Gestió de projectes TIC. Conceptes bàsics. PDF

49. Gestió de projectes TIC. Conceptes bàsics. Cicle de vida. Factors claus d’èxit. Conceptes bàsics Projecte Un projecte es defineix com un conjunt d'operacions dissenyades per aconseguir un objectiu determinat. Cada projecte ha de determinar quin és el seu abast, quins se...

49. Gestió de projectes TIC. Conceptes bàsics. Cicle de vida. Factors claus d’èxit. Conceptes bàsics Projecte Un projecte es defineix com un conjunt d'operacions dissenyades per aconseguir un objectiu determinat. Cada projecte ha de determinar quin és el seu abast, quins seran els recursos necessaris per a la seva realització i quins són els temps d'inici i de finalització. Cada projecte ha de detallar els següents punts: Quines són les fases del projecte. Quant costarà la realització del projecte (un pressupost). Quins són els objectius perseguits. Quant de temps portarà assolir els objectius pautats. Quin serà l'abast del projecte. Què és la gestió de projectes? La gestió de projectes és una disciplina de l'administració d'empreses, l'objecte d'estudi abasta la planificació, organització, motivació i el control dels recursos necessaris per assolir un fi determinat per endavant, és a dir, complir amb un objectiu. En aquest sentit, es defineix "projecte" com un conjunt d’accions dotat de principi i fi determinats. L’objectiu és produir un únic producte, servei o resultat, que en complir-se, afegeixi valor a la cadena productiva o aconsegueixi algun tipus de canvi positiu. Així, la gestió de projectes es pot entendre com un conjunt d'accions determinades que garanteixen el compliment d'un objectiu dins d'uns terminis de temps específics, durant els quals es dóna ús a recursos, eines i talents. Aquest tipus d'estudis permeten avaluar, gestionar i controlar processos de molt diversa naturalesa, aplicant per a això metodologies, raonaments i conceptes. En el món empresarial d'avui és summament freqüent l'enfocament des de la gestió de projectes, sense importar les dimensions o els objectius d'una organització, ja que pràcticament totes les seves operacions poden ser compreses com a projectes: des de l'elaboració d'un producte o d'un servei importants, o el compliment d'objectius secundaris, fins al millorament dels processos interns de la mateixa organització proactiva. 1 de 11  Gestió d’un projecte Per gestionar un projecte s’han d’identificar els principals elements que s’han de tenir en compte per al seu desenvolupament, els diferents tipus de projecte que poden existir, les seves limitacions i les etapes necessàries per concloure’l amb èxit. Un projecte és una activitat complexa, no repetitiva, en la qual intervenen una combinació de recursos que s’han de gestionar per aconseguir uns objectius prèviament establerts, en un període específic de temps. La complexitat d’un projecte obliga a planificar adequadament, mitjançant mètodes específics, les activitats que s’han de realitzar. Per planificar un projecte, s’ha d’establir: Un calendari de realització d’activitats. L’assignació de recursos a les activitats. Un projecte requereix ser estructurat en tres grans nivells: Estratègic. Tàctic. Operatiu. Les limitacions d’un projecte són els condicionants que s’han de tenir en compte per a una execució realista. Els objectius del projecte s’han de classificar per ordre d’importància, per assegurar la correcta assignació de recursos a les activitats necessàries per al seu assoliment. La planificació ha de considerar una sèrie d’àmbits, com l’econòmic o l’anàlisi de l’entorn, entre d’altres. La supervisió i el control són necessaris al llarg de tota la vida del projecte, amb el fi de detectar i corregir les possibles desviacions i reajustar aquells aspectes que resulten afectats pels errors o incompliments 2 de 11 Els projectes TIC són més o menys replicables; és a dir, hi ha moltes semblances, pels productes (en especial de programari) o les metodologies que s'hi utilitzen. Moltes metodologies i productes són estàndard per a resoldre una determinada classe de problemes o part d'aquests problemes. Els especialistes són professionals que comparteixen un cos de pensament, llenguatge, mètodes i aproximació als problemes més comuns que en altres disciplines del coneixement o de la pràctica professional. Algunes característiques dels productes TIC de maquinari i programari, referides a la seva estabilitat, volatilitat, nivell i extensió del servei. El canvi tecnològic és més ràpid en aquest entorn que en altres. Comentari : No entenc què vols dir aquí. Cicle de vida d'un projecte Segons el PMBOK (project management body of knowledge), el projecte es divideix en cinc etapes o grups de processos: Iniciació En l'etapa d'iniciació, la direcció de la companyia identifica de diferents maneres un problema o necessitat, l'interpreta o conceptualitza en forma de projecte, n'encarrega i n'analitza la viabilitat tècnica i econòmica i els riscos i, si escau, l'aprova. 