Guía Teórica - Contabilidad I 2020 PDF

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Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Guía teórica Contabilidad I 2022 Universidad Argentina de la Empresa Página 1  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Índice de contenidos 1. LA CONTABILIDAD EN SUS INICIOS...................................................................................................... 5 2. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD.................................................................................................. 6 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD................................................................................................................................. 6 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD............................................................................................................................... 6 ¿ES UN ARTE, UNA TÉCNICA O UNA CIENCIA?......................................................................................... 7 USUARIOS DE LA INFORMACIÓN................................................................................................................................. 8 ATRIBUTOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.............................................................................................................. 9 3. EL ENTE............................................................................................................................................. 14 CLASIFICACIÓN.........................................................................................................................................................14 LAS SOCIEDADES.......................................................................................................................................................15 4. VIDA DEL ENTE ECONÓMICO............................................................................................................. 17 PROBLEMAS Y PRINCIPIOS CONTABLES.....................................................................................................................17 5. LA ESTRUCTURA PATRIMONIAL DE UN ENTE.................................................................................... 20 6. VARIACIONES PATRIMONIALES........................................................................................................ 25 7. DOCUMENTOS COMERCIALES........................................................................................................... 31 TIPOS DE DOCUMENTOS...........................................................................................................................................33 8. PROCESO DE REGISTRACIÓN............................................................................................................. 35 ENUNCIADO EJEMPLO..............................................................................................................................................38 EL PLAN DE CUENTAS................................................................................................................................................39 LOS REGISTROS EN EL LIBRO DIARIO.........................................................................................................................40 EL LIBRO MAYOR......................................................................................................................................................51 BALANCE DE SUMAS Y SALDOS.................................................................................................................................54 9. PRINCIPIO DE DEVENGADO............................................................................................................... 61 TEST DE AUTOEVALUACIÓN....................................................................................................................... 65 TEST DE AUTOEVALUACIÓN (SOLUCIÓN)................................................................................................... 66 10. CAJA Y BANCOS................................................................................................................................. 69 CONCEPTO.........................................................................................................................................................................69 COMPOSICIÓN DEL RUBRO................................................................................................................................................69 OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL RUBRO............................................................................................................................70 Arqueo de Caja..................................................................................................................... 70 Fondo fijo............................................................................................................................. 72 10.3.2.1. Creación......................................................................................................................................... 73 10.3.2.2. Rendición........................................................................................................................................ 73 10.3.2.3. Reposición...................................................................................................................................... 74 10.3.2.4. Cambios en los montos asignados (aumento-reducción)............................................................... 74 Conciliación bancaria........................................................................................................... 75 Moneda extranjera.............................................................................................................. 77 11. INVERSIONES.................................................................................................................................... 79 CONCEPTO.........................................................................................................................................................................79 OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL RUBRO............................................................................................................................79 Universidad Argentina de la Empresa Página 2  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Depósito a plazo fijo............................................................................................................. 79 Acciones transitorias............................................................................................................ 80 Títulos públicos / Obligaciones Negociables........................................................................ 83 Fondos comunes de inversión.............................................................................................. 85 Moneda extranjera.............................................................................................................. 85 12. CRÉDITOS.......................................................................................................................................... 86 CONCEPTO.........................................................................................................................................................................86 COMPOSICIÓN DEL RUBRO................................................................................................................................................86 OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL RUBRO............................................................................................................................87 Modalidades de ventas a crédito......................................................................................... 87 12.3.1.1. Ventas en cuenta corriente............................................................................................................ 87 12.3.1.2. Ventas documentadas.................................................................................................................... 87 12.3.1.3. Ventas con cheque de pago diferido.............................................................................................. 88 Las distintas instancias de los créditos por ventas............................................................... 89 Incobrabilidad de los deudores............................................................................................ 90 12.3.3.1. Baja en el mismo ejercicio en que se realizó la venta..................................................................... 91 12.3.3.2. Baja en un ejercicio siguiente al que se realizó la venta................................................................. 91 12.3.3.3. Diferencias entre los montos previsiones y los incobrables reales................................................ 93 Estimación del monto de las cuentas incobrables............................................................... 94 Otros créditos....................................................................................................................... 96 13. BIENES DE CAMBIO........................................................................................................................... 97 CONCEPTO.........................................................................................................................................................................97 COMPOSICIÓN DEL RUBRO................................................................................................................................................97 OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL RUBRO............................................................................................................................98 Incorporación al patrimonio................................................................................................. 