Criteris de pressupostació i control d'un projecte TIC PDF

Tema 50 Cristeris de pressupostació i control d'un projecte TIC. Aspectes a tenir en compte. 1 Segons PMBOK la Gestió de Costos d’un projecte inclou els processos relacionats amb planificar, estimar, pressupostar, finançar, obtenir finançament, gestionar i co...

Tema 50 Cristeris de pressupostació i control d'un projecte TIC. Aspectes a tenir en compte. 1 Segons PMBOK la Gestió de Costos d’un projecte inclou els processos relacionats amb planificar, estimar, pressupostar, finançar, obtenir finançament, gestionar i controlar els costos de tal manera que es completi el projecte dins del pressupost aprovat. La Gestió de Costos d’un projecte s’ocupa principalment del cost dels recursos necessaris per completar les activitats del projecte. Tot i això, la Gestió de Costos d’un projecte també hauria de tenir en compte l’efecte de les decisions preses en el projecte sobre els costos recurrents posteriors d’utilitzar, mantenir i donar suport al producte, servei o resultat del projecte. Darrerament en la pràctica de la gestió de costos d’un projecte s’està estenent el concepte de la gestió del valor guanyat (EVM-Earned Value Management) per incloure el concepte de cronograma guanyat (ES). Aquells projectes amb alt nivell d’incertesa o on l’abast no està completament definit (entorns àgils) poden no beneficiar-se dels càlculs de costos detallats degut als canvis freqüents. En el seu lloc es pot utilitzar mètodes d’estimació simple (lightweight estimation) per generar un pronòstic ràpid d’alt nivell dels costos laborals del projecte que posteriorment pot ajustar-se fàcilment al sorgir els canvis. Les estimacions detallades es reserven en aquests projectes a curt termini. La gestió de costos d'un projecte contempla quatre seccions principals: - Planificació de recursos - Estimació de costos - Pressupost del projecte - Control de costos Planificar la gestió dels costos d’un projecte És el procés que estableix les polítiques, els procediments i la documentació necessària per planificar, gestionar, executar la despesa i controlar els costos d’un projecte. Aquest procés es porta a terme en les etapes inicials de la planificació del projecte. El seu benefici clau és que proporciona una guia sobre com es gestionaran els costos durant el projecte. Els processos de gestió de costos així com les seves eines i tècniques associades es documenten en el Pla de gestió de costos. El Pla de gestió de costos del projecte conté els següents elements: - Recursos necessaris, detallats i categoritzats: treball, materials, eines, equipament i subcontractació - Serveis que s'han d’obtenir - Estratègies per riscos i contingències - Requisits financers: requisits d’assegurança, vinculació i finançament 7.1 Planificar la gestió de costos d’un projecte Entrades - Pla per a la direcció del projecte inclou: o Línia base abast = Enunciat de l’abast del projecte + els detalls de la EDT/WBS (Estructura desglós del treball/Work Breakdown Structure). o Línia base cronograma = Especifica en quins moments s’incorrerà en els costos. - Acta constitució del projecte que proporciona el resum del pressupost a partir del qual es desenvolupen els costos detallats del projecte. - Factors ambientals de la empresa i actius dels processos de la organització. Eines i - Judici d’experts sobre la base de la informació històrica de projectes similars. tècniques - Anàlisis de dades / Tècniques analítiques seleccionant les opcions estratègiques de finançament del projecte (autofinançament, finançament mitjançant deute,...) - Reunions de l’equip de projecte de planificació per a desenvolupar el pla de gestió dels costos. Sortides - Pla de gestió dels costos descriu la forma en que es planificaran, s’estructuraran i controlaran els costos. Pot incloure: o Nivell exactitud de les estimacions amb el seu rang acceptable. o Enllaços amb els procediments de la organització com pot ser la compte de control que és l’element de la EDT que s’utilitza per comptabilitzar els costos del projecte i 2  que es vinculen amb el sistema de comptabilitat de la organització. o Llindars de control per monitoritzar el desenvolupament del cost