueva función SI.CONJUNTO. 2.3 Combinar el operador O o Y en una fórmula condicional Para poner varias condiciones, se puede utilizar el operador O o Y según el caso: si deben verificarse varias condiciones al mismo tiempo: =SI(Y(cond1;cond2;... ;condn); acción que se debe realizar si las condiciones se cumplen; acción que debe realizarse si por lo menos una de las condiciones no se cumple) si por lo menos una de las condiciones debe ser verdadera: =SI(O(cond1;cond2;... ;condn); acción que debe realizarse si por lo menos una condición se cumple; acción que debe realizarse si ninguna condición se cumple) En este ejemplo, si el niño es Chico Y tiene menos de 13 años, aparece el ícono de un regalo (letra e de la fuente Webdings) en la celda de la columna Coche, en caso contrario, la celda se queda vacía. 2.4. Funciones de Búsqueda (BUSCARV) Usar una función de búsqueda La función BUSCARV, permite buscar un valor en la primera columna de una tabla (V = Vertical) y devuelve el valor contenido en la celda situada en la misma fila y en la columna especificada. Revisemos un ejemplo: Elaborar una tabla que agrupe los datos que se recuperarán después, al efectuar la búsqueda, lo cual se debe ordenar por orden creciente a partir de los datos de la primera columna. Dar un nombre a este rango de celdas si no desea seleccionarlo en el momento de crear la fórmula de cálculo. Hacer clic en la celda en la que aparecerá el dato buscado de la tabla. Elaborar la fórmula de cálculo respetando la siguiente sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;orde nado) valor_buscado Es el valor que la función busca en la primera columna de la tabla correspondiente a indicador_columnas. matriz_buscar_en Es la tabla a partir de la cual se recuperarán los datos. Este argumento puede ser las referencias de un rango de celdas o el nombre de un rango de celdas. indicador_columna Es el número de la columna de la tabla s (matriz_buscar_en) que contiene el valor buscado. La primera columna de la tabla es la columna 1. ordenado Es un valor lógico que permite efectuar una búsqueda exacta o aproximada a aquella buscada. Si el valor_ordenado es VERDADERO o nulo, se muestra un dato igual o inmediatamente inferior al valor buscado. Si el valor_ordenado CO N T IN U AR → Lesson 10 of 14 Gráficos Dm 7 3.1 Crear un gráfico Seleccionar los datos que desea representar en forma de gráfico: Si las celdas son contiguas, se deben seleccionar haciendo clic y arrastrando. Si las celdas no son contiguas, seleccionar haciendo clic y arrastrando al tiempo que se mantiene pulsada la tecla [Ctrl]. Procurar que los diferentes rangos de celdas constituyan una forma rectangular. Si las celdas están representadas en una tabla de datos, hacer clic en una de las celdas que la componen. En el ejemplo de arriba, debe formar parte de la selección para que los bloques de celdas puedan formar un rectángulo. 3.2 Crear un gráfico con la herramienta Análisis rápido La herramienta Análisis rápido integrada en Excel 2019 permite crear fácilmente un gráfico a partir de datos seleccionados. Hacer clic en el botón Análisis rápido que aparece en la parte inferior derecha de la selección (o [Ctrl] Q). La galería Análisis rápido está compuesta de diferentes pestañas: Formato, Gráficos, Totales, Tablas, Minigráficos, con las que puede dar formato a sus datos. La pestaña activa aparece en negrita. Activar la pestaña Gráficos si no lo está aún, y señalar (sin hacer clic) uno de los cinco modelos que se ofrecen para obtener una vista previa en una ventana individual: La opción Más gráficos cierra. 