Sesión 11: Tecnología de la Información PDF

Curso: : TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 1. Tema: Herramientas para el monitoreo , evaluación y sistematización de proyectos Docente: Dra. Gudelia Zevallos Ypanaqué. 1. Conectándonos : Nuestros saberes previos ¿QUE ENTIENDES POR MONITOREO DE PROYECTO? ¿QUE ENTIENDES POR EVALUACIÓN DE PROYECTO?...

Curso: : TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 1. Tema: Herramientas para el monitoreo , evaluación y sistematización de proyectos Docente: Dra. Gudelia Zevallos Ypanaqué. 1. Conectándonos : Nuestros saberes previos ¿QUE ENTIENDES POR MONITOREO DE PROYECTO? ¿QUE ENTIENDES POR EVALUACIÓN DE PROYECTO? 2  Herramientas para el monitoreo , evaluación y sistematización de proyectos seguimiento constante EFECTIVID AD MÉTODOS INSTRUMEN Seguimiento TOS RESULTAD constante del OS progreso de un proyectoun TÉCNIC AS  1.MONITOREO Proceso continuo de recolección de datos y revisión de actividades a lo largo de la implementación de un proyecto. Objetivo es garantizar que las actividades se estén llevando a cabo como se planearon y que se logren los objetivos en el tiempo estipulado. Las herramientas de monitoreo permiten identificar rápidamente cualquier desviación para corregirla a tiempo.  Ejemplos de herramientas de monitoreo Matrices de Indicadores: Permiten organizar los indicadores clave del proyecto, especificando metas y verificando su cumplimiento en cada fase. Diarios de Campo y Bitácoras: Documentan actividades diarias y eventos importantes. Tableros de Control (Dashboards): Plataformas visuales que muestran el progreso de los indicadores. Reportes de Avance: Informes periódicos que resumen el estado actual del proyecto, logros y desafíos.  Elementos de una Matriz de Indicadores Objetivo: Define claramente el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto. Esto orientará la creación de indicadores relevantes. Indicadores: Son métricas específicas y cuantificables que ayudan a medir el progreso hacia el logro de los objetivos. Los indicadores pueden ser de tres tipos: Indicadores de Eficiencia: Miden los recursos utilizados en relación con los resultados obtenidos. Indicadores de Eficacia: Evalúan el grado de cumplimiento de los objetivos. Indicadores de Impacto: Miden los cambios a largo plazo producidos en la población o área de intervención.  Elementos de una Matriz de Indicadores Meta: Es el valor numérico que se espera alcanzar para cada indicador dentro de un plazo definido. Fuente de Verificación: Identifica dónde se obtendrá la información o los datos para medir el indicador. Puede ser de encuestas, registros, bases de datos, reportes de actividad, etc. Frecuencia de Medición: Define cada cuánto tiempo se recolectarán los datos (mensual, trimestral, anual) para realizar el seguimiento adecuado. Responsable: La persona o equipo a cargo de recolectar y analizar la información de cada indicador. Ejemplo  Beneficios de una Matriz de Indicadores Seguimiento Ordenado y Sistemático: Permite ver en qué medida se están cumpliendo los objetivos. Facilidad para la Toma de Decisiones: Identifica rápidamente áreas que requieren ajustes o mejoras. Evaluación y Transparencia: Facilita la evaluación de los resultados y la rendición de cuentas. Eficiencia y Efectividad: Ayuda a medir el uso eficiente de recursos y el logro de resultados esperados.  Diarios de Campo Características del Diario de Campo: Descriptivo y Reflexivo: Incluye descripciones detalladas de lo observado (entorno, comportamientos, interacciones) y reflexiones personales del observador. Uso en Campo: Se realiza durante las visitas de campo o actividades de intervención, por lo que es ideal para proyectos con un componente comunitario. Flexibilidad: Permite registrar cualquier tipo de observación relevante, desde interacciones hasta actitudes y cambios en la percepción de los beneficiarios.  