98 Determinación del costo de las salidas.............................................................................. 100 14. BIENES DE USO............................................................................................................................... 106 CONCEPTO...................................................................................................................................................................... 106 INCORPORACIÓN AL PATRIMONIO................................................................................................................................. 106 OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL RUBRO......................................................................................................................... 108 Depreciación...................................................................................................................... 108 14.3.1.1. Concepto...................................................................................................................................... 108 14.3.1.2. Sistemas de registración............................................................................................................... 109 14.3.1.3. Parámetros de depreciación........................................................................................................ 109 14.3.1.4. Métodos de depreciación............................................................................................................. 109 Mejoras, gastos de mantenimiento y reparación.............................................................. 113 14.3.2.1. Mejoras........................................................................................................................................ 113 14.3.2.2. Reparación................................................................................................................................... 114 14.3.2.3. Mantenimiento............................................................................................................................ 114 15. ACTIVOS INTANGIBLES.................................................................................................................... 115 CONCEPTO...................................................................................................................................................................... 115 COMPONENTES DEL RUBRO........................................................................................................................................... 115 VALOR DE INCORPORACIÓN AL PATRIMONIO................................................................................................................ 116 AMORTIZACIÓN.............................................................................................................................................................. 116 VALUACIÓN AL CIERRE.................................................................................................................................................... 116 16. PASIVO........................................................................................................................................... 117 CONCEPTO...................................................................................................................................................................... 117 DEUDAS.......................................................................................................................................................................... 117 PREVISIONES................................................................................................................................................................... 120 Universidad Argentina de la Empresa Página 3  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 17. PATRIMONIO NETO........................................................................................................................ 122 CONCEPTO...................................................................................................................................................................... 122 COMPONENTES DEL RUBRO........................................................................................................................................... 122 Aportes............................................................................................................................... 122 17.2.1.1. Aportes iniciales........................................................................................................................... 123 17.2.1.2. Aportes posteriores al inicio......................................................................................................... 123 17.2.1.3. Aportes irrevocables.................................................................................................................... 126 Resultados acumulados..................................................................................................... 127 17.2.2.1. Ganancias reservadas................................................................................................................... 127 17.2.2.2. Resultados no asignados.............................................................................................................. 128 17.2.2.3. Distribuciones en efectivo o en especie....................................................................................... 129 17.2.2.4. La capitalización de ganancias. Dividendos en acciones.............................................................. 129 ANEXO I – DOCUMENTOS COMERCIALES................................................................................................. 131 ANEXO II – ESTADOS CONTABLES BÁSICOS.............................................................................................. 142 Universidad Argentina de la Empresa Página 4  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 1. LA CONTABILIDAD EN SUS INICIOS La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado, a través de diversos historiadores, que en épocas como la egipcia o romana se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial. La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro días. El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros días, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a través de la teoría de la partida doble. La Revolución Industrial provocó la necesidad de adoptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aún mayor importancia. La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha ido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió obtener mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el término “procesamiento de datos”, quedando en desuso el término “teneduría de libros”. Universidad Argentina de la Empresa Página 5  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 2. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD Objetivo de la Contabilidad Por medio de la contabilidad obtenemos datos de una determinada realidad sobre la cual queremos informar, procesamos dichos datos de manera que los mismos se transformen en información, y ponemos dicha información en conocimiento de aquellos usuarios (los receptores del mensaje de la contabilidad), para que estos puedan decidir sobre la base de la información suministrada. Definición de Contabilidad La contabilidad como objeto de estudio ha pasado por diversas escuelas considerándola como ciencia, arte y técnica. Existen distintas definiciones de Contabilidad:  Según López Santiso La contabilidad es la disciplina técnica basada en una fundamentación teórica propia. Se ocupa de la clasificación, el registro, la presentación e interpretación de los datos relativos a los actos y hechos económicos de la administración de empresas, u otros entes con el objeto de suministrar principalmente, en términos monetarios, la información predictiva o de control, utilizada por los propios entes o por sectores interesados, o bien ajenos a ella.  Según Fowler Newton La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente.  Según R N Anthony Un sistema contable es un medio para recolectar, sumarizar y presentar en signos monetarios información relativa a un negocio. Universidad Argentina de la Empresa Página 6  Guía Teórica – Contabilidad I 2020  Según Fabio Besta La contabilidad considerada en su aspecto teórico estudia y enuncia las leyes de control económico de las haciendas de toda especie y ofrece normas oportunas a seguir para que dicho contralor pueda resultar realmente eficaz, satisfactorio y completo, y en su aspecto práctico es la ordenada aplicación de esas normas. Nota: Para entender completamente estas definiciones, es importante que primero estés familiarizado con términos como ente, patrimonio, recursos y obligaciones; por lo tanto, te recomendamos volver a leerlas una vez que hayas finalizado esta primera parte. ¿Es un arte, una técnica o una ciencia? Arte: consideramos poco apropiada la definición de la contabilidad como un arte, ya que la actividad artística es principalmente creativa. Es cierto que en algunas oportunidades se debe encontrar algún tipo de solución que requiera usar nuestra imaginación, pero es exagerado calificar a la actividad contable como artística. Además, esta clasificación no se encuentra vigente desde el punto de vista de la epistemología actual. En su lugar, muchos autores se han referido a la posibilidad de que se trate de una tecnología social, es decir, el conjunto de teorías y de técnicas que permiten el aprovechamiento práctico del conocimiento científico. Técnica: el conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte para lograr un objetivo determinado. Ciencia: aprender significa adquirir conocimiento, una de las cualidades que caracterizan al hombre es su capacidad y tendencia de analizar todo lo que observa y percibe buscando comprenderlo según su razonamiento. Cuando se logra una comprensión de este tipo decimos que poseemos un conocimiento racional sobre determinado objeto o tema. A un conjunto ordenado de conocimientos solemos llamarlo ciencia, pero el conjunto de conocimientos racionales es una ciencia. Según Mario Bunge, ciencia es todo aquello que puede caracterizarse como conocimiento racional, sistemático, exacto, edificable y por consiguiente falible. Se podría decir que la ciencia es una sola y en la teoría es correcto, pero en la práctica se ha ido subdividiendo en torno a Universidad Argentina de la Empresa Página 7  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 las particularidades de su objeto de estudio y también en base a los métodos de puesta a prueba de sus enunciados. Existen en la actualidad dos grandes corrientes dentro del pensamiento contable: 1) La doctrina anglosajona. 