Pagpupulong at Katitikan ng Pulong: Gabay sa Pagsulat PDF

Naranasan mo na bang dumalo sa isang pulong? Paano mo ilalaraw ang pulong na iyong dinaluhan? Ang pagpupulong o miting, lalo na ang business meeting ay ng buhay ng maranting tao sa kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang gawe ng buhay sa han, organisasyon, kompanya, paaralan, insting, at ba Halos araw-ar...

Naranasan mo na bang dumalo sa isang pulong? Paano mo ilalaraw ang pulong na iyong dinaluhan? Ang pagpupulong o miting, lalo na ang business meeting ay ng buhay ng maranting tao sa kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang gawe ng buhay sa han, organisasyon, kompanya, paaralan, insting, at ba Halos araw-araw ay may nagaganap na pulong sa opisina, lingguhang bour meeting sa kompanya, seminar, at maging ang pagdaraos ng malalaking kumperensiya. Bukod sa regular na pulong kung saan magkakaharap ang mga taong kabahagi ng miting, ginagawa na rin sa kasalukuyan, bunga ta rin ng makabagong teknolohiya ang teleconference, videoconference, a online meeting sa pamamagitan ng Internet. Dahil pinaniniwalaang ang susi ng tagumpay ng mga kompanya, samahan, organisasyon, negosyo, a trabaho ay ang pagkakaroon ng pagkakaisa at pagtatrabaho bilang isang team o koponan, labis na pinahahalagahan sa kasalukuyan ng bawat isa ang pagbabahaginan ng mga ideya at epektibong pagpaplano ng mga proyekto na mabisang naisasagawa o naisasakatuparan sa pamamagitan ng pagdaraos ng epektibo at maayos na pagpupulong Madalas marinig na ang mabisang komunikasyon ang buhay ng isang samaha o organisasyon. Kung walang maayos na daloy ng komunikasyon sa loob ng isang samahan, kadalasan ito ay walang kaayusan. Gayundin naman, kung ang komunikasyon ang buhay ng samahan, itinuturing namang pinakapuso at isip nito nauunawaan ay ang pagpupulong. Sa nadarama ng bawat bahagi ng salahan ang mga mithiin at nais tahakin nito. Kaya pamamagitan ing epektibong pagpupulong naman, napakahalagang maisagawa ang isang maayos, organisado, at sistematikong pagpupulong ito man ay isang business meeting, one-on-one meeting, o company meeting. Memorandum, Adyenda, at Katitikan ng Pulong May tatlong mahahalagang elementong kailangan upang maging maayos, organisado, at epektibo ang isang pulong. Ito ay ang memorandum, agenda, at katitikan ng pulong. Bilang isang mag-aaral, mahalagang matutuhan mo kung ano- ano at kung paano ginagawa ang mga ito. Memorandum o Memo Ayon kay Prof. Ma Rovilla Sudaprasert, sa kanyang aklat na English for the Workplace 3 (2014), ang memorandum o memo ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos. Sa memo nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting. Sa pamamagitan nito, nagiging malinaw sa mga dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan mula sa kanila. Kung ang layunin ng pulong na nakatala sa memo ay upang ipabatid lamang sa kanila ang isang mahalagang desisyon o proyekto ng kompanya o organisasyon, magiging malinaw para sa lahat na hindi na kailangan ang kanilang ideya o suhestiyon sapagkat pinal na ang nasabing desisyon o proyekto. Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining. Dapat tandaan na ang memo ay hindi isang liham. Kadalasang ito ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alituntunin na dapat isakatuparan gaya halimbawa ng pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa, o pagsunod sa bagong sistema ng produksiyon o kompanya. Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon tungkol sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya. Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklat na Writing in the Discipline (2014), ang mga kilala at malalaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang mga memo tulad ng sumusunod: Puti ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o impormasyon Pink o rosas ginagamit naman para sa request o order na nanggagaling sa purchasing department Dilaw o luntian-ginagamit naman para sa mga memo na nanggagaling sa marketing at accounting department Sa pangkalahatan, ayon din kay Bargo (2014), may tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin nito. a. Memorandum para sa kahilingan b. Memorandum para sa kabatiran c. Memorandum para sa pagtugon Narito ang ilang halimbawa ng memo na ginagamit sa pagsasagawa ng pulong o pagbibigay ng kabatiran. Mula sa mga nakatalang halimbawa, mahalagang tandaan na ang isang maayos at malinaw na memo ay dapat na magtaglay ng sumusunod na mga impormasyon. Ang mga impormasyong ito ay hinango mula sa aklat ni Sudaprasert na English for the Workplace 3 (2014). 