Chapter 6 Communication & Leadership PDF

٦‫شابتر‬ Communication is the process of conveying information and meaning. .‫التواصل هو عملية نقل المعلومات والمعنى‬ Communication and leadership. .‫التواصل والقيادة‬ There is a positive relationship between communication competency and leadership performance. .‫توجد عالقة إيجابية بين كفاءة االتصال...

٦‫شابتر‬ Communication is the process of conveying information and meaning. .‫التواصل هو عملية نقل المعلومات والمعنى‬ Communication and leadership. .‫التواصل والقيادة‬ There is a positive relationship between communication competency and leadership performance. .‫توجد عالقة إيجابية بين كفاءة االتصال واألداء القيادي‬ The oral message-sending process: (1) develop rapport; (2) state your communication objective; (3) transmit your message; (4) check the receiver’s understanding; and (5) get a commitment and follow up ‫) التحقق‬4( ‫) نقل رسالتك؛‬3( ‫) حدد هدف االتصال الخاص بك؛‬2( ‫) تطوير العالقة؛‬1( :‫عملية إرسال الرسائل الشفهية‬ ‫) الحصول على االلتزام والمتابعة‬5( ‫من فهم المتلقي؛ و‬ The message-receiving process includes listening, analyzing, and checking understanding. .‫تتضمن عملية تلقي الرسالة االستماع والتحليل والتحقق من الفهم‬ Feedback is the process of verifying messages and determining if objectives are being met. .‫ردود الفعل هي عملية التحقق من الرسائل وتحديد ما إذا كان يتم تحقيق األهداف‬ Paraphrasing is the process of having the receiver restate the message in her/her words. .‫إعادة الصياغة هي عملية جعل المتلقي يعيد صياغة الرسالة بكلماته‬ 360-degree feedback is based on receiving performance evaluations from many people. .‫ درجة على تلقي تقييمات األداء من العديد من األشخاص‬360 ‫تعتمد ردود الفعل‬ Coaching is the process of giving motivational feedback to maintain and improve performance. .‫التدريب هو عملية إعطاء ردود فعل تحفيزية للحفاظ على األداء وتحسينه‬ The job instructional training (JIT) steps include (1) trainee receives preparation; (2) trainer presents the task; (3) trainee performs the task; and (4) trainer follows up. )3( ‫) يعرض المدرب المهمة؛‬2( ‫) يتلقى المتدرب اإلعداد؛‬1( :‫تتضمن خطوات التدريب على التدريس الوظيفي ما يلي‬ .‫) متابعة المدرب‬4( ‫يؤدي المتدرب المهمة؛ و‬ Coaching feedback is based on a good, supportive relationship; it is specific and descriptive; and it is not judgmental criticism. .‫ وليس انتقادًا قضائيًا‬.‫تعتمد النتائج في التدريب على عالقة جيدة وداعمة؛ وهي محددة ووصفية‬ Attribution theory is used to explain the process managers go through in determining the reasons for effective or ineffective performance and deciding what to do about it. ‫تُستخدم نظرية اإلسناد لشرح العمليات التي يمر بها مديرو العمليات في تحديد أسباب األداء الفعال أو غير الفعال وتحديد‬ .‫ما يجب فعله حيال ذلك‬ The performance formula explains performance as a function of ability, motivation, and resources. .‫تشرح صيغة األداء األداء كوظيفة للقدرة والتحفيز والموارد‬ Mentoring is a form of coaching in which a more-experienced manager helps a lessexperienced protégé. .‫التوجيه هو شكل من أشكال التدريب حيث يقوم المدير األكثر خبرة بمساعدة تلميذ أقل خبرة‬ A conflict exists whenever people are in disagreement and opposition. .