2) La doctrina europeo continental. La primera corriente de pensamiento otorga a la disciplina contable el estatus epistemológico de técnica. En cambio, la segunda considera que la contabilidad es una ciencia factual. Finalmente, en nuestro país, existe un numeroso grupo de prestigiosos académicos de la disciplina que la caracterizan como una tecnología social. Usuarios de la información En el apartado 2.1 dijimos que la contabilidad pone información en conocimiento los usuarios; pero ¿quiénes son dichos usuarios? — Propietarios. — Prestamistas. — Proveedores. — Acreedores e inversores potenciales. — Empleados. — La gerencia. — Directores. — Clientes. — Asesores y analistas financieros. — Corredores de bolsa. — Bolsa de comercio. — Abogados. — Economistas. — Autoridades impositivas. — Organismos de control estatal. — Legisladores. — Periodismo financiero. — Agencias de informes. — Sindicatos — Investigadores, profesores y estudiantes de administración. — El público en general. Dentro de estos usuarios, encontramos usuarios externos e internos. En realidad, Universidad Argentina de la Empresa Página 8  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 es necesario hacer una aclaración respecto de cómo está integrada la contabilidad. Dentro del universo que podemos denominar Sistema de contabilidad empresarial, existen dos subsistemas denominados “Contabilidad financiera” y “Contabilidad de gestión”. De aquí en más, siempre que hablemos de contabilidad, nos referiremos al primer subsistema. De todos modos, cabe hacer una distinción entre ellos para poder diferenciarlos: CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD DE GESTIÓN Los usuarios de la información son Los usuarios de la información son internos. principalmente externos. Brinda información tanto histórica como Brinda información histórica. prospectiva. Se rige por normas contables específicas. No se rige por normas contables. La información que brinda es auditada por un No requiere ser auditada de manera obligatoria profesional externo que brinda confiabilidad. (pero podría serlo). De este modo, serán usuarios internos, básicamente, los propietarios, la gerencia y los directores; mientras que el resto, son externos. Atributos de la información contable Para que la información brindada por la contabilidad sea útil para la toma de decisiones, es importante que cumpla con determinados requisitos. Los requisitos de la información contable están establecidos en la Resolución Técnica N.° 16 (marco conceptual) y los detallamos a continuación (adaptados): 1) Pertinencia (atingencia) La información debe ser apta para satisfacer las necesidades de los usuarios (…) En general, esto ocurre con la información que: a) permite a los usuarios confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente (tiene un valor confirmatorio) o bien: b) ayuda a los usuarios a aumentar la probabilidad de pronosticar correctamente las consecuencias futuras de los hechos pasados o presentes (tiene un valor predictivo). Universidad Argentina de la Empresa Página 9  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 2) Confiabilidad (credibilidad) La información debe ser creíble para sus usuarios, de manera que éstos la acepten para tomar sus decisiones. Para que la información sea confiable, debe reunir los requisitos de aproximación a la realidad y verificabilidad. 2.1. Aproximación a la realidad Para ser creíbles, los estados contables deben presentar descripciones y mediciones que guarden una correspondencia razonable con los fenómenos que pretenden describir, por lo cual no deben estar afectados por errores u omisiones importantes ni por deformaciones dirigidas a beneficiar los intereses particulares del emisor o de otras personas. Aunque la búsqueda de aproximación a la realidad es imperativa, es normal que la información contable sea inexacta. Esto se debe a que: a. la identificación de las operaciones y otros hechos que los sistemas contables deben medir no está exenta de dificultades; b. un número importante de acontecimientos y circunstancias (como la cobrabilidad de los créditos, la vida útil probable de los bienes de uso o el costo de satisfacer reclamos por garantías posventa) involucran incertidumbres sobre hechos futuros, las cuales obligan a efectuar estimaciones que, en algunos casos, se refieren a: 1) el grado de probabilidad de que, como consecuencia de un hecho determinado, el ente vaya a recibir o se vea obligado a entregar bienes o servicios; 2) las mediciones contables a asignar a esos bienes o servicios a recibir o entregar. Al practicar las estimaciones recién referidas, los preparadores de estados contables deberían actuar con prudencia, pero sin caer en el conservadurismo. No es aceptable que los activos o los ingresos se sobrevalúen o que las deudas o los gastos se subvalúen, pero tampoco lo es la constitución deliberada de provisiones o previsiones excesivas o la aplicación de cualquier otro mecanismo contable que conduzca a la subvaluación de activos o ingresos o a la sobrevaluación de deudas o gastos. Para que la información se aproxime a la realidad, debe cumplir con los requisitos de esencialidad, neutralidad e integridad. 2.1.1. Esencialidad (sustancia sobre forma) Universidad Argentina de la Empresa Página 10  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Para que la información contable se aproxime a la realidad, las operaciones y hechos deben contabilizarse y exponerse basándose en su sustancia y realidad económica. Cuando los aspectos instrumentales o las formas legales no reflejen adecuadamente los efectos económicos de los hechos o transacciones, se debe dar preeminencia a su esencia económica, sin perjuicio de la información, en los estados contables, de los elementos jurídicos correspondientes. 2.1.2. Neutralidad (objetividad o ausencia de sesgos) Para que la información contable se aproxime a la realidad, no debe estar sesgada, deformada para favorecer al ente emisor o para influir la conducta de los usuarios hacia alguna dirección en particular. Los estados contables no son neutrales si, a través de la selección o presentación de información, influyen en la toma de una decisión o en la formación de un juicio con el propósito de obtener un resultado o desenlace predeterminado. Para que los estados contables sean neutrales, sus preparadores deben actuar con objetividad. Se considera que una medición de un fenómeno es objetiva cuando varios observadores que tienen similar independencia de criterio y que aplican diligentemente las mismas normas contables, arriban a medidas que difieren poco o nada entre sí. El objetivo de lograr mediciones contables objetivas, no ha podido ser alcanzado en relación con ciertos hechos. En consecuencia, los estados contables no brindan informaciones cuantitativas sobre algunos activos y pasivos, como por ejemplo: a. ciertos intangibles (inseparables del negocio) que algunas empresas generan (como el valor llave y sus componentes); b. las sumas a desembolsar con motivo de fallos judiciales adversos y altamente probables, cuando su importe se desconoce y no existen bases confiables para su determinación. 2.1.3. Integridad La información contenida en los estados contables debe ser completa. La omisión de información pertinente y significativa puede convertir a la información presentada en falsa o conducente a error y, por lo tanto, no confiable. 2.2. Verificabilidad Para que la información contable sea confiable, su representatividad debería ser susceptible de comprobación por cualquier persona con pericia suficiente. Universidad Argentina de la Empresa Página 11  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 3) Sistematicidad La información contable suministrada debe estar orgánicamente ordenada, con base en las reglas contenidas en las normas contables profesionales. 4) Comparabilidad La información contenida en los estados contables de un ente debe ser susceptible de comparación con otras informaciones: a) del mismo ente a la misma fecha o período; b) del mismo ente a otras fechas o períodos; c) de otros entes. Para que los datos informados por un ente en un juego de estados contables sean comparables entre sí se requiere: a) que todos ellos estén expresados en la misma unidad de medida; b) que los criterios usados para cuantificar datos relacionados sean coherentes (por ejemplo: que el criterio de medición contable de las existencias de bienes para la venta se utilice también para determinar el costo de las mercaderías vendidas); c) que, cuando los estados contables incluyan información a más de una fecha o período, todos sus datos estén preparados sobre las mismas bases. La máxima comparabilidad entre los datos contenidos en sucesivos juegos de estados contables del mismo emisor se lograría si: a) se mantuviese la utilización de las mismas reglas (uniformidad o consecuencia); b) los períodos comparados fuesen de igual duración; c) dichos períodos no estuvieran afectados por las consecuencias de operaciones estacionales; y d) no existiesen otras circunstancias que afecten las comparaciones, como la incorporación de nuevos negocios, la discontinuación de una actividad o una línea de producción o la ocurrencia de un siniestro que haya afectado las operaciones. Sin embargo, las tres últimas condiciones podrían no alcanzarse por razones fácticas y la primera debe dejarse de lado cuando se ponen en vigencia nuevas normas contables Universidad Argentina de la Empresa Página 12  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 profesionales. En todos estos casos, los estados contables deberían contener información que atenúe los defectos de comparabilidad referidos. Al comparar estados contables de diversos entes se debe prestar atención a las normas contables aplicadas por cada uno de ellos, ya que la comparabilidad se vería dificultada si ellas difiriesen. 