1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng kompanya, institusyon, o organisasyon gayundin ang lugar kung saan matatagpuan ito at minsan maging ang bilang ng numero ng telepono. 2. Ang bahaging \'Para sa/Para Kay/Kina\' ay naglalaman ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng memo. Para sa isang impormal na memo ang Para Kay: Ailene ay sapat na. Ngunit sa mga pormal na memo, mahalagang isulat ang buong pangalan ng pinag-uukulan nito. Kung ang tatanggap ng memo ay kabilang sa ibang departamento, makatutulong kung ilalagay rin ang pangalan ng departamento. Hindi na rin kailangang lagyan ng G. Gng, Bh, at iba pa malihan na lamang na napakapormal ng memnong ginawa. 1. Ang bahagi namang \'Mula Kay\' ay naglalaman ng pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo, Gaya rin ng bahaging \"Para sa/Para Kay/Kina maaaring gamitin na lamang ang unang pangalan ng sumulat nito gaya halimbawa nito: Mula Kay: Nestor. Ngunit kung ito ay pormal, isulat ang buong pangalan ng nagpadala, Gayundin, mahalagang ilagay ang pangalan ng departamento kung ang memo ay galing sa ibang seksiyon o tanggapan. Hindi na rin kailangang lagyan ng G., Gng., Bb, at iba pa maliban na lamang na napakapormal ng memong ginawa. 4. Sa bahaging Persa, iwasan ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/15 o 30/09/15. Sa halip, isulat ang buong pangalan ng buwan o ang dinaglat na salita nito tulad halimba ng Nobyembre o Nob, kasama ang araw at taon upang maiwasan ang pagkalito. 5. Ang bahaging Puksa ay mahalagang maisulat nang payak, malinaw, at tuwiran upang agad maunawaan ang nais ipabatid nito. 6. Kadalasang ang \'Mensahe ay maikli lamang ngunit kung ito ay isang detalyadong memo kailangang ito ay magtaglay ng sumusunod: a. Sitwasyon dito makikita ang panimula o layunin ng memo. b. Problema nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito. c. Solusyon nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan. d. Paggalang o Pasasalamat wakasan ang memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang. 7. Ang huling bahagi ay ang \'Lagda\' ng nagpadala. Kadalasang inilalagay ito sa ibabaw ng kanyang pangalan sa bahaging Mula Kay\... Agenda o Adyenda Ayon kay Sudaprasert (2014), ang adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong. Napakahalagang maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong. Narito ang ilang kahalagahan ng pagkakaroon ng adyenda ng pulong. 1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon: a. mga paksang tatalakayin b. mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa c. oras na itinakda para sa bawat paksa PINAGYAMANG the rin aur nagtatakda nit balangkas ng pulong tulad ng sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pagkaka pag-uusapa 3. no ay nagsisilbing talaan o t tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan. 4. no ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na magn handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan. 5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa m paksang tatalakayin sa pulong. Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda Tulad ng paggawa ng memorandum, mayroon ding sinusunod na hakbangs paggawa ng adyenda. Tandaan na ang mga paksang tatalakayin ay hindi lamang s isang tao magmumula kundi manggagaling sa mga taong kasapi sa pulong. Narito ang mga hakbang na dapat isagawa sa pagsulat ng adyenda. 1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay Mang e-mail na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar. 2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung e-mail naman kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng minuto na kanilang kailangan upang pag-usapan ito. 3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga adyenda o paksa ay napadala na o nalikom na. Higit na magiging sistematiko kung ang talaan ng agenda ay nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung saan makikita ang agenda o paksa, taong magpapaliwanag, at oras kung gaano ito katagal pag-uusapan. Ang taong naatasang gumawa ng agenda ay kailangang maging matalino at mapanun kung ang mga isinumiteng agenda o paksa ay may kaugnayan sa layunin ng pulong. Kung sakaling ito ay malayo sa paksang pag-uusapan, ipagbigay- alam sa taong nagpadala nito na ito ay maaaring talakayin sa susunod na pulong. 4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang layunin ng pulong, at kung kailan at saan ito gaganapin. 