Aplicaciones Informáticas: Hojas de Cálculo PDF

5 HOJAS DE CÁLCULO  Objetivos del tema ▶ Conocer y dominar los aspectos generales de las hojas de cálculo. ▶ Realizar operaciones básicas en una hoja de cálculo. ▶ Usar los formatos condicionales. ▶ Gestionar la impresión de hojas de cálculo. ▶ Manejar la validación...

5 HOJAS DE CÁLCULO  Objetivos del tema ▶ Conocer y dominar los aspectos generales de las hojas de cálculo. ▶ Realizar operaciones básicas en una hoja de cálculo. ▶ Usar los formatos condicionales. ▶ Gestionar la impresión de hojas de cálculo. ▶ Manejar la validación de datos. ▶ Practicar el empleo de los vínculos e hipervínculos. ▶ Dominar las plantillas, las fórmulas, los gráficos y las funciones predefinidas. ▶ Comprender la gestión de listas de datos. Base de datos Celdas Columnas Rangos Consulta de datos Gestión de datos Etiquetas de correo Formularios Gráficos Hoja de cálculo Impresión Informes Excel Tablas Operaciones matemáticas Series Valor numérico Funciones Introducción En este tema estudiaremos una de las aplicaciones más útiles en el ámbito laboral: las hojas electrónicas de cálculo, ya que nos brindan la posibilidad de realizar operaciones matemáticas, crear gráficos y ordenar datos. Tomando en consideración el programa de Microsoft Excel, el más usado en la actualidad y que se ha convertido en una herramienta esencial en el entorno empresarial, aprenderemos a introducir dife- rentes clases de datos en una hoja de cálculo y a utilizar las funciones que nos ayudarán a manipularlos, trabajaremos con series y estilos y descubriremos cómo emplear formatos condicionales y validaciones de datos e imprimir las hojas de cálculo, así como todos los aspectos relaciones con su gestión. Asimismo, profundizaremos en los gestores de bases de datos y en sus usos y aplicaciones, la manera en la que podemos consultar dichos datos en las tablas de la hoja de cálculo y cómo se pueden extraer informes para analizarlos, qué son los formularios de toma de datos y en qué consisten las etiquetas de correo y para qué sirven en el ámbito comercial. 309  Tema 5: Hojas de cálculo 5.1. La hoja de cálculo Una hoja de cálculo es una herramienta que permite intro- ducir datos en cuadrículas, estructuradas mediante filas y columnas, con el objetivo de realizar operaciones matemáticas y conseguir, en un breve espacio de tiempo, los resultados que necesitamos. Se trata de una aplicación imprescindible en el entorno comercial para tener toda la información correctamente organizada, facilitar la toma de decisiones y llevar un buen control de ventas y balances, ya que permite realizar análisis estadísticos y financieros a través de métodos matemáticos muy eficaces. Los programas de hojas de cálculo más utilizados son Microsoft Excel, Open Office y Numbers, aunque existen muchos más. Las funciones más habituales de una hoja de cálculo son: Para + info Dan Bricklin es el inventor de las hojas de cálculo. Comenzó sus investigaciones después de que un profesor de la univer- sidad realizara una tabla de cálculos en la pizarra. Al encontrar un error, la borró y la reescribió entera. Entonces, Bricklin tuvo la idea de replicar el procedimiento en un ordenador, empleando el paradigma tablero/hoja de cálculo para estudiar los resultados de las fórmulas implicadas en el procedimiento. Dan Bricklin, considerado el padre de las hojas de cálculo (Fuente: Luca Lucarini, Wikipedia, vía Wikimedia Commons). 310  Aplicaciones informáticas para el comercio 5.1.1. Formato de hoja de cálculo La nomenclatura esencial de una hoja de cálculo de Microsoft Excel, el software en el que nos enfocaremos durante este tema, está formada con los siguientes elementos: Libro: es el nombre que recibe el documento de cálculo, y con- tiene una o varias hojas, aunque por defecto se abre una sola una vez inicias el programa. Su nombre aparece en el área superior de la ventana de Excel, y, por defecto, se nombran Libro 1, Libro 2, Libro 3, etc. Ejemplo de libro en Microsoft Excel. Hoja: se trata de cada una de las páginas que conforman un libro de cálculo, y aparecen representadas con una etiqueta en la parte inferior izquierda de la ventana de Excel. Podemos generar nue- vas hojas, suprimir las que no necesitamos, cambiarles el nombre y asignarles un color. Ejemplo de hoja en Microsoft Excel. 311  Tema 5: Hojas de cálculo Columna: hace referencia a una serie de celdas colocadas en ver- tical, y se representan mediante letras. Ejemplo de columna en Microsoft Excel. Fila: es una serie de celdas colocadas en horizontal, y se represen- tan mediante números. Ejemplo de fila en Microsoft Excel. Celda: se trata del punto en el que una fila se cruza con una colum- na. Su nombre está constituido por una letra (la de la columna) y un número (el de la fila). Ejemplo de celda en Microsoft Excel. 312  Aplicaciones informáticas para el comercio Rango: es un conjunto de celdas contiguas que se formulan usan- do la referencia de la primera celda y de la última, separadas por dos puntos (:). Cuando seleccionamos un rango, se sombrean las cabeceras de sus filas y columnas. Ejemplo de rango en Microsoft Excel. Cuadro de nombres: se ubica en el área superior izquierda de la hoja y señala el nombre de la celda que hemos seleccionado o de la primera celda de un rango. Cuando seleccionamos una de ellas, podemos nombrar la selección en el cuadro de nombres. De esta manera, al escribir una fórmula, bastará con escribir su nombre en lugar de la referencia de la celda o el rango. Ejemplo de cuadro de nombres en Microsoft Excel. Barra de fórmulas: sirve para ver las fórmulas que insertamos en una celda en concreto, así como para introducir otras en ella y ver los resultados en la celda que hemos seleccionado. Ejemplo de barra de fórmulas en Microsoft Excel. 313  Tema 5: Hojas de cálculo 5.1.2. Operaciones básicas con hojas de cálculo A pesar de que es un programa pensado o enfocado al tratamiento de datos numéricos, Microsoft Excel permite introducir otro tipo de infor- mación en sus celdas: textos, fechas, fórmulas, horas, hipervínculos, imágenes, etc., aunque la más frecuente es la siguiente: Texto: se trata de cualquier combinación de caracteres alfanumé- ricos, que se alinean, por defecto, a la izquierda de la celda. Ejemplo de texto en Microsoft Excel. Valores numéricos: engloba números completos y decimales, fracciones, etc., que se ubican automáticamente a la derecha de la celda. Atención Cuando necesitemos que Excel tome como texto un valor numé- rico, escribiremos delante del valor una comilla simple. Ejemplo de valor numérico en Microsoft Excel. 314  Aplicaciones informáticas para el comercio Dependiendo del tipo de valor que queramos reflejar, se le puede aplicar el formato que mejor nos convenga en cada momento. En el menú de Formato de celda podremos cambiar el formato de número en Microsoft Excel. Fechas: a veces, debemos incluir la fecha en nuestros cálculos. Para ello, Excel dispone de un formato de fecha interno. De forma predeterminada, Excel toma como inicio el día 1 de enero de 1900 y guarda la fecha en formato de número consecu- tivo; es decir, el número de días que han pasado desde esa fecha concreta. Fórmulas: se trata de una serie compuesta por funciones, nom- bres, valores constantes o referencias a otras celdas. Para introducir una fórmula en Excel, debemos escribir antes de esta el signo igual (=). Las veremos con más detenimiento a continuación. Ejemplo de fórmula en Microsoft Excel. 