establint el valor a partir del qual caldrà fer una acció. o Regles per mesurar el desenvolupament mitjançant la gestió del valor guanyat. o Format dels informes i la seva freqüència. o Descripció dels processos de gestió de costos. o... Estimar els costos És el procés que consisteix en desenvolupar una estimació aproximada dels recursos monetaris necessaris per a completar les activitats del projecte. El benefici clau d’aquest procés és que determina la quantitat dels costos requerit per a completar el treball del projecte. Les estimacions de costos són una predicció basada sobre la informació disponible en un moment determinat. Durant el projecte s’hauran de refinar les estimacions de costos per anar reflectint detalls addicionals tal i com es vagin produint. S’estimaran els costos per tots els recursos que s’assignaran al projecte: personal, materials, equipaments, serveis, instal·lacions, transferències... 3 També és crític identificar la tipologia de cada cost:  Costos de capital: apliquen als actius físics (sustancials) de l'organització  Costos operatius: associats a l'execució diària del servei  Costos directes: atribuïbles clarament a un sol client, necessaris expressament pel projecte  Costos indirectes: atribuïbles a diversos clients (p.ex.: manteniment de l'entorn de treball de l'equip de projecte, fallides o averies de l'equipament, despeses de l'estructura empresarial pròpia, etc.)  Costos fixos: no varien degut a cap factor (invariables en l'ús i el temps) ex: llicècies de programari  Costos variables: varien segons algun factor, com l'ús o el temps El cap de projecte (director de projecte) es responsabilitza només dels costos directes. 7.2 Estimar els costos d’un projecte Entrades - Pla de gestió dels costos - Pla de gestió de la qualitat - Pla de gestió de RRHH que inclou els atributs de la dotació de personal del projecte, els salaris,... - Línia base de l’abast del projecte o Enunciat de l’abast del projecte: Descripció producte, criteris acceptació, lliurables clau, límits projecte, supòsits i restriccions projecte. Cal establir el supòsit, quan s’estimen els costos, de si es tindran en compte només els costos directes al projecte o també s’aplicaran els indirectes. o EDT que proporciona les relacions entre tots els components i lliurables del projecte. o Diccionari EDT proporciona informació detallada lliurables i una descripció del treball requerit per produir-los. - Cronograma del projecte incloent el tipus i quantitat de recursos, així com el temps de dedicació necessari son els factors principals per determinar el cost del projecte. El procés 6.4 Estimar els recursos de les Activitats implica determinar disponibilitat i hores requerides del personal així com la quantitat de material i equips necessaris per portar a terme les activitats del cronograma. El procés 6.4 està íntimament relacionat amb la estimació de costos. - Registre de lliçons apreses. - Registre de riscos per tenir en compte els costos de mitigació dels riscos. - Factors ambientals incloent les condicions del mercat i la informació comercial de domini públic. 4  - Actius dels processos de la organització que influeixen en la estimació de costos, com pot ser les polítiques d’estimació de costos, les plantilles d’estimació de costos, la informació històrica, lliçons apreses,... Eines i - Estimació anàloga: Utilitza els cost real de projectes similars anteriors com a base per tècniques estimar el cost del projecte actual. Requereix menys temps que altres tècniques però és menys exacta. - Estimació paramètrica: Utilitza una relació estadística entre dades històriques rellevants i altres variables (per exemple metres quadrats en construcció) per calcular una estimació del cost del treball. - Estimació ascendent: Serveix per estimar un component de treball. El cost individual de cada paquet de treball es calcula amb el màxim detall. El cost detallat s’acumula posteriorment en nivell superiors. - Estimació per tres valor (Mètode PERT): Millora exactitud estimacions d’una activitat única si es tenen en compte la incertesa i el risc i s’utilitzen tres valors de cost per definir rang aproximat activitat: o més probable (cM): Estimat sobre