3 de 11 Planificació La planificació detallada del treball és l'etapa o grup de processos en la qual s'estableix el full de ruta que haurà de seguir el projecte per assolir els seus objectius i produir els resultats o lliurables esperats. S'ha d’obtenir un acord o contracte explícit sobre els temes del projecte. El resultat principal és un document detallat d'abast (scope definition, o document d'abast), és a dir, la definició, del que es farà i del que no es farà. En aquest material, seguint la metodologia de gestió de projectes orientada a objectius (goal directed project management), separem la planificació estratègica del projecte (enfocada a fites i objectius) de la planificació operativa (enfocada a activitats i tasques) i animem el cap de projecte a manejar permanentment aquest zoom entre un àmbit i l'altre. En termes del PMBOK, el resultat principal de la planificació estratègica és la descomposició del treball en parts o paquets de treball més petits, o EDT (work breakdown structure, o estructura de distribució del treball), que en realitat són lliurables (deliverables) parcials o generals. Seguidament, es duu a terme la planificació operativa, descomposant cada EDT en activitats, posant-les en seqüència, estimant els recursos necessaris i establint un calendari preliminar. Finalment, s'estimen els costos i s'elabora el pressupost. La fase de planificació també inclou els plans de qualitat, recursos humans, comunicació, gestió de riscos i administració i compres. Execució La planificació és tan important que la fase d'execució habitualment conté un exercici permanent de preparació de plans més detallats, revisió dels plans elaborats i comprovació de com avança l’estat de la tasca, etc. És possible que s’hagi de fer una replanificació d’algun treball segons com evoluciona la tasca. La gestió i documentació rigorosa dels canvis és un altre aspecte central d'aquesta fase. Seguiment i control Com hem dit, els processos de seguiment i control es poden considerar permanents i paral·lels a tot el projecte, especialment "pesats" en la fase d'execució. Tots els aspectes continguts en els diferents plans s'han de perseguir, avaluar i, si escau, reajustar. Els processos més crítics en aquesta fase són els de control de canvis (qualsevol petició o incidència que afecta la planificació inicial) i els de gestió de riscos. Tancament L'etapa de tancament inclou totes les activitats necessàries per a finalitzar la gestió del projecte i completar les obligacions que conté el contracte. Normalment inclou l'acceptació dels productes per part del client, fer les revisions acordades posteriors al tancament, tancar els contractes amb el client i els proveïdors, documentar les lliçons apreses, etc. 4 de 11 5 de 11 6 de 11  Factors d’èxit d’un projecte Un projecte té èxit quan: 1. Estan clarament establerts els valors i els beneficis de negoci (augment d'ingressos, reducció de costos, etc.) que s'obtenen en dur-lo a terme. 2. S'estableixen clarament els objectius, resultats i productes que cal obtenir. 3. S'estableixen clarament l'abast i les limitacions del treball. 4. S'elaboren, es controlen i s'actualitzen plans detallats, en els quals les fites, els lliurables i les activitats estan ben especificats en el temps. 5. S'assegura constantment el suport de la direcció, en termes d'autoritat, consistència dels objectius i provisió de recursos. 6. S'escolten i s'interpreten les expectatives de tots els usuaris i parts involucrades i es planifiquen i gestionen adequadament. S'assegura l'acceptació del treball per part dels usuaris i altres parts interessades. 7. S'assignen els recursos adequats, amb les habilitats necessàries, tant tècniques com de gestió de projectes, i altres habilitats funcionals que es requereixin en cada cas. 8. Es monitoritza, s'avalua i s'obté retroalimentació puntual al llarg de tota l'execució del projecte. 9. Hi ha tecnologies madures i personal format i disponible per a donar el servei. 