315  Tema 5: Hojas de cálculo 5.1.3. Fórmulas de la hoja de cálculo Como hemos visto, una fórmula es un procedimiento básico para anali- zar datos. Podemos realizar distintas operaciones con estos datos de las hojas de cálculo, tales como sumas (+), restas (-), multiplicaciones (*), senos, cosenos, etc., así como mezclar valores constantes, operadores, funciones, nombres y referencias a otras celdas, empezando siempre con el signo igual (=). Cuando creamos una fórmula, usamos referencias de celdas en lugar de valores, de manera que cuando hacemos cambios en las celdas el resultado final varía. Hay dos clases de referencias: Relativas Absolutas En principio, las celdas son relativas. Cuando copiamos una fórmula de una celda a otra, esta cambia en función a la posición de las filas y las columnas. Por ejemplo, la fórmula =A1 * B1 de la fila 1 se transformará en =A2 * B2 al copiarla en la fila 2. A veces, no necesitamos esta variación y usamos las referencias ab- solutas, que se crean añadiendo el símbolo $. Dependiendo de qué elemento de la fórmula no queremos que cambie, aplicaremos los siguientes patrones: $A$2: no varía ni la fila ni la columna. A$2: no varía la fila. $A2: no varía la columna. En algunos casos, tendremos que mezclar referencias de celda absolu- tas y relativas, añadiendo delante de la columna o el valor de la fila con el símbolo $, de manera que se corrige estas. Por ejemplo, $A6 o B$6. A este tipo de referencias se las denomina referencias mixtas. El procedimiento para cambiar el tipo de referencia de celda es el siguiente: 1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula. 2. Señalar la referencia que deseamos cambiar en la barra de fórmulas. 3. Pulsar F4 para variar entre los tipos de referencias. 316  Aplicaciones informáticas para el comercio La siguiente tabla resume la manera en la que se actualiza un tipo de referencia cuando la fórmula que la contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha. Ejemplo al copiar una referencia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha. Referencia Cambio $G$1 (columna y fila $G$1 (referencia absoluta) absolutas) G$1 (columna relativa y fila I$1 (referencia mixta) absoluta) $G1 (columna mixta y fila $G3 (referencia mixta) relativa) G1 (columna y fila relativas) G3 (referencia relativa) Para + info En el siguiente vídeo podrás comprender de forma sencilla las diferencias entre las referencias absoluta, relativa y mixta en Excel: n9.cl/2cn07 317  Tema 5: Hojas de cálculo 5.1.4. Funciones matemáticas, estadísticas y lógicas En una fórmula podemos usar estos tipos de operadores: Aritméticos: se emplean para obtener resultados numéricos. Por ejemplo: +, -, *, /, %, etc. De texto: se usan para concatenar celdas que contienen texto. Por ejemplo: &. Relacionales: se utilizan para comparar valores y dar un valor ló- gico (verdadero o falso) después de la comparación. Por ejemplo: , =, = y. De referencia: señalan que el valor de una celda referenciada ha de ser empleado en la fórmula. Existen dos tipos: – De rango: se menciona con dos puntos (:) y se utiliza para se- ñalar un rango de celdas. Por ejemplo, A3:F7. – De unión: se menciona con una coma (,) y une los valores de dos o más celdas. Por ejemplo, A3,F7. Para realizar operaciones matemáticas básicas (suma, resta, multi- plicación, división, combinación y número y generación de resultados numéricos) debemos usar estos operadores aritméticos: Operador Significado Ejemplo aritmético + Suma =1+1 Resta =1-1 - Negación =-1 * Multiplicación =1*1 / División =1/1 % Porcentaje 10% ^ Exponenciación =1^1 Las funciones son fórmulas predeterminadas con las que introducimos ciertos valores para conseguir los resultados que necesitamos sin necesidad de escribir otras más difíciles. 318  Aplicaciones informáticas para el comercio Por ejemplo, cuando usamos la función SUMA para hacer el cálculo de la suma de los valores del rango C1:C10 escribimos =SUMA(C1:C10). Sin usar funciones deberíamos escribir la fórmula C1+C2+C3+C4+C5+- C6+C7+C8+C9+C10. Atención Cuando escribimos una fórmula o función es importante pulsar sobre la celda o seleccionar un rango y no teclearlo para evitar errores. Por ejemplo, si vamos a escribir la fórmula =C4+C5 lo haremos así: 1. Escribir el signo = y pulsar sobre C4. 2. Escribir el signo + y pulsar sobre C5. Desde la pestaña Fórmulas accedemos a una biblioteca de funciones predefinidas y agrupadas por clase. Biblioteca de funciones en la pestaña Fómulas. Imaginemos que tenemos que insertar la fórmula =PI()+(C3*3). Lo primero que debemos hacer es conocer a qué hace referencia cada símbolo. En este caso, PI() es una función que restablece el valor del número PI. Cuenta con dos operado- res, de suma (+) y multiplicación (*), una referencia al contenido de la celda C3 y una constante, el número 3. Cuando usamos distintos operadores matemáticos en la misma fórmula, Excel los prioriza. Por ejemplo, cuando no hay paréntesis, pri- mero realiza las multiplicaciones y las divisiones y después las sumas y las restas. Para cambiar estas prioridades usaremos paréntesis y corchetes. Por ejemplo, cuando escribimos =3+4*5, Excel multiplicará 4*5 y al resulta- do le sumará 3 (total, 23), mientras que si escribimos =(3+4)*5, sumará 3+4 y multiplicará el resultado por 5 (total, 35). 319  Tema 5: Hojas de cálculo Excel cuenta con alrededor de 450 funciones. Para encontrar una función cuyo nombre y cuya sintaxis desconocemos, utilizaremos la he- rramienta de Insertar función (fx), ubicada junto a la barra de fórmulas. Fx se encuentra junto a la barra de fórmulas. Para ello, tan solo escribiremos una pequeña descripción de lo que ne- cesitamos obtener y Excel nos enseñará sus sugerencias de funciones, con un informe y su sintaxis, es decir, la manera en la que esta debe escribirse. Excel nos muestra la sintaxis de una función y para qué se utiliza cuando la seleccionamos o introducimos en el programa. Ejemplo de la sintaxis RAIZ. Teniendo en cuenta estos operadores, a continuación estudiaremos en detalle en qué consisten las funciones matemáticas, estadísticas y lógicas. Funciones matemáticas Las funciones matemáticas y de trigonometría se emplean para realizar cálculos matemáticos con números, convertir números o con- seguir valores relativos a ángulos. Algunas de las que tiene Excel son las siguientes: ALEATORIO(): obtenemos un número aleatorio entre 0 y 1, que cambia cada vez que se actualiza la hoja. Podemos usarla cuando tenemos una serie de productos a los que necesitamos asignarles un número identificativo que sea complicado de recordar y no siga un orden lógico, para, por ejemplo, evitar que alguien externo a la empresa lo memorice. 320  Aplicaciones informáticas para el comercio ALEATORIO.ENTRE: nos da un número entero aleatorio entre los números que especifiquemos. Es útil, por ejemplo, para encontrar un ganador en una columna de clientes que participan en un sor- teo, cumpliendo ciertos requisitos. COCIENTE: proporciona el resultado de una división. Podemos emplearla para comprobar cuántas horas ha tardado un grupo de trabajo en poner en marcha un proyecto. ENTERO: facilita la parte entera de un número; es decir, sin decima- les. Resulta útil cuando necesitamos trabajar con números entero, por ejemplo, en cálculos financieros o conteo de componentes. LOG10: aporta el logaritmo de un número en una base concreta. Nos puede servir en cálculos de ofertas o promociones. NUMERO.ROMANO: transforma una cifra en número romano, lo cual es muy práctico cuando necesitamos tratar con formato de texto. POTENCIA: otorga el resultado de elevar un número a una po- tencia. Es muy práctico para simplificar multiplicaciones donde se repite un mismo número. PRODUCTO: multiplica los números señalados como argumentos y nos ayuda a obtener el producto. Lo podemos emplear para cal- cular el precio de packs de productos. RAIZ: obtenemos la raíz cuadrada de un número. Es muy útil a la hora de calcular de algunos informes de ventas. Para + info REDONDEA.IMPAR: redondea una cifra hasta el número impar entero más próximo. El siguiente vídeo te enseñará a dominar las REDONDEA.PAR: redondea una cifra hasta el número par entero funciones matemáticas más próximo. Con estas funciones podemos ajustar los descuentos más populares de Excel o el importe del IVA a la denominación mínima, que en España es para sumar contar, hallar el valor mínimo y máximo 1 céntimo. de un conjunto de datos, RESIDUO: obtenemos el resto de una división. Por ejemplo, nos es encontrar el promedio, etc.: de utilidad a la hora de realizar el arqueo de caja. n9.cl/otb0yq SIGNO: nos ayuda a conseguir el signo de un número, lo cual es provechoso para hacer el balance entre ventas y devoluciones. SUMA: suma los números señalados como argumentos y nos ayu- da a obtener el producto. Nos sirve para mantener el total del cajón que hay acumulado. 