UD 4 - Control RRHH - Registro Información - PDF

UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas UD 4 – El control de los RRHH. Registro y Archivo de la Información y la Documentación 1.- El control de los Recursos Humanos El control es el...

UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas UD 4 – El control de los RRHH. Registro y Archivo de la Información y la Documentación 1.- El control de los Recursos Humanos El control es el proceso mediante el cuál se determina si los resultados obtenidos son acordes con lo planificado para, en caso contrario, establecer medidas correctivas pertinentes para no reincidir en los errores cometidos. Comparación del Establecimiento Seguimiento del Desempeño con Corrección de Estándares Desempeño los estándares Estándares de cantidad (Volumen de producción, número de empleados / volume de producción, índice de rotación de los empleados...) Estándares de calidad (evaluación del desempeño, unidades defectuosas / unidades producidas, índice de absentismo, índice de siniestralidad...) Estándares de tiempo (Tiempo de permanencia de los empleados en la empresa, tiempo medio por unidad, horas / trabajador por unidad, tiempo del proceso de selección...) Estándares de Coste (Coste unidad producida, coste de mano de obra directa, coste de mano de obra indirecta, coste de selección, coste de la formación, coste de los accidentes y enfermedades profesionales...) 2.- Evaluación del Desempeño El que buscamos a través de la evaluación y el seguimiento del desempeño y conocer hasta que punto el rendimiento de nuestros recursos humanos está siendo el correcto y esperado, y que puntos se pueden mejorar. Los objetivos de esta evaluación pueden ser Reforzar aquellos puntos que el trabajador está realizando de forma correcta, y hacérselo saber, con el objetivo también de aumentar su nivel de motivación. Detectar posibles ineficiencias para de este modo realizar un trabajo más provechoso tanto para el trabajador cómo para la empresa. Tomar decisiones relacionadas con posibles aumentos salariales, pagos de primas y posibles ascensos. 1 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas Revaluar los planes de carrera de los empleados a partir de su rendimiento, y analizar posibles necesidades de formación. Para medir el grado de rendimiento del trabajador, previamente debemos establecer una serie de metas que debe cumplir el trabajador (estándares) para posteriormente comparar el desempeño del trabajador con los estándares previamente establecidos. Estos estándares o metas deben cumplir una serie de características: Estándares específicos: deben establecerse estándares claramente determinados y concretos, ya que ayudan a aumentar el desempeño. Por ejemplo, no debemos decir debemos mejorar el rendimiento de la empresa, sino que deberemos decir debemos aumentar la velocidad en el proceso de producción “x”. Estándares medibles: deben establecerse en términos cuantitativos y con fechas de cumplimiento. Las metas establecidas en términos absolutos (por ejemplo “una producción diaria promedio de 300 unidades) son menos confusas que las que se formulan en términos relativos (por ejemplo “aumentar la producción en un 20%). Estándares que supongan un reto pero que sean factibles: las metas deben ser desafiantes, pero no tan difíciles que parezcan imposibles o poco realistas. Estándares acordados: Las metas establecidas a través de acuerdo con los trabajadores producen menos rechazo y pueden ser más motivantes y por lo tanto producir un mejor desempeño. Específicos Acordados Características Medibles Estándares Desafiantes pero Factibles Actividad 1 EP a) Establece dos metas que deberá cumplir un empleado que escojas de tu empresa, y que cumplan los requisitos que estudiamos con anterioridad. b) Indica si lo harías de manera acordada o impuesto por la empresa. c) Indica para que tendría utilidad (posibilidad de una prima salarial, ascenso, carrera profesional...) 2 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas 3.