Guia de Projectes Europeus de l'IMI Abril 2015 PDF

Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Guia de Projectes Europeus de l’IMI OFICINA INTERNACIONAL (Versió 1: Abril 2015)  Instit...

Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Guia de Projectes Europeus de l’IMI OFICINA INTERNACIONAL (Versió 1: Abril 2015)  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional El Programa de finançament de la Unió Europea per la Recerca i la Innovació pel període 2014–2020, Horizon 2020, significa per a l’IMI una oportunitat de desenvolupament. Amb un pressupost de 79.000 milions d’euros i un finançament del 100% de les actuacions que s’executin per entitats com la nostra, l’Horizon 2020 vol contribuir a la construcció d’una economia basada en el coneixement i la innovació, convertint els avanços científics en productes i serveis, fomentant la competitivitat internacional de la indústria i millorant la qualitat de vida de les persones. L’IMI ha de ser capaç de posicionar-se en aquest repte, no només per desenvolupar nous i millors serveis pels ciutadans i ciutadanes de Barcelona, sinó també per capitalitzar i consolidar òptimament tots els esforços desplegats aquests darrers anys que han fet de la nostra ciutat la capital europea de la innovació. L’IMI gestiona actualment 7 projectes subvencionats per la Unió Europea, emmarcats en tres direccions de l’Institut: Innovació i Arquitectures TIC, Ciutats Intel·ligents i E-Administració. L’execució d’aquests projectes, que comptabilitzen un pressupost total assignat a l’IMI de quasi bé 3.175.000 euros i un finançament de la Comissió Europea de quasi 1.900.000 euros, exigeix no només la mobilització dels equips tècnics necessaris, si no també recursos adaptats per a una òptima gestió i administració de les subvencions atorgades. En el cas de l’IMI, aquesta necessitat es justifica no només pel volum que representen les subvencions europees actuals, sinó també per assegurar el respecte de les formalitats jurídiques i administratives inherents als projectes europeus, molt específiques. El seu compliment és fonamental pel bon assoliment dels compromisos adoptats per l’IMI amb la Comissió Europea i també respecte a les demés entitats europees que participen en aquests projectes. És per això que des de l’Oficina Internacional oferim el nostre suport a tots els actors de l’IMI implicats en aquestes actuacions, tant del punt de vista de la seva execució (caps de les Direccions, equips tècnics), com del punt de vista de la seva administració (Departaments Administratiu i Financer i de Recursos Humans), durant tot el cicle del projecte, des de la seva proposta a la Comissió Europea fins al seu tancament. A la vegada, amb la seva activitat d’identificació de noves fons de finançament europeu i de canalització d’oportunitats per a participar en nous projectes, l’Oficina Internacional pretén jugar un paper dinamitzador, per tal de promoure dintre de l’IMI una major implicació en actuacions internacionals amb impacte positiu en el nostre territori. La present guia és una de les eines que hem impulsat des de l’Oficina Internacional per tal d’oferir suport als companys i companyes implicats, o bé interessats, en l’execució de projectes europeus. Es complementa amb les accions de suport i de formació que progressivament anem implementant amb el meu equip i a les quals us convido a participar. Quedem a l’escolta per a que ens feu arribar les vostres propostes per a millorar el servei que us oferim i per adaptar-lo cada cop més a les vostres necessitats. Júlia López i Ventura Cap de l’Oficina Internacional de l’IMI Dir. d’Estratègia TIC, Smart Cities i Cooperació Internacional 2 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional ÍNDEX CAPÍTOL 0 – ELEMENTS GENERALS...................................................................................................... 4 0.1 - L’especificitat dels projectes europeus................................................................................................. 4 0.2 - Entorn deL finançament europeu.......................................................................................................... 5 0.3 - Característiques del projecte europeu.................................................................................................. 5 0.4 - El Cicle de vida del projecte europeu................................................................................................... 7 Elements Generals: L’essencial en pocs segons!..................................................................................... 8 Elements Generals: quin suport puc obtenir de l’Oficina Internacional de l’IMI?.................................... 8 Documentació i Eines a la vostra disposició – “KIT 0 – Elements generals”........................................... 8 CAPÍTOL 1 – L’ELABORACIÓ DE LA PROPOSTA DE PROJECTE...................................................... 9 1.1 – abans de començar... pensem-nos-ho bé!......................................................................................... 9 1.2 – L’elaboració de la proposta................................................................................................................. 10 1.3 – La redacció del contingut del projecte............................................................................................... 12 1.4 - La negociació......................................................................................................................................... 15 Elaboració de la proposta: L’essencial en pocs segons!.......................................................................... 16 Elaboració de la proposta: quin suport puc obtenir de l’Oficina Internacional de l’IMI?....................... 17 Documentació i Eines a la vostra disposició – “KIT 1 – Elaboració de la proposta”............................. 17 CAPÍTOL 2 – LA FASE D’EXECUCIÓ DEL PROJECTE EUROPEU.....................................................18 2.1 – Grant Agreement i Consortium Agreement....................................................................................... 18 2.2 – El pre-finançament................................................................................................................................ 20 2.3 – El Kick-off Meeting................................................................................................................................ 20 2.4 – L’execució del projecte......................................................................................................................... 20 Execució del projecte europeu: L’essencial en pocs segons!.................................................................. 24 Execució del projecte europeu: quin suport puc obtenir de l’Oficina Internacional de l’IMI?.............. 24 Documentació i Eines a la vostra disposició – “KIT 2 – Execució de Projecte”.................................... 25 CAPÍTOL 3 – LA FASE DE TANCAMENT.................................................................................................26 3.1 – El Final Report....................................................................................................................................... 26 3.2 – Últims pagaments................................................................................................................................. 26 3.3 – Auditories tècniques i financeres, un cop tancat el projecte.......................................................... 26 3.4 – La sostenibilitat dels resultats............................................................................................................. 27 3.5 – L’explotació de resultats i la propietat intel·lectual.......................................................................... 27 Tancament del projecte europeu: L’essencial en pocs segons!.............................................................. 28 Tancament del projecte europeu: quin suport puc obtenir de l’Oficina Internacional de l’IMI?.......... 28 Documentació i Eines a la vostra disposició – “KIT 3 – Tancament de Projecte”................................. 28 GLOSSARI....................................................................................................................................................29 FONTS D’INFORMACIÓ..............................................................................................................................36 3 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional CAPÍTOL 0 – ELEMENTS GENERALS De manera molt resumida podem dir que, en funció de les seves prioritats, la Comissió Europea determina, per sectors d’activitat molt diversos, cap a quins àmbits destina els seus recursos. Estableix programes d’actuació als quals atribueix fons. D’aquesta manera, s’obren possibilitats de finançament per projectes que encaixin amb els programes d’actuació europeus establerts. Aquestes línies de finançament signifiquen per a molt diversos tipus d’actors europeus la possibilitat d’obtenir subvencions per completar accions pròpies ja endegades, o bé per iniciar-ne de noves. Obtenir aquest tipus de subvencions, sotmeses a la competència de moltes altres entitats europees, no és fàcil. La preparació d’una proposta de projecte europeu requereix una dedicació considerable i un bon coneixement dels procediments de les licitacions europees. Un cop atorgades, les subvencions europees requereixen el respecte de certes regles de joc durant tota l’execució dels projectes finançats. A l’IMI cal, per tant, compaginar a la vegada aquestes formalitats europees i les formalitats pròpies del funcionament administratiu municipal. Des de l’Oficina Internacional de l’IMI s’ofereix suport a les diferents Direccions en la identificació de línies de finançament europeu i en l’elaboració de propostes de nous projectes. Un cop atorgades les subvencions europees, l’Oficina Internacional dona el suport necessari per a la posada en marxa de nous projectes i dona suport als equips tècnics i al Departament Administratiu i Financer de l’IMI en totes les formalitats necessàries per a una correcta administració dels projectes, durant tot el període d’execució. D’aquesta manera, ens assegurem del bon compliment de les exigències formals europees, respectant a la vegada els procediments de l’administració municipal. 