3.3 Cambiar la ubicación de un gráfico De forma predeterminada, los gráficos se crean en las hojas de cálculo (gráfico incorporado). Sin embargo, es posible cambiar su ubicación de forma que aparezca en una hoja completa (hoja gráfica) o en otra hoja de cálculo como gráfico incorporado. Si se trata de un gráfico incorporado, hacer clic sobre él para seleccionarlo. Si se trata de un gráfico existente en una hoja gráfica, hacer clic en la ficha de la hoja para activarla. Activar la pestaña Diseño y hacer clic en el botón Mover gráfico del grupo Ubicación. Para desplazar el gráfico a una hoja completa, activar la opción Hoja nueva y en el cuadro de texto que sigue, cambiar si es preciso, el nombre de la nueva hoja. Para desplazar el gráfico a una hoja existente como gráfico incorporado, abrir la lista Objeto en y seleccionar la hoja deseada. Hacer clic en Aceptar. Si se ha optado por desplazar el gráfico a una nueva hoja, esta se insertará antes de la hoja activa. 3.4 Modificar el origen de los datos del gráfico Esta técnica permite modificar las referencias de las celdas representadas en el gráfico. Primer método: Este método está reservado al gráfico incorporado. Si desea agregar series de datos, estas deben ser contiguas a las existentes en el gráfico. Seleccionar la zona de gráfico. Recordamos que, en las hojas de cálculo, las celdas que contienen los puntos de datos aparecen rodeadas por un rectángulo azul. Arrastrar el indicador del rectángulo azul para insertar o eliminar los valores de los nuevos datos en el gráfico. Segundo método: Activar el gráfico, si es preciso. Activar la pestaña Diseño y hacer clic en el botón Seleccionar datos del grupo Datos. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos que aparece, hacer clic en el botón para seleccionar la hoja con los nuevos datos que se desean representar, seleccionar y hacer clic en el botón para volver a la vista del cuadro de diálogo. Hacer clic en Aceptar. 3.5 Agregar una o varias series de datos al gráfico Activar el gráfico si es preciso. Activar la pestaña Diseño y hacer clic en el botón Seleccionar datos del grupo Datos. Para agregar varias series de una sola vez, estas deberán estar en celdas contiguas. Las series (columna Entradas de leyenda) marcadas ya están integradas en el gráfico. Hacer clic en el botón Agregar del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. En el cuadro Nombre de la serie, usar el botón para seleccionar la celda o celdas con las etiquetas de serie que desea agregar. En el cuadro Valores de la serie, usar el botón para seleccionar las celdas con los datos numéricos de la serie o serie que desea agregar. Hacer clic sucesivamente en los dos botones Aceptar. CO N T IN U AR → Lesson 11 of 14 Tabla dinámica Dm 7 4.1. Crear una tabla dinámica Una tabla dinámica permite resumir, analizar, explorar y presentar datos de síntesis. Si el rango de celdas a las que afecta la tabla dinámica contiene encabezados de columnas o ya está organizado en una tabla de datos, hacer clic en una de las celdas de la tabla, en caso contrario, seleccionar el rango de celdas que se van a tratar en la tabla dinámica. Asegurarse de que los datos no contienen filas vacías. Activar la pestaña Insertar y hacer clic en el botón Tabla dinámica del grupo Tablas. Asegurarse de que el cuadro Seleccione una tabla o rango contenga exactamente los datos que se deben analizar, en caso contrario, utilice el botón para seleccionarlos. Observar que el botón Elegir conexión asociado a la opción Utilice una fuente de datos externa permite seleccionar tablas en una plantilla de datos de Excel. Elija entre ubicar la tabla dinámica en una nueva hoja o en una de las hojas del libro. Para ello, active la opción Nueva hoja de cálculo en el primer caso, o la opción Hoja de cálculo existente en el segundo, si ha elegido esta última opción, utilizar el botón para activar la primera celda. 4.2. Administrar los campos de una tabla dinámica Agregar o eliminar un campo Hacer clic con el botón secundario en el nombre del campo (sección de Campos del panel Campos de tabla dinámica) y seleccionar la opción correspondiente a la zona en que desea colocar el campo: Agregar a Filtro Para que los valores de este campo se propongan, en forma de de lista, como criterios de filtro de la tabla dinámica. informe Agregar a Para que los valores de este campo se conviertan en etiquetas de encabezados de fila de la tabla. fila Agregar a Para que los valores de este campo se conviertan en etiquetas de encabezados de columna de la