Guía de Operaciones Administrativas de Recursos Humanos PDF

OPERACIONES ADMINISTRATIVAS DE RECURSOS HUMANOS Gestión Administrativa ILERNA, centro autorizado con código 25002775 (Lleida), 28077294 (Madrid) y 41023090 (Sevilla) www.ilerna.es © Ilerna Online S. L., 2023 Maquetado e impreso por Ilerna Online S. L. © Imágenes: Shutterstock Impreso en España - Printed in Spain Reservados todos los derechos. No se permite la reproducción total o parcial de esta obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin autorización previa y por escrito de los titulares del copyright. La infracción de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual. Ilerna Online S. L., ha puesto todos los recursos necesarios para reconocer los derechos de terceros en esta obra y se excusa con antelación por posibles errores u omisiones y queda a disposición de corregirlos en posteriores ediciones. 5.a edición: marzo 2023 Guía de uso ¡Aprovecha al máximo este libro con todos sus recursos! Concepto: definiciones fundamentales que encontrarás en cada tema. Ejemplo: una muestra real sobre la teoría que estás aprendiendo. Atención: ¡no olvides nunca esta información! Ponte a prueba: a lo largo del libro, encontrarás preguntas con las que podrás evaluar si estás comprendiendo bien los contenidos. Al final del libro se encuentran las soluciones. Para + info: contenidos adicionales con los que podrás ampliar tu conocimiento. Vídeos: te ayudarán a repasar y comprender mejor los contenidos. Puedes acceder a ellos mediante el enlace o el código QR. Visita las páginas: en otro apartado del libro encontrarás información relacionada con este punto o tema. Legislación: referencias o fragmentos de leyes y normativas. ÍNDICE Operaciones administrativas de recursos humanos 1. Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal...........................................................................8 1.1. Fuentes de la normativa laboral y otras leyes..................................9 1.2. El departamento de recursos humanos: concepto y objetivos. Funciones. Relaciones y obligaciones laborales........................... 14 1.3. Políticas de gestión del capital humano en la empresa............... 16 1.4. Políticas de reclutamiento y selección.......................................... 24 1.5. Técnicas e instrumentos de búsqueda de ocupación................... 26 1.6. Aplicaciones específicas de definición de puestos de trabajo..... 30 1.7. Las empresas de selección de personal. El servicio de asesoría, gestoría y consultoría en el ámbito de la selección de personal...................................................................................... 30 2. Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal................................................................36 2.1. Políticas y procedimientos administrativos relacionados con la motivación y la formación................................................... 37 2.2. Principales técnicas de formación empresarial: formación presencial, formación virtual (e-learning), formación semipresencial, formación en el lugar de trabajo, u otros........... 44 2.3. Tipos de formación empresarial: formación ocupacional y formación continua......................................................................... 50 2.4. Gestión eficiente de los materiales en el departamento de recursos humanos........................................................................... 51 2.5. Revisión de las páginas webs de los diferentes organismos relacionados con la gestión del personal y gestión telemática de la documentación generada..................................................... 53 2.6. Entidades de formación: centros públicos de formación dependientes de las administraciones educativas, de las administraciones laborales o de otras administraciones, centros formativos dependientes de los agentes sociales y escuelas y entidades privadas, entre otros................................... 58 2.7. Evaluación de la formación. Niveles de satisfacción e indicadores de contribución a la mejora en los distintos puestos de trabajo.......................................................................... 61 2.8. Control de las compensaciones, los incentivos y los beneficios del personal................................................................... 62 2.9. Aplicaciones informáticas específicas de control de planes de formación................................................................................... 65 3. Confección de la documentación del contrato de trabajo, modificaciones y extinción del mismo...............................................66 3.1. Categorías laborales administrativas. Convenios de empresa, sectoriales o territoriales del entorno próximo............................ 67 3.2. El contrato laboral: concepto, características, forma, elementos y contenido................................................................... 69 3.3. Aspectos básicos del tiempo laboral: jornada de trabajo, descansos, vacaciones, jornada nocturna, trabajo a turnos, horas extraordinarias y calendario laboral.................................... 72 3.4. Relaciones laborales de carácter especial..................................... 75 3.5. Modalidades de contratación........................................................ 76 3.6. Documentación y formalización del contrato de trabajo............. 82 3.7. Modificación, suspensión y extinción del contrato de trabajo..... 87 3.8. La liquidación del finiquito............................................................. 93 3.9. Las empresas de selección y contratación de personal. Los servicios de asesoría, gestoría y consultoría en el ámbito de la contratación de personal....................................................... 94 4. Elaboración de la documentación correspondiente al pago del salario y las obligaciones inherentes.................................................98 4.1. Régimen del sistema de la Seguridad Social................................. 99 4.2. Obligaciones del empresario con la Seguridad Social................ 101 4.3. El salario........................................................................................ 108 4.4. Estructura del recibo de los salarios............................................ 114 4.5. Cotizaciones a la Seguridad Social.............................................. 115 4.6. Tipos y bases de cotización.......................................................... 116 4.7. Aplicaciones específicas de retribuciones laborales y tramitación a la Seguridad Social................................................ 125 4.8. Los servicios de asesoría, gestoría y consultoría laboral........... 125 5. Elaboración de la documentación relativa a las incidencias en la relación laboral........................................................................126 5.1. Control horario. Concepto, objetivo............................................. 127 5.2. Absentismo.................................................................................... 131 5.3. Gestión de situaciones especiales............................................... 136 6. Aplicación de procedimientos de calidad de gestión integral de los recursos humanos..................................................................142 6.1. Prevención de riesgos laborales: salud, daño, riesgo................. 143 6.2. Fundamentos y principios básicos de diferentes modelos de calidad o de excelencia empresarial: características, elementos clave, ventajas competitivas y obligaciones............. 149 6.3. Empresas certificadoras. Tipología de certificaciones. Sectores con obligación de certificación..................................... 152 Bibliografía / webgrafía........................................................................156 Solucionario...........................................................................................157 1 TRAMITACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS PROCESOS DE CAPTACIÓN Y SELECCIÓN DE PERSONAL Operaciones administrativas de recursos humanos 1.1. Fuentes de la normativa laboral y otras leyes El departamento encargado de la tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal es el departamento de Constitución Española Leyes orgánicas y ordinarias recursos humanos. Este departamento debe realizar los procesos de captación y selección de personal de acuerdo con la legislación vigente. Por orden de importancia, los procesos están regulados por distintas leyes y normativas, siendo la cima de la pirámide el conjunto de leyes más Decretos legislativos y decretos ley Convenio colectivo importantes y que prevalecen sobre cualquier otra. La Constitución Española (CE) es la norma suprema del ordenamiento jurídico español. Los poderes públicos y los Contrato de trabajo ciudadanos de España están sujetos a la Constitución Española desde el 29 de diciembre de 1978. Usos y costumbres El artículo 35 de la CE cita textualmente: Todos los españoles tienen el deber de trabajar y el derecho al trabajo, a la libre elección de profesión u oficio, a la promoción a través del trabajo y a una remuneración suficiente para satisfacer sus necesidades y las de su familia, sin que en ningún caso pueda hacerse discriminación por razón de sexo. Por lo tanto, el resto de leyes van a derivar teniendo en cuenta la base de la CE. Las leyes orgánicas regulan derechos fundamentales y libertades públicas. Por el contrario, las leyes ordinarias regulan aspectos menos importantes que las leyes orgánicas. Dentro de estas leyes cabe destacar el Real Decreto Legislativa 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, que establece los derechos y deberes de los trabajadores en España. Normativa en el ámbito laboral youtu.be/cQbC-ebTBXg 9 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal En el artículo 4 del Estatuto se exponen los derechos de los trabajadores: 1. Los derechos básicos: – Trabajo y libre elección de profesión. – Libre sindicalización. – Negociación colectiva. – Huelga. – Reunión. – Adopción de medidas de conflicto colectivo. – Participación en la empresa. 2. Los derechos en relación con el lugar de trabajo: – A la promoción y formación en el trabajo. – A la ocupación efectiva. – A no ser discriminados directa o indirectamente para la ocupación por razones de sexo, estado civil, edad, origen racial o étnico, condición social, religión, ideas políticas, orientación sexual, afiliación en un sindicato o lengua dentro del Estado español. – Al respeto de su intimidad y consideración debida a su dignidad. – A la integridad física. – A la percepción de la remuneración pactada. – Al ejercicio individual de las acciones establecidas en el contrato de trabajo. Además, el Estatuto de Trabajadores establece ciertos requisitos en cuanto a la edad a partir de la cual se puede trabajar: Se prohíbe que trabajen los menores de 16 años. Entre los 16 y los 18 años podrán trabajar las personas que estén emancipadas o, en su defecto, con el permiso de los padres o tutores legales. Los decretos legislativos son normas que las Cortes Generales delegan al Gobierno para agilizar el proceso normativo. Son normas con carácter de leyes. Los decretos ley son normas temporales que se crean para cubrir necesidades de forma extraordinaria y urgente. Por su parte, el convenio colectivo es una norma que se pacta entre una empresa y el sindicato (representantes de los trabajadores) para regular y gestionar los aspectos relacionados con las condiciones laborales. 10 Operaciones administrativas de recursos humanos Suelen pactarse los salarios, la jornada laboral, el horario, las vacaciones, etc. En el convenio colectivo no intervienen ni el Gobierno ni el Parlamento. El contrato de trabajo es un acuerdo individual entre un empresario y un trabajador. En el contrato de trabajo surge la obligación por ambas partes de comprometerse con lo acordado en el mismo. El trabajador deberá prestar un servicio a cambio de una retribución. Para poder subscribir un contrato de trabajo se debe tener capacidad jurídica y capacidad de obrar. Para terminar, los usos y costumbres son normas jurídicas que surgen de prácticas sociales producidas de forma repetitiva durante un periodo de tiempo. Se recurre a ellos cuando no hay ninguna ley o norma escrita que se pueda aplicar. 