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Academia Auxiliar de Biblioteca Formación de la colección 2: ordenación de los fondos y gestión de los depósitos. La signatura topográfica. Recuentos Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias. Centro de Formaci...

Academia Auxiliar de Biblioteca Formación de la colección 2: ordenación de los fondos y gestión de los depósitos. La signatura topográfica. Recuentos Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias. Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 1.Ordenación de los fondos y gestión de los depósitos El modo de ordenación de las colecciones depende de varios factores: Del tipo de biblioteca, del tamaño de la colección y espacio disponible, así como del ritmo de crecimiento, que obligará a sistemas en los que se aproveche más o menos el espacio. Del tipo y frecuencia de uso, que aconsejará una ordenación que permita más o menos el acceso. Del tipo de usuarios, que puede llevar a criterios por edades o niveles. El tipo de ordenación produce la signatura topográfica, que figura tanto en el libro -a través del tejuelo - como en los asientos bibliográficos. Una vez aclarados los factores, la ordenación física de los fondos puede ser: Sistemática, normalmente a través de la CDU: La organización del conocimiento coincide con la organización física de la biblioteca. Se ordena según el sistema de clasificación que usa la biblioteca. Ideal para colecciones en libre acceso. La ordenación de los fondos por su signatura en los estantes es el ejercicio práctico más importantes de las oposiciones de Auxiliar de Biblioteca y lo veremos detalladamente en la parte práctica del temario. CDU abreviada. Fuente: Biblioteca de Ermua. CDU para niños de la biblioteca escolar. 2 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Por agrupaciones propias según las necesidades de la institución o el usuario (según niveles académicos en el caso de bibliotecas escolares o universitarias, centros de interés...) Por número currens: En una secuencia correlativa de números. En su aplicación más pura coincide con el número de registro. Se utiliza sobre todo en aquellas bibliotecas con gran cantidad de documentos en depósitos cerrados. Se asigna una letra seguida de un guion y un número, es lo más habitual. También existe la modalidad de números consecutivos como pasa por ejemplo en el servicio de Bibliometro y Bibliored de la Comunidad de Madrid, debido al poco espacio de los módulos y las ampliaciones periódicas de su colección. Las bibliotecas donde prima la conservación -nacionales, regionales, bibliotecas de fondos antiguos muy valiosos- normalmente guardan las colecciones en depósitos a los que no accede el usuario. Depósito de libros de la BNE. Depósito de material cartográfico de la BNE Igualmente, muchas bibliotecas tienen en depósitos cerrados parte de sus colecciones, normalmente las que por antigüedad son de utilización poco frecuente, y los materiales que es difícil mantener en sala, como los folletos, etc. En estos casos, la ordenación es meramente correlativa, con un número currens. Con éste, siempre es fácil localizar el libro, y la capacidad de los depósitos se aprovecha al máximo, sin que sea problemático utilizar sistemas de almacenamiento densos. En este tipo de ordenación sólo se diferencian los tipos de materiales, pues suele ser interesante que los folletos estén juntos (F-n, F-n+1, etc.), del mismo modo que los planos, los discos o las estampas. Las revistas estarán normalmente en acceso directo, ordenadas alfabéticamente, y dentro de cada título, de modo cronológico y numérico. Los años anteriores se pueden guardar en depósitos, pues el uso será normalmente escaso una vez pasados algunos años. 3 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Las bibliotecas públicas, escolares, universitarias y especializadas, en las que se da una prioridad absoluta al uso, deben tener una parte importante de la colección en libre acceso, ordenada por materias. Así se facilita el acceso directo entre lector y libro. Siempre (o casi siempre) se aconseja una ordenación sistemática para el libre acceso, y como mínimo, la sección de referencia, en la misma sala de lectura, y la colección principal de préstamo. Revistas en libre acceso en la Biblioteca Cervantes Las materias, y por tanto la ubicación, vendrán dadas por el propio sistema clasificatorio que use la biblioteca. Por ejemplo, la CDU simplificada para que la signatura resulte corta y comprensible (3 dígitos para la sección de adultos y 1 ó 2 para el fondo infantil). La signatura se completa con las 3 primeras letras del encabezamiento principal de la obra, y seguidas de las tres primeras letras del encabezamiento del título. Fuente: Alquibla 4 