Gestió de Comunicació PDF

GESTIÓ DE COMUNICACIONS Model basic de comunicació Per què fallen els projects? 1. Poca entrada de l'usuari 2. Conflictes de les parts interessades 3. Requisits vagues 4. Mala estimació de costos i horaris 5. Habilitats que no coincideixen amb la feina 6. Costos ocults 7. Falta de planificació 8. A...

GESTIÓ DE COMUNICACIONS Model basic de comunicació Per què fallen els projects? 1. Poca entrada de l'usuari 2. Conflictes de les parts interessades 3. Requisits vagues 4. Mala estimació de costos i horaris 5. Habilitats que no coincideixen amb la feina 6. Costos ocults 7. Falta de planificació 8. Avaries de comunicacions 9. Arquitectura pobre 10. Senyals d'advertència de fallada tardana ROLS DEL PM relacionats amb la gestió de comunicacions Identificar als interessats i gestionar les seves expectatives identificar problemes planificar la comunicació organitzar els canals de distribució i de feedback Informar periodicament del progres GESTIÓ DE COMUNICACIONS → inclou ells processos de planificació, recopilació, creació, gestió, seguiment i control per asegurar que la info del projecte sigui adequada. Consta de dues parts: desenvolupar una estrategia per assegurar que les comunicacions sigui eficient pels interessats, i dur a terme les activitats per implementar aquesta estrategia. Una comunicació eficaç tendeix un pont entre diversos interessats que poden tenir diferents antecedents culturals i organitzacionals. Tipus formal : inform, reunions, agendes, actes de reunions, sessions informatives informal: correu electronic, xarxes socials, pagines web Oficial : informes anuals; informes per a reguladors i organismes de govern. No oficial : Comunicacions que se centren a establir i mantenir el perfil i el reconeixement del projecte ia construir relacions fortes entre l'equip del projecte i els seus interessats utilitzant mitjans flexibles i sovint informals horizontal → mateix nivell jerarquic en la organització vertical ascnedent/descendent → persones amb diferents ocupacions jerarquiques l'estratègia de comunicació i el pla de gestió de les comunicacions constituiran la base per monitoritzar l’efecte de la comunicació. Els malentesos es poden reduir, però no eliminar, amb lús de les 5Cs (no en mitjans socials): Correcte gramaticalment i ortograficament, Concis (eliminació d’exces de paraules), Clar (expressio i proposit clars dirigits a les necessitats del lector), Coherent (flux d’idees coherent), Controlat (flux controlat d’idees i paraules) Tendencies en la gestió de les comunicacions: Inclusió d'interessats a les revisions i a les reunions del projecte Major ús de la computació social. I. PLANIFICAR LA GESTIÓ DE COMUNICACIONS→ identificar recursos, temps i pressupost necesssaris per les activitats de comunicació En la majoria dels projectes, la planificació de les comunicacions es realitza molt aviat, durant la identificació dels interessats i el desenvolupament del pla per a la direcció del projecte. Durant aquest procés s'han de tenir en compte i documentar els mètodes d'emmagatzematge, recuperació i disposició final de la informació del projecte TECNIQUES Representació → matriu d’involucrament dels interessats Análisi de requisits de comunicació: determina les necessitats d'informació dels interessats del projecte. Aquests requisits es defineixen combinant el tipus i el format de la informació necessària amb una anàlisi del valor d'aquesta informació n de calans de comunicació : PERÒ NO TOTS ES COMUNIQUEN ENTRE SÍ!! es poden reduier Però Fonts per identificar requisits de comunicació: Relacions de responsabilitat de la org i dels interessats Disciplines, departaments i especialitats involucrades Logística del de persones que participaràn en el projecte i en quines ubicacions Necessitats d’info interna Necessitats d’info externa Requisits d’info i comunicació dels interessats provenents del registre d’interessats. FACTORS QUE INFLUXEIEN EN LA TECNOLOGIA SELECCIONADA PER LA COMUNICACIÓ: urgencia, disponibilitat (accesible per a tots els interessats), facilitat