UP 5 (A) - Laras Minit Mesyuarat PDF

1 UNIT PEMBELAJARAN 5 (A) Laras Minit Mesyuarat Objektif Pengajaran/Pembelajaran: Mengenal pasti ciri-ciri, struktur dan gaya bahasa minit mesyuarat. Membezakan ungkapan khusus yang terdapat minit mesyuara...

1 UNIT PEMBELAJARAN 5 (A) Laras Minit Mesyuarat Objektif Pengajaran/Pembelajaran: Mengenal pasti ciri-ciri, struktur dan gaya bahasa minit mesyuarat. Membezakan ungkapan khusus yang terdapat minit mesyuarat. Menghasilkan penulisan minit mesyuarat yang berkualiti. Melaksanakan mesyuarat dengan mengikut prosedur dan bahasa yang betul. Kandungan Modul: 1. Ciri-ciri Minit Mesyuarat Berkualiti. 2. Struktur Minit Mesyuarat. 3. Penulisan Minit Mesyuarat. 4. Bahasa Laporan Mesyuarat. 5. Perkataan dan Ungkapan. 6. Kesantunan dalam Pengendalian Mesyuarat (Semasa Mesyuarat Diadakan). PENGENALAN Mesyuarat ialah perundingan untuk membincangkan perkara atau agenda tertentu dan bertujuan untuk mencapai persetujuan atau keputusan bersama (Sulaiman Masri & Ahmad Khair Mohd Nor, 2005). Minit mesyuarat merupakan laporan/catatan/satu rekod bertulis tentang perkara atau agenda yang ditimbulkan dan dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Minit mesyuarat hendaklah merekodkan: 1. Perkara-perkara penting yang dibincangkan 2. Keputusan-keputusan yang dibuat 3. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil perhatian CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT BERKUALITI a) Tulen ▪ Fakta benar dan tepat – tidak direka-reka b) Lengkap ▪ Padat, lengkap dan tiada bahan yang tertinggal atau ditokok tambah ▪ Memudahkan pemahaman apabila dibaca walaupun seseorang itu tidak hadir dalam mesyuarat c) Ringkas dan Tepat ▪ Butir-butir perbincangan dicatat dengan tepat dan jelas Salinan Pengajar (FBK)  2 d) Bebas daripada keraguan ▪ Tarikh ▪ Nombor ▪ Nama ▪ Fakta dll. STRUKTUR MINIT MESYUARAT Sebagai rakaman mesyuarat, minit mesyuarat mempunyai strukturnya yang tersendiri, seperti yang berikut: 1. Tajuk; nama mesyuarat yang berkenaan 2. Keterangan tajuk; keterangan yang memasukkan hari, tarikh, waktu dan tempat mesyuarat diadakan 3. Kehadiran; susunan nama hendaklah mengikut kekananan ▪ Hadir - senarai nama orang yang hadir sebagai ahli; bermula dengan Pengerusi Mesyuarat ▪ Hadir bersama – senarai nama orang yang bukan ahli tetapi turut hadir ▪ Tidak Hadir (dengan atau tanpa maaf/kenyataan) – senarai nama orang yang tidak hadir sama ada “dengan maaf/kenyataan” atau tidak 4. Perbincangan; perkara yang diperkatakan dalam mesyuarat, sama ada yang dibahaskan atau dilaporkan. ▪ Perbincangan berdasarkan agenda yang disediakan. ▪ Agenda ialah susunan perkara yang hendak dibincangkan. Contoh agenda mesyuarat; 1. Kata alu-aluan perutusan pengerusi 2. Pengesahan minit mesyuarat terdahulu 3. Perkara-perkara berbangkit 4. Perbincangan hal-hal berkaitan 5. Hal-hal lain ▪ Sebelum perbincangan dimulakan, i. Kata alu-aluan diadakan untuk mengalu-alukan ahli yang baharu. *Bahagian ini tidak perlu ada bagi tiap-tiap mesyuarat (jika tiada ahli). ii. Dalam bahagian ini juga terdapat ucapan tahniah, yakni tahniah kepada ahli yang mendapat anugerah, kejayaan, kurniaan dan sebagainya. ▪ Perbincangan yang sebenarnya bermula dari perkara pertama iaitu pengesahan minit mesyuarat dan seterusnya. ▪ Oleh itu, kita dapat melihat bahawa Perbincangan mempunyai struktur tersendiri seperti yang berikut: 1. Pengesahan minit mesyuarat terdahulu 2. Pindaan minit mesyuarat (jika ada) 3. Perkara-perkara berbangkit 4. Perkara-perkara yang dibincangkan 5. Penyataan tamat mesyuarat 6. Lampiran (jika ada) ▪ Perkara a hingga n yang dibincangkan tidak ada hadnya; penentuan jumlah perkara tersebut tertakluk pada batas waktu yang diizinkan oleh mesyuarat berkenaan. Salinan Pengajar (FBK)  3 PENULISAN MINIT MESYUARAT Laporan mesyuarat atau minit mesyuarat boleh dibuat secara verbatim atau inti sari. i. Laporan secara penuh atau ‘verbatim’ Mencatatkan tiap-tiap sesuatu yang dikatakan oleh ahli yang hadir dan keputusan mengenainya. Laporan verbatim hanya boleh diadakan jika ada permintaan oleh mana-mana ahli dan semua ahli bersetuju. Laporan parlimen merupakan laporan verbatim. Gaya bahasa laporan verbatim adalah seperti yang dituturkan oleh ahli-ahli dalam mesyuarat. Cuma pada akhir laporan itu, dimasukkan perenggan yang merakam keputusan atau persetujuan yang telah dicapai. Contoh: Tan Sri Ahmad bin Kasim, ahli Lembaga Pengelola Universiti Melayu Raya (UMR) meminta Laporan Prestasi Jabatan Mahasiswa dan Jabatan Pensyarah ditangguhkan, manakala Laporan Prestasi Januari – Disember 2003 dibentangkan dalam mesyuarat akan datang. (Dipetik daripada Sulaiman Masri & Ahmad