tabla. columna Agregar a Para que los valores de este campo se utilicen con objeto de valores rellenar las diferentes celdas de la tabla dinámica. Por defecto, Excel utiliza la función SUMA para resumir los datos numéricos, y la función CONTAR para los datos de tipo texto. Observe que es posible cambiar esta función de resumen, igual que es posible efectuar un cálculo personalizado con esos datos. Esta tabla dinámica permite mostrar la suma de las cuotas por deporte y por población. Los campos situados en la lista dinámica aparecen en las Áreas correspondientes del panel Campos de tabla dinámica. También es posible arrastrar el campo a la zona. 4.3. Modificar la función de resumen o el cálculo personalizado de un campo Recordemos que, por defecto, se aplica la función SUMA a los datos numéricos de la zona VALORES y la función CONTAR a los datos de tipo texto. Para cambiar la función de resumen utilizada o efectuar un cálculo personalizado con objeto de tratar los datos de un campo de la zona Valores, hacer clic en el nombre del campo correspondiente en esta zona y activar la opción Configuración de campo de valor. Se abre el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor. También puede acceder a este cuadro de diálogo mediante la pestaña Analizar - grupo Campo activo - botón Configuración de campo. La zona Nombre personalizado contiene el nombre del campo activo, o el nombre del origen si no se ha definido ningún nombre personalizado, precedido del tipo del cálculo efectuado. Para cambiar la función de resumen, activar la ficha Resumir valores por y, en el cuadro Resumir campo de valor por, hacer clic en la función de resumen que desee. Para utilizar un cálculo personalizado, activar la ficha Mostrar valores como y abrir la lista desplegable Mostrar valores como. Luego hacer clic en el cálculo personalizado que más convenga. 4.4. Cambiar el formato de la tabla dinámica Para cambiar el formato de la tabla dinámica, activar la pestaña Diseño y hacer clic en el botón Diseño de informe del grupo Diseño, activar la opción: Mostrar en forma compacta para mantener los campos de la izquierda en una columna aplicándoles una sangría a fin de mostrar la relación de anidación entre los datos conectados (forma activada por defecto). Mostrar en forma de esquema para presentar los datos según el estilo habitual de una tabla dinámica. Mostrar en formato tabular para presentar los datos en un formato de tabla tradicional. 4.5. Eliminar una tabla dinámica Hacer clic dentro de la tabla dinámica. Activar si es preciso la pestaña Analizar. Hacer clic en el botón Borrar del grupo Acciones y luego en la opción Borrar todo. CO N T IN U AR → Lesson 12 of 14 Ejercicios Dm 7 Estimado(a) estudiante: Una vez realizada la lectura comprensiva del materias de estudio, lo(a) invitamos a realizar una serie de ejercicios de aplicación de conocimientos. Question 01/05 La siguiente definición "Es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar bajo ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas las características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan bajo este mismo sistema operativo. Todas las hojas electrónicas tienen como finalidad permitir realizar operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida pero precisa. Se utilizan especialmente para llevar información de tipo contable, financiera o estadística". Corresponde a: PowerPoint Word Excel Paint Question 02/05 ¿Qué elementos pueden contener las fórmulas en Excel? I. Referencias de celda. II.Sumas y Restas III. Operadores de Cálculo IV.Signo igual (=). I y II I y III II, III y IV II y IV Question 03/05 El siguiente operador matemático, / (barra diagonal) corresponde a: Suma Resta Multiplicación División Question 04/05 Los siguientes pasos corresponden a: Haga clic en la celda donde desea introducir la fórmula y ver el resultado. Escriba un signo de igual =.Elabore la fórmula teniendo en cuenta estas instrucciones: Para integrar el contenido de una celda, haga clic en la celda en cuestión o introduzca su referencia (por