321  Tema 5: Hojas de cálculo Funciones estadísticas La estadística es una rama de las matemáticas que recoge, ordena, analiza, compara y procesa datos para conseguir infor- mación sobre un conjunto y predecir cómo va a comportarse en el futuro. Con Excel podemos realizar funciones estadísticas. Algunas de ellas son las siguientes: CONTAR: cuenta las veces que un dato aparece en una lista. Pode- mos emplearlo para contar el número de transacciones realizadas en un día. CONTARA: contabiliza las celdas que no están vacías de un rango. Es útil para identificar, por ejemplo, qué productos tienen informa- ción registrada en un mismo rango. CONTAR.BLANCO: enumera las celdas vacías de un rango. Solo considera celdas que están completamente vacías, excluyendo las celdas con fórmulas que devuelven texto vacío (“”). Podemos em- plear esta función para contar las celdas que no tienen datos de inventario, por ejemplo. CONTAR.SI: cuenta las veces que aparece un valor con un deter- minado requisito en un rango. Debemos escribir esta condición entre comillas cuando es compleja o un dato alfanumérico. Imaginemos que tenemos una tienda de ropa llamada Aintzane & Co, y tenemos una lista con los productos que hemos vendido y queremos contar cuántas veces se ha vendido un producto especifico o cuántas ventas han superado un cierto monto. Para ello, debemos usar la función CONTAR.SI y verificar las celdas en las que queramos buscar la información. En el caso de que queramos saber cuántas camisetas se han vendido, debemos emplear la función =CONTAR.SI(A2:A100, “Camiseta”). Si necesitamos saber cuántas ventas han sido, por ejemplo, de 50 € o más, emplearíamos la fórmula =CONTAR.SI(B2:B100, “>=50”). Por el contrario, si lo que deseamos es conocer cuántas ventas realizó nuestro empleado Jorge Ruiz, al que tenemos registrado con su apellido, utilizaremos la función =CONTAR.SI(C2:C100, “Ruiz”). 322  Aplicaciones informáticas para el comercio DESVEST: calcula la desviación estándar, que mide cuánto varían los valores de un conjunto de datos respecto a su media, de una muestra de datos. Es útil para entender la dispersión o volatilidad de estos últimos. Por ejemplo, podría resultar práctica para eva- luar la variabilidad en las ventas mensuales. MAX: devuelve el valor máximo de una lista de celdas o núme- ros. Se puede utilizar para conocer cuál es el mes con las mayores ventas. MIN: restituye el valor mínimo de una lista de celdas o números. Un ejemplo aplicado al comercio sería usarlo para identificar el mes con las menores ventas. MEDIANA: reincorpora el valor central de serie ordenada de valo- res. Por ejemplo, en la serie ordenada de números 11, 13, 14, 15 y 17, el valor central es el 14. Se puede emplear para determinar el precio medio de productos en una categoría. MODA: da el valor más repetido de una serie de números, del con- tenido de un rango de celdas o de celdas no adyacentes. Se puede utilizar, por ejemplo, para identificar el producto más vendido. PROMEDIO: muestra la media aritmética de diversos datos o del contenido de un rango de celdas. Por ejemplo, sirve para calcular la media de los gastos operativos mensuales, como alquiler, ser- vicios públicos, sueldos y otros costes fijos; las ventas diarias, etc. VAR: mide la varianza de los datos. Se puede aplicar para analizar la estabilidad de los ingresos, comparar la consistencia de ventas en diferentes periodos o evaluar el rendimiento financiero de dife- rentes departamentos o productos, por ejemplo. Para + info En el siguiente vídeo des- cubrirás y profundizarás en las funciones estadís- ticas más utilizadas en Excel: n9.cl/vkshmx 323  Tema 5: Hojas de cálculo Funciones lógicas Las funciones lógicas tienen gran utilidad en el entorno comercial, puesto que nos permiten tomar decisiones automáticas basadas en datos, validar la precisión de la información, segmentar clientes de manera efectiva y automatizar tareas complejas. Además, facilitan la generación de informes claros y el control en tiempo real, mejorando la eficiencia y minimizando errores. Funciones lógicas en Microsoft Excel. Las funciones lógicas de Excel más comunes son: SI: es la más utilizada. Evalúa una condición y devuelve un valor si es verdadera y otro si es falsa. Es decir, se cuestiona si existe una condición concreta. Si así fuera se toma la decisión 1 y si no se toma la decisión 2. Por ejemplo, se puede utilizar para calcular las bonificaciones para los empleados. Y: comprueba si todas las condiciones son verdaderas. Por ejem- plo, se puede emplear para verificar si un cliente es recurrente y recibe un descuento si el importe de su compra alcanza una canti- dad determinada. O: determina si al menos una de las condiciones es verdadera. En comercio podría resultar útil para, por ejemplo, determinar la prioridad de atención a clientes; es decir, si se considera VIP o ha realizado más de cinco compras y, por lo tanto, es uno habitual. NO: invierte el valor lógico de su argumento. Por ejemplo, po- demos aplicarlo para identificar los productos que no han sido aprobados en el control de calidad. 324  Aplicaciones informáticas para el comercio XOR: identifica si una condición es verdadera, pero no ambas. En comercio, un ejemplo de esta función la encontraríamos en la pro- moción de productos. Así, podemos indicar si un producto entra en promoción si su precio es, por ejemplo, mayor a 500 € o si hay menos de 20 unidades en stock, pero no ambos. SI.ERROR: proporciona un valor especificado si una fórmula ge- nera un error. Esto es fundamental para evitar errores en el cálculo de precios. Por ejemplo, resulta muy útil para evitar errores en el cálculo de precios. Estas funciones se pueden combinar, especialmente la función SI con las funciones Y u O. Imaginemos que queremos mejorar la tarifa del cliente si lo es desde hace más de diez años. Para ello, utilizaremos la combinación SI e Y: =SI(Y(A2>10, B2=“Sí”), “Mejorar tarifa”, “No cambiar tarifa”). Si, por el contrario, nos gustaría mejorar la tarifa del cliente si lo es desde hace más de diez años o utiliza nuestra tarjeta de socio, emplearíamos la función combinada de SI y O: =SI(O(A2>10, B2=“Sí”), “Mejorar tarifa”, “No cambiar tarifa”). En ambos casos, A2 representa los años como cliente y B2 indica si utiliza la tarjeta de socio (con “Sí” o “No”). Para + info En el siguiente vídeo encontrarás las indicaciones necesarias para controlar todas las funciones lógicas de Excel: n9.cl/fp5zg Copiar, cortar y pegar en Excel De manera predefinida, cuando copiamos o cortamos y pegamos en Excel usando el comando CTRL+V, todo el contenido de una celda o un rango de origen (datos, formato, comentarios, fórmulas, etc.) queda grabado en las celdas de destino. 325  Tema 5: Hojas de cálculo A veces, por ejemplo, puede suceder que necesitemos pegar el conte- nido de una celda, pero no su formato. Por eso, existen varias opciones en el menú Pegar: Opción ¿Qué se pega? Pegar Todo el contenido de una celda. Mantener ancho de columnas de El contenido de la celda y el ancho de columna. origen Transponer Los datos que hay en filas a las columnas, y viceversa. Fórmulas Únicamente fórmulas, sin formato o comentarios. Valores Resultado de fórmulas, sin formato o comentarios. Formato Solamente el formato de la celda copiada. Valores y formato de origen Valores y formato de la celda copiada. Referencia a las celdas de origen, sin contenido copiado de Pegar vínculo la celda. Imagen Imagen copiada. Imagen copiada con vínculo a las celdas originales. Es decir, Imagen vinculada si realizamos cambios en las celdas originales, estos se reflejarán en las imágenes pegadas. Para utilizar las opciones del recuadro Pegado especial, selecciona- mos Inicio → Pegar → Pegado especial, o tecleamos Ctrl+Alt+V. Pegado especial en Microsoft Excel. 