- Control de Absentismo El absentismo laboral es toda ausencia de una persona de su puesto de trabajo en horas que correspondan a un día laborable, dentro de la jornada legal de trabajo. Es decir el absentismo no solo habla de faltas injustificadas sino también de aquellas que están justificadas. Períodos de tiempo que el empleado se ausenta de su puesto de trabajo dentro de su horario por causas justificadas reconocidas: Absentismo Justificado - Incapacidad temporal - Permisos legales (retribuidos y no retribuidos) -... Faltas al trabajo por causas injustificadas - Retrasos Absentismo non Justificados - Salir antes de la hora - Enfermedades fingidas -... Consiste en acudir al trabajo, pero dedicando parte de la jornada a actividades que no guardan relación con las tareas propias del puesto que se ocupa. - Consultar páginas Web sin relación con la tarea Absentismo presencial - Utilización del correo electrónico con fines personales - Prolongación descansos - Leer el periódico -... Las principales causas del absentismo son: - Causas legales: están amparadas por la existencia de una norma que permite que un empleado no acuda a trabajar cuándo se dan determinadas circunstancias (matrimonio, enfermedad, accidente...) - Causas Psicológicas: Provocadas por el estrés y la ansiedad que provocan enfermedades y merma de la motivación. - Falta de motivación: provocan absentismo una inadecuada retribución, mal clima laboral, falta de formación, pocas expectativas de promoción, una mala distribución de la jornada laboral. - Enfermedades Ficticias: El absentista voluntario se caracteriza por darse de baja de manera frecuente, pero con bajas de corta duración - Accidentes y enfermedades profesionales: en algunas ocasiones la causa del absentismo se debe a los accidentes y las enfermedades profesionales, ocasionados por inadecuadas condiciones de trabajo. Para prevenir y controlar el absentismo podemos tomar alguna de las siguientes medidas 3 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas - Motivación: una buena política de motivación es una buena arma para luchar contra el absentismo. Algunas de estas pueden incidir en - El Desarrollo profesional - La Conciliación con la vida familiar - El Reconocimiento del trabajo - Prevención del Absentismo Presencial: Para el control de este tipo de absentismo la empresa puede utilizar medios tecnológicos siempre que no vulneren ningún derecho fundamental del trabajador. - Accidentes y enfermedades profesionales: Los servicios médicos de la empresa y los responsables de prevención de accidentes y enfermedades profesionales, pondrán en marcha políticas de prevención. También puede ser efectiva una política sanitaria que agilice la atención médica a los empleados. - Extinción del contrato por absentismo: El empresario puede extinguir el contrato de un trabajador por faltas de asistencia al trabajo, aún justificadas, pero intermitentes. Las faltas de asistencia deben alcanzar alternativamente o el 20% de las jornadas hábiles en 2 meses consecutivos, siempre que el total de faltas de asistencia en los doce meses anteriores alcance el cinco por ciento de las jornadas hábiles. o el 25% de las jornadas hábiles en 4 meses discontinuos, durante un período de referencia de 12 meses. Esto podría justificar un despido por causas objetivas (indemnización de 20 días por año trabajado con el límite de 12 mensualidades), podría ser incluso disciplinario si las faltas de asistencia no habían sido justificadas (en este caso el trabajador no tendría derecho a la indemnización). No se computan como faltas de asistencia justificada las bajas por enfermedad o accidente laboral acordadas por los servicios médicos y con una duración de más de 20 días. 4 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas Actividad 2 EP Más de un millón de empleados faltaron cada día a su puesto de trabajo en 2018 Es como decir que todos los ocupados de Galicia o el País Vasco no hubieran trabajado ni solo un día el pasado año El coste directo de las bajas laborales para las empresas rozó los 7.000 millones, casi un 10% más que en 2017 Susana Alcelay Madrid Actualizado:03/04/2019 12:30h El miedo al despido provocó un drástico freno del absentismo laboral en España en los peores momentos de la crisis. La recuperación económica y la mayor estabilidad en el empleo que comenzó en el año 2014 hizo que ocurriera todo lo contrario, que las faltas al trabajo repuntaran y año tras año hayan marcado ratios récord. Como la venta de automóviles o el consumo eléctrico, el absentismo laboral es probablemente uno de los indicadores de recuperación económica más fiables. Así se constata en muchos estudios recientes, en los que la curva ascendente de los indicadores macroeconómicos es casi paralela al que registran las bajas laborales. El año pasado la economía española creció un 2,6% y se crearon 566.200 puestos de trabajo. Y al calor de este crecimiento el coste del absentismo laboral repuntó algo más del 10%, hasta 85.140 millones, el equivalente a siete puntos del Producto Interior Bruto, según refleja un estudio realizado por Asociación de Mutuas de Accidentes de Trabajo (AMAT). Según este trabajo de la patronal, durante el pasado ejercicio 1.014.707 trabajadores, el 5,3% del total de ocupados, faltaron cada día a su puesto de trabajo. Es lo mismo que decir que el total de ocupados en Galicia o País Vasco no hubieran trabajado ni un solo día en 2018 o que no lo hubieran hecho, por ejemplo, la mitad de los ocupados que tiene la Comunidad Valenciana. 