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BIBLIOTECA UNIVERSIDAD DE ALCALÁ. PLAN ESTRATÉGICO 2018-2022 Presentación El Servicio de Biblioteca de la Universidad de Alcalá (UAH) presenta el IV Plan Estratégico 2018-2022 que da continuidad a los tres planes estratégicos anteriores cuyos objetivos se desarrollaron entre los años 2008 y 2017. To...

BIBLIOTECA UNIVERSIDAD DE ALCALÁ. PLAN ESTRATÉGICO 2018-2022 Presentación El Servicio de Biblioteca de la Universidad de Alcalá (UAH) presenta el IV Plan Estratégico 2018-2022 que da continuidad a los tres planes estratégicos anteriores cuyos objetivos se desarrollaron entre los años 2008 y 2017. Todos ellos han permitido un gran avance en el apoyo a todos los usuarios en el desempeño de su actividad, en la innovación e implementación de nuevos servicios y en la calidad en la gestión. El balance final del III Plan estratégico 2015-2017 volvía a dejar unos resultados excelentes y diferentes proyectos que posicionaban a la Biblioteca como un Servicio fundamental dentro de la Institución en el apoyo al aprendizaje, la docencia y la investigación. Como en los planes anteriores, el IV Plan Estratégico se incardina con la estrategia de la UAH, la de REBIUN y la del Consorcio Madroño, al ser el Servicio de Biblioteca miembro activo de dichas redes. Sin embargo, el nuevo Plan parte de un entorno presidido por el cambio, algo que ha condicionado su definición y su desarrollo en dos fases diferentes pero no disruptivas, sino conciliadas por un mismo punto de partida y un mismo espíritu de superación y de mejora en el servicio al usuario final. En enero de 2018 se estrenaba un nuevo equipo de Dirección de la Biblioteca después de veinte años y en marzo un nuevo Equipo de Gobierno de la Universidad de Alcalá (UAH) y por lo tanto nuevas líneas estratégicas para la Institución. Además, la Biblioteca se enfrentaba a un cambio de sistema de gestión después de 18 años, un proyecto de enorme envergadura y gran dificultad. Comenzar el diseño de la nueva estrategia en este entorno entrañaba algunas dudas pero también muchas oportunidades. Quiero expresar mi agradecimiento a todos los que han hecho posible que el cambio haya supuesto una oportunidad para crecer y mejorar. Al Equipo de la Biblioteca que ha participado en la definición y diseño del Plan, a todo el personal por su apoyo al nuevo equipo de Dirección y por su activa participación en el análisis DAFO y en la propuesta de objetivos y proyectos y al nuevo Equipo de Gobierno de la UAH, en especial al Vicerrector de Transferencia e Investigación, Dr. F. Javier de la Mata de la Mata, por su apoyo y participación en las fases clave de todo el proceso. M. Dolores Ballesteros Ibáñez Directora del Servicio de Biblioteca Plan Estratégico 2018-2022 Página 2 Metodología Después de tres planes estratégicos con un balance final positivo, la base metodológica ha sido la misma, salvo en tres puntos: la incorporación sistematizada de todo el personal a la definición del nuevo Plan, haciéndolo participativo y propiciando el consenso, la división de la estrategia en dos fases para poder afrontar el periodo de cambio y la formulación de una estrategia más a largo plazo y con objetivos claramente orientados a los grupos de interés, a la innovación y a la sostenibilidad. Fases del proyecto y calendario La definición del Plan Estratégico se ha llevado a cabo siguiendo las siguientes fases: En febrero de 2018 se comienza a trabajar tomando como base las necesidades y expectativas de los usuarios manifestadas en los estudios de calidad y encuestas realizadas, los resultados clave en comparación con otras organizaciones excelentes, informes externos como Mapping the Future of Academic Libraries de SCONUL e IFLA Trend Report 2018, el III Plan Estratégico de REBIUN 2020 y el III Plan Estratégico del Consorcio Madroño: Madroño 2020 y el Programa electoral para las elecciones a Rector de la Universidad de Alcalá del entonces candidato Dr. J. Vicente