Khair Mohd Nor, 2005) ii. Laporan inti sari Mencatatkan bahagian/perkara utama yang dibincangkan (pokok perbincangan, ringkasan hujah-hujah dan persetujuan yang dicapai). Kebanyakan minit mesyuarat merupakan laporan inti sari. *Nama orang perseorangan yang mengemukakan pendapat dan butir-butir yang dihujahkannya tidak dicatat. Contoh: Keputusan Mesyuarat Ke-160 Lembaga Pengelola Kementerian Kesihatan: Cadangan Penyusunan Semula Jabatan Kimia, dipersetujui. Pelantikan Ketua Pengarah Kesihatan, diterima. (Dipetik daripada Sulaiman Masri & Ahmad Khair Mohd Nor, 2005) Bahasa Laporan Mesyuarat Laporan mesyuarat mempunyai gaya bahasa yang tersendiri, ditandai dengan struktur- struktur ayat dan juga ungkapan-ungkapan khusus. Perkataan-perkataan tertentu yang digunakan dalam bahasa am sehari-hari mempunyai kedudukan yang khusus kerana mendukung pengertian yang sangat penting bagi perjalanan mesyuarat dan ketetapan yang dibuat. Salinan Pengajar (FBK)  4 Perkataan dan Ungkapan Bahasa laporan mesyuarat ditandai oleh perkataan dan ungkapan-ungkapan khas yang sudah menjadi istilah bagi laras minit mesyuarat. Perkataan dan ungkapan-ungkapan ini sebenarnya diambil daripada bahasa sehari-hari. Perkataan dan ungkapan ini dapat dibahagikan kepada tiga domain, iaitu: a. Tindakan terhadap minit mesyuarat b. Perbincangan c. Ketetapan (A) Tindakan terhadap Minit Mesyuarat Tindakan-tindakan yang mungkin dilakukan: i. mengesahkan ii. meminda atau membetulkan. (I) Mengesahkan ▪ Pengesahan menunjukkan penerimaan minit dengan sepenuhnya. Hal ini bermakna minit itu merakam perkara yang berlaku dengan betul dalam mesyuarat sebelumnya. ▪ Berikut merupakan ungkapan yang digunakan bagi tindakan pengesahan: mengesahkan disahkan ▪ Berdasarkan perakaman yang dilakukan, pengesahan boleh terdiri daripada salah satu daripada dua jenis iaitu: i. Pengesahan sepenuhnya Bagi jenis ini, istilah ini diikuti dengan ungkapan “tanpa sebarang pindaan”. Contoh: (i) Jawatankuasa telah mengesahkan minit yang diadakan pada 18 April 2022 tanpa sebarang pindaan. (ii) Minit mesyuarat yang diadakan pada 18 April 2022 telah disahkan tanpa sebarang pindaan. ii. Pengesahan yang diterima sesudah pindaan/ pembetulan Bagi jenis ini pula, istilah “mengesahkan” atau “disahkan” itu diikuti oleh “dengan pindaan” – Sila rujuk contoh dalam (II) di bawah. (II) Meminda atau membetulkan ▪ Pindaan dan pembetulan bertukar ganti dengan bebas. ▪ Pemindaan kepada minit tidak dapat diadakan tanpa konsep pembatalan dan penggantian. ▪ Dalam bahasa minit mesyuarat, konsep ini diwujudkan oleh kata kerja batalkan dan gantikan. Salinan Pengajar (FBK)  5 Pengesahan yang diterima setelah pindaan dan pembetulan. Contoh: (a) Majlis telah mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada 15 April 2022 dengan pindaan berikut: i. Gantikan perkataan “tahunan” dengan “dwitahunan” dalam perenggan kedua, perkara 2.4. ii. Batalkan ayat kedua dalam perenggan pertama, minit 3.2. iii. Masukkan nama Datuk Siti Nurhaliza Binti Taruddin dalam senarai hadir. (b) Minit mesyuarat yang diadakan pada 15 April 2022 telah disahkan dengan pindaan berikut: i. Batalkan perenggan (5) yang berbunyi ahli mesyuarat bersetuju bahawa Prof. Jalal Ahmad akan menjual buku terbitannya semasa persidangan dan tiada gantian dilakukan. (B) Perbincangan Perbincangan membawa pengertian adanya pelbagai pendapat, dan pendapat-pendapat itu tidak semuanya sehaluan antara satu sama lain. Antara tindakan yang mungkin berlaku semasa proses perbincangan ialah: i. perbincangan ii. cadangan nama/perkara iii. menyatakan pendapat iv. reaksi (I) Perbincangan Berikut merupakan ungkapan-ungkapan khusus yang menandai bahasa mesyuarat semasa perbincangan diadakan: membincangkan dibincangkan membahaskan dibahaskan mempertimbangkan dipertimbangkan menghujahkan dihujahkan Ungkapan-ungkapan ini merujuk kepada perbuatan atau proses yang menggambarkan adanya dua pihak yang saling bertindak balas. Contoh: i. Ahli mesyuarat telah membincangkan perkara itu dengan panjang lebar. ii. Perkara itu telah dibahaskan dengan panjang lebar. iii. Ahli mesyuarat telah mempertimbangkan permohonan tersebut. iv. Tindakan mencegah kejadian pecah asrama dan mencuri harta universiti telah dibahaskan dengan panjang lebar. Salinan Pengajar (FBK)  6 Sungguhpun dalam perbendaharaan Bahasa Melayu wujud perkataan “berbincang”, “berbahas” dan “berhujah”, namun bentuk-bentuk perkataan yang menggunakan imbuhan “ber-“ ini tidak digunakan dalam bahasa minit mesyuarat. Contoh: i. Mereka telah berbincang mengenai perkara tersebut. ii. Ahli mesyuarat telah berbahas mengenai perkara tersebut. ▪ Hal ini disebabkan/dikatakan demikian kerana imbuhan “ber” membawa maksud suasana sosial, yakni dalam perbualan biasa. ▪ Bentuk meN-...