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Aula 02 Câmara dos Deputados (Analista Legislativo - Técnica Legislativa) Administração Geral - 2023 (Pós-Edital) Autor: Stefan Fantini 30 de Agosto de 2023 01710302143 - Bruno Ribeiro de Almeida Dantas PLANEJAMENTO O planejamento é a primeira das funções administrativas. Trata-se da função que...

Aula 02 Câmara dos Deputados (Analista Legislativo - Técnica Legislativa) Administração Geral - 2023 (Pós-Edital) Autor: Stefan Fantini 30 de Agosto de 2023 01710302143 - Bruno Ribeiro de Almeida Dantas PLANEJAMENTO O planejamento é a primeira das funções administrativas. Trata-se da função que estabelece os objetivos e define os meios (recursos e tarefas) necessários para alcançar esses objetivos. Em outras palavras, o planejamento define “o que” deve ser feito (objetivos), e “como” deve ser feito (planos). Para Oliveira1 “planejamento é a função da administração que permite diagnosticar e analisar situações atuais, de estabelecer resultados – objetivos e metas – a serem alcançados pelas empresas e de delinear ações – estratégias – para se alcançar estes resultados, bem como de leis e normas – politicas – que servem de sustentação a este procedimento administrativo.” Não confunda planejamento, com plano. Os planos são as principais consequências (resultados) do planejamento. São os produtos que o processo de planejamento gera. Eles identificam os meios (recursos, tarefas e ações) a serem percorridos. Os planos funcionam como “norteadores”, facilitando o alcance dos objetivos. Os planos podem ser temporários ou permanentes. -Planos temporários: São planos que se extinguem quando os objetivos são alcançados. Também são conhecidos como planos de finalidade singular. Por exemplo: cronogramas, calendários, projetos, etc. -Planos permanentes: São planos que possuem as decisões programadas, portanto, influenciam na organização. Por exemplo: Missão, políticas organizacionais, procedimentos, etc. 1 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução à Administração: edição compacta. São Paulo, Atlas: 2009, p.61. Câmara dos Deputados (Analista Legislativo - Técnica Legislativa) Administração Geral - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 01710302143 - Bruno Ribeiro de Almeida Dantas 2 169 1 - Filosofias do Planejamento Todo planejamento está subordinado a uma filosofia de ação. Por exemplo, o planejamento pode visar à estabilidade, buscando a continuidade do “comportamento atual” em um ambiente previsível e estável; ou então, pode buscar assegurar a “reação adequada” a frequentes mudanças, em um ambiente imprevisível e instável. Partindo desse pressuposto, Ackoff aponta três tipos de filosofia do planejamento: Planejamento conservador: É o planejamento que tem como objetivo a manutenção da situação atual, ou seja, busca a estabilidade em um ambiente previsível e estável. Assim, o foco está em conservar as práticas já existentes. Esse planejamento visa a identificar e sanar problemas internos, ou seja, não está preocupado em explorar novas oportunidades externas. O planejamento conservador busca atingir resultados positivos e “suficientes” (não está preocupado em alcançar “os melhores resultados possíveis”). Sua base é predominantemente retrospectiva, isto é, as experiências passadas da organização são aproveitadas e projetadas para o futuro. Planejamento otimizante: Trata-se do planejamento que tem por objetivo a adaptabilidade e a inovação. O foco está em melhorar as práticas existentes. Está voltado para adaptação (reação às mudanças) e inovação dentro da própria organização. O planejamento otimizante busca alcançar os melhores resultados possíveis, através do aumento do desempenho ou da diminuição da utilização de recursos. Sua base é predominantemente incremental, ou seja, busca a melhoria contínua das atividades. Planejamento adaptativo: Esse planejamento é voltado para o futuro da organização. Tem por objetivo adaptar-se às contingências ambientais. É um planejamento “proativo”, focado nas contingências. Busca “antecipar eventos” e identificar as ações necessárias em um ambiente imprevisível, instável e dinâmico. O planejamento adaptativo busca adaptar-se aos diferentes interesses envolvidos, no intuito de que a organização se desenvolva “naturalmente”. Ele busca reduzir o “planejamento retrospectivo” (típico do planejamento conservador) e sua base é predominantemente aderente, isto é, busca adaptar-se às demandas ambientais e prepararse para as contingências futuras. ESQUEMATIZANDO! Planejamento CONSERVADOR Estabilidade e