Projektmanagement – Kosten & Ressourcen, 2023/2024 PDF

Agenda – Kapitel 07 Planung ▪ Ressourcen ▪ Kostenplanung Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 1 Ressourcen Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 Bisher: PSP und Netzplan ▪ Projektstrukturplan (PSP) ▪ Struktur/Gliederung des Projekts...

Agenda – Kapitel 07 Planung ▪ Ressourcen ▪ Kostenplanung Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 1 Ressourcen Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 Bisher: PSP und Netzplan ▪ Projektstrukturplan (PSP) ▪ Struktur/Gliederung des Projekts bis zu Arbeitspaketen (APs) ▪ Zeitplan als Netzplan ▪ Zeitliche Reihenfolge der APs mit ▪ Terminplan ▫ Dauer und ▫ Start-/Endzeitpunkt ▪ Tatsächlich: Übersetzung von Aufwand zu Dauer ▪ Ressourcen-Planung und –Zuordnung nötig Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 3 Ressourcen (=Einsatzmittel) ▪ (Mitarbeiter-/Personal-)Ressourcen-Management ▪ Schwierig und ▪ Oft vernachlässig oder schlecht gelöst ▪ Rein (Software-)technische Lösungen nicht ausreichend Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 4 Ressourcen Gliederung Bild-Quelle: © GPM – PM4 (ICB4), Kap. 5.8 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 5 Fragestellungen des Projektleiters ▪ Welche Qualifikationen benötige ich für mein Projekt? ▪ In welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt werden diese Qualifikationen benötigt? ▪ Welche internen Organisationseinheiten oder externen Unternehmen verfügen am ehesten über die entsprechenden Qualifikationen und Kapazitäten? ▪ Wie erreiche ich, dass insb. bei Engpassressourcen mein Projekt den Vorrang vor anderen Projekten oder Arbeiten erhält? ▪ Wie stelle ich während der Projektbearbeitung sicher, dass die bereit gestellten Ressourcen auch tatsächlich verfügbar bleiben und auf Änderungen im Bedarf möglichst flexibel reagiert werden kann? Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 6 Ressourcen-bezogene Aufgaben Im Verlauf des Projektmanagements Aufwands- schätzung Bild-Quelle: © GPM – PM4 (ICB4), Kap. 5.8 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 7 Ressourcenplanungs-Würfel Bild-Quelle: © GPM – PM3 (ICB3), S. 409 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 8 Einlasten von Aufwänden Bild-Quelle: © GPM – PM4 (ICB4), Kap. 5.8-6 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 9  Mitarbeiter – Kapazität Vollzeitkraft Ein Jahr - Kalendertage 365 Wochenenden -105 Feiertage -10 Abwesenheiten/Urlaub -25 Krankheit -5 Netto-Kapazität 220 „Grund- Termine/Ausbildung -10 lasten“ Administration/Besprechung -20 (hier beispielhaft) Kleinaufgaben/Trouble Shooting/… -20 Verbleibende Projektkapazität (PT) 170 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 10  Ressourcenmanagement - Ziele ▪ Überlastung und Engpässe (und Unterlast) erkennen ▪ Ressourceneinsatz disponieren ▪ Übersicht zu Verfügbarkeiten ▪ Personalplanung ermöglichen ▪ Durchlaufzeiten optimieren - Termine einhalten ▪ Projektprioritäten setzen setzt realistische ▪ Kenntnis der Ressourcenbelastung Aufwands- schätzung voraus… ▪ Neue Projekt richtig einplanen Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 11 Ressource Mitarbeiter ▪ Sind auch Stakeholder ▪ Soziale Faktoren bringen immer Unsicherheit ▪ Erwartung, Einstellung zum Projekt (positiv oder negativ) ▪ Persönliche Ziele ▪ Karriere (Verzahnung mit Linien-Aufgaben, vgl. Projekt- Organisation) ▪ Motivation und Leistung unterschiedlich ▪ Leistungsfähigkeit, Arbeitsbelastung, Krankheit, … Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 12 Schwierigkeiten der Mitarbeiter- Ressourcenplanung (1) ▪ geschätzter Bearbeitungsaufwand mit kleineren bis größeren Unsicherheiten behaftet ▪ Verlängerung oder Verkürzung der Dauer eines Vorgangs (zum Zweck der Belastungsglättung) führt meist zu Veränderung des Aufwandes ▪ Kapazitätseinsatz während der Bearbeitungsdauer nicht konstant, sondern flexibel anzupassen ▪ häufig mehrere Ressourcen am selben Arbeitspaket beteiligt, die sich mit Zwischenergebnissen gegenseitig positiv und negativ beeinflussen ▪ sachliche Abhängigkeiten auch zwischen verschiedenen Projekten ▪ Bedeutung