Políticas de Facturación EBC PDF

Políticas de Facturación Autorizador de las Políticas: Firma: Versión: Cecilia Argüelles Kubli 3.1 Director de Administración, Finanzas y Servicios  Políticas de Facturación...

Políticas de Facturación Autorizador de las Políticas: Firma: Versión: Cecilia Argüelles Kubli 3.1 Director de Administración, Finanzas y Servicios  Políticas de Facturación Página 1 de 4 Fecha de última actualización: 13/12/2024 Versión: 3.1 Índice I. Propósito y alcance........................................................................................ 2 II. Riesgos y Actividades de Control…………………………………………………2 III. Políticas.......................................................................................................... 2 IV. Definiciones.................................................................................................... 3 V. Responsabilidad de propiedad y control de cambios..................................... 4  Políticas de Facturación Página 2 de 4 Fecha de última actualización: 13/12/2024 Versión: 3.1 I. Propósito y alcance: Establecer las reglas referentes a la realización de facturas de ingresos por servicios educativos otorgados por EBC. Aplica a toda la comunidad EBC que o recibe algún pago por servicios educativos. II. Riesgos y Actividades de Control: Riesgos a mitigar Actividades de Control para Mitigar Riesgos 1. Conciliación mensual de ingresos cobrados vs CFDI de ingresos emitidos a más tardar el día 10 de cada mes. Generación extemporánea de CFDI 2. Implementación tecnológica que permite regresar la fecha de emisión del CFDI hasta 72 horas, para reflejar la fecha real del pago. 3. Generación masiva de facturas diaria. 1. Revisión periódica de requisitos fiscales detonada internamente por la Coordinación de Facturación. 2. Revisión de quejas de alumnos sobre requisitos Incumplimiento de disposiciones fiscales fiscales de sus facturas. 3. Capacitación externa a los colaboradores involucrados en la facturación de ingresos. 1. Revisión mensual de los conceptos de las facturas Errores en concepto de las facturas donde se valide periodo, concepto. 1. Validación de las tasas de impuestos trasladados Impuestos trasladados (semestral). III. Políticas: Generalidades: 1- No se emitirán facturas correspondientes a pagos realizados en ejercicios anteriores. 2- No se realizarán cancelaciones de facturas emitidas en años anteriores a la fecha en que se solicite la cancelación. 3- Los coordinadores de ingresos de los campus solamente podrán realizar facturas correspondientes a alumnos de su propio campus. Facturación automática: 1- Es responsabilidad del alumno que requiera el servicio de facturación automática dar de alta sus datos fiscales correctos y completos en su intranet. Los datos deberán ser los mismos que se encuentran en su constancia de situación fiscal, así mismo, deberá indicar el uso de CFDI que requiera (con base en los catálogos publicados por la autoridad fiscal. 2- En caso de que el alumno capture en intranet datos fiscales que no son válidos ante el SAT, las facturas por sus pagos serán emitidas al público general, esto hasta que realice las correcciones de los datos en intranet. 3- Una vez activado el servicio de facturación electrónica automática se emitirán las facturas de pagos que sean realizados después del alta de los datos.  Políticas de Facturación Página 3 de 4 Fecha de última actualización: 13/12/2024 Versión: 3.1 4- Las facturas automáticas podrán ser consultadas en el buzón de los alumnos a más tardar en las 72 horas hábiles posteriores al momento en que sus pagos se vean impactados en su cobranza. 5- Los datos de la factura corresponderán a los que el alumno tenga asignados en banner (matricula, nombre, programa, periodo) así como a los datos del pago que se está facturando (modalidad, fecha, forma y método de pago). 6- En casos especiales en que el alumno requiera alguna modificación a las facturas emitidas, la solicitud de la modificación deberá realizarse en el mismo mes en que se emitió la factura. Tratándose de facturas emitidas a instituciones gubernamentales, éstas modificaciones podrán ser realizadas durante el mismo ejercicio fiscal en el que se recibió el pago y a más tardar en el mes de febrero del siguiente año. 7- Los alumnos podrán consultar su historial de facturación, ingresando a la intranet en el apartado Mis finanzas-Factura electrónica-Consultar facturas. 8- Toda factura automática será emitida con método de pago “en una sola exhibición” y la forma de pago correspondiente al pago realizado. Facturación anticipada: 1- Las facturas anticipadas solamente serán emitidas a personas morales. 2- Toda factura emitida debe contener el método de pago “PPD-Pago en parcialidades o diferido” y forma de pago “99 por definir”. 3- Cuando en casos excepcionales se pacte con el cliente la emisión de su factura con el método de pago “PUE-Pago en una exhibición”, deberá liquidarla dentro del mismo mes de la emisión. En caso de incumplir, se cancelará y se deberá emitir una nueva factura con la forma de pago “Por Definir”, así como el método de pago “PPD-pago en parcialidades o diferido”, según se establece en la miscelánea fiscal vigente. 4- Tratándose de facturas anticipadas cuyo pago cubrirá servicios educativos de alumnos inscritos en programas de licenciatura presencial, carreras ejecutivas y posgrados serán el coordinador de ingresos del campus del alumno correspondiente quien elabore la factura anticipada y de seguimiento al pago. 5- La emisión de facturas anticipadas no representa una modificación en las fechas de pago establecidas para cada uno de los periodos académicos. Por lo que, si el pago de las facturas anticipadas es posterior a la fecha límite de pago, se deberán aplicar los recargos correspondientes. El pago se verá reflejado con la fecha de recepción del pago en la cuenta de banner del alumno con el código EP. 6- Para el caso de facturas anticipadas por servicios educativos de los programas de educación continua y corporativa será la coordinación de facturación quien elabore la factura anticipada y será la división quién deberá dar seguimiento al pago. IV. Definiciones: CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet son documentos digitales en formato XML que permiten comprobar los ingresos, egresos, pagos, traslados, nómina y constancias de retenciones que los contribuyentes en México tengan o realicen. Código EP: Código del Sistema Banner que informa un pago realizado por un alumno. Datos fiscales: Se refiere a los necesarios conforme a las disposiciones fiscales que debe proporcionar el receptor de la factura para poder ser timbrada (RFC, razón social, código postal, régimen fiscal y uso de CFDI) Factura automática: CFDI emitido a una persona física o moral por un pago recibido y aplicado en la cobranza de los alumnos. Factura anticipada: CFDI emitido a una persona moral sin haber recibido un pago previamente.  Políticas de Facturación Página 4 de 4 Fecha de última actualización: 13/12/2024 Versión: 3.1 V. Responsabilidad de propiedad y control de cambios: David Alejandro Eudave Sodi Dueño de la política: Subdirector de Administración y Finanzas Cecilia Argüelles Kubli Autorizadores: Director de Administración, Finanzas y Servicios Fecha de revisión / Versión Cambios principales Próxima revisión 13/12/2024 Periodo para solitud de facturas para instituciones 3.1 13/12/2026 gubernamentales. 01/08/2024 Actualización de políticas con inclusión de Riesgos y 3.0 01/08/2026 Actividades de Control. Actualización del apartado de Facturación de las 01/08/2019 2.0 Reglas de Administración y Finanzas en la 01/08/2021 Normatividad Institucional.