5) Claridad (comprensibilidad) La información debe prepararse utilizando un lenguaje preciso, que evite las ambigüedades, y que sea inteligible y fácil de comprender por los usuarios que estén dispuestos a estudiarla diligentemente y que tengan un conocimiento razonable de las actividades económicas, del mundo de los negocios y de la terminología propia de los estados contables. Los estados contables no deben excluir información pertinente a las necesidades de sus usuarios tipo por el mero hecho de que su complejidad la haga de difícil comprensión para alguno o algunos de ellos. Estos atributos, a su vez, se ven condicionados por las siguientes restricciones: A) Oportunidad La información debe suministrarse en tiempo conveniente para los usuarios, de modo tal que tenga la posibilidad de influir en la toma de decisiones. Un retraso indebido en la presentación de la información puede hacerle perder su pertinencia. Es necesario balancear los beneficios relativos de la presentación oportuna y de la confiabilidad de la información contable. Hay casos en que, para que no pierda su utilidad, la información sobre una transacción o hecho debe ser presentada antes de que todos los aspectos relacionados sean conocidos, lo que deteriora su confiabilidad. Si, en el mismo caso, la presentación se demorase hasta que todos esos aspectos se conociesen, la información suministrada sería altamente confiable, pero de poca utilidad para los usuarios que hubiesen tenido que tomar decisiones en el intervalo. Para la búsqueda del equilibro entre relevancia y confiabilidad, debería considerarse cómo se satisfacen mejor las necesidades de toma de decisiones económicas por parte de los usuarios tipo. B) Equilibrio entre costos y beneficios Desde un punto de vista social, los beneficios derivados de la disponibilidad de información deberían exceder a los costos de proporcionarla. Universidad Argentina de la Empresa Página 13  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 La aplicación concreta de una prueba de costo-beneficio a cada caso particular no es sencilla porque los costos de preparar estados contables no recaen sobre los usuarios tipo definidos en este marco (excepto los propietarios del ente). Las normas contables profesionales no podrán dejar de aplicarse por razones de costo, pero éstas podrán ser consideradas cuando dichas normas acepten que, por dicha razón, se apliquen determinados procedimientos alternativos. En tales casos, son los emisores de los estados contables quienes deben demostrar que dichas razones de costo efectivamente existen. C) Impracticabilidad La aplicación de una norma o de un criterio contable será impracticable cuando el ente no pueda aplicarlo tras efectuar todos los esfuerzos razonables para hacerlo. Sobre el criterio de impracticabilidad se proporcionarán exenciones específicas en las resoluciones técnicas e interpretaciones al aplicar requerimientos particulares. 3. EL ENTE Como mencionamos anteriormente, Fowler Newton afirma: “La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente…”. Ahora bien, ¿qué entendemos por ente? Es todo lo que existe o puede existir. El Código Civil establece que son personas todo ente capaz de adquirir derechos y contraer obligaciones. Jurídicamente las personas pueden ser clasificadas: - Existencia visible o física (personas físicas). - Existencia ideal o jurídica (entidades con o sin fines de lucro). Las personas jurídicas (conocidas comúnmente como organizaciones) requieren de los siguientes elementos:  más de un participante;  uno o más objetivos determinados;  una actividad encaminada para el logro de las metas y objetivos;  recursos. Si bien la contabilidad también puede brindar información útil a las personas físicas, nuestra materia se basará en preparar información útil para las personas jurídicas. Clasificación Las organizaciones se pueden clasificar:  En función de su finalidad: Universidad Argentina de la Empresa Página 14  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 a) Con fines de lucro. Aquellas en las que las utilidades son distribuidas entre los propietarios. Por ejemplo: comerciales, industriales, de servicio, financiera, etc. b) Sin fines de lucro. Aquellas en las que todo excedente debe reinvertirse en la consecución del fin que le dio origen. Por ejemplo: religiosas, de beneficencia, culturales, deportivas, asistenciales, etc. Cabe destacar que ambas organizaciones buscan obtener beneficios; la diferencia se encuentra en qué pueden hacer con ellos (distribuirlos entre los socios —en las que tienen fin de lucro— o reinvertirlos en obtener su objetivo —sin fines de lucro).  Según su naturaleza jurídica: a) Organizaciones de derecho privado: sin intervención del Estado (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, etc.). b) Organizaciones de derecho público: Estado Nacional, Provincial o Municipal. Las sociedades Antes de continuar, aclararemos brevemente qué entendemos por sociedad y cuáles son sus diferentes tipos. Cabe aclarar que nos referiremos siempre a sociedades comerciales, aunque también existen sociedades civiles (regidas por el Código Civil). En nuestro caso, las sociedades comerciales están reguladas por la ley 19.550. En su primer artículo establece: “Habrá sociedad comercial cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos en esta Ley, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambio de bienes o servicios participando de los beneficios y soportando las pérdidas”. Es importante aclarar que, en general, las sociedades comerciales se dividen en sociedades de personas y de capital; aunque también algunas son mixtas. Como sus términos lo indican, en las sociedades de personas tienen mayor relevancia los socios (es el caso de las sociedades colectivas, en comandita simple, de capital e industria). En las sociedades de capital cobra mayor importancia el aporte realizado por los socios, sin interesar su persona (es el caso de las sociedades anónimas y en comandita por acciones). Finalmente, en las mixtas, es importante tanto la persona como su aporte (como ocurre en las sociedades de responsabilidad limitada). En nuestra materia, solemos trabajar con sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada; por lo que definiremos únicamente estas (para más información, remitimos la lectura de la mencionada ley). Universidad Argentina de la Empresa Página 15  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 a) Sociedades Anónimas: El capital se representa por acciones y los socios limitan su responsabilidad a la integración de las acciones suscriptas. Es por esta razón que los socios se denominan “accionistas”. El hecho de limitar su responsabilidad implica que únicamente responderán por las obligaciones de la sociedad, hasta el límite del aporte que realizaron; sin que se vea afectado su patrimonio personal (lo que sí ocurre en las sociedades de personas). No presenta límite en cuanto a cantidad de accionistas y se debe constituir por instrumento público (intervención de escribano); por lo que su constitución suele ser costosa. b) Sociedad de Responsabilidad Limitada: El capital se divide en cuotas; los socios limitan su responsabilidad de la integración de las que suscriban. Su número de socios no puede exceder de los cincuenta; y su constitución puede hacerse por instrumento público o privado. En otras palabras, no requiere la intervención de un escribano. Universidad Argentina de la Empresa Página 16  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 4. VIDA DEL ENTE ECONÓMICO El ente puede tener una vida prevista y posible. La prevista es la que surge del estatuto (para las sociedades anónimas) o del contrato social (para los otros tipos de sociedades), que es un escrito en el que se dejan constancia de quiénes conforman la sociedad, cuál será el objeto que persigue, cómo se distribuirán las utilidades (si persigue fines de lucro, duración de la sociedad, etc.); la posible, en cambio, es la que surgirá de hecho, es decir, que puede ser inferior a la vida prevista; cuando la situación económica del ente no le permita continuar con sus actividades. Por ejemplo, en el estatuto podrá establecerse que la vida de la sociedad será de 99 años –vida prevista- pero una mala administración podrá hacer que a los cinco años deje se existir –vida posible. En la vida de una empresa no debemos confundir dos conceptos: 1) Ciclo operativo: Está en función de las actividades básicas (comprar, pagar, producir, vender, cobrar). Puede tener una duración corta o de varios años. 2) Ejercicio económico: Surge de segmentar la vida de la empresa en períodos anuales. Esta segmentación convencional está motivada por la necesidad de brindar información al Estado (organismos públicos), a los accionistas, a los acreedores, a entidades financieras, a proveedores, a las autoridades fiscales, al público en general (en definitiva, a los usuarios). Es una condición que los ejercicios sean de igual duración para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí. Algunas empresas están obligadas a presentar información trimestral, por el nivel de información requerida por los dueños (es el caso, por ejemplo, de las que cotizan en bolsa). Problemas y principios contables En una empresa en marcha (es decir, aquella que se encuentra en funcionamiento y que se prevé que lo siga estando) es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, no solo para brindar información, sino también para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros. La segmentación de la vida de las