Diarios de Campo Ejemplo de contenido en un Diario de Campo: Fecha y lugar de observación. Descripción de las actividades realizadas (p. ej., taller de capacitación). Interacciones entre el equipo y los beneficiarios. Observaciones sobre la respuesta de los beneficiarios, barreras culturales, o cualquier cambio en el entorno. Reflexiones sobre los desafíos enfrentados y aprendizajes  BITÁCORA Características de la Bitácora: Formato Estructurado: Incluye secciones definidas para registrar actividades, responsables, resultados, y dificultades. Frecuencia Regular: Se completa de manera regular (diaria, semanal o mensualmente) para mantener un seguimiento constante. Objetividad: Se enfoca en los aspectos operativos y logísticos, documentando avances y retrasos de manera precisa. Facilita la Rendición de Cuentas: Sirve como registro de las actividades programadas, logros, y recursos utilizados, ayudando a la rendición de cuentas.  BITÁCORA Ejemplo de contenido en una Bitácora: Fecha de la actividad. Actividades realizadas y resultados obtenidos. Responsables de cada actividad. Recursos utilizados y tiempo invertido. Dificultades encontradas y soluciones implementadas. Próximos pasos o recomendaciones.  TABLEROS DE CONTROL Características de los Tableros de Control Visualización Clara y Sintética: Presentan datos de manera gráfica para facilitar la comprensión rápida de la situación actual del proyecto. Actualización en Tiempo Real: Los datos se actualizan automáticamente o de manera periódica, lo que permite tener información al día para el seguimiento. Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Miden los objetivos más importantes del proyecto (ej. porcentaje de avance, cumplimiento de metas, presupuesto utilizado). Personalización: Los dashboards pueden diseñarse para que muestren la información más relevante según los objetivos del proyecto y las necesidades de los usuarios. Ejemplos de Herramientas para Crear Tableros de Control Microsoft Power BI: Permite crear dashboards interactivos que pueden integrarse con varias fuentes de datos. Google Data Studio: Es una herramienta gratuita que permite crear dashboards en línea con integración a diferentes plataformas de Google (como Google Sheets). Tableau: Una herramienta avanzada que permite crear visualizaciones detalladas y es ideal para análisis complejos. Excel: Con sus gráficos y tablas dinámicas, Excel puede ser una opción económica y accesible para crear dashboards básicos. Ejemplo de un Tablero de Control para un Proyecto de Salud Proyecto de prevención de cáncer de cuello uterino. Un tablero de control podría incluir: Indicador de Cobertura del PAP: Un gráfico de barras que muestra el porcentaje de mujeres de 25 a 65 años que han realizado la prueba en cada región. Cumplimiento de Metas de Concientización: Un gráfico de línea que refleja el número de talleres de concientización realizados versus los planificados. Presupuesto Utilizado: Un gráfico circular que muestra el porcentaje de presupuesto gastado en relación al presupuesto total disponible. Satisfacción de Beneficiarios: Una métrica que muestra el porcentaje de satisfacción obtenido de encuestas aplicadas. Alertas de Riesgo: Indicadores de semáforo que muestran si el proyecto está en riesgo de no alcanzar sus metas de cobertura o si el presupuesto está en niveles críticos.  Beneficios de los Tableros de Control 1.Monitoreo Continuo y en Tiempo Real: Permiten visualizar el estado del proyecto y detectar problemas rápidamente. 2.Mejora en la Toma de Decisiones: Al ofrecer información clara y actualizada, facilitan decisiones informadas y rápidas. 3.Facilitan la Comunicación: Proveen un resumen visual que se puede compartir con equipos, directivos y financiadores, aumentando la transparencia. 4.Alineación del Equipo: Al ver el estado de los indicadores, todos los miembros del equipo pueden trabajar alineados con los objetivos y prioridades actuales.  REPORTE DE AVANCE Estructura de un Reporte de Avance La estructura de un reporte de avance puede variar, pero generalmente incluye las siguientes secciones: 1.Resumen Ejecutivo 1. Breve descripción del objetivo del proyecto y el propósito del reporte. 2. Resumen de los logros y puntos críticos en el periodo de revisión. 3. Estado general del proyecto (puede incluir un indicador como “a tiempo”, “retrasado” o “en riesgo”). 2.Descripción de Actividades Realizadas 1. Detalle de las actividades ejecutadas en el periodo. 2. Comparación con el plan de actividades (si están a tiempo, retrasadas, o superadas). 3. Resultados específicos obtenidos de cada actividad.  Estructura de un Reporte de Avance 3.Análisis de Indicadores Clave de Desempeño (KPI) 1. Indicadores específicos del proyecto (ej., % de avance, % de presupuesto gastado). 2. Comparación de los indicadores actuales con los objetivos o metas previstas. 3. Gráficos o tablas para ilustrar los datos de los indicadores. 4.Logros y Avances 4. Listado de los logros obtenidos hasta el momento y cómo contribuyen al cumplimiento de los objetivos. 5. Cualquier éxito notable o innovación realizada durante el periodo de avance. 5.Dificultades o Desviaciones 6. Descripción de problemas encontrados y su impacto en el proyecto. 7. Análisis de las causas de las desviaciones (p. ej., falta de recursos, problemas logísticos). 8. Estrategias o acciones implementadas para resolver estos problemas. 6.Revisión de Presupuesto: Detalle del gasto actual en comparación con el presupuesto proyectado. Análisis de cualquier desviación financiera, con explicación de los factores que la causaron. 7.Próximos Pasos y Actividades Pendientes : Actividades que se realizarán en el siguiente periodo. Ajustes en el cronograma si es necesario. Recomendaciones para mejorar la ejecución de las próximas actividades. 8.Anexos (si aplica) Documentos de respaldo como gráficos adicionales, fotografías de actividades, o detalles técnicos. Ejemplo de un Reporte de Avance Proyecto de prevención del cáncer de cuello uterino. Un resumen de las secciones podría ser: Resumen Ejecutivo: El proyecto ha alcanzado un 60% de avance en la meta de cobertura de pruebas de Papanicolaou en mujeres de 25 a 65 años. La actividad de concientización ha superado el objetivo, pero existen retrasos en las capacitaciones por falta de personal médico. Actividades Realizadas: Se completaron 15 talleres de concientización (superando la meta de 12), y se realizaron pruebas de Papanicolaou en 2,000 mujeres. Análisis de KPI (INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO): La cobertura de PAP es del 60%, alcanzando ya el objetivo mínimo anual. El presupuesto se ha ejecutado en un 70%. Dificultades: Retrasos en las capacitaciones por falta de personal. Se está gestionando la incorporación de nuevos profesionales de salud. Próximos Pasos: Realizar 5 capacitaciones adicionales y reforzar la campaña de  2.Evaluación La evaluación es una revisión más profunda que se realiza generalmente al final o en momentos clave del proyecto para medir su impacto y efectividad. Evalúa hasta qué punto se lograron los objetivos y cuál ha sido el impacto real en los beneficiarios. Las evaluaciones permiten extraer conclusiones sobre el éxito del proyecto y pueden informar mejoras para futuros proyectos.  Ejemplos de herramientas de evaluación: Análisis FODA: Identifica las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del proyecto. Evaluación de Impacto y de Resultados: Medición de cambios a largo plazo en la población beneficiada. Mapas de Evidencia: Visualizan los efectos de las intervenciones a través de la teoría del cambio. Criterios DAC (OCDE): Evaluación de pertinencia, efectividad, eficiencia, sostenibilidad e impacto de las intervenciones.  3.Sistematización La sistematización se refiere a la recolección, organización y análisis de las experiencias del proyecto, buscando extraer lecciones aprendidas y buenas prácticas. Es una forma de documentar los procesos y los resultados, permitiendo que los aprendizajes puedan aplicarse en futuros proyectos o compartirse con otros equipos. Ejemplos de herramientas de sistematización: Estudios de Caso: Describen experiencias significativas y ofrecen aprendizajes detallados. Entrevistas con Actores Clave: Recogen perspectivas de beneficiarios y otros involucrados. Diagramas de Sistematización: Resumen el proceso del proyecto, actores, recursos y resultados.  BENEFICIOS DE LAS HERRAMIENTAS Monitoreo: Facilita la detección temprana de problemas y mejora la transparencia. Evaluación: Permite medir el impacto y los resultados para justificar el valor del proyecto. Sistematización: Documenta aprendizajes y experiencias, permitiendo que el proyecto sirva como referencia futura. 4. Actividades En grupo elabora una matriz de indicadores (escojan el tema) 27 5. Retroalimentación ¿Qué hemos aprendido? ¿En qué ámbitos de nuestra vida diaria aplicamos lo aprendido? ¿Cómo podemos mejorar nuestro aprendizaje? 28 ¡GRACIAS!