5 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas El coste directo de este absentismo por prestaciones económicas a cargo de las mutuas y de las entidades gestoras de la Seguridad Social ascendió a 7.498,54 millones el ejercicio pasado, un 12,892% más respecto a 2017. Y el coste que tuvieron que asumir las empresas -abonan la prestación económica disfrutada desde el 4º y el 15º día por el trabajador- fue de 6.900 millones, un 9,67% más que un año antes. Tomando como referencia el PIB de 2018, se obtiene que el valor de los bienes y servicios que se habrían dejado de producir y prestar por el algo más de un millón de trabajadores asciende a 70.741 millones, dice AMAT. La crisis marcó en 2008 un punto de inflexión en los gastos dedicados a incapacidad temporal (7.450 millones) y a partir de ahí la curva comenzó a caer, coincidiendo con la etapa más negra para la economía española. Esta tendencia se invirtió a partir de 2013, cuando el coste de las prestaciones se había reducido hasta los 5.000 millones. Desde entonces las curvas de gasto, de días de baja, ausencias del trabajo o de incidencia media no han parado de crecer. Hoy, España sigue estando a la cabeza en tasas de absentismo. Datos de Adecco apuntan a que este desequilibrio es superior en aquellos países en los que la cobertura por enfermedad es más generosa. Es el caso de España, Suiza, Dinamarca, Finlandia, Estonia, Australia, Canadá y Estados Unidos, que se corresponden con los países con mayor nivel histórico de bajas laborales, aunque España se sitúa por debajo de Suiza y Finlandia. En el informe de la patronal de las mutuas se asegura que en 2018 se produjeron 5.212.692 procesos de incapacidad temporal por contingencias comunes, un 12,70% más que en 2017. Y la incidencia media, que mide el número medio de procesos iniciados por cada mil trabajadores, aumentó casi un 10% en las bajas de trabajadores por cuenta ajena. En los procesos de los autónomos el alza fue de un 3,15% para el mismo periodo. Los autónomos se dan de baja por enfermedad mucho menos que los asalariados y sus ausencias al trabajo son más largas porque se deben a enfermedades que obligan al trabajador a parar sin remedio. Este colectivo se piensa mucho sus ausencias ya que si no acuden a sus puestos de trabajo su medio de vida se para. 6 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas Despido del trabajador En 2012 la reforma laboral introdujo la posibilidad de despedir a un trabajador por absentismo y en 2013 el Gobierno aprobó el anteproyecto de ley de mutuas, una norma con la que, por un lado, pretendió frenar el fraude en las bajas laborales y, por otro, introducir altas dosis de transparencia en unos organismos que gestionan, entre contingencias profesionales y prestaciones económicas, en torno a los 12.000 millones de fondos públicos. La patronal de las mutuas de accidentes de trabajo alerta del «escaso» impacto que ha tenido la norma en el control de las bajas. Vuelven a reclamar que puedan dar altas médicas, al igual que vienen haciendo con los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Su idea es prestar asistencia sanitaria, simplemente con el consentimiento del trabajador, sin necesidad de la autorización del servicio público de salud, y pudieran dar alta, al menos en patologías traumatológicas ¿Qué señala el artículo que provocó un aumento del absentismo laboral? ¿Cuantas personas faltaron de forma diaria a su puesto de trabajo? ¿A cuanto ascendió el coste que tuvieron que asumir las mutuas y la Seguridad Social? ¿A cuanto ascendió el coste que tuvieron que asumir las empresas? ¿Qué colectivo tiene un mayor número de bajas los autonómos o los asalariados? ¿En cuál la duración de la baja es superior? ¿Qué opinas de que las mutuas puedan dar de alta a algún trabajador sin autorización del servicio público de salud? 7 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas 4.