Saz, a la postre elegido Rector tras las elecciones del día 22 de febrero de 2018. En marzo y abril se puso en marcha un análisis DAFO para conocer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que se debían tener en cuenta a la hora de establecer las líneas y objetivos estratégicos. Desde la Dirección de la Biblioteca se establecieron las pautas para realizarlo y se contrató a una consultora para llevarlo a cabo y dinamizar los ocho grupos participantes, cuatro formados por el personal auxiliar, dos por el personal técnico, uno por mandos intermedios y uno por el equipo directivo. Cada sesión se dividió en una presentación de la matriz DAFO y sus objetivos y elaboración con el grupo de la matriz al que se divide en dos subgrupos para obtener un mayor número de aportaciones. Al final del proceso, se mantuvo una reunión final con la Dirección del Servicio y otra con el Vicerrector de Investigación y Transferencia, del que depende el Servicio de Biblioteca. Terminado el DAFO en mayo de 2018, se marca un calendario para la fase de análisis y diseño del Plan, que evidencia que su definición final y aprobación tendrá lugar entrado 2019. En esta situación, el Equipo de Dirección de la Biblioteca decide realizar un primer análisis del DAFO y establecer una estrategia de transición con las líneas y los objetivos para el año 2018, que fue aprobado en CT y en la Comisión de Biblioteca de 17 de julio de 2018, que sirviera de impulsor al Plan definitivo. En mayo de 2019, tras el primer análisis del DAFO, se realizó el análisis CAME (Corregir, Afrontar, Mantener y Explotar) para la definición final del plan estratégico. Entre el 14 de mayo y el 24 de junio, tuvieron lugar las siete sesiones de trabajo para terminar el diseño definitivo. Las líneas estratégicas fruto del DAFO realizado y del análisis CAME, fueron elaboradas por la Comisión Técnica de la Biblioteca, con el apoyo de la empresa AQconsulting, y coordinación de la Dirección de la Biblioteca. Plan Estratégico 2018-2022 Página 3 Análisis DAFO DEBILIDADES NORMATIVA DESACTUALIZADA Y FALTA DE POLÍTICAS COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEFINICIÓN DE TAREAS Y PROCEDIMIENTOS AMENAZAS INSEGURIDAD DEL ENTORNO COMPETENCIA ENTRE UNIVERSIDADES LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO DISMINUCIÓN DE ALUMNOS ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL CAMBIO DE HÁBITOS / INTERNET PERSONAL INFORMÁTICO PROPIO OBSOLESCENCIA TECNOLÓGICA GESTIÓN DE AUSENCIAS RALENTIZACIÓN DEL SERVICIO ACCESO SIN RESTRICCIONES AL CRAI CAMBIOS EN LICENCIAS EDITORES / PROVEEDORES ACCESIBILIDAD EDIFICIOS IMAGEN/FUNCIÓN DEL SERVICIO PERSONAL INDEFINICIÓN/DESACTUALIZACIÓN NORMATIVA DESCONOCIMIENTO DE ALGUNOS SERVICIOS POR PARTE DE LA AUSENCIA SERVICIO DE REPROGRAFÍA EN ALGUNOS PUNTOS COMUNIDAD UNIVERSITARIA PROMOCIÓN INTERNA CLIMA LABORAL FORMACIÓN INSUFICIENTE PARA EL PERSONAL FALTA DE ACTUALIZACIÓN MANUAL DE FUNCIONES FALTA DE COORDINACIÓN FORMACIÓN USUARIOS ACCESO LIBRE CRAI POCA VISIBILIDAD Redes sociales ORGANIZACIÓN FÍSICA DESORGANIZACIÓN SERVICIOS CENTRALES DISPARIDAD DE CRITERIOS DE ACTUACIÓN GRUPOS DE MEJORA SIN PARTICIPACIÓN DE TODOS LOS COLECTIVOS RESISTENCIA AL CAMBIO MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURAS DEFICIENCIAS/FALTA SALAS DE TRABAJO AUSENCIA ESPACIO DE OCIO INVERSIÓN CENTRADA EN EL CRAI PÉRDIDA DE CONTACTO CON EL USUARIO EN EL CRAI DEFICICIENCIAS EN ACCESIBILIDAD Y MOVILIDAD PROBLEMAS EN LA CLIMATIZACIÓN DEFICIENCIAS/CARENCIAS EN EQUIPAMIENTO/PRESTACIONES DISPERSIÓN DE LOS CAMPUS FORTALEZAS OPORTUNIDADES ACCESO AL DOCUMENTO ACCESO ABIERTO/CIENCIA ABIERTA COLABORACIONES/ALIANZAS ALIANZAS/ COLABORACIONES AMPLITUD DE HORARIOS APERTURA DEL SERVICIO HABILIDADES Y COMPETENCIAS DEL EQUIPO CAMBIO DEL EQUIPO DE GOBIERNO RELACIÓN CON GRUPOS DE INTERES CAMBIOS EN LA NORMATIVA COLECCIÓN ENTORNO EDUCATIVO / INNOVACIÓN DIGITAL GESTIÓN EFICIENTE PRESERVACIÓN DIGITAL INFRAESTRUCTURAS GESTIÓN EXCELENTE GESTIÓN EXCELENTE