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com La signatura y la relación de la ordenación con la signatura A estas alturas de curso/temario, seguro que ya sabes lo que es una signatura topográfica. Pero te lo vamos a recordad: Es el código numérico, alfabético o alfanumérico que se le asigna a un documento en función del tipo de ordenación que a la que éste vaya a ser sometido y que distingue unívocamente al libro y lo localiza físicamente. Por lo tanto, a nivel teórico es importante que sepamos qué es una signatura topográfica y cómo se forma. Eso ya lo hemos visto en la parte teórica, pero en este epígrafe de la parte práctica vamos a aprender a crear signaturas topográficas (siempre pensando que la ordenación es sistemática en libre acceso) a partir de un registro bibliográfico, que es lo que nos pueden poner, además, en un examen, en el que van a estar algunos datos habituales e indispensables, excepto el Encabezamiento Principal Repasemos teóricamente qué es la Signatura y luego veamos cómo crearla a partir de un registro/asiento/ficha bibliográfica, en la que se nos van a dar los datos que vienen en cualquier asiento relativos a la descripción y catalogación de un documento. La signatura topográfica Podríamos decir que la Signatura Topográfica es el signo numérico, alfabético o alfanumérico otorgado por la biblioteca a cada documento que indica el lugar del libro en el estante y distingue a éste entre todos los demás, haciéndolo individual y diferente del resto. Es la resultante de todo el proceso de clasificación, ya que uno de los objetivos de ésta, cuando los documentos están en libre acceso, es dotar al documento de un lugar preciso para posibilitar así su ubicación (de ahí el término topográfica). En su construcción intervienen varios elementos que, sumados entre sí, sintetizan el contenido de cualquier tipo de documento constituyendo una fuente de información imprescindible para el bibliotecario en el momento de su recuperación. Si bien no existe una sola manera de construirla, hay elementos que siempre deben estar presentes. Ciertos vicios (o necesidades) en la práctica bibliotecaria con respecto a la clasificación bibliográfica ocasiona a veces que la Signatura Topográfica de un mismo documento varíe de una biblioteca a otra. Este aspecto está relacionado con el tipo de bibliotecas para la que se clasifique y además con el tamaño de su fondo bibliográfico. También depende del sistema de ordenación de los fondos usado. Y, como decimos, es el indicador del documento en el espacio físico de las estanterías o en un depósito. Como casi todas las bibliotecas usan el libre acceso (fondos accesibles en sala), la signatura será el número de la CDU y algunas añadiduras. Signatura topográfica. Fuente 5 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Las materias, y por tanto la ubicación, vendrán dadas por el propio sistema clasificatorio que use la biblioteca. Por ejemplo, la CDU simplificada para que la signatura resulte corta y comprensible (3 dígitos para la sección de adultos y 1 ó 2 para el fondo infantil). La signatura se completa con las 3 primeras letras del encabezamiento principal de la obra EN MAYÚSCULAS, y seguidas de las tres primeras letras del encabezamiento del título en minúsculas. Fuente: Alquibla En algunas bibliotecas, a la literatura no se aplica este sistema de signatura basado en la CDU para las obras de creación literaria. En lugar de agrupar la literatura por materias o países, se agrupa por géneros, mediante una inicial representativa (N para novela, la P para poesía, la T para teatro). Esto también se aplica a las Biografías (B) y a la literatura infantil (I). En este último caso se procura también mantener unidas las series o colecciones que los lectores acostumbran a buscar juntas. También, se suele distinguir por el color de los tejuelos las secciones de libros apropiados para cada edad en la sección infantil de la biblioteca pública. ROJO AMARILLO 0-6 años Desde 7 años AZUL Desde 10 años VERDE Desde 13 años Imagen de la sala infantil de la Biblioteca de Zafra. Organización de la colección por colores La colección de las bibliotecas se articulará normalmente en una colección de trabajo y uso frecuente en estanterías de libre acceso, y una colección de reserva o menos uso en depósitos cerrados o de acceso restringido. 