la base d’una avaluació realista d’aquella activitat. o Optimista (cO): Estimat sobre la base millor escenari per aquella activitat. o Pesimista (cP): Estimat sobre la base pitjor escenari per aquella activitat. Càlcul cost esperat (cE) mitjançant ús d’alguna fórmula. Més utilitzades son la Distribució triangular (cE=(cO+cM+cP)/3) o la Distribució Beta (cE=(cO+4cM+cP)/6), que és més realista que la triangular. - Anàlisis de reserves: o Reserves o provisions per contingències (variables conegudes-desconegudes) que poden incloure les estimacions de costos per tenir en compte la incertesa del cost. Les reserves per contingències son el pressupost dins de la línia base de costos que es destina als riscos identificats i assumits per la organització, per als que es desenvolupen respostes de contingència o mitigació. Es poden calcular com un percentatge del cost estimat, com una quantitat fixa o utilitzant mètodes d’anàlisi quantitatiu. A mesura que es disposa informació més precisa del projecte la reserva es pot reduir o eliminar. o Reserves o provisions per gestió (variables desconegudes-desconegudes) que pot incloure el pressupost del projecte que es retenen per poder cobrir treball no previst inicialment en l’abast del projecte. Aquesta reserva no s’inclou en la línia base dels costos del projecte, però forma part del pressupost total. Quan s’utilitza una quantitat determinada d’aquesta reserva la quantitat utilitzada es suma a la línia base de costos. - Costos de qualitat obtinguts dels supòsits relatius als costos de qualitat es poden utilitzar per a la estimació dels costos de les activitats. - Software de gestió de projectes que s’utilitzen per agilitzar la estimació. - Anàlisi ofertes proveïdors qualificats per a la estimació de costos. Quan projectes s’adjudiquen a un proveïdor a través d’un procés competitiu. És la que més utilitzem a l’IMI. - Tècniques grupals de presa de decisions que involucren a l’equip en la millora de la estimació de costos (brainstorming, tècniques Delphi o de grup nominal). Mitjançant participació en procés estimació d’un grup de persones tècniques properes a la execució tècnica del treball, s’obté informació addicional i estimacions més precises. A més quan s’involucren les persones en el procés d’estimació s’incrementa el seu compromís de consecució. Sortides - Estimació de costos de les activitats que son avaluacions quantitatives dels costos probables que es requereixen per completar el treball del projecte. Inclou el treball 5  directe, els materials, l’equipament, els serveis, les instal·lacions, la tecnologia de la informació, el cost de finançament incloent els càrrecs d’interessos, un factor d’inflació, les tasses de canvi de divises o una reserva per contingències del cost. - Base de les estimacions son la quantitat i tipus de detalls que recolzen la estimació de costos. La documentació de recolzament ha de proporcionar una comprensió clara i completa de com es van obtenir els costos. - Actualitzacions als documents del projecte susceptibles d’actualitzar-se després de la Estimació de Costos. Entre altres el registre de riscos. Determinar el pressupost És el procés que consisteix en sumar els costos estimats de les activitats individuals o paquets de treball de cara a establir una línia base de costos autoritzada. El benefici clau d’aquest procés és que determina la línia base de costos a partir de la qual es podrà monitoritzar i controlar el desenvolupament del projecte. El pressupost d’un projecte contempla tots els fons autoritzats per a executar el projecte. La línia base de costos és la versió aprovada del pressupost del projecte, però no inclou les reserves de gestió. Un projecte a la seva fase d’inici pot tenir una estimació basada en ordre de magnitud (ROM -25% +75%). Tal i com va avançant el projecte es disposa de més informació i el rang es pot reduir a -5% +10%. 