- El Control de Presencia El Real Decreto 8/2019 de 8 de marzo , de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo modifica el Estatuto de los Trabajadores, entre otras cosas, en los siguientes aspectos: “La empresa garantizará el registro diario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horario que se establece en este artículo Mediante negociación colectiva o acuerdo de la empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta de los representantes legales de los trabajadores de la empresa, se organizará y se documentará este registro de jornada La empresa conservará los registros a los que se refiere este precepto durante 4 años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social”. En definitiva La empresa debe realizar un registro que incluya la hora de entrada y de salida de cada persona. Mediante negociación colectiva o decisión de los empresarios previa consulta de los representantes legales --> se organizará y documentará este registro de jornada. Deberá mantenerse durante 4 años a disposición de: - Trabajadores - Representantes legales - Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social El objetivo del RD no es tanto evitar el absentismo, sino evitar que los empleados realicen horas extras o complementarias (en el caso de los contratos a tiempo parcial) no declaradas. Pero este tipo de controles bien gestionados también pueden servir para controlar el absentismo laboral. Existen diversos métodos para llevar el control de presencia en la empresa a) Panel/hoja de Firmas: Ciertas empresas controlan la asistencia a través de una hoja de firmas. b) Tarjetas Personales: Es lo que se conoce como fichar, antiguamente eran manuales (quedaban marcadas) y hoy en día son automáticas. Por ejemplo es el control que se utiliza en el Ayuntamiento de Vigo. Para aumentar su efectividad se puede combinar con la utilización de tornos en las puertas de acceso, de manera que cada vez que se quiera entrar o salir del puesto de trabajo. 8 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas c) Controles Biométricos: a través de reconocimiento de huella digital, voz, cara... Tienen la ventaja con respeto a los anteriores de que ningún trabajador puede firmar por otro o pasar la tarjeta por otro y tampoco puede acontecer que el trabajador se olvide la tarjeta para fichar. Panel / hoja de firmas Control de Presencia Controles Tarjetas Biométricos personales Actividad 3 EP Explica como aplicarías el control de presencia en tu empresa teniendo en cuenta los condicionantes de la misma (por ejemplo posible trabajo a distancia, trabajo había sido de las oficinas etc.) 5.- Control a través de las Nuevas Tecnologías El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, faculta al empresario para adoptar las medidas que estime más oportunas con el fin de controlar el cumplimiento por parte del trabajador de sus deberes y deberes laborales, siempre en el marco de sus derechos fundamentales. 5.1 Control del Correo Electrónico Según el Tribunal Europeo de los Derechos Humanos, señala que para que una empresa pueda controlar la utilización del correo electrónico debe: Informar de la prohibición de la utilización del correo electrónico para fines personales. Informar previamente al empleado de la posible supervisión. También se deberá informar en el momento donde se realicen las medidas. La comunicación debe ser clara. 9 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas La existencia de una razón legítima empresarial que justifique la medida A no existencia de una medida menos intrusiva que había podido sustituir este control. 5.2 Control del uso de internet Al igual que en el caso anterior se deben cumplir una serie de requisitos: Notificar que el sistema se debe utilizar para fines laborales Señalar la facultad del empresario de supervisar la navegación por Internet. Informar que la empresa se reserva el derecho a revisar y auditar todos los mensajes que se envíen a través de su sistema. Recordar que borrar un mensaje no supone que se borre del sistema Las normas deben ser notificadas a los representantes de los trabajadores Recomendable firmar una hoja de conformidad (con la firma del empleado). 5.3 Control mediante Cámaras de Vídeo Vigilancia El artículo 22 de la ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre , de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales regula el tratamiento de los datos obtenidos a través de la vídeo vigilancia, señalando que Las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, podrán llevar a cabo el tratamiento de imágenes a través de sistemas de cámaras o vídeo cámaras con la finalizad de preservar la seguridad de las personas y bienes, así como de sus instalaciones Una vez mencionado el anterior, la ley establece una serie de limitaciones 1. Solo podrán captarse imágenes de la vía pública en la medida que resulte imprescindible, pero nunca podrán suponer la captación de imágenes del interior de un domicilio privado. 