6 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Dado que las bibliotecas tienen cada vez mayor diversidad de soportes documentales, nos parece lo más natural estructurar, en la medida de lo posible, el fondo bibliográfico por materias y no por soportes. Es decir, se trata de tener al alcance del usuario los documentos que traten de un mismo tema, puesto que todos pueden interesar y ser complementarios, y todos se pueden asegurar mediante la magnetización. Es decir, que la SIGNATURA TOPOGRÁFICA es el signo o notación numérica, alfabética o alfanumérica que identifica unívocamente al documento y sirve para poder localizarlo. Ya sea porque el usuario ha encontrado el documento que quería en el catálogo, mira su signatura y va en su busca: directamente si hay libre acceso o intermediando el bibliotecario si los documentos están en un depósito o almacenados. Y, resumiendo, la signatura se compondrá de: 1) DOCUMENTOS EN LIBRE ACCESO AL ALCANCE DEL U SU ARI O SISTEMA DE ORDENACIÓN USADO: SISTEMÁTICO: NOTACIÓN RESULTANTE DE LA CLASIFICACIÓN A TRAVÉS DE LA CDU + 3 PRIMERAS LETRAS DEL ENCABEZAMIENTO PRINCIPAL EN MAYÚSCULAS + 3 PRIMERAS LETRAS DEL TÍTULO EN MINÚSCULA. POR LO TANTO. LA SIGNATURA NOS INDICARÁ: LA MATERIA (NÚMERO DE CDU) LAS INICIALES DEL APELLIDO DEL AUTOR/ENTIDAD, SIEMPRE QUE SEA ENCABEZAMIENTO PRINCIPAL (EN MAYÚSCULAS) LAS TRES PRIMERAS LETRAS DEL TÍTULO (EN MI NÚS CUL AS ) QUE PASARÍAN A ESTAR EN MAYÚSCULAS Y SOLO ESTAS TRES SI EL ENCABEZAMIENTO PRINCIPAL FUERA EL TÍTULO Todo esto lo sabrá el catalogador (El Auxiliar no crea signaturas) atendiendo las Reglas de Catalogación Vigentes 7 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com VEAMOS UN EJEMPLO: Donde 62/69 indica la materia de la que trata el libro según la Clasificación Decimal Universal que es el sistema de Clasificación que usan las bibliotecas españolas; GON las tres primeras letras del apellido del autor del libro que es el encabezamiento principal; edu son las tres primeras letras del título del documento. 1) DOCUMENTOS EN DEPÓSITO Aquí el bibliotecario, pese a lo dicho, va a improvisar. Ya hemos dicho que la signatura depende del sistema de ordenación, y en un depósito, como nadie va a ver el libro por lo que no tenemos que hacerlo accesible ni normalizado, con que el bibliotecario pueda orientarse, pues así será. No obstante, se hace casi siempre igual. Se ordenarán los libros por números correlativos, por agrupaciones, por tamaños, etc. Pero normalmente, lo habitual, es separar el libro por algún criterio y designar ese criterio con una letra, después un guion, y después números correlativos. Una de las agrupaciones que hemos hecho en el depósito es de libros antiguos. La signatura topográfica que identificará al libro será, por ejemplo: A-563 A (libros antiguos)-563(el libro antiguo nº 563 que está en el depósito) 8 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Si ordenamos los libros por espacios en la biblioteca aquí tenemos otro ejemplo de signatura topográfica de un libro en depósito. 2.Recuentos La Biblioteca debe hacer recuentos periódicos para comprobar los libros extraviados, los libros en mal estado, para realizar estadísticas, etc. El Real Decreto 582/89, de 19 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas, establece a este respecto en su capítulo II y III con especial atención al artículo 7: CAPITULO II Tratamiento administrativo de los fondos de las Bibliotecas Artículo 5 Registros 1. Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán llevar dos registros: a) Un registro para los fondos pertenecientes a la Administración del Estado y para los depositados, en su caso, por la Administración gestora de la Biblioteca. b) Otro registro para los fondos depositados por terceros. 2. No se inscribirán en los registros anteriores los fondos que reciban las Bibliotecas Públicas de titularidad estatal en virtud del préstamo interbibliotecario o para celebración de exposiciones temporales y actividades análogas, sin perjuicio del debido control administrativo de la recepción y la salida de estos. Artículo 6 Inscripción de fondos Todos los fondos que, por cualquier concepto, a excepción de lo dispuesto en el artículo 5.2 del presente Reglamento, ingresen en las Bibliotecas Públicas del Estado deberán: 9 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com a) Ser inscritos en el registro correspondiente conforme a lo dispuesto en el artículo anterior, por orden de ingreso, haciendo constar la titularidad de estos y los datos descriptivos que permitan su perfecta identificación en relación con el número de ingreso que se les haya asignado. En estos registros se anotarán las bajas que tengan lugar en la colección. b) Ser marcados con su número de ingreso en dichos registros mediante la inscripción de aquél por el procedimiento más adecuado a la naturaleza de los fondos. Artículo 7 Recuentos Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán realizar periódicamente un recuento de sus fondos, que será total, al menos una vez cada cinco años. En todo caso, el recuento será anual para los fondos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento. Del resultado