manutenção da situação atual Conservar as práticas existentes Asegurar a "continuidade do sucesso" Retrospectivo Planejamento OTIMIZANTE Adaptabilidade, inovação e melhoria da situação existente Melhorar as práticas existentes Reações às mudanças, para obter melhores resultados possíveis Incremental Planejamento ADAPTATIVO Adaptação às contingências, voltado para o futuro Adaptar-se às contigências e aos diferentes interesses É "proativo", antecipa-se aos eventos futuros e identifica ações apropriadas Aderente (UFPR – Câmara de Quitandinha-PR - 2018) Todo planejamento está subordinado a uma filosofia de ação. Segundo Ackoff, há um tipo de filosofia do planejamento – cuja base é predominantemente incremental, no sentido de melhorar continuamente, tornando as operações melhores a cada dia que passa – voltado para a adaptabilidade e inovação dentro da organização, no qual as decisões são tomadas no sentido de obter os melhores resultados possíveis para a organização, seja minimizando recursos para alcançar um determinado desempenho ou objetivo, seja maximizando o desempenho para melhor utilizar os recursos disponíveis. Geralmente está baseado em uma preocupação em melhorar as práticas atualmente vigentes na organização. Esse conceito refere-se ao tipo de filosofia do planejamento: a) conservador. b) otimizante. c) adaptativo. d) de contingências. e) retrospectivo. Comentários: É o planejamento otimizante que tem por objetivo a adaptabilidade e a inovação. O foco está em melhorar as práticas existentes. O planejamento otimizante busca alcançar os melhores resultados possíveis, através do aumentando do desempenho ou da diminuição da utilização de recursos. O gabarito é a letra B. (UFMT – UFSBA – Administrador - 2017) Para Russell L. Ackoff, todo planejamento se subordina a uma filosofia de ação. Esse autor aponta a existência de três tipos de filosofias do planejamento, quais sejam: a) Planejamento otimizante, adaptativo e conservador. b) Planejamento conservador, autocrático e otimizante. c) Planejamento democrático, conservador e liberal. d) Planejamento liberal, otimizante e autocrático. Comentários: Ackoff aponta três tipos de filosofia do planejamento: Conservador, Otimizante e Adaptativo. O gabarito é a Letra A. (QUADRIX – COFECI – Auxiliar Administrativo - 2017) O planejamento conservador é o planejamento que visa à adaptabilidade e à inovação da organização, preocupando-se com a melhoria das operações e das práticas vigentes na empresa. Comentários: Pelo contrário! O planejamento conservador visa à estabilidade e manutenção da situação atual. É o planejamento otimizante que busca a adaptabilidade e inovação, com foco na melhoria das práticas vigentes. Gabarito: errada. 2 - Princípios do Planejamento Segundo Oliveira2 para que sejam alcançados os resultados esperados, o planejamento deve respeitar alguns princípios. Segundo ele, os princípios podem ser separados em gerais e específicos. 2.1 - Princípios Gerais Princípio da contribuição aos objetivos: O planejamento deve sempre buscar os objetivos máximos da organização. Os objetivos devem ser “hierarquizados”, com o objetivo de que todos eles sejam cumpridos em sua totalidade. Princípio da precedência do planejamento sobre as demais funções: O planejamento é a função que aparece no início do processo administrativo. É a função administrativa que vem antes das outras. Princípio da maior influência (ou penetração) e abrangência: Por ser a função administrativa mais abrangente e mais influente, o planejamento pode provocar diversas modificações nas características e nas atividades da organização. As modificações podem ocorrer em pessoas, tecnologia, sistemas, etc. Princípio das maiores Eficiência, Eficácia e Efetividade: O planejamento deve buscar maximizar os resultados e minimizar as deficiências. Vamos relembrar os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade? ☺ Eficiência: Significa fazer bem alguma coisa. Fazer uma atividade de forma correta. Utilizar os recursos disponíveis da melhor maneira possível. Está associado à produtividade e ao desempenho; ao modo de se fazer algo. O foco é INTERNO e relaciona-se aos MEIOS e aos CUSTOS envolvidos. É a medida de avaliação da utilização dos recursos. Eficácia: Significa fazer a coisa certa. Fazer aquilo que deve ser feito para que os objetivos sejam alcançados. É atingir os objetivos ou as metas traçadas, independente dos custos envolvidos. O foco é EXTERNO e relaciona-se aos FINS. É a medida de avaliação do alcance dos resultados. 