-kan pula membawa maksud suasana lebih formal dan tidak bersahaja. ▪ Selain itu, bentuk meN-...-kan digunakan dalam laporan/minit mesyuarat kerana bentuk ini memberi kemungkinan menggunakan padanan pasifnya, iaitu di-...-kan secara bersilih ganti dalam bahasa laporan/minit mesyuarat. (II) Cadangan Nama/Perkara Membuat cadangan, syor, saranan atau usul merupakan salah satu tindakan dalam perbincangan. Tindakan ini merujuk kepada cadangan bagi: i. sesuatu perkara ii. tindakan iii. cadangan nama (nomination), yakni apabila hendak mencalonkan seseorang untuk menjalankan sesuatu tugas dan tindakan iv. pengesahan minit mesyuarat Ungkapan-ungkapan khusus yang menandai bahasa mesyuarat semasa cadangan, syor, saranan atau usul diadakan termasuklah: mencadangkan dicadangkan mengesyorkan disyorkan mengusulkan diusulkan menyarankan disarankan Contoh: i. Tuan Haji Lukman telah dicadangkan oleh tuan pengerusi sebagai ahli jawatankuasa kebajikan. ii. Pengerusi mencadangkan Tuan Haji Zainal sebagai ahli jawatankuasa berkenaan. ii. Mesyuarat mengesyorkan pihak berkenaan mengkaji perkara ini dengan lebih teliti. iii. Mesyuarat mengusulkan pihak berkenaan mengkaji perkara ini dengan lebih teliti. iv. Pengesahan minit telah dicadangkan oleh Encik Izzan Ahmad. v. Pengerusi menyarankan semua ahli supaya berusaha mencari tajaan bagi tujuan membeli cenderamata. Salinan Pengajar (FBK)  7 Nota*: Bagaimanapun, dalam laporan-laporan mesyuarat, didapati bahawa perkataan mencadangkan - dicadangkan paling kerap digunakan. Senarai perkataan seperti mengesyorkan-disyorkan, menyarankan-disarankan dan mengusulkan-diusulkan lebih sering didengar dalam perbahasan yang sebenarnya, bukan dalam laporan mesyuarat. Nota: Untuk cadangan nama ungkapan yang paling sesuai digunakan ialah mencadangkan dan dicadangkan. (III) Menyatakan Pendapat “Berpendapat” ialah bentuk perbuatan bagi pemberian pendapat. Dalam perbendaharaan bahasa Melayu, ada perkataan yang seerti dengan berpendapat iaitu “fikir”, “rasa”, dan “kira”. Walau bagaimanapun, perkataan-perkataan ini terlalu bersahaja penggunaannya dan lebih sesuai untuk perbualan sosial daripada untuk merakamkan laporan mesyuarat. Contoh: a. Suasana formal (dalam mesyuarat) Encik Ahmad berpendapat cadangan Puan Alima sangat baik. b. Suasana tidak formal/perbualan sosial i. En. Ahmad fikir cadangan Puan Alima sangat baik. ii. En. Ahmad rasa cadangan Puan Alima sangat baik. iii. En. Ahmad kira cadangan Puan Alima sangat baik. (IV) Reaksi Jika ada cadangan, maka ada sokongan atau bangkangan yang merupakan reaksi positif atau negatif bagi “cadangan perkara”, “cadangan nama” dan “cadangan pengesahan”. Berikut merupakan ungkapan-ungkapan khusus yang merupakan reaksi positif atau negatif bagi setiap jenis cadangan tersebut: sokongan disokong bangkangan dibangkang Contoh: i. Cadangan Cik Maisarah untuk mengadakan Hari Keluarga Jabatan pada 16 April 2022 telah disokong oleh Cik Iffah Aliah. ii. Cadangan pembelian komputer sebanyak 23 unit mendapat sokongan sepenuhnya daripada ahli mesyuarat. iii. Cadangan En. Sukri untuk menaik taraf makmal komputer telah dibangkang oleh En. Zakuan memandangkan peruntukan yang sedia ada tidak mencukupi. Salinan Pengajar (FBK)  8 C. Ketetapan “Ketetapan” bermaksud tindakan yang diambil oleh mesyuarat setelah perbincangan, sama ada bersetuju “menerima”, “memperakukan”, “meluluskan” dan “memutuskan”. Tindakan yang diambil itu boleh merupakan ketetapan positif atau ketetapan negatif. Sungguhpun dalam perbendaharaan bahasa Melayu “bersetuju” boleh dipadankan dengan “tidak bersetuju”, tetapi dalam laporan mesyuarat, ungkapan “tidak bersetuju’ tidak timbul. Hal ini disebabkan mesyuarat mesti mencapai persetujuan sama ada positif atau negatif, meluluskan atau tidak meluluskan, menerima atau menolak, memperakukan atau tidak memperakukan dan memutuskan atau tidak memutuskan. Contoh: i. Mesyuarat bersetuju menerima cadangan Cik Salmah. Mesyuarat bersetuju menolak cadangan Encik Roslan. ii. Majlis bersetuju meluluskan permohonan lawatan ke Sarawak. Majlis bersetuju tidak meluluskan permohonan lawatan ke Jakarta. iv. Jawatankuasa bersetuju memperakukan kepada majlis supaya calon-calon ini dinaikkan pangkat. Jawatankuasa bersetuju tidak memperakukan kepada majlis supaya calon- calon ini tidak dinaikkan pangkat. v. Mesyuarat memutuskan supaya hadiah sagu hati diberikan kepada penceramah. Mesyuarat memutuskan tidak memberi sebarang hadiah sagu hati kepada penceramah. Contoh-contoh di atas menunjukkan “bersetuju” merupakan unsur yang penting dalam