2. Los datos tarde-noche suprimidos en el plazo máximo de un mes desde su captación, excepto cuando deban de ser conservados para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones. En este caso las imágenes deben ser puestas a disposición de la autoridad competente en un plazo máximo de 72 horas desde que se había tenido conocimiento de la existencia de la grabación. 3. El deber de información se entenderá cumplido a través de la colocación de un dispositivo informativo en un lugar suficientemente visible identificado, al menos, la existencia del tratamiento, la identidad del responsable y la posibilidad de ejercitar los derechos. 10 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas Actividad 4 Fuente: Recursos Humanos e Responsabilidade Social Corporativa – Eugenio Ruíz Otero, María Lourdes Gago García, Carmen García Leal e Soledad López Barra – Editorial McGrawHill Crees que el establecimiento de medidas de control de Internet, de correo electrónico y la vídeo vigilancia en las empresas puede tener consecuencias negativas en la motivación de los trabajadores? a) Analiza las ventajas e inconvenientes en la implantación de las empresas. b) ¿Que relación puede tener con la Escuela de las Relaciones Humanas de Elton Mayo? c) ¿Que tipo de directivo de la teoría X y Y , sería más propenso a poner sistemas de vigilancia de este tipo? 6.- Registro y archivo de la información y la documentación 6.1 El expediente personal El expediente personal es un conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador de la empresa, su formación, trabajos desarrollados, funciones, altas y bajas, tipos de contratos que tuvo etc. Aunque también se puede llevar de manera telemática, normalmente también se conserva una copia en papel, en todo caso un expediente de un trabajador podría contener: Carpeta: Física o informática Extracto o resumen: Es una hoja donde se anota cada uno de los documentos de que consta el expediente personal. Documentación: Son los diferentes documentos que conforman el expediente 11 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas 6.1.1 Documentos que forman el expediente personal Los documentos más habituales son Documentación Relativa á Incorporación Documentación relativa a formación e o Carta de Presentación e CV desenvolvemento Ficha con datos persoais Cursos de formación realizados Resultado probas de selección e informe da Informes sobre o desempeño do traballador e os entrevista postos e funcións que vai realizando. Resultado Exame médico Informe da avaliación do desempeño Copia do títulos que acrediten o seu CV (Ex copia Sancións e Amonestacións título do ciclo de FP) Extinción dos contratos Copia contrato de traballo Información da entrevista de saída Copias de documentación relativa á S.Social... Los expedientes deben mantenerse actualizados, ya que existen muchos datos que producen una variación en el mismo. 6.2 Clasificación de los Expedientes Existen muchas formas de clasificar los expedientes, ya sean en papel o digitales. La clasificación de los mismos dependerá del tamaño de las empresas y del número de departamentos que tengan cada una de ellas: Pequeñas Empresas: La forma más sencilla será ordenar los expedientes de forma alfabética en función del nombre de los trabajadores y los documentos dentro del mismo de forma cronológica (aunque también se pueden hacer subdivisiones por tipología de documentos y dentro de esas subdivisiones ordenarlo cronológicamente) Grandes Empresas: En este caso habrá niveles previos de clasificación o Primero: Se ordenará en primer lugar en función del centro de trabajo. o Segundo: Ordenara alfabéticamente en función del nombre del departamento. o Tercero: Puede ordenarse dentro de las categorías profesionales, en este caso por el número de categoría profesional. o Cuarto: Ordenaremos en función del nombre del trabajador, de manera alfabética. 12 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas o Quinto: Los documentos dentro de cada expediente se pueden archivar de manera cronológica, o haciendo subdivisiones en función de los tipos de documento (acreditación de títulos, de formación...) Centro de Trabajo Departamentos Categorías Profesionales Nombre y Apellidos Fecha de o subdivisión previa por documento tipo de documento 6.3 Conservación de los documentos de carácter laboral Podremos conservar los documentos del expediente personal el tiempo que creamos oportuno, pero ciertos documentos tienen un período mínimo en el que deben permanecer en la empresa. El artículo 21 del RD 5/2000 de 4 de agosto, por lo que se aprueba el texto refundido sobre la ley sobre infracciones y sanciones