1.1.1. Normativa de protección de datos de carácter personal y confidencialidad. Ley de protección de datos El departamento de recursos humanos es el responsable de crear una base de datos de todos los trabajadores donde se incluyan todos los datos personales de cada trabajador. La normativa que protege los Bases de datos y privacidad en gestión de personal youtu.be/mpZUuBnnj8c datos personales, la intimidad y el honor es la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que tiene como finalidad garantizar y proteger las libertades públicas y fundamentales de las personas físicas. Las personas físicas que cedan todos sus datos a una empresa deben estar previamente informadas de los siguientes aspectos: Existencia de un fichero para poder recoger todos los datos personales. Están obligadas a responder a las preguntas planteadas. Las consecuencias de la negación a la suministración de datos. La posibilidad de ejercer los derechos de acceso, modificación y oposición. La identidad y dirección del responsable del tratamiento o su representante. Cuando se crea un fichero de base de datos se debe comunicar a la Agencia de Protección de Datos. También deberá asignarse una persona responsable del fichero, que lo gestione y que cumpla con las garantías de la Ley de protección de datos. Una vez haya finalizado la relación entre los sujetos obligados, los datos personales deberán ser destruidos. 11 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal 1.1.2. Ley de conciliación de la vida familiar y laboral Ley que surge en España ante la necesidad de los trabajadores de repartir más equitativamente las responsabilidades familiares entre hombres y mujeres, para hacerlas compatibles con la vida laboral. El acuerdo más actual es el Plan Concilia, establecido por el Ministerio de Administración Pública y sindicatos, por el cual se establecen los objetivos de mejora de las condiciones de trabajo de los funcionarios españoles. En la ley se establecen una serie de permisos y reducciones a los cuales tienen derecho los trabajadores: Se establecen dos días naturales (cuatro días en el caso de que se necesite desplazamiento) para el nacimiento o muerte de un hijo, accidente, enfermedad grave, hospitalización o intervención quirúrgica de cualquier parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad. Una hora o reducción de jornada de dos horas ante el caso de nacimiento de hijos prematuros que deban ser hospitalizados a continuación del parto. Dieciséis semanas por nacimiento y cuidado de menor. Una hora de ausencia en el trabajo por lactancia de un hijo menor de nueve meses. Reducción de la jornada laboral de al menos una octava parte, y un máximo de la mitad de su duración, para poder cuidar de familiares. 12 Operaciones administrativas de recursos humanos 1.1.3. Ley de igualdad efectiva de hombres y mujeres En España, la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por razón de sexo está promulgada por el artículo 14 de la Constitución Española. Sin embargo, la igualdad es un principio fundamental en toda la Unión Europea. En el artículo 3 de título 1 de la Ley orgánica 3/2007 se definen dos tipos de discriminación existente: La discriminación directa: situación en la que una persona, por razón de sexo, se encuentra tratada de forma menos favorable que otra. La discriminación indirecta: situación en la que un criterio o práctica ponga personas de un sexo en desventaja respecto al otro. Además de la discriminación, la ley también trata el acoso sexual o el acoso por razón de sexo. El acoso sexual se define como cualquier comportamiento, sea verbal o físico, que tenga el propósito de atentar contra la dignidad de alguien, creando un entorno intimidatorio, desagradable u ofensivo contra la persona. Se puede considerar acoso sexual o acoso por razón de sexo: Cualquier comportamiento condicionado por el sexo de una persona. Cualquier trato desfavorable a las mujeres que estén embarazadas o sean madres. Cualquier trato de efecto negativo que se produzca en una persona como consecuencia de una queja, reclamación o denuncia, destinados a evitar la discriminación. Los despidos por motivos de razón de sexo serán completamente nulos. 13 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal Funciones del departamento de RR. HH. youtu.be/J5fBML5VQ_k 1.2. El departamento de recursos humanos: concepto y objetivos. Funciones. Relaciones y obligaciones laborales 1.2.1. Concepto y objetivos El departamento de recursos humanos es el departamento encargado de buscar, seleccionar, reclutar y formar a los trabajadores de una empresa. Debe gestionar toda la documentación reglamentaria relacionada con los trabajadores y también organizar, dirigir, coordinador, controlar y remunerar el personal de la empresa. Ponte a prueba Indica cuál de las siguientes opciones es un objetivo del departamento de recursos humanos: a) Gestionar los métodos de búsqueda y reclutamiento de trabajadores de forma eficaz para fortalecer cada área con personal capacitado. b) Divulgar los objetivos estratégicos de la empresa para contribuir a la disminución de productividad. c) Conseguir un menor rendimiento del capital humano a través de planes de formación, desarrollo y crecimiento profesional. 14 Los objetivos del departamento de recursos humanos son: Conseguir un mayor rendimiento del capital humano a través de planes de formación, desarrollo y crecimiento profesional. Gestionar los métodos de búsqueda y reclutamiento de trabajadores de forma eficaz para fortalecer cada área con personal capacitado. Divulgar los objetivos estratégicos de la empresa para contribuir al aumento de productividad. Operaciones administrativas de recursos humanos 1.2.2. Funciones y obligaciones formales El departamento de recursos humanos lleva a cabo funciones de distinta naturaleza: Funciones de trabajo Detallar los puestos de trabajo: funciones y tareas de cada puesto. Planificar y organizar la plantilla de la empresa. Realizar procesos de selección de personal. Buscar fuentes de reclutamiento. Funciones de administración de personal Elaborar las nóminas del personal. Gestionar los contratos de trabajo haciendo los trámites necesarios para cada uno. Elaborar toda la documentación relativa con la Seguridad Social. Organizar el calendario laboral de acuerdo con los festivos y las vacaciones establecidas. Liquidar los impuestos sobre el trabajo (IRPF). Tramitar las ausencias y bajas por enfermedad de los trabajadores. Funciones de dirección y desarrollo de recursos humanos Motivar a los trabajadores. Evaluar el rendimiento de los trabajadores, así como el potencial de los mismos. Fomentar la promoción y desarrollo de las capacidades de los trabajadores. Diagnosticar y tratar el clima laboral de la empresa. Formar al personal mediante cursos de especialización. Promover la comunicación y participación de la plantilla en las distintas tareas. Funciones de relaciones laborales Intervenir en la negociación de los convenios colectivos, conflictos laborales o tratamiento de huelgas. Gestionar las relaciones entre empresa y sindicato a través de los comités de empresa, de seguridad y de salud y de los delegados sindicales. Función de servicios sociales Organizar los servicios complementarios que puede ofrecer una empresa como comedores o cafeterías. 15 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal 1.3. Políticas de gestión del capital humano en la empresa La cultura corporativa y las formas de organización 1.3.1. Gestión del conocimiento y capital intelectual youtu.be/Wgcelv8bIbY El conocimiento y el capital intelectual son valores, ventajas competitivas, que permiten a la empresa comunicarse y trabajar de forma más eficaz y con más entendimiento. La gestión del conocimiento es el tratamiento de las facultades intelectuales de los trabajadores, de tal forma que el conocimiento de uno puede mejorar las prácticas de otro. Es importante que los distintos niveles jerárquicos estén bien comunicados entre sí, ya que de esta forma los trabajadores están informados y entienden el porqué de las tareas. El capital intelectual se puede definir como un conjunto de activos intangibles basados en el conocimiento de los trabajadores. Se dice que el capital intelectual es la suma de distintos capitales: Capital intelectual capital humano + capital del mercado + capital estructural El capital humano engloba las competencias, conocimientos, valores y potencial innovador de los trabajadores de una empresa. El capital del mercado o capital de la economía de mercado son los canales de distribución de una empresa y la generación de ideas por parte de los agentes de una empresa. El capital estructural es el medio por el cual los capitales anteriores se convierten en útiles y funcionales. Este capital incluye la capacidad de cambio, el aprendizaje, el trabajo de los equipos de una organización, el liderazgo de los jefes, etc. 16 Operaciones administrativas de recursos humanos 1.3.2. Conceptos básicos hacia la cultura corporativa La cultura corporativa es la forma en que los distintos agentes de una empresa se relacionan entre sí actuando de cierta forma de acuerdo con unos valores que los distinguen de otras empresas. Los factores que ayudan a la generación de la cultura corporativa son: El liderazgo: es importante que el gerente y fundador de la empresa tenga dotes de líder. De esta forma los trabajadores se verán influidos y seguirán los pasos y directrices del gerente. Asimismo, es fundamental que la cultura corporativa se vaya transmitiendo de un empleado a otro de forma espontánea. De esta forma, la cultura corporativa se consolida. El grupo: la cultura corporativa hace que se unan y se integren todos los trabajadores de una empresa gracias a la comunicación entre los distintos grupos de trabajo. Con el tiempo, los integrantes de los grupos de trabajo acaban compartiendo ideas y formas de actuación. El entorno: el entorno es una variable que afecta a la cultura corporativa de una empresa. Los clientes, el producto o el sector económico en el que opera una compañía son elementos que pueden influir en el tipo de cultura corporativa que se pretende crear. 17 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal La cultura corporativa engloba una serie de aspectos que se exponen a continuación: Valores: son aquellas actitudes y prácticas apreciadas por los empleados. Con una cultura corporativa consolidada, los valores de todos los empleados suelen acabar siendo los mismos. Mitos: son historias sobre hechos que no tienen ningún fundamento real, pero a pesar de ello, se relatan de unos a otros. Historias de la organización: sucesos ejemplares de hechos que han pasado realmente en la empresa. Premios y sanciones: se distribuyen dependiendo de si la actividad o comportamiento de un empleado es correcta o, por el contrario, no lo es. En consecuencia, se puede actuar distribuyendo premios y reconocimientos o sanciones. Ritos y rituales: suelen ser conductas que se desarrollan según unas normas establecidas en un momento concreto que derivan en costumbres. Las conductas pueden ser individuales o colectivas. Lenguaje: es la forma en que se comunican los distintos integrantes de una organización. El lenguaje depende del tipo de empresa o de la actividad que desarrolle la misma. Ceremonias: son actos que se realizan en la empresa para dar culto y honor a algo o alguien. 