0.1 - L’ESPECIFICITAT DELS PROJECTES EUROPEUS De manera molt resumida, podem dir que els projectes europeus es caracteritzen per: Contribuir a millorar l’aplicació dels programes i les polítiques generals de la Unió. Es valora especialment la transversalitat dels projectes, és a dir, que incideixin positivament en diferents àmbits identificats com prioritaris per a la Unió Europea. Comportar la participació de socis europeus de diferents països (diferent nombre i tipologia de socis, segons el programa de finançament del que es tracti). Aportar resultats d’interès en diversos territoris de la Unió (no només en els dels participants al projecte: la transferència de resultats és un element important!). Han de respondre al màxim possible els criteris de: - Sostenibilitat: els resultats han de perdurar més enllà del finançament europeu. - Impacte i eficàcia: han de comportar efectes concrets, objectivament mesurables. - Pertinença: els objectius del projecte han de correspondre a les necessitats dels beneficiaris, dels territoris on s’implementa el projecte, i a les línies d’acció ja emprades pels socis del projecte, per la Unió Europea, i per altres fons de finançament. - Eficiència: els objectius del projecte s’han d’assolir amb el mínim de recursos possible. - Coherència i Complementarietat: les accions del projecte han de ser coherents i complementàries entre elles, i també amb els programes més genèrics en el que quedin emmarcades (polítiques implementades en els territoris d’actuació, intervencions d’altres projectes, coherència i complementarietat amb altres accions promogudes per la UE...). 4 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional - Replicabilitat i cerca d’estàndards: els resultats del projecte han de poder traspassar-se en altres territoris i afavorir el desenvolupament d’estàndards a nivell europeu. Aquestes especificitats tenen incidència en les diferents fases del cicle del projecte (en l’elaboració de la proposta de projecte, en la seva execució, en la seva justificació...). Per això cal tenir-les sempre molt presents. 0.2 - ENTORN DEL FINANÇAMENT EUROPEU Cada set anys, la Unió Europea fixa el seu pla financer plurianual. Els seus capítols principals, fan referència a: - Creixement Intel·ligent i Inclusiu (Competitivitat i Cohesió) - Recursos naturals (Política Agrícola Comú: pagaments i desenvolupament rural) - Ciutadania, Llibertat, Seguretat i Justícia - Acció exterior (la UE al món) - Administració Dins del primer bloc (Coneixement sostenible) queden emmarcats els programes sectorials (Programes Marc, PM) d’on sorgeixen els fons per a subvencions per projectes de Recerca, Desenvolupament Innovació (R+D+I) que són els que, per la seva temàtica, interessen fonamentalment a l’IMI: Els projectes europeus actualment en curs a l’IMI, queden emmarcats en el període financer 2007-2013 (7è Programa Marc Europeu -FP7, i Programa Marc per a la Competitivitat i la Innovació CIP), i en el període financer 2014-2020 (Programa Horizon 2020 –H2020). En canvi, les propostes per a nous projectes que es preparen a l’IMI des del mes de gener 2014 queden majoritàriament emmarcades en el en Programa europeu de Recerca i Innovació Horizon 2020 (H2020), del període financer 2014-2020. Dins de cada programa, la Comissió Europea estableix grans capítols (Work Programmes), d’on surten les diferents convocatòries per optar a subvencions (Calls). 0.3 - CARACTERÍSTIQUES DEL PROJECTE EUROPEU Els projectes s’executen entre diversos socis europeus (entitats públiques, empreses, universitats...). Un d’ells ocupa el rol de coordinador (coordinator). Aquesta entitat serà l’interlocutora amb la Comissió Europea des del moment de la preparació de la proposta i durant tota la vida del projecte. Els demés socis (partners), correspondran majoritàriament amb l’entitat coordinadora (i entre ells, és clar) i només molt excepcionalment amb la Comissió europea directament. És important tenir clara aquesta distinció. Així, per exemple: L’entitat coordinadora: - Sotmetrà la proposta de projecte a la Comissió Europea, en nom de tot el Consorci; - Signarà el contracte de subvenció amb al Comissió Europea; - Efectuarà el reporting general de totes les execucions del projecte davant de la Comissió Europea; - Serà l’interlocutor per qualsevol comunicació entre la Comissió i els partners. En canvi, les entitats partners: - Intercanviaran informació amb l’entitat coordinadora durant la fase de preparació del projecte, per ajudar-la a elaborar una bona proposta; - Signaran la seva adhesió al contracte de subvenció europea (signat prèviament per l’entitat coordinadora i la Comissió Europea); - Reportaran a l’entitat coordinadora les activitats executades i les despeses del projecte. 5 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Tot i així, atenció! Cada soci és responsable de la qualitat de les seves contribucions i és també directament responsable de les despeses que haurà incorregut durant l’execució del projecte. A més, el tipus de projectes europeus que es desenvolupen a l’IMI presenten les següents característiques: - En general tenen una durada d’entre 2 i 3 anys. - Les tasques a realitzar durant el projecte, es distribueixen en paquets de treball (Work Packages, WP): Acostuma a reservar-se un Work Package per a les tasques de gestió (Management), i un per a les tasques de difusió i promoció del projecte (Dissemination). Segons el tipus de projecte, podem trobar un Work Package dedicat a l’explotació de resultats del projecte (Exploitation of results). La resta de Work Packages corresponen a continguts específics del projecte (execucions tècniques). A dins dels Work Packages, es defineixen les diferents activitats que cal executar (Tasks). S’acostuma a repartir la direcció tècnica de cada Work Package al soci amb més competències per fer-ho (Work Package Leader). A vegades, també s’estableixen Task leaders, segons els casos. - Cada projecte comporta fites (Milestones) i entregables (Deliverables). - S’estableix un calendari amb totes les accions a desenvolupar, agrupades per Work Packages, anomenat diagrama de Gantt (Gantt Chart). - S’estableix un pressupost (budget) que reparteix els costos de cada soci, per cada Work Package. Aquest pressupost és molt senzill i, bàsicament, només comporta les següents partides: costos de personal, subcontractacions, altres costos directes (bàsicament viatges) i costos indirectes (com veurem més endavant, s’afegeixen algunes partides en el Programa Horizon 2020). Projecte WP 1 – Gestió (Tasks; Deliverables; Milestones) WP XX WP XX WP XX WP XX WP XX - Tasks - Tasks - Tasks - Tasks - Tasks - Deliverables - Deliverables - Deliverables - Deliverables - Deliverables - Milestones - Milestones - Milestones - Milestones - Milestones WP XX – Disseminació (Tasks: Deliverables; Milestones) Budget – Pressupost Gantt Chart – Calendari 6 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional 0.4 - EL CICLE DE VIDA DEL PROJECTE EUROPEU Simplificarem al màxim el cicle de vida del projecte europeu, i organitzarem aquesta guia segons tres grans fases que desenvoluparem en els següents capítols: - La fase de preparació de la proposta, durant la qual la proposta de projecte queda definida i es sotmet a la Comissió Europea. Li dedicarem el Capítol 1 de la present guia; - La fase d’execució del projecte, part troncal durant la qual es desenvolupen les execucions del projecte aprovat per la Comissió Europea. Li dedicarem el Capítol 2 de la present guia; - La fase de tancament, un cop finalitzades les actuacions previstes. Li dedicarem el Capítol 3 de la present guia. Identificació d’una font de finançament Valoració de la proposta i presa de decisió Composició del consorci Preparació Registrar cada membre del consorci en el Participant Portal de la Comissió (si s’escau) i obtenció del proposta PIC Elaboració conjunta de la proposta, sota la direcció de l’entitat coordinadora Sotmetre la proposta a la Comissió via el Participant Portal Avaluació per part de la Comissió de la proposta presentada Presentació i Avaluació Negociació de la proposta seleccionada per la Comissió (breu negociació) proposta Contractació: formalització del Grant Agreement amb la Comissió i del Consortium Agreement entre els socis del projecte (a l’inici del projecte) Pagament del Pre-finançament (a l’inici del projecte) Kick-off Meeting (a l’inici del projecte) Execució Execució tècnica (al llarg de la vida del projecte) projecte Reportings periòdics tècnics i financers (en general, cada 12 mesos) Recepció bestretes (després de cada reporting financer) Finalització de les actuacions tècniques Reportings tècnics i financers finals (màxim 60 dies després de la finalització del projecte) Tancament Últim pagament (un cop acceptat el darrer reporting financer) projecte ió projecte Durant un període de 5 anys: possible auditoria financera i possible auditoria tècnica 7 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional ELEMENTS GENERALS: L’ESSENCIAL EN POCS SEGONS! Els projectes europeus són instruments que permeten aterrar les grans línies polítiques...per situar bé el vostre projecte, identifiqueu en definides a Brussel·les i traduir-les en accions quina Call, de quin Programa, queda emmarcat. concretes. Per això,... Són documents que heu de conèixer molt bé. L’entitat coordinadora fa de director d’orquestra i és l’interlocutora amb la Comissió Europea. En....les entitats partners es relacionen amb l’entitat