326  Aplicaciones informáticas para el comercio En dicho recuadro, debemos seleccionar el atributo que queremos co- piar, teniendo en cuenta qué se pegará: Opción Qué se pega Todo el contenido y formato de la celda de los datos que Todo hemos copiado. Solo las fórmulas de los datos copiados, según se escribe en Fórmulas la barra de fórmulas. Los valores de los datos copiados, tal y como aparecen en las Valores celdas. Formatos El formato de celda de los datos que hemos copiado. Comentarios y notas Los comentarios y las notas de la celda copiada. Validación Las reglas de validación de datos de la celda copiada. Todo utilizando el tema de Todo el contenido de la celda en el formato del tema del origen documento. Todo excepto bordes Todo el contenido y formato, excepto los bordes. Ancho de las columnas El ancho de una columna o rango de columnas. Formato de números y Las fórmulas y opciones de formato de número de la celda fórmulas copiada. Formato de números y Las fórmulas y opciones de formato de número de la celda fórmulas copiada. Formato de números y Los valores y las opciones de formato de número de la celda fórmulas copiada. Todos los formatos El contenido y las opciones de formato condicional de la condicionales combinados celda copiada. Asimismo, podemos especificar una operación matemática que se aplica a los datos copiados: Opción Qué se pega Ninguna No se aplica ninguna operación a los datos copiados. Agregar Añade los datos copiados a los de la celda de destino. Restar Resta los datos copiados a los de la celda de destino. Multiplicar Multiplica los datos copiados por los de la celda de destino. Dividir Divide los datos copiados entre los de la celda de destino. Saltar blancos Evita que se reemplacen valores en celdas en blanco. 327  Tema 5: Hojas de cálculo 5.1.5. Aplicación en cálculo de tablas de ingresos, costes y resultados económicos- financieros Las hojas de cálculo de Excel nos ayudan a llevar la contabilidad básica Para + info de un negocio. Por ejemplo, en una columna podemos apuntar la clase de cuenta y en otra indicar los ingresos, los pagos, etc. De esta manera, En el siguiente vídeo aprenderás, paso a paso, y empleando una fórmula de suma, podemos comprobar cómo el saldo a llevar la contabilidad cambia en función de las ganancias y los gastos. Estos registros pue- de un pequeño negocio den ser diarios, mensuales o anuales para ver cuál es la rentabilidad utilizando Excel: de la empresa. n9.cl/qbzj8 Además, con esta herramienta se facilita el cálculo de impuestos y el control de las ventas, ya que nos permite registrar los datos, determi- nar fechas y establecer gráficos de comportamiento. Así podremos saber cuál es la mejor época del año para lanzar una campaña u oferta, en función de los resultados obtenidos con anterioridad. 5.1.6. Aplicaciones en áreas específicas de la empresa Excel se puede implementar en prácticamente cualquier área de una empresa para mejorar la eficiencia, el análisis de datos y la toma de decisiones. Algunas de ellas son: Presupuestos y pronósticos: nos permite crear y gestionar presu- puestos, realizar proyecciones financieras y llevar a cabo análisis de variaciones. Finanzas Análisis financiero: es posible evaluar la rentabilidad, calcular las ratios financieras y analizar el flujo de caja. Contabilidad: nos ayuda a registrar y reconciliar transacciones conta- bles, preparar estados financieros y realizar auditorías internas. Gestión de nóminas: podemos calcular salarios, beneficios y deducciones. Seguimiento de empleados: es posible mantener registros de asisten- Recursos cia, evaluar el rendimiento y planificar la formación. humanos Control de personal: facilita la recogida de información sobre el personal, como datos, puesto en la empresa, fecha de ingreso, sueldo y asistencia. Con ellos se pueden calcular días de vacaciones y otros beneficios, utilizando fórmulas adecuadas. 328  Aplicaciones informáticas para el comercio Análisis de mercado: se usa para realizar estudios de mercado, seg- mentar clientes y analizar tendencias de ventas. Campañas de marketing: planifica y sigue el rendimiento de las cam- Marketing pañas, y calcula el retorno de la inversión (ROI). Gestión de clientes: mantiene bases de datos de clientes y analiza el comportamiento de compra. Gestión de ventas: monitoriza el desempeño de los vendedores, analiza patrones de ventas y gestiona comisiones. Proyecciones de ventas: realiza previsiones de ventas basadas en datos históricos y tendencias actuales. Ventas Control de clientela: sirve para introducir información útil sobre los clientes, como datos personales, contacto, compras y devoluciones, permitiendo obtener gráficas de comportamiento y ofrecer ofertas personalizadas. Gestión de proyectos: nos ayuda a planificar, ejecutar y monitorear proyectos, incluyendo la gestión de plazos y recursos. Producción: es útil para analizar la eficiencia de producción, gestionar Operaciones tiempos de ciclo y optimizar procesos. Logística: gestiona rutas de entrega, analizar costos de transporte y mejora la eficiencia de la cadena de suministro. Control de inventario: incorpora información de la mercancía, como fecha de llegada, números de serie y cantidad, para llevar un control Inventario eficaz de los productos disponibles. Además, usa gráficas para observar el comportamiento en el mercado de los materiales ofertados. Seguimiento de consultas: se registran y siguen las consultas y quejas de los clientes. Atención al Análisis de satisfacción: evalúa la satisfacción del cliente y analiza los cliente comentarios para mejorar los servicios. Gestión de servicios: permite coordinar la prestación de servicios y el seguimiento de la calidad. Análisis de datos: recopila y estudia datos de investigación, y lleva a Investigación y cabo simulaciones y modelar escenarios. desarrollo (I+D) Gestión de proyectos de I+D: planifica y sigue proyectos de investiga- ción y desarrollo, así como gestiona presupuestos y recursos. 329  Tema 5: Hojas de cálculo 5.1.7. Aplicaciones en documentos de empresa Como hemos visto, Excel es una herramienta muy versátil que se puede emplear para múltiples tareas, especialmente en la elaboración de pre- supuestos, estados financieros y proyecciones, lo que ayuda a estudiar y a controlar la economía de la empresa. Además, también resulta esencial para la creación de bases de datos, informes de ventas y análisis de marketing, optimizando la organización y presentación de la información para tomar decisiones estratégicas. No obstante, lo más habitual que las empresas lo utilicen para realizar sus facturas, porque cuenta con las siguientes ventajas: Agrupa todas las facturas en un mismo libro, evitando así las pér- didas de datos. Permite el bloqueo de hojas y celdas para impedir que sean modi- ficadas, lo cual resulta muy útil cuando en una empresa hay varias personas dedicadas a la facturación. Guarda los archivos como PDF en el caso de enviar facturas electrónicas. Facilita el cálculo y evita errores. Para crear una factura con Excel seguiremos estos pasos: 1. Abrir una hoja y seleccionar A4 en Disposición de la página. 2. Incluir la fecha y el número de la factura. 3. Añadir los datos personales y el NIF o CIF del emisor y del receptor. 4. Mencionar una descripción de los productos o servicios prestados, con su precio y el porcentaje de IVA y/o de IRPF. 5. Calcular el importe total. 