18 Operaciones administrativas de recursos humanos 1.3.3. Formas de organización del trabajo: por tareas, funciones, resultados, objetivos o proyectos Como bien se sabe, el trabajo debe organizarse para poder llegar a los objetivos de la empresa con éxito. Para ello, las empresas cuentan con distintas formas de organización: El trabajo por tareas En esta forma de organización se establece una lista de tareas que deberá realizar cada trabajador y se les explica cómo deberá llevarlas a cabo de forma eficaz. En el trabajo por tareas se detallan todas las actividades llevadas a cabo y la relación de las actividades de un empleado u otro. El trabajo por funciones Es una forma de organización que se deriva del trabajo por tareas. En esta organización, se agrupan distintas actividades creando funciones. La empresa creará grupos de trabajo que desarrollarán actividades específicas. Los grupos de trabajo se llaman departamentos. El trabajo por resultados Se divide el trabajo según los resultados que hayan conseguido los trabajadores. Para poder evaluar los resultados se deberán tener en cuenta tanto variables cualitativas como cuantitativas. La organización del trabajo por resultados trata siempre de incentivar al empleado en el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa. El trabajo por objetivos El personal se organiza en objetivos. Esto significa que la dirección establece unas metas de productividad para cada trabajador o grupo de trabajadores. Los objetivos deben ser reales y alcanzables para poder motivar al trabajador, que suelen tener incentivos y premios si consigue los objetivos previamente establecidos. Si los objetivos son de difícil alcance los trabajadores estarán desmotivados y esto influirá directamente en su productividad. El trabajo por proyectos En la organización por proyectos se reúne un grupo de empleados para trabajar conjuntamente y obtener un resultado único. Se suelen agrupar de forma temporal y, una vez se alcanzan los objetivos del proyecto, el grupo se disuelve para formar otro de nuevo asignado a un nuevo proyecto. 19 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal Para + info España es, junto con Portugal, el país de la UE con menor flexibilidad laboral. Según el Instituto de Política Familiar, ocho de cada diez españoles consideran que los horarios son muy estrictos y solo 1.3.4. Teletrabajo. Flexibilidad y formas de armonizar el trabajo La flexibilidad es un aspecto muy importante en las empresas. Puede llegar a ser una ventaja competitiva si se gestiona correctamente y un aspecto diferenciador frente a otras empresas. La flexibilidad es una cualidad que permite que la empresa se adapte a distintos cambios, tanto internos como externos de la compañía. Algunas de las fórmulas para flexibilizar el trabajo son: el 2,6% de los trabajadores pueden fijar su horario sin limitaciones del empresario. Trabajo a domicilio El puesto de trabajo no es un lugar físico preestablecido por la empresa para la cual se trabaja, sino que es escogido libremente por el trabajador. Puede ser el propio domicilio del trabajador u otro lugar de su interés o confort. Teletrabajo El teletrabajo aprovecha las ventajas de las nuevas tecnologías y permite trabajar desde otro lugar que no sea la sede física de la empresa. Esta fórmula permite flexibilizar el horario laboral de los empleados al tener acceso 24 horas al día a los sistemas necesarios para el desarrollo de sus actividades. Trabajo por turnos Trata de dividir la plantilla de trabajadores en grupos que tendrán un horario preestablecido. Al terminar la jornada laboral de un grupo de empleados, empezará para otros, teniendo la empresa una jornada activa de hasta 24 horas, dependiendo de los sectores. Trabajadores fijos de carácter discontinuo Son trabajos cíclicos, en los que los trabajadores están empleados solamente algunos meses del año o algún periodo de tiempo, según las actividades desarrolladas por la empresa. Los sectores afectados por este tipo de trabajos suelen ser los relacionados con la hostelería o las actividades de temporada. Trabajadores con contrato a tiempo parcial Los trabajadores tienen un trabajo fijo, pero en una proporción de horas menor a la jornada completa. Un contrato a tiempo parcial puede ser solamente de mañanas o solamente de tardes. 20 Operaciones administrativas de recursos humanos Trabajadores contratados por circunstancias de la producción Son aquellos trabajadores que son integrados en la empresa solamente cuando se necesita más personal para poder cubrir la demanda de producción del mercado. Este tipo de contratos son frecuentes en épocas de Navidad o de rebajas, por ejemplo. Trabajadores que sustituyen otros con contrato suspendido Son trabajadores contratados para cubrir, de forma temporal, un puesto de trabajo que se ha visto desamparado debido a enfermedades, bajas por maternidad o paternidad, excedencias, etcétera. 1.3.5. La conciliación familiar Anteriormente, en el apartado 1.1.2. Ley de conciliación de la vida familiar y laboral ya se han introducido algunos aspectos de conciliación familiar con la Ley de conciliación de la vida familiar y laboral. Las empresas no deben olvidar que sus trabajadores tienen otras obligaciones y derechos fuera del ámbito laboral. Por lo tanto, las organizaciones deben tener responsabilidad social con sus trabajadores. Como ya se ha visto en apartados anteriores, hay legislaciones que implementan derechos para que los trabajadores puedan disfrutar de su vida fuera del ámbito laboral, sobre todo en lo que respecta al ámbito familiar. Sin embargo, cada empresa puede llevar a cabo, de forma voluntaria, distintas políticas que permitan satisfacer a los trabajadores en cuanto a la conciliación de su vida laboral con la familiar. 21 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal Por ley ya se establecen distintos permisos, reducción, y organización de la jornada laboral para poder compaginar las obligaciones laborales con las familiares. Pero, además, las empresas podrán optar, de forma voluntaria, a facilitar aún más la conciliación laboral con la familiar, a través de: Flexibilidad en horarios, organización, permisos y excedencias en el trabajo Semanas laborales comprimidas. Jornada intensiva en vísperas festivas. Horario de trabajo flexible (teletrabajo). Días de permiso o ausencia en caso de emergencia familiar. Realización de media jornada. Posibilidad de elección de vacaciones. Rotación del trabajo temporal. Entre muchas otras formas de flexibilidad y organización del trabajo. Servicios y ayudas para la atención de personas con dependencia Servicio de guardería en la misma empresa o en un radio próximo a la empresa. Ayudas de pago de necesidades de los hijos o personas con dependencia. Ayudas escolares y becas. 22 Operaciones administrativas de recursos humanos Otros servicios de soporte al trabajador Cursos de mediación, estrés, gestión del tiempo, etc. Asesoramiento psicológico para afrontar dificultades y evitar que estas entorpezcan el ritmo de trabajo del empleado. Cursos sobre educación y nutrición de los hijos o cursos prenatales. Servicio de enfermería y médico de forma periódica. 1.3.6. Flexiseguridad El concepto de flexiseguridad integra los conceptos de flexibilidad y seguridad, y refleja la voluntad que el mercado laboral sea flexible y, a la vez, garantice la protección de los trabajadores. De ser así los trabajadores podrían sentirse seguros en un entorno flexible. La flexibilidad se basa en tres conceptos diferenciados: Flexibilidad a la hora de despedir o contratar trabajadores. Protección social para las personas en paro. Para + info El exponente del movimiento Arts and Crafts, Elbert Hubbard, dijo: Una máquina puede hacer el trabajo de cincuenta hombres normales. Pero ninguna máquina puede hacer el trabajo de un hombre extraordinario. Activación de una política de reinserción y formación laboral. Como se ha visto, este método se centra en que los trabajadores siempre se sientan parte del mercado de trabajo, ya sea en época de búsqueda, formación o reinserción laboral. William Morris. Las cuestiones que planteó acerca de la sostenibilidad de la producción industrial, la relación entre el trabajo y la vida, la honestidad de los materiales, la belleza de los objetos cotidianos y la protección los edificios antiguos y del medio ambiente siguen El taller de tejer en la fábrica de Morris & Co en Merton, que se inauguró en la década de 1880. plenamente vigentes en la actualidad. 23 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal Mercado de trabajo flexible Alta protección por desempleo Políticas activas de formación 1.4. Políticas de reclutamiento y selección 1.4.1. Definición de los puestos de trabajo: perfil y competencias profesionales requeridas Para poder iniciar un proceso de reclutamiento y selección de personal, el primer paso es definir el puesto de trabajo que es necesario cubrir. Para definir el puesto de trabajo, se deben explicar y redactar de forma clara y concisa las tareas y funciones que conlleva. Así el candidato que quiera optar al puesto conoce cuál es el trabajo a desarrollar. Igualmente, se deberán también exponer las obligaciones y responsabilidades que se derivan del mismo cargo. El perfil profesional es un documento que recoge las características que deberá tener el candidato para poder desarrollar adecuadamente las actividades asociadas al puesto de trabajo. Las competencias profesionales son las habilidades que dominan los candidatos para poder ejercer las funciones de un puesto de trabajo. Las competencias profesionales pueden ser: Competencias emocionales o sociales: son competencias intrínsecas de cada persona como, por ejemplo, la iniciativa, la empatía, el liderazgo, el autocontrol, etc. Competencias técnicas o específicas: son las competencias que reflejan el dominio de un oficio o labor y que se adquieren a través de los estudios o la experiencia profesional. 24 Operaciones administrativas de recursos humanos 1.4.2. Fuentes de reclutamiento internas y externas Lo primero para seleccionar el personal adecuado para cada puesto de trabajo, es que el departamento de recursos humanos busque las fuentes más apropiadas donde reclutar a los candidatos. Las fuentes pueden ser: Internas: cuando se tienen en cuenta personas que ya están trabajando en la misma empresa que ofrece el puesto de trabajo vacante. Externas: cuando se recurre a personas externas a la propia empresa. Las fuentes externas pueden ser agencias de colocación (ETT), centros de formación, universidades, escuelas de negocios, oficinas públicas, prácticas en la empresa, portales de internet, recomendaciones de otros trabajadores internos, anuncios en diarios, etc. Ponte a prueba Cuando se tienen en cuenta personas que ya están trabajando en la misma empresa que ofrece el puesto de trabajo vacante, ¿de qué tipo de fuente de reclutamiento de personal hablamos? a) Internas Recurrir a un tipo de fuente u otra tendrá tanto ventajas como inconve- b) Externas nientes para la compañía: Fuentes internas Rápida disponibilidad del trabajador. Ventajas Ahorro de gastos y tiempo de selección. Ahorro de tiempo en formación de trabajador. Se reduce la probabilidad de inadaptación o riesgo de rechazo. Se mantiene el clima laboral y de motivación de los trabajadores. Fuentes externas Entran en la empresa nuevos puntos de vista, con nuevas ideas y aportaciones que pueden ser favorables para el desarrollo de la empresa. Se aprovecha la formación realizada por otras empresas. El trabajador suele ser más flexible que los trabajadores que ya están adaptados a la empresa. Se puede extender el periodo de selec- Inconvenientes Puede causar imagen de favoritismo y generar conflictos entre los trabajadores. Es más difícil encontrar un perfil totalmente adecuado al nuevo puesto de trabajo. No hay nuevas ideas ni puntos de vistas distintos en la empresa. ción y reclutamiento de personal. Se gasta mucha energía y tiempo en el proceso de selección. Aumentan los gastos de selección en comparación con las fuentes internas. Riesgo de fracaso del trabajador. Se pueden producir desequilibrios salariales. 25 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal 1.5. Técnicas e instrumentos de búsqueda de ocupación La motivación es fundamental en la búsqueda de ocupación, y se requiere la utilización de todos los recursos de los que uno dispone. La actitud debe ser activa y, como hemos visto, atenta a las fuentes de información y predispuesta a la utilización de unas determinadas técnicas. Las técnicas o instrumentos que se utilizarán variarán en función del tipo de oferta y si esta procede de una empresa pública o privada, pero, en todos los casos, los instrumentos que más se utilizan son la carta de presentación, el impreso de solicitud de ocupación y el currículum. 