empresas hace que la contabilidad deba enfrentarse a dos problemas:  Valuación: Es la cuantificación del patrimonio a una fecha determinada. Se plantea el problema de qué bienes deben ser considerados por la contabilidad y cómo se deben valuar. Universidad Argentina de la Empresa Página 17  Guía Teórica – Contabilidad I 2020  Exposición: Cómo debemos mostrarlos. Es importante determinar en qué período se deben reconocer los resultados. Para la asignación de los resultados a un ejercicio económico o período tenemos dos principios: DEVENGADO y REALIZADO. Devengado: Los resultados (positivos y negativos) deben reconocerse y contabilizarse en el ejercicio o período en que se produce el aumento o disminución del PN, independientemente de que se haya habido movimiento de fondos (cobro o pago). Para aplicar esta idea debe definirse el período al cual corresponde cada resultado y para esto debe identificarse cuál es su hecho generador (la identificación del hecho generador también es necesaria para el registro de todas las variaciones patrimoniales). Por ejemplo, en una empresa que se dedica a vender libros, la venta quedará perfeccionada (es decir, que puede registrarse) con la entrega de la mercadería y la aceptación de la misma por parte del comprador (materializada en la firma del remito — ver ANEXO I), independientemente de que se haya cobrado. De ese modo, si la entrega y aceptación de la venta tuvo lugar en enero, habrá quedado devengada en ese período, aunque se cobre recién en marzo (diremos que en marzo fueron percibidos los fondos producto de esa venta). Por su parte, los gastos se reconocen:  Con el mero transcurso del tiempo (intereses, alquileres, seguros, etc.).  En función de los ingresos que le dan origen (comisiones sobre ventas). Esta situación se conoce como principio de apareamiento,  Cuando se conocen (despido). Realizado: Un resultado está realizado cuando proviene de transacciones con terceros, es decir, cuando una operación se perfecciona desde el punto de vista de la legislación o práctica comerciales aplicables. Para tener en cuenta y reflexionar: Todos los resultados realizados están devengados en el período de realización o en alguno anterior; pero no todos los resultados devengados están realizados. Para entender cómo es posible que un resultado devengado no esté realizado, basta con pensar que la contabilidad reconoce resultados que no provienen de transacciones con terceros. Si bien este tema será profundizado en la segunda parte de la materia, adelantaremos que, por ejemplo, la contabilidad reconoce que se ganó o perdió por el simple hecho de tener moneda extranjera en su poder (dólares, por ejemplo). De este modo, si se compraron 1000 dólares a $4 cada uno (en total, $4000) y luego de un Universidad Argentina de la Empresa Página 18  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 año, esos dólares cotizan a $5, la contabilidad reconocerá que se ganaron $1000, aunque no se vendan efectivamente. En otras palabras, un resultado devengado no está realizado cuando surge, básicamente, por tener un bien y no por venderlo. Universidad Argentina de la Empresa Página 19  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 5. LA ESTRUCTURA PATRIMONIAL DE UN ENTE Dijimos que la contabilidad brinda información sobre el patrimonio de un ente, pero ¿qué entendemos por patrimonio? En el cálculo del patrimonio intervienen dos partes: — Bienes y derechos, que denominaremos Activo. — Obligaciones, es decir, el Pasivo. Siguiendo a Enrique Fowler Newton: “En muchos textos la palabra patrimonio está acompañada por el calificativo neto. Este tiene que ver con la mecánica del cálculo del patrimonio (es neto porque se lo determina por diferencia) pero nada aporta. Patrimonio y patrimonio neto son sinónimos” (2004:49). Si a partir de la siguiente información, nos preguntáramos qué es lo que realmente le pertenece a la empresa, ¿qué dirías?  Efectivo y bienes (un edificio y una camioneta) por un valor de $111.500.  Un cliente de la sociedad le debe $15.000.  La sociedad, a su vez, tiene una deuda con un proveedor por $50.000. A simple vista, diríamos que lo que realmente posee la empresa son el efectivo y los bienes ($111.500), pero recordemos que los derechos también forman parte del Activo; por otro lado, tarde o temprano se deberá afrontar la deuda mantenida. Por lo tanto, la empresa dispone de: $111.500 + $15.000 – $50.000 = $76.500. Este es el verdadero patrimonio. En otras palabras, la parte del activo que le pertenece al dueño de una empresa, una vez deducidas las deudas mantenidas. Podríamos graficar esta situación del siguiente modo: ACTIVO PASIVO Bienes 111.500 Deudas 50.000 Derechos 15.000 126.500 PN 76.550 Universidad Argentina de la Empresa Página 20  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 El activo constituye la estructura de inversión; es decir, el destino que tuvo lo que se recibió de terceros (pasivo) o de los dueños (patrimonio neto); en definitiva, de la estructura de financiación. A partir de todo lo analizado, estamos en condiciones de obtener una ecuación, denominada ecuación patrimonial básica o estática: Activo – Pasivo = Patrimonio neto O lo que es lo mismo: Activo = Pasivo + Patrimonio neto Esta ecuación se denomina estática ya que se refiere a la situación inicial de toda empresa. En nuestro ejemplo, es de esperar que ese patrimonio neto inicial de $76.550 vaya variando con el transcurso del tiempo. De hecho, la empresa comenzará a operar y eso implicará cambios en su composición (recordemos que toda empresa busca beneficios). Para clarificar esta situación, analizaremos el siguiente ejemplo: 1) Dos personas deciden abrir una ferretería y para comenzar a trabajar, aportan $7.500 cada uno en efectivo. De esta forma, la ecuación patrimonial básica estaría formada del siguiente modo: ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO Efectivo 15.000 Capital 15.000 Total 15.000 Total 0 Total 15.000 Universidad Argentina de la Empresa Página 21  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Como vemos, la parte aportada por los dueños (su patrimonio neto) se refiere al capital. En el momento 0, el capital de la ferretería es de $15.000 2) Al día siguiente, deciden comprar clavos y martillos por un total de $3.400 en efectivo. En este caso, la ecuación queda compuesta del siguiente modo: ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO - Efectivo 11.600 = Capital 15.000 Clavos y + martillos 3400 Total 15.000 Total 0 Total 15.000 Como vemos, lo único que ocurrió fue que el Activo cambió su composición (cambiamos efectivo por clavos y martillos); pero no varió la cuantía del Patrimonio neto (sigue siendo $15.000). Hasta este momento, si graficáramos la situación como hicimos al comienzo, obtendríamos: ACTIVO PASIVO Bienes 15.000 Deudas 0 15.000 PN 15.000 3) A los pocos días deben pagar el alquiler del local ($1.500). En este caso, la situación queda del siguiente modo: ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO - Efectivo 10.100 = Capital 15.000 Clavos y + martillos 3400 - Alquiler -1.500 Total 13.500 Total 0 Total 13.500 ¿Qué ocurrió en este caso? Observamos una disminución en el Activo producto del pago del alquiler; pero en este caso, a diferencia de los anteriores, no hemos recibido ningún bien ni derecho a cambio. Tampoco se han registrado cambios en el pasivo, por lo que debe modificarse el Patrimonio Neto para mantener la igualdad. En este caso, el resultado que significa el alquiler para los dueños impacta negativamente sobre él. Su Patrimonio Neto no solo está formado por el aporte inicial, sino también por el alquiler. Cabe destacar que así como un resultado negativo disminuye el patrimonio, uno positivo lo aumenta (daremos más detalles sobre ellos más adelante). Universidad Argentina de la Empresa Página 22  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Estas situaciones reflejan la existencia de otro tipo de ecuación patrimonial (que se la suele denominar dinámica). De esta forma, la ecuación nos queda: Activo – Pasivo = Patrimonio neto + Resultados positivos – Resultado negativos Si quisiéramos reorganizar la ecuación a fin de dejar signos positivos en todos los términos, obtendríamos: Activo + Resultados negativos = Pasivo + Patrimonio neto + Resultados positivos Ahora estamos en condiciones de reformular el gráfico que hicimos hace unos instantes: ACTIVO PASIVO Bienes 13.500 Deudas 0 PN Capital 15000 RN -1500 13.500 13.500 Si intentamos aplicar la ecuación dinámica, posiblemente nos encontramos con una inconsistencia: A + RN = P + PN + RP $13.500 + $1.500 = 0 + 13.500 + 0 ¿$15.000 = 13.500? Lo que ocurre en este caso es simple: cuando hablamos del patrimonio neto en la fórmula, en realidad es más adecuado referirnos al capital inicial, ya que el patrimonio neto en su totalidad ya contiene los resultados, y en ese caso, lo estaríamos restando o sumando dos veces. De este modo lo correcto es: $13.500 + $1.500 = 0 + $15.000 + 0 Universidad Argentina de la Empresa Página 23  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 MOMENTO 0 MOMENTO 1 ECUACIÓN ESTÁTICA ECUACIÓN DINÁMICA Universidad Argentina de la Empresa Página 24  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 6. VARIACIONES PATRIMONIALES Antes de introducir el siguiente tema, haremos un breve repaso de lo que analizamos hasta ahora. El Activo y el Pasivo son los elementos patrimoniales básicos; su diferencia determina el Patrimonio Neto. Por lo tanto, toda situación o estado patrimonial muestra tres elementos: - Activo: elementos que representan bienes y derechos. - Pasivo: elementos que representan obligaciones. - Patrimonio neto: que representa la parte del patrimonio que pertenece a los socios. Habíamos dicho que toda empresa realiza operaciones. Cada operación genera una variación o un cambio en el patrimonio. Ahora nos interesa analizar estas variaciones. Para ello, retomaremos el ejemplo presentado anteriormente. ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO Efectivo 15.000 Capital 15.000 Total 15.000 Total 0 Total 15.000 En este caso, el Patrimonio Neto está formado solo por el Capital inicial, ya que la empresa recién se forma y todavía no realizó ninguna operación que genere algún tipo de resultado. ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO - Efectivo 11.600 = Capital 15.000 Clavos y + martillos 3400 Total 15.000 Total 0 Total 15.000 Al comprar los clavos y martillos, el Patrimonio Neto sigue constituido solo por el capital inicial. La empresa comenzó a realizar operaciones, pero todavía no generaron resultados; por lo tanto, el Patrimonio Neto no se modificó (por lo menos, en la cantidad). Solo cambió la composición del Activo, que aumentó y disminuyó por el mismo valor. Por eso diremos que se produjo una variación patrimonial permutativa, ya que cambian los Universidad Argentina de la Empresa Página 25  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 elementos patrimoniales entre sí por el mismo valor. Es importante resaltar que en una variación patrimonial permutativa el cambio es estrictamente cualitativo (varía la composición —calidad—, pero no la cantidad). Para completar el análisis de las variaciones patrimoniales permutativas, analizaremos otras situaciones no contempladas en el ejemplo anterior: 1) Los dueños de la ferretería compran un estante para colocar los clavos y los martillos por un total de $2.400. Debido a que el vendedor es conocido de uno de ellos, les permite abonar dentro de 30 días. ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO Deuda a = Efectivo 11.600 + 30 días 2400 = Capital 15.000 Clavos y = martillos 3400 + Estantería 2400 Total 17.400 Total 2400 Total 15.000 En este caso, el activo aumentó en $2.400 por la estantería comprada, pero a la vez también aumentó el pasivo por la deuda que se generó. Como vemos, el resultado sigue siendo el mismo ($15.000), ya que el PN no se alteró (en su cantidad). En este caso, la variación patrimonial permutativa afectó tanto al Activo como al Pasivo. 2) El vendedor de la estantería se pelea con uno de los dueños y le exige que le documente la deuda emitiendo un pagaré (documento comercial). ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO Deuda a = Efectivo 11.600 = 30 días 2400 = Capital 15.000 Clavos y Deuda a = martillos 3400 - 30 días -2400 Deuda c/ = Estantería 2400 + pagaré 2400 Total 17.400 Total 2400 Total 15.000 Como vemos, en este caso, el cambio fue también cualitativo, ya que se pasó de una deuda en cuenta corriente (es decir, con posibilidad de pagar dentro de un plazo determinado) a una deuda documentada por el mismo valor. Universidad Argentina de la Empresa Página 26  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 1) Finalmente, deciden abonar el pagaré que habían firmado. ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO Deuda c/ - Efectivo 9.200 = pagaré 2400 = Capital 15.000 Clavos y Deuda c/ = martillos 3400 - pagaré -2400 = Estantería 2400 Total 15.000 Total 0 Total 15.000 Una vez más, la variación fue totalmente permutativa ya que el Patrimonio Neto sigue siendo de $15.000. Conclusiones: Las variaciones permutativas pueden originarse por las siguientes situaciones: 1) Aumento de Activo, con su correspondiente disminución de Activo (compra de clavos y martillos en efectivo). 2) Aumento de Activo, con su correspondiente aumento de Pasivo (compra de una estantería a 30 días). 3) Disminución de Pasivo, con su correspondiente aumento de Pasivo (reemplazo de una deuda en cuenta corriente por un pagaré). 4) Disminución de Activo, con su correspondiente disminución de Pasivo (pago en efectivo de una deuda). 5) También pueden originarse por aumentos de Patrimonio neto, con su respectiva disminución (los ejemplos de este tipo de variaciones son complejos para esta instancia de la materia; se analizarán una vez que se estudie el tema Patrimonio Neto). Hasta ahora nos hemos referido a las variaciones patrimoniales cualitativas, es decir, aquellas que modifican la calidad del patrimonio. Sin embargo, esto no siempre es así. Siguiendo el ejemplo de la ferretería, habíamos analizado qué ocurre en el caso de soportar, por ejemplo, un gasto de alquiler en efectivo por $1.500. Universidad Argentina de la Empresa Página 27  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO - Efectivo 7.700 = Capital 15.000 Clavos y = martillos 3400 Alquiler -1.500 = Estantería 2400 Total 13.500 Total 0 Total 13.500 En este caso, el Patrimonio Neto ya no está formado solamente por el capital inicial, sino que además se le ha restado el resultado negativo. ¿Por qué decimos que hubo un resultado negativo? Si observamos, se ha registrado una disminución del Activo sin que ocurra alguno de los supuestos previstos para las variaciones patrimoniales permutativas; es decir, como contrapartida no registramos un aumento del Activo ni una disminución del Pasivo. Las variaciones patrimoniales que implican cambios en la cuantía del Patrimonio Neto (en la cantidad), se denominan modificativas. Estas variaciones modificativas pueden ser, en principio, de aumento (cuando existen resultados positivos) o de disminución (cuando existen resultados negativos). Para analizar otras situaciones, plantearemos el siguiente caso: 1) Los dueños venden la totalidad de los clavos y martillos en $5.000 y la cobran en efectivo. ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO + Efectivo 12.700 = Capital 15.000 Clavos y = martillos 3400 Alquiler -1.500 Clavos y Resultado - martillos -3400 de la venta 1.600 = Estantería 2400 Total 15.100 Total 0 Total 15.100 En este caso hubo un resultado positivo ya que se entregaron mercaderías por un valor superior a su costo. En otras palabras, el aumento del Activo ($5.000) fue mayor que la disminución ($3.400). El resultado positivo por la venta lo obtuvimos de la diferencia entre ambos importes; en otras palabras, es lo que realmente se ganó por la venta. Universidad Argentina de la Empresa Página 28  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 En este caso, estamos ante una variación patrimonial modificativa de aumento. Si bien existen otros casos de situaciones patrimoniales modificativas, resultan demasiado complejas para esta instancia, y quedarán reservadas para cuando se analice el capítulo Patrimonio Neto. Por lo tanto, y para sintetizar, diremos que las variaciones patrimoniales modificativas pueden dividirse en tres grandes grupos: 1) Por inicio o constitución: se trata del aporte inicial que realizan los dueños de la empresa al momento de constituirla (en nuestro ejemplo, $15.000). Esto implica una variación cuantitativa ya que hasta ese momento, el patrimonio neto no existía. Para algunos autores, esta variación no es modificativa sino original, puesto que hasta este momento la empresa no existía. 2) De disminución: motivadas por la ocurrencia de resultados negativos. 3) De aumento: motivadas por la ocurrencia de resultados positivos. Como vemos, tanto en las variaciones patrimoniales permutativas (VPP) como en las modificativas (VPM), se producen, como mínimo, dos modificaciones simultáneas. Esto sucede ya que la igualdad de la ecuación patrimonial actúa como una balanza. Cada vez que se coloca o se quita un importe de un lado, la situación se desequilibra y debe restaurarse colocando o quitando otro en el lado opuesto. Por lo tanto: 1) A un aumento del Activo le corresponde un aumento del Pasivo (VPP) o del Patrimonio Neto (VPM). 2) A una disminución del Activo le corresponde una disminución del Pasivo (VPP) o del Patrimonio Neto (VPM). 3) A un aumento del Activo le corresponde una disminución del Activo —siempre que sea por el mismo importe (VPP). 4) A un aumento del Pasivo le corresponde una disminución del Pasivo (VPP) o del Patrimonio Neto (VPM). 5) A un aumento del Patrimonio Neto le corresponde una disminución del Pasivo o del Patrimonio Neto (VPM en ambos casos). Universidad Argentina de la Empresa Página 29  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 A modo de cierre: VARIACIONES PATRIMONIALES PERMUTATIVAS VARIACIONES PATRIMONIALES MODIFICATIVAS Universidad Argentina de la Empresa Página 30  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 7. DOCUMENTOS COMERCIALES A lo largo de los apartados anteriores, hicimos referencia a distintas operaciones que puede llevar a cabo una empresa. Si tuviéramos que sintetizarlas, podríamos decir que son cuatro: comprar, vender, pagar y cobrar. Estas operaciones son las habituales en una empresa comercial, es decir, aquella que compra y vende distintos productos (en nuestro ejemplo, clavos y martillos); sin embargo, podría tratarse de una empresa industrial (por ejemplo, la que fabrica esos clavos y martillos). En ese caso, a esas cuatro operaciones se le suma una quinta: producir. En una operación de compraventa intervienen, como mínimo, dos personas:  Un vendedor, es decir, el que entrega un bien a otra persona a cambio de dinero o de un derecho a cobrarlo en determinados días;  Un comprador, es decir, el que recibe el bien y entrega el dinero o se compromete a abonarlo en determinados días. Estas categorías son relativas, ya que los dueños de la ferretería son compradores cuando adquieren los clavos y los martillos; pero son vendedores cuando se los entregan a sus clientes. Como vimos en los ejemplos, una compra o una venta no implica necesariamente que en ese momento se pague o se cobre; de hecho, las operaciones pueden ser pactadas al contado (en dinero o con un cheque) o a plazo, cuando se acuerda que se abonará o cobrará en una determinada cantidad de días (recordemos el concepto de devengado y realizado). Una empresa, para asegurarse la generación de beneficios, vende a un precio más alto del que compra. Esto determina dos tipos de precios: Precio de compra: es el precio que nos cobra nuestro proveedor al adquirir un Universidad Argentina de la Empresa Página 31  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 producto. Sin embargo, puede ocurrir que el efectivamente abonado sea superior o inferior al de compra (por ejemplo, si tenemos que abonar un flete para llevar el producto hasta nuestra empresa o si obtenemos una bonificación por haber comprado mucha cantidad). Por lo tanto, es más preciso referirse al costo de la mercadería, en lugar de simplemente al precio de compra, ya que el costo es más abarcador: incluye el precio de contado que hayamos pagado (es decir, neto de descuentos y bonificaciones) más todos los gastos necesarios para disponer de dicho bien. Precio de venta: está formado por lo que le costó a la empresa adquirir el bien más la ganancia que quiere obtener por la venta (se suele denominar margen de utilidad). Por ejemplo: Los dueños de la ferretería compran clavos y martillos por $350. Debido a la magnitud del pedido, le realizaron una bonificación del 10%. Además, deben trasladar la mercadería por medio de un flete que les cuesta $50. Entonces, el costo fue de $365 ($350 - $35 + $50). Fijaron como política un margen de utilidad del 20%, por lo que el precio de venta es de $438 ($365 + $73). Como vimos en la unidad anterior, la utilidad bruta se obtiene restándole al precio de venta ($438) el costo de esos productos ($365) = $73. Este importe es lo que denominaremos “resultado por ventas” cuando registremos en la próxima unidad (técnicamente es la “utilidad bruta”). De todas las operaciones que hemos mencionado, debe quedar una constancia escrita. Esas constancias son los documentos comerciales. Su importancia proviene de tres funciones principales: 1) Función de control: permiten llevar un control de las operaciones realizadas y de las personas que intervinieron. 