7.3 Determinar el pressupost 6 Entrades - Pla de gestió dels costos descrit a les sortides procés 7.1 que descriu la manera en que es gestionaran i controlaran els costos. - Línia base de l’abast que inclou l’enunciat de l’abast del projecte, la EDT i el diccionari de la EDT. L’enunciat ens proporcionarà les limitacions formals per període relatives a les despeses dels fons del projecte que poden ser exigides per la organització. - Estimació de costos de les activitats descrites com a sortida del procés 7.2. Les estimacions de costos de cada activitat d’un paquet de treball es sumen per obtenir el cost del paquet. - Base de les estimacions descrites com a sortida del procés 7.2. - Cronograma del projecte que inclou les dates d’inici i fi de les activitats que permetrà calcular els costos corresponents als períodes de calendari. - Calendari de recursos que indica quins recursos i en quin moment s’assignen al projecte. - Registre de riscos per tenir en compte els costos corresponents a les respostes en front a riscos. - Acords amb la informació aplicable relativa al contracte i als costos associats als productes o serveis que han sigut o seran adquirits s’inclouen durant la elaboració del pressupost. - Actius dels processos de la organització com les polítiques, procediments, guies i eines relacionades amb la estimació de costos. Eines i - Agregació dels costos per paquets de treball de la EDT, pels nivells superiors al paquet de tècniques treball i per tot el projecte. - Anàlisis de reserves establint les reserves per a contingències com les reserves per a gestió. - Judici d’experts en termes de la experiència en una àrea de coneixement o projecte similar és de gran ajuda en la determinació del pressupost. - Relacions històriques que donin com resultat estimacions paramètriques o anàlogues. - Conciliació del límit de finançament amb la despesa de fons. Sortides - Línia base de costos que és la versió aprovada del pressupost per fases del projecte, excloses la reserva de gestió. Es desenvolupa com la suma dels pressupostos aprovats per a les diferents activitats del cronograma. A continuació veiem els diferents components del pressupost del projecte: 7 - Requisits de finançament del projecte es deriven de la línia base de costos - Actualitzacions als documents del projecte com el registre de riscos, la estimació de costos de les activitats i el cronograma del projecte. 8 Controlar els costos És el procés que consisteix en monitoritzar l’estat del projecte durant la seva execució per a actualitzar els seus costos i gestionar canvis de la línia de base de costos. El seu benefici clau és que proporciona els mitjans per detectar desviacions respecte al pla amb l’objectiu de prendre accions correctives i minimitzar el risc. Per actualitzar el pressupost és necessari conèixer els costos reals en els que s’ha incorregut fins a la data. Qualsevol increment respecte el pressupost autoritzat només es podrà aprovar a través del procés Realitzar el control integrat de canvis. Gran part de l’esforç de control de costos es dedica a analitzar la relació entre els fons del projecte consumits i el treball real realitzat corresponent a aquestes despeses. El control de costos del projecte inclou: - Influir sobre els factors que produeixen canvis a la línia base autoritzada. - Assegurar que totes les sol·licituds de canvi es portin a terme de manera oportuna. - Gestionar els canvis reals tal i com succeeixen. - Assegurar que les despeses no excedeixin els fons autoritzats per període, per component de la EDT, per activitat i per tot el projecte. - Monitoritzar el desenvolupament del cost per detectar i comprendre les variacions respecte a la línia base aprovada de costos. - Monitoritzar el desenvolupament del treball en relació amb les despeses incorregudes. - Evitar que s’incloguin canvis no aprovats en els informes sobre utilització de costos o recursos. - Informar als interessats sobre tots els canvis aprovats i costos associats. - Realitzar les accions necessàries per mantenir els excessos de costos previstos dins els límits acceptables. 7.4 Controlar els costos Entrades - Pla per la direcció del projecte que conté la línia base de costos i el pla de gestió de costos. 