canvi,... coordinadora, i no directament amb la Comissió Europea. Tot i així, són responsables de les seves pròpies execucions i despeses derivades del projecte. El projecte queda organitzat en Work Packages,...en funció del seu grau d’implicació en el Tasks, Milestones, Deliverables, i... projecte, cada entitat participant juga un rol més o menys important en les diferents actuacions (en algunes, potser ni tan sols hi participa). S’estableixen un calendari i un pressupost......que cal tenir molt presents durant tota la fase d’execució! Durant tot el cicle del projecte cal respectar les... i a la vegada les pròpies formalitats aplicables a formalitats requerides per Europa... l’IMI com a entitat municipal! L’Oficina Internacional de l’IMI us hi acompanya. ELEMENTS GENERALS: QUIN SUPORT PUC OBTENIR DE L’OFICINA INTERNACIONAL DE L’IMI? Aclariments i explicacions sobre els programes europeus i sobre les particularitats dels projectes europeus Sessions de formació adaptades a les vostres necessitats DOCUMENTACIÓ I EINES A LA VOSTRA DISPOSICIÓ – “KIT 0 – ELEMENTS GENERALS” Documentació explicativa dels diferents programes europeus Glossaris, Ppts explicatius Informació relativa als projectes en curs a l’IMI 8 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional CAPÍTOL 1 – L’ELABORACIÓ DE LA PROPOSTA DE PROJECTE 1.1 – ABANS DE COMENÇAR... PENSEM-NOS-HO BÉ! La participació de l’IMI en projectes europeus pot iniciar-se per dues vies: - O bé, des de l’IMI mateix s’identifica una convocatòria europea a la qual es considera interessant presentar una proposta de projecte europeu (recordem que des de l’Oficina Internacional anem fent seguiment de les convocatòries europees); - O bé, alguna entitat exterior proposa a l’IMI participar en una proposta que s’està elaborant. A vegades, la proposta ja estarà força avançada (objectius, tasques, identificació d’altres socis...). A vegades, la definició del projecte estarà més endarrerida. Independentment del cas del que es tracti, tant si la idea és que l’IMI coordini o bé senzillament s’associï a la proposta, des de l’Oficina Internacional proposem el següent “Workflow” per a que es valori bé la idea, abans de decidir la participació de l’IMI en un nou projecte europeu: 9 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Recomanem que es tinguin presents alguns criteris de decisió... A l’hora de valorar l’interès de tot possible nou projecte europeu, no només es tractarà de sospesar si la temàtica i activitats que comportarà corresponen a l’estratègia i interessos de la Direcció corresponent. Caldrà, també, valorar altres elements importants. Bona part d’aquests criteris es deriven del fet que la fase de preparació d’una proposta de projecte requereix una dedicació important, i que quan més s’acosta la deadline, més volum de feina i més immediatesa de resposta es requereix. Així per exemple, caldrà preguntar-se: - Es disposa de temps suficient per a la preparació de la proposta? - Es disposa dels recursos humans necessaris i suficientment disponibles fins a la data de la deadline? - Durant tot aquest període, hi haurà disponibilitat d’un responsable, localitzable, per a la presa de decisions? Al capítol anterior fèiem esment de la importància de la transversalitat en els projectes europeus. Per això, caldrà determinar, des de l’inici, si s’haurà d’implicar diferents Direccions de l’IMI per a la preparació de la proposta, o inclús diferents entitats de l’Ajuntament de Barcelona, de manera a activar (i organitzar!) la col·laboració necessària, quan abans millor. 1.2 – L’ELABORACIÓ DE LA PROPOSTA Des de l’Oficina Internacional s’oferirà suport als equips tècnics encarregats de l’elaboració de la proposta de projecte europeu, alternant sessions de formació i d’acompanyament. La tasca de concepció i redacció del projecte és diferent, en funció de per exemple: - Si l’IMI és coordinador, o bé només un participant més (partner); - Si en el cas de ser participant, el nivell d’elaboració de la proposta està més o menys avançat; - El nivell d’expertesa de l’entitat coordinadora. Per aquest motiu, simplificarem aquí les nostres explicacions. Vindran complementades amb les accions de suport que anirem oferint. 10 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional En el cas en que l’IMI participi En el cas que l’IMI lideri la proposta sense coordinar En funció dels casos, com a socis És fonamental tenir un coneixement molt tindrem més o menys marge per a aprofundit del programa europeu i de la contribuir en la concepció de la proposta. convocatòria corresponents, així com L’ideal és que l’entitat coordinadora faci d’altres actuacions que s’hagin dut a partícips a tots els integrants del terme o s’estiguin produint als mateixos Consorci, de manera a concebre un territoris on es vol treballar, sobre les projecte ben integrat, que respongui a mateixes temàtiques, amb finançament necessitats reals dels diferents territoris europeu i altre, de manera a establir el La concepció implicats, i que capitalitzi al màxim les màxim de sinèrgies i encabir de la proposta actuacions prèvies i els recursos ja estratègicament el projecte en el seu mobilitzats. context. Com més fluid i ric sigui l’intercanvi amb Partint d’una bona identificació de el coordinador i demés socis, més us necessitats, haureu de tenir clars els assegurareu de que el projecte s’adeqüi objectius i finalitats de l’acció que es millor a les expectatives i interessos de proposa, com penseu organitzar la l’IMI. La fase de concepció és preparació de la proposta, què espereu estratègica! No dubteu en proposar les dels socis i què aportarà l’IMI al projecte, reorientacions que considereu oportunes! etc. Sigueu pro-actius! És un element clau que caldrà anar Tots els socis del projecte poden completant a mesura que avanci la contribuir a la determinació del Consorci, definició del projecte. La capacitat adreçant les seves propostes a l’entitat financera i operativa dels socis es coordinadora i altres membres del prendrà en consideració per avaluar la Consorci. proposta. La constitució Per tant, cal tenir present de que en el Caldrà establir un partenariat equilibrat del Consorci cas en que l’IMI ocupi la posició de (diferents països, diferents tipus partner en un projecte en elaboració, pot d’entitats) i complementari, tot i atenent proposar la inclusió de nous socis al les condicions indicades en el plec de la projecte, oportunitat per promocionar convocatòria (generalment, es demanarà entitats col·laboradores que cal saber un mínim de tres socis, de tres països aprofitar! membres diferents). Elements comuns, tant si l’IMI coordina, com si no: Les formalitats administratives poden variar en funció d’un programa europeu a l’altra, i són diferents segons si s’ocupa el rol de coordinador o de partner. Des de Els elements l’Oficina Internacional ens ocuparem d’aquestes qüestions i farem la intermediació administratius necessària amb administració IMI i amb la vessant europea (Comissió o entitat coordinadora). Des de fa uns anys la Comissió Europea ha instaurat un sistema on-line per a la La integració gestió dels projectes europeus. Al Participant Portal es gestiona tot el cicle dels del projecte al projectes, des de la presentació de la proposta fins a la pròpia gestió del projecte si Participant és finançat... Per això cal anar-hi introduint totes les dades, tècniques i Portal administratives, de tots els membres del Consorci. Ens n’ocuparem també des de l’Oficina Internacional. (http://ec.europa.eu/research/participants/portal) 11 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional 1.3 – LA REDACCIÓ DEL CONTINGUT DEL PROJECTE Ens aturarem ara a examinar el formulari que cal complimentar per presentar propostes en el marc del programa Horizon 2020, que com hem indicat, és en el qual quedaran emmarcats la majoria de projectes europeus de l’IMI dels propers anys. Aquestes explicacions també seran útils per aquelles propostes de projecte que quedin dins d’altres programes, perquè, finalment, les formalitats acostumen a ser molt semblants. La presentació d’una proposta de projecte comporta complimentar dos grans blocs: - El primer bloc (l’anomenarem bloc A), conté informacions administratives, algunes informacions generals i el pressupost del projecte; - El segon bloc (l’anomenarem bloc B), conté la descripció tècnica del projecte. Existeixen dues modalitats de proposta de projecte: - Presentació en una fase (single-stage proposal): Cal presentar tota la documentació requerida per la Comissió Europea (Bloc A + Bloc B sencers, màxim 70 pàgines de proposta tècnica) en el termini establert. - Presentació en dues fases (two-stages proposal): Cal presentar en un primer moment els elements essencials del projecte (una part de bloc A, i una part de bloc B), en un màxim de 15 pàgines. En una segona fase, si la proposta ha estat preseleccionada, es presenta la resta. Bloc A – Dades generals, administratives i pressupost del projecte Aquest apartat conté dades generals de la proposta de projecte (títol, durada, resum de l’acció,...), de les entitats membres del Consorci (nom, adreça, persona de contacte,...), declaracions jurídico- administratives i un qüestionari relatiu a la protecció de dades, impacte medi ambiental i altres temes ètics (Ethics issues table). Conté també el pressupost del projecte, tot i que en el cas de les two-stage submissions, només caldrà indicar quina subvenció es sol·licita (Total requested amount). En el pressupost cal indicar, per cada entitat participant, els següents costos: - Costos directes de personal (direct personnel costs): hi ha diverses maneres de calcular- los. En qualsevol cas, caldrà expressar-los en person-month (Persona-Mes), que és la unitat bàsica que s’utilitza per mesurar l’esforç que es durà a terme. Una person-month equival al treball que una persona pot fer a temps complet durant un mes. El cost mig del