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RESUMEN ADMINISTRACION TEORÍA TEMA 1 CONCEPTO ADMINISTRACIÓN: La administración se refiere al proceso de organizar, planificar, controlar los recursos (Humanos, financieros, materiales, etc) de una...

RESUMEN ADMINISTRACION TEORÍA TEMA 1 CONCEPTO ADMINISTRACIÓN: La administración se refiere al proceso de organizar, planificar, controlar los recursos (Humanos, financieros, materiales, etc) de una organización, con el fin de alcanzar un objetivo de manera eficiente y eficaz. La administración es considerada una ciencia, ya que busca conocer, investigar y buscar el por que de algo. La ciencia tiene tres dimensiones: → Retrospectiva: conocimiento del objeto, la historia de su nacimiento y evolución. → Presente: estado actual del objeto. → Predictiva: se refiere a la proyección a futuro, tratar de predecir su evolución. También la administración es considerada una técnica (es una complementación de la ciencia), su objetivo es operar la realidad, o transformarla a través de procesos que se aplican sobre los objetos. Mientras la ciencia explica al objeto con hipótesis y teorías, la técnica opera sobre ellos. OBJETO DE ESTUDIO: El principal objeto de estudio de la administración son las organizaciones. Características: Grupo de personas, coordinado a nivel individual y grupal, el cual tiene un objetivo en común. Cuenta con una estructura de autoridad, comunicación, información y control de sus miembros. Está influenciada por el medio ambiente o contexto. Método empírico: Se basa en la experiencia de los autores en el campo profesional como consultores o asesores. El nivel de consistencia de este método es muy bajo; depende del grado de experiencia del que lo aplique. Método analítico: No usa solamente la observación de los hechos, sino que también incluye la deducción y el aporte interdisciplinario. Analiza a las organizaciones respecto de los objetos de estudio de otras ciencias, tiene un mayor nivel teórico y más posibilidades de aplicación. ¿Dónde está la Administración? Se puede decir que la administración es una ciencia y una técnica, porque tiene un objeto de estudio al que trata de conocer. Entonces opera en los dos campos y en las tres dimensiones del conocimiento. Para lograr su objetivo (comprender el objeto) aplica como herramienta principal el método científico y, a través de él, forma las teorías e hipótesis sobre la naturaleza, dinámica y evolución de su objeto de estudio, que son las organizaciones. Ciencia y técnica de la administración actúan en forma complementaria, e interactúan. El campo de la ciencia alimenta a la técnica con sus teorías e hipótesis y la técnica realimenta a la ciencia con los resultados de su trabajo. ¿Qué pasa con el poder? la división del trabajo, del poder y de las responsabilidades de la comunicación, divisiones que no son obra de la casualidad ni obedecen a un esquema tradicional, sino que han sido planeadas para favorecer a los objetivos de la organización. ¿Qué pasa con la sustitución de los miembros? las personas cuyo desempeño no satisface pueden ser reemplazadas y sus tareas asignadas a otras. La organización puede también combinar a su personal mediante su traslado o su promoción.  TEMA 2 Anatomía de la organización: Para analizar a una organización es necesario distinguir y explicar los elementos que la componen, considerando los factores de El entorno que rodea a la Organización: se lo puede enfocar desde dos niveles El macro - entorno mundial, nacional o regional que puede afectar a la organización. El ramo del negocio de la organización, con su mercado actual y potencial, sus rasgos económicos, sus características tecnológicas, sus condiciones competitivas, etc. La evolución de la Organización en el tiempo: Pasado: es la historia de la Organización, se refiere a su nacimiento y desarrollo, sus crisis y cómo se superaron. Presente: En el presente suele existir una visión de la situación futura de la organización que actúa como factor de motivación para los miembros de la organización. Futuro: la visión futura representa una situación deseable, la cual se aspira lograr. El Sistema Administrativo La Organización está integrada por cuatro subsistemas básicos: Político, Decisorio, Operativo y Administrativo. El Subsistema Político: está formado por la gente, personas que forman parte de la realidad de la Organización. Es el subsistema que define a dónde quiere llegar la empresa y por qué camino va a llegar a ese objetivo. En este Sistema se toman las decisiones estratégicas, que son las