Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) PDF

Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Cap. 1 - Processos da Cadeia de Abastecimento Fluxos físicos, informacionais e financeiros Cadeia de distribuição: engloba o planeamento e gestão de todas as atividades que envolvem o forne...

Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Cap. 1 - Processos da Cadeia de Abastecimento Fluxos físicos, informacionais e financeiros Cadeia de distribuição: engloba o planeamento e gestão de todas as atividades que envolvem o fornecimento, aquisição, conversão e todas as atividades de gestão logística. Inclui também, a coordenação e colaboração com parceiros que podem ser fornecedores, intermediários, prestadores de serviços (3PL) e clientes. “Sistema logístico, ferramenta transversal que assegura a ligação eficiente e eficaz entre todas as empresas que participam na cadeia de valor.” (Dias, 2005, p.92) Eficácia: É algo adequado para atingir um propósito, de modo a alcançar o resultado pretendido ou esperado. Eficiência: Quando a tarefa é executada da melhor maneira possível, com o menor desperdício de tempo, esforço e recursos. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Fluxos Logísticos Fluxo físico Aprovisionamentos (EDI) Fornecedor Logística Inversa (Kanban, JIT e MRP) Empresa Distribuição física (MRP II e DRP) Distribuidor Fluxo de Informação/Suporte EDI - Sistema que permite a troca de informação/dados entre parceiros de negócio através de suporte eletrónico. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Vantagens - Rapidez - Diminuição de papel, reduzindo custos de processamento e arquivo - Menos erros associados à introdução|interpretação de dados KANBAN - Sistema simples de requisição de materiais através de etiquetas, quadros de sinalização (eletrónicos ou não) através do qual o posto utilizador requisita materiais ao posto fornecedor. Vantagens - Sistema de operacionalização simples - Não requer investimentos significativos - Melhora o serviço ao cliente (diminuição dos prazos de entrega) - Contribui para a redução de stocks Just in time - Filosofia de gestão minimizadora de desperdícios (tempo, recursos físicos, financeiros ou outros) através da qual se pretende uma sincronização entre a necessidade e o abastecimento. Aplicação comum - Ambiente industrial e em serviços Necessidade de informação para os fornecedores: atempada, correta|exata e completa MRP/MRP II, DRP - Sistemas de gestão da produção/ distribuição, articulando ordens de clientes, requisições de materiais e gestão de stocks (MRP), com gestão de recursos de produção (MRP II) e abastecimento a pontos de venda (DRP). Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Gera informação útil para: Departamento de compras: Aprovisionar os materiais necessários face a produção perspetivada; Gestão de stocks: Níveis a manter face às condições da procura e das cláusulas contratuais com fornecedores; Departamento de produção: Programação da produção; Expedição/Operador Logístico: Abastecimento aos pontos de venda. Fluxos Financeiros Pagamentos a fornecedores Necessidade: Pagamento atempado: Prazos médios de pagamentos; Pagamentos correto: Face ao valor estipulado e ao serviço efetivamente prestado; eventual necessidade de acertos/devoluções; Pagamento relevado para efeitos contabilísticos e fiscais: registo apropriado para cumprimento legal e para controlo de gestão (apuramento de custos/ definição de preços). Questões relevantes: - Custo unitário dos materiais/componentes /serviços; - Condições de pagamento; - Variações de custos face ao volume adquirido; Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) - Custos de serviços complementares (transporte, manipulação, instalação, manutenção); - Pagamentos internacionais (INCOTERMS). Documentação Gerada Packing list (detalhes da mercadoria: peso, volume, conteúdo…); Fatura | Recibo; Certificado de inspeção; Certificado de origem (emitido pela câmara de Comércio local); Licença de exportação; Apólice de seguro; Créditos documentários (emissão via eletrónica- através do sistema SWIFT); Documentos de transporte. Documentos de transporte Transporte Marítimo - Bill of lading ou “Conhecimento de embarque” emitido pela empresa de navegação e é o documento utilizado como comprovativo do contrato de transporte entre o armador e o carregador/empresa, servindo ainda, de título de crédito e de propriedade da mercadoria (autoriza o proprietário/ importador a retirar os produtos) e recibo comprovativo das condições em que a mercadoria foi recebida a bordo. Multimodal transport (aplicável a operações com duas ou mais formas de transporte) - “FIATA FDL” ou “Conhecimento de embarque multimodal” regula o transporte internacional em regime multimodal organizado sob a responsabilidade de transitários que pertençam à FIATA (federação internacional de transitários), cujo membro português é a APAT- Associação de transitários de Portugal. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Transporte aéreo - Air Way Bill ou “carta de porte Aérep” é o documento que comprova o contrato de transporte aéreo celebrado entre a companhia aérea e a empresa, sendo emitido pelo primeiro a favor do segundo ou por um agente de carga IATA autorizado. Transporte Rodoviário - CMR ou “carta de porte rodoviário” é o documento comprovativo do contrato de transporte rodoviário entre o transportador e a empresa e regula o transporte internacional rodoviário entre dois países desde que, pelo menos um deles tenha ratificado a convenção CMR. Evidencia as intruções fornecidas ao transportador e tem que acompanhar o envio da mercadoria. Transporte ferroviário - CIM ou “Carta de porte ferroviário” é o documento comprovativo do contrato de transporte ferroviário. Este documento regula o transporte internacional ferroviário entre pelo menos dois países com ligação através de uma das linhas ferroviárias inscritas numa lista anexa ao Convénio CIM/COTIF (Convénio internacional relativo ao transporte de mercadorias por caminho de ferro) Desmaterialização Documental Documentação em suporte papel “Documentação em suporte papel provoca erros e ineficiência.” Desvantagens: - Tempo e custo na sua emissão (introdução consecutiva de dados); - Necessidade de manutenção de arquivo; - Perda da qualidade do documento; - Tempo e custo empregues na entrega ao destinatário; - Dificuldade e custo na criação de m sistema de resposta e receção; Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) - Existência de múltiplos formatos de documentação, com o decorrente esforço suplementar na sua compreensão; - Problemas de segurança (no transporte e no arquivo); Consequências do suporte papel: - Custo acrescido; - Duplicação de documentos; - Menor qualidade do serviço ao cliente. Vantagens: - Menor custo; - Menor tempo de entrega; - Mais fácil localização; - Uniformização da informação prestada; - Segurança; - Mais fácil arquivo (eletrónico) e menos dispendioso; - Racionalização da utilização da MDO; - Menor utilização de papel (logística verde). Janela Única Portuária Processo de simplificação - Integra diversos intervenientes da cadeia de serviços portuários (Autoridades e Agentes de Navegação) e surgiu com a implementação do Simplex, em 2006. É a gestão de informação das escalas de navios e movimentação de mercadorias entre os representantes dos meios de transporte e cargas, prestadores de serviços e autoridades no porto. Esta gestão é muito importante tendo sido implementado um Sistema de Gestão de Segurança da Informação certificado (ISO|ISEC 27001) com o objetivo de proteger os dados pessoais através de procedimentos de controlo e de sensibilização aos utilizadores do sistema. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) JUP II – Versão mais abrangente da JUP que integra os restantes elementos da cadeia de abastecimento a jusante e a montante. Cap. 2 – Normalização, Qualidade e Certificação das Operações Logísticas Normalização, qualidade e certificação Normalização – As normas são documentos de aplicação voluntária salvo se existe um diploma legal que as torne de cumprimento obrigatório. O seu papel está relacionado com o aumento dos níveis de qualidade, segurança e eficiência. “É considerada uma referência adequada do mercado usada em processos de legislação, acreditação, certificação, metrologia, etc.” Cliente - Fornecedor Qualidade – Grau de satisfação de requisitos dados por um conjunto de características intrínsecas (ISSO 9000:2005). É também a capacidade de um produto ou serviço ir ao encontro ou superar as expetativas do consumidor | cliente. Uniformidade das características do produto tendo em conta o valor alvo; Conformidade com os requisitos; Aptidão para o uso; Satisfazer as expetativas do cliente e compreender as suas necessidades e exigências futuras; Nunca (ter de) pedir desculpa a um cliente. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Dimensão da qualidade Desempenho/Performance - principais caracteristicas do produto/serviço; Estética - aparência, tacto, olfato, paladar; Características especiais - caracteristicas extra; Conformidades - como o produto/ serviço está em conformidade com as expectativas do cliente; Segurança - risco de lesão; Confiabilidade - Consistência do desempenho; Durabilidade - vida útil do produto/ serviço Qualidade percebida - avaliação indireta da qualidade, por exemplo, imagem de marca; Serviço pós-venda - tratamento de reclamações de clientes ou verificar a satisfação dos mesmos. Gestão pela qualidade total (GQT) – ISO 9000 - Conhecer as necessidades dos clientes; - Conceber os produtos para ir ao encontro dos consumidores; - Produção sem falhas; - Fornecedores e matérias primas, materiais de embalagem e serviços fiáveis; - Desempenho certificado; - Instruções e métodos claros; - Ter embalagens adequadas; - Distribuição atempada e sem originar reclamações; - Serviço de assistência e suporte eficiente; - Conhecer o modo de funcionamento do cliente e articular-se corretamente com ele em trabalho conjunto visando a melhoria continua. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Certificação - é a emissão, por uma entidade externa e independente (entidade certificadora), de um certificado de conformidade, após auditar a empresa ou organização e verificar se cumpre os requisitos especificados na norma de referência aplicável. Objetivo: permitir que a empresa ou organização certificada demonstre perante terceiros as suas boas práticas e credibilidade, e afirme que pode ser um parceiro seguro e confiável. Passos para implementar um programa de certificação - Tomada de decisão de certificar a empresa; - Identificação das necessidades e expectativas dos clientes; - Definição da política e objetivos da qualidade; - Transmissão da mensagem no seio da empresa; - Análise dos processos existentes na empresa; - Estabelecimento do novo modelo; - Implementação das atividades necessárias; - Auditoria interna; - Seleção da empresa certificadora; - Processo de candidatura; - Auditoria por parte da entidade certificadora; - Evolução e melhoria do sistema da qualidade iniciado. Princípios da gestão da qualidade - Foco no cliente; - Liderança; - Envolvimento das pessoas; - Abordagem por processos; - Melhoria; Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) - Melhoria continua; - Tomada de decisões baseada em evidências; - Gestão de relações. Benefícios da certificação - Redução de custos; - Aumento da produtividade; - Aumento da satisfação do cliente; - Aumento da motivação/envolvimento dos colaboradores internos; - Melhoria da imagem e da posição competitiva; - Melhoria na organização interna; - Acesso a determinados mercados e concursos; - Confiança no sistema; - Troca de experiências entre as empresas; - Facilidade de acesso à informação. ISO 9000 – Qualidade Podem ser aplicadas em diversos tipos de organização: indústrias, empresas, instituições e afins, e se referem apenas, a qualidade dos processos da organização, e não dos produtos ou serviços. Esse grupo de normas descreve regras relacionadas a implantação, desenvolvimento, avaliação e continuidade do Sistema de Gestão da Qualidade. Uma organização com um sistema de gestão da qualidade implementado poderá esperar obter as seguintes vantagens: - Existência de uma dinâmica da melhoria contínua; - Fidelização de clientes através da satisfação das suas expectativas; - Assegurar a competitividade e o desenvolvimento sustentável; - Aumentar os níveis de confiança nos processos internos. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) ISO 9001 - orientações sobre a qualidade dos projetos, bem como o seu desenvolvimento, produção, instalação e manutenção. É uma das normas mais específicas e mostra como deve ser cada processo da empresa. Ela envolve as normas 9002 e 9003. ISO 9004 - estabelece as diretrizes para o sucesso sustentado - orientações básicas para a implantação do sistema de gestão da qualidade. ISO 19011 - possui as diretrizes para auditorias de sistema de gestão. ISO 14000- Ambiente ISO 14000 é constituído por uma série de normas que determinam diretrizes para garantir que determinada empresa pratique a gestão ambiental. O principal objetivo da ISO 14000 e de suas normas é garantir o equilíbrio e proteção ambiental, prevenindo a poluição e os potenciais problemas que esta poderia trazer para a sociedade e economia. Organizações Nacionais e Internacionais Sistemas de gestão da qualidade ISSO 9001 e/ou gestão ambiental ISSO 14001: - APCER - SGS ICS - LR EMEA PT - BV Certification - EIC - TUV - CERTIF - INNOQ/OC Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Responsabilidade Social na Cadeia de Abastecimento A SA8000 é a norma que permite gerir riscos sociais, correlacionados com a política de responsabilidade social da empresa e afetam sobretudo os colaboradores da empresa. O primeiro a beneficiar da adoção desta norma foi os colaboradores da Auchan Portugal que viram melhoradas as suas condições de trabalho. Permite identificar onde estamos a falhar na implementação de um sistema que procura eliminar os riscos sociais existentes na cadeia de valor do nosso negócio. O essencial da Segurança e Higiene no Trabalho em Logística Diploma que estabelece o regime jurídico da promoção da segurança e saúde no