‫يوجد الصراع عندما يكون الناس في خالف ومعارضة‬ The initiating conflict resolution model steps are (1) plan a BCF statement that maintains ownership of the problem; (2) present your BCF statement and agree on the conflict; (3) ask for, and/or give, alternative conflict resolutions; and (4) make an agreement for change . ‫الخاص بك‬BCF ‫) تقديم بيان‬2( ‫الذي يحافظ على ملكية المشكلة؛‬BCF ‫) التخطيط لبيان‬1( ‫خطوات نموذج حل النزاع هي‬ ‫) التوصل إلى اتفاق من أجل التغيير‬4( ‫أو تقديم حلول بديلة للصراع؛ و‬/‫) طلب و‬3( ‫والموافقة على النزاع؛‬ The BCF model describes a conflict in terms of behavior, consequences, and feelings. .‫الصراع من حيث السلوك والعواقب والمشاعر‬BCF ‫يصف نموذج‬ A mediator is a neutral third party who helps resolve a conflict. ‫الوسيط هو طرف ثالث محايد يساعد في حل النزاع‬ An arbitrator is a neutral third party who makes a binding decision to resolve a conflict. .‫قرارا ملز ًما لحل النزاع‬ ‫المحكم هو طرف ثالث محايد يتخذ‬ ً " ‫ مرات‬٧ ‫" حسبي هللا ال إله إال هو عليه توكلت وهو رب العرش العظيم‬ ‫ تعداد‬٦ ‫شابتر‬ Send int Messages and Giving Instructions. ‫إرسال الرسائل وإعطاء التعليمات‬. Managers send a message when instructing. ‫يرسل المديرون رسالة عند التعليمات‬ How well you give instructions directly affects performance. ‫مدى جودة إعطاء التعليمات يؤثر‬ ‫بشكل مباشر على األداء‬. Plan your message before sending. ‫خطط لرسالتك قبل إرسالها‬. Written communication. ‫التواصل الكتابي‬. )‫مهم‬ Lack of organization is a major problem. Write to communication, not to impress. Edit your work and rewrite if needed. ‫يعد االفتقار إلى التنظيم مشكلة كبيرة‬. ‫اكتب للتواصل وليس إلثارة اإلعجاب‬. ‫قم بتحرير عملك وأعد كتابته إذا لزم األمر‬. Receiving Messages. ‫استقبال الرسائل‬ Listening is the process of giving a speaker you undivided attention. ً‫االستماع هو عملية منح المتحدث اهتما ًما كامل‬. #1 thing lacking in new college grads is listening skills. ‫الشيء األول الذي يفتقده خريجو الجامعات الجدد هو مهارات االستماع‬. Analyzing is the process of thinking about, decoding and evaluating the message. ‫التحليل هو عملية التفكير في الرسالة وفك تشفيرها وتقييمها‬. Checking understanding is the process of giving feedback. ‫التحقق من الفهم هو عملية تقديم التغذية الراجعة‬ The Importance of Feedback. ‫أهمية ردود الفعل‬. Role of feedback in verifying messages. ‫دور التغذية الراجعة في التحقق من الرسائل‬. Role of feedback in meeting objectives. ‫دور التغذية الراجعة في تحقيق األهداف‬ Ongoing feedback increases motivation. ‫ردود الفعل المستمرة تزيد من الدافع‬. The need to be open to feedback – criticism. ‫الحاجة إلى االنفتاح على ردود الفعل والنقد‬. View criticism as an opportunity to improve. ‫انظر إلى النقد باعتباره فرصة للتحسين‬ . Stay calm, don’t get defensive and don’t blame others. ‫ وال تتخذ موقفًا دفاعيًا وال تلوم اآلخرين‬،‫كن هادئًا‬. How to Get Feedback on Messages. ‫كيفية الحصول على تعليقات على الرسائل‬. Be open to feedback: If questions upset you, you will get no questions. Be aware of nonverbal communication: Make sure yours encourages