más importantes de la organización. El Subsistema Decisorio: procesa información y adopta decisiones de menor nivel que las estratégicas, que son las decisiones tácticas. Si la organización está centralizada, los que toman las decisiones tácticas, son los mismos que toman las decisiones estratégicas. El Subsistema Operativo: donde se toman las decisiones operativas. Son las decisiones de todos los días que no afectan demasiado al objetivo final de la empresa. El Subsistema Administrativo: es un sistema abstracto, es un modelo de la realidad de la organización formada por los otros tres subsistemas y creado para manejar y administrar. A su vez está formado por cuatro subsistemas: Subsistema de comunicación: formado por todos los canales de comunicación entre los miembros de la organización. Subsistema de influencia: Se refiere al grado de influencia que puede tener una persona sobre otra. Subsistema de información: forma la base de la rueda operativa. Si existen buenos canales de comunicación y buenos niveles de influencia, la información funciona correctamente. Subsistema de control: forma parte de la base de la Rueda Operativa. Si podemos tener información, podemos controlar. Por lo tanto, el subsistema de control está ubicado en la base del sistema administrativo TEMA 3 Un Sistema de Información: Es la combinación de recursos humanos y materiales que resultan de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propósito de una gestión eficiente en las operaciones de las organizaciones. Características de los Sistemas de Información: incluye sólo la parte formal del sistema. Los sistemas formales son estructurados, y operan sobre definiciones establecidas, mientras que los sistemas informales, son las redes de rumores y chismes. Opera sobre un conjunto de datos estructurados de acuerdo con las necesidades de la organización. Un sistema de información debe poder servir a todas las actividades de la organización desde las operaciones más rutinarias hasta la toma de decisiones y los controles necesarios para la organización. sirve como apoyo a las actividades de la organización, entonces debe diseñarse en función del servicio que pueda ofrecer al negocio de la organización. afecta a todos los niveles de una organización por eso debe ser diseñado considerando las distintas necesidades de cada sector. Sistemas colaborativos:Con la llegada de Internet se hizo posible compartir recursos de cómputos dentro de una organización, pero todavía no se podían realizar las actividades que requerían colaboración, por eso se comenzó a trabajar en el software colaborativo. Workflows: sistemas que ayudan a administrar y automatizar procesos de negocios. Un Workflow es el flujo y control en un proceso de negocio. Permite a una empresa reducir costos, y mejorar sus servicios. Las funciones más comunes que proporcionan los workflows son: Asignación de tareas al personal. Aviso al personal de tareas pendientes. Colaboración en las tareas comunes. Optimizan los recursos humanos y técnicos. Agilizar los procesos de negocio. Control y seguimiento de procesos de negocio. Los workflow se clasifican en: Workflow de Producción: automatizan procesos de negocios que son repetitivos y bien estructurados. Workflow de Colaboración: estructuran procesos de negocios donde participan personas para lograr un objetivo común. Workflow de Administración: se usa cuando existen muchos procesos administrativos dentro de la empresa y es necesario distribuir soluciones a diferentes usuarios. TEMA 4 Departamentalización: "Departamentalizar" es agrupar actividades de forma homogénea para que la empresa quede estructurada en departamentos especializados, para operar con eficiencia dentro de su especialidad. TIPOS: Departamentalización Funcional: Agrupar teniendo en cuenta si las "funciones" son parecidas. Ej: Producción, Finanzas, Personal, Ventas, Administración, etcétera. Departamentalización por propósitos u objetivos y departamentalización mixta: En la departamentalización por Propósitos se divide a cada sector en subunidades con objetivos parecidos. Ejemplo: a) Por clientela b) Por producto c) Por turno d) Por Zona Geográfica Departamentalización mixta: Combinación de "Funcional" y "por Propósitos". Departamentalización matricial: Consiste en combinar la departamentalización por productos y la de funciones. Se caracteriza por no cumplir el principio de la unidad de mando. Principio de la Unidad de Mando: Ninguna persona debe tener más de un jefe. Para que cada uno sepa a quién debe responder como superior. Principio del