Agenda - Kapitel 7: Ressourcenplanung

Agenda - Kapitel 7: Planung

• Die Agenda für Kapitel 7 umfasst die Themen Ressourcen und Kostenplanung.

Ressourcen

• Der Vortrag befasst sich mit bereits bestehenden PSP (Projektstrukturplan) und Netzplänen für Projekte.
• Ein Projektstrukturplan (PSP) dient zur Strukturierung und Gliederung von Projekten bis zu den einzelnen Arbeitspaketen (APs).
• Der Zeitplan in Form eines Netzplans zeigt die zeitliche Abfolge der Arbeitspakete (APs) mit einem Terminplan.
• Dauer und Start-/Endzeitpunkte der Arbeitspakete werden dargestellt.
• Die Übersetzung von Aufwand in Dauer wird betrachtet.
• Die Planung und Zuordnung von Ressourcen sind notwendig.

Ressourcen (=Einsatzmittel)

• Mitarbeiter-Ressourcen-Management ist ein wichtiges Thema.
• Dieses Management ist oft schwierig und wird oft vernachlässigt oder schlecht gelöst.
• Rein softwaretechnische Lösungen sind oft nicht ausreichend.

Ressourcen Gliederung

• Ressourcen werden nach verschiedenen Kriterien kategorisiert: Art, Nutzungsart, Verfügbarkeit, Zugehörigkeit und Gegenständlichkeit.
• Beispiele für Ressourcen-Kategorien sind Sachmittel wie Gebäude, Maschinen, Materialien, Energie, und Verbrauchsmittel wie Materialien oder Finanzmittel; Gebrauchsmittel (wiederverwendbar), Personen, Betriebsmittel, etc.; und verfügbare Ressourcen (z. B. externe Dienstleistungen, Experten), Firmeninterne Ressourcen (Mitarbeiter) und externe Ressourcen (Experten, Maschinen).

Fragestellungen des Projektleiters

• Der Projektleiter muss die benötigten Qualifikationen und deren Menge/Zeitpunkt ermitteln.
• Die dazu benötigten internen und externen Organisationseinheiten/Unternehmen müssen identifiziert werden.
• Der Projektleiter muss sicherstellen, dass sein Projekt bei Engpässen Priorität hat.
• Der Projektleiter muss während der Projektlaufzeit sicherstellen, dass die verfügbaren Ressourcen auch tatsächlich verfügbar bleiben und flexibel auf Veränderungen im Bedarf reagieren können.

Ressourcen-bezogene Aufgaben

• Die Aufgaben des Projektmanagements (Initiierung, Planung, Umsetzung, Controlling, Abschluss) werden im Kontext der Ressourcenplanung betrachtet.
• Zu den Aufgaben gehört die Zusammenstellung der Projektteams, die Schätzung des Ressourcenbedarfs und die Festlegung der Projektorganisation.

Ressourcenplanungs-Würfel

• Ein Ressourcenplanungs-Würfel wird als Werkzeug zur Visualisierung von Ressourcenplanung vorgestellt.
• Der Würfel zeigt die Zuordnung von Ressourcen (Personen, Projekte) zu Zeitpunkten.
• Der Würfel dient als Tool zur Beladungsplanung von Ressourcen und Projekten

Einlasten von Aufwänden

• Ein Diagramm zur Visualisierung der Belastung von Ressourcen über die Zeit wird dargestellt.

Mitarbeiter – Kapazität

• Die verfügbare Mitarbeiterkapazität wird anhand von Kalenderdaten berechnet und unterteilt (Wochenenden, Feiertage, Abwesenheit, Krankheit).
• Die "Netto-Kapazität" ist der verfügbare Mitarbeiteranteil nach Abzug aller nicht-arbeitenden Zeiten.
• Die Verbleibende Projektkapazität wird ebenfalls dargestellt.

Ressourcenmanagement – Ziele

• Ressourcenmanagement zielt darauf ab, Überlastung und Engpässe zu erkennen, Ressourcen zu disponieren, Verfügbarkeit zu überblicken, Personalplanung zu ermöglichen, und die Durchlaufzeiten zu optimieren.
• Weiterhin soll das Management Projektprioritäten setzen, die Kenntnis der Ressourcenbelastung verbessern und neue Projekte richtig einplanen.

Ressource Mitarbeiter

• Mitarbeiter sind Stakeholder und ihr Verhalten wird durch soziale Faktoren, persönliche Ziele und Motivationseigenschaften beeinflusst.
• Der Projektleiter muss diese Faktoren bei der Ressourcenplanung berücksichtigen.

Schwierigkeiten Mitarbeiter-Ressourcenplanung (1 & 2)

• Die Planung von Ressourcen ist komplex und mit Unsicherheiten behaftet.
• Die Kapazität von Personen variiert und ist meist nicht konstant.
• Zusammenarbeiten zwischen Ressourcen sind häufig, verursachen positive und negative Einflüsse.
• Sachliche Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten existieren ebenfalls.
• Die Einhaltung von Terminen hat verschiedene Bedeutung im Projektverlauf.
• Arbeitseffizienz von Ressourcen kann unterschiedlich sein.
• Verfügbarkeit von internen und externen Ressourcen variiert.
• Die gegebene Ausgangsbelastung ist nicht konstant und verändert sich durch Umfeldveränderungen.
• Projektaufgaben können ihre Priorität verlieren oder an Bedeutung gewinnen.