10. S'identifiquen a temps i es gestionen les incidències, crisis i desviacions. Per a facilitar la representació gràfica i la fixació dels conceptes s’han anomenat aquests factors els deu manaments de la gestió de projectes. Factors Crítics d’èxit: els deu manaments de la gestió de projectes: Principals mètodes de planificació de projectes. Hi ha tres metodologies principals de gestió de projectes, que utilitzen diverses eines materials i conceptuals, i que són: 7 de 11  1. El diagrama de Gantt. Aquesta metodologia s'ha emprat des de fa gairebé 70 anys i és, probablement, la més i millor coneguda de totes les de la gestió de projectes, a causa de la seva relativa simplicitat. Es tracta d'un diagrama de dos eixos, en els quals es detallen les tasques i activitats de cada projecte, associant-les a un cronograma que detalla el seu inici, durada i tancament. Allà mateix s'hauran d'incloure les diferents fases del projecte, organitzant en el temps de manera seqüencial, per obtenir així una mena de "guió" o de procediment al qual cenyir-se durant l'execució del projecte. 2. Pert / CPM. Es tracta de dos enfocaments complementaris, sovint aplicats de manera conjunta. CPM es coneix com el Camí a la Ruta Crítica, i es tracta del disseny d'una trajectòria òptima que, si es segueix al peu de la lletra, permet l'execució sense entrebancs de les activitats que componen un projecte. Per trobar-la s'ha de simplificar el projecte el més possible i fer un recompte de prioritats i dependències, així com distribució de càrregues de treball. No obstant això, com aquest mètode no contempla la incertesa, sol combinar-se amb Pert, una metodologia que aplica una funció probabilística per calcular el temps total de l'execució del projecte, en base a les activitats que el componen. Amb els seus resultats es compon una xarxa de nodes que permet analitzar la ruta crítica i preveure la seva desviació estàndard. Per a això s'empren usualment programes de computació. 3. Mètode de la cadena crítica. La més recent de les tres metodologies, però una de les més celebrades pels especialistes. És molt convenient per a projectes complexos que requereixen d'una perspectiva simplificadora. Consisteix en trobar, entre totes les activitats que componen el projecte, quines són les "crítiques", és a dir, les que determinen la seva durada màxima, per després reduir el temps estimat per a cadascuna mitjançant la incorporació de "amortidors de temps" en llocs clau. Aquests amortidors diversifiquen les tasques, permetent guanyar temps i efectivitat sobre la tasca determinada. Els tres mètodes analitzats tenen en comú: La identificació i seqüenciació d’activitats. L’estimació de la duració de cada activitat. L’estimació dels recursos necessaris per a cada una de les activitats. La valoració dels costos. La representació del flux d’activitats. S’han d’homogeneïtzar els criteris a utilitzar en la programació: etapa, activitat, antecedent, temps, etc. Els tres sistemes de representació gràfica (Gantt, PERT i Roy) proporcionen el mateix resultat, únicament Comentari : Roy és el mètode de la cadena crítica? Jo tenia entès que és canvia el diagrama que s’utilitza. un mètode que es basa en aquest. De totes formes no ha estat presentat fins Una bona organització de projectes requereix programar l’estructura organitzativa que ha de decidir, ara, et refereixes a ell o al de cadena crítica? executar i controlar la seva realització. La més aconsellable és l’organització matricial. La coordinació és una necessitat que sorgeix de la mateixa complexitat del projecte i pot adoptar diversos sistemes: Adaptació mútua. 8 de 11  Supervisió directa. Normalització de processos. Normalització de resultats. Normalització d’habilitats Diferents aspectes relacionats amb l’ús dels recursos materials i el temps. Per estimar els recursos de manera adequada és necessari: Definir els objectius a aconseguir. Obtenir informació sobre projectes semblants al que s’ha de realitzar. Conèixer la relació existent entre recursos, temps i resultats. Els recursos s’han de valorar agrupats en tres grans blocs: humans, tècnics i econòmics. S’ha d’assegurar la disponibilitat dels recursos, tant a nivell intern com extern. El temps és un dels recursos més escassos i, per tant, se n’ha d’optimitzar l’ús. Per optimitzar el temps, és necessari quantificar el temps necessari per a cada tasca, entre altres elements. Els «lladres de temps» han de ser identificats per poder neutralitzar-los. Els criteris de «priorització» de les tasques són fonamentals per regular l’ús del temps de manera adequada. La planificació redueix de manera significativa el consum de temps total. La gestió del projecte s’ha d’iniciar amb la definició correcta dels objectius a aconseguir per així poder: identificar els elements més rellevants a tractar; descriure les activitats o tasques a realitzar, i estimar, tan acuradament com sigui possible, els recursos necessaris