NUEVAS TECNOLOGÍAS RELACIÓN CON EL USUARIO NUEVOS USUARIOS POSIBILIDADES DE MEJORAS EN PERSONAL REGULACIÓN/NORMATIVA CONTRATACIÓN SERVICIOS/ESPACIOS HUMANIDADES DIGITALES Acuerdos nacionales/transformativos editores Plan Estratégico 2018-2022 Página 4 ESTRATEGIA DE TRANSICIÓN Plan Estratégico 2018-2022 Página 5 Líneas estratégicas Organización (Actualización de normativa y política, análisis y estudio de puestos y funciones y comunicación interna y externa del Servicio). Tecnología e innovación Diseño de nuevos servicios al usuario Objetivos, indicadores y resultados previstos Plan de Transición de la Biblioteca de la UAH 2018 Línea estratégica Objetivo Adecuar el proceso de contratación a la normativa vigente Organización Aumentar la implicación del personal en los proyectos de la BUAH Proyectos Adaptar la gestión de las adquisiciones de la Biblioteca a la normativa vigente Diversificar la participación en los grupos de mejora Potenciar la iniciativa del personal Indicadores Metas % de recursos actualizados Conseguir la actualización de al menos el 95 % de los recursos Número de PA / Plantilla total Conseguir la participación de al menos la mitad del personal auxiliar Nº de ideas propuestas en el curso académico 5 ideas propuestas Migración, configuración e implementación de la Implantar un nuevo Plataforma de Servicios Retraso respecto al sistema de gestión de Bibliotecarios ALMA de la calendario establecido. empresa ExLibris biblioteca (Proquest) y herramiento de descubrimiento PRIMO. Actualización Gestor Bibliográfico Tecnología e innovación Adecuar los elementos tecnológicos a las necesidades de los usuarios Instalación y configuración de un autopréstamo de portátiles en el CRAI Actualización de la información y el acceso a la web de apoyo a la investigación Servicios al usuario Intensificar la relación con los grupos de interés Actualización del programa de formación Nº de incidencias detectadas. Usuarios registrados Nº de autopréstamos. Nº de incidencias detectadas. Satisfacción de los usuarios Nº de biblioguías diseñadas / Total de Biblioguías Conseguir instalar y poner a disosición de los usuarios la máquina sin incidencias en mayo, antes de los exámenes. Diseñar la mitad de las Biblioguías de apoyo a la investigación Aumentar un 20 % el flujo de consultas de la web de Apoyo a la investigación % de implementación respecto a 2017 60 % de implementación en Grados (no CCSS) Incremento grados donde se ha implementado respecto a 2017 Mitad de los grados con formación integrada Nº de registros Nº de Datasets / Año Conseguir que proyectos punteros en investigación en la UAH depositen sus Nº de Proyectos UAH datos en eCienciaDatos Plan Estratégico 2018-2022 Resolver las incidencias y utilizar el Nuevo Refworks como gestor definitivo Visitas a la web de Biblioguías Nº de nuevas revistas indexadas UAH DIALNET Cumplir con el calendario de implementación previsto y consensuado para la segunda ola con la empresa ExLibris Duplicar la aportación a Dialnet en indexación y registros enriquecidos Conseguir llegar a 50 Datasets depositados Cons egui r l a col aboraci ón de un nuevo proyecto cons ol i dado de l a UAH Página 6 PLAN ESTRATÉGICO 2019-2022 Plan Estratégico 2018-2022 Página 7 Misión, visión y valores Misión Ofrecer servicios excelentes para el aprendizaje, la docencia, la investigación y la innovación, facilitando la generación, gestión y transmisión de conocimiento contribuyendo en la consecución de la estrategia de la Universidad. Visión Ser un servicio excelente, sostenible e innovador que responda a las expectativas de los grupos de interés en un entorno de evolución constante: espacios, tecnología, alianzas, gestión de información y servicios. Valores          Colaboración y participación Profesionalidad Transparencia Innovación y creatividad Proactividad Compromiso con la UAH Orientación y experiencia de usuario Adaptación al cambio Excelencia Líneas y objetivos estratégicos Línea 1. Organización