9  - Requeriments de finançament del projecte que inclouen les depeses projectades i els deutes anticipats. - Dades desenvolupament del treball que inclou informació de grau d’avanç del projecte, tal com les activitats iniciades, el seu grau d’avanç i els lliurables completats. També inclou els costos autoritzats i en els que s’ha incorregut. - Registre lliçons apreses. - Actius dels processos de la organització. Eines i - Anàlisi del valor guanyat (EVM-Earned Value Management) que és una metodologia que tècnique combina mesures d’abast, cronograma i recursos per avaluar el desenvolupament i el grau s d’avanç real del projecte. La tècnica requereix disposar de la línia base de costos en format de corba S, i fa servir la correlació de 3 dimensions clau del projecte, per cada paquet de treball: o Valor planificat (PV-Planed Value) és el pressupost autoritzat que s’ha assignat al treball programat en la data de control. No inclou les reserves de gestió. El PV per un moment determinat estableix el treball físic que s’hauria d’haver portat a terme fins aquell moment. El PV total del projecte també és coneix com pressupost fins la conclusió (BAC-Budget At Completion). o Valor guanyat (EV-Earned Value) és la mesura del treball realitzat en termes de pressupost autoritzat per aquest treball. No pot ser superior que el pressupost aprovat de PV per un component. o Cost real (AC-Actual Cost) és el cost incorregut pel treball que s’ha portat a terme en una activitat durant un període de temps. És el cost total en el que s’ha incorregut per portar a terme el treball mesurat per l’EV. La combinació dels valors PV, EV i AC proporciona mesures de rendiment que indiquen si el treball s'està executant o no d'acord amb la planificació inicial, en un moment determinat, i si s'estan superant o no els costos planificats. - Anàlisi de variació amb el que es monitoritzaran les variacions o desviacions respecte la línia base aprovada: o Variació del cronograma (Schedule Variance): SV=EV-PV com a mesura de desenvolupament del cronograma. Determina en quin grau el projecte està avançat o endarrerit. Un resultat positiu indica un bon funcionament (estar per davant del cronograma), i el negatiu indica problemes (estar per darrere del cronograma). Una variació zero indica que s'està exactament en la línia base del cronograma.Al finalitzar el projecte serà 0. o Variació del cost (Cost Variance): CV=EV-AC com a mesura del dèficit o superàvit pressupostari en un moment donat. Un resultat positiu indica un bon funcionament (estalvi de cost), i el negatiu indica problemes (excés de cost). Una variació zero indica que s'està exactament en la línia base de costos. Al finalitzar el projecte serà la 10  diferència entre el BAC i la quantitat realment gastada. o Índex de desenvolupament del CRONOGRAMA (Schedule Performance Index): SPI=EV/PV com a mesura d’eficiència del cronograma. Reflexa com l’equip del projecte està utilitzant el seu temps. SPI1 indica que s’està portant a terme més del previst. o Índex de desenvolupament del COST (Cost Performance Index): CPI=EV/AC com a mesura d’eficiència del cost dels recursos pressupostats. CPI1 indica un cost inferior respecte al desenvolupament fins a la data. - Pronòstics que es poden realitzar conforme avança el projecte: o Estimació a la conclusió (EAC=AC+ETC) que pot diferir del BAC. Si el BAC deixa de ser viable el director del projecte hauria de tenir en compte l’EAC. La EAC es basa en els costos reals en els que s’ha incorregut per completar el treball més una estimació de costos fins la conclusió (ETC) per al treball restant. 3 enfocaments de càlcul:  Pronòstic EAC per treball ETC a la taxa pressupostada (EAC=AC+(BAC-EV)). Assumeix que el treball futur de la ETC es portarà a terme segons lo pressupostat.  Pronòstic EAC per treball ETC amb el CPI actual (EAC=BAC/CPI=BAC*AC/EV=AC*(BAC/EV). Assumeix que el que ha passat fins a la data pot continuar passant pel treball futur ETC.  