person-month que utilitza actualment l’IMI per als pressupostos dels projectes europeus és de 5.500 € (sou brut; quota patronal a la Seguretat Social; retribucions ens espècie; retribucions variables). Un person-month a l’IMI equival a 150 hores de treball. - Costos derivats de les subcontractacions (subcontracting): cal tenir en compte que no totes les accions del projecte es poden subcontractar. Per exemple, no s’accepta la subcontractació de les tasques de “management” pròpies de la coordinació del projecte, ni la subcontractació de core tasks, tasques essencials atribuïdes a un dels socis en raó de les seves capacitats específiques. - Altres costos directes (other direct costs), com ara els costos de viatges o equipaments, tot i que, pel que fa als equipaments, només podran ser finançades pel projecte les amortitzacions corresponents al període d’execució del projecte. - Costos directes derivats del suport financer que es doni a tercers per a la bona execució del projecte (direct costs of providing financial support to third parties): partida específica del Horizon 2020, que tan sols es pot donar en determinades circumstancies. - Costos de contribucions “en especies” proporcionats per tercers, específics del Horizon 2020 (costs of in-kind contributions not used on the beneficiary’s premises). - Costos indirectes (indirect costs): costos necessaris per a l’execució del projecte però que no se li poden imputar directament, malgrat que si no es produïssin, impedirien la seva execució (per exemple, costos d’un departament de comptabilitat o de recursos humans, despeses de subministraments...). Aquests costos es calculen de forma automàtica sobre el 12 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional total de costos directes (exceptuant els costos de subcontractació). En el Horizon 2020 s’estableix un percentatge del 25%. Cal tenir present que tot cost directe imputable al projecte queda supeditat a les següents condicions: - ha de ser real; - s’ha d’haver generat directament per l’IMI; - s’ha de produir durant l’execució del projecte (excepte els costos de realització de l’informe final); - ha de correspondre a les pràctiques administratives, comptables i de gestió habituals a l’IMI; - s’ha de produir amb l’objectiu d’aconseguir les fites i resultats esperats del projecte, respectant els principis d’estalvi, eficiència i efectivitat; - ha de quedar reflectit en la comptabilitat de l’IMI; - ha de figurar dintre del pressupost global del projecte aprovat per la Comissió Europea. Una particularitat important del H2020 respecte als FP7 i CIP és que, en el cas de l’IMI, en tant que organisme públic, es podrà sol·licitar a la Comissió que subvencioni el 100% de les despeses incorregudes per l’IMI en el projecte europeu, una oportunitat que cal prendre molt en consideració. L’elaboració del pressupost és delicada. A més de la valoració precisa de les necessitats de personal i de la resta de despeses que comportaran per a l’IMI totes les accions del projecte, cal anticipar la manera en que es podran justificar aquests costos a la Comissió Europea i, a la vegada, la manera en que, en cas necessari, es faran les contractacions externes respectant les formalitats administratives municipals. A més, en certs casos, l’estimació de costos pot fer-se o bé segons costos totals (full costs), o bé en funció d’una “tarifa plana” (flat rate) o d’un tant alçat (lump sum). Des de l’Oficina Internacional us podrem assessorar per una òptima planificació pressupostaria, per tal d’evitar entrebancs administratius o financers durant l’execució del projecte, i, sobretot, al moment de la seva justificació. Bloc B – Descripció tècnica del projecte Es tracta de la descripció detallada del projecte. Per a completar-la correctament, cal prendre en consideració alguns elements de partida: Com hem vist, cal tenir molt presents els criteris de sostenibilitat de la proposta, l’impacte, eficàcia, pertinença i eficiència de les accions que es desenvoluparan, i cal argumentar també la seva coherència i complementarietat (Capítol 0, Apartat 0.1). A la vegada, la dimensió de gènere i la sostenibilitat ambiental són elements que cal tenir en compte de manera transversal, independentment de la temàtica del projecte. També és important tenir clars, des de l’inici, quins seran els criteris d’avaluació establerts per la Comissió Europea i quina puntuació se’ls atribuirà. Aquest criteris es publiquen amb la convocatòria, els processos europeus tenen el gran avantatge de ser molt transparents, traieu-ne partit! Per exemple: 13 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Research and Innovation Actions – Standards Criteria: scoring in the range 0-5 / The threshold for individual criteria is 3, the overall threshold is 10:* Excellence (Score 1: threshold 3/5) - Clarity and pertinence of the objectives; - Credibility of the proposed approach; - Soundness of the concept*, including trans-disciplinary considerations, where relevant; - Extent that proposed work is ambitious, has innovation potential, and is beyond the state of the art* (e.g. ground-breaking objectives*, novel concepts and approaches) Impact (Score 2: threshold 3/5) - The expected impacts listed in the work programme under the relevant topic; - Enhancing innovation capacity and integration of new knowledge - Strengthening the competitiveness and growth of companies by developing innovations meeting the needs of European and global markets, and where relevant, by delivering such innovations to the markets; - Any other environmental and socially important impacts - Effectiveness of the proposed measures to exploit and disseminate the project results (including management of IPR), to communicate the project, and to manage research data where relevant Quality and efficiency of the implementation (Score 3: threshold 3/5) - Coherence and effectiveness of the work plan, including appropriateness of the allocation of tasks and resources - Complementarity of the participants within the consortium (when relevant); - Appropriateness of the management structures and procedures, including risk and innovation management Total score (1+2+3), Threshold 10/15 * “Threshold”: llindar / “Overall threshold”: llindar total / “Score”: resultat / “Soundness of the concept”: pertinença, solidesa / “Beyond the state of the art”: estat de la qüestió / “Ground-breaking objectives”: objectius innovadors El formulari en el qual cal detallar el contingut tècnic del projecte es divideix en cinc grans apartats. A mesura que els aneu completant, recordeu en tot moment tenir molt present els continguts de la convocatòria i del Work Programme corresponent, i anar demostrant, a mesura que detalleu el contingut del projecte, que aquest s’ajusta perfectament als seus objectius. En el cas d’ocupar el rol de partners, l’entitat coordinadora ens anirà demanant informacions per anar completant tot el formulari, gràcies a les contribucions de tots els socis. Convé, per això, estar familiaritzats amb el formulari, per tal de contribuir a una redacció de millor qualitat. Repassarem ara, breument, els diferents apartats que caldrà anar completant per a sotmetre la proposta de projecte. Des de l’Oficina Internacional oferirem sessions de formació i d’acompanyament, per a poder tractar més en detall i de manera adaptada cadascun d’aquests components. 1) L’apartat Excellence Cal indicar-hi els objectius, activitats i potencial innovador del projecte, relacionant les accions previstes amb els objectius del Work Programme corresponent i amb altres accions innovadores amb les que s’establiran vincles. 2) L’apartat Impact Cal indicar-hi els efectes concrets i mesurables del projecte i com les accions que es proposen fomentaran avenços en l’àmbit de la innovació (recordem que ens trobem en el cas del programa Horizon 2020! Els formularis d’altres programes posen èmfasi en altres prioritats). També cal indicar de quina manera s’estendrà l’impacte del projecte, detallant accions de difusió (dissemination, communication activities) i d’explotació (exploitation of results). 14 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional 3) L’apartat Implementation Es tracta de detallar el pla de treball (work plan) de tot el projecte, indicant el contingut concret de cada Work Package, els temps que es dedicarà a cada acció amb indicació dels milestones i dels deliverables que comportarà (hem explicat aquests conceptes al punt 0.3). Caldrà descriure la composició del Consorci, determinar el repartiment de responsabilitats i recursos entre els socis i l’estructura de project management que s’instaurarà. En aquest apartat també caldrà identificar possibles riscos (critical risks) i proposar accions reductores (risk mitigation measures). Finalment, en aquest apartat cal detallar certs recursos atribuïts al projecte: un quadre-resum dels recursos humans (summary of staff effort), i, en alguns casos, també un quadre detallant certs costos directes (other direct costs). 4) L’apartat Members of the Consortium Les dades que figuren en aquesta part del formulari permeten a la Comissió avaluar la capacitat operativa del consorci, és a dir, si té realment la capacitat d’executar tot el que diu que farà en aquesta proposta de projecte. Aquest apartat comporta la descripció de les entitats que composen el consorci, dels seus recursos i de les seves experiències prèvies. També cal descriure-hi el perfil de les persones que treballaran en les execucions del projecte (atenció a la dimensió de gènere!). Des de l’Oficina Internacional reagruparem les informacions necessàries i us proposarem una redacció per aquest apartat. 