en la orden social (con sus siguientes modificaciones), considera infracción leve no conservar: Documentación en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones en la Seguridad Social. Recibos de salarios expedidos (nóminas), justificantes de pago delegado, junto con los boletines de cotización a la Seguridad Social. Además por otras legislaciones también tenemos que custodiar durante 4 años: Contratos de trabajo (a contar desde la finalización de la relación laboral). Copia documentos de identidad de los ciudadanos extranjeros. Datos de los candidatos no seleccionados. Resúmenes mensuales de los registros de jornada. Como las infracciones por incumplimiento en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años, por lo que será recomendable guardar durante ese período: 13 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas Concierto con el Servicio de Prevención (en su caso) Plan de prevención y planificación de la actividad preventiva o plan de emergencia Documentación sobre la información y formación de los trabajadores. Evaluación de riesgos en relación con los accidentes de trabajo. Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales 4 anos 5 anos Documentación afiliación, alta, baixa ou Concerto co servizo de prevención de variacións seguridade social. riscos laborais Recibos de Salarios, xustificantes do pago Plan de prevención e planificación da delegado, xunto con boletíns de actividade preventiva ou plan de cotización á seguridade social emerxencia Documentación sobre a información e Contratos de traballo formación dos traballadores. Copia dos documentos de identidade de Avaliación dos riscos en relación cos cidadán estranxeiros accidentes de traballo. Resumos mensuais de rexistro da Expedientes de accidentes laborais ou xornada. enfermidades profesionais Actividad 5 – Protección de Datos EP – Fonte do Texto – https//blog.cuatrecasas.com – Jennifer Bel Antaki e Sergi Gálvez El Reglamento UE 2016/679, de 27 de abril, General de Protección de Datos (“RGPD”), que resulta directamente aplicable a partir de hoy, 25 de mayo de 2018, sin necesidad de transposición directa por parte de los Estados, implica que todas las empresas que actúen en la Unión Europea deban adoptar nuevas políticas, procesos y prácticas en el ámbito de la gestión de los datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores y, también, de sus trabajadores y departamentos de Recursos Humanos. A continuación, resumimos las nuevas reglas del juego para las empresas respecto de los datos personales de sus trabajadores. Sin duda un gran cambio de paradigma que, unido el elevado importe de las multas –que pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de los ingresos brutos del grupo empresarial al que pertenezca la compañía– convertirá esta materia en indispensable para los departamentos de recursos humanos. 1. Finalidades de la recogida de datos personales 14 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas Los datos que pueden recogerse y tratarse a partir de ahora en el marco de la relación laboral se limitan a aquellos que sean adecuados, pertinentes y necesarios para el cumplimiento del contrato de trabajo. En el ámbito laboral, el tratamiento será legítimo cuando resulte necesario para la ejecución del contrato de trabajo (p.e., sistemas de control de presencia), o bien por ser necesario para el cumplimiento de una obligación legal (p.e. pago de nóminas). En cambio, el consentimiento será necesario cuando no concurra otra base jurídica que legitime el tratamiento (p.e. cuenta de correo electrónico personal), siendo este espacio reducido en el ámbito de la relación laboral, debiendo además articular las garantías necesarias para asegurar que el consentimiento del trabajador sea libre, específico, informado e inequívoco. 2. Información cualificada a los trabajadores La información que ha de proporcionarse sobre el tratamiento de datos es más amplia que la actualmente prevista en la actual normativa e incluye la obligación de informar sobre los fines del tratamiento, la base jurídica del tratamiento, los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (“DPD”), o el plazo durante el cual se conservarán los datos personales. Esta información debe facilitarse tanto en el momento en el que se obtengan los datos personales del trabajador como respecto de los trabajadores actualmente en plantilla, evaluando, en cada caso, cuál es el mejor modo de cumplir con esta obligación. 