de estos recuentos se extenderá la correspondiente acta firmada por el empleado de mayor categoría de entre los que lo hayan realizado, y con el visto bueno del director de la Biblioteca. Artículo 8 Expurgos Si, con motivo del recuento o por cualquier otra razón, resultara preciso, las Bibliotecas Públicas del Estado pueden iniciar expediente de expurgo. A tal efecto, la Dirección de la Biblioteca hará las propuestas oportunas y razonadas a la Administración gestora, que resolverá lo que proceda. No serán objeto de expurgo las obras a que se refiere el artículo 4.3 de este Reglamento. CAPITULO III Tratamiento técnico de los fondos de las Bibliotecas Artículo 9 Catálogos 1. Las Bibliotecas Públicas del Estado deben elaborar, para cada uno de los distintos tipos de materiales, al menos, los siguientes catálogos de consulta pública: a) Catálogo alfabético de autores. b) Catálogo alfabético de materias. c) Catálogo alfabético de títulos. d) Catálogo sistemático. 2. Asimismo, deberá ser elaborado el catálogo topográfico para uso interno de las Bibliotecas. 3. Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán colaborar en la elaboración del Catálogo Colectivo a que se refiere el artículo 51 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español. Artículo 10 Normalización técnica y sistematización de datos 1. El Ministro de Cultura, previo informe del Consejo Coordinador de Bibliotecas, dictará las normas técnicas precisas para: a) La elaboración de las distintas clases de catálogos enumerados en el artículo anterior. b) La clasificación de los distintos tipos de materiales. c) La elaboración de las estadísticas sobre prestación de servicios. 10 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 2. Dichas normas técnicas regularán el contenido, la recogida, tratamiento y remisión por las Bibliotecas Públicas del Estado de esta información para su integración en la Base de Datos del Sistema Español de Bibliotecas. Artículo 11 Restauraciones 1. La restauración de los fondos bibliográficos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento se efectuará conforme a las prescripciones contenidas en un plan anual elaborado por la correspondiente Biblioteca y aprobado por la Administración gestora. Esta aprobación puede condicionarse al cumplimiento de determinadas indicaciones técnicas relativas al tipo de tratamiento, técnicas a emplear y servicios que lo efectúen. 2. La aprobación a que se refiere el párrafo anterior no exime de la necesidad de recabar el consentimiento del titular de los bienes a restaurar. Objetivos de los recuentos en bibliotecas Llevar a cabo un inventario de forma periódica en la biblioteca es una labor necesaria para garantizar la conservación e integridad de las colecciones. Los recuentos detallados permiten conocer el estado real de los fondos que componen la colección y de los elementos necesarios para su buena conservación. Reordenar el fondo de forma exhaustiva para localizar materiales que estén fuera de su ubicación correcta. Reorganizar el fondo adecuando el espacio según las necesidades, por materia y sección, y reubicando los materiales y estanterías si fuera necesario. Expurgar los materiales deteriorados u obsoletos. Detectar carencias en determinadas materias. Controlar el estado del mobiliario existente y valorar la necesidad de adquirir otro nuevo. Tareas En general, realizar recuentos implica las siguientes tareas: Planificación de fechas, tiempo necesario para llevarlo a cabo, necesidad de personal y de material de trabajo (ordenadores, impresora, lector de códigos, mascarillas, guantes…). Redacción del plan de acción fijando objetivos, la organización de los grupos de trabajo y determinando el número aproximado de documentos a recontar. Revisar documento a documento para verificar si están bien colocados, comprobar su estado de conservación y contrastar con las existencias en el catálogo. Para este fin se utilizan listados que previamente se habrán imprimido. Anotar cada incidencia detectada en una plantilla que se entregará a la persona encargada. Enviar las plantillas de incidencias al departamento correspondiente: catalogación, restauración, conservación, etc. Elaborar un informe detallando el número de documentos recontados, deteriorados, las faltas detectadas, los documentos mal colocados y las incidencias encontradas en cada tipo de documento. Los recuentos son necesarios e imprescindibles para mantener en buen estado la colección de la biblioteca. El análisis del informe de resultados permitirá corregir errores, localizar e identificar documentos perdidos, iniciar expediente de expurgo sobre aquellos fondos que se considere necesario, restaurar los documentos dañados y adecuar y redistribuir espacios y materiales. 11