trabalho. Neste diploma são estabelecidos os princípios fundamentais para o desenvolvimento da qualidade de vida na organização. A SST no trabalho é importante para as empresas, para além de construir uma obrigação legal e social; As empresas valorizam o facto de a SST prevenir lesões e doenças dos trabalhadores resultantes do trabalho, mas ela é também um elemento fundamental do êxito de uma empresa. Vantagens - Redução de riscos de acidentes e de doenças profissionais - Redução de custos (indemnizações, multas, prémios de seguro, prejuízos resultantes de acidentes, dias de trabalho perdidos) - Melhoria geral da produtividade e do desempenho da organização - Conformidade com a legislação vigente - Motivação dos colaboradores num ambiente de trabalho seguro e saudável - Abrangência das atividades de prevenção a toda a organização Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) - Redução das taxas de absentismo Princípios fundamentais da SST - Empenhamento e liderança para melhorar a SST; - Procedimentos e políticas eficazes em matéria de SST; - Programas proactivos de avaliação de riscos; - Trabalhadores competentes e com formação; - Medidas eficazes de controlo de riscos; - Processos de acompanhamento e avaliação contínuos. - Normas de segurança a promover: - Armazenar mercadorias nos locais adequados; - Manter limpo e ordenado o posto de trabalho; - Utilizar de forma adequada os instrumentos, utensílios e mobiliário de trabalho; - Usar equipamentos de proteção individual adequados a cada tarefa; - Não deixar fora de serviço os elementos de segurança nas máquinas de movimentação. Cap. 3 - Certificação de Profissionais e de Operações Logísticas Certificação Profissional ECBL - organização independente responsável pela homologação da Certificação Europeia em Logística aprovada pela ELA (European Logistics Association). APICS - uma prestigiada organização americana que assegura a certificação dos profissionais de logística com base em standards americanos. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) ISM – Institute for Supply Management, a associação de profissionais da supply management mais antiga do mundo, desenvolve a sua atividade em diversas áreas, nomeadamente na formação de profissionais. A APLOG é a entidade que representa Portugal na ELA- European Logistics Association, tendo o exclusivo da formação certificada pelo ECBL. A Formação ECBL é feita em sala ou em autoestudo. Protocolo ESCE/APLOG O Curso de Licenciatura em Distribuição e Logística é assim certificado ao nível Júnior, orientado ao nível de supervisores na área operacional e operacionais ao nível da coordenação e execução. O Mestrado Ciências Empresariais, Ramo Logística é certificado ao nível Sénior, estando orientado para gestores e consultores que planeiam, coordenam e controlam as diferentes partes da rede logística. A APICS possui as certificações: CPIM - Certified Production and Inventory Management, é reconhecido internacionalmente como o padrão de competência profissional em produção e controlo de inventário. CSCP – Certified Supply Chain Professional, programa desenhado para o desenvolvimento de especialistas da cadeia de abastecimento. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) CLTD – Certified in Logistics, Transportation and Distribution, conjunto abrangente de conhecimento que define o padrão global das melhores práticas em logística, transporte e distribuição. O ISM possui duas certificações: CPSM – Certified Professional in Supply Management, para os profissionais desenvolverem competências chave nas áreas de procurement e sourcing, contratos, negociação e liderança. CPSD - Certified Professional in Supplier Diversity, para os profissionais que desenvolvem iniciativas e estratégias de diversificação junto dos fornecedores. Profissões Gestores em operadores logísticos Gestores de armazéns Gestores de transportes, rotas e frotas Gestor de clientes Gestores de logística inversa Controller Gestores de superfícies comerciais Gestores de loja/secção Gestores de compras Gestores de categorias Planificadores e gestores de inventários/sincronização de stocks Planificadores de operações/ligação ao operador logístico Planeamento e implementação de plataformas logísticas Gestores de PME Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Certificações de Operações Logísticas Modelo Scor (Supply Chain Operations Reference) É o modelo de referência das operações na cadeia logística, de distribuição, fornecimento, suprimentos ou abastecimento) é utilizado para analisar uma cadeia logística e identificar oportunidades de melhoria no fluxo de trabalho e de informação. O modelo trata cinco processos de negócio: Planeamento - Analisa toda a cadeia, desde as compras e necessidades dos