Steuerung – Aufwandserfassung und Fortschrittsgrad

• Die Aufwandserfassung ist wichtig für den Projektverlauf.
• IST-Daten (aktuelle Aufwände) müssen im gleichen/passenden Strukturelement wie die Planung erfasst werden.
• Der Fortschritt muss regelmäßig eingeschätzt werden.
• Kontinuierliche Restaufwandsschätzung ist notwendig.

Maßnahmen bei Abweichungen (1 & 2)

• Optimierung der Planung, Nutzung von Pufferzeiten und Reserven, Parallelisierung von Arbeiten, Veränderung der Aufgabenverteilung/Zuteilung, flexible Ressourcenverteilung, Reduzierung der Aufwände, Vereinfachung von Aufgaben, Nutzung bestehender Komponenten, Umsetzung etappenweise.
• Erhöhung der Kapazität, Reduzierung der Priorität anderer Projekte, Personalaufstockung, Überstunden, Zusammenarbeit mit externen Ressourcen, Anreizsysteme.

Agile Ansätze – Ressourcen

• Agile Modelle bevorzugen stabile Teams, um Änderungen an der Teamstruktur zu minimieren.
• Ressourceneinplanung vereinfacht sich durch die Fokussierung auf Aufgaben und deren Priorisierung um Überlastungen zu vermeiden.

Multi-Projekt-Ressourcenplanung

• Betrachtung verschiedener Projekte in Bezug auf die Nutzung von Ressourcen.
• Eine Ressource kann an verschiedenen Projekten beteiligt sein.

Multi-Projekt-Ressourcenmanagement - Lösungsansätze (1 & 2)

• Die Ressourcenplanung und -koordination wird oft durch Intuition und Erfahrung gesteuert; oder mit Unterstützung durch Daten, Informationen und regelmäßiger Kommunikation.
• Bei der Planung in Tabellenkalkulationen wird versucht, Kapazitäten und Belastungen abzubilden, aber die Komplexität der verschiedenen Dimensionen kann den Rahmen oft sprengen.
• Ein integratives Projektplanungstool und die qualitative Ressourcenplanung werden als Lösungsmöglichkeiten vorgestellt, die alle Ressourcen und Projekte in einem Tool zusammenführen, und die Erfassung von Belastungen vermeiden, bzw. nur die Einbindung von Ressourcen in Projekte festlegen.
• Die Trennung der Planung in verschiedene Welten (z.B. Ablauf/Termin vs. Ressourcen) kann Management unterstützen.

Qualitative Ressourcenplanung

• Eine vereinfachte Form des Ressourcenmanagements.
• Belastung wird nur anhand von "Ja" oder "Nein" dargestellt.
• Ein Balkendiagramm zur Visualisierung der Ressource und ihrer Zuordnung zu Projekten.

Kostenplanung

• Ressourcen-Einsatz beinhaltet Kosten.
• Kosten werden zu Arbeitspaketen und Projekten zugeordnet, unter Berücksichtigung der festgelegten Ziele und Rahmenbedingungen. (DIN 69903)

Projektkostenarten

• Personalkosten (Gehälter, Löhne, Sozialabgaben, Schulungen), Materialkosten (Roh-, Hilfsstoffe, Werkzeuge, etc), Sach- und Dienstleistungskosten (Mieten, Energie, Reise), Kapitalkosten und Sonstiges (Abschreibungen, Zinsen, Steuern).

Projektkostenkalkulation

• Die Berechnungen und Integration der Projektkosten in das Unternehmensumfeld.
• Stundensätze, Materialpreise, Verrechnungssätze, Leistungen der Kostenstellen, externe Leistungen, sonstige Kosten werden verwendet, um die Gesamtkosten zu ermitteln.

Kostenverlauf

• Ein Diagramm, welches den Verlauf der Kosten über die Projektzeit darstellt.

Kostenplanung - Tipps

• Adäquaten Detaillierungsgrad für Planung von Kosten, einschließlich internen Personalkosten.
• Berücksichtigung der gesamten Projektlaufzeit, nicht nur der Jahresbudgets.
• Kostenplanung muss der Gliederung des Projektstrukturplan entsprechen.
• Kosten den einzelnen Projekten korrekt zuordnen.

Kostenplanung

• Gruppenarbeit zu den Themen Kapazität und Kostenverlauf wird angesprochen.

Kostencontrolling

• Erhebung der IST-Kosten, Vergleich von Plan- und IST-Kosten, Analyse von Abweichungen, Maßnahmenplanung.

Kostenänderungen

• Projektumfangsänderungen (Verträge), Verrechenbare Kostenänderungen, Nachträgliche Änderungsbedarfe, Technisch bedingte Änderungen, Nichterrechenbare Änderungen (z.B. Kulanz, Absprachen, Mängel).

Gründe für Kostenüberschreitungen (1, 2, 3)

• Ursachen für Kostenüberschreitungen während der Projektphasen (Anfrage, Verhandlung, Vertragsabschluss, Konstruktion, Realisierung).

Projektplanung vollständig

• Die Projektplanung ist durch Arbeitspakete, Aufgaben, Aufwände, Reihenfolge und Zeitplan, sowie Ressourcen und Kosten gekennzeichnet.

Projekt-Planungs-Tools

• Liste von geeigneten Software-Tools für Projektplanung.

Planungsfallbeispiel

• Ein Fallbeispiel zur vollständigen Projektplanung (Prototypentwicklung) ist verfügbar und kann anhand eines Foliensatzes und eines Aufgabenblattes behandelt werden.