2 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento Estratégico: conceitos, metodologia e práticas. São Paulo, Atlas: 2018, p.6-8. Efetividade: Está relacionado ao impacto das ações. É alcançar os resultados pretendidos, de forma a alterar a realidade. Não basta alcançar os objetivos; deve haver transformação. O foco é EXTERNO e relaciona-se aos IMPACTOS (benefícios gerados) das ações desenvolvidas. É a medida de avaliação do impacto gerado. Por exemplo: Uma campanha de desarmamento tem o objetivo de recolher 1.000 armas, utilizando, para este fim, 100 servidores públicos, ao custo total de 200 mil reais. Com isso, espera-se que as mortes por arma de fogo sejam reduzidas em 50%. Se esta campanha conseguir recolher, de fato, as 1.000 armas, utilizando 150 servidores ao custo de 300 mil reais, foi uma campanha eficaz (atingiu o objetivo de recolher 1.000 armas), mas ineficiente (utilizou 50% a mais dos recursos e dos servidores que estavam previstos). Por outro lado, se esta campanha conseguir recolher apenas 500 armas, utilizando 20 servidores ao custo de 40 mil reais, foi uma campanha bastante eficiente (gastou, proporcionalmente, bem menos do que o esperado). Contudo, foi uma campanha ineficaz (pois não atingiu o objetivo de recolher as 1.000 armas). Por fim, em ambos os casos, se a campanha conseguir reduzir 50% das mortes por arma de fogo, será uma campanha efetiva (produziu impacto positivo na sociedade). Por outro lado, se o número de mortes se mantiver constante, terá sido uma campanha inefetiva. EFICIÊNCIA Utilização de recursos Fazer de forma correta Relaciona-se aos Meios Foco Interno EFICÁCIA Alcance dos resultados Fazer a coisa certa Relaciona-se aos Fins Foco Externo EFETIVIDADE Impacto causado Gerar benefícios, transformação Relaciona-se aos Benefícios gerados Foco Externo 2.2 - Princípios Específicos Planejamento participativo: O planejamento deve ser desenvolvido com a participação das diversas áreas envolvidas no processo. O principal benefício do planejamento não é a elaboração do “plano” (resultado do planejamento), mas sim todo o processo desenvolvido. Planejamento coordenado: O planejamento deve inter-relacionar todos os aspectos da organização que estiverem envolvidos no processo. Em outras palavras, todos os aspectos envolvidos no processo devem atuar interdependentemente. Planejamento integrado: Os planejamentos de todos os escalões da organização devem ser integrados. Busca-se, assim, que todos os níveis da organização sejam integrados e coesos. Planejamento permanente: Os ambientes são dinâmicos e mutáveis, portanto, o planejamento vai perdendo a sua utilidade com o tempo. Assim, o planejamento deve ser permanentemente realizado, em outras palavras, deve ser constantemente “revisto/refeito”, para se adaptar ao ambiente. 2.3 - Outros Princípios Alguns doutrinadores ainda elencam outros princípios, quais sejam: Princípio da Inerência: O planejamento é “inerente” à natureza organizacional. É uma função indispensável à organização. Ele deve estar presente em todos os níveis e setores. Princípio da Universalidade: Busca-se prever todas as variáveis possíveis e todas as consequências, levando em consideração todos os pontos de vista. Evita-se, assim, ter uma visão unilateral das coisas. Princípio da Unidade: As diversas “facetas” do planejamento devem ser integradas em um conjunto coerente. Princípio da Previsão: É voltado para o futuro. Consiste em elaborar previsões, para verificar quais eventos poderão ocorrer no curto, médio e longo prazo. Princípio da Flexibilidade: Devem ser feitos ajustes constantes, no intuito de que o planejamento se adapte às diferentes situações que forem surgindo. Desta forma, o planejamento deve ser flexível, ou seja, adaptável a essas alterações e novas situações. (FUMARC – Câmara Municipal de Mariana – Técnico em Administração - 2014) São quatro os princípios gerais para os quais o executivo deve estar atento no que se refere ao processo de planejamento. Três deles estão representados abaixo. A EXCEÇÃO é o princípio da a) contribuição aos objetivos. b) maior penetração e abrangência. c) precedência do planejamento. d) produtividade executiva. Comentários: Os quatro princípios gerais do planejamento são: Contribuição aos objetivos; Precedência do planejamento; Maior influência (ou penetração) e abrangência e; Maiores eficiência, eficácia e efetividade. O gabarito é a Letra D. (UFPR – UFPR – Assistente em Administração - 2018) Assinale a alternativa que descreve um dos princípios específicos que o planejamento necessita respeitar para que os resultados obtidos pela sua implementação