5) L’apartat Ethics and Security comporta una sèrie d’elements poc extensos que cal indicar només en determinats casos. En la redacció de tots els elements relatius a la proposta de projecte, cal tenir cura de la presentació i estructurar amb coherència tots els continguts. La redacció ha de ser clara, ordenada i ben argumentada. És important seguir al peu de la lletra totes les instruccions. La participació en la preparació d’una proposta de projecte, pot comportar en alguns casos la signatura d’un document comprometent als socis a no difondre informacions relatives a la mateixa, o bé el compromís de no donar a conèixer informacions sobre les demés entitats del consoci: es tracta dels Non-disclosure Agreements. També pot donar-se el cas de que, tot i no participant en una proposta de projecte com un partner més, l’IMI decideixi aportar el seu suport a la iniciativa mitjançant una carta de suport o fins i tot comprometent- se a formar part de l’Advisory Board del projecte (mena de comitè consultiu), si aquest arriba a finançar- se per la Comissió Europea. Des de l’Oficina Internacional us ajudarem a redactar aquests documents i a tramitar-los amb el Departament Administratiu i Financer, quan siguin necessaris. Un cop sotmesa la proposta on-line, via el Participant Portal, per l’entitat coordinadora, la Comissió es reserva un termini de 5 mesos per avaluar-la d’acord amb el criteris d’avaluació i de puntuació prèviament indicats (nou termini Horizon 2020. En els FP7 i CIP el termini era més llarg). 1.4 - LA NEGOCIACIÓ Si la proposta presentada obté una òptima puntuació, s’obre un breu termini per a la “negociació” de certs elements del projecte, entre la Comissió i l’entitat Coordinadora en representació del Consorci. La Comissió Europea farà arribar a l’entitat Coordinadora una “carta d’invitació a negociar”, identificant el Project Officer que representarà a la Comissió durant tot el projecte i que esdevindrà un interlocutor fonamental. 15 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Durant la negociació, la Comissió podrà demanar que s’aclareixin certs punts del projecte, que s’argumentin o es modifiquin certes partides pressupostàries (sovint, per demanar-ne ajustaments a la baixa), etc. Això ofereix oportunitats de modulació del contingut de la proposta, per a concretar-la o corregir errors que pugui comportar. En el marc del Horizon 2020 aquesta fase es vol molt breu, i es limitarà a elements molt puntuals del projecte. Per això caldrà tenir cura d’introduir tots els detalls i precisions oportuns en la fase de redacció de la proposta. La negociació culmina amb èxit quan el consorci és capaç d’introduir a la proposta totes les modificacions requerides per la Comissió, i aportar totes les dades legals i financeres dels socis que li permeten elaborar el contracte de subvenció pel projecte. Entrarem aleshores en la fase de signatura del contracte de subvenció (Grant Agreement) i engegada del projecte. ELABORACIÓ DE LA PROPOSTA: L’ESSENCIAL EN POCS SEGONS! Per a decidir la conveniència o no de participar en...cal sospesar si es disposa del temps i dels un nou projecte europeu cal valorar amb cura si la recursos humans necessaris per a la temàtica i activitats que comportarà corresponen preparació de la proposta. També caldrà a l’estratègia i interessos de la Direcció determinar, des de l’inici, si s’han d’implicar corresponent. A la vegada... diferents Direccions de l’IMI o inclús diferents entitats de l’Ajuntament de Barcelona, per tal d’organitzar les col·laboracions necessàries, quan abans millor. La preparació de la proposta comporta la seva...respectant unes formalitats que cal conèixer bé. redacció detallada, la determinació del Consorci, Convé preveure el temps necessari per del pressupost de l’actuació... familiaritzar-s’hi! En el H2020 es minimitza la fase de negociació,......la proposta inicial ha de ser el més complerta i realista possible, per evitar futurs entrebancs, durant l’execució. 16 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional ELABORACIÓ DE LA PROPOSTA: QUIN SUPORT PUC OBTENIR DE L’OFICINA INTERNACIONAL DE L’IMI? Identificació de convocatòries i canalització de propostes de col·laboració d’altres entitats, segons el workflow establert (indicat en aquest mateix capítol, Apartat 1.1) Acompanyament a la presa de decisió sobre la conveniència o no de participar en un nou projecte europeu Assessorament i accions de formació per a la preparació de propostes de nous projectes Redacció de certes parts del formulari: elements administratius, presentacions institucionals i de personal... (especialment en l’apartat “Members of the Consortium” del formulari) Acompanyament a l’elaboració del pressupost del projecte i a anticipar la manera en que justificaran les despeses a la Comissió Redacció de documents jurídics: Non-Disclosure Agreements, cartes de compromís a la participació en Advisory Boards, cartes de suport... Intermediació amb el Departament Administratiu i Financer de l’IMI Introducció on-line del projecte i de dades administratives en el Participant Portal Acompanyament en la fase de negociació DOCUMENTACIÓ I EINES A LA VOSTRA DISPOSICIÓ – “KIT 1 – ELABORACIÓ DE LA PROPOSTA” Documentació relativa a Convocatòries i Programes europeus Informació sobre les propostes rebudes per participar en Consorcis Models de Non-Disclosure Agreement i de cartes de suport Informació relativa als projectes en curs a l’IMI Històric de les entitats partners dels projectes IMI Referències de possibles socis per a nous projectes Models de pressupost Elements per complimentar la part administrativa de la proposta (descripció IMI, CV’s...) 17 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional CAPÍTOL 2 – LA FASE D’EXECUCIÓ DEL PROJECTE EUROPEU 1 2.1 – GRANT AGREEMENT I CONSORTIUM AGREEMENT La fase de negociació haurà permès finalitzar el contingut tècnic del projecte així com recopilar els elements administratius de tots els socis. Tot això permetrà, abans d’iniciar l’execució del projecte, preparar la formalització contractual de l’atorgament de la subvenció per part de la Comissió Europea al projecte, el Grant Agreement. D’altra banda, també s’establirà un contracte entre els socis del projecte, el Consortium Agreement. El Grant Agreement és el document bàsic la signatura del qual marca el final del procés de negociació i l’inici del projecte. S’hi estableixen els drets i les obligacions entre la Comissió i els participants en el projecte, i entre els propis participants. Conté disposicions sobre l’avaluació del progrés científic, tecnològic i financer del projecte, els pagaments de la Comissió i la propietat intel·lectual, entre d’altres. El projecte no existeix ni s’inicia fins que no s’hagi signat el contracte, tot i que la data d’inici del projecte, especificada en el mateix Grant Agreement, sol ser diferent de la data de signatura del contracte. Formalment, el Grant Agreement el signen la Comissió Europea i el coordinador del projecte, mentre que la resta de socis s’hi adhereixen mitjançant la signatura d’un formulari d’accessió amb el coordinador del projecte (Accession Form). Contingut del Grant Agreement en el marc dels Programes FP7 i CIP (5 projectes actualment en curs a l’IMI): Denominació Contingut Core És el cos principal del contracte, on es recullen aspectes essencials com ara la Grant Agreement identificació dels socis que formen el consorci, el títol del projecte, el seu inici i durada, la contribució financera màxima de la Comissió, la freqüència del reporting i de les justificacions econòmiques, el pre-finançament, els pagaments, etc. Annex I Description of work (DOW). Es tracta de la memòria cientificotècnica del projecte, és a dir, el pla de treball que es durà a terme durant la vigència del contracte. Annex II Condicions generals. Aquí s’aborden de manera genèrica els aspectes relatius a la implementació del projecte, a les responsabilitats dels socis, als drets de propietat intel·lectual, les qüestions financeres, etc. Annex III Annex específic per a cada tipus d’instrument europeu, on s’hi detallen les normes de funcionament que són pròpies i no compartides per cadascun d’ells. Hi ha diferents models per a projectes en col·laboració, xarxes d’excel·lència, projectes de recerca cooperativa/col·lectiva, accions de cooperació i suport, etc. Annex IV – Form A Formulari d’accessió al contracte. És el document que signen tots els socis del projecte (excepte el coordinador) per entrar a formar part del contracte. La Comissió i el coordinador signen en primer lloc el contracte, i després, la resta de socis hi «accedeixen» mitjançant la signatura del Form A. Annex V – Form B Formulari d’accessió d’un soci nou al contracte. Aquest document és el que signa un soci nou que s’uneix al projecte un cop el projecte en qüestió ja s’ha iniciat. Annex VI – Form C Model de justificació de costos. Mitjançant aquest formulari, els socis hauran de reportar a la Comissió periòdicament les despeses incorregudes en el projecte, perquè, un cop validades, s’activi el flux de pagaments de la Comissió per al període següent. Annex VII – El Form D correspon al certificat de les declaracions financeres (certificats Form D i Form E d’auditoria). El Form E fa referència als certificats sobre la metodologia utilitzada, per exemple, per calcular els costos mitjans de personal d’una organització determinada. 1 Reproduïm en aquest apartat alguns continguts de la “Guia pràctica de gestió de Projectes europeus” realitzada per Acció10, Generalitat de Catalunya, octubre 2009. 