Chapter 6 Summary of Communication and Feedback PDF

" ‫ مرات‬٧ ‫" حسبي هللا ال إله إال هو عليه توكلت وهو رب العرش العظيم‬ ‫ تعداد‬٦ ‫شابتر‬ Send int Messages and Giving Instructions. ‫إرسال الرسائل وإعطاء التعليمات‬. Managers send a message when instructing. ‫يرسل المديرون رسالة عند التعليمات‬ How well you give instructions directly affects performan...

" ‫ مرات‬٧ ‫" حسبي هللا ال إله إال هو عليه توكلت وهو رب العرش العظيم‬ ‫ تعداد‬٦ ‫شابتر‬ Send int Messages and Giving Instructions. ‫إرسال الرسائل وإعطاء التعليمات‬. Managers send a message when instructing. ‫يرسل المديرون رسالة عند التعليمات‬ How well you give instructions directly affects performance. ‫مدى جودة إعطاء التعليمات يؤثر‬ ‫بشكل مباشر على األداء‬. Plan your message before sending. ‫خطط لرسالتك قبل إرسالها‬. Written communication. ‫التواصل الكتابي‬. )‫مهم‬ Lack of organization is a major problem. Write to communication, not to impress. Edit your work and rewrite if needed. ‫يعد االفتقار إلى التنظيم مشكلة كبيرة‬. ‫اكتب للتواصل وليس إلثارة اإلعجاب‬. ‫قم بتحرير عملك وأعد كتابته إذا لزم األمر‬. Receiving Messages. ‫استقبال الرسائل‬ Listening is the process of giving a speaker you undivided attention. ً‫االستماع هو عملية منح المتحدث اهتما ًما كامل‬. #1 thing lacking in new college grads is listening skills. ‫الشيء األول الذي يفتقده خريجو الجامعات الجدد هو مهارات االستماع‬. Analyzing is the process of thinking about, decoding and evaluating the message. ‫التحليل هو عملية التفكير في الرسالة وفك تشفيرها وتقييمها‬. Checking understanding is the process of giving feedback. ‫التحقق من الفهم هو عملية تقديم التغذية الراجعة‬ The Importance of Feedback. ‫أهمية ردود الفعل‬. Role of feedback in verifying messages. ‫دور التغذية الراجعة في التحقق من الرسائل‬. Role of feedback in meeting objectives. ‫دور التغذية الراجعة في تحقيق األهداف‬ Ongoing feedback increases motivation. ‫ردود الفعل المستمرة تزيد من الدافع‬. The need to be open to feedback – criticism. ‫الحاجة إلى االنفتاح على ردود الفعل والنقد‬. View criticism as an opportunity to improve. ‫انظر إلى النقد باعتباره فرصة للتحسين‬ . Stay calm, don’t get defensive and don’t blame others. ‫ وال تتخذ موقفًا دفاعيًا وال تلوم اآلخرين‬،‫كن هادئًا‬. How to Get Feedback on Messages. ‫كيفية الحصول على تعليقات على الرسائل‬. Be open to feedback: If questions upset you, you will get no questions. Be aware of nonverbal communication: Make sure yours encourages feedback. Ask questions: Ask direct questions on specific information. Use paraphrasing: How we ask for paraphrasing affects attitude. For a formal feedback process, use: :‫كن منفتحًا على ردود الفعل‬ ‫ فلن تتلقى أي أسئلة‬،‫إذا أزعجتك األسئلة‬. :‫انتبه إلى التواصل غير اللفظي‬ ‫تأكد من أن تعليقاتك تشجع على تقديم تعليقات‬. :‫اسال اسئلة‬ ‫اطرح أسئلة مباشرة حول معلومات محددة‬. :‫استخدم إعادة الصياغة‬ ‫تؤثر الطريقة التي نطلب بها إعادة الصياغة على الموقف‬. :‫ استخدم‬،‫بالنسبة لعملية ردود الفعل الرسمية‬ Coaching Coaching guidelines:‫إرشادات التدريب‬: Specific feedback is needed to avoid confusion. ‫هناك حاجة إلى تعليقات محددة لتجنب االرتباك‬. Descriptive feedback can be based on facts (observed and proven) or inferences (unproven). )‫يمكن أن تستند التعليقات الوصفية إلى حقائق (ملحوظة ومثبتة) أو استنتاجات (غير مثبتة‬. Feedback should be given as soon as possible but be flexible; withhold feedback when pressed for time or when emotions are high. ‫ينبغي تقديم التعليقات في أسرع