ejemplo, C4); Para integrar un operador de cálculo o una constante, introduzca el dato correspondiente (por ejemplo, * para multiplicar); Si utiliza varios operadores, defina, si es preciso, el orden de prioridad para reagrupar valores usando paréntesis. Confirme la fórmula pulsando la tecla [Intro] o haciendo clic en la herramienta de la barra de fórmulas. Introducir una fórmula multihoja. Convertir en absoluta una referencia de celda en una fórmula. Crear una fórmula de cálculo simple. Usar la opción Autocompletar para introducir funciones. Question 05/05 ¿Qué nos permite hacer una tabla dinámica? Sólo nos permite crear gráficos circulares. Nos permite ingresar datos simples y crear informes respectos a ellos. Nos permite resumir, analizar, explorar y presentar datos de síntesis. Sólo nos ayuda a resumir los datos ingresados. Lesson 13 of 14 Conclusión Dm 7 Para concluir... – Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea demandante, aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las funciones de Excel de manera cotidiana, ya que de acuerdo con el giro de la empresa donde trabajan e incluso de acuerdo con el tipo de posición o rol que se tenga dentro de la compañía será el grupo de funciones de Excel que utilizarán con mayor frecuencia. Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos alguno que nos ayude a representar adecuadamente la información. De esta manera podemos crear una gran cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a otras personas el significado de la información. Nos vemos en un siguiente aprendizaje. CO N T IN U AR → Lesson 14 of 14 Evaluación Question 01/06 Debes realizar una presentación para tu proyecto de emprendimiento. Para poder llamar la atención de los clientes, decides agregar efectos en los objetos o imágenes, con el fin de que se vea más fluido al momento de explicar cada diapositiva. ¿Cuál es la herramienta adecuada en PowerPoint, que debes utilizar para que se vea con transiciones la presentación? I. Seleccionar la diapositiva que se desea animar o agregar la transición. II. Seleccionar una animación desde la pestaña Diseño. III. Seleccionar una animación desde la pestaña Transición. IV. Seleccionar una animación de Comienzo, intermedio o de termino. II y III. I y III. II y IV. I y IV. Question 02/06 En tu rol de director de calidad, debes realizar un informe para enviarlo a la Comisión Nacional de Acreditación (CNA). En dicho informe deberás insertar un organograma que permita mostrar la estructura jerárquica de los cargos que cumple cada funcionario. ¿Cuál es el proceso que debes cumplir para realizar un organigrama en Word? Se debe ir a la pestaña Insertar, presionar la opción Organigrama. Se debe ir a la pestaña Insertar, presionar la opción SmartArt y seleccionar Jerarquía. Se debe ir a la pestaña Diseño, presionar la opción SmartArt y seleccionar Jerarquía. Se debe ir a la pestaña Insertar, presionar la opción Jerarquía. Question 03/06 Analiza la siguiente imagen e indica a qué corresponde: Patrón de Documento. Vista de documento. Vista de Diapositiva. Patrón de Diapositiva. Question 04/06 Analiza la siguiente imagen e indica que tipo de ajuste se realizó al párrafo. I. El texto se encuentra Justificado II. El texto se encuentra con un espacio entre líneas y párrafo III. El texto se encuentra Alineado a la derecha IV. El texto se encuentra con sangría III y IV. II y IV. I y II. Solo I. Question 05/06 Se necesita generar una tabla en Excel que contenga el nombre completo de los estudiantes. En el sistema se encuentra esta información, pero separada en distintas columnas (NOMBRE, APELLIDO PATERNO Y APELLIDO MATERNO). Para solucionar el problema planteado, se debe unir el contenido de las columnas. ¿Cuál es la fórmula correcta para lograr el objetivo planteado? =UNIR (B4;" ";C4;" ";D4) =CONCATENAR(B4;" ";C4;" ";D4) =CONCATENAR(B4:C4:D4) =CONCATENAR(B4:" ":C4:" ":D4) Question 06/06 Analiza la imagen e indica que pestaña de PowerPoint corresponde. Pestaña de Animación. Pestaña Inicio. Pestaña Diseño. Pestaña de Transición.