feedback. Ask questions: Ask direct questions on specific information. Use paraphrasing: How we ask for paraphrasing affects attitude. For a formal feedback process, use: :‫كن منفتحًا على ردود الفعل‬ ‫ فلن تتلقى أي أسئلة‬،‫إذا أزعجتك األسئلة‬. :‫انتبه إلى التواصل غير اللفظي‬ ‫تأكد من أن تعليقاتك تشجع على تقديم تعليقات‬. :‫اسال اسئلة‬ ‫اطرح أسئلة مباشرة حول معلومات محددة‬. :‫استخدم إعادة الصياغة‬ ‫تؤثر الطريقة التي نطلب بها إعادة الصياغة على الموقف‬. :‫ استخدم‬،‫بالنسبة لعملية ردود الفعل الرسمية‬ Coaching Coaching guidelines:‫إرشادات التدريب‬: Specific feedback is needed to avoid confusion. ‫هناك حاجة إلى تعليقات محددة لتجنب االرتباك‬. Descriptive feedback can be based on facts (observed and proven) or inferences (unproven). )‫يمكن أن تستند التعليقات الوصفية إلى حقائق (ملحوظة ومثبتة) أو استنتاجات (غير مثبتة‬. Feedback should be given as soon as possible but be flexible; withhold feedback when pressed for time or when emotions are high. ‫ينبغي تقديم التعليقات في أسرع وقت ممكن ولكن بمرونة؛ حجب ردود الفعل عند الضغط على الوقت أو عندما تكون‬ ‫المشاعر عالية‬. Criticism vs. Coaching Feedback. ‫النقد مقابل ردود الفعل التدريب‬ Criticism is rarely effective, employees get defensive and develop a negative attitude. ‫ حيث يتخذ الموظفون موقفا ً دفاعيا ً ويتطور لديهم موقف سلبي‬،ً‫نادراً ما يكون النقد فعاال‬ Criticism makes employees feel like losers, coaching feedback makes them feel like winners. ‫ والنتائج التدريبية تجعلهم يشعرون وكأنهم فائزين‬،‫النقد يجعل الموظفين يشعرون بأنهم خاسرون‬. Coaching Model. ‫نموذج التدريب‬. ) ‫(مهم الحفظ بالترتيب‬ Improving performance with the coaching model: :‫تحسين األداء باستخدام نموذج التدريب‬ Step 1. Describe current performance, Step 2. Describe desired performance, Step 3. Get a commitment to the change, and Step 4. Follow up. ‫الخطوة‬1. ،‫وصف األداء الحالي‬ ‫الخطوة‬2. ،‫وصف األداء المطلوب‬ ‫الخطوة‬3. ‫ و‬،‫الحصول على االلتزام بالتغيير‬ ‫الخطوة‬4. ‫المتابعة‬. Mentoring. ‫التوجيه‬ Primary responsibility is to coach by providing good, sound career advice and help develop leadership skills. ‫المسؤولية األساسية هي التدريب من خلل تقديم المشورة المهنية الجيدة والسليمة والمساعدة في تطوير المهارات القيادية‬. Seek out a good mentor – formal or informal. ‫رسمي أو غير رسمي –ابحث عن مرشد جيد‬ Managing Conflict. ‫صراع إدارة‬. All human relations rely on the: :‫جميع العلقات اإلنسانية تعتمد على‬ psychological contract – set of unwritten implicit expectations of each party in a relationship. ‫العقد النفسي‬- ‫مجموعة من التوقعات الضمنية غير المكتوبة لكل طرف في العلقة‬. Often unaware of our expectations until they are unmet. ‫في كثير من األحيان ال ندرك توقعاتنا حتى يتم تلبيتها‬. Conflict arises when the contract is broken. ‫ينشأ الصراع عند فسخ العقد‬. Initiating Conflict Resolution. ‫البدء في حل النزاع‬ Step 1. Plan a Behavior, Consequence, and Feeling (BCF) statement that maintains ownership of the problem. Three things that do not belong in BCF statements: Don’t make judgments, don’t make threats, don’t give solutions. ‫الخطوة‬1. ‫(قم بالتخطيط لبيان السلوك والعواقب والشعور‬BCF) ‫الذي يحافظ على ملكية المشكلة‬. ‫ثلثة أشياء ال تنتمي إلى بيانات‬BCF: ً ‫حلوال‬ ‫ وال تقدم‬،‫ وال تهدد‬،‫ال تصدر أحكا ًما‬. Step 2. Present your BCF statement and agree on the conflict. Make your short, planned statement and wait for a response – persist if needed. Step 3. Ask for, and/or give, alternative conflict resolutions. Ask what can be done to resolve the conflict. If agree, great; if not, offer your resolution. Step 4. Make an agreement for change. ‫الخطوة‬2. ‫قدم بيان‬BCF ‫الخاص بك واتفق على النزاع‬. ‫استمر إذا لزم األمر –قم بإلقاء بيانك القصير والمخطط له وانتظر الرد‬. ‫الخطوة‬3. ‫اطلب و‬/‫أو أعط حلوالً بديلة للصراع‬. ‫اسأل عما يمكن فعله لحل النزاع‬. ‫ قدم القرار الخاص بك‬،‫ عظيم؛ إذا لم يكن األمر كذلك‬،‫إذا وافقت‬. ‫الخطوة‬4. ‫عقد اتفاق من أجل التغيير‬. Mediating Conflict Resolution. ‫التوسط في حل النزاعات‬. The mediator should follow these steps: :‫وعلى الوسيط أن يتبع الخطوات التالية‬ Have each party state his/her complaint using the BCF model, Agree on the conflict problem(s), Develop alternative conflict resolutions, Make an agreement for change, and Follow up to make sure the conflict is resolved. ‫اطلب من كل طرف أن يذكر شكواه باستخدام نموذج‬ BCF، ،‫االتفاق على مشكلة (مشاكل) الصراع‬ ،‫تطوير حلول بديلة للنزاعات‬ ‫ و‬،‫عقد اتفاق من أجل التغيير‬ ‫المتابعة للتأكد من حل النزاع‬. The contingency leadership model is used to determine if a person’s leadership style is task- or relationship-oriented, ‫يستخدم نموذج القيادة الطارئة لتحديد ما إذا كان‬ ‫أسلوب قيادة الشخص موجها نحو المهمة أو الع=قة‬، ‫اسلوب القيادة المستخدمة‬ Task-motivated Relationship motivated The leadership continuum model is used to determine which one of seven styles to select, based on the use of boss-centered versus subordinate-centered leadership, ‫ﻤﻮذج اﺳ )ٮﻤراريﺔ اﻟ )ڡٮ&ﺎدة ﻟ )ٮﺤﺪٮ &ﺪ أي ﻣﻦ‬:‫ﺤﺪام ٮ‬: ‫ٮ & )ٮﻢ اﺳ )ٮ‬ : ‫&ﺤﺐ‬D ‫ﻌﺔ اﻟﱵ ٮ‬D‫اﻷﺳﺎﻟٮ&ﺐ اﻟﺴٮ‬ ‫ٮﺎدا إﻟﻰ‬: ‫ اﺳ )ٮ‬،‫اﺣ )ٮٮ&ﺎرﻫﺎ‬ ‫ﻞ اﻟ )ڡٮ&ﺎدة اﻟﱵ‬D‫ﺤﺪام اﻟ )ڡٮ&ﺎدة اﻟﱵ ٮ)ﺮﻛﺰ ﻋﲆ اﻟﺮﺋٮ&ﺲ ﻣ )ڡﺎٮ‬: ‫اﺳ )ٮ‬ ‫ٮ)ﺮﻛﺰ ﻋﲆ اﻟﻤرؤوس‬ path-goal leadership model is used to select the leadership style (directive, supportive, participative, or achievement- oriented ‫اﻟﻬﺪف ﻟ *ٮﺤﺪٮ 'ﺪ أﺳﻠﻮب‬-‫ﻤﻮذج *ڡٮ'ﺎدة اﻟﻤﺴﺎر‬9‫ﺤﺪم ٮ‬9 ‫ٮ 'ﺴ *ٮ‬ < < ‫اﻟ *ڡٮ'ﺎدة )اﻟ *ٮ‬ ‫ﺤﻮ‬9‫اﻟﻤﻮﺣﻪ ٮ‬ ‫ﺸﺎركى أو‬ ‫'هى أو اﻟﺪاﻋﻢ أو اﻟ *ٮ‬ ? ? ‫ﻮﺣٮ‬ (‫ﺤﺎز‬9< ‫اﻹٮ‬ ‫ﻬﺎ‬#‫ٮ )ﻌٮ'راٮ‬# ‫ﻣ‬ (boss, subordinates, situation/time) ‫ڡٮ'ﺎده‬# ‫اﺳﻠﻮب اﻟ‬ directive, supportive, participative, or achievement- oriented ‫متغيراتها‬ (leader-member relationship, task structure, and position power) ‫ڡﺪ‬# ‫ٮ‬. ‫اﻟ‬ unclear when/how to use the model. ‫النقد‬ Critics say research supports the model in most situations but not as strongly in field studies as in lab studies. ‫ﻬﺎ‬#‫ٮ )ﻌٮ'راٮ‬# ‫ﻣ‬ subordinate and environment ‫ڡﺪ‬# ‫ٮ‬. ‫اﻟ‬ • Criticized by managers because it is difficult to know which style to use. Conflict Management Styles‫أساليب إدارة الصراع‬ The avoiding conflict style user passively ignores the conflict rather than resolve it. ‫يتجاهل مستخدم أسلوب تجنب‬ ‫الصراع بشكل سلبي الصراع بدالً من حله‬ Advantage‫ ميزة‬: Maintains