6. Guardarla y exportarla como PDF. 330  Aplicaciones informáticas para el comercio Para + info En el siguiente enlace encontrarás plantillas para diseñar facturas personalizables para Excel: n9.cl/4q5v6 El albarán es el documento que acredita la entrega de un pedido o la prestación de un servicio. Lo emite el proveedor y, con la firma del cliente, se justifica que los bienes han llegado a su destino o servicios se han realizado correctamente. La principal diferencia con una factura es que el albarán no tiene validez fiscal. Para crear un albarán con Excel incluiremos esta serie de datos: Número de alabarán. Fecha de emisión. Datos del emisor y del receptor, incluyendo el NIF y el domicilio. Descripción de los servicios prestados. Precio de los servicios. Firma. Para + info En el siguiente vídeo encontrarás información didáctica para aprender a hacer un albarán en Microsoft Excel: n9.cl/eq5mz 331  Tema 5: Hojas de cálculo 5.2. Celdas de datos Como ya hemos visto, una celda es el hueco útil en las hojas de cálculo, que se identifica con una coordenada formada por una letra, que se- ñala la columna, y un número, que señala la fila. Es la unidad básica de información de Excel. Una celda y su identificación en Microsoft Excel (Fuente: GpeFdezA, Wikipedia, vía Wikimedia Commons). En las celdas podemos introducir todo tipo de datos, fórmulas y carac- teres especiales, así como editarlas, escribiendo en ellas, y se pueden ajustar al formato y al contenido. Asimismo, las celdas tienen autono- mía entre ellas, pero podemos relacionarlas y agruparlas. Cuando trabajamos en una celda, esta permanece activa y remarcada. Celda G13 remarcada. 332  Aplicaciones informáticas para el comercio 5.2.1. Utilización de distintos tipos de datos Ya hemos aprendido que Excel nos permite trabajar con distintas clases de datos, pero para ello necesitamos escoger bien el tipo de datos que aplicamos a una celda o a un rango de celdas, porque de eso dependerá que luego podamos emplear unas fórmulas u otras. Los diferentes tipos de datos son: Texto: se trata de cualquier carácter no numérico que introduci- mos en una celda; es decir, letras y símbolos especiales. Cuando añadimos números acompañados de otros caracteres de texto, Ex- cel los considera texto, como por ejemplo “encabezado3”. El formato que le podemos dar a un dato varía en función del tipo que sea. Los más habituales para aplicar a los textos son la fuente, el tamaño, el color, los estilos, la alineación y la orientación del texto. Formato fuente de texto de las celdas de Microsoft Excel. Numérico: son números enteros o reales y se alinean siempre a la derecha de la celda. Cuando introducimos un número muy elevado, Excel le otorga automáticamente formato de notación científica. Los formatos que podemos aplicarles están en el grupo Número en la pestaña de Inicio. Formato numérico de las celdas de Microsoft Excel. 333  Tema 5: Hojas de cálculo Fecha: el programa la detecta si se escribe en la celda con barras o guiones, pero podemos modificar su aspecto desde el grupo For- mato → Fecha. Formato de fecha de las celdas de Microsoft Excel. Moneda: podemos asignar a un mismo dato diferentes monedas y aplicarle decimales, incluso cuando este es negativo. Formato moneda de las celdas de Microsoft Excel. 334  Aplicaciones informáticas para el comercio Porcentaje: cuando escribimos % en una celda, Excel lo interpre- ta como porcentaje y asigna el dato como tal. Después podemos personalizar su formato, eligiendo, por ejemplo, el número de de- cimales que queremos poner. Formato porcentaje de las celdas de Microsoft Excel. Visita 5.2.2. Uso de referencias para celdas y rangos de las páginas datos Acude al apartado 5.1.3. Fórmulas de la hoja de Las fórmulas de Excel utilizan referencias de celda para calcularse en cálculo para recordar función del contenido de otras y no de datos numéricos. Además, faci- las referencias relativas, litan el copiado de las mismas. Como vimos anteriormente, existen absolutas y mixtas. diferentes tipos de referencia de celda. El trabajo con referencias en Excel es fundamental, ya que nos brinda la posibilidad de automatizar los cálculos cuando los valores relaciona- dos cambian habitualmente. Por ejemplo, las empleamos en facturas, presupuestos, albaranes e informes de ventas. Para + info En el siguiente vídeo encontrarás más información sobre el uso de referencias en Microsoft Excel: n9.cl/2cn07 335  Tema 5: Hojas de cálculo 5.2.3. Manipulación de las celdas de datos Para editar el contenido de una celda podemos hacerlo directamente en ella o escribiendo el contenido en la barra de fórmulas. De esta ma- nera, Excel funciona en modo edición y aparece la palabra “Editar” en la esquina inferior izquierda del programa. También, podemos seleccionar el contenido de una o varias celdas, filas y columnas. El procedimiento es el siguiente: Para elegir un rango, seleccionar una celda y arrastrar o usar Ma- yús + teclas de dirección. Para seleccionar rangos y celdas no adyacentes, pulsar Ctrl + las celdas que queramos. Para ajustar la altura de fila y el ancho de las columnas vamos a Diseño de página y ahí podemos especificarlos en centímetros, milí- metros o pulgadas. Ancho de columna en Microsoft Excel. Atención La unidad de medida aparece, por defecto, en pulgadas. Para cambiarla, debemos ir a Archivo → Opciones → Avanzadas → Pantalla → Unidades de regla. Las filas y columnas tienen una sola configuración. Por ejemplo, una columna puede tener de ancho cinco centímetros, pero no puede tener cinco centímetros de ancho para una fila y diez para otras. 336  Aplicaciones informáticas para el comercio 5.2.4. Formato de celdas de datos Excel permite manipular el formato de las celdas de datos para adap- tarlo a las necesidades de nuestros comercios. Para añadir o eliminar una celda debemos seguir estos pasos: 1. Seleccionar una celda y clicar con el botón derecho sobre ella. 2. Darle a Insertar o Eliminar, eligiendo a la izquierda, a la derecha, arriba o abajo. Insertar celdas en Microsoft Excel. Podemos borrar celdas para eliminar el contenido (fórmulas y datos), los formatos y los comentarios: 1. Seleccionar la celda. 2. Ir al menú Edición → Inicio. 337  Tema 5: Hojas de cálculo 3. Clicar en la flecha ubicada al lado de Borrar: Borrar todo suprime todo el contenido, incluso formatos y comentarios. Borrar formatos quita solo los formatos. Borrar contenido elimina el contenido, manteniendo el formato y los comentarios. Borrar comentarios y notas borra los comentarios o notas adjun- tos de la celda o celdas que hemos seleccionado. Borrar hipervínculos suprime los hipervínculos adjuntos. Borrado de contenido en Microsoft Excel. Para añadir o eliminar una columna haremos siguiente: 1. Seleccionar una celda de la columna. 2. Ir a Inicio → Insertar o Eliminar columnas de la hoja. También podemos clicar con el botón derecho en el área superior de la columna y escoger Insertar o Eliminar. Insertar o eliminar una columna en Microsoft Excel. 338  Aplicaciones informáticas para el comercio Para añadir o eliminar una fila el procedimiento es el mismo: Seleccionar una celda de la columna. Ir a Inicio → Insertar o Eliminar filas de la hoja. También podemos clicar con el botón derecho en el número de la fila y escoger Insertar o Eliminar. Atención Cuando seleccionamos una fila o columna con formato, este se transfiere a la fila o columna que insertamos. Para evitarlo, podemos seleccionar Opciones de inserción y elegir una de estas: El mismo formato de la izquierda. El mismo formato de la derecha. Borrar formato. Insertar o eliminar una fila en Microsoft Excel. Existen dos maneras diferentes para insertar una nueva hoja de cálculo: Seleccionar el icono de Hoja Nueva (+) en el área inferior del libro. Ir a Inicio → Insertar → Insertar hoja. Insertar una hoja en Microsoft Excel. 