Procedimiento de Reclamo a Proveedores MEY-KO

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DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.3 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 1 / 3 RECLAMO A PROVEEDORES V 1.1 26/09/2024 1. Objetivo: Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias y/o parámetros bajo los cuales se debe gestionar cualquier disconformidad en la recepción de mercancías en el centro de distribución (CDI). El objetivo es garantizar la correcta resolución de problemas como faltantes, sobrantes o errores en los envíos, manteniendo la integridad de los procesos de compra y asegurando la adecuada coordinación entre los Departamentos involucrados. 2. Alcance: Este manual cubre el proceso correcto desde la detección de problemas en la recepción de mercancías hasta la resolución final ya sea mediante la emisión de una nota de crédito o la recepción de productos faltantes. 3. Responsables: Departamento de Compras, Departamento de Administración y Finanzas 4. Descripción: 1. Detección del problema en la recepción del nuevo ingreso: Responsable: Oficial de Importaciones El Oficial de Importaciones es el primero en identificar cualquier discrepancia durante la recepción del producto en el Centro de Distribución (CDI). Tipos de problemas identificados: Faltantes: productos que no llegaron. Sobrantes: productos adicionales no solicitados. Errores en envío: productos incorrectos o diferentes colores/tamaño a lo solicitado. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.3 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 2 / 3 RECLAMO A PROVEEDORES V 1.1 26/09/2024 2. Documentación soporte para el reclamo: Responsable: Analista de Compra Una vez identificado el problema, se procede a enviar un reporte al Departamento de Compras por medio de correo electrónico. La persona responsable detalla el problema en un informe que incluye: Una breve descripción de los problemas identificados con el proveedor. Número de Orden de Compra. Nombre del proveedor. Código del producto. Cantidad facturada. Cantidad recibida. Costo del artículo. Monto Total por recuperar. Fecha de identificación del problema. También es importante adjuntar evidencias, como ser, imágenes del producto y copia de la factura generada. 3. Envío de reclamo al proveedor: Responsable: Jefe de Compras/Analista de Compras Se debe de solicitar al proveedor una Nota de Crédito por el monto del faltante, también se puede acordar con el proveedor el envío de las unidades faltantes en la próxima entrega. Una vez enviado el reclamo a los proveedores, también se puede visualizar el faltante, sobrante o errores de envío en el sistema de Odoo. Se debe de ingresar a la plataforma y se selecciona la opción de ‘Compra’ en el apartado de búsqueda, se procede a colocar el número de Orden de Compra y automáticamente la plataforma mostrará las unidades recibidas versus las solicitadas. En caso de recepción parcial, el sistema genera una entrada para los productos faltantes. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.3 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 3 / 3 RECLAMO A PROVEEDORES V 1.1 26/09/2024 4. Gestión de reclamo: Responsable: Auxiliar Contable | Administración y Finanzas Si se recibe una ‘Nota de crédito’, se debe de enviar al Departamento de Administración y Finanzas para ajustar las cuentas correspondientes. En caso de que el proveedor envíe los productos faltantes, se registra la recepción en el sistema para completar la Orden de Compra original. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General