relationships‫يحافظ على‬ ‫العالقات‬ Disadvantage‫عيب‬: No resolution‫ال يوجد قرار‬ The accommodating conflict style user passively gives in to the other party‫يستسلم‬ ‫مستخدم أسلوب الصراع المتكيف بشكل سلبي‬ ‫للطرف اآلخر‬ The forcing conflict style user uses aggressive behavior to get their way. ‫ميزة‬Advantage : Better decisions if forcer is correct‫قرارات أفضل إذا كان القوة صحيحة‬ ‫ميزة‬Advantage: Maintains relationships‫يحافظ‬ ‫على العالقات‬ ‫عيب‬Disadvantage : Overuse leads to ‫عيب‬Disadvantage: May be counterproductive Appropriate use: ‫ٮﺎﺳﺐ‬$ ‫ﺤﺪام اﻟﻤ‬$ ‫ٮ‬, ‫اﻻﺳ‬ oWhen conflict is trivial,ً ‫عندما يكون الصراع تافها‬ oWhen your stake is not high,‫عندما تكون رهانك ليست‬ ‫عالية‬ oWhen confrontation would damage relationship, or‫عندما‬ ‫تؤدي المواجهة إلى اإلضرار بالعالقة‬ oWhen time is short or emotions are high ‫عندما يكون الوقت‬ ‫قصي ًرا أو تكون العواطف عالية‬ hostility‫اإلفراط في االستخدام يؤدي إلى العداء‬ Appropriate use:‫االستخدام المناسب‬ Appropriate use: ‫ٮﺎﺳﺐ‬$ ‫ﺤﺪام اﻟﻤ‬$ ‫ٮ‬, ‫اﻻﺳ‬ oThe person enjoys following,‫يستمتع اإلنسان‬ ‫بالمتابعة‬ oMaintaining the relationship is priority,‫الحفاظ‬ ‫على العالقة هو األولوية‬ oChanges are not important to accommodator, or‫التغييرات ليست مهمة للمتكيف‬، oUnpopular action must be take on important issues,‫يجب اتخاذ إجراءات غير شعبية في القضايا‬ ‫المهمة‬ oCommitment is not crucial to implementation,‫االلتزام ليس حاسما في التنفيذ‬ oMaintaining relationships is not critical,‫الحفاظ‬ ‫على العالقات ليس باألمر الحاسم‬ oConflict resolution is urgent.‫حل الصراع أمر ملح‬ oTime is limited.‫أو الوقت‬ The negotiating conflict style user attempts assertive, give-and-take concessions.‫يحاول مستخدم أسلوب الصراع‬ ‫التفاوضي تقديم تنازالت حازمة وتنازالت‬ The collaborating conflict style user seeks joint resolution with best solution for all. ‫يسعى مستخدم أسلوب الصراع المتعاون إلى حل مشترك مع أفضل‬ ‫الحلول للجميع‬ ً Also called compromising style‫أيضا أسلوب‬ ‫ويسمى‬ ‫المساومة‬ Advantage‫ ميزة‬:Conflict is resolved quickly‫يتم حل الصراع‬ ‫بسرعة‬ ً Also called problem-solving style. id de w hat iat‫أيضا‬ ‫ويسمى‬ ‫أسلوب حل المشكالت‬ Disadvantage‫ عيب‬:Can lead to subpar decisions ‫يمكن ان يؤدي الى قرارات دون المستوى‬ Appropriate use: ‫ٮﺎﺳﺐ‬$ ‫ﺤﺪام اﻟﻤ‬$ ‫ٮ‬, ‫اﻻﺳ‬ oWhen issues are complex and critical,‫عندما تكون القضايا‬ ‫معقدة وخطيرة‬ oParties have equal power and differing solutions, or‫األطراف لها قوة متساوية وحلول مختلفة‬ oA solution will only be temporary or if time is short.‫أو‬ ‫الحل لن يكون إال مؤقتا أو إذا كان الوقت قصيرا‬ Advantage‫ ميزه‬: Can lead to the best solution‫يمكن أن يؤدي إلى‬ ‫الحل االفضل‬ Disadvantage‫ عيب‬: Time consuming‫استهالك الوقت‬ Appropriate use: ‫ٮﺎﺳﺐ‬$ ‫ﺤﺪام اﻟﻤ‬$ ‫ٮ‬, ‫اﻻﺳ‬ o When compromise would result in sub-optimization‫عندما تؤدي‬ ‫التسوية إلى تحسين فرعي‬ o When group goal comes first and members collaborate‫عندما‬ ‫يأتي هدف المجموعة أوالً ويتعاون األعضاء‬ o Maintaining relationships is important, or‫الحفاظ على العالقات‬ ‫أمر مهم‬ o Time is available or when it is a peer conflict‫أو الوقت متاح أو‬ ‫عندما يكون هناك صراع بين األقران‬