sejam aqueles previamente determinados. a) O princípio da integração (ou planejamento integrado), que visa manter a coesão entre os diferentes níveis da organização. b) O princípio da contribuição aos objetivos, ou seja, o planejamento sempre deve visar aos objetivos máximos da organização. c) O princípio da precedência do planejamento, implicando que essa atividade deve ser realizada antes das demais. d) O princípio da maior penetração e abrangência, uma vez que o planejamento pode provocar diversas modificações nas características e atividades organizacionais. e) O princípio da maior eficiência, eficácia e efetividade, pois o planejamento deve maximizar os resultados e minimizar as deficiências. Comentários: A questão quer que o candidato saiba diferenciar os princípios gerais dos princípios específicos. A única alternativa que traz um princípio específico do planejamento é a letra A. As alternativas B, C, D e E trazem princípios gerais do planejamento. Destaque-se que todas as alternativas trazem conceitos corretos para os princípios citados. O gabarito é a Letra A. ESQUEMATIZANDO! Princípios GERAIS PRINCÍPIOS DO PLANEJAMENTO Princípios ESPECÍFICOS Outros Princípios Contribuição aos objetivos Deve buscar objetivo máximo da organização / Objetivos hierarquizados Precedência do planejamento Planejamento vem antes das outras funções Maior influência e abrangência Provoca modificações em diversas características e atividades da empresa Maiores Eficiência, Eficácia e Efetividade Maximizar os resultados e minimizar as deficiências Planejamento participativo Participação das diversas áreas envolvidas / Benefício é o processo Planejamento coordenado Todos aspectos envolvidos devem atuar de forma interdependente Planejamento integrado Todos escalões devem ter seus planejamentos integrados Planejamento permanente Deve ser permanentemente realizado, para adaptar-se às mudanças Inerência É uma função indispensável à organização Universalidade Prever todas as variáveis e consequências / todos os pontos de vista Unidade Todas as facetas do planejamento devem ser integradas coerentemente Previsão É voltado para o futuro. Previsões para o curto, médio e longo prazo Flexibilidade Planejamento deve ser adaptável / ajustes constantes às situações 3 - Vantagens do Planejamento Chiavenato3 destaca alguns benefícios proporcionados pelo planejamento. Vejamos quais são esses benefícios: Aumento do Foco: O planejamento possibilita o aumento do foco, isto é, possibilita o aumento da “convergência dos esforços”. Em outras palavras, permite focalizar esforços. Aumento da Flexibilidade: O planejamento possibilita, também, o aumento da flexibilidade. Ou seja, aumenta a capacidade da organização de ajustar-se e adaptar-se às novas situações que vão surgindo com o tempo. Melhora na coordenação: O planejamento melhora a coordenação das atividades, para que os todos os objetivos “hierarquizados” sejam mais facilmente alcançados. Melhora no controle: É o planejamento que determina os objetivos a serem alcançados. Os objetivos devem ser claramente estabelecidos. Isso ajuda a medir e controlar se os resultados estão de acordo com os objetivos definidos pelo planejamento. Administração do tempo: O planejamento ajuda o administrador a direcionar as atividades e manter-se no caminho daquilo que realmente importa (objetivos). Sem planejamento, a administração sai do seu caminho e começa a perder tempo com atividades que não são necessárias e essenciais ao atingimento dos objetivos Sobral e Peci (2008), por sua vez, também destacam algumas vantagens do planejamento, dentre as quais pode-se citar: -Específica um “rumo” (um “senso de direção”), isto é, dá um “norte” para a organização. -Maximização da Eficiência. -Definição dos parâmetros de controle. -Funciona como fonte de motivação e comprometimento. -Aumenta o “autoconhecimento” organizacional. -Reduz o impacto ambiental, pois obriga os administradores a enfrentarem as mudanças ambientais. 