der Einhaltung von Projektterminen sehr unterschiedlich im Verlauf der Zeit Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 13 Schwierigkeiten der Mitarbeiter- Ressourcenplanung (2) ▪ Arbeitseffizienz der Ressource A kann sich auch bei vergleichbarer Qualifikation von einer Ressource B deutlich unterscheiden ▪ verfügbare Kapazität einer menschlichen Ressource nicht bei 100 % liegt, sondern irgendwo daneben (für kurze Zeit auch wesentlich mehr, jedoch unterschiedlich von Ressource zu Ressource) ▪ Einbezug externer Ressourcen hängt von einer Vielzahl von Parametern ab ▪ kritischen Überlastsituationen kann auch durch die Reduktion von Anforderungen begegnet werden ▪ eine gegebene Ausgangsbelastung ist nie konstant (Umfeldveränderungen) ▪ Prioritätsrangfolge verschiedener Projekte kann jederzeit verändern kann. Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 14 Steuerung - Aufwandserfassung und Fortschrittsgrad ▪ Aufwandserfassung ▪ Erfassung von IST-Daten des Aufwands ▪ In passender/gleicher Struktur wie Planung (für SOLL-IST- Abgleich) ▪ Fortschrittsgrad muss regelmäßig eingeschätzt werden ▪ IST-Aufwand nur aussagekräftig im Zusammenhang mit Arbeitsfortschritt ▪ Restaufwandsschätzung kontinuierlich nötig ▫ Meist besser und einfacher als rein mathematische Methoden auf Basis SOLL-/IST-Aufwandsvergleichen (siehe EVA) Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 15 Maßnahmen bei Abweichungen (1) ▪ Planung optimieren ▪ Pufferzeiten und Reserven nutzen ▪ Arbeiten splitten/parallelisieren ▪ Aufgaben anders zuteilen ▪ Variable Ressourcen-Belastung zulassen ▪ Aufwand reduzieren ▪ Anforderungen reduzieren, Funktionen vereinfachen ▪ Arbeiten weglassen ▪ Bestehende Lösungen/Komponenten verwenden ▪ Etappenweise Realisierung/Einführung Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 16 Maßnahmen bei Abweichungen (2) ▪ Kapazitäten erhöhen ▪ Prioritäten anderer Projekte reduzieren ▪ Personal aufbauen/einstellen/einkaufen ▪ Überzeiten anordnen ▪ Andere/Externe Ressourcen einbeziehen/Outsourcing ▪ Leistungsanreize schaffen Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 17 Agile Ansätze - Ressourcen ▪ Agile Modelle bevorzugen/benötigen ein stabiles Team ▪ also möglichst wenig Änderungen an Team- Zusammensetzung ▪ Vereinfachung aus Ressourcen-Planungs-Perspektive ▪ Priorisierung von Aufgaben essentiell (um Überlasten zu vermeiden) ▪ siehe später: Kap. 10 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 18 Multi-Projekt-Ressourcenplanung Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 Eine Ressource viele Projekte Bild-Quelle: © GPM – PM3 (ICB3), S. 1637 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 20 Multi-Projekt-Ressourcen- management – Lösungsansätze (1) ▪ Intuition und Erfahrung ▪ Einsatzentscheid aus dem Gefühl heraus ▪ Unterstützt durch Überblick-Informationen zu Projekten ▪ Periodische Besprechungen ▪ Tabellenkalkulation ▪ Kapazitäten und Belastungen abbilden ▪ Im „Kleinen“ möglich – 3 Dimensionen des Ressourcenplanungswürfels sprengen oft den Rahmen ▪ Einsatzentscheid aus dem Gefühl heraus Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 21 Multi-Projekt-Ressourcen- management – Lösungsansätze (2) ▪ Integriertes Projektplanungstool ▪ Alle Ressourcen und Projekte in einem Tool ▪ Konzept der zwei Welten ▪ Planungswelt des Projektleiters zwar nicht unabhängig, aber datentechnisch getrennt vom Projektportfolio- Management geführt ▪ Qualitative Ressourcenplanung ▪ Verzicht auf Erfassung von Belastungen ▪ Nur Festlegung, wann Ressource in welchem Projekt eingebunden ist Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 22 Konzept der zwei Welten ▪ Ablauf- und Terminplanung des Projektes erfolgen systemtechnisch getrennt von der übergeordneten Multiprojekt-Planung ▪ Ressourcenplanung macht Linienmanager ▪ Auf groben Ebene der Projektstruktur ▪ Projektleiter führt die Ablauf- und Terminplanung mit den Mitteln durch, die seinem Projekt angemessen sind Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 23 Qualitative Ressourcenplanung ▪ vereinfachte Form des Ressourcenmanagements ▪ Belastung wird nur „digital“ zwischen Ja/Nein unterschieden Bild-Quelle: © GPM – PM3 (ICB3), S. 1645 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 24 Kostenplanung Ressourcen-Einsatz kostet Geld Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 Kostenplanung ▪ „Ermittlung und Zuordnung der voraussichtlich für das Projekt anfallenden Kosten zu Vorgängen, Arbeitspaketen und Projekten unter Beachtung der vorgegebenen Ziele und Randbedingungen.