clientes até à produção e entrega dos produtos; Avaliar disponibilidade de recursos; Planear níveis de stocks dos diversos tipos (PA/MP/ME/WIP); Avaliar Trade-Offs e definir prioridades. Abastecimento - Lida com toda a parte de compras de matérias-primas e sua infra- estrutura em toda a cadeia logística; Obter, receber e guardar materiais e produto acabado comprado; Fazer contratos e suportar pagamentos; Fazer pesquisa de novos fornecedores; Avaliar os fornecedores. Produção - Analisa o ambiente interno bem como cuida de todos os assuntos inerentes à manufatura do produto; Requisitar e receber materiais; Transformá-los em produto acabado; Embalar e entregar para distribuição o produto, nas melhores condições de qualidade e certificação. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Distribuição - Analisa a gestão da procura, pedidos e armazenamento. É o maior processo e vai dos canais de distribuição até ao cliente final. Executar os processos necessários à satisfação de encomendas; Executar os processos de receção, armazenagem, preparação de encomendas, despacho e controlo. Preparar pedidos conforme acordado com os clientes; Garantir rastreabilidade de produtos; Gerir os processos de transporte, incluído logística inversa; Criar e manter bases de dados dos clientes, de produtos e de preços. Devolução - Analisa a devolução de produtos em toda a cadeia e o retorno de materiais ao longo do abastecimento da mesma Análise detalhada da logística - Inclui atividades como: Processamento de encomendas; Serviço ao cliente; Procurement (Pesquisa, seleção, negociação, com fornecedores- comprar pontuais e alianças estratégicas); Gestão de fluxos materiais; Controlo e gestão de stocks; Previsão de vendas; Planeamentode produção. Gestão de frotas e de transporte; Seleção de infra-estruturas e seu financiamento; Gestão de armazéns e de armazenagem; Monitorização da Logística inversa; Gestão de serviços de valor acrescentado no armazém; Gestão de sistemas de informação e de comunicação; Gestão de projetos com clientes e fornecedores. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) Produtividade - é o rácio de produção (output) por unidade de recursos utilizados (input). É o resultado de um processo produtivo. A produção é obtida através da conversão de recursos em produtos ou serviços. Fatores que afetam a produtividade: Imputáveis ao trabalhador: Absentismo; Atrasos; Tempos de repouso excedidos; Paragens desnecessárias. Imputáveis à ineficiência da gestão: Planeamento deficiente do trabalho; Atrasos na passagem de trabalho ou de instalações; Más condições de trabalho; Tempos mortos desnecessários. Imputáveis a ineficiências de outra ordem: Métodos de trabalho desadequados; Layouts mal concebidos; Ferramentas e instrumentos desacuados; Processos de trabalho difíceis; Reprocessamento de trabalho mal feito. Melhorar a produtividade: Aumentar a produção sem aumentar os recursos; Reduzir os recursos sem reduzir a produção; Reduzir os recursos e aumentar a produção (fazer mais com menos) Reduzir os recursos para obter uma redução menos que proporcional na produção; Aumentar os recursos para obter um aumento mais que proporcional da produção. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre  Resumos de Documentação e Certificação na Logística e na Distribuição (DCL) ABC- Activity based costing É um método de custeio que está baseado nas atividades que a empresa efetua no processo de fabricação de seus produtos. Consiste na identificação, análise e alocação de custos aos processos de uma determinada empresa, visando melhor gerenciar a lucratividade. O uso deste método permite uma melhor mensuração dos custos. Identificar todas as atividades do armazém: receção, arrumação, armazenagem, reaprovisionamento, serviços administrativos… Analisar o conteúdo de trabalho de cada atividade (operações, tempos e custos) Reavaliar a necessidade de cada atividade e estabelecer um novo paradigma operacional; Identificar alternativas de sequência ou fluxos de cada atividade; Identificar métodos alternativos, equipamentos mais sofisticados; Avaliar tempos e custos da operação atual e da alternativa proposta; Identificar conflitos e restrições à alternativa proposta; Definir os critérios de medida de desempenho; Implementar e acompanhar o novo sistema. Produtividade VS Certificação de operações logísticas Só faz sentido fazer uma certificação após se ter garantido que estão implementados os melhores e mais adequados processos operacionais que assentam em critérios de produtividade. Certificar é garantir não só que se faz como está no documento, mas também que se faz da melhor metodologia conhecida com objetivos a aumentar a produtividade e a competitividade. Joana Carvalho 2º Ano | 1º Semestre