Pronòstic EAC per treball ETC considerant SPI i CPI (EAC=AC+[(BAC- EV)/(CPI*SPI)]. Assumeix que el treball futur de la ETC es portarà a terme segons una taxa d’eficiència que té en compte el CPI i el SPI. - Índex de desenvolupament del treball per completar (TCPI=(BAC-EV)/(BAC-AC)) és la projecció calculada del desenvolupament del cost que s’ha d’assolir per al treball restant per assolir una fita de gestió especificada. S’expressa com la taxa entre el cost per finalitzar el treball pendent i el pressupost restant (treball restat dividit entre els fons restants). - Revisions del desenvolupament comparen el desenvolupament del cost amb el pas del temps, els paquets de treball que estan per sota o excedeixen el pressupost i els fons necessaris per completar el treball en execució. Es pot utilitzar la següent informació: o Anàlisi de variació que constitueix la explicació de les variacions de cost (CV=EV-AC), de cronograma (SV=EV-PV) i de la variació a la conclusió (VAC=BAC-EAC) o Anàlisi de tendències que examina el desenvolupament del projecte durant el temps per determinar si millora o empitjora. o Desenvolupament del valora guanyat comparant la línia base del rendiment (PMB- Performance Measurement Baseline), que contempla la reserva de contingència però no la de gestió, amb el desenvolupament real del cronograma i del cost. 11  - Software de gestió de projectes per monitoritzar les 3 dimensions de la gestió del valor guanya (EV, PV, AC). - Anàlisi de reserves per monitoritzar l’estat de les reserves per contingències i de gestió de cara a determinar si el projecte encara necessita d’aquestes reserves o si s’han de sol·licitar reserves addicionals. Sortides - Informació del desenvolupament del treball on els valors calculats de CV, SV, CPI, SPI i BAC per als components de la EDT (paquets de treball i comptes de control) es documenten i comuniquen als interessats. - Pronòstics dels costos com el valor EAC ha de ser documentat i comunicat als interessats. - Sol·licituds de canvi de la línia base de costos derivades de l’anàlisi del desenvolupament del projecte. - Actualitzacions al Pla per a la Direcció del projecte que inclou actualitzacions per la línia base de costos i pla de gestió dels costos. - Actualitzacions als documents del projecte com les estimacions de costos i la base de les estimacions. - Actualitzacions als actius dels processos de la organització com les causes de les variacions, les accions correctives seleccionades, les bases de dades financeres, altres tipus de lliçons apreses del control de costos del projecte. 12 13  Aquest tema contempla molts conceptes contables que cal apendre i, sobre tot, saber el que signifiquen (com va el projecte si CPI>1, p.ex.). Tot i així, les dues preguntes que van sortir al test eren deduibles. BIBLIOGRAFIA  PMBOK 6a edició TEST 55. Tots els costos especificats a continuació es consideren costos directes imputables a un projecte, a excepció d’un. Quin és? A. Cost de les persones que executen les activitats del projecte. Habitualment és el component de més pes en el pressupost del projecte. B. Cost dels béns comprats per la utilització en l’execució del projecte. C. Cost derivat del manteniment de l’entorn de treball de l’equip de projecte, durant l’execució del projecte. D. Cost de la formació necessària per l’èxit del projecte. 56. El mètode PERT (Project Evaluation and Review Techniques), que consisteix en identificar tres possibles valors, l’optimista, el pessimista i el més probable, per arribar a un únic valor aproximat, s’utilitza en escenaris incerts i amb diferents antecedents o moltes variables que poden afectar el valor final. Quina d’aquestes fórmules NO aplica aquesta tècnica? A. Cost Estimat: (Optimista + Més Probable + Pessimista) / 3. B. Cost Estimat: (Optimista + 4 (Més Probable) + Pessimista) / 6. C. Cost Estimat: ((Optimista + Pessimista) / 2) + Més Probable. D. Cost Estimat: ((Optimista + Pessimista) / 3) + (Més Probable / 3). 26. Per a l’estimació del temps del projecte, pel que fa al Lot 1, es realitza una diagramació de tasques relacionades i implicades amb una estimació del temps per activitat del tipus PERT, Program Evaluation and Review Technique, on es defineix la durada estimada d’una activitat com a: Durada optimista + (4 * Durada probable) + Durada pessimista Durada estimada = ------------------------------------------------------------------------------------ 6 Per a aquest Lot 1 en la fase de definició de requeriments que consta de tres activitats A, B i C seqüencials es mostra l’esquema d’assignació de dies en la taula següent. 14 Quina seria la durada estimada total expressada en dies d’aquesta fase?: A. 42. B. 32. C. 25. D. 27. 15