1.5.1. Carta de presentación Es un documento utilizado para acompañar al currículum vitae y sirve de ayuda a la hora de presentar la candidatura y así mostrar interés en el proceso de selección de una oferta laboral. Es necesario que esté bien redactada, sin faltas de ortografía y procurando no utilizar frases largas ni repetir palabras. Además, debe incluir unos contenidos mínimos para ofrecer una buena primera imagen. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Estructura: la carta debe adaptarse a la oferta, pero tiene que estar estructurada en una serie de apartados. En el encabezamiento deben figurar los datos del candidato, los de la empresa y la fecha en la que se redacta la carta. El cuerpo debe iniciarse con un saludo formal y contener la información bien estructurada. Así, en el primer párrafo se deben concretar las razones por las que el interesado se dirige a la empresa y el puesto de trabajo concreto al que se aspira. En el segundo párrafo, el trabajador debe exponer resumidamente los motivos por los que se considera la persona idónea para el puesto de trabajo. En la despedida y clausura de la carta, se debe utilizar una frase corta y formal del tipo: “Esperando noticias suyas, reciba un cordial saludo”. Por último, se firma la carta y se comentan los anexos que la acompañan (currículum, impreso de solicitud…). Criterios de redacción: la carta debe ser personalizada y, si no se conoce el nombre de la persona a quien va dirigida, se opta por mandarla al jefe de recursos humanos o al departamento de selección de personal. Tiene que ser breve (no ocupar más de un folio DIN A-4), mecanografiada, en papel blanco y de calidad, original (no fotocopiada), centrada verticalmente en el papel y ofrecer una imagen estética y uniforme. 26 Operaciones administrativas de recursos humanos Contenidos mínimos: debe al menos contener una referencia a la oferta de trabajo con la fecha y el medio de publicación, el puesto que se solicita, las características personales y profesionales que hacen que se sea el candidato idóneo y la solicitud de participación en el proceso de selección. Existen varios tipos de cartas de presentación, como, por ejemplo, de respuesta a una oferta de trabajo, de autocandidatura o carta espontánea, que no responde a una oferta de trabajo concreta. Veamos un ejemplo de carta de presentación: Laia Torres Mir C/ Alfonso IV, n 12 28055, Madrid Sr. Adrián González Director del Banco AG Banco AG España C/ Marinada 4, piso 2 28080, Madrid 19 de mayo de 2022 Estimado Sr. González: Mi nombre es Laia Torres y le escribo para ofrecerle mi currículum vitae con mis datos personales, académicos y profesionales, por si en algún momento necesita cubrir el puesto de responsable de préstamos. Me interesaría trabajar en esta banca puesto que, aunque se trata de una nueva corporación, está respaldada por un gran número de personas y además, tiene perspectivas de crecimiento: empleados suyos me han comentado que usted necesita una persona que se encargue de sobrellevar los préstamos. Mi candidatura le puede parecer interesante, ya que conozco el ámbito financiero y me desenvuelvo muy bien en este sector. Además, en el historial que le adjunto puede observar que he trabajado previamente como banquera especializada en avales. Tengo muchas ganas de seguir aprendiendo y considero que puedo aportar ideas nuevas a la empresa. Me encuentro disponible a cualquier hora del día para atenderle telefónicamente. Espero recibir noticias suyas pronto sobre mi candidatura. Estoy a su entera disposición. Un cordial saludo. Pdo.: Laia Torres 27 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal 1.5.2. Impreso de solicitud de ocupación Es un impreso que sustituye a la carta de presentación y al currículum y que es habitual en algunas empresas. Puede tener diferentes formas, aunque suele ser un cuestionario sobre los datos personales, académicos y profesionales del candidato que permitirá conocer las aptitudes, capacidades y competencias para ocupar el puesto de trabajo que se ofrece. 1.5.3. Currículum El currículum youtu.be/Fz3F3_pHNWk Podemos definir el currículum como el documento que engloba y muestra los datos de la persona que se postula para el puesto, estos datos son tanto personales, como académicos y profesionales. Es una exposición de todo aquello que demuestra una valía y que pueda despertar el interés del empresario para que conceda una entrevista de trabajo u otorgue directamente el puesto vacante ofrecido. Existen varios tipos de currículum, aunque podríamos decir que los más utilizados son el funcional y el cronológico: El funcional se organiza por grupos de tareas, actividades y/o funciones, sin valorar en qué momento y durante cuánto tiempo se realizaron. Esto permite disimular, por ejemplo, periodos de desempleo o desocupación. En cambio, en el cronológico los datos se ordenarán según se sucedieron en el tiempo. Si los ordenamos de más antiguos a más actuales, los datos permitirán ver la evolución profesional de cada uno. A este tipo de currículum se le denomina currículum cronológico progresivo y destaca la experiencia profesional del candidato. Si se ordena al revés, recibe el nombre de currículum cronológico regresivo y destaca los hechos más recientes o la situación actual. Los aspectos que debemos tener en cuenta son: Estructura: se puede estructurar en apartados como datos personales, datos académicos (formación general y complementaria), datos profesionales (relación de todos los trabajos hechos independientemente de la duración, estructurados en párrafos separados y ordenados), idiomas, informática y otros datos de interés (actitudes, aficiones…). Criterios de redacción: la redacción debe ser cuidada y correcta, no debe utilizarse la primera persona y debe ser de una extensión máxima de dos folios DIN A-4. El papel debe ser blanco y de calidad, y el texto, mecanografiado y esquemático. Se debe redactar teniendo en cuenta qué puede interesar a la empresa y poniendo énfasis en lo positivo y no en lo negativo. 28 Operaciones administrativas de recursos humanos Se puede omitir información, pero no falsear datos. Por último, el currículum tiene que incluir una foto actual del candidato tamaño carné. Además de los currículums a los que nos hemos referido, existen el currículum europeo (que se utiliza para solicitar trabajo en la UE e incorpora capacidades y competencias personales como idiomas y aptitudes sociales, organizativas, técnicas, informáticas y artísticas), el currículum web (cada vez proliferan más los currículums sociales que son los que se emplean en las redes sociales como Linkedin o Facebook) y el videocurrículum (presentación en video del aspirante al puesto de trabajo, en el que habla de sí mismo, de sus aptitudes, actitudes, habilidades, motivaciones, intereses…). 29 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal 1.6. Aplicaciones específicas de Ponte a prueba ¿Cómo se denomina la entrevista en la que se pone en tensión al entrevistado para comprobar su capacidad de control? a) Sucesiva b) Choque c) Personalidad d) Grupo definición de puestos de trabajo En una empresa existen distintos puestos de trabajo que son ocupados por empleados. Sin embargo, existen algunos métodos que permiten que los trabajadores sientan más dinámicos sus puestos de trabajo, modificando sus funciones o intercambiando roles y responsabilidades. Se destacan dos técnicas: Job enrichment o enriquecimiento del lugar de trabajo: este método trata de modificar las actividades vinculadas a un puesto de trabajo para evitar que las tareas terminen siendo mecánicas y puedan desmotivar y aburrir al trabajador. Empowerment o potenciación o empoderamiento: esta técnica consiste en otorgar más responsabilidad y autoridad a los empleados para la toma de decisiones. De esta forma, el trabajador se siente más responsable y comprometido con la empresa. Acciones formativas y adaptación a la nueva ocupación youtu.be/C6W7mYDcrOs 1.7. Las empresas de selección de personal. El servicio de asesoría, gestoría y consultoría en el ámbito de la selección de personal 1.7.1. Descripción general del proceso de selección o circuito de selección El proceso de selección de personal consta de las siguientes fases: 1. Estudio del perfil adecuado para el puesto de trabajo Para poder empezar con el proceso de selección, primero se debe detallar el perfil que se va a solicitar para cubrir el puesto de trabajo. En dicho perfil se detallarán las cualidades que deberán cumplir los candidatos, así como sus competencias, virtudes y habilidades. 2. Preselección de candidatos Una vez establecido el perfil adecuado para el puesto de trabajo, se deberá recurrir a las fuentes oportunas para hacer una preselección de los candidatos. En esta preselección se deberán recoger todas las personas que cumplan con los requisitos preestablecidos en el estudio del perfil. 30 3. Entrevista previa Se deberá realizar una primera entrevista de conocimiento a todas las personas que precise el personal encargado. Este encuentro servirá como una primera toma de contacto para verificar que se cumplan los requisitos mínimos demandados. 4. Pruebas psicotécnicas y de evaluación Las pruebas psicotécnicas son unas herramientas que permiten evaluar el nivel de dominio de algunas aptitudes, capacidades y habilidades de los candidatos. Las pruebas están relacionadas con las aptitudes verbales, numéricas, administrativas, de razonamiento o de memoria. 5. Pruebas de práctica, conocimiento y madurez Además del test psicotécnico, se realizan otras pruebas que son mucho más prácticas, donde el candidato deberá mostrar sus habilidades en relación con el desarrollo de tareas que exige el puesto de trabajo. Estudio del perfil adecuado para el puesto de trabajo 6. Entrevista de selección en profundidad En esta segunda entrevista ya se aborda en profundidad algunos aspectos del aspirante. Es una entrevista donde se tratan aspectos más personales del candidato. Preselección de candidatos Entrevista previa 7. Elaboración del informe definitivo La persona encargada del proceso de selección deberá elaborar un informe sobre todos los aspectos relacionados con el candidato seleccionado para ocupar el puesto de trabajo. En el informe se deberá detallar: los estudios, experiencia laboral, el resultado del test psicotécnico y de las pruebas prácticas, así como otros aspectos relevantes sobre el carácter del candidato. 8. Reconocimiento médico El candidato deberá realizar una revisión médica que justifique que está capacitado y que no existe ninguna causa que le impida ejercer las actividades asociadas al puesto de trabajo. 9. Entrevista final y elección En la última entrevista se informa al candidato de que ha sido seleccionado y se explican los últimos detalles sobre el puesto de trabajo. 10. Contratación Es la última fase del proceso de selección de personal. La persona encargada de recursos humanos deberá dar de alta al trabajador en la empresa, realizando los trámites administrativos necesarios. Pruebas psicotécnicas y de evaluación Pruebas de práctica, conocimiento y madurez Entrevista de selección en profundidad Elaboración del informe definitivo Reconocimiento médico Entrevista final y elección Contratación 31 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal 1.7.2. Métodos de selección de personal: pruebas de selección, entrevista, dinámica de grupos, centros de evaluación El departamento de recursos humanos dispone de una gran cantidad de procedimientos para seleccionar al personal para la empresa. Los principales métodos de selección son: Pruebas de selección o tests psicotécnicos. Entrevista. Dinámicas de grupo. Centros de evaluación. A continuación, vamos a desgranar las características de cada uno de los métodos utilizados por los responsables de recursos humanos. Pruebas de selección o test psicotécnicos Tal y como se ha explicado brevemente en el apartado anterior, un test psicotécnico consiste en unas pruebas que tratan de saber y clasificar el comportamiento, las habilidades y las capacidades de los candidatos. Existen tres tipos de test psicotécnicos: Test de inteligencia general La inteligencia es la capacidad natural e intrínseca que posee un individuo para comprender su entorno. La inteligencia no es un conocimiento que puede ser aprendido a través de libros ni una habilidad académica. Para evaluar la inteligencia general se suele utilizar el cálculo del coeficiente intelectual. Para calcularlo se utiliza la siguiente fórmula: Coeficiente intelectual Edad mental Edad cronológica · 100 El valor estándar se encuentra entre 90 y 100 puntos. Si se supera el valor de 120, el nivel de inteligencia es elevado y, si es inferior a 70, existe deficiencia mental. También se puede medir la inteligencia emocional que, aunque de forma más subjetiva, es la capacidad que tiene un individuo para reconocer las emociones y los sentimientos propios y, además, tener la habilidad de gestionarlos correctamente. 