18 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Contingut del Grant Agreement en el marc del Horizon 2020 (2 projectes en curs + nous projectes de l’IMI, a partir de gener 2015): Denominació Contingut Terms and És el cos principal del contracte, on es recullen aspectes essencials com ara la Conditions identificació dels socis que formen el consorci, el títol del projecte, el seu inici i durada, la contribució financera màxima de la Comissió, la freqüència del reporting i de les justificacions econòmiques, el pre-finançament, els pagaments, etc. Annex I Description of the Action (DOA) – Descripció del contingut del projecte, és a dir, el pla de treball que es durà a terme durant la vigència del contracte. Annex II Estimated budget for the Action – Pressupost del projecte. Caldrà anar executant les accions del projecte segons aquesta previsió pressupostària, i anar recopilant tots els elements justificatius de despeses, segons correspongui, d’acord amb la normativa europea aplicable al projecte. Annex III Accession Form – Formulari d’adhesió al contracte. És el document que signen tots els socis en un projecte (excepte el coordinador) per entrar a formar part del contracte. La Comissió i el coordinador signen en primer lloc el contracte, i després, la resta de socis hi «accedeixen» mitjançant la signatura del Accession Form. Annex IV Model financial statement – Model de justificació de costos. Mitjançant aquest formulari, els socis hauran de reportar a la Comissió periòdicament les despeses incorregudes en el projecte, perquè, un cop validades, s’activi el flux de pagaments de la Comissió per al període següent. Annex V Model for the certificate on the financial statements – Model de certificat per a les declaracions financeres que estableixen els auditors (quan és necessària una auditoria). Annex VI Model for the certificate on the methodology – Model de certificat sobre la metodologia utilitzada pel auditors, per exemple, per calcular els costos mitjans de personal d’una organització determinada. Al llarg de la vida del projecte es podran produir canvis estructurals com ara un canvi pressupostari substancial, canvis en la composició del Consorci o en la durada del projecte... En els casos en que la normativa ho exigeix, caldrà introduir aquests nous elements en el Grant Agreement mitjançant una modificació del contracte per la via del Amendment. S’haurà de seguir el procediment establert en el mateix contracte i tramitar la solitud de modificació a la Comissió, justificant-ne la necessitat i aportant la documentació necessària. Aquest és un procediment complex que cal treballar en estreta comunicació amb el Project Officer del projecte, que serà el que en darrera instància acceptarà o no les modificacions proposades. El Consortium Agreement (Acord de Consorci) és un contracte acordat per tots els socis d’un projecte per facilitar-ne el desenvolupament i l’explotació futura dels seus resultats. Les seves disposicions fan principalment referència a definir i detallar aspectes d’organització i coordinació del consorci, gestió i propietat intel·lectual. Es caracteritza per establir el funcionament específic d’un projecte en concret i té una gran flexibilitat perquè els socis d’un projecte determinin el seu contingut. L’únic límit és que no pot ser contrari a les disposicions del Grant Agreement. Els Acords de Consorci són purament interns; la UE no en forma part i no hi te cap responsabilitat. En el FP7 l’Acord de Consorci era obligatori a la majoria dels projectes (excepte que la Comissió Europea indiqués el contrari a la convocatòria). En el cas del H2020 és obligatori, excepte si el Work Programme corresponent exonera d’aquesta obligació. D’acord amb la flexibilitat permesa al Consortium Agreeement, s’hi podran introduir canvis o ajustaments durant el projecte per tal d’adaptar-se millor a la seva evolució, seguint el procediment que el mateix acord estipuli. En el portal DESCA (Development of a Simplified Consortium Agreement - http://www.desca-2020.eu/) la Comissió proposa un model de contracte i documentació per a facilitar la redacció del Consortium Agreement en el marc del programa H2020. Tot i així, l’Acord de Consorci és un «vestit a mida» que serveix com a instrument per definir el funcionament correcte de cada projecte. No és aconsellable 19 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional limitar-se a copiar directament sobre els models existents, ja que aquest contracte tindrà una incidència directa en la gestió de tot el projecte. La redacció del Consortium Agreement comporta entrar en detalls referents als mecanismes de resolució de conflictes, així com als drets de propietat intel·lectual sobre informació prèvia a l’execució del projecte (Background) i sobre els drets derivats de l’execució del projecte (Foreground). Comporta també clàusules específiques sobre l’ús i la disseminació de resultats, llicències i drets d’ús... Des de l’Oficina Internacional us oferirem el nostre suport per a la redacció dels contractes relatius als projectes europeus i en relació amb els seus processos de firma, tant pel que fa a les formalitats necessàries de cara a la legalitat europea, com respecte als processos de signatura de l’IMI en relació amb el Departament Administratiu i Financer. 2.2 – EL PRE-FINANÇAMENT L’inici del projecte, independentment de si l’IMI és partner o coordinador, comporta l’ingrés d’un pre- finançament (pagament, a compte, d’una part del finançament previst) per part de la Comissió Europea, d’acord amb el que s’estableixi en el Grant Agreement. En el cas que l’IMI sigui el coordinador del projecte, caldrà formalitzar l’obertura d’un compte corrent específic per al projecte, on es rebran els diferents pagaments que faci la Comissió. A més, caldrà transferir a cada partner la part de la subvenció europea que li pertoca, atès que la Comissió transfereix la totalitat dels fons a l’entitat coordinadora, encarregada de fer-ne el repartiment entre els socis. Quan l’IMI ocupi la posició de partner, caldrà lliurar a l’entitat coordinadora un Bank Identification Form (formulari d’identificació bancaria) de manera que es puguin ingressar les bestretes de la subvenció europea (pre-finançament, bestretes, pagament final). Totes aquestes gestions comporten una sèrie de tramitacions específiques amb el Departament Administratiu i Financer de l’IMI: des de l’Oficina Internacional podrem acompanyar-vos en la realització de les formalitats necessàries. 2.3 – EL KICK-OFF MEETING El Kick-off Meeting és un moment important per a l’execució del projecte. És la primera trobada “cara a cara” entre tots els socis, permet aclarir elements concrets del projecte, instaurar mecanismes de coordinació i de comunicació, eines comunes de gestió de costos i de seguiment tècnic del projecte, planificació detallada de les accions que cal desenvolupar... També es pot debatre el contingut del Consortium Agreement, si aquest no ha estat encara consensuat. 2.4 – L’EXECUCIÓ DEL PROJECTE 2.4.1 – L’execució tècnica La fase d’execució comporta el desenvolupament de les accions programades, de la manera i en els terminis indicats en el DOW- Description of Work (FP7-CIP) / DOA - Description of the Action (H2020) que, recordem-ho, formen part del Grant Agreement (es troben en l’Annex I del Grant Agreement). Òbviament, cada projecte comportarà continguts molt diferents, organitzats, com hem explicat, en Work Packages, Tasks, Deliverables... (veure apartat 0.3), per bé que hi ha dos Work Packages que es donen en tots els projectes i que acostumen a comportar accions molt similars: - el Work Package dedicat al Management del projecte (tasques de gestió i d’administració), 20 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional - i el Work Package dedicat a les tasques de comunicació i difusió. Normalment, s’establirà un Pla de Comunicació del Projecte que indicarà com s’aniran desplegant les accions de difusió, segons els objectius, audiències, accions i eines definits (web, fulletons, notes de premsa...). Com per a tot projecte, l’execució del projecte europeu comporta tota una sèrie de tasques relatives a l’organització de l’equip humà assignat al projecte, la gestió i el seguiment corrent de les activitats i de les seves despeses, etc., que no tractarem aquí. 2.4.2 – L’execució del pressupost Com hem dit prèviament, el pressupost del projecte queda definit en el Grant Agreement:: caldrà anar executant les accions del projecte segons aquesta previsió pressupostària, i anar recopilant tots els elements justificatius de despeses, segons correspongui, d’acord amb la normativa europea aplicable al projecte. Per a la justificació financera a la CE dels costos del projecte, només podrem tenir en compte aquelles despeses que: - tinguin una relació directa amb l’acció subvencionada, - que estiguin definides (no cal una menció molt detallada) al pressupost de l’acord de subvenció, - que s’executin durant el període de vida del projecte definit en l’acord de subvenció (p.ex: no s’admeten despeses de preparació de la proposta, ni factures amb data anterior o posterior a l’inici i final del projecte), - que siguin identificables i figurin en els registres comptables de l’IMI, - que compleixin la normativa nacional en temes fiscals i laborals, - i que siguin raonables, justificables i que compleixin el principi de bona gestió. Despeses de personal: És important recordar en aquest apartat, que les despeses de personal que poden ser imputades com a cost elegible del projecte, són les que corresponen a personal intern de l’IMI o d’altres organismes de l’Ajuntament (funcionaris, interins o amb contractes d’obra i servei). En cap cas s’acceptarà el cost d’altre personal amb relacions laborals diferents (externs), com a cost elegible. Per fer el seguiment del personal implicat en cada projecte fem servir els Time Sheets, que son els fulls de control horari de cada persona implicada en l’execució del projecte, que cal mantenir actualitzats en tot moment, per poder acreditar davant la Comissió Europea (en cas que ens ho sol·licitin) les dedicacions horàries imputades en els diferents reportings financers. Aquests documents són d’ús intern i no s’han d’enviar a la CE juntament amb els reportings financers, però són essencials com elements de justificació de les despeses de personal, i caldrà guardar-los amb tota la documentació del projecte, els 5 anys preceptius que imposa la CE des de la finalització del projecte. Subcontractacions: També cal recordar que els costos de subcontractacions només seran admesos com a cost elegible del projecte en cas d’haver estat descrits prèviament en el DOW/DOA (descripció del projecte), i que per tant constin en el pressupost com a partida específica. No es contempla en aquesta partida la contractació de personal extern per desenvolupar les tasques assignades a l’IMI, especialment si es tracta de tasques de coordinació i/o gestió. La Comissió Europea controla amb especial zel aquesta partida i limita el seu us a casos especials i ben documentats. Altres costos directes: Aquesta partida acull majoritàriament les despeses derivades dels viatges o actes relacionats amb el projecte (Kick-off Meeting, workshops, reunions de seguiment, reviews...). Alerta perquè només seran considerades com a costos elegibles les despeses relacionades directament amb el projecte i pagades per l’IMI. Nota: els viatges que facin treballadors externs i que no es gestionin i paguin directament a càrrec del projecte no es poden considerar despeses a efectes de justificació. 