“ (DIN 69903) Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 26 Projektkostenarten Bild-Quelle: © GPM – PM3 (ICB3), S. 436 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 27 Projektkostenkalkulation Bild-Quelle: © GPM – PM3 (ICB3), S. 440 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 28 Kostenverlauf Bild-Quelle: © GPM – PM3 (ICB3), S. 457 Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 29 Kostenplanung - Tipps ▪ adäquaten Detaillierungsgrad ▪ einschließlich der internen Personalkosten ▪ über gesamte Projekt-Laufzeit betrachtet (nicht auf die jahresbezogene Budgetierung beschränkt) ▪ sollte der Gliederung des Projektstrukturplans entsprechen ▪ Plankosten- und Istkosten-Gliederung und Detaillierung müssen übereinstimmen ▪ Kosten den Projekten direkt zuordnen (und Gemeinkostenzuschläge so gering wie möglich zu halten) ▪ alle Kosten- und Arbeitspaketverantwortlichen einbeziehen Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 30  Kostenplanung Gruppenarbeit: siehe Aufgabenblatt ▪ Kapazitätsgang ▪ Kostengang (und Kostensummenlinie) Fall- beispiel Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 31 Kostencontrolling 1. Erhebung IST-Kosten 2. Plan- bzw. SOLL-IST-Vergleich 3. Abweichungsanalyse 4. Maßnahmen Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 36 Kostenänderungen ▪ Änderungen des Projektumfangs (Vertragsänderungen) ▪ Verrechenbare Kostenerhöhungen ▪ Nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers – vom Vertrag (Leistungsumfang) abweichend ▪ Vom Auftraggeber akzeptierte technische Änderungen ▪ Nicht Verrechenbar ▪ Kulanzarbeiten (teils auch nachträgliche Änderungswünsche) ▪ Nicht erfasste Absprachen ▪ Bewusste Änderungen durch Auftragnehmer ▪ Mängelbeseitigung ▪ … Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 37 Gründe für Kostenüberschreitungen (1) ▪ Anfragephase ▪ Mangelhafte Kenntnisse der Kundenanforderungen ▪ Unrealistische Einschätzung der eigenen Möglichkeiten ▪ Unterschätzung des Zeitbedarfs ▪ Projektierung, Angebotsausarbeitung ▪ Übersehen von Kundenanforderungen ▪ Ungenauigkeiten im Projektstrukturplan ▪ Fehlerhafte Interpretation von Kundenangaben ▪ Einsatz ungeeigneter Schätzmethoden ▪ Unkenntnis der Hauptkostentreiber ▪ Mangelhafte Einschätzung der Risiken Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 38 Gründe für Kostenüberschreitungen (2) ▪ Verhandlungsphase ▪ Erzwingen rascher Kompromisse ▪ Gedeckelte Beschaffungsbudgets beim Kunden ▪ Verhandlungsteam möchte Auftrag unbedingt bekommen ▪ Vertragsabschlussphase ▪ Diskrepanzen in Vertragsfragen ▪ Abweichungen zwischen Ausschreibungsunterlagen und Leistungsbeschreibung im Angebot ▪ Angebotserstellungs- und Projektteam sind nicht identisch Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 39 Gründe für Kostenüberschreitungen (3) ▪ Konstruktions-/Ausarbeitungsphase ▪ Annahme von Kundenanforderungen ohne Genehmigung durch das Management ▪ Kommunikations- und Datenübermittlungsprobleme mit dem Kunden ▪ Probleme in Design-Review-Besprechungen ▪ Realisierungs-/Fertigungsphase ▪ Exzessive Materialkosten ▪ Inakzeptable Spezifikationen ▪ Meinungsverschiedenheiten zwischen Konstruktion und Fertigung Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 40 Projektplanung vollständig Arbeitspakete/Aufgaben, Aufwände, Reihenfolge/Zeitplan, Ressourcen/Kosten Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 41  Projekt-Planungs-Tools Planungstools MS Project und weitere: siehe Kap. 07c Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 42  Planungsfallbeispiel siehe Foliensatz und Aufgabenblatt „Prototypentwicklung “ TODO Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024 43  Jörg Meier [email protected] Projektmanagement - (c) Jörg Meier - Kap. 07 - 2023/2024