per a la seva execució. No obstant això, també s’ha vist que no és suficient disposar d’objectius clars i amb els requisits ben detallats o amb un detall exhaustiu de les activitats o dels recursos. L’aspecte principal és la direcció del projecte i la seva organització, cosa que exigeix dominar les tècniques de comunicació, planificació i coordinació. El director de projectes ha de tenir en compte la importància de l’equip humà que ha d’interpretar correctament les decisions i implementar-les. L’optimització de recursos dependrà en gran part d’aquesta sintonia. La utilització de la informació, tant per a la presa de decisions com per al seguiment de l’execució de les activitats, determina la qualitat del resultat. 9 de 11  GLOSSARI Activitat: Realització o acompliment d’un treball efectiu. Sinònim de tasca. Operacions elementals de què es compon un projecte. (1.1.3.) Activitat crítica: Activitat amb marge nul. (2.1.3.) Activitat fictícia: Activitat inexistent però necessària per representar antecedents de manera gràfica en el mètode de PERT. (2.1.3.) Anàlisi de xarxes: Terme genèric per als mètodes de planificació de projectes. (2.1.4.) Antecedent: Activitat que en precedeix una altra i que en limita l’execució. (2.1.3.) Arc: Vector o línia que uneix dues activitats. (2.1.4.) Assignació: Definició de recursos per a una tasca determinada o un conjunt de tasques. (3.1.2.) Camí crític: Successió d’activitats crítiques. La suma de les seves duracions és igual a la duració mínima del projecte. (2.1.3.) Contracte de recursos: Contracte (intern o extern) per assegurar la disponibilitat dels recursos necessaris per al projecte en un moment donat. (1.2.2.) Dependència: Relació temporal entre dues tasques. (2.1.4.) Diagrama: Representació gràfica d’un projecte. Utilitza una escala temporal i descriu les precedències i relacions entre activitats. (2.1.4.) Diagrama de Gantt: Gràfic de barres per establir la seqüència d’un projecte. (2.1.4.) Diagrama de PERT: Representació gràfica amb les activitats situades en els arcs. (2.1.4.) Diagrama de Roy: Representació gràfica amb les activitats situades en els vèrtexs. (2.1.4.) Duració: Temps requerit per completar una activitat. (2.1.4.) Duració mínima del projecte: Temps mínim necessari per realitzar totes les activitats del projecte, respectant-ne els lligams existents. (2.1.4.) Equip de projecte: Personal qualificat emprat per a la realització del projecte. (2.2.1.) Etapa: Moment d’inici o final d’una activitat. No consumeix temps i tampoc recursos. (2.1.4.) Lligam: Límit o limitació. Qualsevol condicionant sobre l’execució de les activitats. Són de tres tipus: potencials, acumulatiu i disjuntiu. (1.2.3. / 2.1.2.) Lògica: Determinació de les activitats antecedents. (2.1.3.) Marge d’activitat: Temps lliure o diferència entre els temps possibles de realització d’una activitat. (2.1.3.) Marge de l’etapa: Diferència de temps entre el final d’una etapa i l’inici d’una altra. (2.1.3.) Organigrama: Representació gràfica de l’estructura organitzativa de l’empresa, institució o projecte. S’hi ha d’incloure la definició de funcions i de responsabilitats. (2.2.1.) Programa: Calendari de realització d’activitats i d’assignació de recursos. (2.1.1.) Programa òptim: Qualsevol programa realitzable que implica una solució no superable. (2.1.4.) Programa realitzable: Programa compatible amb les limitacions existents en el projecte. (2.1.4.) Projecte: Conjunt d’activitats no repetitives amb un principi i un final determinats. (1.1.1.) 10 de 11 Recurs: Qualsevol element essencial per completar una activitat (personal, diners, equipament, temps). (1.1.1. / 3.1.1.) Rull: Error produït en l’assignació d’activitats antecedents. Conjunt tancat sense principi ni final. (2.1.3.) Tasca: Sinònim d’activitat. (1.1.3.) Tasca clau: Tasca o activitat principal susceptible de descompondre’s en altres. (2.1.4.) Temps d’activitat: Duració prevista en funció dels recursos assignats. (2.1.4.) Termini: Duració estimada per a un projecte o per a una part d’aquesta. (2.1.4.) Xarxa: Representació gràfica del conjunt d’activitats. (2.1.3) Fonts i referències https://concepto.de/gestion-de-proyectos https://concepto.de/gestion-en-administracion http://openaccess.uoc.edu/webapps/o2/bitstream/10609/49081/2/Gesti%C3%B3%20de%20project es_M%C3%B2dul1_La%20gesti%C3%B3%20de%20projectes.%20Conceptes%20b%C3%A0sics.pdf http://www.salleurl.edu/semipresencial/ebooks/ebooks/ebook_mpi.pdf https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/administracion-de-proyectos/las-3- metodologias-para-la-gestion-de-proyectos-que-mas-se-utilizan 11 de 11