3. Nuevos derechos de los trabajadores Además de los tradicionales derechos ARCO, se reconocen nuevos derechos (como el derecho a la portabilidad de los datos) y se regulan derechos específicos como el derecho al olvido, cuya ejecución por los trabajadores es limitada durante el desarrollo de la relación laboral, aunque podría cobrar relevancia una vez terminada. También se introduce el derecho a oponerse a actividades de profiling o segmentación de perfiles, que impide a las empresas tomar decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado (lo cual tendrá una importante incidencia en la implementación de software de inteligencia artificial en el ámbito de los recursos humanos). 4. Información a los representantes de los trabajadores En atención a las competencias de vigilancia y control que el Estatuto de los Trabajadores asigna a la representación legal de los trabajadores, habrá que analizar cada supuesto de hecho concreto para valorar en qué medida la empresa debe informarles. Habida cuenta de las últimas resoluciones de la AEPD, será necesario encontrar el equilibrio entre la buena fe de la empresa en la negociación y los requisitos para la cesión legal de datos que impone el nuevo Reglamento. 5. Delegado de Protección de Datos Las empresas afectadas por el RGPD deberán designar un DPD (ya sea internamente o externalizándolo en un tercero) bajo determinadas circunstancias. El DPD debe actuar con independencia y deberá contar con los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones y para el mantenimiento de sus conocimientos especializados. Si bien el RGPD no atribuye al DPD la condición de representante legal de los trabajadores, ni equipara sus derechos y garantías a esta figura, no podrá ser destituido ni sancionado por dichas actividades como represalia por el ejercicio de sus responsabilidades. 15 UD 4 – El Control de RRHH. Registro y Archivo de la Inf.y la Doc. MP Recursos Humanos e RSC – 1º CS Administración e Finanzas 6. Evaluaciones de impacto y violaciones de seguridadSe establece la obligación para las empresas de llevar a cabo evaluaciones previas de impacto para aquellos tratamientos que supongan un riesgo significativo para los derechos de los trabajadores, lo que incluiría, por ejemplo, cualquier control de presencia tecnológico.Además, cuando la empresa sufra un fallo de seguridad que ponga en riesgo los datos personales que trata, deberá notificarla a la AEPD y a los trabajadores afectados sin demora injustificada y, a ser posible, en las 72 horas siguientes a haber tenido constancia. 8. Video vigilancia Conviene revisar también el procedimiento de instalación y el uso de cámaras de video vigilancia en la empresa a la luz de la sentencia del TEDH en el caso López Ribalda y otros contra España (ver entrada en el Blog aquí), en la que se determina que para la instalación de cámaras fijas debe informarse de forma previa y clara a los trabajadores sobre su finalidad, de conformidad con lo previsto en la normativa de protección de datos. Además, el nuevo Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos –que actualmente se encuentra en tramitación parlamentaria– contiene una previsión expresa sobre la instalación de sistemas de cámaras para el control de la actividad laboral. 9. Transferencia internacional de datos fuera de la UE La transferencia de datos personales de los trabajadores a países que no garanticen el mismo nivel de protección que el establecido en el RGPD deberá cumplir una serie de requisitos. En el caso de empresas localizadas en EE.UU., deberá verificarse si se encuentran adheridas al denominado Privacy Shield, en cuyo caso podrán transferirse datos personales a dichas empresas sin que sea necesario cumplir requisitos adicionales. 10. Actualización de contratos con proveedores Por último, resulta necesario actualizar los contratos suscritos con aquellos proveedores o contratistas que tengan acceso a datos personales de la empresa (por ejemplo, los prestadores de servicios de gestión de nóminas o de selección personal), a fin de adecuarlos a las nuevas exigencias del RGPD. a) ¿Hasta cuánto pueden ascender las multas por un mal uso o archivo de los datos personales de los trabajadores? b) ¿Cuándo es necesario solicitar el consentimiento de los trabajadores en la recogida de datos? c) ¿Qué información debe facilitarse sobre el tratamiento de datos? d) ¿Qué son los tradicionales derechos ARCO?, búscalo en internet e) ¿Qué es el delegado de protección de datos? f) ¿Qué se debe hacer si la empresa detecta un error de seguridad? g) ¿Qué pasos hay que seguir si una empresa quiere instalar cámaras de vídeo vigilancia? h) ¿Qué debe hacer una empresa con su asesoría en relación con la protección de datos, con el nuevo reglamento? 16