semua tindakan yang berlaku. Kelulusan, jika diberi merupakan “tindakan mutlak”. Bagaimanapun, sesuatu tindakan yang dibuat berdasarkan sesuatu perbincangan boleh diambil dengan adanya syarat- syarat tertentu, dalam hal ini ungkapan yang digunakan ialah ‘tertakluk pada’. Contoh: i. Mesyuarat bersetuju meluluskan pelaksanaan projek tersebut tertakluk pada adanya belanjawan yang mencukupi. ii. Majlis bersetuju meluluskan lantikan pelantikan calon-calon berikut tertakluk kepada kelayakan masing-masing. Salinan Pengajar (FBK)  9 Kesimpulan bagi ketetapan-ketetapan dalam mesyuarat adalah seperti yang berikut: menerima/menolak i. bersetuju/memutuskan + memperakukan tidak memperakukan meluluskan/tidak meluluskan perakuan ii. bersetuju/memutuskan menerima/menolak + rancangan cadangan cadangan iii. bersetuju/memutuskan (untuk) memperakukan + permohonan pelantikan iv. bersetuju/memutuskan (untuk) meluluskan + belanjawan dan sebagainya apa-apa tindakan yang telah v. bersetuju/memutuskan + dipersetujui Di samping itu, ada sejenis fungsi dalam mesyuarat yang tidak ada tindakan yang menyusulnya. Fungsi ini diwakili oleh ungkapan “mengambil perhatian” atau “mengambil maklum” dan dalam hal ini, mesyuarat hanya mengambil maklum tentang perkara tertentu. Tidak ada ungkapan “diambil perhatian” atau “perhatian telah diambil” sebagaimana penggunaan bahasa seharian. Contoh: i. Mesyuarat mengambil perhatian bahawa pihak pentadbiran telah membuat rayuan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam. ii. Jawatankuasa mengambil maklum bahawa jawatan-jawatan tersebut telah diiklankan. Salinan Pengajar (FBK)  10 KESANTUNAN DALAM PENGENDALIAN MESYUARAT (SEMASA MESYUARAT DIADAKAN) A. Bercakap Menunggu Giliran Perkataan “mesyuarat” bermaksud terdapat sekumpulan orang yang mempunyai minat yang sama dalam sesuatu perkara, dan mereka bertemu di tempat tertentu untuk berbincang dan mencapai kata sepakat tentang perkara berkenaan (Asmah, 2007). Ciri formal yang terdapat pada mesyuarat juga jelas dilihat dalam peluang bercakap. Ahli mesyuarat tidak boleh bercakap mengikut kehendak mereka sendiri. Mereka harus menunggu giliran, dan giliran ini ditentukan oleh Pengerusi mesyuarat. Sikap tidak santun akan wujud dalam konteks seperti yang berikut : i. Mencelah apabila orang lain sedang bercakap ii. Bercakap tanpa kebenaran pengerusi iii. Membuat komen semasa orang lain sedang bercakap iv. Mengadakan perbincangan sendiri dengan rakan ketika orang lain sedang bercakap. B. Menggunakan Rutin Bahasa yang Sesuai Rutin bahasa yang dimaksudkan ialah ungkapan khas yang digunakan dalam keadaan tertentu. Di dalam bilik mesyuarat, terdapat ungkapan khusus yang merupakan rutin bahasa mesyuarat. 1. Rutin bahasa membuka mesyuarat Contoh i. Tuan-tuan dan puan-puan, saya dengan ini memulakan mesyuarat ini… 2. Rutin bahasa menunda atau menamatkan mesyuarat Contoh i. Tuan-tuan dan puan-puan, saya dengan ini menunda mesyuarat ke-7 sehingga suatu tarikh yang akan diberitahu kelak. ii. Tuan-tuan dan puan-puan, saya dengan ini menamatkan mesyuarat ini. Ungkapan “dengan ini” perlu digunakan untuk memberi penegasan kepada peristiwa berkenaan 3. Rutin bahasa mengemukakan cadangan/usul Contoh i. Tuan Pengerusi, saya ingin mencadangkan jumlah komputer di bilik sumber ditambah. ii. Puan Pengerusi, saya ingin mencadangkan minit 5.5 dipinda, dengan menggugurkan ayat kedua. Dalam konteks ayat 3(a) dan 3 (b), kata “ingin” digunakan untuk melembutkan suasana dan kedengaran lebih sopan. Salinan Pengajar (FBK)  11 4. Rutin bahasa apabila bersetuju atau menyokong sesuatu usul Contoh i. Tuan Pengerusi, saya ingin menyokong cadangan Encik Fahim tadi. ii. Puan Pengerusi, saya bersetuju dengan pendapat tersebut. 5. Rutin bahasa apabila tidak bersetuju atau tidak menyokong sesuatu usul Contoh i. Tuan Pengerusi, saya tidak dapat menyokong cadangan ini kerana… ii. Puan Pengerusi, saya kurang bersetuju dengan pendapat ini. (boleh juga nyatakan alasan) Dalam konteks ayat 5(a) dan 5(b), kata “dapat” dan “kurang” masing- masingnya dapat melembutkan suasana. C. Menggunakan Bentuk Rujukan yang Hormat Dalam mesyuarat, cara yang sesuai menyapa pengerusi mesyuarat ialah “Tuan Pengerusi” bagi lelaki dan “Puan Pengerusi” bagi perempuan. Cara sapaan ini sudah memadai walaupun pengerusi mesyuarat mempunyai gelaran seperti “Profesor”, “Dr.” dan sebagainya. Walau bagaimanapun, jika pengerusi mesyuarat mempunyai gelaran “Tan Sri” atau “Datuk/Dato’”, maka bolehlah menggunakan sapaan seperti “Tan Sri Pengerusi” atau “Datuk Pengerusi”. Rujukan Asmah Omar (2007). Kesantunan Bahasa dalam Pengurusan Pentadbiran dan Media. Dewan Bahasa dan Pustaka. Asmah