5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong. Katitikan ng Pulong Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitatala ang mga napag-usapan o napagkasunduan. Ang opisyal na tala ng isang pulong ay tinatawag na karitikan ng pulong. Ito ay kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo, at komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng tinalakay sa pulong. Matapos itong maisulat at mapagtibay sa susunod na pagpupulong, ito ay nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng samahan, kompanya, o organisasyon na maaaring magamit bilang prima facie evidence sa mga legal na usapin o sanggunian para sa mga susunod na pagpaplano at pagkilos. Higit na napagtitibay ang mga napag-usapan at napagkasunduan kung ito ay maingat na naitala at naisulat. Kaya naman napakahalagang maunawaan kung paano gumawa ng isang organisado, obhetibo, at sistematikong katitikan ng pulong. Ito ay hindi lamang gawain ng kalihim ng samahan o organisasyon, ang bawat isang kasapi ay maaaring maatasang gumawa nito. Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 1. Heading Ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan, organisasyon, o kagawaran. Makikita rin dito ang petsa, ang lokasyon, at maging ang oras ng pagsisimula ng pulong. 2. Mga kalahok o dumalo Dito nakalagay kung sino ang nanguna sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin. Maging ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo ay nakatala rin dito. 3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong-Dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito. 4. Action items o usaping napagkasunduan (kasama sa bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang proyektong bahagi ng nagdaang pulong). Dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay. Inilalagay rin sa bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito. 5. Pabalita o patalastas-Hindi ito laging makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroon mang pabalita o patalastas mula sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong agenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito. 6. Iskedyul ng susunod na pulong-Itinatala sa bahaging ito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong. 7. Pagtatapos-Inilalagay sa bahaging ito kung anong oras nagwakas ang pulong. 8\. Lagda mahalagang ilagay sa bahaging ito a ang pangalan ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite. ang taong k Taong Naatasang Kumuha ng Ayon kay Bargo (2014), dapat tandaan ng sinumang kumukuha ng katitika Mga Dapat Gawin ng Katitikan ng Pulong bigyang-interpretasyon ng pulong na hindi niya trabahong ipaliwanag o napag-usapan sa pulong, sa halip, ang kanyang tanging gawain ay itala at inda Lumang ito. Napakahalaga na siya ay maging obhetibo at organisado sap nito, Narito ang ilang mga bagay na dapat isaalang-alang ng mga taong kumukning pagsasaga ng katitikan ng pulong na hinango mula sa aklat ni Sudarprasert na English for Morkplace 3 (2014). Ang kumukuha ng katitikan ng pulong ay kinakailangang 1. Hangga\'t maaari ay hindi participant sa nasabing pulong. Hindi madal ang pagkuha ng katitikan ng pulong kaya napakahalaga na ang kumuha nito ay may sapat na atensiyon sa pakikinig upang maitala uy ang lahat ng mahahalagang impormasyon o desisyong Magagampanan niya ito nang lubos kung ito lamang ang kanyang gagawin sa kabuoan ng pulong. mapag-uusapan naatasang 2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong. Magiging madali para sa kanyang linawin sa tagapanguna ang ilang mga bagay na hindi niya lubos na nauunawaan kung siya ay nakaupo malapit sa presider. 3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong. Mahalaga na ma-tsek kung sino-sino ang dumalo sa pulong at maging ang mga liban. Itala rin ang pangalan ng mga taong dumating nang huli sa itinakdang oras maging ang mga umalis nang maaga. 4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong. Kung hindi naipamahagi nang maaga ang adyenda na pag-uusapan sa pulong, mahalagang maibahagi ito bago magsimula ang pulong kasama ang sipi ng katitikan ng nagdaang pulong. Makatutulong ito upang higit na maging organisado at sistematiko ang daloy ng pulong. 5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda. Bilang kalihim ng tagapanguna ng pulong, mahalagang mabantayan na ang lahat ng tinatalakay na paksa sa pulong ay yaon lamang kasama o nakasaad sa adyenda upang hindi masayang ang oras ng lahat at gayundin ay maiwasan ang kalituhan sa pangkat. 6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading. Kailangang malinaw na nakatala ang pangalan ng samahan o organisasyon, petsa, oras, at lugar ng pulong. 