y comunicación interna DEBILIDADES Comunicación interna y externa Definición de tareas y procedimientos Promoción interna Organización de la gestión CORREGIR Comunicación interna y externa Organización de la gestión Normativa y falta de políticas Adecuación de los espacios de la Biblioteca para su uso como herramienta de fidelización de usuarios Plan Estratégico 2018-2022 TRAZABILIDAD DAFO AMENAZAS FORTALEZAS OPORTUNIDADES Relación interna / externa Gestión excelente Gestión eficiente Gestión excelente TRAZABILIDAD CAME AFRONTAR MANTENER Organización de la gestión Comunicación interna y externa Gestión eficiente EXPLOTAR Gestión excelente Página 8 RESULTADOS DESEADOS R.1.1. Disponer de una propuesta de estructura organizativa (organigrama, funciones/responsabilidades, competencias, reconocimiento, cargas de trabajo) adecuada a la realidad del SB y a las expectativas de los grupos de interés R.1.2. Aumentar la eficacia en la comunicación interna (metodología, claridad del mensaje, priorización, selección del canal, buenas prácticas, participación, seguimiento, responsabilidad, documentación) Dirección de la Biblioteca RESPONSABLE El Servicio de Biblioteca ha avanzado en elementos como la gestión por procesos, la agilidad, la eficiencia o la transversalidad que deben seguir consolidándose o reenfocándose, pero existen aspectos, como la estructura organizativa, el reconocimiento y la gestión por competencias que deben desarrollarse y alinearse con la estrategia de la UAH para continuar avanzando en el nivel de excelencia de la organización. Se necesita establecer una metodología estructurada, sistemática y documentada de comunicación que se despliegue a todos los colectivos de la organización garantizando su eficacia y fomentando la participación. Objetivos estratégicos 1.1 Mejorar la eficiencia y eficacia en la gestión de las personas. 1.2 Implantar un nuevo método de mejora continua de procesos de la organización. 1.3 Aumentar la eficacia en la comunicación interna. Indicadores    Gestión de personas. Grado de eficacia de los procesos. Ineficiencias de procesos asociados a comunicación interna. Línea 2. Promover y afianzar las relaciones con los grupos de interés DEBILIDADES AMENAZAS Comunicación interna y externa Disminución de alumnos Colaboraciones Desconocimiento de Relaciones con algunos servicios algunos grupos de por parte de la Com. interés Proveedores Gestión excelente Imagen / Función del servicio Relación interna / externa TRAZABILIDAD CAME AFRONTAR MANTENER EXPLOTAR Formación de usuarios Colaboraciones Gestión excelente Comunicación interna y externa Relaciones con grupos de interés CORREGIR Comunicación interna y externa Adecuación de los espacios de la Biblioteca para su uso como herramienta de fidelización de usuarios Plan Estratégico 2018-2022 FORTALEZAS OPORTUNIDADES Alianzas y colaboraciones Entorno educativo Gestión excelente Colaboraciones Relaciones con grupos de interés Página 9 RESULTADOS DESEADOS R.2.1. Mejorar el conocimiento de las necesidades y expectativas de grupos de interés R.2.2. Disponer de una metodología que nos permita analizarlas, anticiparnos y adecuarnos a ellas de forma ágil y continua R.2.3. Mejorar los canales de comunicación para conseguir que sea más fluida y adecuada a cada grupo de interés R.2.4. Mejorar el conocimiento por parte de los grupos de interés de los servicios que ofrece la BUAH Subdirección de Coordinación y Logística RESPONSABLE Se necesita mantener, mejorar y ampliar la red de alianzas internas y externas que afiance la misión de la Biblioteca, estableciendo los mecanismos para identificar las necesidades y expectativas de los grupos de interés y adecuarnos de forma ágil a éstas asegurando un beneficio mutuo. Objetivos estratégicos 2.1 Implantar de forma efectiva un enfoque basado en el conocimiento de las necesidades y expectativas de los Grupos de Interés. 