32 Operaciones administrativas de recursos humanos Test de aptitud y de conocimientos Es un test que permite evaluar la capacidad para operar de forma correcta en una determina actividad. Los test de aptitud más conocidos son Le Bur (evalúa aptitudes relacionadas con las tareas administrativas) y Aventi (mide la rapidez y precisión a la atención, así como las aptitudes en relación con los números y las letras). Test de personalidad e intereses Este último test permite evaluar la personalidad e intereses de los candidatos. La gran mayoría son test proyectivos, donde se facilita al candidato una imagen abstracta y debe interpretarla libremente. Algunos de los test más utilizados son: el test de Rorschach, el test del árbol de Koch y el TAT (test de apreciación temática). Entrevista Una entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual una adopta el rol de entrevistador (por regla general, el que hace las preguntas y lleva la iniciativa en la conversación) y, por otro lado, la otra es entrevistada (será la persona que responderá a las preguntas). Sin embargo, existen distintos tipos de entrevistas, según las características de los individuos que la realizan: Entrevista planificada o estándar: en este tipo, el entrevistador tiene la entrevista previamente diseñada y preparada. Entrevista libre: la entrevista no está planificada y, por tanto, van surgiendo las preguntas y respuestas de forma libre y espontánea. 33 Tema 1: Tramitación administrativa de los procesos de captación y selección de personal Entrevista mixta: se trata de una entrevista híbrida entre las dos anteriores. El entrevistador tiene algunas preguntas preparadas, pero, a diferencia de la entrevista planificada, en esta el formato de pregunta y respuesta es libre. Entrevista de choque o de tensión: es un método de entrevista que se utiliza con la finalidad de que el entrevistado entre en tensión. De esta forma el entrevistador comprueba la capacidad de control del entrevistado. Se suele criticar las afirmaciones del entrevistado, intentándolo confundir. Entrevista panel (panel interview): se trata de una entrevista donde hay un solo entrevistado, pero diversos entrevistadores. Entrevista sucesiva: en este caso, hay un entrevistado y varios entrevistadores. Cada entrevistador se ocupa de un área de la entrevista. Entrevista de grupo: es la entrevista más multitudinaria. En la entrevista de grupo hay diversos entrevistadores, así como entrevistados. Dinámicas de grupo Las dinámicas de grupo es un método de selección de personal que permite evaluar las capacidades y habilidades interpersonales de los candidatos. En las dinámicas de grupo se suele proponer una situación y los componentes del grupo deberán llegar a una decisión en un cierto periodo de tiempo. A veces se asignan roles y otras veces, no. Centro de evaluación o evaluación por simulacro Se trata de exponer al candidato delante de varios exámenes y evaluaciones. El proceso es exhaustivo, por lo que los candidatos más débiles suelen ser eliminados o acaban abandonando el proceso. 34 Operaciones administrativas de recursos humanos 1.7.3. Adaptación a la nueva ocupación: incorporación, acogida y clima de trabajo u organizacional Cuando un trabajador nuevo empieza a trabajar en una empresa es normal que se sienta desubicado, con dudas y ansiedad ante los nuevos compañeros y las tareas que debe llevar a cabo. Durante el periodo de adaptación es habitual que la persona no rinda al máximo. Sin embargo, recursos humanos debe conocer este periodo y debe intentar minimizarlo al máximo. Para ello, las personas encargadas pueden elaborar un programa de acogida a los nuevos trabajadores, que tendrá como objetivos: Conocer la empresa: a través de la redacción de su historia, imágenes, organigrama de la empresa, actividades y áreas funcionales. Conocer al resto de trabajadores: tanto con los que va a trabajar directamente, como aquellos con los que no tendrá un contacto tan directo. Conocer los aspectos productivos y sociales: se deberán explicar también los métodos de organización, normas de uso de las instalaciones, así como la normativa interna, horarios, condiciones de promoción, etc. El encargado de recursos humanos será el responsable de presentarle los distintos departamentos de la empresa y también de realizar un breve resumen de las funciones que desarrolla cada uno. También es común que, desde el departamento de recursos humanos, se dé un pack de bienvenida al trabajador, que puede constar de cualquier tipo de merchandising de la empresa que sea de su utilidad, como podrían ser carpetas o bolígrafos. Además, deberá proporcionarle un manual de acogida, que constará de: Carta de bienvenida del director ejecutivo. Historia de la empresa. Organigrama. Datos generales de la empresa: situación geográfica, oficinas, etc. Convenio colectivo de referencia. Plano de evacuación en caso de emergencia. Condiciones de trabajo. Ponte a prueba La dinámica de grupo es un método de selección de personal que permite evaluar las habilidades ofimáticas de los candidatos. a) Verdadero b) Falso 35 2 TRAMITACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FORMACIÓN, DESARROLLO Y COMPENSACIÓN DEL PERSONAL Operaciones administrativas de recursos humanos 2.1. Políticas y procedimientos administrativos relacionados con la motivación y la formación Para que un trabajador esté comprometido con su puesto de trabajo, debe estar motivado y suficientemente formado. La motivación son las ganas manifiestas que expone un trabajador a la hora de desempeñar su trabajo. Hay ciertos aspectos que influyen cuando se busca motivar a un trabajador. Los alicientes, que tratan de aumentar la motivación del trabajador, pueden ser extrínsecos o intrínsecos: Alicientes extrínsecos La importancia que tienen las normas en la empresa. Los incentivos generales. Los incentivos individuales o de grupo de trabajo. Alicientes intrínsecos La implicación del trabajador con los objetivos generales de la empresa y en la ejecución de sus tareas. El liderazgo. Los alicientes intrínsecos son los que tienen un impacto más fuerte sobre los resultados del trabajador. 2.1.1. Teorías de la motivación Existen varias teorías que intentan explicar los motivos por los que una persona adopta una postura conductual u otra y los incentivos que las mueven. Estas teorías pueden clasificarse en dos grandes grupos: teorías del contenido (estudian qué motiva a las personas) y teorías del proceso (analizan el cómo se produce la motivación). Teorías de contenido Las teorías de contenido se centran en la personalidad y en los factores que la configuran: ¿qué lleva a una persona a actuar de una forma determinada? Por ello, se estudian las necesidades y las recompensas en torno a una conducta laboral. 37 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal La mayoría de estas teorías se basan en la teoría jerárquica de las necesidades de Abraham H. Maslow (1943). Según esta teoría, la motivación no es producto de un impulso sino la suma de un conjunto de necesidades. Estas están estructuradas de forma jerárquica, siendo unas más importantes que otras en función del momento y del nivel de satisfacción. Según la teoría jerárquica de las necesidades, el ser humano nunca está satisfecho y, cuando satisface una necesidad, siente la motivación para alcanzar la siguiente, de una escala superior. La pirámide de necesidades ilustra perfectamente esta teoría (la cúspide es el nivel máximo de satisfacción): 38 Operaciones administrativas de recursos humanos Las necesidades más elementales están en la base de la pirámide y son denominadas fisiológicas (alimento, agua, descanso, temperatura corporal, etc.). A medida que estas necesidades se satisfacen, van surgiendo las siguientes que son, en orden ascendente, de seguridad (protección contra el peligro, obtención de un trabajo, etc.), sociales (dar y recibir afecto, aceptación de los demás), de estima (éxito, competencia, autoconfianza, etc.) y de autorrealización (desarrollar el potencial propio, ser creativo, etc.). A pesar de esta jerarquización, las necesidades no son independientes unas de otras. Al contrario, algunas se solapan. Según Maslow, si se pretende motivar a alguien, se debe saber a qué nivel jerárquico están sus necesidades y ofrecerle incentivos de este nivel o del inmediatamente superior. La teoría bifactorial (1976) de Frederick Herzberg reduce estas cinco necesidades a solamente dos. Según esta teoría, el trabajador mantiene un equilibrio entre la satisfacción y la insatisfacción. Herzberg propone dos tipos de factores que afectan a la motivación: Los factores higiénicos Los que rodean a la actividad que se desarrolla en el trabajo, como la relación con el supervisor, las condiciones de trabajo, las normas, el sueldo, la vida privada, la relación con los compañeros, etc. Son, sin duda, la principal fuente de insatisfacción en un trabajo. 39 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal Los factores motivacionales Son los que están relacionados con el contenido del propio trabajo. Hacen referencia al éxito, al reconocimiento, al propio trabajo, al progreso, al conocimiento, a la responsabilidad, etc. Son la principal fuente de desmotivación. Los factores motivacionales son los que generan satisfacción en el trabajo, a diferencia de los higiénicos, los cuales son capaces de dar insatisfacción, pero que, en sí mismos, no producen satisfacción. Por su parte, la teoría de las necesidades aprendidas (1989) de McClelland relaciona las necesidades con la infancia. Asegura que buena parte de las necesidades de una persona se adquieren durante la infancia y están relacionadas con el ambiente social y cultural. Los diferentes contextos hacen que el individuo aprenda modelos de conducta diversos y, por tanto, exprese intensidades distintas ante cada una de las necesidades. Cuatro impulsos mueven al ser humano, según McClelland: Motivación de éxito: el impulso de ser el mejor, de obtener los mejores resultados posibles en lo que se está haciendo. Motivación de afiliación: el impulso para establecer y mantener buenas relaciones con otras personas y sentirse apreciado por los demás, formando parte de un grupo. 