Omar (1987). Bahasa Laporan. Cetakan Pertama. Dewan Bahasa dan Pustaka. Samsudin Wahab. (2005). Surat, Minit Mesyuarat, Dokumen Perniagaan & Laporan. PTS Professional Publishing. Salinan Pengajar (FBK)  12 Lampiran A CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT ………… (catatkan nama mesyuarat) Bil…. Tahun……. (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh :………………… Masa : ………………… Tempat : ………………… HADIR (Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.) HADIR BERSAMA/ TURUT HADIR (Senaraikan nama pegawai yang bukan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) 1. PERUTUSAN YBHG. PENGERUSI ▪ Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi Mesyuarat. 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT ▪ Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk pada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan berkenaan. 3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT ▪ Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas. ▪ Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. ▪ Bagi memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. ▪ Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. 4. PERBINCANGAN ▪ Ruangan ini mengandungi catatan tindakan yang berlaku semasa proses perbincangan, iaitu: i. perbincangan ii. cadangan nama/perkara iii. menyatakan pendapat iv. reaksi v. ketetapan 5. HAL-HAL LAIN PENUTUP ▪ Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: v. Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan vi. Ucapan terima kasih daripada pengerusi mesyuarat vii. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan URUS SETIA (Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab mengendalikan/mencatat mesyuarat) TARIKH Salinan Pengajar (FBK)  13 (Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan) Salinan Pengajar (FBK)  14 Contoh 1 Minit Mesyuarat Mesyuarat Tamhidi Bil. 4/2022 Tarikh: 3 September 2022 (Jumaat) Masa: 3.00 petang Tempat: Bilik Mesyuarat Bangunan MPG Kehadiran Puan Suhaili A. Jalil - Pengerusi Pengarah Pusat Tamhidi Encik Sanusi Shariff Penyelaras Tamhidi Syariah & Undang-Undang Puan Alifah Haji Hamid Penyelaras Tamhidi Perakaunan & Muamalat Puan Faaizatul Ahya Haji Abdul Hamid Pensyarah Puan Halimaton Sa’adiah Ariffin Puan Zunaidah Ismail Encik Mohamed Akhiruddin Ibrahim Encik Wan Amir Nudin Wan Ishak Puan Siti Rubaini Mat Cik Siti Fazilah Shaik Mohd Nor Encik Muhammad Ridhwan Rajendra Puan Latipah Mohd Noor Puan Junaidah Md. Din Puan Nur Ashikin Zakaria Puan Azlina Mohamed Nor Puan Azniwati Abdul Aziz Guru Bahasa Puan Shamsiah Mohd. Hidir Cik Safiah Sharif @ Sheriff Puan Mina Belfqih Cik Siti Jalilah Mohd Tubin Penolong Pendaftar Puan Mazlina Bt Mohamed Tamjid - Setiausaha Tidak Hadir Dengan Kenyataan Dr Salina Mat Radzi Penyelaras Tamhidi Perubatan, Pergigian, dan Sains & Teknologi PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  15 1.0 Ucapan Alu-aluan Pengerusi 1.1 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli mesyuarat dan mengucapkan terima kasih atas komitmen menghadiri mesyuarat Jabatan. 2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 3/2022 2.1 Minit Mesyuarat Pusat Tamhidi Bil. 3/2022 disahkan tanpa pindaan. 3.0 Perkara-Perkara Berbangkit 3.1 Sistem myAKRAB 3.1.1 Perkara 3.1 Minit Mesyuarat Bil. 3/2022 3.1.1.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa taklimat kependidikan myAKRAB telah diadakan pada 6 Ogos 2022 bersempena dengan Hari Bersama Pelanggan PusatTamhidi. 3.1.1.2 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Puan Mazlina binti Mohamed Tamjid, Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi) 1 telah dilantik sebagai Penyelaras myAKRAB Pusat Tamhidi yang antara lain ditugaskan sebagai penyelaras aduan dan masalah berkaitan dengan sistem myAKRAB dengan Jabatan Pendaftar serta memantau penggunaan sistem myAKRAB peringkat PTJ. 3.1.1.3 Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa isu berkaitan dengan myAKRAB akan menjadi agenda tetap Mesyuarat Pusat Tamhidi terutama berkaitan dengan laporan kehadiran kakitangan akademik. Tindakan: Makluman 3.2 Anugerah Khas Tahun 2022 3.2.1 Perkara 3.3.1 Minit Mesyuarat Bil. 3/2022 Mesyuarat diminta supaya membuat pencalonan bagi Anugerah Staf Contoh Bulanan seperti arahan USIM. Tindakan: Semua ahli mesyuarat PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  16 3.3 Pelaksanaan Outcome Based Education (OBE) 3.3.1 Perkara 4.4.1 dan 4.4.3 Minit Mesyuarat Bil. 3/2022 Mesyuarat meminta supaya format pelaporan pelaksanaan OBE disediakan dan diedarkan kepada guru-guru untuk tujuan keseragaman. Tindakan: Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi) 