2.2 Mejorar la visibilidad e impacto de la BUAH en los Grupos de Interés. Indicadores estratégicos     Implantación del enfoque a necesidades y expectativas de grupos de interés. Representación de los grupos de interés en el Plan de Gestión. Visibilidad. Impacto. Línea 3. Sostenibilidad y responsabilidad social corporativa DEBILIDADES AMENAZAS Comunicación interna y externa Limitaciones del presupuesto Colaboraciones Desconocimiento de Relaciones con algunos servicios algunos grupos de por parte de la Com. interés Proveedores Gestión eficiente Imagen / Función del servicio Gestión excelente Relación interna / externa TRAZABILIDAD CAME AFRONTAR MANTENER EXPLOTAR Formación de usuarios Colaboraciones Gestión excelente Comunicación interna y externa Relaciones con grupos de interés CORREGIR Comunicación interna y externa Adecuación de los espacios de la Biblioteca para su uso como herramienta de fidelización de usuarios Plan Estratégico 2018-2022 FORTALEZAS OPORTUNIDADES Alianzas y colaboraciones Entorno educativo Gestión excelente Colaboraciones Relaciones con grupos de interés Página 10 RESULTADOS DESEADOS R.3.1. Definir e implantar un plan de sostenibilidad para la BUAH que sistematice las iniciativas ya puestas en marcha y establezca los principios de sostenibilidad de la organización R.3.2. Comunicar las iniciativas y logros en materia de sostenibilidad R.3.3. Medir el impacto de las acciones puestas en marcha RESPONSABLE Jefa de Biblioteca. Área de Humanidades y Arquitectura La Biblioteca, en su compromiso de conocer y gestionar el impacto que su actividad genera en la sociedad y en el medio ambiente, así como de gestionar responsablemente sus recursos, ha desarrollado diferentes iniciativas para alinearse con las directrices de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) de la UAH. Resulta necesario diseñar un plan que contemple dichas iniciativas y defina las directrices en materia ambiental, social y de buen gobierno de la organización. Objetivos estratégicos 3.1 Integrar la sostenibilidad en la estrategia de BUAH. Indicador estratégico  Estrategia sostenible. Línea 4. Tecnología DEBILIDADES AMENAZAS Comunicación interna Limitaciones del y externa presupuesto Organización de la gestión Proveedores Personal informático propio CORREGIR FORTALEZAS Acceso al documento Acceso abierto Alianzas y Colaboraciones colaboraciones Relaciones con algunos grupos de interés Entorno educativo Imagen / Función del servicio Relación interna / Gestión eficiente externa TRAZABILIDAD CAME AFRONTAR MANTENER Comunicación interna Formación de y externa usuarios Comunicación interna y externa Colaboraciones Relaciones con grupos de interés Gestión eficiente Plan Estratégico 2018-2022 OPORTUNIDADES Humanidades digitales EXPLOTAR Gestión excelente Colaboraciones Relaciones con grupos de interés Página 11 RESULTADOS DESEADOS R.4.1. Implantar, consolidar y optimizar la plataforma de servicios bibliotecarios (ALMA) y la herramienta de descubrimiento (PRIMO) R.4.2. Disponer de una planificación tecnológica sistemática contemplando expectactivas de los grupos de interés y del proceso de vigilancia tecnológica de la biblioteca R.4.3. Evitar desigualdades tecnológicas entre las bibliotecas R.4.4. Mejorar la eficiencia de los procesos RESPONSABLE Subdirección Técnica Integrar la gestión de los recursos físicos y electrónicos en una única plataforma de servicios bibliotecarios (LSP), garantizando un acceso único y seguro a la totalidad de la colección e implementar nuevos servicios para los usuarios. Actualizar las infraestructuras tecnológicas de acuerdo a las expectativas de los usuarios, fomentando su autonomía, apostando por la vigilancia tecnológica y gestionando de forma eficiente los procesos de la biblioteca. Objetivos estratégicos 4.1 Mejorar la experiencia del usuario en el acceso a la información. 4.2 Impulsar la innovación para evitar la obsolescencia tecnológica. Indicadores estratégicos  Experiencia de usuario en acceso a información.  Innovación tecnológica. Plan Estratégico 2018-2022 Página 12