7\. Gumamit ng recorder kung kinakailangan. Makatutulong nang malaki kung gagamit ng recorder sa oras ng pulong upang kung sakaling may puntos na hindi malinaw na naitala ay maaari itong balikan. 8. hala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos. Ang mga mosyon o mga suhestiyong nabanggit sa pulong at sinusugan ng iba pang kasapi at napagtibay ng samahan ay dapat maitala nang maayos. Ang kumukuha ng katitikan ay maaaring banggitin ang mosyon sa kapulungan para sa higit na paglilinaw. Mahalagang maitala rin kung kanino nanggaling ang mosyon at maging ang mga taong sumang-ayon dito. 9. ltala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan. Mahalagang maitala ang lahat ng mga paksa at isyung napagdesisyunan gaano man ito kapayak o kalaking bagay. 10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong. Ang pag-oorganisa at pagsusulat ng katitikan ng pulong ay dapat na maisagawa agad upang hindi makaligtaan. May tatlong uri o estilo ng pagsulat ng katitikan ng pulong ang mga ito ay ang sumusunod: a. Ulat ng Katitikan Sa ganitong uri ng katitikan, ang lahat ng detalyeng napag-usapan sa pulong ay nakatala. Maging ang pangalan ng mga taong nagsalita o tumalakay ng paksa kasama ang pangalan ng mga taong sumang-ayon sa mosyong isinagawa. b. Salaysay ng Katitikan Isinasalaysay lamang ang mahahalagang detalye ng pulong. Ang ganitong uri ng katitikan ay maituturing na isang legal na dokumento. c. Resolusyon ng Katitikan-Nakasaad lamang sa katitikan na ito ang lahat ng isyung napagkasunduan ng samahan. Hindi na itinatala ang pangalan ng mga taong tumalakay nito at maging ang mga sumang- ayon dito. Kadalasang mababasa ang mga katagang \"Napagkasunduan na\...\" o \"Napagtibay na\...\'. Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong Ayon kay Dawn Rosenberg McKay, isang editor at may-akda ng The Everything Practice Interview Book at The Everything Get-a-job Book, sa pagkuha ng katitikan ng pulong mahalagang maunawaan ang mga bagay na dapat gawin bago ang pulong, habang isinasagawa ang pulong, at pagkatapos ng pulong. Ilan sa mga ito ay ang nasa kabilang pahina. Bago ang Pulong Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ang iyong gagamitin. Maaaring gumamit ng bolpen at papel, laptop, tablet, compiler o recorder Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na Kung ikaw ay gagamit ng laptop siguraduhing ito ay may sapat na baterys na kakailanganin para sa kabuoan ng pulong. kondisyon Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang outline o balangkas ng katitikan ng pulong. Maglaan ng sapat na espasyo para sa bawat paksa, makatutulong ito upang mabilis na maitala ang mga kaugnay ng mga ito. mapag-uusapan Habang Isinasagawa ang Pulong Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa. Mula rito madali mong matutukoy kung sino ang libanta pulong at maging ang panauhin sa araw na iyon. Sikaping makilala kung sino ang bawat isa upang maging madali para sa iyo na matukoy kung sino ang nagsasalita sa oras ng pulong. Itala kung anong oras nagsimula ang pulong. Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos. Hindi kailangang isulat ang bawat impormasyong maririnig sa pulong gayunman maging maingat sa pagtatala ng mahahalagang puntos. Tandaan na ang katitikan ng pulong ay isang opisyal at legal na dokumento ng samahan o organisasyon. Itala ang mga mosyon o mga suhestiyon, maging ang pangalan ng taong nagbanggit nito, gayundin ang mga sumang-ayon, at ang naging resulta ng botohan. Itala at bigyang-pansin ang mga mosyon na pagbobotohan o pagdedesisyunan pa sa susunod na pulong. Itala kung anong oras natapos ang pulong. Pagkatapos ng Pulong Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang lahat ng mga tinalakay. Kung may hindi malinaw sa iyong mga talâ ay maaaring linawin ito sa iba na dumalo rin sa nasabing pulong. Huwag kalimutang itala ang pangalan ng samahan o organisasyon, pangalan ng komite, uri ng pulong (lingguhan, buwanan, taunan, o espesyal na pulong), at maging ang layunin nito. Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos, Isama ang listahan ng mga dumalo at maging ang pangalan ng nanguna sa pagpapadaloy ng pulong. Sa katapusan ng katitikan ay huwag kalimutang ilagay ang \"Isinumite ni:\", kasunod ang iyong pangalan. Basahing muli ang katitikan ng pulong bago tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa huling pagwawasto nito. Maaaring ipabasa ito sa kasamahan na nakadalo rin sa nasabing pulong upang kung mayroon ka mang nakaligtaang puntos o ideyang hindi naisama ay maaari niya ito makita at ipagbigay alam sa iyo. Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa kinauukulan o sa taong nanguna sa pagpapadaloy nito.