1 3.4 Malaysian University English Test (MUET) 3.4.1 Perkara 4.5.1 Minit Mesyuarat Bil. 3/2022 3.4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Lembaga Senat Universiti pada 20 Mei 2022 telah meminta Pusat Tamhidi menyediakan Laporan Perkembangan MUET pelajar setiap dua minggu. Tindakan: Makluman 3.4.1.2 Mesyuarat meminta supaya format pelaporan tersebut disediakan dan diedarkan kepada guru-guru untuk tujuan keseragaman. Tindakan: Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi) 1 4.0 Agenda Mesyuarat 4.1 Perjawatan Pusat Tamhidi 4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa sehingga September 2022, terdapat 5 kekosongan jawatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPPS) Gred DG41. Mesyuarat juga mengambil maklum bahawa kekosongan tersebut telah dimaklumkan ke Jabatan Pendaftar untuk dibuat pengisian pada tahun 2022. Tindakan: Makluman 4.1.2 Mesyuarat turut dimaklumkan bahawa Pengurusan Universiti telah membuat keputusan untuk tidak menyambung lantikan kontrak Encik Abdul Rahim Haji Omar dan Puan Fatimah Abdul Razak yang akan tamat perkhidmatan pada 31 Oktober 2022. Sehubungan dengan itu, mesyuarat merakamkan ucapan setinggi-tinggi penghargaan atas sumbangan dan khidmat bakti PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  17 mereka selama berkhidmat di Pusat Tamhidi sejak Pusat Tamhidi ditubuhkan pada tahun 2004. Tindakan: Makluman 4.2 Penyelarasan Cuti dan Keselamatan Sempena Cuti Hari Raya Aidilfitri 2022 4.2.1 Dimaklumkan bahawa Pengurusan Universiti telah menetapkan supaya sepanjang cuti Hari Raya Aidilfitri tahun 2010, keberadaan kakitangan di pejabat perlu diselaras dan dipantau bagi memastikan operasi jabatan tidak terjejas. Tindakan: Makluman 4.2.2 Mesyuarat juga dimaklumkan mengenai langkah-langkah keselamatan Universiti sempena cuti Hari Raya Aidilfitri 2022 seperti yang berikut: (i) Setiap Jabatan perlu memeriksa peralatan elektronik supaya semua punca kuasa elektrik dimatikan sebelum meninggalkan pejabat. (ii) Setiap Jabatan perlu mengemukakan nama dua orang pegawai yang bertanggungjawab menjaga keselamatan bangunan kepada Bahagian Keselamatan USIM. (iii) Menyimpan peralatan berharga di tempat yang selamat dan setempat (berpusat). (iv) Memastikan semua pintu bilik dikunci sebelum meninggalkan pejabat pada hari terakhir sebelum bercuti. (v) Kakitangan dilarang membawa peralatan/harta benda Universiti keluar daripada kawasan kampus tanpa kebenaran daripada Ketua Jabatan. (vi) Semua kakitangan tidak dibenarkan sama sekali memasuki kawasan Universiti pada 10 hingga 12 September 2022. Mana-mana kakitangan yang dikehendaki bertugas dalam tempoh cuti perlulah mendapatkan arahan secara bertulis daripada Ketua Jabatan. (vii) Pintu pagar utama Universiti dan pintu masuk utama kampus cawangan Pandan Indah akan ditutup sepenuhnya pada 9 September 2022 (Khamis) mulai jam 11.30 malam. Tindakan: Semua ahli mesyuarat 4.3 Penyelarasan Tugas Penyelaras Program Tamhidi PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  18 4.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pusat Tamhidi telah membuat sedikit pindaan kepada senarai tugas Penyelaras Program seperti yang diedarkan. Mesyuarat diminta merujuk sebarang permasalahan senarai tugas yang telah ditetapkan kepada Penyelaras yang berkaitan. Tindakan: Semua ahli mesyuarat 4.4 Penyusunan Semula Tugas Penolong Pendaftar PusatTamhidi 4.4.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pusat Tamhidi telah menyusun semula tugas-tugas Penolong Pendaftar Pusat Tamhidi 1 dan 2 seperti yang diedarkan. Mesyuarat diminta untuk merujuk sebarang permasalahan kepada pegawai yang berkaitan. Tindakan: Semua ahli mesyuarat 1.4.2 Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa, selaras dengan penyusunan semula tugas-tugas Penolong Pendaftar tersebut, agihan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) telah disusun seperti yang berikut: (i) Puan Suriati Alias – membantu Penolong Pendaftar 1 (ii) Puan Syaslizah Mohamad – membantu Penolong Pendaftar 2 Tindakan: Makluman 4.5 Urusan Peperiksaan 4.5.