Alcance del Control: Ningún jefe debe tener mando directo sobre un número de subordinados mayor de los que puede supervisar efectivamente. El número de empleados va a depender del tipo de tareas que deba supervisar o controlar. Principio de la Homogeneidad Operativa: Que las operaciones de cada jefe y cada departamento sean homogéneas y no heterogéneas. Principio de la Delegación Efectiva: Para que la delegación de funciones sea efectiva, también se debe delegar la autoridad que sea compatible con las responsabilidades que se delegan. LIMITACIONES: Tamaño y naturaleza de la empresa: en muchas empresas chicas no existen organigramas ni manuales de funciones. El diseño formal de la estructura recién es imprescindible cuando la empresa es más grande. Limitaciones a los principios de estructura: existen excepciones de los principios de estructura que están dadas principalmente por la capacidad de las personas que dirigen la organización. Delegar: es ceder tareas de un área superior a un área inferior, asignando al mismo tiempo la responsabilidad que la función necesita, así como la autoridad y los medios necesarios para que la persona pueda cumplir con la tarea. Pero el que delega sigue siendo responsable ante su superior de lo que realice su subalterno. Responsabilidad parcial: se enfoca en tareas, la responsabilidad termina cuando la tarea está cumplida. Responsabilidad total: se enfoca en objetivos, las personas tienen que hacerse responsables de objetivos concretos en lugar de solamente la función que tienen asignada. Descentralizar: es delegar la toma de decisiones, mientras que Centralizar es concentrarlas. Centralización: significa que el jefe concentra la totalidad de las decisiones, mientras todos los subordinados solamente ejecutan los programas y las acciones preestablecidas. TIPOS DE AUTORIDAD: Autoridad de Línea: Es el esquema de las estructuras clásicas. Implica un superior, una línea de mando y uno o más subordinados. Autoridad Funcional: se da cuando una persona depende -a la vez- de dos o más superiores. O sea que no cumple con la unidad de mando. Staff: es el asesor de la línea y puede ser un individuo o una unidad. En general el Staff no tiene autoridad sobre la línea. Organigrama: es una representación gráfica de la estructura organizativa, con las áreas de actividad, relaciones de dependencia y relaciones funcionales. Ventajas: Son un medio eficaz de comunicación y análisis. Permiten localizar con más rapidez errores en la estructura. Permiten comparaciones más fáciles entre sistemas. Son más fáciles de actualizar. Están menos expuestos a interpretaciones distintas. Limitaciones: La principal es que son muy simples. No se representan las líneas de autoridad funcional, ni el grado de descentralización de las funciones y debe ser permanentemente actualizado. Manuales de organización: El objetivo de los manuales es decirle a cada jefe lo que se espera de él, en cuanto a funciones, responsabilidad, autoridad, comunicaciones e interrelaciones dentro y fuera de la empresa. TEMA 5 PREGUNTAS MODELOS EXAMEN El ajuste mutuo es: → La coordinación entre personas por la tarea a realizar El método utilizado por la ciencia de la administración es: →El analitico El subsistema decisorio, procesa información y adopta decisiones de menor nivel que las ESTRATÉGICAS son la decisiones TÁCTICAS. La cabeza estratégica y ejecutiva: Se ocupa de que la organización cumpla sus objetivos particulares y sirva a la Sociedad con sus productos o servicios. La gerencia intermedia: Es la parte de la estructura que conecta a la Cabeza Estratégica con el Núcleo Operativo. Asesora a la Cabeza Estratégica con sus habilidades conceptuales y coordina las tareas y funciones del núcleo operativo. La asistencia de apoyo: Es el sector donde se realizan las funciones que no se relacionan directamente con las áreas operativas. La zona de supervisión: Es la que conecta a la zona ejecutiva con la de Acción Subordinada, mediante la acción de los supervisores. Zona de acción subordinada: En este nivel se encuentran los trabajadores o empleados que ejecutan las tareas operativas o de producción directamente. Son quienes ponen en práctica las instrucciones del supervisor y realizan el trabajo manual o técnico necesario para cumplir con los objetivos de la organización. Una crisis de una organización representa: → La forma más fácil de analizar el concepto de estrategia es tomarlo como un todo formado por los siguientes elementos complementarios, a saber: →Patrón Integrado de Comportamiento, Posicionamiento, Plan, Visión.