وقت ممكن ولكن بمرونة؛ حجب ردود الفعل عند الضغط على الوقت أو عندما تكون‬ ‫المشاعر عالية‬. Criticism vs. Coaching Feedback. ‫النقد مقابل ردود الفعل التدريب‬ Criticism is rarely effective, employees get defensive and develop a negative attitude. ‫ حيث يتخذ الموظفون موقفا ً دفاعيا ً ويتطور لديهم موقف سلبي‬،ً‫نادراً ما يكون النقد فعاال‬ Criticism makes employees feel like losers, coaching feedback makes them feel like winners. ‫ والنتائج التدريبية تجعلهم يشعرون وكأنهم فائزين‬،‫النقد يجعل الموظفين يشعرون بأنهم خاسرون‬. Coaching Model. ‫نموذج التدريب‬. ) ‫(مهم الحفظ بالترتيب‬ Improving performance with the coaching model: :‫تحسين األداء باستخدام نموذج التدريب‬ Step 1. Describe current performance, Step 2. Describe desired performance, Step 3. Get a commitment to the change, and Step 4. Follow up. ‫الخطوة‬1. ،‫وصف األداء الحالي‬ ‫الخطوة‬2. ،‫وصف األداء المطلوب‬ ‫الخطوة‬3. ‫ و‬،‫الحصول على االلتزام بالتغيير‬ ‫الخطوة‬4. ‫المتابعة‬. Mentoring. ‫التوجيه‬ Primary responsibility is to coach by providing good, sound career advice and help develop leadership skills. ‫المسؤولية األساسية هي التدريب من خلل تقديم المشورة المهنية الجيدة والسليمة والمساعدة في تطوير المهارات القيادية‬. Seek out a good mentor – formal or informal. ‫رسمي أو غير رسمي –ابحث عن مرشد جيد‬ Managing Conflict. ‫صراع إدارة‬. All human relations rely on the: :‫جميع العلقات اإلنسانية تعتمد على‬ psychological contract – set of unwritten implicit expectations of each party in a relationship. ‫العقد النفسي‬- ‫مجموعة من التوقعات الضمنية غير المكتوبة لكل طرف في العلقة‬. Often unaware of our expectations until they are unmet. ‫في كثير من األحيان ال ندرك توقعاتنا حتى يتم تلبيتها‬. Conflict arises when the contract is broken. ‫ينشأ الصراع عند فسخ العقد‬. Initiating Conflict Resolution. ‫البدء في حل النزاع‬ Step 1. Plan a Behavior, Consequence, and Feeling (BCF) statement that maintains ownership of the problem. Three things that do not belong in BCF statements: Don’t make judgments, don’t make threats, don’t give solutions. ‫الخطوة‬1. ‫(قم بالتخطيط لبيان السلوك والعواقب والشعور‬BCF) ‫الذي يحافظ على ملكية المشكلة‬. ‫ثلثة أشياء ال تنتمي إلى بيانات‬BCF: ً ‫حلوال‬ ‫ وال تقدم‬،‫ وال تهدد‬،‫ال تصدر أحكا ًما‬. Step 2. Present your BCF statement and agree on the conflict. Make your short, planned statement and wait for a response – persist if needed. Step 3. Ask for, and/or give, alternative conflict resolutions. Ask what can be done to resolve the conflict. If agree, great; if not, offer your resolution. Step 4. Make an agreement for change. ‫الخطوة‬2. ‫قدم بيان‬BCF ‫الخاص بك واتفق على النزاع‬. ‫استمر إذا لزم األمر –قم بإلقاء بيانك القصير والمخطط له وانتظر الرد‬. ‫الخطوة‬3. ‫اطلب و‬/‫أو أعط حلوالً بديلة للصراع‬. ‫اسأل عما يمكن فعله لحل النزاع‬. ‫ قدم القرار الخاص بك‬،‫ عظيم؛ إذا لم يكن األمر كذلك‬،‫إذا وافقت‬. ‫الخطوة‬4. ‫عقد اتفاق من أجل التغيير‬. Mediating Conflict Resolution. ‫التوسط في حل النزاعات‬. The mediator should follow these steps: :‫وعلى الوسيط أن يتبع الخطوات التالية‬ Have each party state his/her complaint using the BCF model, Agree on the conflict problem(s), Develop alternative conflict resolutions, Make an agreement for change, and Follow up to make sure the conflict is resolved. ‫اطلب من كل طرف أن يذكر شكواه باستخدام نموذج‬ BCF، ،‫االتفاق على مشكلة (مشاكل) الصراع‬ ،‫تطوير حلول بديلة للنزاعات‬ ‫ و‬،‫عقد اتفاق من أجل التغيير‬ ‫المتابعة للتأكد من حل النزاع‬.