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Peperiksaan Akhir Semester I Pusat Tamhidi akan diadakan pada 25 hingga 29 November 2022 di Stadium Tertutup Nilai. Jadual peperiksaan akan dikeluarkan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum tarikh peperiksaan. Tindakan: Makluman 4.5.2 Mesyuarat diminta mengambil perhatian terhadap tarikh-tarikh penting dalam Jadual Kerja Peperiksaan Akhir Semester I Pusat Tamhidi seperti yang diedarkan. Tindakan: Semua ahli mesyuarat 4.5.3 Mesyuarat juga diminta mengambil perhatian supaya menyediakan dua set soalan bagi setiap mata pelajaran selaras dengan dasar yang sedang berkuat kuasa. PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  19 Tindakan: Semua ahli mesyuarat 4.5.4 Mesyuarat diminta memaklumkan pihak pentadbiran sekiranya terdapat Tenaga Pengajar Sambilan yang dilantik sebagai penyedia kertas soalan bagi tujuan penyediaan surat arahan. Tindakan: Semua ahli mesyuarat 4.5.5 Mesyuarat juga diminta mengambil maklum mengenai dasar baharu yang menetapkan buku rujukan yang dibenarkan dibawa semasa peperiksaan akan disediakan oleh pelajar sendiri dan tidak lagi disediakan oleh Pusat Tamhidi/USIM. Tindakan: Semua ahli mesyuarat 4.6 Cadangan Sistem Tiga Semester 4.6.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pusat Tamhidi akan membuat permohonan kepada USIM untuk menangguhkan pelaksanaan sistem tiga semester di Pusat Tamhidi atas justifikasi-justifikasi yang telah dinyatakan dalam kertas tersebut. Sebagai langkah jangka pendek bagi meningkatkan pencapaian pelajar yang menjadi asas kepada cadangan pelaksanaan sistem tiga semester tersebut, Pusat Tamhidi telah menggariskan perkara-perkara berikut: (i) Mengecilkan saiz kumpulan kuliah supaya setiap pelajar dapat diberi perhatian yang lebih oleh guru dan memudahkan pemahaman pelajar (ii) Melaksanakan pendekatan OBE yang diarahkan bagi mengurangkan beban pelajar (iii) Memberi seminar, taklimat dan kem berunsurkan motivasi untuk memberi galakan kepada pelajar (iv) Memberi seminar dan taklimat berkenaan dengan teknik belajar dan teknik mengambil nota bagi membantu pelajar menghadapi perubahan alam persekolahan dan alam universiti (v) Mengemukakan PNGK atau keputusan peperiksaan pertengahan semester pelajar lebih awal supaya pelajar mengetahui kekuatan dan kelemahan masing-masing Tindakan: Makluman 4.7 5S dan KIK 4.7.1 Mesyuarat mengambil maklum akan penubuhan pasukan 5S Pusat Tamhidi. Pasukan ini juga telah menyediakan Garis PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  20 Panduan Pelaksanaan Amalan 5S di Pusat Tamhidi. Aktiviti- aktiviti berkaitan dengan 5S adalah seperti yang digariskan dalam pelan tindakan 5S dalam garis panduan tersebut. Tindakan: Makluman 4.7.2 Mesyuarat mengambil maklum akan senarai kumpulan KIK yang telah disediakan dan diedarkan. Giliran kumpulan KIK yang akan menyertai aktiviti KIK pada tahun 2023 dan seterusnya akan dilakukan secara cabutan oleh pihak pentadbiran. Tindakan: Makluman 4.8 Keperluan Latihan Kakitangan 4.8.1 Mesyuarat mengambil maklum akan laporan kehadiran latihan kakitangan Pusat Tamhidi seperti yang dibentangkan. Tindakan: Makluman 4.8.2 Mesyuarat diminta mengambil perhatian bagi memastikan keperluan menghadiri latihan selama 7 hari setahun dipenuhi sama ada melalui kursus/latihan/seminar luar atau dalam, atau menghadiri aktiviti-aktiviti USIM yang direkodkan di U-Event seperti Perhimpunan Bulanan, Tazkirah dan seumpamanya. Tindakan: Semua Ahli mesyuarat 4.8.3 Mesyuarat juga diminta mengambil perhatian supaya memaklumkan Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi) 2 selaku Pegawai Latihan Pusat Tamhidi sekiranya telah menghadiri kursus / latihan / seminar / bengkel / persidangan anjuran pihak luar selain USIM supaya dapat direkodkan dalam sistem Munazzim untuk dikira sebagai kehadiran ke latihan. Tindakan: Semua Ahli mesyuarat 5.0 Hal-Hal Lain 5.1 Masalah Pelajar PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  21 5.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat pelajar yang mempunyai masalah sama ada dari segi pembelajaran atau peribadi dan tidak tahu/tidak merujuk kepada pakar (kaunselor) untuk menyelesaikan masalah mereka. Tindakan: Makluman 5.1.2 Sehubungan dengan itu, mesyuarat mencadangkan sesi taklimat kepada pelajar bersama kaunselor diadakan untuk menerangkan perkhidmatan yang dibekalkan oleh Unit Kaunseling dan Pembangunan Sahsiah, Bahagian HEP. Tindakan: Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi) 2 5.1.3 Mesyuarat turut mencadangkan sesi latihan berkaitan dengan kaunseling diadakan kepada semua tenaga akademik Pusat Tamhidi untuk memberi sedikit latihan dan kemahiran kepada mereka untuk menangani masalah pelajar. Tindakan:Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi 2) 6.0 Penutup Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5.15 petang. Disediakan oleh: Disemak oleh: Mazlina Mohamed Tamjid Suhaili A. Jalil Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi) 1 Pengarah Pusat Tamhidi Tarikh: Tarikh: PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  22 Latihan Penulisan Minit Mesyuarat Latihan 1 Arahan: Pilih jawapan yang paling tepat. 