40 Operaciones administrativas de recursos humanos Motivación por la competencia: es el impulso para lograr la excelencia en el trabajo a través de tareas de alta calidad. Motivación por el poder: el impulso para poder controlar los medios, tener autoridad, modificar situaciones, influir en una persona, etc. En el ámbito laboral, el predominio de uno de estos impulsos por encima de los demás es el que genera unas expectativas laborales en la persona. Evidentemente, ni los impulsos ni las expectativas son iguales para cada persona y constituyen un criterio a la hora de seleccionar o promocionar personal en la empresa. Teorías del proceso Son las teorías que a partir de los años cincuenta surgen con el objetivo de analizar la conducta de una persona ante una situación determinada. La teoría de la expectativa (1964) de V. Vroom dice que “la motivación de los trabajadores depende de la intensidad del deseo de conseguir un objetivo y de la probabilidad que existe de lograrlo”. Destaca, por tanto, la percepción subjetiva del individuo por encima de la posibilidad de que un determinado acto conlleve un resultado concreto. Así, el esfuerzo que realizará una persona en el trabajo dependerá de: La probabilidad de obtener un nivel determinado de ejecución o rendimiento. La recompensa que se podría obtener con este nivel de ejecución. La importancia que se le dé a ambos aspectos. El rendimiento de un trabajador no solo depende de su esfuerzo, sino que convergen toda una serie de factores. La expectativa, por tanto, es la probabilidad de que se logre un determinado rendimiento haciendo un esfuerzo concreto. La teoría de la finalidad (1968) de E. A. Locke afirma que “la motivación en el trabajo es una actividad consciente y que los niveles de ejecución de un individuo son proporcionales a sus objetivos” (cuanto más alto es el objetivo, más grande es el nivel de ejecución). Esta es una teoría importante en la gestión de los recursos humanos, ya que plantea unos retos: Definir con precisión y claridad las metas que se quieren lograr. Adecuar las metas a las cualidades de los trabajadores (conocimientos, habilidades y actitudes). Intentar que los trabajadores acepten conscientemente las metas. 41 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal Por último, la teoría del establecimiento de la conducta hacia la equidad o la justicia laboral (1962) de G. Adams da mucha importancia a la percepción de justicia e imparcialidad. Según esta teoría, el trabajador compara lo que da a la empresa con lo que recibe y, paralelamente, se compara con los compañeros de su mismo nivel. Cuando hay un equilibrio entre esfuerzo y recompensa (y esta es similar a la recibida por sus compañeros), la persona se siente motivada. Si la recompensa es claramente inferior al esfuerzo o a la que perciben los compañeros, entonces entra en juego la desmotivación. La formación es otro estímulo que permite al trabajador mejorar su rendimiento. La formación resulta un estímulo cuando se realiza a cargo de la empresa, para poder mejorar: Las aptitudes del trabajador. La maximización de las oportunidades. El cambio de actitud y comportamiento. Los planes de formación deben ir siempre en consonancia con las necesidades de formación de los empleados. 42 Operaciones administrativas de recursos humanos Para saber las necesidades de formación, los encargados de recursos humanos deberán: Observar las tareas y actividades que desarrolla un trabajador y cómo mejorarlas. Realizar entrevistas y charlas con los trabajadores para que expongan sus necesidades más latentes. Reuniones de grupo o de equipos de trabajo que puedan exponer sus opiniones y puntos de vista. Pasar cuestionarios a los distintos trabajadores sobre las actividades o tareas a desenvolver. Cuando el personal encargado haya detectado las distintas necesidades formativas, deberá realizar un plan de formación que incluya todas las acciones formativas requeridas para optimizar las actividades llevadas a cabo. Un plan de formación deberá tener los siguientes elementos: Tipo de formación a impartir. Objetivos generales y específicos. Personal que va a realizar la formación. Responsables de la organización. Ponte a prueba Calendario y horarios. La teoría de las necesidades aprendidas de V. Vroom dice que buena parte de las necesidades de una persona se adquieren en la madurez y están relacionadas con el ambiente laboral. Coste. b) Falso Equipo de formadores. Lugar de impartición del curso. Metodología. a) Verdadero Control de asistencia. 43 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal 2.2. Principales técnicas de formación empresarial: formación presencial, formación virtual (e-learning), formación semipresencial, formación en el lugar de trabajo, u otros Tal y como se ha visto en el apartado anterior, la motivación y la formación son dos aspectos que influyen directamente en los resultados de los trabajadores y, por lo tanto, en su productividad. Existen distintas vías para realizar cursos de formación a los empleados. La ejecución de un tipo u otro va a depender del tipo de formación que se quiera implementar, así como del presupuesto disponible. En el siguiente esquema se muestran las diferentes técnicas de formación: Vídeo interactivo Enseñamiento directo En el lugar de trabajo Formación de aprendientes Realización de prácticas Rotación de puestos Clases o cursos reglados Conferencias y grupos de discusión Técnicas de formación Estudio de casos Incidentes Presencial y semipresencial Juego de empresa o business games Juego de rol o role-playing Coaching Outdoor training Formación virtual o e-learning 44 Operaciones administrativas de recursos humanos La formación en el lugar de trabajo Se trata de una técnica de formación en que todos los conocimientos se transfieren cuando el trabajador está en su puesto de trabajo y en horario laboral. La formación en el lugar de trabajo se puede llevar a cabo mediante: Vídeos interactivos y enseñamiento por ordenador: trata de realizar la formación a través de presentaciones visuales digitales. Esto permite al trabajador llevar su propio ritmo de formación y combinarlo con el trabajo de forma eficaz. Enseñamiento directo: una persona se encarga de enseñar a otra las necesidades formativas de forma directa y durante las horas laborables. Formación de aprendientes: se suele contratar una persona que actúa como instructor y enseña al aprendiente el desarrollo del oficio. La formación en este caso es muy amplia y no suele interferir en el rendimiento de trabajo del trabajador. Realización de prácticas: suele ser un contrato entre una empresa y una persona que está finalizando sus estudios. Existe un convenio entre la empresa y la institución educativa en cuestión, donde el alumno acude a la empresa para aprender distintas tareas, normalmente a cambio de una retribución, más inferior a la del mercado. Rotación de puestos de trabajo: es un método en el cual el trabajador va rotando por distintos puestos de trabajo dentro de la misma empresa. De esta forma, el trabajador adquiere conocimientos de distintos aspectos de la organización. 45 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal Para + info La formación presencial y semipresencial El filósofo griego Sócra- Se entiende la formación presencial como aquella que se realiza en tes ya ejercía de coach. un lugar determinado de forma física, ya sea en la empresa o fuera de Mediante preguntas, ella. La formación semipresencial es aquella que combina la formación conseguía que sus alumnos descubrieran conocimientos. “Yo no puedo enseñaros nada, solo puedo ayudaros a buscar el conocimiento presencial con la digital. En las formaciones presenciales y semipresenciales se suelen realizar: Clases o cursos reglados: son cursos impartidos por distintos formadores reglados que transmiten sus conocimientos a los trabajadores que hay dentro de de forma organizada y sistemática. Existen una gran variedad de cur- vosotros mismos, lo sos, que pueden ser magistrales, activos, teóricos, prácticos, etc. cual es mucho mejor que traspasaros mi poca sabiduría”, decía. Conferencias y grupos de discusión: en este tipo de formación, los alumnos (trabajadores) son la parte activa de la formación. Así, los empleados deben realizar distintas dinámicas de grupo mediante la práctica. Los grupos deberán debatir sobre distintos temas propuestos por los formadores. Una modalidad de discusión es el brainstorming, una lluvia de ideas y propuestas por parte de los trabajadores respecto a un tema determinado. Estudio de casos: el formador entrega un caso a cada alumno, que deberá ser leído individualmente o de forma grupal y deberá ser debatido. Se les puede pedir que encuentren soluciones para el caso, ideas nuevas, análisis de datos, etc. Incidentes: también conocidos como MIT (Massachusets Institute of Technology), son similares al estudio de casos, pero en este método solamente se da un pequeño esbozo de una situación. Los trabajadores irán recibiendo más información de forma ordenada según las necesidades planteadas. Los incidentes suelen tener una estructura de trabajo que se desarrolla en las siguientes fases: – Lectura del caso o incidente. – Recogida de los sucesos. – Definición del problema. – Toma de decisiones. – Análisis del incidente y conclusiones. Juegos de empresa: se trata de una simulación empresarial. En este método, se simula una situación empresarial real para que los trabajadores actúen en consecuencia. Los juegos de empresa o business games suelen desarrollarse en grupos de trabajo. 46 Operaciones administrativas de recursos humanos Juegos de roles: también conocidos como role-playing, son juegos en los que cada trabajador asume e interpreta un rol que viene determinado por la persona formadora. Se utiliza sobre todo para los trabajadores que están de cara al público o que deben realizar conferencias y charlas al exterior. Coaching: es un sistema de aprendizaje que consiste en que una persona (el coach) guía a otra (el coachee) durante un proceso de aprendizaje. Se diferencia del resto de métodos de formación porqué no se dan instrucciones, sino que se trata de acompañar al coachee en el proceso cuestionando sus afirmaciones. Outdoor training: es un método que opta por salir al exterior de la empresa para llevar a cabo distintas actividades en grupo. Este método permite integrar los trabajadores de distintas áreas funcionales, entrenar las habilidades y actitudes grupales y mejorar la relación entre los distintos niveles jerárquicos. La formación virtual o e-learning La formación virtual o e-learning es un sistema de educación que permite acceder a un proceso de aprendizaje virtual mediante las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). La formación virtual se caracteriza por: Ser un proceso de aprendizaje que se basa en el uso de las tecnologías de la información. Permite incluir recursos y contenidos interactivos durante todo el desarrollo del curso. 47 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal Puede conciliarse de forma más eficiente con otras responsabilidades sociales y laborales. La organización de los cursos resulta más fácil y flexible que en otros tipos de modalidades educativas. Facilita el mantenimiento y la actualización de los contenidos y su distribución. La formación online elimina las barreras físicas mediante distintas herramientas de comunicación como el correo electrónico, los chats o fórums. Además, permite una gran flexibilidad horaria, favorece la interacción, genera nuevas formas de comunicación, dispone de una gran cantidad de recursos y fomenta el aprendizaje autónomo del alumnado. La formación online, al ser mucho más accesible, ha contribuido a que diferentes tipos de formaciones puedan llegar a un gran número de personas. Algunas de las ventajas de la formación virtual son: Ponte a prueba ¿Cómo llamamos a la lluvia de ideas y propuestas por parte de los trabajadores respecto a un tema determinado? a) Brainstorming b) Estudio de casos c) Juegos de empresa El coste es más reducido que en otros tipos de formaciones. No hay un horario limitado para la formación, sino que se puede acceder a la plataforma virtual en cualquier momento. Puede llevarse a cabo desde cualquier lugar con conexión a internet. Se pueden realizar prácticas en entornos de simulación virtual, más difíciles de conseguir en formación presencial. Hay una actualización constante de los contenidos didácticos. Se contextualiza el aprendizaje. 2.2.1. Planes de carrera La carrera profesional como la sucesión de actividades laborales y puestos de trabajo desempeñados por una persona a lo largo de su vida, así como las actitudes y reacciones asociadas que experimenta. (Dolan, Valle. 2003). Asociado el término de carrera profesional del individuo, las organizaciones, para permitir que sus trabajadores desarrollen dichas carreras y satisfagan esas necesidades de crecimiento laboral, crean los planes de carrera para su plantilla. El plan de carrera genera la posibilidad a la persona trabajadora de obtener nuevas experiencias y a progresar en el desarrollo de habilidades y actitudes que afianzan sus conocimientos. 