339  Tema 5: Hojas de cálculo Existen otras operaciones que podemos realizar con el formato de la hoja de cálculo: Cambiar el nombre de una hoja: – Hacer doble clic en el nombre de la hoja dentro de la pestaña Hoja. – Clicar con el botón derecho en Hoja → Cambiar nombre. Mover una hoja: – Para colocarla al final, clicar con el botón derecho en la pestaña Hoja → Mover o copiar → Mover al final → Aceptar. – Seleccionar la hoja y arrastrarla hasta el punto en que queremos colocarla. Para eliminar una hoja de cálculo tenemos dos opciones: Clicar con el botón derecho en la pestaña Hoja → Eliminar. Seleccionar la hoja e ir a Inicio → Eliminar → Eliminar hoja. Eliminar una hoja en Microsoft Excel. 5.2.5. Rango de datos Otra de las opciones que nos permite hacer Excel es copiar, pegar y mover rangos a distintas celdas. Para copiar un rango, tan solo debemos seleccionarlo, copiarlo y pe- garlo en la celda que necesitemos. Para hacer esto último, podemos seleccionar la celda o el rango de origen. Para mover un rango, hemos de realizar las mismas acciones, salvo que, en vez de copiarlo, lo cortamos. 340  Aplicaciones informáticas para el comercio Para + info En el siguiente vídeo aprenderás a copiar y pegar datos en rangos de Microsoft Excel de manera sencilla y eficaz: n9.cl/0xevg Copiar y pegar un rango en una hoja en Microsoft Excel. Cuando copiamos y pegamos un rango, existe la posibilidad de esco- ger entre un conjunto de opciones de pegado, que vemos pulsando la opción de Pegar. Por ejemplo, pegado completo, con formato de origen, con formato de destino, como imagen, con fórmulas, comentarios, etc. En ocasiones, necesitaremos buscar rápidamente datos en nuestro libro de Excel. Para ello, utilizaremos la opción Buscar y reemplazar, que nos permite buscar el elemento de búsqueda como referencia, pero también reemplazarlo por otra cosa. Además, en la barra de búsqueda no necesariamente se ha de introducir texto, sino que se pueden incluir caracteres comodín (signos de interrogación, tildes, asteriscos, etc.) o números. También podemos buscar por filas o columnas, en comenta- rios o fórmulas o en libros completos. Existen dos maneras de encontrar un dato: Pulsar Ctrl+F. Ir a Inicio → Edición → Buscar y seleccionar → Buscar. Opción Buscar en Microsoft Excel. 341  Tema 5: Hojas de cálculo El procedimiento es el siguiente: 1. Escribir en el cuadro Buscar el texto o números que necesitemos. También podemos seleccionar la flecha de dicho cuadro y selec- cionar un elemento de búsqueda reciente. 2. Seleccionar Buscar todo o Buscar siguiente para ejecutar la búsqueda. 3. Hacer clic en Opciones cuando necesitemos precisar nuestra búsqueda: Dentro de: elegimos Hoja o Libro para buscar datos en una hoja de cálculo o libro completo. Buscar: podemos escoger buscar por filas o por columnas. Buscar en: sirve para buscar datos con detalles concretos. Para ello podemos seleccionar Fórmulas, Valores, Notas o Comentarios. Coincidir mayúsculas y minúsculas: elegiremos esta opción cuando busquemos datos con distinción entre mayúsculas y minúsculas. Hacer coincidir todo el contenido: lo usaremos para buscar celdas que contienen únicamente los caracteres que escribimos en el cuadro Buscar. 4. Para buscar contenido con un formato concreto, seleccionar Formato y escoger entre las distintas opciones del cuadro Buscar Formato. Para + info En el siguiente vídeo aprenderás más sobre la función Buscar y reemplazar de Microsoft Excel: n9.cl/pow3p 342  Aplicaciones informáticas para el comercio Para reemplazar textos o números, se debe pulsar Ctrl+H o ir a Inicio → Edición → Buscar y seleccionar → Reemplazar. Opción Reemplazar en Microsoft Excel. Ponte a prueba ¿Cuáles son las hojas de cálculo más utilizadas? a) Microsoft Excel, Open Office y Calc. b) Microsoft Excel, Open Office y Numbers. c) Microsoft Excel, Open Office y BIRT. ¿Cómo se llaman las referencias que cambian cuando las copiamos de una celda a otra? a) Relativas. b) Absolutas. c) Mixtas. ¿Dónde se alinean los datos numéricos en Microsoft Excel? a) A la derecha. b) A la izquierda. c) Indistintamente. 343  Tema 5: Hojas de cálculo 5.3. Representación y gestión de datos Un gráfico es la representación visual de los datos contenidos en una hoja de cálculo, donde los valores de las celdas se mues- tran en forma de línea, barras, columnas, etc. Ejemplo de gráfico de ventas en Microsoft Excel. 5.3.1. Utilización de los distintos tipos de gráficos Dependiendo de qué queramos representar, utilizaremos distintos tipos de gráficos según en qué ocasión, tales como: De anillos: se emplea para realizar comparaciones entre valores totales de un determinando periodo de tiempo. De líneas: muestra la evolución cronológica de una serie de valores. De sectores: se emplea para representar porcentajes y proporcio- nes, y, al igual que el de anillos, también para comparaciones entre valores totales de un determinando periodo de tiempo. De columnas o barras: se utiliza para comprobar la evolución de un conjunto de datos con independencia del resto. De jerarquía: sirve para comparar las proporciones de mayor a menor dentro de una jerarquía. Por ejemplo, en una librería pode- mos reflejar qué géneros literarios son los más vendidos. 344  Aplicaciones informáticas para el comercio De cascada: se usa para reflejar cantidades positivas y negativas. El departamento de administración de una empresa lo emplea mu- cho para analizar los recursos que entran y salen de la compañía. De áreas: se parece al gráfico de líneas, ya que traza un límite uniendo un valor con otros, aunque en este caso el trazo va relleno de color. De estadística: el más usado es el histograma, que se emplea para analizar una gran cantidad de datos, ya que, de forma ordenada, nos ayuda a comprender mejor ciertos datos estadísticos, como la frecuencia, la media, la mediana, etc. De dispersión y burbujas: se emplea para reflejar la relación exis- tente entre datos estadísticos, científicos y matemáticos, a través de la marcación de diferentes puntos en los ejes X y Y. De superficie o radial: son muy útiles para comparar ciertas ca- racterísticas de distintos elementos, representando sus valores ideales. Se crean formando figuras geométricas, en 2D y 3D. Combinado: permiten combinar diferentes clases de gráficos para unir variables de distinta naturaleza que, sin embargo, pueden valorarse juntas. Por ejemplo, vendedores, cantidad de ventas y número de productos vendidos. Para + info En el siguiente enlace encontrarás con detalle los distintos tipos de gráficos con los que podrás trabajar usando Excel: n9.cl/746n0 5.3.2. Inserción, edición y opciones de formato de gráficos Antes de crear un gráfico debemos planificar los datos de la hoja de cálculo que vamos a representar, el modelo de gráfico que vamos a utilizar y el lugar donde vamos a ubicarlo. Una vez decidido, seleccionamos las columnas que queremos repre- sentar de nuestra base de datos y vamos a Insertar → Gráficos. El gráfico aparecerá junto a la tabla de datos. 345  Tema 5: Hojas de cálculo Insertar gráfico en Microsoft Excel. Los gráficos pueden modificarse con las herramientas de gráficos, en las pestañas Diseño, Presentación y Formato. Podemos cambiar el formato de las líneas, los colores, el diseño del área del gráfico, la tipografía, el color de las fuentes, etc. Las tablas dinámicas o interactivas son aquellas cuyo formato (filas, columnas y contenido) puede rediseñarse continuamente. Para crearlos iremos al grupo Tablas de la pestaña Insertar. A partir de ellas podemos crear gráficos cuya característica principal es que pueden adoptar mu- chas formas diferentes. 