21 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional 2.4.3 – Formalitats administratives en relació amb el pressupost Per poder començar a gestionar el pressupost del projecte el primer pas serà la comunicació a Administració de l’IMI de la recepció de la bestreta, perquè sigui incorporada a la comptabilitat i es dotin els Capítols corresponents (Capítol 1: Personal; Capítol 2: Serveis; Capítol 6: Equipaments...). A partir d’aquest moment podrem començar a generar despeses relacionades amb el projecte, sempre tenint en compte la normativa interna de l’IMI: Viatges: Cal tenir en compte els límits marcats per la normativa municipal sobre les dietes i els costos dels allotjaments segons categoria laboral. A part, cal conservar tots els justificants de despesa, així com els documents que acreditin la realització del viatge i la seva relació amb el projecte (convocatòria, llista d’assistència, acta de la reunió, fotografies...), ens podran ser d’utilitat si hi ha una auditoria financera del projecte. Altres despeses/subcontractacions: Cal tenir en compte que si hem de fer una despesa inferior o igual a 3.000 € + IVA s’haurà de demanar prèviament l’autorització corresponent (codi ADOGEX) a IMI licitacions, i si son d’import superiors o si es tracta de contractes menors, negociats, oberts... caldrà seguir els passos administratius corresponents previs a la contractació. Cal recordar que totes les despeses s’han d’executar i facturar durant el període d’execució del projecte. Des de l’Oficina Internacional us acompanyarem en la realització de les formalitats necessàries amb el Departament Administratiu i Financer (informes de despeses, pagaments a proveïdors, etc.). 2.4.4 – El reporting L’execució del projecte comporta una activitat periòdica de reporting que ha de presentar l’entitat coordinadora del projecte a la Comissió, a la fi de cada període (cada 12-18 mesos, segons el projecte), dintre d’un termini de 60 dies des de la finalització del període corresponent. Es tracta d’informar tant de l’avançament tècnic del projecte (periodic technical report, en el H2020), com de les despeses incorregudes (periodic financial report, en el H2020). Cal que tot el reporting estigui redactat en el mateix idioma utilitzat pel Grant Agreement (en anglès, en el cas dels projectes de l’IMI). Aquests informes periòdics (periodic reports), força semblants en cas de projectes FP7-CIP o bé H2020, comporten l’explicació dels avançaments i desviacions tècnics, l’explicació de l’ús dels recursos, l’estat comptable de cada partner i un informe financer global del projecte. L’entitat coordinadora, responsable de la bona execució de tot el projecte, recopila els informes dels diferents socis de manera a poder rendir comptes de les accions realitzades a la Comissió. Per això, per tal de facilitar a l’entitat coordinadora la informació necessària, cada partner haurà de transmetre-li les dades sol·licitades en el format que li hagi requerit (taules Excel, suports concebuts específicament per a controlar les execucions del projecte, etc.), en els terminis establerts per l’entitat coordinadora. El reporting contindrà també informació sobre les despeses incorregudes per cada partner durant el període d’execució reportat. Per això cada partner transmetrà a l’entitat coordinadora el Form C signat i segellat i el detall de l’ús dels recursos en el cas de tractar-se d’un FP7 o CIP (Annex VI del Grant Agreement), o bé el Individual Finantial Statement en cas de tractar-se d’un H2020 (Annex IV del Grant Agreement). Hi ha certes divergències respecte al tipus de costos subvencionables entre els projectes FP7-CIP i H2020. Des de l’Oficina Internacional us ajudarem a realitzar el reporting de despeses. Convé que el Cap de Projecte encarregat de la realització de l’informe periòdic ho faci en dos temps per tal de permetre a l’Oficina Internacional i al Departament Administratiu i Financer de l’IMI validar la justificació de les despeses imputades al projecte, abans que es sotmeti l’informe on-line corresponent a la Comissió Europea (quan l’IMI coordina el projecte) o bé a l’entitat coordinadora del projecte (quan l’IMI és partner). Des de l’Oficina Internacional ajudarem a recopilar la documentació necessària. 22 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional 1) Fase prèvia que cal tenir complimentada per preparar la justificació financera: Documents de justificació interna: - Time sheets signats de tot el personal imputat a costos directes - Certificació de RRHH del cost del personal IMI imputat (també certificació de RRHH Ajuntament de Barcelona si hi ha personal seu imputat al projecte: en aquest cas, caldrà també adjuntar en l’expedient copia dels Estatuts de l’IMI i copia del Conveni de Mobilitat IMI-Ajuntament corresponent) - Si hi ha subcontractacions: còpia dels contractes - Major de comptabilitat d’on s’extreuen totes les despeses imputades al projecte. - Copies dels justificants de despeses de viatges i altres. - Documents justificatius de les reunions que han comportat costos de desplaçaments: programa, llista de participants, actes de les reunions, fotografies... - Seguiment financer de coordinació del projecte: Full resum financer, Excels de seguiment i eines de gestió que faci servir el cap de projecte i siguin útils per explicar el contingut de l’evolució pressupostària reportada (entre els quals hi ha d’haver un Excel de seguiment dels moviments del CC del projecte) Form C i document de Use of Resources (FP7, CIP) o Individiual Financial Statement (H2020) completat: el Departament d’Administració el retornarà signat al Cap de Projecte (FP7, CIP), o el validarà electrònicament (H2020) 2) Reporting que cal presentar a l’entitat coordinadora (si l’IMI és partner) o bé on-line a la CE (si l’IMI és coordinador): Informe tècnic del període, seguint el formulari Project Periodic report, que comporta el Form C/ Individiual Financial Statement de les despeses IMI (validat per administració) i l’informe d’auditoria si fos necessari (la normativa divergeix entre els FP7-CIP i els H2020). Si l’IMI és coordinador, haurà de recopilar els Form C/ Individiual Financial Statements completats pels partners, i produir un resum financer de tot el projecte i respecte de totes les entitats participants. També s’hauran d’adjuntar els informes d’auditoria dels partners, en el cas que siguin necessaris. Pel que fa a les despeses reportades per les diferents entitats del projecte (Form C / Individiual Financial Statement), cadascuna d’elles n’és directament responsable. L’entitat coordinadora les transmetrà a la Comissió per a la seva acceptació. 2.4.5 – Les Technical Reviews Una altra particularitat de la fase d’execució dels projectes europeus és la realització d’avaluacions periòdiques per part de la Comissió, en les quals l’entitat coordinadora (acompanyada, si convé, d’algun partner) es troba amb el Project Officer, entre d’altres representants de la Comissió. Són les Technical Reviews. A través d’aquest mecanisme que es dona normalment un cop per any, la Comissió avalua la marxa del projecte, habitualment amb ajuda d’experts externs, i decideix de la seva continuïtat o els ajustaments necessaris. 2.4.6 – Bestretes Com hem indicat, cada fase de reporting implica la justificació dels costos corresponents a les tasques reportades. Quan la Comissió accepta el reporting presentat, transfereix, si s‘escau, nous fons al compte del projecte gestionat per l’entitat coordinadora, que revertirà a cada partner la part que li pertoca. Aquests fons serviran per a costejar les següents execucions del projecte, i així successivament. 23 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Tant en els projectes finançats pel FP7, CIP com H2020, la Comissió Europea reté un 10% de la subvenció total del projecte, que es transferirà al final del projecte un cop acceptat el darrer reporting financer, sempre que s’hagin justificat correctament totes les despeses i s’hagi executat el 100% del projecte. A més, en el cas dels projectes del FP7 i de l’Horizon 2020 es fa una retenció inicial del 5% del total del finançament previst, que es reté del primer pagament i es guarda en concepte de Fons de Garantia. Es pagarà al final del projecte en cas d’execució del 100% del pressupost. En cas que les bestretes rebudes per part de la Comissió Europea (prefinançament i bestretes) superin l’import finalment justificat per cada entitat, caldrà retornar a la CE el fons excedents. Com en el cas del primer cobrament (pre-finançament), des de l’Oficina Internacional us acompanyarem en la realització de les formalitats necessàries amb el Departament Administratiu i Financer (informes de bestreta, formalitats per al pagament de partners, etc). EXECUCIÓ DEL PROJECTE EUROPEU: L’ESSENCIAL EN POCS SEGONS! La posada en marxa del projecte europeu comporta la formalització de dos contractes...