48 Operaciones administrativas de recursos humanos La puesta en marcha de dichos planes está entroncada por un lado, con las entidades que de esta manera se aseguran de que pueden mantener a sus empleados satisfechos y comprometidos obteniendo un rendimiento creciente en el tiempo; y por otro lado, con el empleado que cuenta de esta forma con una carrera más fructífera y con más retos. El origen de la implantación de los planes de carrera está íntimamente relacionado con la influencia de las preocupaciones de las organizaciones por las diferentes motivaciones que tienen los trabajadores, expuestas anteriormente. En el desarrollo de estos planes, el departamento encargado tendrá que: analizar los puestos de trabajo existentes y potenciales, planificar los recursos con lo que cuenta, saber cómo reclutará y seleccionará a sus nuevos empleados en los puestos que se deban cubrir y tener claro cómo medirá el desempeño de sus trabajadores. Todo ello, con el fin de que la organización pueda tener claro el potencial de sus trabajadores, y la aptitudes y competencias claves a desarrollar en cada uno de ellos. Por último, el departamento de Recursos Humanos al poner en marcha un plan de carrera tiene que reconocer qué necesidades tiene tanto la empresa como su trabajador, intentando encontrar el beneficio mutuo para las dos partes para que ambas logren alcanzar sus metas. 49 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal 2.3. Tipos de formación empresarial: formación ocupacional y formación continua Tal y como se ha apuntado anteriormente, la formación es un aliciente para los trabajadores que permite que aumenten sus conocimientos respecto a las actividades que están llevando a cabo. Durante el proceso de formación, los trabajadores deben notar la mejora en sus tareas, lo que hará aumentar su motivación. En España, la Ley de Ordenación General del Sistema Educativo de 1990 regula el sistema español de formación profesional en otros subsistemas como: La formación ocupacional: aquella que se dirige a las personas que se encuentran en situación de desempleo. Los cursos de formación ocupacional son subvencionados por el Estado, y tratan de mejorar la cualificación profesional y fomentar la reinserción laboral mediante el aumento de las competencias profesionales de las personas que lo reciben. La formación continua: conjunto de cursos formativos que se llevan a cabo con la finalidad de mejorar la cualificación profesional de las personas que están trabajando. La formación reglada: la constituyen aquellas enseñanzas contempladas por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. 50 Operaciones administrativas de recursos humanos En el año 2006 se firmó un acuerdo de formación para la ocupación que pretende mejorar la competitividad, el desarrollo personal y profesional y la ocupación de los trabajadores. El acuerdo va dirigido a un grupo de personas específicas, entre las cuales se encuentran: Personas en situación de desempleo de larga duración. Mujeres y jóvenes. Personas mayores de 45 años. Inmigrantes. Personas con discapacidades. Personas que han sido víctimas de terrorismo o violencia de género. El financiamiento de la formación ocupacional y continua se encuentra en: Fondos provenientes del pago de la cuota de formación profesional. Fondos en forma de ayuda del Fondo Social Europeo. A nivel estatal, de aportaciones en los presupuestos del Servicio Público de Ocupación Estatal. Fondos propios en las arcas de las comunidades autónomas. 2.4. Gestión eficiente de los materiales en el departamento de recursos humanos La planificación y gestión de los recursos materiales lleva asociado la implicación de toda la plantilla de la compañía. Antes de nada, hay que recalcar que sin un uso eficiente de estos recursos será complicado alcanzar los objetivos que se proponga la empresa. Cuando hablamos de gestionar los recursos materiales, no solo tratamos de ver cómo organizar los recursos ya existentes, sino también de cómo llevar a cabo su mantenimiento y su uso eficiente para poder obtener su mayor rentabilidad. Por lo tanto, en la gestión de recursos materiales nos ocuparemos de mantener aquellos que sean útiles para la empresa, nos desharemos de los superfluos y obtendremos aquellos que sean más eficientes. Los recursos materiales en una organización son tanto el mobiliario como los diferentes equipos, máquinas e insumos necesarios para llevar a cabo la actividad de esta. 51 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal La gestión de los recursos es un proceso organizado que se fundamenta a través de unos procedimientos con la meta de obtener los medios que demanda la entidad para conseguir los fines de la empresa. Por ello, los diferentes mandos, altos e intermedios, tienen que verificar que no haya desabastecimiento en ningún departamento. La gestión administrativa de los recursos materiales debe seguir los siguientes pasos: La solicitud de aquellos recursos necesarios para cada departamento. Esta solicitud la llevará a cabo cada encargado de departamento y en ella demandará, con preaviso y formalmente, aquellos recursos que hagan falta a los directivos. La adquisición de los materiales solicitados para cada departamento. Teniendo en cuenta la solicitud, se debe hacer una lista de posibles proveedores para seleccionar el más adecuado. También se revisa, en el caso de recursos tangibles de larga duración y mayor inversión, la forma en la que serán adquiridos, pudiendo ser por alquiler, comodato o préstamo. El almacenamiento de lo comprado para su resguardo. Para llevar a cabo esta función, las instalaciones tendrán que cumplir con los requisitos necesarios para que los recursos no se deterioren o extravíen, por lo que también deberemos tener a alguien encargado de vigilarlos. Además, se deben planificar las medidas de seguridad asociadas a este almacenamiento, así como la implantación de un control de gestión permanente. Hay que reseñar que en esta etapa se desarrollan principalmente dos tareas: por un lado, conservar los recursos, y por otro lado, dar mantenimiento a aquellos bienes que se deterioran. Ponte a prueba ¿Cuáles son las funciones principales de los centros de innovación y formación ocupacional (CIFO)? a) Llevan a cabo acciones de innovación metodológica para conseguir una mejora de las capacidades y competencias profesionales. b) Impulsan acciones formativas. c) Programan acciones destinadas a personas que están en situación de desempleo. d) Todas las opciones anteriores son correctas. 52 La distribución de los recursos a cada uno de los departamentos en los que se han requerido. Para ello, la organización tiene que contar tanto con los medios humanos como con los medios móviles para hacer llegar estos recursos lo más pronto posible y de una manera segura. Operaciones administrativas de recursos humanos 2.5. Revisión de las páginas webs de los diferentes organismos relacionados con la gestión del personal y gestión telemática de la documentación generada Aplicaciones informáticas para la gestión de recursos humanos Modelos de contratos de trabajo bit.ly/3ZUSMk5 Los modelos de contratos de trabajo los podemos encontrar en la página del INEM: bit.ly/3ZUSMk5 Una vez que accedamos a la página web, deberemos seguir estos pasos: 1. Hacer clic en la pestaña Empresas. 2. A continuación, buscaremos la opción Contratos de trabajo y hacemos clic. 3. En la siguiente página, haremos clic en Modalidades de contrato y seleccionaremos el contrato deseado: indefinido, contrato temporal, contrato para la formación y el aprendizaje y contrato en prácticas. En la misma página hay un apartado de anexos para el resto de tipos de contrato. Descarga de documentos de cotización Para acceder a los distintos boletines de cotización (TC), nos dirigiremos a la página web de la Seguridad Social: http://www.seg-social.es/ wps/portal/wss/internet/Inicio. Una vez allí, seguiremos los siguientes pasos: Información útil > Formularios y modelos > por último, seleccio- Para + info En la actualidad, los TC son poco utilizados. naremos Documentos de cotización / recaudación. 53 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal Descarga el programa para el cálculo de retenciones a cuenta de IRPF A pesar de que el impuesto sobre la renta de las personas físicas se explicará más adelante en este módulo, es conveniente explicar aquí cómo descargar o utilizar el programa desde la propia web de la Agencia Tributaria para el cálculo de las retenciones del IRPF. bit.ly/2n490WW Para ello, seguiremos estos sencillos pasos: 1. El primer paso que debemos dar es acceder a la página web de la Agencia Tributaria: https://bit.ly/2n490WW 2. En la parte derecha de la pantalla nos aparecen una serie de enlaces bajo el título de Acceda directamente, y de entre ellos seleccionaremos Descarga de programas de ayuda. 3. Dentro de los programas que podemos descargar, seleccionaremos Retenciones y, a continuación, haremos clic en el ejercicio correspondiente a las retenciones que se deseen calcular. Documentos de cotización a la Seguridad Social Ya hemos visto de qué forma se calculan las cuotas. Ahora bien, ¿cómo presenta el empresario esta relación de cuotas que ha de pagar por cada trabajador? ¿Y de qué forma se justifica este pago? Se hace mediante dos documentos, y ambos se tramitan a través del Sistema RED. Para + info El sistema RED es un servicio que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) a empresas, agrupaciones de empresas y profesionales y cuya misión es permitir el intercambio de información y documentos entre ambas entidades (TGSS y usuarios) a través de internet. Los ámbitos de actuación que abarca el Sistema RED son: Cotización: presentación de documentos de las series TC2 (relación nominal de trabajadores), tramitación de saldos acreedores e ingresos a cuenta mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico. Afiliación: altas, bajas, variaciones de datos de los trabajadores, etcétera. INSS: altas y bajas médicas de AT y EP, certificados de maternidad o paternidad, entre otras gestiones. 54 Operaciones administrativas de recursos humanos Los documentos que se tramitan a través del Sistema RED son: RLT o relación nominal de trabajadores. El recibo de liquidación de cotizaciones, que actúa como justificante del pago de las cuotas. SERVICIOS QUE OFRECE EL SISTEMA RED Comunicación de altas, bajas y variaciones Afiliación de trabajadores de datos de los trabajadores. Petición de informes relativos a trabajadores y la empresa (vida laboral, trabajadores en alta, etcétera). Altas y bajas de incapacidad temporal (IT) Tramitación de los partes de alta médica, baja y confirmación de alta. Confección de la relación nominal de tra- Cotización bajadores (RNT). Generación automática del recibo de liquidación de cotizaciones. Permite dos modalidades de pago: – Cargo en cuenta: mediante domiciliación Ingresos de cuotas bancaria. – Pago electrónico: a través de entidades financieras, internet, cajeros automáticos, etcétera. Desde el 1 de enero de 2011, todas las empresas incluidas en el régimen general están obligadas a incorporarse al Sistema RED de remisión de datos. Este sistema ofrece dos modalidades: Sistema RED Internet: permite a las empresas estar al día de sus obligaciones con la Seguridad Social y presentar documentos a través de internet, aunque, para ello, la empresa necesita tener un programa de nóminas adaptado a los requerimientos de la TGSS. Sistema RED Directo: permite que las empresas de hasta 15 trabajadores cumplan con sus obligaciones con la Seguridad Social exclusivamente online, sin tener que disponer de un programa específico de nóminas. 