5.3.3. Introducción, ordenación y validación de listas de datos, esquemas y subtotales Una lista de datos es un conjunto de datos organizados en filas y co- lumnas. La primera fila contiene los nombres de los campos y el resto, los datos almacenados. Normalmente, se emplean cuando trabajamos con una cantidad extraordinaria de información. En ocasiones, necesitamos ordenar los datos de manera no alfabética; por ejemplo, por provincias, por meses del año, por colores, etc. Para crear un nuevo criterio de ordenación clicaremos Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar. Después haremos clic en Columna → Ordenar por → Criterio de ordenación. La validación de datos en una herramienta de Excel que usamos para comprobar que únicamente se incorporen ciertos datos en una celda o un grupo de celdas. Así, en función del tipo de datos que se asigne, podemos delimitar algunas propiedades, tales como determinar una cantidad mínima y una máxima; eludir un intervalo de fechas; limitar a cifras iguales, mayores o menores de un valor, etc. 346  Aplicaciones informáticas para el comercio Validación de datos en Microsoft Excel. Cuando tenemos una lista de datos que queremos agrupar y resumir, podemos crear un esquema. Con él podemos observar rápidamente filas o columnas de resumen o los datos detallados de cada conjunto. Podemos crear esquemas de filas, columnas o filas y columnas. Esquema de datos en Microsoft Excel. Para calcular subtotales debemos ordenar los componentes de una lista por grupos con el objetivo de aplicarles una función: suma, resul- tado o promedio. Para + info En el siguiente vídeo aprenderás a dominar la herramienta subtotales de Microsoft Excel: n9.cl/wpv44k 347  Tema 5: Hojas de cálculo 5.3.4. Opciones de impresión En Microsoft Excel, por defecto, se imprime la totalidad de la hoja de cálculo. No obstante, a menudo necesitamos imprimir una sola parte. Por eso, casi siempre delimitaremos el área de impresión antes de hacerlo. Para establecer el área de impresión seguimos estos pasos: Para indicar un rango, seleccionar una celda y arrastrarla, o usar Mayús + teclas de dirección. Para seleccionar rangos y celdas no adyacentes, pulsar Ctrl y hacer clic en las celdas necesarias. Cuando el área de impresión es mayor que el de la página, el documen- to se imprime en más de una hoja. Para evitarlo, elegiremos una de estas opciones: Escoger la opción Orientación → Horizontal. Reducir el ancho de las columnas hasta que el texto se juste al área de impresión. Ajustar el texto a la página, siguiendo los siguientes pasos: 1. Pulsar Imprimir → Vista preliminar. 2. Clicar en Configurar página. 3. Seleccionar Ajustar a una página de ancho por una de alto. 4. Dar a Aceptar. Una vez tengamos configurada la impresión, imprimimos el documen- to haciendo clic en Configurar página → Imprimir → Aceptar. 348  Aplicaciones informáticas para el comercio 5.4. Gestores de bases de datos Usar una cantidad extraordinaria de datos es una de las señas de iden- tidad de esta época, conocida como la era de la información. Por ese motivo, necesitamos emplear una técnica que nos permita poder reco- gerlos metódicamente, como es el caso de la base de datos. Una base de datos es un conjunto de datos organizados que utilizamos para gestionar electrónicamente una gran cantidad de información. Esta almacena la información y la relaciona con otra de una manera lógica. Por eso podemos describir dicha base de dos formas diferentes: Como un conjunto de información que almacenamos de manera ordenada. Como un conjunto de información conectada y recogida como un todo. Existen dos tipos de bases de datos: Documentales: son las que contienen la información en una sola tabla, de manera que los datos que se repiten en distintos registros deben estar presentes en cada uno de ellos. Relacionales: emplean tablas vinculadas entre sí, por lo que en una base podemos incorporar información que estará relacionada con la de otra. Para + info Existe un programa de Microsoft, además de Excel, que sirve para trabajar con datos: Microsoft Access. Los dos pueden albergar una gran cantidad de datos y efectuar consultas, y poseen potentes herramientas de análisis. Sin embargo, cada uno de ellos cuenta con distintas ventajas en función de los tipos de datos que estemos gestionando. Por ejemplo, Access es más apropiado para administrar datos, manteniéndolos ordenados, fáciles de buscar y a la disposición de varios usuarios a la vez. Es decir, resulta más útil trabajar con este programa a la hora de desarrollar y trabajar con bases de datos. 349  Tema 5: Hojas de cálculo 5.4.1. Usos y aplicaciones Muchas empresas u organizaciones utilizan bases de datos para realizar tareas administrativas, tales como almacenar información, ordenarla en función de determinados criterios, acceder a ella desde otros pro- gramas, etc. Los usos más relevantes de las bases de datos en el sector empresarial son los siguientes: Una base de datos se puede aplicar en muchos asuntos y ámbitos de una empresa, pero principalmente resultan de vital importancia para mejorar la integridad de los datos y acceder a ellos, y proteger y evitar la pérdida de información. 5.4.2. Creación de una nueva base de datos y propiedades de los campos En una base de datos existen tres elementos esenciales: Tabla: es un conjunto de información organizada en filas y colum- nas que contiene datos con características idénticas, por ejemplo, de clientes, de personal, de ventas, etc. Una base de datos pue- de tener varias tablas, puesto que permite gestionar dichos datos, analizarlos y manipularlos datos de manera eficiente, facilitando la filtración, ordenación y aplicación de fórmulas. Registro: se trata de la unidad elemental de una tabla y contiene uno o más campos. Por ejemplo, el registro de un trabajador es el conjunto de todos los campos de personal, tales como nombre, apellidos, DNI, edad, fecha de incorporación a la empresa, etc. Campo: hace referencia a la unidad elemental de cada registro. Por ejemplo, el campo DNI, el campo Nombre, etc. 350  Aplicaciones informáticas para el comercio Ejemplo de tabla de personal, que contiene tres registros, cada uno de ellos con tres campos: nombre, apellidos y DNI. Para + info En el siguiente vídeo podrás aprender más sobre los tres con- ceptos clave para trabajar con bases de datos en LibreOffice: n9.cl/2tvpj Las bases de datos de Microsoft Access tienen las siguientes categorías de objetos, que se corresponden con los conjuntos de opciones de la pestaña Crear: Pestaña Crear en Access. Tablas: son los grupos de datos organizados que forman el conte- nido fundamental de una base de datos. Consultas: se trata de las tablas que creamos con base en la in- formación que contienen una o más. Con las consultas podemos catalogar, ordenar, extraer, modificar y filtrar los datos. Formularios: hacen referencia a los diseños que elaboramos con el objetivo de incorporar, cambiar o visualizar registros de una ta- bla o una consulta. 351  Tema 5: Hojas de cálculo Informes: consiste en recopilaciones de datos de tablas o consul- tas que diseñamos para su impresión. Macros y código: cuando hablamos de macros, nos referimos a una serie de operaciones grabadas que realizan automáticamente tareas reiterativas. Por el contrario, el código alude a módulos que se crean con lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Cuando creemos una base de datos nombraremos los campos de ma- nera que podamos identificarlos claramente. Campos correcta e incorrectamente identificados. Atención Un nombre de campo puede tener 64 caracteres como mucho, incluyendo espacios en blanco, letras, números y otros caracteres especiales. No puede contener puntos (.), signos de exclamación (!), corchetes ([ ]), ni comenzar con un espacio en blanco. Es decir, por ejemplo, podemos escribir Núm cliente o Núm_cliente, pero no Núm.cliente o Núm!cliente, respectivamente. Después de nombrar el campo, tenemos que especificar qué tipo de datos va a contener: Texto corto: puede presentar hasta 255 caracteres, números que no necesitan cálculos o combinaciones de ambos. Texto largo: se emplea para escribir textos largos, tales como des- cripciones u observaciones. Número: almacena información numérica con la que podemos realizar operaciones matemáticas. 