És un moment estratègic on s’assenten les importants (Grant Agreement i Consortium bases de l’execució del projecte. Convé dedicar-hi Agreement), la recepció d’un pre-finançament per els recursos i energies necessaris! També cal part de la Comissió Europea, l’organització del començar a familiaritzar-se amb els processos Kick-off Meeting... formals europeus i els propis del Departament Administratiu de l’IMI, per tal d’assegurar una òptima execució del projecte. El període d’execució del projecte comporta la realització de les accions a les que l’IMI s’haurà A la vegada, aquest període comporta accions de compromès contractualment i de la manera “rendiment de comptes” a través de les activitats indicada en la descripció del projecte... de reporting tècnic i financer i de les Technical Reviews. EXECUCIÓ DEL PROJECTE EUROPEU: QUIN SUPORT PUC OBTENIR DE L’OFICINA INTERNACIONAL DE L’IMI? Acompanyament a la formalització del Grant Agreement i del Consortium Agreement. Intermediació amb les entitats participants del projecte, la Comissió Europea i el Departament Administratiu i Financer de l’IMI. Acompanyament a la realització de formalitats necessàries per a la gestió dels cobraments de la subvenció europea (Identification Financial Form, elaboració de l’informe de bestreta, formalitats de repartiment financer cap als socis del projecte...) Intermediació amb els Departaments Administratiu i Financer i de Recursos Humans. Suport a l’organització del Kick-off Meeting. Acompanyament a la realització del reporting financer i a la recopilació/elaboració dels elements justificatius de despeses. 24 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional Acompanyament a la formalització d’Amendments al Grant Agreement i del Consortium Agreement, si s’escau. Intermediació amb entitats del projecte, la Comissió Europea i el Departament Administratiu i Financer de l’IMI. DOCUMENTACIÓ I EINES A LA VOSTRA DISPOSICIÓ – “KIT 2 – EXECUCIÓ DE PROJECTE” Models de contractes Models d’informes per a sol·licitar del Departament Administratiu i Financer de l’IMI diferents tipus de tramitacions jurídiques o financeres Guies de processos administratius europeus Eines de gestió adaptades als projectes europeus de l’IMI 25 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional CAPÍTOL 3 – LA FASE DE TANCAMENT Un cop avaluada favorablement l’execució del projecte per la Comissió Europea mitjançant la Final Review, es podrà iniciar el seu tancament. És un moment important que cal evitar tractar com un simple compliment de tràmits. Amb la realització (o finalització) dels últims informes, els últims pagaments, la recopilació i arxiu de tota la documentació, el final del projecte comporta també, en molts casos, haver d’afrontar la problemàtica de l’explotació posterior dels resultats obtinguts. Serà també un bon moment per extreure lliçons apreses i pensar com gestionar i difondre adequadament aquest coneixement dins de l’IMI. 3.1 - EL FINAL REPORT L’últim període d’execució del projecte comportarà la presentació d’un informe final (Final Report), dins d’un període de 60 dies, a més de l’informe periòdic corresponent. Aquest informe final (que difereix una mica en funció de si es tracta d’un projecte FP7-CIP, o bé H2020) s’haurà d’acompanyar, entre d’altres, d’un resum final de resultats, la seva explotació i disseminació, i d’un document de conclusions i d’impacte socio-econòmic de tot el projecte. El reporting final de les finances del projecte també divergeix una mica en funció de si es tracta de projectes FP7-CIP o bé H2020. En qualsevol cas, caldrà que l’entitat coordinadora presenti a la Comissió tota una sèrie de balanços globals (final summary financial statement) i també, en certs casos, de certificats d’auditoria (certificate on the finanacial statement). En el H2020 s’ha d’adjuntar el certificat juntament amb el darrer informe en el cas que la contribució financera acumulada sigui superior a 325.000 €; en el FP7 i CIP l’informe d’auditoria s’ha de presentar en el moment en que la contribució de la CE sol·licitada en els diferents reportings supera els 375.000 € en el cas del FP7, i els 325.000 € en el cas dels CIP. 3.2 - ÚLTIMS PAGAMENTS Si la Comissió accepta els elements continguts en els diferents informes, procedirà a l’últim pagament (payment of the Balance, en l’H2020) que, un cop més, serà revertit pel coordinador a cada soci del projecte, per a cobrir els costos justificats i encara no cobrats. Cal tenir present que la Comissió mai finançarà més enllà dels costos correctament reportats, i mai més enllà del pressupost inicial. D’altra banda, a l’inici del projecte s’haurà establert un fons de garantia amb una retenció a cada partner (5% en els FP7 i H2020, en els CIP no hi ha fons de garantia). Aquest fons s’abonarà al final del projecte (via coordinador) als partners que hagin justificat el 100% de les despeses pressupostades. Dins d’un termini de 30 dies des del pagament final per la Comissió, l’entitat coordinadora haurà d’emetre un Informe sobre la Distribució de la Subvenció entre els diferents partners. L’Oficina Internacional oferirà el seu suport per a la realització correcta de totes aquestes tasques. 3.3 – AUDITORIES TÈCNIQUES I FINANCERES, UN COP TANCAT EL PROJECTE Per als projectes dels programes FP7 i CIP, tots els partners tenen l’obligació de conservar durant 5 anys tota la documentació tècnica i administrativa del projecte i, durant tot aquest període, seran susceptibles tant d’auditoria tècnica (review) com d’auditoria financera (audit) per part de la Comissió. En el cas del Horizon 2020, tota la documentació tècnica i administrativa s’ha de guardar 5 anys: la Comissió podrà auditar les entitats membres del consorci en qualsevol moment, fins a 2 anys després del pagament final. Durant tres anys més, la Comissió podrà ser auditada per la Cort dels Auditors 26 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional (European Court of Auditors). Per aquest motiu l’obligació de conservar la documentació relativa al projecte s’allarga durant 5 anys en total, com pels FP7 i CIP. Un cop realitzat l’informe d’auditoria financera, totes aquelles despeses que es consideri que no s’han justificat seguint la normativa europea de projectes podran ser reclamades per a la seva devolució a la Comissió Europea, amb interessos, encara que les execucions tècniques s’hagin dut a terme correctament. 2 3.4 – LA SOSTENIBILITAT DELS RESULTATS Una especificitat dels projectes europeus, com hem indicat al Capítol 0, és la seva sostenibilitat: els resultats han de perdurar més enllà del finançament europeu. Així haurà de quedar reflectit en el reporting final del projecte executat. Un objectiu comú de la majoria de programes europeus és aconseguir que l’actuació no quedi com un fet aïllat, sinó que tingui una continuïtat en el temps i un impacte més enllà dels límits territorials dels socis participants. Per garantir la sostenibilitat no hi ha una regla fixa, sinó que dependrà molt del tipus de projecte que s’hagi dut a terme. En qualsevol cas, la perennització de resultats s’ha de relacionar en tres aspectes rellevants: - L’impacte del projecte en noves polítiques municipals o en polítiques ja existents. - La capacitat per crear “efecte multiplicador”, és a dir, que els resultats es puguin transferir i aplicar en altres territoris o àmbits. - La disposició de recursos econòmics suficients per continuar amb l’activitat en qüestió, tant en l’àmbit local com transnacional, un cop finalitzada l’aportació europea. 3.5 – L’EXPLOTACIÓ DE RESULTATS I LA PROPIETAT INTEL·LECTUAL Tot projecte europeu porta aparellat el compromís de l’explotació dels seus resultats, com hem vist en l’apartat 1.3.B, quan detallàvem quins elements cal indicar en el contingut del projecte. En aquest sentit, recordem que els apartats “Impacte” i “Implementació” del text del projecte comporten accions de difusió (dissemination / communication activitites) i accions d’explotació (exploitation of results). Per bé que s’hauran desenvolupat accions de comunicació, difusió, i explotació al llarg del projecte, arribant a la seva fi caldrà resoldre la qüestió dels productes, materials o serveis que s’hagin produït, si no s’ha fet a l’inici del projecte (a vegades, dintre del mateix Consortium Agreement), o en un altre moment. Sovint compartits pels socis durant el projecte, caldrà considerar si convé inscriure’ls al Registre de la Propietat i definir acords sobre la seva propietat intel·lectual. Cal tenir present que l’explotació comercial de productes és possible quan cessa l’ajuda europea, i que es considera positiva al ser una manera de donar suport a la sostenibilitat dels resultat, gràcies als ingressos comercials que es generin, i una manera d’introduir en el mercat nous productes o processos. La qüestió de l’explotació de resultats i de la propietat intel·lectual és força complexa, no entrarem més enllà. Des de l’Oficina Internacional us oferirem tot l’assessorament possible, i us acompanyarem a buscar fons especialitzades si és necessari, atesa la delicadesa de la qüestió. 2 Reproduïm aquí certs continguts de la publicació “La preparació i la gestió de projectes europeus. Guia pràctica per a administracions locals” – Diputació de Barcelona, 2009. 27 www.bcn.cat  Institut Municipal d’Informàtica - Hàbitat Urbà Oficina Internacional TANCAMENT DEL PROJECTE EUROPEU: L’ESSENCIAL EN POCS SEGONS! Cal dimensionar bé les formalitats necessàries La finalització de les execucions previstes en el per un bon tancament de projecte. projecte comporta la realització de tasques d’explotació de resultats, la realització d’una activitat de reporting conseqüent, la tramitació dels últims Cal anticipar les accions necessàries per pagaments... assegurar una bona explotació de resultats i la sostenibilitat del projecte. A banda de les accions que el projecte hagi comportat, la seva execució haurà si