55 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal La diferencia de cotizar con uno u otro sistema es que con el Sistema RED Directo es la empresa quien confecciona el TC2 con los datos de cada trabajador (bases de cotización, horas extras, situaciones especiales de IT, etcétera) y se obtiene un borrador que, una vez revisado y aprobado, se convierte en definitivo. Por su parte, con el Sistema RED Internet, estos datos se vuelcan directamente del fichero de aplicación de nóminas (FAN) y lo que se muestra es un resumen de datos. Por último, si la empresa elige la modalidad de pago electrónico, efectuará el ingreso de las cuotas en cualquier entidad financiera colaboradora de la Seguridad Social con el recibo que le facilita la TGSS a través del Sistema RED. En caso de que la empresa opte por la modalidad de domiciliación bancaria, únicamente tendrá que indicar un número de cuenta en el que desea que se le efectúe el cargo, sin necesidad de acudir a la entidad financiera. Gestión de la documentación a los organismos públicos El sistema de liquidación directa es un nuevo modelo de cotización por el que las empresas abonarán a la Seguridad Social las cuotas de sus trabajadores. La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) efectúa el cálculo de la liquidación y proporciona un recibo para su ingreso por medios electrónicos. Este sistema de liquidación directa facilita y simplifica la cotización, aporta mayor seguridad a las empresas al realizar el cálculo de la TGSS, se minimizan los errores en la liquidación y ofrece una atención íntegramente electrónica. 56 Operaciones administrativas de recursos humanos Es importante que las empresas soliciten la liquidación todos los meses y transmitan la información necesaria para que la TGSS realice el cálculo. Además, se debe comprobar que la información de la empresa sobre sus trabajadores y los datos disponibles en la Tesorería General coinciden. Se deberán comunicar las variaciones de datos de los trabajadores en el plazo establecido. La Tesorería General de la Seguridad Social realiza el cálculo de la liquidación con su información, que es facilitada por otras Administraciones. Las empresas deben facilitar una información mínima, únicamente los datos de los trabajadores que hayan variado respecto del mes anterior. Esta información incluye las bases de cotización que la empresa debe comunicar, actualizadas cada vez que varíen. Por lo que respecta al recibo de liquidación, la empresa debe solicitar cada mes la liquidación de cuotas a la Seguridad Social y comunicar, solamente si es necesario, información de sus trabajadores. La TGSS emite en respuesta un borrador con el cálculo de la liquidación. Si detecta algún error que impide el cálculo, lo comunica a la empresa para su corrección. Para finalizar, la empresa confirma el borrador y obtiene un recibo con el importe que debe ser ingresado mediante cargo en cuenta o pago electrónico. Comunicación online de altas, bajas y modificaciones La Tesorería General de la Seguridad Social proporciona un programa para facilitar la utilización del Sistema RED. El programa en cuestión es SILTRA. El programa permite: Transmitir mensajes con la TGSS, tanto de cotización como de afiliación. Validar y procesar aquellos datos generados por el programa de nóminas. Comunicación online de accidentes de trabajo con y sin baja Las empresas tienen, desde el 1 de enero de 2004, la obligación de comunicar los partes de accidente a través del sistema de declaración electrónica de accidentes de trabajo, denominado Sistema Delt@. Los partes de accidente de trabajo son los relativos a aquellos accidentes de trabajo o recaídas que hayan causado al menos un día de baja, y deben ser presentados en el plazo máximo de 5 días hábiles desde la fecha en que se produjo el accidente o desde la fecha de la baja médica. 57 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal La relación de accidentes ocurridos sin baja médica debe presentarse en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al que corresponda la relación de accidentes. Los accidentes considerados como graves o muy graves, o que afecten a más de cuatro trabajadores, o los que provoquen el fallecimiento del trabajador, además de requerir la cumplimentación del parte de accidente de trabajo, se comunicarán en el plazo máximo de veinticuatro horas a la autoridad laboral de la provincia donde haya ocurrido el accidente. La comunicación se puede realizar desde la página del Sistema Delt@. 2.6. Entidades de formación: centros públicos de formación dependientes de las administraciones educativas, de las administraciones laborales o de otras administraciones, centros formativos dependientes de los agentes sociales y escuelas y entidades privadas, entre otros Para poder llevar a cabo la formación, existen una serie de entidades, tanto públicas como privadas, que son dependientes de distintas administraciones: Administraciones educativas Administraciones laborales Agentes sociales y entidades privadas Centros públicos dependientes de las administraciones educativas Los centros dependientes de las administraciones educativas son aquellos que imparten la formación profesional, estructurada en ciclos formativos de grado medio o de grado superior. Para acceder a un ciclo formativo de grado medio (CFGM), el alumno deberá tener: Título de Educación Secundaria Obligatoria (ESO). Otro título equivalente a efectos académicos. En su defecto, se puede realizar una prueba de acceso siempre y cuando se tenga 17 años como mínimo. 58 Operaciones administrativas de recursos humanos En cambio, para acceder a un ciclo formativo de grado superior (CFGS), el alumno deberá contar con: Título de Bachillerato. Otro título equivalente a efectos académicos. O tener un mínimo de 19 años y haber superado una prueba de acceso al no disponer del título de Bachillerato o equivalente. Centros dependientes de las administraciones laborales En esta modalidad hay: Centros de innovación y formación ocupacional (CIFO) Las principales funciones de los centros de innovación y formación ocupacional son: Llevar a cabo acciones de innovación metodológica para conseguir una mejora de las capacidades y competencias profesionales. Impulsar acciones formativas. Programar acciones destinadas a personas que están en situación de desempleo. Muchos de los programas que engloban los CIFO comprenden un periodo de prácticas en empresas reales. Además, son programas que están vinculados a las nuevas tecnologías y, a través de estos, se pueden alcanzar certificados de profesionalidad. Escuelas taller, casas de oficio y talleres de ocupación Se trata de centros de trabajo donde los jóvenes menores de 25 años realizan distintos proyectos teóricos y lo combinan con prácticas profesionales. Las escuelas taller, casas de oficio o talleres de ocupación pueden ser gestionadas por entidades públicas, privadas o concertadas. Durante el desarrollo de las prácticas, los alumnos pueden cobrar, como mínimo, el 75% del salario mínimo interprofesional (SMI). Para + info El salario mínimo interprofesional se fija cada año a través de un real decreto. En 2022, se situó en los 33,33 euros/día o 1.000 euros/mes. 59 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal No se requiere ninguna formación previa para poder ingresar en una entidad de este ámbito. La duración de los programas depende del tipo de entidad: Para las escuelas taller la programación es de dos años. Para las casas de oficio es de un año. Cuando un alumno termina el proyecto, se expide un certificado de cualificación profesional donde se manifiesta la titulación adquirida, la cualificación y el número de horas impartidas en el curso. Centros dependientes de agentes sociales y entidades privadas Son centros educativos más específicos que los anteriores. En ellos se ofrecen una serie de cursos que van destinados a la mejoría profesional del alumnado trabajador, pero suelen ser más reducidos, ya que se debe estar vinculado con la entidad que los expide. Su coste suele ser elevado. Existen tres tipos de centros dependientes de entidades privadas u agentes sociales: Organizaciones empresariales y sindicales Son cursos que van destinados a los trabajadores que forman parte de una empresa, por lo tanto, están ocupados. Las organizaciones se crean para mejorar el rendimiento de los trabajadores y obtener mejores re- Ponte a prueba Cuando se retribuye al trabajador teniendo en cuenta las características del puesto de trabajo que ocupa, como el horario laboral, los esfuerzos físicos y psíquicos necesarios, las condiciones…, ¿de qué retribución hablamos? a) Retribución basada en el puesto de trabajo. b) Retribución basada en las competencias de los trabajadores. c) Retribución basada en el desempeño. d) Retribución basada en los beneficios. sultados de los mismos. Empresas privadas Son empresas que llevan a cabo su propio programa de formación para los empleados de la misma. Centros de formación privados acreditados por la administración laboral Son cursos que realizan centros privados, que pueden estar o no vinculados a los certificados profesionales. Para poder ingresar en estos cursos es imprescindible estar inscrito en el registro de la administración pública competente de la comunidad autónoma. Los centros que impartan los cursos de formación deberán tener unas instalaciones adecuadas a su implementación y deberán solicitar la acreditación a la entidad que lo requiera. 60 Operaciones administrativas de recursos humanos 2.7. Evaluación de la formación. Niveles de satisfacción e indicadores de contribución a la mejora en los distintos puestos de trabajo Para saber si los cursos de formación profesional se han realizado correctamente, tanto desde el punto de vista del centro formador como del alumnado, existen una serie de indicadores que permiten evaluar el nivel de satisfacción de los trabajadores. La evaluación de la formación se puede realizar teniendo en cuenta los siguientes criterios de evaluación: Reacción y respuesta: trata de evaluar si, a través de la formación, ha habido algún cambio en la forma de trabajar del empleado y si este cambio permite alcanzar los objetivos de forma óptima. Aprendizaje: se trata de evaluar si los empleados han adquirido los conocimientos necesarios para realizar las distintas actividades que exige el puesto de trabajo. Comportamiento: se analizan los cambios en el comportamiento del trabajador que puedan ser consecuencia de la formación. Al ser un elemento muy intrínseco, es uno de los aspectos más difíciles de cambio. Resultados: se evalúa si los resultados esperados de la formación son los que realmente han sucedido. Los resultados pueden obtenerse a corto o a largo plazo. 61 Tema 2: Tramitación administrativa de la formación, desarrollo y compensación del personal 2.8. Control de las compensaciones, los incentivos y los beneficios del personal La retribución que recibe cualquier trabajador debe ser proporcional al esfuerzo y horas que este pasa en la empresa. Si un trabajador siente que le pagan menos que el esfuerzo que realiza, difícilmente se sentirá comprendido y valorado por la empresa. Por ese motivo, las empresas deben tener una política de retribución equitativa y justa para todos los trabajadores de la empresa. La compensación salarial es el dinero que se obtiene, normalmente a final de mes, por los servicios prestados a una empresa. Las compensaciones salariales dependerán de un gran número de factores, como el horario laboral, el cargo y la responsabilidad del trabajador, el esfuerzo, etc. Sin embargo, la política retributiva se rige por los siguientes principios: Individualización: el salario debe recibirse de forma individual, de acuerdo con los resultados obtenidos del trabajador o sobre lo pactado en el contrato de trabajo. Coherencia y uniformidad: el salario entre trabajadores que desempeñan la misma función debe ser el mismo. No tienen que existir diferencias ni discriminaciones por motivos de sexo, edad o raza. Competitividad externa: para la fijación de un salario la empresa debe ser conocedora de la compensación salarial que realizan empresas de su misma actividad y sector. Si la empresa está retribuyendo a sus trabajadores por debajo de la media de mercado, los empleados pueden abandonar la compañía para buscar una retribución más alta. Equidad: la retribución debe ser proporcional a la aportación que realiza el trabajador en la empresa. Comprensión: el trabajador debe comprender el sistema retributivo de la empresa y, en el caso de obtener un sueldo variable, deberá conocer los distintos baremos. Participación de los trabajadores: es importante que los trabajadores se impliquen a la h

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