352  Aplicaciones informáticas para el comercio Fecha/Hora: permite incluir distintos formatos de fechas y horas. Moneda: se utiliza para introducir valores monetarios. Autonumeración: a cada registro se le atribuye un número se- cuencial, que puede ser correlativo o aleatorio, en función de cómo lo determinemos. Sí/No: permite únicamente los valores Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Objeto OLE: como su propia sigla indica, se trata de la vinculación e incrustación de objetos (Object Linking and Embedding). Por ejemplo, una imagen, un gráfico, un archivo de audio, etc. Hipervínculo: hace referencia a aquel en el que la información está vinculada a un archivo, una página web, una dirección de co- rreo electrónico, etc. Datos adjuntos: almacena los archivos adjuntos en su formato original y no requiere de otros programas u otras aplicaciones para verlos desde la base de datos. Calculado: contiene datos que se calculan realizando operaciones con otros campos de una o varias tablas o consultas. También con- tiene constantes, funciones y operadores. Asistente para búsquedas: posibilita que seleccionemos los da- tos de otra tabla o elaborar una lista de valores. Tipo de datos de un campo. 353  Tema 5: Hojas de cálculo Las propiedades de los campos son las siguientes: Tamaño: señala el número máximo de caracteres que se pueden introducir en un campo. Formato: establece el modo en el que los datos del campo apa- recen en pantalla. Podemos determinar, por ejemplo, el tipo de fuente, el color, la manera de representar la fecha y la hora, etc. Opciones de la propiedad Formato en un campo de tipo Fecha/Hora. Opciones de la propiedad Formato en un campo de tipo Número. Lugares decimales: determina el número de decimales para los datos numéricos o monetarios. Máscara de entrada: supervisa la manera en la que introduci- mos la información, obligándonos a hacerlo según un formato estándar. Título: se trata de la forma en la que presentamos la información, y no tiene que coincidir necesariamente con el nombre del campo. Valor predeterminado: se asigna automáticamente al rellenar los registros de la tabla. Regla de validación: establece qué valores son válidos para el campo y cuáles no. 354  Aplicaciones informáticas para el comercio Texto de validación: aparece cuando introducimos un valor que no cumple la regla de validación. Requerido: obliga a no dejar un campo vacío, por lo que siempre hay que completarlo. Permitir longitud cero: se muestra cuando un campo no contiene caracteres. Indexado: agiliza la búsqueda y la ordenación de los datos y de las consultas. Comprensión Unicode: codifica los caracteres, de manera que los datos se almacenan comprimidos. 5.4.3. Creación y utilización de tablas en un gestor de base de datos Como ya sabemos, una tabla es un conjunto de datos, que se ordenan por filas y columnas, relacionados con un tema específico. Cada fila conforma un registro y cada columna, un campo: Los registros contienen la información sobre un asunto específico. Por ejemplo, en una tabla de clientes, cada registro alberga infor- mación sobre un cliente en concreto. Los campos incorporan componentes de un registro, de manera que los registros se forman por una serie de campos interconecta- dos entre sí. Ya hemos visto anteriormente que una base de datos puede usar una o varias tablas. Por eso, para crear una tabla, podemos crear una base de datos, insertarla en otra que ya existe, o importar o vincular una tabla desde otro archivo, como puede ser uno de texto, otra base de datos o un libro de Microsoft Excel. Cuando creamos una base de datos en blanco se inserta, por defecto, una tabla vacía. Después podemos introducir información en la tabla Para + info para comenzar a definir los campos. En este vídeo podrás El procedimiento para crear una tabla en una nueva base de datos es descubrir cómo crear una el siguiente: tabla de base de datos usando Excel: 1. Clicar en Archivo → Nuevo → Base de datos de escritorio en blanco. n9.cl/64a4k 2. Escribir en el cuadro Nombre de archivo el nombre de la base de datos. 3. Pulsar en Crear. De esta manera, en la vista Hoja de datos, visuali- zaremos una nueva base de datos con una tabla denominada Tabla1. 355  Tema 5: Hojas de cálculo 5.4.4. Índices y relaciones entre las tablas Los índices sirven para categorizar, alfabética o numéricamente, el contenido de las tablas de una base de datos. Cuando elaboramos una tabla sus registros se graban en función del orden por el que los hemos introducido. La ordenación por índices no mueve dichos registros, sino que desarrolla un fichero con la suce- sión correcta. Se recomienda determinar un índice a partir de un campo clave, por- que sus datos no se reiteran. Si lo creamos a partir de otros campos, debemos tener en cuenta que los datos idénticos no se ordenarán, sino que aparecerán en el mismo orden en el que fueron introducidos. Por eso, es importante elegir un segundo campo mediante el cual se dis- pondrá la tabla. Para indexar un campo debemos seguir estos pasos: 1. Abrir la tabla que contiene el campo para indexar en la vista Diseño. 2. Seleccionar el campo y clicar en la propiedad Indexado. 3. Desplegar la lista y elegir: Sí (con duplicados), cuando admitimos que podría existir más de un valor idéntico en el campo. No (sin duplicados), para evitar los valores reiterados. 4. Cerrar la tabla y guardar los cambios. Para + info La separación de la información repetida de la base de datos tiene estas ventajas: Ahorrar tiempo, porque facilita que la misma información se incorpore en diferentes registros. Ocupar menos espacio, porque la base de datos es más pequeña. Reducir el número de errores. 356  Aplicaciones informáticas para el comercio Cuando trabajamos con Microsoft Access se establece el tipo de rela- ción de esta manera: Cuando el campo común en ambas tablas está determinado como clave principal o tiene un solo índice, se crea una relación Uno a uno. Cuando el campo común es clave principal o tiene un solo índice en una de las tablas, se crea una relación Uno a varios. Cuando el campo común no es la clave principal o no existe un ín- dice común en ninguna tabla, se crea una relación indefinida de Varios a varios. Veamos mejor esto en la siguiente tabla: Relaciones entre las tablas Uno a uno Uno a varios Varios a varios Cuando un elemento de Cuando cada elemento de la Cuando cada elemento de la la Tabla1 tiene relación Tabla1 tiene relación con varios Tabla1 se relaciona con varios con otros de la Tabla2, y elementos de la Tabla2, pero elementos de la Tabla2, y vice- viceversa. Por ejemplo: cada uno de estos únicamente versa. Por ejemplo: la tiene con un elemento de la Tabla1: Nombre de Tabla1: Títulos de comedias Tabla1. Por ejemplo: los clientes Tabla2: Nombre de actores Tabla1: Aulas de un colegio Tabla2: DNI de los Cada comedia tiene un elenco clientes Tabla2: Alumnos de varios actores, pero estos A cada cliente le Cada aula recibe a varios han protagonizado más de una corresponde un DNI, y alumnos, pero cada alumno comedia. viceversa. pertenece a una única aula. Finalmente, una vez hemos diseñado las tablas, establecido las propie- dades de los campos y definido las relaciones, podemos insertar los registros. Para + info En el siguiente vídeo aprenderás a insertar los registros en una base de datos con Microsoft Access de la manera más sencilla: n9.cl/xn7is 357  Tema 5: Hojas de cálculo 5.4.5. Orden y filtrado de información Cuando abrimos una tabla, los registros se muestran, bien por orden de inclusión, bien en función de cómo los ordenamos la última vez. Sin embargo, es posible cambiar el orden de los registros de diferentes maneras. La más sencilla implica seleccionar una columna de informa- ción y estructurar después los registros. Para + info Los operadores estándar para filtrar son: Mayor > Menor < Igual = Menor o igual = Distinto Por ejemplo, en una tabla de clientes podemos seleccionar la columna Nombre y pulsar el botón Ascendente o Descendente del grupo Ordenar de la barra de herramientas. Para + info