2) Función contable: es la fuente de donde se extraen los datos para realizar los registros contables pertinentes. 3) Función jurídica: se puede utilizar como medio de prueba en caso de juicio. Además existe una obligación legal de conservar dicha documentación durante 10 años luego de ser utilizada. Para ello, es importante encontrar la forma más conveniente de archivar la documentación (puede ser por cliente, por proveedor, por fecha). Universidad Argentina de la Empresa Página 32  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Tipos de documentos Toda operación de compraventa tiene una secuencia que, generalmente, atraviesa determinadas etapas. A su vez, para cada una de las etapas indicadas, se emite un documento. A continuación, relacionaremos cada operación con su respectivo documento: OPERACIÓN DOCUMENTO El comprador solicita las mercaderías que Pedido, orden de compra desea comprar al vendedor. El vendedor acepta el pedido realizado por Nota de venta el comprador. El vendedor entrega las mercaderías al Remito comprador. El vendedor notifica al comprador sobre la cantidad, detalle, precio y condiciones de Factura pago. El vendedor realiza cargos o aumentos en la Nota de débito deuda del cliente por diversos motivos. El vendedor realiza descargos o disminuciones en la deuda del cliente por Nota de crédito diversos motivos. A la fecha de vencimiento, el comprador paga su deuda y el vendedor deja Recibo constancia escrita de haber cobrado. Las dos primeras etapas no siempre se realizan con un documento comercial de por medio ya que en la actualidad, dado los avances tecnológicos y la rapidez de las operaciones, muchos pedidos se realizan y se aceptan por teléfono, por fax, e-mail, Internet, etc. Cuando hablamos de compraventa dijimos que puede ser al contado o a crédito y que en este último caso, puede ser documentado o sin documentar. Si la compraventa fuese documentada, aparece otro documento comercial denominado pagaré. Si la venta es al contado, puede ser en efectivo o bien con un cheque. Por lo tanto, a los documentos detallados anteriormente podemos agregar los siguientes: Universidad Argentina de la Empresa Página 33  Guía Teórica – Contabilidad I 2020  Pagaré  Cheque Cuando la compraventa se realiza al contado, esta secuencia se reduce simplemente a la emisión de la factura correspondiente. Además en este caso puede surgir un documento que reemplaza a la factura de contado denominado ticket. El ticket es utilizado en operaciones de importes pequeños (inferiores a $10.-), pero cumple la misma función y debe contener datos similares a la factura. Se emiten a través de máquinas registradoras quedando como duplicado una copia en la memoria de la máquina. Estas máquinas deben estar habilitadas por la AFIP para poder funcionar. Los tickets pueden ser entregados solamente a Consumidor Final. Muchas veces el importe es superior a $10.- pero sin embargo, se acepta la emisión de tickets por el tipo y características de la actividad. Como ejemplo podemos mencionar supermercados, farmacias, bares y confiterías, librerías, perfumerías, estacionamientos, carnicerías, verdulerías, panaderías, etc. En el Anexo I, encontrarás ejemplos de cada documento comercial, con su respectivo comentario. Universidad Argentina de la Empresa Página 34  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 8. PROCESO DE REGISTRACIÓN Quizás no te hayas dado cuenta, pero a lo largo de las unidades anteriores fuimos haciendo distintos registros contables. El objetivo de esta unidad es formalizar la técnica y conocer el sistema de registración contable básico, para luego introducirnos en cuestiones particulares. Cuando analizamos el concepto de variaciones patrimoniales, intuitivamente utilizamos expresiones como “efectivo”, “clavos y martillos”, “deuda a 30 días”. Lo que no mencionamos en su momento era que estábamos utilizando cuentas. Una cuenta permite registrar operaciones comerciales agrupando elementos de características similares, para simplificar los registros. Una cuenta, entonces, es un instrumento del que se vale la contabilidad para reflejar los bienes y derechos (Activo), obligaciones de dar o de hacer (Pasivo), Patrimonio Neto y resultados. Una cuenta es un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto. Constituyen un elemento esencial para la registración contable. Son verdaderas "células" del "aparato contable", por eso muchos autores la define como la “mínima expresión contable”. A efectos de su estudio y para un mejor entendimiento, las cuentas suelen clasificarse según su naturaleza en: — Patrimoniales de Activo: Se reflejan los activos, bienes y derechos de un ente. — Patrimoniales de Pasivo: Reflejan las obligaciones de hacer o de dar y aquellas situaciones que representan contingencias pero que se pueden convertir en una obligación de dar o de hacer. — Patrimonial del Patrimonio Neto: Reflejan los aportes de los socios, los resultados de ejercicios anteriores y del ejercicio actual, las reservas, las primas de emisión, el ajuste de capital, los aportes irrevocables. — De movimiento: El saldo debe ser cero al cierre del ejercicio, también se denominan transitorias, su saldo se traslada, al cierre de un período contable, a cuentas patrimoniales o de resultado. Se utilizan por razones de información y de control. — De orden: Reflejan las situaciones que no tienen un impacto directo en el patrimonio pero se requiere su control y seguimiento. Los sistemas contables no solo se refieren al patrimonio y su evolución, también registran bienes de terceros y ciertas Universidad Argentina de la Empresa Página 35  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 contingencias. Siempre se utilizan de a dos, una con saldo deudor y otra con saldo acreedor. — Regularizadoras: Son de Activo o de Pasivo. Surgen como consecuencia de la necesidad de exponer con mayor claridad las diversas situaciones que se reflejan en los Estados Contables. Hay casos en que conviene desdoblar la medición contable de un elemento patrimonial utilizando una cuenta principal y una o más cuentas regularizadoras. Nota: estos últimos tres tipos de cuenta (movimiento, orden y regularizadoras) serán introducidos en la segunda parte de esta guía. Su inclusión en esta unidad responde a una mera presentación general. Las cuentas con características similares (por ejemplo, “rodados”, “inmuebles”, “muebles y útiles”) se incluyen en rubros (siguiendo el ejemplo anterior, el rubro sería “bienes de uso”). Finalmente, los rubros conforman los distintos capítulos (activo, pasivo, patrimonio neto). De este modo, la cuenta rodados forma parte del rubro bienes de uso, que a su vez, forma parte del activo. Nota: el estudio de los distintos rubros será profundizado en la segunda parte de la guía. En general, las empresas utilizan las mismas denominaciones de cuentas (para que sean comparables), aunque pueden existir algunas diferencias. Esto dependerá, en primer lugar, de la actividad que desarrolle. Por ejemplo, una empresa industrial seguramente utilizará cuentas como “materias primas” o “productos terminados”; las comerciales, “mercaderías” y las de servicios “servicios prestados”. Además, puede ocurrir que por cuestiones de control o requerimientos de los sistemas contables, se empleen cuentas con distintos nombres a los convencionales. De esta forma, el dinero en efectivo suele denominarse “caja”; mientras que algunos autores consideran que es más pertinente “efectivo”. Lo mismo ocurre con aquellas personas a las que les vendemos y nos deben en cuenta corriente: el nombre genérico es “deudores por ventas”; mientras que muchos utilizan la cuenta “clientes”. En realidad, cómo se denominen dependerá de las necesidades de cada empresa y es por eso que cada una confecciona lo que se denomina “plan de cuentas”. El plan de cuentas es un diagrama completo y detallado de las cuentas que utiliza una empresa. El Plan de Cuentas debería ser preparado, confeccionado en un momento anterior al proceso de registración, es decir, antes de comenzar a realizar asientos contables, para esto debemos conocer las cuentas que se van a necesitar, debemos prever las situaciones de hechos, actos, objetos, personas que queremos representar con las Universidad Argentina de la Empresa Página 36  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 cuentas. Nos es necesario conocer en un principio el grado de detalle que se requerirá. El Plan de Cuentas es la ESTRUCTURA o ESQUELETO, poseerá el grado de detalle que se determine de utilidad. Las cuentas son codificadas (se les asigna un código o número identificatorio) siguiendo un cierto orden. Las cuentas se agrupan por su naturaleza (activo, pasivo, patrimonio neto, etc.) y el criterio que generalmente se utiliza para ordenar los grupos de cuentas de activo es en función de la liquidez ya que facilita la confección del balance, los grupos de cuentas del pasivo se ordenan en función de su exigibilidad. A continuación exponemos algunas definiciones sobre el tema: Definición de Plan de Cuentas según Fowler Newton: Es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines. Definición de Plan de Cuentas según Palle Hansen: Esquema elaborado en forma gráfica, que indica de que cuentas se sirve la contabilidad, agrupadas de tal modo que por una parte se pueda seguir la marcha de los asuntos y por otra, organizando el mayor, la contabilidad de la distribución de los costos. Como se acaba de mencionar, este plan de cuentas suele representarse por medio de números (códigos). Por ejemplo, la cuenta “caja” es el 1.1. Veamos un ejemplo: 1. Activo 1.1. Caja 1.2. Banco Nación cuenta corriente 1.3. Rodados 1.4. Inmuebles Este ejemplo de plan de cuentas es muy sintético e incompleto, ya que en realidad el activo se divide en activo corriente y activo no corriente; y además, las cuentas similares se agrupan en rubros (por ejemplo, todas las cuentas que representen de alguna forma dinero se agrupa en el rubro “Caja y bancos”). Un ejemplo completo sería: 1. Activo 1.1. Activo corriente 1.1.1. Caja y bancos 1.1.1.1. Caja 1.1.1.2. Banco Nación cuenta corriente La distinción entre corriente y no corriente; así como el detalle de cada rubro, será tratado con mayor profundidad en temas posteriores. Universidad Argentina de la Empresa Página 37  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Con el uso de la tecnología, los asientos son realizados en programas informáticos, por lo que es más utilizado el código que el nombre de la cuenta. Cada empresa carga su plan de cuentas en el sistema contable y a partir de este puede comenzar a realizar los asientos contables. Analizar todas las cuentas sería muy engorroso y además excede los límites de esta introducción. Si bien no conocerás todas las cuentas, sí es importante que puedas identificar cuándo una cuenta pertenece al activo, al pasivo, al patrimonio neto o a los resultados. En términos genéricos, podemos decir que una cuenta será de uno u otro elemento cuando: ELEMENTO REPRESENTA - Bienes del ente ACTIVO - Derechos contra terceros PASIVO - Obligaciones con terceros1 - Participación de los dueños en la PATRIMONIO NETO empresa - Servicios brindados por un tercero - El costo de los bienes vendidos RESULTADO NEGATIVO - Recargos por obtener financiación (intereses) - Servicios brindados a un tercero - Venta de bienes RESULTADO POSITIVO - Recargos por vender a crédito o por realizar inversiones (intereses) Para explicar las registraciones contables, utilizaremos un caso sencillo: Enunciado ejemplo 1/11/2010 – Se constituye una sociedad con $200.000 que se integran en efectivo ($50.000 se depositan en la cuenta corriente que la sociedad abrió en el Banco Francés). El objeto de la empresa será la fabricación de mermeladas. 1/11/2010 - Compra de materias primas (frutas y azúcar) por un total de $10.000. El 30% se abona en efectivo, el 40% se entrega un cheque del Banco Francés y el resto se abonará en 90 días. 3/11/2010 – La materia prima se transforma en una mermelada en proceso. 1 Se consideran deudas a las obligaciones ciertas, es decir, aquellas que a la fecha se conocen y que implicarán desembolsos de dinero futuros; sin embargo, en el pasivo también pueden incluirse obligaciones inciertas (que pueden ocurrir como no) cuando se reúnan ciertos requisitos. Nos referimos a las previsiones, cuyo estudio será profundizado cuando avancemos en la materia. Universidad Argentina de la Empresa Página 38  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 4/11/2010 – Se compran envases para colocar la mermelada por $500 en efectivo. 12/11/2010 – Ante la necesidad de ampliar el depósito, se firma un contrato para alquilar un galpón a partir de diciembre del corriente año. En ese momento, se abonan $1.000 en concepto de comisión de la inmobiliaria. 13/11/2010 – La mermelada está terminada y es envasada. 15/11/2010 – Se vende el 75% de las mermeladas terminadas en $18.000. La mitad se cobra en efectivo y el resto se cobrará en 30 días. 20/11/2010 – Se vende las mermeladas restantes en $5.250 y por ello se recibe un cheque. 21/11/2010 – Se deposita el cheque de la operación anterior en el Banco Francés. Por ese depósito, el banco descuenta $31,5 en concepto de impuesto a los débitos y créditos. 30/11/2010 – Se abona el seguro contratado correspondiente a noviembre por $350. El objetivo es sintetizar estas operaciones en cuentas que pueda utilizar la contabilidad para brindar la información que estuvimos hablando desde el comienzo. Por ejemplo, el 1/11/2010 podemos identificar “materias primas”, “efectivo”, “cheque” y “deuda a 90 días”. Dijimos que el nombre de las cuentas depende en gran medida de las empresas, pero para utilizar una base común, comenzaremos a fijar algunos lineamientos: a) Las frutas y el azúcar (los insumos para elaborar las mermeladas) se denominarán “materias primas” b) El efectivo, “caja” (recordemos que muchos autores utilizan directamente “efectivo”). c) Los cheques entregados, como se descontarán de la cuenta bancaria del ente, directamente se representan con la cuenta “Banco (nombre) cuenta corriente” d) Las deudas a tantos días, sin documento de por medio y si se refieren a compras de artículos para la venta o producción, “proveedores”. El plan de cuentas De acuerdo con las operaciones que vamos a registrar, armamos un plan de cuentas que contemple todas las que necesitaremos.2 2 Como mencionamos anteriormente, este plan de cuentas está dividido por rubros (en negrita), aunque no están presentes todos. Universidad Argentina de la Empresa Página 39  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Código NOMBRE 1 ACTIVO 1.1 Caja y Bancos 1.1.1 Caja 1.1.2 Banco Francés c/c 1.1.3 Recaudaciones a depositar 1.2 Créditos 1.2.1 Deudores por ventas 1.3 Bienes de cambio 1.3.1 Materias primas 1.3.2 Productos en proceso 1.3.3 Productos terminados 1.3.4 Envases 2 PASIVO 2.1 Deudas 2.1.1 Proveedores 3 PATRIMONIO NETO 3.1 Capital social 3.1.1 Capital suscripto 4 RESULTADOS POSITIVOS 4.1 Resultados ordinarios 4.1.1 Resultado por venta 5 RESULTADOS NEGATIVOS 5.1 Resultados ordinarios 5.1.1 Comisión inmobiliaria 5.1.2 Costo de los productos vendidos 5.1.3 Impuesto a los débitos y créditos 5.1.4 Seguros perdidos Los registros en el libro Diario Una vez que identificamos las cuentas, se deben asentar en un registro. El registro por excelencia (y el obligatorio) es el que se efectúa en el libro Diario. A través del uso del libro Diario, comenzamos a elaborar información contable; pero para que esta exista, es necesario que determinadas normas establezcan cómo se debe elaborar dicha información. Es por eso que existen las normas contables, que son justamente el conjunto de reglas que determinan de qué manera se debe presentar la información. En nuestro país, la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas es la que emite las normas contables profesionales (conocidas como Resoluciones técnicas), como así también interpretaciones de las mismas, que también forman parte del juego de normas contables. A nivel internacional, el IASB (Internacional Accounting Standard Board o Junta de Universidad Argentina de la Empresa Página 40  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Normas Contables Internacionales) es un organismo del sector privado que desde 2001 comenzó un proceso de revisión de las Normas Internacionales de Contabilidad (comúnmente conocidas como NIC) y las interpretaciones de las mismas, emitidas por el disuelto IASC (Comité de Normas Internacionales de Contabilidad), y que desde 2004 dicta nuevas normas contables. Al juego completo de las normas emitidas y adoptadas por el IASB se lo conoce en la actualidad como NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) o en inglés IFRS (International Financial Reporting Standards). En la actualidad, nuestras normas contables están en proceso de adopción de las normas internacionales de contabilidad. Luego de esta somera introducción al tema de las normas contables, volveremos a hacer hincapié en las normas locales. Estas pueden clasificarse de acuerdo con los siguientes criterios: a. Clasificación según su alcance.  Legales: son aquellas cuya aplicación resulta obligatoria para los emisores de estados contables. Por ejemplo, la ley de Sociedades Comerciales Nº 19.550.  Profesionales: las normas profesionales son aquellas que sirven como punto de referencia para los informes de auditoria sobre los estados contables. Son las que anteriormente denominamos Resoluciones Técnicas. b. Clasificación de las normas profesionales según los temas que regulan.  De reconocimiento: son aquellas que determinan el momento en el que debe reconocerse (dar de alta) o removerse (dar de baja) los activos y los pasivos.  De medición: son las que indican cómo asignar unidades monetarias a los diferentes elementos de los estados contables (activo, pasivo, patrimonio neto, etc.).  De exposición: son las que disponen el contenido y la forma de los informes contables. Volviendo al libro Diario, habíamos mencionado que es obligatorio. Esta imposición surge del artículo 44 del Código de Comercio, que establece los siguientes libros obligatorios en materia contable. Universidad Argentina de la Empresa Página 41  Guía Teórica – Contabilidad I 2020 Libro Diario: es un registro cronológico en donde se asientan las operaciones día por día en el orden en que se van produciendo. Las anotaciones en este libro tienen el número de asiento (correlativo), fecha, las cuentas que intervienen, un campo de descripción, y los importes. Cada anotación referente a una operación, se llama “asiento”. Las Fuentes Contables nos brindan la información para ser registrada en el Libro Diario. Inventario y Balance: cuando se constituye una sociedad se describe el detalle de bienes que conforman la sociedad al cierre de cada e