3 CHIAVENATO, Idalberto. Administração Geral e Pública: Provas e Concursos, 5ª edição. São Paulo, Manole: 2018, pp. 361-362. (INAZ do Pará – CRF-PE – Analista - Administrador - 2018) O processo de planejamento possibilita aos gestores não focar somente no curto prazo, mas também no futuro da organização. Sobre as vantagens do planejamento, é incorreto afirmar: a) Da um “norte” para a empresa. b) Ajuda na motivação e no comprometimento. c) Ajuda no autoconhecimento da empresa. d) Define os paramentos de controle. e) Aumenta a integração dos grupos informais. Comentários: A questão trouxe algumas das vantagens do planejamento destacadas por Sobral e Peci. Dentre as alternativas, a única que não trouxe uma vantagem do planejamento foi a letra E (aumenta a integração dos grupos informais). O planejamento está relacionado com a organização formal. Portanto, não faz qualquer sentido dizer que o planejamento aumenta a integração dos grupos informais. O foco do planejamento é a organização formal. O gabarito é a Letra E. (CONSULPLAN – CFESS – Assistente Técnico Administrativo - 2017) O processo de planejamento faz com que os administradores se afastem da rotina operacional e se concentrem no futuro da organização. Concretamente, podem ser destacadas as seguintes vantagens e benefícios do planejamento, EXCETO: a) Proporcionar senso de direção. b) Definir parâmetros de controle. c) Atuar como fonte de motivação e comprometimento. d) Possibilitar a execução de uma variedade de atividades. Comentários: De acordo com Sobral e Peci, o planejamento traz algumas vantagens, tais como: -Específica um “rumo” (um senso de direção), isto é, dá um “norte” para a organização. -Maximização da Eficiência -Definição dos parâmetros de controle -Funciona como fonte de motivação e comprometimento -Aumenta o “autoconhecimento” organizacional -Reduz o impacto ambiental, pois obriga os administradores a enfrentarem as mudanças ambientais. A única alternativa que trouxe um conceito que não se relaciona às vantagens do planejamento é a letra D. O gabarito é a Letra D. 4 - Processo de Planejamento (Etapas do planejamento) O processo de planejamento, segundo Chiavenato4, é composto de 06 etapas sequenciais: Definição dos objetivos: Se traduz em definir os objetivos, isto é, aonde quer se chegar. Diagnóstico da situação atual em relação aos objetivos: Consiste em avaliar a situação atual e compará-la com a situação desejada, para que seja possível estabelecer o que precisa ser feito para atingir os objetivos. Trata-se de analisar a situação do ambiente. Desenvolvimento de premissas quanto às condições futuras: Consiste em “criar cenários”. A organização atua em um ambiente dinâmico e complexo, portanto, deve criar diversos cenários futuros alternativos, para que se tenham opções na hora de enfrentar diferentes situações. 4 Id. Administração Geral e Pública: Provas e Concursos, 5ª edição. São Paulo, Manole: 2018, pp. 359-360. Análise das alternativas de ação: Consiste em identificar, relacionar e analisar quais são os caminhos e ações que podem ser tomados para atingir os objetivos. Escolha de um curso de ação entre as diversas alternativas: É a etapa em que em que se decide qual caminho será percorrido. As demais alternativas (demais caminhos) são abandonados, e a alternativa escolhida torna-se um plano para o alcance dos objetivos. Implementação do plano e Avaliação dos resultados: É colocar o plano em prática! Fazer tudo aquilo que o plano prevê e avaliar os resultados, para assegurar que os objetivos propostos sejam atingidos. ESQUEMATIZANDO! Definição dos objetivos Para onde queremos ir? Diagnóstico da situação atual em relação aos objetivos Onde estamos agora? Desenvolvimento de premissas quanto às condições futuras O que nos espera pela frente? Análise das alternativas de ação Quais são os caminhos possíveis? Escolha de um curso de ação entre as diversas alternativas Qual é o melhor caminho? Implementação do plano e Avaliação dos resultados Como iremos percorrer esse "melhor caminho"? Fonte: Chiavenato (2018), adaptado. (AOCP – Câmara de Maringá-PR – Assistente Administrativo - 2017) O planejamento é uma função administrativa. O primeiro passo do planejamento a) consiste na definição de objetivos para a organização. b) diz respeito a um olhar especial, mas sem visualizar desafios futuros. c) é a ação preventiva, pois haverá a revisão dos objetivos traçados. d) é implantar e executar ações randômicas. e) é a tomada de ações e decisões não contínuas. Comentários: A primeira etapa do planejamento é a definição dos objetivos. É estabelecer para onde se quer ir. O gabarito é a Letra A. 5 - Tipos de Planejamento (Níveis de planejamento) De tudo que falamos até agora, esse é o assunto que mais aparece em provas. O planejamento é dividido de forma hierarquizada, ou seja, de acordo com o nível da organização que o elabora. Nesse sentido, o planejamento pode ser dividido em: Planejamento Estratégico, Planejamento Tático e Planejamento Operacional. Vejamos cada um deles: ESQUEMATIZANDO! Nível Estratégico Planejamento Estrat gico Nível Tático Planejamento Tático Nível Operacional Planejamento Operacional