d’ús, entorn del projecte (a remotor, cara a cara, factors culturals..), sensibilitat i confidencialitat. Models de comunicació un procés que consta de dues parts, l'emissor i el receptor, però reconeix la necessitat d'assegurar que el missatge hagi estat comprès. el soroll inclou qualsevol interferència o barrera que pugui comprometre la comprensió del missatge. El receptor és el responsable que la informació sigui rebuda en la seva totalitat, compresa i confirmada. Metodes de comunicació: interactiva push pull entre 2 o més que enviada a tots els receptors. Usada per grans volumns de info o realitzen un intercanvi Assegura que s’han enviat la info audiencies grans. d’info peor no si s’ha arribat i s’hagi Requereix que els receptors accedeixen al comprés perl’ audiència contingut de la comunicació segons el ex: reunions, chats, propi criteri trucada teelfonica, ex: Cartes correu electronic, blogs, La info és disponible i són els receptors que videoconferencies, xarxes notes de premsa, faxos hi poden accedir socuals, presentacions, rodes de premsa ex: sitios web, podcast, BD, RSS, repositorio, formularios de classe Metodes de comunicació SORTIDES Pla de gestió de les comunicacions → descriu la forma de planificació/execució/control de les comunicacions, inclou: requisits de comunicació dels interessats La info a comunicar, idioma, format,contingut, i nivell de detall Motiu de la distribució d’info Termini i freqüència de distribució d’info Persona responsable de comunicar la info Persona responsable d’autoritzar la divulgació de la info confidencial Receptor de la info Metodes/tecnologies usats per a la comunicació Recursos assignats a les activitats de comunicació Procés d’escalament Metodes per actualizar el pla Glosari de terminologia comú Diagrames de flux de la info Restriccions, generalment derivades de legislacións Guies i plantillas per les reuncions de seguiment L'ús d'una pag web i un software de gestió del projecte si cal utilitzar-los en el marc del projecte. II. Gestionar les comunicacions → crear/recopilar/distribuir/emmagatzemar la info relacionada amb el projecte. permet un flux eficient entre l’equip i els interessats SORTIDES Comunicacions del projecte: inclou informes d’exercici, estat dels entregables, avanç del cronograma, i costs incorreguts. Són influenciades per factors com la urgència i l'impacte del missatge, el mètode de lliurament i el nivell de confidencialitat Actualitzacions als actius dels processos de l'organització Notificacions als interessats Informes del projecte (registre d’incidents, lliçons apreses, estat del projecte) Presentacions del projecte Registres del projecte Retroalimentació dels interessats Documentació de les lliçons apreses III. CONTROLAR LES COMUNICACIONS → monitoritzar i controlar les comunicacions per assegurar que les necessitats d’informació dels interessats es satifeix L'impacte i les conseqüències de les comunicacions del projecte s'han d'avaluar i monitoritzar per assegurar que es lliuri el missatge adequat amb el contingut adequat a l'audiència adequada, a través del canal adequat i en el moment adequat. Monitoritzar les Comunicacions pot requerir diversos mètodes, com ara enquestes de satisfacció del client, recopilació de lliçons apreses, observacions de l'equip, revisió de les dades del registre d'incidents, o avaluació dels canvis a la matriu d'avaluació de l'involucrament dels interessats Pot provocar al revisió dels dos processos anteriors. Les reunions de “maquina de cafè” són execel·lent font d’informació. Les enquestes poden ajudar. No escatimar(‫ )البخل‬als recursos És necessari el feedback dels interessats TASQUES: Comunicar tot lo relacionat amb el cronograma, costs i riscs SORTIDES Proposar info a nivell adequat per a cada audiencia Poden ser informes simples (%completat, indicadors de cada area(abast, cronograma..)) o més elaborat (análisi de l’exercici passat, analisi de les projeccions del projecte, estat actual dels riscs i incidents, treball completat durant el periode, resum de canvis,..)