1. Ciri-ciri minit mesyuarat yang berkualiti ialah I. bebas daripada keraguan II. fakta benar dan tepat III. panjang dan lengkap IV. ringkas dan tepat A. I dan II sahaja B. III dan IV sahaja C. I, II dan IV sahaja D. II, III dan IV sahaja 2. Pilih perkataan yang sesuai untuk menunjukkan tindakan terhadap minit mesyuarat. A. membahaskan B. memutuskan C. mempertimbangkan D. mengesahkan 3. Susun semula struktur penulisan minit mesyuarat berikut berdasarkan aturan yang betul. I. kata alu-aluan pengerusi II. perkara-perkara berbangkit III. perbincangan hal-hal berkaitan IV. pengesahan minit mesyuarat terdahulu A. I, II, III dan IV B. I, IV, II dan III C. III, II, I dan IV D. IV, III, I dan II PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  23 Latihan 2 Arahan: Anda dikehendaki menulis ayat yang lengkap dalam laras minit mesyuarat untuk setiap ungkapan berikut: 1. Tindakan ke Atas Minit Mesyuarat (Mengesahkan) _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. Cadangan Nama _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 3. Menyatakan Pendapat _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Reaksi Positif _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 5. Reaksi Negatif _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 6. Ketetapan _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ *Sila rujuk contoh/nota sebagai jawapan. PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  24 Latihan 3 Arahan: Terdapat 10 kesalahan penggunaan gaya bahasa yang kurang sesuai untuk penulisan minit mesyuarat. Garis dan nomborkan kesalahan tersebut, dan seterusnya gantikan dengan gaya penulisan yang sesuai di ruangan yang disediakan. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Induk Kedua Persatuan Bahasa Antarabangsa Universiti Malaya, Kuala Lumpur Tempat : Dewan Inai, Fakulti Bahasa dan Linguistik, Tarikh : 25 Jun 2022 Masa : 3.00 petang Hadir YBhg. Prof. Dr. Ali. Bin Awang (Pengerusi) Puan Kamariah Omar (Setiausaha) Puan Aminah bt. Ahmad Puan Mary Abraham Puan Sabariah Abdullah Puan Aini Mahmud Prof. Madya Dr. Yap Swee Hang Puan Zainab Salleh Tidak Hadir dengan Kenyataan Dr. Fadzil Khalid Datin Rohana Said Tuan Haji Rahman Rahim Perkara 1: Ucapan Alu-aluan Pengeruasi Pengerusi menyambut (1) kehadiran ahli mesyuarat yang hadir dan mengucapkan terima kasih atas komitmen menghadiri mesyuarat Jabatan. Perkara 2: Mengesahkan Minit Mesyuarat Induk Jawatankuasa Kedua Minit ini telah diterima (2) setelah semakan (3) ejaan dibuat. Perkara 3: Perkara Berbangkit Tiap-tiap perkara di bawah tajuk ini akan diperkatakan (4) dalam Perkara 4 dalam agenda. Perkara 4: Laporan Jawatankuasa Kecil 4.1 Kemajuan Percetakan Jurnal Bahasa Antarabangsa, Keluaran 3 Ahli mesyuarat memaklumkan, artikel-artikel masih lagi pada peringkat penyuntingan. Terdapat sembilan artikel yang telah disunting. Ketua editor dan Puan Sabariah masih menunggu penilaian beberapa artikel lagi. PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  25 4.2 Penerbitan Kertas kerja Language and Socialisation Ahli mesyuarat mengambil maklum bahawa penerbitan kertas kerja Language and Socialisation akan diterbitkan dalam bulan Mei atau Jun 2022. 4.3 Persidangan Language and The Media Prof. Madya Dr. Shanta David memaklumkan bahawa rancangan ini masih lagi pada peringkat persediaan. Jawatankuasa Persidangan baru sahaja ditubuhkan. Beliau juga mengatakan (5) bahawa kebanyakan Jawatankuasa Induk akan menjadi ahli Jawatankuasa persidangan ini. Ahli Jawatankuasa yang hadir memberi saranan (6) agar tarikh 27 sehingga 29 April tahun 2022 ialah masa yang sesuai bagi persidangan itu. Dr. Shanta juga diminta menyediakan draf brosur untuk dilihat dan dibincangkan oleh Jawatankuasa Induk dalam mesyuarat akan datang. 4.4 Penerbitan Berita Persatuan Perkara ini telah diterima (7) sepenuhnya oleh semua ahli mesyuarat. Puan Aini Mahmud diarah (8) menyediakan kertas cadangan. Perkara 5: Hal-hal Lain Mesyuarat sebulat suara (9) menerima cadangan program khidmat masyarakat. Program terperinci akan dibincangkan dalam mesyuarat akan datang. Mesyuarat dihentikan (10) pada pukul 5.00 petang dengan ucapan terima kasih daripada Pengerusi. Disediakan oleh: Disahkan oleh: Puan Kamariah Omar Prof. Dr. Ali. Bin Awang Setiausaha Pengerusi Tarikh: Tarikh: Jawapan Bil. Kesalahan Jawapan 1 menyambut mengalu-alukan 2 diterima disahkan 3 semakan pembetulan/pindaan 4 diperkatakan dibincangkan/dibahaskan/dihujahkan 5 mengatakan memaklumkan 6 memberi saranan mencadangkan 7 diterima disokong PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)  26 8 diarah diminta 9 sebulat suara bersetuju 10 dihentikan ditangguhkan PBM2022 Salinan Pengajar(PPB)